Det är deklarationstid och din revisionsbyrå ser ut som en scen ur en postapokalyptisk film. Din inkorg är en grogrund för kaos och dina kalkylblad förökar sig som främmande svampar. Ditt team har förvandlats till zombier som drivs av koffein och panik.
Just när du tror att du har allt under kontroll får du ett e-postmeddelande från en kund med ännu en BRÅDSKANDE förfrågan.
Du vet förstås att AI kan göra ditt liv enklare. Men hur i hela friden använder man det för bokföring? Kan man lita på att det gör felfria beräkningar och revisionskompatibla rapporter?
Vi har gjort grovjobbet åt dig. Läs den här bloggen för att lära dig hur du använder AI inom bokföring för att automatisera uppgifter och delegera din arbetsbelastning. Och kanske – bara kanske – klarar du dig igenom skattesäsongen utan att behöva slita med siffror i zombieläge!
⏰60-sekunders sammanfattning
Här är en snabb genomgång av hur du använder ChatGPT inom redovisningsbranschen:
- Automatisera repetitiva bokföringsuppgifter som datainmatning och transaktionskategorisering, så att bokförarna får mer tid för strategiskt arbete och din organisations finansiella hälsa förbättras.
- Förbättra revisions- och efterlevnadsprocesser genom att identifiera risker i ett tidigt skede och hålla dig uppdaterad om regler och föreskrifter.
- Analysera finansiella data och skapa rapporter snabbare för att få värdefulla insikter om företagets resultat.
- Förbättra kundkommunikationen genom att skriva e-postmeddelanden, sammanfatta rapporter och svara på grundläggande frågor i autopilotläge.
- Förenkla skatte- och regelforskning för att säkerställa efterlevnad och minimera fel.
- Få finansiella prognoser och förenkla budgeteringen genom att analysera historiska data och generera prognoser.
- Generera kod och automatisera uppgifter i bokföringsprogrammet för att öka effektiviteten.
- Använd ClickUps AI-drivna verktyg för att hantera bokföringsprojekt, spåra deadlines och samarbeta med ditt team på ett smidigt sätt.
- Anpassa bokföringsarbetsflöden med ClickUp-mallar för att effektivisera finansiell rapportering, revisioner och bokföringsuppgifter.
Förstå AI inom bokföring
AI har automatiserat bokföringsarbetsflöden längre än du kanske tror. Redan innan ChatGPT fanns använde bokföringsprogram AI för att automatisera bokföringsuppgifter, flagga avvikelser och förutsäga kassaflödesutvecklingen.
AI har förenklat bokföringsprocesserna, från att skanna kvitton till att kategorisera utgifter, vilket säkerställer att yrkesverksamma kan fortsätta att förstå viktiga siffror som påverkar verksamheten – utan att drunkna i dem.
🧠 Rolig fakta: Den första kända innovationen inom bokföring skedde 1494 när den italienska matematikern Luca Pacioli, "bokföringens fader", introducerade dubbel bokföring.
Varför använda ChatGPT för bokföring?
ChatGPT, en stor språkmodell (LLM) utvecklad av OpenAI, underlättar livet för redovisningspersonal på flera sätt. Till skillnad från traditionella AI-verktyg inom redovisning förstår och bearbetar ChatGPT språk utöver siffror. Det kan utarbeta finansiella rapporter, förklara komplexa finansiella begrepp och till och med interagera med kunder å dina vägnar.
Behöver du en snabb översikt över förra kvartalets finansiella resultat? ChatGPT hjälper dig. Vill du skapa ett e-postmeddelande som förklarar skattereglerna på lättförståeligt språk? Det klarar det också utmärkt.
Observera att det inte är till för att ta över ditt jobb, utan för att göra det enklare! ChatGPT inom bokföring sparar tid och arbete och gör dig mer effektiv när det gäller strategiska affärsbeslut.
👀 Visste du att? En undersökning från maj 2023 visade att 22 % av de 75 CFO:er som tillfrågades vid stora organisationer aktivt undersökte användningsområden för Gen AI inom finans, medan ytterligare 4 % testade det.
