Idag vet alla professionella team hur viktiga data är. Oavsett om det handlar om ekonomiska kalkylblad, vektorgrafikfiler, samarbetsdokument, presentationer eller något helt annat, så är det data som gör det möjligt för ditt team att utföra sitt arbete varje dag. Det är därför självklart att datastyrning bör vara en prioritet för ditt team i varje steg av processen.
Att skydda ditt teams data behöver inte vara komplicerat. Vi har sammanställt en lista med fem verktyg och strategier som alla professionella team kan (och bör!) använda för att skydda sin information.
Här är vad som finns på listan:
- Säkerhetskopiera tidigt och ofta
- Välj en molnlagringsplattform med funktioner för fjärradering
- Håll koll på åtkomstkontrollen för filer och mappar
- Lösenord är fortfarande en viktig del av datasäkerheten
- Lämna ingen enhet utan uppsikt
Att säkerhetskopiera ditt teams data till en molntjänstleverantörs säkra servrar är ett utmärkt sätt att skydda sig mot dataförlust.
Säkerhetskopiera tidigt, säkerhetskopiera ofta
När det gäller att skydda dina data är det en galen värld där ute. Mycket kan gå fel. Tänk om din enhets hårdvara går sönder och du förlorar dina lokalt sparade filer? Tänk om dina data skadas av ett virus? Tänk om din enhet blir stulen eller förstörd? Utan en säkerhetskopia av ditt teams data kan vilken som helst av dessa situationer innebära att dina data är borta för alltid.
Det enklaste sättet att förhindra dataförlust är att säkerhetskopiera dina data till molnet. När du säkerhetskopierar data till molnet skapas en kopia av din information som lagras på din molnlagringsleverantörs säkra server.
Ju oftare du säkerhetskopierar dina data, desto mindre information går förlorad i händelse av en nödsituation. Hur ofta ditt team behöver säkerhetskopiera sina data beror på en rad olika faktorer, till exempel vilken typ av arbete teamet utför.
Välj en molnlagringsplattform med funktioner för fjärradering
Om din enhet skulle försvinna eller bli stulen kan en uppdaterad säkerhetskopia av dina data hjälpa ditt team att fortsätta arbeta utan avbrott. Men vad händer om din enhet hamnar i fel händer? All känslig information som ditt team har arbetat med – kontonummer, kundnamn, vad som helst – kan potentiellt äventyras.
Lyckligtvis erbjuder vissa molnlagringsleverantörer funktionen för fjärradering som en säkerhetsåtgärd. Det innebär att om en enhet skulle försvinna eller bli stulen kan du radera filerna som är kopplade till din molnlagringsleverantörs app, även om du inte har enheten i din ägo.
Eftersom dina data redan är säkerhetskopierade i molnet kan du fortfarande komma åt dem från andra enheter, och du behöver inte oroa dig för säkerhetsrisken att obehöriga personer får tillgång till dina data.
Om du tappar bort din enhet vet du aldrig vem som kan komma åt dina data. Med fjärradering kan du skydda dina data oavsett vad som händer.
Håll koll på åtkomstkontrollen för filer och mappar
På tal om det är det också viktigt att övervaka vem som har åtkomst till dina data och vad de gör med dem. De flesta molnlagringsleverantörer gör det enkelt att samarbeta – och därmed dela åtkomst till filer och mappar – vilket ger dig ett försprång. Säkra samarbetsverktyg tilldelar också olika behörighetsnivåer beroende på teammedlemmarnas roller.
Som en allmän regel bör du endast ge åtkomst till filer och mappar till de personer som verkligen behöver den. Även om det är osannolikt att personer från andra team avsiktligt skulle göra något som kan äventyra dina data, minskar begränsningen av åtkomsten till filer och mappar risken för att olyckor ska inträffa.
Det är självklart viktigt att flera personer arbetar med ett projekt, men det är också viktigt att hålla reda på vem som har tillgång till vilka uppgifter.
Lösenord är fortfarande en viktig del av datasäkerheten
Det är grundläggande datasäkerhet, och ändå är det så många som fortfarande inte har gjort det till en vana att följa bästa praxis för lösenord. Med alla de personliga och professionella konton vi använder varje dag kan det vara svårt att komma ihåg ett unikt lösenord för varje konto, och tanken på att byta ut vart och ett av dessa unika lösenord var sjätte månad (som de flesta cybersäkerhetsexperter rekommenderar) är rent av skrämmande.
Bonus: Lär dig hur du implementerar ett ramverk för hantering av cybersäkerhetsrisker
Men oroa dig inte! Det finns en mängd säkra lösenordsverktyg som kan hjälpa dig att hålla ordning på allt.
Lämna aldrig någon enhet utan uppsikt
Om en enhet försvinner eller blir stulen blir vi omedelbart oroliga för säkerheten kring våra data. Vem vet ju vem som kan komma åt våra data från enheten när den är utom synhåll?
Men vad händer om du lämnar mobilen som du använder för att komma åt jobbrelaterade e-postmeddelanden liggande på bordet på kaféet när du hoppar upp för att hämta mer mjölk? Och vad händer om du lämnar din bärbara eller stationära dator på jobbet utan att logga ut från ditt konto?
Oavsett var du befinner dig eller hur snart du räknar med att återvända till din enhet är det bästa sättet att upprätthålla datasäkerheten att antingen logga ut innan du går eller, om möjligt, ta med dig enheten.
Aktivera också tvåfaktorsautentisering för att göra det svårare för obehöriga att få tillgång till dina uppgifter.
Genom att använda dessa enkla verktyg för datasäkerhet och följa bästa praxis kan ditt team bidra avsevärt till att hålla dina data säkra.
Datasäkerhet är oerhört viktigt för dagens professionella team, men det behöver inte vara svårt att införa bästa praxis inom datasäkerhet. Dessa fem verktyg och strategier är några av våra favoritmetoder för att skydda vilket teams data som helst och se till att ditt team fungerar smidigt. Vilka säkerhetsåtgärder vidtar ditt team? Vi skulle gärna höra från dig i kommentarerna!
Detta är ett sponsrat inlägg för Dropbox. Alla åsikter är mina egna. Dropbox har ingen anknytning till och rekommenderar inte några andra produkter eller tjänster som nämns här.
*
Melissa Pallotti är en professionell skribent, datorentusiast och hockeyfan bosatt i Pittsburgh, Pennsylvania. Du kan kontakta Melissa på Twitter eller LinkedIn.
