Walk the Room: Hur ClickUp kopplade samman våra team och effektiviserade vår produktionsplaneringsprocess

Att driva ett företag och leda team är ett stort arbete i sig. Lägg sedan till att hantera flera olika och osammanhängande arbetsverktyg varje dag.

Tyvärr är detta ett vanligt problem för många organisationer.

Vårt företag använde fyra olika typer av programvara för projektledning, tidrapportering, kundkommunikation och resursallokering.

Det var ganska tidskrävande, särskilt eftersom det fanns mycket lite integration mellan dem och informationen måste läggas till manuellt flera gånger.

Tänk om teamen fortfarande kunde utnyttja de specialiserade appar de förlitar sig på, men göra det från ett enda ställe, utan att tvingas hoppa mellan appar och därmed förlora tid, sammanhang och projektöversikt?

Tänk om varje team kunde utföra sitt arbete via en plattform som var så flexibel att de inte behövde göra avkall på något för att kunna arbeta på det sätt de ville, och andra team kunde göra detsamma?

Det var här ClickUp kom in och räddade situationen för Walk the Room, och Nicole kan berätta mer om det!

Berätta om dig själv och Walk the Room

Hej! Jag heter Nicole Brisova och är tillväxtchef på Walk the Room (WtR). 👋

Walk the Room är en 3D-studio som skapar högkvalitativa fotorealistiska visualiseringar och animationer för fastighetsbranschen. Vi erbjuder en komplett CG-tjänst, inklusive avancerad CGI, skissning, animation, flythroughs, virtual reality-turer, rörlig CGI, augmented reality och mycket mer.

Vi kombinerar gedigen erfarenhet och flexibel projektledning för att lyfta din marknadsföring av kommersiella fastigheter och hjälpa din fastighet att sticka ut.

Vilka utmaningar upplevde ni som organisation och som ett företag som främst arbetar på distans?

Studion startade ursprungligen i Stockholm, Sverige, och idag har Walk the Room blivit ett distansföretag med över 30 nationaliteter spridda över hela världen. Eftersom vi är ett distansföretag är vi starkt beroende av programvara för att kunna samarbeta effektivt, både internt och med våra kunder.

När jag började på WtR använde vårt företag fyra olika typer av programvara för projektledning, tidrapportering, kundkommunikation och resursfördelning. Det var ganska tidskrävande att använda alla fyra aktivt, särskilt eftersom det fanns mycket liten integration mellan dem och informationen måste läggas in manuellt flera gånger.

Som en stor förespråkare för struktur och effektivitet gjorde jag det till min högsta prioritet att hitta ett verktyg som kunde ersätta de vi använde vid den tiden och konsolidera våra appar.

Hittade du det du letade efter i ClickUp?

Jag ägnade en del tid åt att undersöka och jämföra olika verktyg. Några månader efter att jag börjat på företaget fattade vi äntligen ett beslut och köpte ett ClickUp-abonnemang för hela vår produktionsavdelning.

Inledningsvis använde vi ClickUp främst i vår produktionsavdelning för resursallokering och projektledning, mätning av lönsamhet och effektivitet samt uppgiftshantering. Gradvis blev ClickUp en del av andra avdelningar, och nu använder vi det aktivt även inom HR och marknadsföring!

Tack vare vår fantastiska konsult Gabriel Hoffman, som har arbetat med mig sedan vi köpte den första licensen, kunde vi bygga en stark bas för vårt produktionsteam och kontinuerligt utforska och tillämpa fler användbara funktioner och strukturer för hela företaget.

Sedan dess har WtR vuxit betydligt, och jag är glad att kunna säga att ClickUp har vuxit med oss – vi har gått från ursprungliga 28 platser till över 70 aktiva användare under de senaste 20 månaderna!

Berätta om dina favoritfunktioner i ClickUp

1. Mallar

När ett nytt projekt kommer in i vår produktionstidsplan använder vi en av våra förinställda ClickUp-mallar för att skapa ett nytt projekt och lägga till det i vår produktionstidsplan.

2. Anpassade fält och automatisering

Tack vare Gabriels expertis inom mjukvara och ClickUps flexibilitet har vi byggt upp en ganska omfattande samling av anpassade fält och automatiseringar, som vi nu använder i olika stadier av varje projekts livscykel. Vår struktur är byggd för alla stadier av varje projekt, inklusive projektarkivet efter leverans, lönsamhetsmätning, dashboards och den övergripande projektdatabasen.

3. Personliga vyer

Att tilldela flera uppgifter inom projekt till specifika team, projektledare och artister är något som nu bara tar några minuter. När ett projekt är planerat och klart för produktion tar våra projektledare kontroll över nästa steg och övervakar dem i sina personliga ClickUp-vyer.

Vad har varit den största effekten av att använda ClickUp?

Vi har turen att få arbeta med några ganska spektakulära projekt som kräver att vi arbetar snabbt och förblir fokuserade och flexibla inför förändringar, vilket naturligtvis sätter press på resurshanteringen.

ClickUp har hjälpt oss att planera bättre, leverera snabbare och strukturera våra team på ett effektivt sätt, och vårt produktionsteam har fördubblats i storlek sedan jag började på företaget! Det hade inte varit möjligt om vi inte hade haft en solid struktur för resursfördelning och projektledning på plats.

Med mer än 50 3D-artister och projektledare i personalen har vi arbetat mycket hårt med att utveckla vår projekt- och resurshanteringsstruktur, och det är nu vår mest komplexa och mest använda funktion i ClickUp. Det är här vi samlar all viktig information om varje projekt i produktion och håller koll på våra kapaciteter hela tiden i tidslinjevyn för vårt produktionsteam. Vi kan nu också spåra den tid våra konstnärer lägger på ett projekt och dela projektets tidslinje och viktiga milstolpar med våra kunder.

Vi uppskattar att ClickUp är flexibelt och anpassningsbart efter våra behov och mångsidiga projekt, och hjälper oss att utnyttja hela vårt produktionsteam.

Och med vår vattentäta interna struktur är vi redo att fokusera på det som är viktigast – att förse våra kunder med utmärkta produkter och en felfri upplevelse genom hela processen.

Har du några råd till dem som är nya på ClickUp?

1. Jag är ett stort fan av smartare och snabbare lösningar, så kortkommandon är ett självklart svar – Quickswitch (K) och Home (H) är de jag personligen använder mest!

2. Jag rekommenderar också att utforska alla automatiseringar som ClickUp erbjuder. De är enkla att bygga och oerhört hjälpsamma.