Hur man använder ChatGPT inom bokföring för olika användningsfall
Låt oss nu titta på hur du kan integrera ChatGPT i din projektredovisning.
1. Automatisera bokföring och datainmatning
Minns du tiden då du manuellt skrev in varje enskild transaktion i ditt ERP-program som om du skrev nästa stora amerikanska roman? ChatGPT räddar dina handleder från oundviklig karpaltunnelsyndrom!
Det automatiserar repetitiva uppgifter inom allmän affärsredovisning, såsom att extrahera data från fakturor, kvitton och kontoutdrag. Även om det inte helt eliminerar manuell datainmatning (tyvärr, du måste fortfarande dubbelkolla siffrorna), kan det dramatiskt minska den tid du lägger på att kopiera och klistra in.
Men hur är det med känslig information? Det finns ett sätt att lösa det också!
📌 Exempel:
Du försöker avgöra om dina marknadsföringsutgifter lönar sig. Så här kan du använda ChatGPT utan att avslöja konfidentiella uppgifter.
Fråga: Vilka är några vanliga sätt att kategorisera marknadsföringskostnader för ett litet företag?
ChatGPT ger dig en lista med kategorier (t.ex. reklam, marknadsföring i sociala medier, skapande av innehåll) som du sedan kan använda för att organisera dina data.
På så sätt behöver du inte lämna ut dina data, men får ändå värdefull organisatorisk vägledning. Du kan använda denna kunskap för att skapa bokföringsmallar och spara tid när du arbetar från grunden.
2. Stöd för revision och efterlevnad
Revisioner kan vara läskigare än en maraton med skräckfilmer, men ChatGPT minskar skräcken genom att hjälpa dig att förbereda dig som ett proffs.
Behöver du förstå komplexa revisionskrav? Det kan generera tydliga sammanfattningar av regleringsstandarder som GAAP eller IFRS och guida dig genom vilken dokumentation du behöver för utgiftsersättningar, intäktsredovisning eller avskrivningsplaner. Det kan också hjälpa till att skapa revisionsspår, förklara efterlevnadsförfaranden och till och med utarbeta preliminära revisionssvar.
Men ingenting slår mänsklig expertis, eller hur? Så även om du kanske fortfarande håller fast vid dina lyckobringande revisionsstrumpor, så hjälper ChatGPT dig att upptäcka varningssignaler. Det säkerställer att korrekta procedurer följs. Kom bara ihåg att validera dess förslag mot gällande redovisningsregler – vi vill inte ha några missöden med ”kreativ redovisning”!
3. Analys och rapportering av finansiella data
Avancerad dataanalys är inte komplicerat för erfarna revisorer. Men det tar tid. Varför inte göra det snabbare med ChatGPT?
Mata in dina finansiella rapporter så hjälper det dig att identifiera viktiga nyckeltal, beräkna nyckeltal och förklara vad siffrorna betyder på lättförståeligt språk. Till och med dina vänner som inte är revisorer kan förstå – men testa kanske inte detta på fester.
🤝 Vänlig påminnelse: För att förhindra att ChatGPT använder dina data/konversationer för att träna sina modeller, gå till Inställningar > Datakontroller och inaktivera "Förbättra modellen för alla".
📌 Uppgift: Beräkna följande finansiella nyckeltal för företaget baserat på
👀Visste du att? I en studie ombads GPT-4 att analysera finansiella rapporter på samma sätt som mänskliga analytiker – att upptäcka trender, beräkna nyckeltal och förutsäga intäkter. När det testades på nya, anonymiserade finansiella rapporter förutsåg det intäktsutvecklingen med 60 % noggrannhet, vilket var bättre än professionella analytiker, som uppnådde 53 %.
4. Kategorisering av fakturor och utgifter
Trött på att leka "Var är kvittot?" som om det vore en snedvriden bokföringsversion av "Var är Waldo?" ChatGPT hjälper dig att kategorisera dina fakturor och utgifter med samma precision som erfarna bokföringsproffs.
Ange dina transaktionsuppgifter så föreslår programmet lämpliga kategorier baserat på beskrivning och belopp. Det kan till och med hjälpa till att skapa regler för återkommande transaktioner, vilket gör framtida kategorisering till en barnlek.
5. Datarensning
ChatGPT är utmärkt för att hjälpa dig att rensa upp dina bokföringsdata genom att identifiera dubbletter, standardisera format, markera inkonsekvenser och till och med föreslå korrigeringar för uppenbara fel.
Oavsett om du har problem med felaktiga datum, inkonsekventa namngivningskonventioner eller mystiska specialtecken som smugit sig in i dina kalkylblad, hjälper ChatGPT dig att upprätthålla den relevanta dataformatering som behövs för ditt bokföringsarbetsflöde. Och det utan att du behöver förlora förståndet under processen.
6. Excel-formler och automatisering
Googlar du fortfarande "hur man använder VLOOKUP" varannan dag? ChatGPT är din Excel-guru på snabbuppringning!
Det hjälper dig att skapa komplexa Excel-formler, skapa makron och automatisera repetitiva kalkylbladsuppgifter.
📌 Exempel:
Du skapar en enkel budgetspårare i Excel. ChatGPT tillhandahåller formeln med en detaljerad förklaring, som du kan kopiera och klistra in i ditt kalkylblad. Du behöver inte dela några finansiella data med ChatGPT.
Uppgift: Skriv en Excel-formel för att beräkna de totala utgifterna för en given månad, förutsatt att utgifterna är listade i kolumnerna B till F och månaden anges i cell A1.
Från grundläggande formler till avancerade pivottabeller – ChatGPT förklarar logiken och hjälper dig till och med att felsöka när ditt kalkylblad beter sig konstigt.
7. Kundkommunikation och support
Det är ingen nyhet att ChatGPT kan hjälpa dig att förbättra dina kommunikationsfärdigheter.
Oavsett om du måste skriva e-postmeddelanden, förbereda mötesreferat eller skapa kunduppdateringar, hjälper ChatGPT dig att hitta den perfekta balansen mellan professionellt och personligt. Det förklarar komplexa finansiella begrepp för kunder utan att låta som om du läser ur en avancerad bokföringsbok.
📌 Exempel:
Du försöker förklara begreppet avskrivning för en kund. Du kan helt enkelt be ChatGPT att göra jobbet. ChatGPT ger dig en tydlig förklaring som du sedan kan anpassa och använda i din kommunikation med kunden.
Uppgift: Förklara avskrivningar på ett enkelt sätt som en småföretagare kan förstå.
8. Forskning om efterlevnad av skatter och lagstiftning
Skatteregler ändras oftare än trenderna på sociala medier. Istället för att plöja igenom svårbegriplig juridisk jargong kan revisorer använda ChatGPT för att snabbt undersöka skattelagstiftningen, sammanfatta nya regler och identifiera efterlevnadsrisker.
📌 Exempel:
Du är osäker på avdragsrätten för vissa företagsutgifter.
Fråga: Är affärsmåltider med kunder generellt avdragsgilla? Vilka begränsningar eller regler gäller?
Men här är ett råd! Låt det inte ersätta din skatterådgivare. All information måste fortfarande verifieras, men det gör bara den 15 april mindre stressig.
9. Finansiella prognoser
Kristallkulor kanske inte är på modet längre, men ChatGPT kan hjälpa dig med det näst bästa – finansiella resultatprognoser! Mata in historiska data och marknadstrender så skapar det rimliga prognoser och scenarier.
Oavsett om du planerar för tillväxt, förutsäger kassaflödet eller förbereder dig för olika marknadsförhållanden, hjälper ChatGPT dig att bearbeta siffrorna och förklara logiken bakom dem.
10. Budgetering
Att skapa en budget är delvis vetenskap, delvis strategi och delvis magi. ChatGPT kan skapa realistiska budgetar genom att analysera historiska utgiftsmönster, föreslå budgetkategorier och till och med identifiera potentiella områden för kostnadsoptimering.
📌 Exempel: Du startar ett nytt företag och behöver en grundläggande budget. ChatGPT ger dig en lista över vanliga kategorier (som hyra, el, vatten, marknadsföring och löner), som du sedan kan anpassa med dina specifika siffror.
Fråga: Vilka är några viktiga kategorier att inkludera i en startups budget?
Det kan hjälpa dig att formatera budgetrapporter, skapa avvikelseanalyser och tydligt förklara budgetkonsekvenser. Det kommer inte att magiskt få mer pengar att dyka upp på dina konton, men det kan hjälpa dig att få ut det mesta av det du har.
11. Generera datorkod
ChatGPT kan hjälpa dig att skriva skript för Excel, Python eller andra programmeringsspråk om du någonsin behöver automatisera bokföringsuppgifter med kodning.
Oavsett om du automatiserar datainmatning, extraherar insikter från banktransaktioner eller integrerar olika bokföringsprogram kan ChatGPT hjälpa revisorer att effektivisera sitt arbetsflöde. Det hjälper dem också att skriva och felsöka kod – även om de inte är professionella programmerare.
Sammantaget ger ChatGPT dig inte färdiga lösningar på ett silverfat, men hjälper dig att automatisera tråkiga uppgifter och sparar dig oändliga omarbetningar (och besök hos din terapeut).
💡Proffstips: När du använder ChatGPT för finansiell analys bör du alltid dubbelkolla de AI-genererade svaren med traditionella metoder för att säkerställa efterlevnad och noggrannhet.
Begränsningar vid användning av ChatGPT för redovisning och ekonomistyrning
ChatGPT-redovisning kan kännas som en dröm som går i uppfyllelse – tills du inser att även den bästa tekniken har sina begränsningar. Innan du låter AI ta över din redovisningsavdelning bör du komma ihåg några viktiga brister.
Datasäkerhet
ChatGPT har inget internt filter som varnar med ”Hej! Detta är konfidentiellt!” när du matar in känslig information. Det behandlar all inmatad information på samma sätt, så det är upp till dig att se till att du inte delar konfidentiell finansiell information.
⚠️ Om du arbetar med känslig kund- eller företagsinformation, tänk efter noga innan du klistrar in den i ett AI-verktyg – för när den väl är där ute går den inte att ta tillbaka.
Noggrannhet och tillförlitlighet
AI är intelligent, men inte perfekt. ChatGPT har inte tillgång till uppdaterad information i realtid. Det förutsäger svar baserat på mönster i data som det har tränats på. Det innebär att fel kan förväntas, särskilt när det gäller komplexa finansiella beräkningar eller skatteregler.
⚠️ En saknad decimal eller en felaktigt tolkad skatteregel kan vara skillnaden mellan ett litet misstag och ett betydande regelefterlevnadsproblem. Kontrollera alltid resultatet noggrant innan du vidtar åtgärder.
Överdriven tillit till AI
ChatGPT kan vara en kraftfull assistent, men det bör inte (eller snarare kan inte) sköta hela showen.
⚠️ Att förlita sig för mycket på AI för finansiella beslut kan leda till blinda fläckar. Det saknar professionellt omdöme, branscherfarenhet eller förmågan att förstå unika affärssammanhang som en mänsklig revisor. Så det är ännu inte redo att ersätta jobb!
Begränsad förståelse av sammanhanget
AI "tänker" inte på samma sätt som människor. Den kan analysera data och generera rapporter, men förstår inte de emotionella, etiska eller kontextuella faktorer som ofta påverkar finansiella beslut.
👉🏼 ChatGPT kan till exempel föreslå uppsägningar som en kostnadsbesparande åtgärd om ett företag står inför en finansiell nedgång. Det kanske dock inte tar hänsyn till den långsiktiga påverkan på moralen och företagskulturen.
⚠️ ChatGPT är alltså en fantastisk assistent för revisorer, men det ersätter inte mänsklig expertis. Det viktigaste är att använda det med full medvetenhet, dubbelkolla resultatet och alltid vara uppmärksam på säkerheten!
👀 Visste du att? Efter att känslig företagsinformation läckt ut förbjöd Samsung Electronics sina anställda att använda ChatGPT och andra AI-chattbottar.
Använda ClickUp för bokföring
Är inte begränsningarna med ChatGPT samma begränsningar som alla AI-redovisningsverktyg har?
Ja, och nej. Ingen AI är perfekt, men vissa interna AI-verktyg kan vara säkrare, mer privata och mer kontextmedvetna än externa verktyg som ChatGPT.
Vi pratar om ClickUp Brain, en inbyggd AI-assistent i ClickUp – appen som kan allt för arbetet.
ClickUp kombinerar projektledning, kunskapshantering och chatt – allt drivet av AI som hjälper dig att arbeta snabbare och smartare.
ClickUp for Accounting är din molnbaserade programvara för projektledning inom bokföring, utformad för att förenkla finansiella processer.
Vi har använt Clickup för redovisningsprojekt och upplevelsen är helt fantastisk. Vi är så glada att vi bytte till Clickup.
Vi har använt Clickup för redovisningsprojekt och upplevelsen är helt fantastisk. Vi är så glada att vi bytte till Clickup.
Inom denna svit kan ClickUp Brain avsevärt effektivisera bokföringsrelaterade uppgifter genom att automatisera datahämtning, förbättra den finansiella organisationen och förbättra samarbetet.
Så här gör du:
Istället för att gräva igenom kalkylblad eller finansiella rapporter kan ClickUp Brain omedelbart visa viktiga finansiella data, såsom kostnadsöversikter eller utestående fakturor. Det hämtar också siffror från rapporter, balansräkningar och transaktionsloggar för att påskynda finansiella granskningar.
Använd det för att skapa sammanfattningar av finansiella rapporter och snabbt utvärdera kassaflöde, intäkter och utgifter. Det gör det dessutom enklare att hålla koll på förfallodatum och betalningsstatus, så att verksamheten kan fortsätta och förseningsavgifter undviks.
När det gäller samarbete inom redovisningsteamet kan Brain guida teamen genom månadsslutet, skatteförberedelser och efterlevnadskontroller. Om någon frågar om en budgetuppdatering i en ClickUp-uppgift kan ClickUp Brain visa de senaste siffrorna utan att de behöver söka igenom flera filer.
Det har redan kontext från uppgifter, konversationer och dokument i ditt ClickUp-arbetsområde – och andra anslutna kalkylblad, dokument och mer. Allt du behöver göra är att fråga efter det du letar efter, så är det klart inom några sekunder!
Det är som att ha ChatGPT, men integrerat direkt i ditt arbetsflöde, vilket gör det till ditt ultimata AI-verktyg. Men ClickUp gör mer än bara AI. Det integreras enkelt i hela ditt bokföringsarbetsflöde!
Vill du skapa kalkylblad för bokföring? Använd anpassade fält i ClickUp för att registrera transaktionsdata på det sätt du behöver – från leverantörsnamn och fakturanummer till betalningsstatus, skattekoder och kontokategorier. Till skillnad från vanliga kalkylblad går databaser som skapats i ClickUp Table View inte mystiskt sönder när någon rör en formel.
Med ClickUp Docs kan du skapa ett centraliserat arkiv för att referera till alla redovisningsrutiner och konventioner som följs i din organisation och fortsätta uppdatera det utan att oroa dig för att förlora versionshistoriken. Allt detta sker i samarbete med ditt team i realtid!
Att skapa SOP:er för ditt bokföringsteam är inte heller någon stor sak om du har ClickUp Accounting SOP Template. Den hjälper dig att skapa, lagra och länka SOP:er till ditt arbetsflöde!
Så här kan det hjälpa dig:
- Skapa, uppdatera och spåra SOP:er enkelt på ett ställe med ClickUp Docs.
- Anpassa mallen så att den speglar företagets unika processer och arbetsflöden.
- Skapa uppgifter för varje steg i bokföringsprocedurerna och tilldela dem till relevanta teammedlemmar.
- Skicka ut slutgiltiga SOP:er automatiskt när de är färdiga med ClickUp Automations.
📮ClickUp Insight: Kontextväxlingar tär tyst på ditt teams produktivitet. Vår forskning visar att 42 % av störningarna på jobbet beror på att man måste jonglera mellan olika plattformar, hantera e-post och hoppa mellan möten. Tänk om du kunde eliminera dessa kostsamma avbrott?
ClickUp förenar dina arbetsflöden (och chatt) under en enda, strömlinjeformad plattform. Starta och hantera dina uppgifter från chatt, dokument, whiteboards och mer – samtidigt som AI-drivna funktioner håller sammanhanget sammankopplat, sökbart och hanterbart!
Och om du är som tusentals andra yrkesverksamma som kämpar för att upprätthålla effektiv kommunikation och anteckningar, bör du kolla in ClickUp Accounting Journal Template.
Denna mall hjälper dig att registrera alla affärstransaktioner, inklusive detaljer om flera berörda konton, vilket gör att du kan registrera transaktioner digitalt på ett mer exakt sätt. Den kan också användas som underlag för dina mallar för huvudboken.
Det hjälper dig att:
- Kategorisera dina huvudbokskonton med Board View
- Skapa balansräkningar med tabellvyn
- Använd ClickUp Docs för att skapa finansiella rapporter
- Spåra transaktioner med tidsregistreringsfunktioner, taggar, beroendevarningar, e-postmeddelanden och mycket mer.
Vi tillhandahåller outsourcade bokföringstjänster för flera kunder och vår personal arbetar på distans. ClickUp hjälper oss att hantera arbetsflödet, hålla koll på deadlines och se till att kundernas önskemål och de dagliga uppgifterna som måste utföras inte faller mellan stolarna.
Vi tillhandahåller outsourcade bokföringstjänster för flera kunder och vår personal arbetar på distans. ClickUp hjälper oss att hantera arbetsflödet, hålla koll på deadlines och se till att kundernas önskemål och de dagliga uppgifterna som måste utföras inte faller mellan stolarna.
Om du behöver en komplett lösning för att hantera fordringar, skulder och fakturering till dina kunder på ett effektivt sätt samtidigt som du spårar resurser för att förbättra det finansiella resultatet, är ClickUp Accounting Template det bästa valet!
Dessutom är ClickUp Dashboards användbara för att visa viktiga nyckeltal anpassade till din redovisningsverksamhet i ett enda kommandocenter. Skapa färdiga rapporter eller anpassa dem för att följa ditt företags finansiella hälsa i realtid. Du kan också använda instrumentpanelen för att övervaka ditt teams framsteg och arbetsbelastning. Kan det bli bättre än så här?
Men allt handlar om säkerhet, eller hur? Bokföringsdata är känslig information, och ClickUp tar det på allvar.
Det prioriterar datasäkerhet med AWS-molnlagring, kryptering och branschledande certifieringar. Funktioner som tvåfaktorsautentisering och HIPAA-kompatibilitet säkerställer att din finansiella information förblir i rätt händer – dina.
Oavsett om du vill integrera AI för smartare bokföring eller förenkla hela teamets arbetsflöde är ClickUp den projektredovisningsprogramvara du behöver för att hantera dina finanser utan ansträngning!
Det bästa AI-redovisningsverktyget? ClickUp, på alla konton!
AI kan vara det bästa som har hänt bokföringen sedan kalkylatorn uppfanns. Men låt oss vara ärliga, AI räcker inte på egen hand. Du behöver ett system som sammanför allt på ett smidigt sätt.
ClickUp är platsen där AI-redovisningsverktyg möter arbetsflödesgenialitet. Med ClickUp Brains AI-funktioner och projektledningsfunktioner flyter ditt arbetsflöde smidigare än en perfekt avstämd huvudbok: inga fler spridda filer, ändlösa e-posttrådar eller sena nätter med sifferknåpande.
Varför nöja sig med det vanliga när du kan få det allra bästa? Gör ett smart byte och registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag!