Du har skapat dokumenten, skickat uppdateringarna och skapat handböckerna.
Men vad händer när någon behöver den informationen? 💭
Sökfältet är en av de mest använda funktionerna i alla digitala arbetsmiljöer, men när det inte fungerar märker användarna det.
I det här blogginlägget går vi igenom vad intern sökning är, varför den ofta brister och hur du kan få den att fungera smidigt för ditt team. Vi tittar också på hur ClickUp gör det möjligt. 🌐
Vad är intern sökning?
Intern sökning är en specialiserad teknik som gör det möjligt för användare att hitta information inom organisationens digitala ekosystem. Funktionen kopplar samman anställda med dokument, filer och resurser som lagras på företagets plattformar utan att behöva gå via det offentliga internet.
Den fungerar uteslutande med privata organisationsdata och skapar ett säkert informationshämtningssystem som är skräddarsytt för ditt företags specifika innehåll.
Moderna interna sökmotorer indexerar information från kunskapsbaser, intranätets sökmotorer, delade enheter, kommunikationskanaler och projektledningsverktyg. Sökfunktionen bearbetar sökfrågor för att hitta relevant innehåll från dessa integrerade arkiv.
På så sätt kan teammedlemmarna komma åt information oavsett var den finns i din digitala arbetsmiljö.
🧠 Kul fakta: Den första riktiga interna sökmotorn var ett kortkatalogsystem. Bibliotek använde dem i århundraden för att hjälpa människor att hitta böcker baserat på ämnen, författare eller till och med obskyra sökord.
Varför intern sökning är så viktigt
Över 60 % av ett teams tid går åt till att söka efter sammanhang – bläddra igenom flikar, gräva i verktyg och fråga runt efter länkar. Det är en enorm produktivitetsförlust som ofta går obemärkt förbi.
Här är några exempel på vad en bättre intern sökmotor kan göra:
- Snabbare tillgång till information: Teamen slösar mindre tid på att leta efter dokument, meddelanden eller beslut.
- Färre upprepade frågor: Anställda kan själva hitta svar istället för att fråga andra.
- Smartare användning av befintligt arbete: Tidigare kampanjer, specifikationer och tillgångar blir enklare att återanvända.
- Smidigare introduktion: Nya medarbetare kommer igång snabbare när de kan söka och hitta information på egen hand.
- Bättre samordning mellan teamen: Alla arbetar utifrån samma uppdaterade information.
- Bättre översikt för ledare: Brister i dokumenthanteringsflöden eller resurser blir lättare att upptäcka.
⭐ Utvalda mallar
Gör intern sökning enkel med ClickUps mall för kunskapsbas. Organisera teaminformation, länka viktiga resurser och strukturera innehållet i wikis så att svaren alltid finns bara en sökning bort.
Funktioner hos ett effektivt internt sökverktyg
Vad gör en intern sökmotor riktigt kraftfull? Dessa viktiga funktioner förändrar hur ditt team hittar information:
🔑 Allt på ett ställe
En bra sökfunktion skapar en enda plats för all kunskap i ditt företag. Du skriver in en sökfråga en gång och får resultat från alla håll: dokument, konversationer, ärenden och projekt visas tillsammans.
📌 Exempel: Om du söker på ”återbetalningspolicy” visas de officiella riktlinjerna från din kunskapsbas tillsammans med relevanta kundtjänstkonversationer och uppdateringar från ledningen om policyändringar.
🔑 Förstår verkliga frågor
Intelligent sökning förstår vad du menar, inte bara vad du skriver. Systemet tolkar frågor i naturligt språk och konversationsfrågor utan att kräva exakta sökordsmatchningar.
📌 Exempel: Fråga ”Hur ansöker jag om ledighet?” så hittar systemet rätt HR-formulär och policyer utan att kräva exakta sökordsmatchningar. Den interna sökmotorn förstår avsikten, oavsett om någon frågar om semester, PTO eller lediga dagar.
📮 ClickUp Insight: 30 % av våra respondenter förlitar sig på AI-verktyg för forskning och informationsinsamling. Men finns det någon AI som hjälper dig att hitta den där förlorade filen på jobbet eller den viktiga Slack-tråden som du glömde att spara?
Ja! ClickUps AI-drivna Connected Search kan omedelbart söka igenom allt innehåll i din arbetsyta, inklusive integrerade tredjepartsappar, och hämta information, resurser och svar. Spara upp till 5 timmar per vecka med ClickUps avancerade sökfunktion!
🔑 Visar vad som är viktigt för dig
Din roll bör forma dina resultat.
Sökfunktionen anpassas efter din avdelning, dina projekt och tidigare sökmönster för att prioritera det som är mest relevant för dig.
📌 Exempel: När teknikavdelningen söker efter ”autentisering” visas först teknisk dokumentation, medan försäljningsavdelningen får se kundinriktade förklaringar om samma funktion prioriterade i sina resultat.
Brain MAX, den fristående desktop-appen från ClickUp, ger till exempel mycket relevanta svar som är anpassade efter din specifika roll. Oavsett om du är projektledare, utvecklare eller kreativ, hjälper den dig genom att integreras djupt i hela din arbetsmiljö. Med röst-till-text kan du helt enkelt tala om dina idéer, frågor eller uppgifter, och Brain MAX förstår och agerar på dem direkt. Du behöver inte längre jonglera med flera verktyg eller söka efter information – allt du behöver finns samlat på ett ställe, vilket gör ditt arbetsflöde smartare, snabbare och mer personligt än någonsin.
🔑 Begränsar sökningen enkelt
Enkla filter hjälper dig att hitta exakt det du behöver utan att behöva lära dig komplexa sökoperatorer eller tekniska frågespråk.
📌 Exempel: Letar du efter nya designresurser? Filtrera snabbt sökfrågor efter filtyp, skapandedatum och avdelning för att omedelbart hitta det material du behöver för din presentation.
🔑 Kopplar samman relaterade idéer
En AI-sökmotor förstår relationer mellan begrepp och känner igen synonymer och ämneskopplingar utan att kräva exakta termmatchningar. Detta förbättrar det som kallas sökmotoroptimering (SEO) genom att göra informationen lättare att hitta, även när användarna söker med olika termer.
📌 Exempel: Om du söker efter ”onboarding” får du resultat om introduktion för nyanställda, konfiguration av anställda och rutiner för första dagen, även om dessa specifika fraser inte ingick i din sökning i kunskapsbasen.
Vanliga utmaningar med intern sökning
Även om det finns en intern sökmotor uppfyller den ofta inte teamens faktiska behov. Innan du åtgärdar problemet måste du förstå vad som är fel.
Här är de vanligaste problemen som team stöter på. ⚠️
- Resultatrelevans: Den interna sökfunktionen på webbplatsen visar för många irrelevanta träffar, vilket tvingar användarna att bläddra eller gissa vad som kan vara till hjälp.
- Innehållstäckning: Viktiga områden som uppgiftsbeskrivningar, kommentarer eller bilagor missas ofta vid indexering.
- Filtreringsupplevelse: Filter känns klumpiga, förvirrande eller för begränsade för att hjälpa till att begränsa sökresultaten.
- Aktuell information: Föråldrade sidor eller gamla dokument visas först, medan nya, relevanta uppdateringar hamnar längst ner.
- Sökinsikter: Team kan inte se vad människor söker efter men inte hittar, så innehållsluckor förblir dolda.
🔍 Visste du att? Paul Otlet, en belgisk visionär i början av 1900-talet, försökte katalogisera all mänsklig kunskap i ett projekt som kallades Mundaneum. Han föreställde sig sökbara indexkort som drevs av telegraf, som ett pappersbaserat Google för institutioner.
Hur ClickUp löser problem med intern sökning
Dagens arbetsliv är trasigt.
Våra projekt, vår kunskap och vår kommunikation är utspridda över olika verktyg som inte är kopplade till varandra, vilket bromsar oss.
ClickUp löser detta med den kompletta appen för arbetet som kombinerar projekt, kunskap och chatt på ett och samma ställe – allt drivet av AI som hjälper dig att arbeta snabbare och smartare.
Så här hanterar den intern sökning. 👀
🕵️ Du kan söka bland uppgifter, dokument, kommentarer och mycket mer.
ClickUps AI-drivna Enterprise Search går längre än ytlig matchning. Den skannar uppgiftsbeskrivningar, anpassade fält, deluppgifter, dokument, kommentarer, bilagor – allt, inklusive strukturerade och ostrukturerade data.
Du får fullständiga, kontextrika resultat som speglar det verkliga arbetet i alla utrymmen och mappar.
Låt oss säga att en intäktsansvarig försöker hitta de uppdaterade reglerna för lead-hantering från förra kvartalet. De söker på ”lead scoring update” och Connected Search hämtar omedelbart dokumentet som skapats i RevOps-mappen, den ursprungliga uppgiften från Q2 OKRs-listan och tråden där försäljnings- och marknadsföringsavdelningarna slutförde de nya kriterierna.
🧰 Du kan omedelbart begränsa resultaten
ClickUps filter hjälper dig att reda ut röran.
Förfina resultaten med avancerade filter i ClickUp Enterprise Search
Du kan få relevanta sökresultat baserat på uppgiftstyp, plats, ansvarig, förfallodatum, tagg eller till och med specifika anpassade fält som "Team" eller "Kundnamn".
Till exempel vill en kreativ chef som arbetar med att förnya ett kundvarumärke endast se öppna designuppgifter som tilldelats det visuella teamet, taggade under "Acme Rebrand" och med deadline denna månad.
De tillämpar filter för uppgiftsstatus, team och förfallodatum och får sedan en exakt lista som är klar att granska med ett enda klick.
🧠 Kul fakta: Innan det fanns digitala eller externa sökmotorer skapade medeltida munkar florilegia, som var handskrivna citatsamlingar. De grupperade citat från religiösa texter efter tema för att underlätta uppslag under predikningar.
🪄 Du får smarta förslag när du behöver dem
ClickUp Brain, den integrerade AI-assistenten, förstår sammanhanget bakom din fråga och begränsar sig inte bara till söktermer.
Du kan skriva in frågor i naturligt språk, till exempel ”Var finns den slutgiltiga webbtexten?”, och få ett svar som hämtas från uppgifter, kommentarer, dokument och tidslinjer.
Anta att en innehållsstrateg vill se vad som har ändrats under den senaste blogglanseringen. De frågar "Vad har ändrats i lanseringen av apriluppdateringarna?" och den anslutna AI:n svarar med en sammanfattning av uppgiftstråden, relevanta dokumentredigeringar och länkade uppdateringar av checklistan.
🦾 Du kan få omedelbara svar med AI Autopilot Agents
ClickUps AI Autopilot Agents hjälper ditt team att snabbt hitta svar. Ställ in agenter i chattkanaler eller listor för att automatiskt svara på frågor med hjälp av arbetsytans uppgifter, dokument och kommentarer.
När någon till exempel frågar ”Var finns den senaste checklistan för introduktion?” svarar agenten omedelbart med rätt dokument eller uppgift – utan att behöva söka. Du styr vilka kunskapskällor agenten använder, så svaren är alltid korrekta och uppdaterade.
📚 Du kan snabbt omvandla sökresultat till kunskap
Organisera återanvändbar kunskap i ClickUp Docs
ClickUp Docs låter ditt team organisera insikter, SOP:er och processdokument på ett och samma ställe. Du kan länka dokument till relaterade uppgifter, placera dem i wikis och hitta dem genom sökning och AI.
Det är också enkelt att använda en mall för kunskapsbas så att du kan börja dokumentera direkt.
Låt oss säga att en junior projektledare hittar en gammal checklista från en framgångsrik produktlansering som fortfarande är relevant.
De konverterar den till ett ClickUp Doc, länkar den till den aktuella sprintplaneringsuppgiften och lägger till den i produktteamets wiki under "Launch Best Practices". Nu kan vem som helst återanvända den utan att behöva duplicera arbetet eller fråga runt.
Som Victoria Berryman, marknadsföringschef på Seequent, berättade:
Att ha vårt teams processdokumentation och uppgiftshantering på ett och samma ställe hjälper oss att spara tid på att söka efter saker. Det ger oss också en enda källa till information.
Att ha vårt teams processdokumentation och uppgiftshantering på ett och samma ställe hjälper oss att spara tid på att söka efter saker. Det ger oss också en enda källa till information.
🔗 Du kan hämta resultat från dina favoritverktyg
Sök i olika verktyg med hjälp av ClickUp-integrationer
ClickUp-integrationer kopplar samman din arbetsyta med appar som Google Drive, Slack, GitHub, Figma och många fler, vilket utökar din sökning till flera verktyg.
Till exempel vill en QA-chef granska de senaste felrapporterna som har lämnats in i GitHub. Istället för att byta plattform söker de efter ”kritiska fel – mobilapp” i ClickUp och hämtar de synkroniserade GitHub-problemen tillsammans med relaterade interna uppgifter och testanteckningar.
En sökning, fullständig kontext.
🔍 Visste du att? IDC:s forskning visar att i stora företag med 500 eller fler anställda är det bara 45 % av de anställda som aktivt använder kunskapshanteringssystem. Det innebär att de flesta anställda inte använder dessa verktyg.
Bästa metoder för att förbättra intern sökning
En bra intern sökmotor kräver att hela teamet har konsekventa vanor för att informationen ska vara sökbar, strukturerad och aktuell.
Här är vad du ska fokusera på. 👇
📂 Rensa upp din innehållsstruktur
Organisera informationen logiskt innan du förväntar dig att sökningen ska göra underverk. Ta bort dubbletter, standardisera namngivningskonventioner och skapa tydliga mappstrukturer.
📌 Exempel: Förvara en enda auktoritativ version av varje policydokument på en särskild plats med tydlig ägarskap. Detta eliminerar förvirring när flera avdelningar skapar sina egna varianter.
🧠 Kul fakta: Vannevar Bush förutspådde hyperlänksbaserad sökning redan 1945. I sin essä As We May Think beskrev han Memex, ett skrivbord som skulle låta människor navigera i kunskap genom spår, en idé som inspirerade modern PDF-sökning och webben.
📂 Skapa meningsfull metadata
Berika ditt innehåll med beskrivande taggar, kategorier och attribut som hjälper sökmotorer att förstå vad varje del innehåller. På så sätt blir organiseringen av filer och mappar mer medveten.
📌 Exempel: Tagga produktdokumentation med relevanta produktnamn, funktioner och användningsfall så att sökningar som "hur man exporterar data" leder användarna till rätt handledning.
📂 Övervaka sökanalyser
Var uppmärksam på vad människor söker efter och vilka sökningar som ger dåliga resultat. Dessa mönster avslöjar informationsluckor och terminologiska missförstånd.
📌 Exempel: Om dina sökdata visar att frekventa sökningar på ”WFH-policy” inte ger några resultat eftersom dina officiella dokument använder ”riktlinjer för distansarbete”, kan du lägga till synonymer eller uppdatera terminologin.
📂 Samla in feedback från användare
Fråga ditt team regelbundet om deras erfarenheter av den interna sökfunktionen och vilken information de har svårt att hitta i företagets sökprogram. Använd deras synpunkter för att identifiera brister, optimera sökalgoritmer och förbättra relevansen i sökresultaten.
📌 Exempel: En snabb kvartalsundersökning med frågan ”Vad kunde du inte hitta förra månaden?” identifierar värdefullt innehåll som behöver bättre indexering eller skapas.
🔍 Visste du att? Dewey Decimal System, som skapades 1876, var ett av de första standardiserade söksystemen. Det grupperade mänsklig kunskap i kategorier så att bibliotek över hela världen kunde "tala samma sökspråk".
Var är Waldo? Inte i ClickUp.
Arbetet stannar inte upp bara för att du inte hittar det du letar efter. Men ju längre tid du slösar på att leta igenom spridda dokument, begravda uppgifter och osammanhängande verktyg, desto mer stannar arbetet upp.
Du ska inte behöva vara detektiv för att svara på enkla frågor som "Var är den där filen?" eller "Hur ser statusen ut?".
ClickUp samlar allt på ett ställe och gör det enkelt att hitta. Uppgifter, kommentarer, dokument, mötesanteckningar – allt är sökbart, sammankopplat och finns precis där du behöver det. Du kan använda filter för att begränsa resultaten och förlita dig på kraftfulla sökfunktioner för att snabbt hitta specifik information.
Registrera dig för ClickUp idag! ✅
Vanliga frågor
1. Vad är en intern sökning?
En intern sökning avser sökning efter information inom en specifik webbplats, organisation eller ett specifikt system. Att använda en webbplats sökfält för att hitta artiklar eller dokument som lagras på den webbplatsen anses till exempel vara en intern sökning.
2. Vad är intern och extern sökning?
Intern sökning är processen att söka efter information inom ett visst system, en viss organisation eller en viss webbplats. Extern sökning innebär däremot att man söker information från källor utanför organisationen eller systemet, till exempel sökmotorer, andra webbplatser eller externa databaser.
3. Vad är ett exempel på intern sökning?
Ett exempel på intern sökning är att använda sökfunktionen på en e-handelswebbplats för att hitta en specifik produkt eller att söka efter ett policydokument på företagets intranät.
4. Vad är skillnaden mellan intern och extern information?
Intern information är data eller kunskap som genereras och lagras inom en organisation, till exempel interna rapporter, personalregister eller företagspolicyer. Extern information kommer från externa källor, till exempel marknadsundersökningsrapporter, nyhetsartiklar eller information från konkurrenter.