Försöker du arbeta med din presentation mellan dina dagliga Zoom-samtal?
Tror du att du kan ta ett kundsamtal samtidigt som du granskar en försenad rapport?
Tänk om. Att jonglera flera uppgifter kan låta som ett sätt att spara tid, men troligtvis kommer du att sluta utmattad och ditt arbetsflöde – och arbetskvaliteten – kommer att kollapsa.
Forskning visar att multitasking kan skada din mentala hälsa och produktivitet. Ett steg för att minska din stressnivå och öka produktiviteten är att inse att din tid är värdefull och se till att du använder den klokt på saker som är viktiga. Arbetsvarningar, meddelanden, e-post och mötesinbjudningar kan verka oändliga, men det är värdefullt att veta hur tekniken kan ta upp din dag och hur du kan hantera den bättre.
ClickUp analyserade studier och resurser från National Institutes of Health, Harvard Business Review och nyhetsrapporter för att fastställa de 10 vanligaste tidstjuvarna på kontoret och vad man kan göra åt dem.
Arbeta smartare, inte hårdare, med 22 tidsbesparande produktivitetstips från ClickUp.
1. TV och poddar
Med tillgång till streamingtjänster med tusentals program och miljontals poddar att välja mellan är det ingen tvekan om att media lätt kan ta upp vår fritid. Du kanske märker att dina poddar hopar sig och känner att du lyssnar på dem i bakgrunden medan du slutför en forskningsrapport.
Men kan du verkligen ägna din uppmärksamhet åt båda samtidigt?
Många tror att de kan växla mellan olika uppgifter utan att tappa takten. I verkligheten blir vuxna mindre effektiva och överanstränger hjärnan för att hinna med allt samtidigt. Att fokusera på en uppgift i taget kan spara tid och minska stressen.
13 BÄSTA POMODORO-TIMER-APPAR FÖR STUDIER OCH FOKUS Pomodoro-tekniken för tidshantering delar upp dagen i små, produktiva tidsblock. Hitta de bästa Pomodoro-apparna som hjälper dig att hålla dig på rätt spår.
2. Möten
Har du någonsin velat föreslå för din kollega att mötet de höll kunde ha varit ett e-postmeddelande? Du är inte ensam – många arbetstagare tycker att möten kan vara ett enormt slöseri med tid.
En studie från 2019 utförd av konsultföretaget Korn Ferry visade att 67 % av arbetstagarna anser att för mycket tid i möten hindrar dem från att utföra sitt arbete effektivt.
För att övertyga din chef om att minska antalet veckomöten kan du skapa en kortfattad mötesagenda, hålla koll på tiden och se till att varje möte har ett syfte och ger något konkret, så att du kan minska antalet avstämningar och hålla teammedlemmarna fokuserade på uppgiften.
Att erbjuda dig att genomföra en mötesgranskning för din chef kan bidra till att minska tidsslöseri och till och med spara pengar för företaget.
Bonus: Mötesfrekvens för distansarbetande team
3. Helikopterchefer
Att ha en detaljstyrande chef kan vara en plågsam upplevelse och kan betraktas som en form av mobbning. Att ständigt övervakas eller ifrågasättas gör att anställda känner sig maktlösa.
Helikopterchefer sänker moralen, vilket leder till bristande prestanda och slöseri med tid. Genom att inrätta en projektledningsprocess som anger samma förväntningar för hela teamet kan alla hållas på rätt spår och hållas informerade.
Mikrochefer har inte alltid onda avsikter; överväg att samarbeta med dem i ett projekt för att bygga upp förtroende.
4. Sociala medier
Kontrollera hur mycket tid du spenderar på sociala medier på din telefon – du kommer kanske att bli förvånad över hur mycket tid du slösar bort på att bläddra igenom dina flöden. Alla älskar nya trendiga dansutmaningar, men överkonsumtion kan avsevärt hämma produktiviteten på jobbet.
En studie från 2020 visade att användning av sociala medier också kan leda till depression och ångest. Överväg att stänga av dina aviseringar från sociala medier eller ta en paus genom att radera vissa appar från din telefon.
5. IT-problem
Tekniska problem kan orsaka mycket tidsspillan under arbetsdagen. Har du någonsin varit mitt uppe i en viktig uppgift när Wi-Fi-anslutningen plötsligt slutar fungera? Medan IT-avdelningen arbetar på att lösa problemet sitter du och rullar tummarna.
Enligt Robert Half Consulting förlorar arbetstagare i genomsnitt nästan två veckor om året på att lösa tekniska problem. Med ökningen av distansarbete har dessa problem ökat, och människor är beroende av sin hemteknik utan tillgång till en IT-konsult.
Att uppdatera din programvara och regelbundet starta om din dator kan göra underverk för mindre tekniska problem.
6. Beslutsöverbelastning
Att befinna sig i en position som kräver att du fattar flera beslut varje dag kan leda till beslutsöverbelastning, vilket kan orsaka minskad produktivitet och motsvarande ökning av stressnivåerna.
Analysförlamning är ett tillstånd som fördröjer beslutsprocessen och hämmar din förmåga att slutföra en uppgift. Ett sätt att minska bördan är att ta bort distraktioner, rådfråga kollegor om du är osäker på det bästa beslutet eller delegera valet till en annan expert i ditt nätverk.
7. Spel
Vuxna i USA spenderar nästan en och en halv timme varje dag på att spela mobilspel, enligt en undersökning från Future Publishing från februari 2022. I maj 2020 erkände 80 % av heltidsanställda att de spelade spel på jobbet, även under möten. 😮
Spel på jobbet kan vara ett enormt slöseri med tid. Precis som med sociala medier bör du begränsa din speltid genom att tillfälligt ta bort spelappar under arbetstid och sätta en tidsgräns för hur mycket du får spela under en given dag.
8. Produktivitetsteater
Hur ofta har du behövt bevisa för din chef att du är produktiv?
Från att uppdatera din Slack-status under dagen till att skicka meningslösa meddelanden till din chef för att visa att du är engagerad – du kanske spelar produktivitetsteater och slösar bort upp till en timme om dagen på att sätta upp en show. Istället för att skicka oändliga ledtrådar till din chef om att du arbetar, överväg att dagligen uppdatera dina framsteg via Slack innan du stämplar ut.
9. Överarbete
Det är svårt att vara kreativ om man är överarbetad och utbränd. Många människor världen över upplever utbrändhet, vilket kan påverka vårt välbefinnande allvarligt.
Överväg att sätta gränser för dig själv på jobbet. Om du arbetar på ett kontor, gör det inte till en vana att ta med dig din arbetsdator hem och stäng av Slack-meddelanden efter arbetstid. Ta en paus när du känner dig stressad eller nära utbrändhet.
Många företag vänder sig till hälsoappar för att hjälpa personalen att undvika utbrändhet och minskad produktivitet.
TIDSHANTERING: EN AVGÖRANDE FÄRDIGHET FÖR ALLA ROLLER Oavsett vad du arbetar med kan du genom att lära dig några grundläggande färdigheter i tidshantering hålla dig produktiv och samtidigt minska din stressnivå avsevärt.
10. Oorganisering
Oorganisering och produktivitet går sällan hand i hand. Att hålla din arbetsplats snygg kan öka produktiviteten och minska stressen.
Vi tillbringar mycket tid vid våra skrivbord, så varför inte göra det till en trevlig miljö? Ta dig tid att omorganisera genom att installera några flytande hyllor ovanför skrivbordet för att ta bort visuella distraktioner.
Överväg att kasta bort onödiga saker som du har sparat. Din nystädade arbetsplats kan ge dig en ny start på dagen.
Identifiera dina tidstjuvar och börja skapa bättre arbetsvanor redan idag
Du behöver inte leva i kaos, ständigt ligga efter i schemat och känna dig överväldigad.
Genom att identifiera vanliga tidstjuvar på kontoret, vidta åtgärder för att minska dem och skapa en handlingsplan kan du öka din produktivitet och återfå balansen i ditt liv.
Ett sätt att skapa bättre arbetsvanor och hålla dig på rätt spår är att använda ett allt-i-ett-verktyg för projektledning som ClickUp. Det erbjuder funktioner för tidrapportering, målsättning och uppföljning samt hundratals andra anpassningsbara funktioner, allt på en och samma plattform, för att eliminera distraktioner, öka din produktivitet och hjälpa dig att hålla fokus på arbetet.
Använd detta kraftfulla verktyg för att få en ny känsla av kontroll, återta din värdefulla tid och börja njuta av den balans mellan arbete och privatliv som du strävat efter. Prova ClickUp gratis idag!
Gästskribent: