Att hantera bidrag kan ofta kännas som att jonglera flera uppgifter samtidigt – var och en med sin egen deadline, finansieringskrav eller projektmilstolpe.
För ideella organisationer är det viktigt att behärska denna process, men det kan också bli en av de mest tidskrävande och överväldigande uppgifterna.
Har du missat en deadline? Det kan leda till förlorade bidrag. Har du glömt att spåra ett krav? Det kan äventyra framtida möjligheter. ⏰
Lyckligtvis finns det en lösning som hjälper dig att förenkla denna komplexa process: mallar för spårning av bidrag. Dessa ovärderliga verktyg kan förändra hur du hanterar bidrag.
I den här bloggen utforskar vi fördelarna med att använda mallar för att spåra bidrag och går igenom deras viktigaste funktioner. Dessutom lyfter vi fram de tio bästa mallarna som kan revolutionera din bidragsförvaltningsprocess. 📝
Vad är mallar för spårning av bidrag?
Mallar för bidragsadministration är viktiga verktyg för finansieringshantering inom ideella organisationer. De fungerar som pålitliga hjälpmedel som hjälper dig att hålla ordning och följa upp.
Dessa mallar samlar alla viktiga uppgifter om bidrag på ett ställe – allt från kontaktuppgifter till finansiärer till framsteg i milstolpar – så att du enkelt kan övervaka och hantera varje steg i processen.
Med fördesignade fält och avsnitt eliminerar mallarna för spårning av bidrag stressen med sista minuten-rusningar, vilket gör det enkelt att följa bidragsreglerna och hantera medel på ett effektivt sätt.
Genom att optimera dessa viktiga uppgifter kan din organisation ägnar mer tid och energi åt sin kärnverksamhet och sitt inflytelserika arbete.
I detta sammanhang kan vikten av att skicka in flera ansökningar för att öka dina chanser att få finansiering inte nog understrykas.
Enligt rapporten State of Grantseeking Report 2023 hade organisationer som lämnade in endast en ansökan en framgångsgrad på 64 %. Men framgångsgraden steg till 90 % för dem som lämnade in tre till fem ansökningar, och hela 98 % av de ideella organisationer som skickade in sex till tio ansökningar fick minst ett bidrag beviljat. 📈
Vad kännetecknar en bra mall för bidragsbevakning?
En högkvalitativ mall för spårning av bidrag gör mer än bara organiserar information; den ökar effektiviteten och hjälper dig att hantera bidrag på ett smidigt sätt.
Här är de viktigaste komponenterna som skiljer en bra mall från en genomsnittlig mall:
- Strukturerad layout: Välj en mall med en tydlig struktur som är lätt att navigera i. Rader och kolumner bör vara tydligt definierade för att underlätta datainmatning och snabb åtkomst till viktig information.
- Viktiga fält: Leta efter en mall som innehåller viktiga fält såsom finansiärens namn, kontaktuppgifter, begärda och utbetalda finansieringsbelopp, bidragsvillkor och mer. Detta säkerställer att alla viktiga detaljer lagras på ett och samma ställe.
- Anpassningsbar: Välj en mall som låter dig anpassa fält och avsnitt utifrån din ideella organisations unika behov. Flexibiliteten gör att den kan anpassas till din organisations specifika processer och krav.
- Spårningsfunktioner: En bra mall bör ha funktioner för att spåra viktiga aspekter av bidragsförvaltningen, såsom fondfördelning, KPI:er, rapporteringsdeadlines och framsteg mot milstolpar. Detta hjälper dig att hålla koll på alla rörliga delar och säkerställer att intressenterna får uppdateringar i rätt tid.
- Integrationsmöjligheter: Välj en mall som kan integreras med ditt befintliga arbetsflöde eller programvarusystem. Smidig integration gör det enklare att synkronisera data och minskar risken för fel eller missade deadlines.
💡 Proffstips: Undrar du hur du kan förbättra din ideella organisations verksamhet? Använd ClickUp för att optimera arbetsflöden och stärka ditt team!
Så här hjälper det:
🗂️ Anpassade statusar: Spåra uppgiftsförloppet med transparens anpassad efter varje avdelnings behov.
🤝 Flera ansvariga: Förbättra samarbetet genom att tydligt identifiera alla som är involverade i en uppgift.
⏱️ Tidsspårning: Förhindra utbrändhet genom att övervaka arbetstider, övertid och schemalägga ledighet.
10 mallar för att spåra bidrag att utforska
Det finns ett stort utbud av mallar för bidragsbevakning, men alla mallar är inte lika bra. Med så många alternativ att välja mellan kan det kännas överväldigande att hitta den rätta för din ideella organisation.
I detta avseende utmärker sig ClickUp som en kraftfull lösning. Som en allt-i-ett-plattform för produktivitet erbjuder den en rad anpassningsbara och användarvänliga mallar för spårning av bidrag som är utformade för att förenkla hanteringen av bidrag.
Oavsett om du spårar deadlines, finansieringsbelopp eller framsteg mot milstolpar kan ClickUps mallar hjälpa dig att hålla ordning och ha koll på dina behov inom bidragsförvaltning.
Här är de tio bästa mallarna för att hålla koll på bidrag, var och en utformad för att förbättra din bidragsprocess:
1. ClickUp-mall för spårning av bidragsansökningar
Att skriva bidragsförslag kan vara en svår uppgift, men med ClickUps mall för spårning av bidragsförslag kan du effektivisera processen och enkelt skapa tydliga, övertygande förslag. Denna mall hjälper dig att hålla ordning genom att dela upp förslaget i hanterbara uppgifter, såsom allmän information, problemdefinition, mål och mer.
Med den här mallen för bidragsansökningar kan du ange deadlines för varje uppgift, så att hela ansökan blir klar i god tid före ansökningsfristen. Det är ett utmärkt verktyg som hjälper dig att hålla koll på läget och göra ditt bästa när du ansöker om bidrag.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Tilldela uppgifter för att skriva delar av förslaget till anställda med tydliga deadlines.
- Ange färgkodade prioritetsnivåer för uppgifterna.
- Lägg till attribut som förslagets del, måldatum, prestationsmätning, kostnader för det första året och mer för att skapa ett organiserat bidragsförslag.
- Spåra framsteg med visualiseringar och tidslinjer.
Perfekt för: Ideella organisationer som vill skapa tydliga, välorganiserade och övertygande ansökningar om bidrag för att säkra finansiering.
💡Proffstips: Använd AI-drivna verktyg som ClickUp Brain för att skapa tydliga, effektiva och övertygande bidragsförslag. Baserat på dina uppmaningar genererar ClickUp Brain detaljerat, skräddarsytt innehåll som täcker alla viktiga aspekter i bidragsförslag på det språk och i den ton som krävs av din ideella organisation.
På så sätt hjälper det dig att:
📝 Skapa tydliga, detaljerade beskrivningar som täcker alla viktiga delar av bidragsansökningar.
⏳ Spara tid genom att automatisera repetitiva uppgifter och fokusera på områden med stor påverkan.
🔄 Säkerställ konsekvens i dina förslag med AI-drivna innehållsförslag
🚀 Öka chanserna att få din ansökan godkänd genom att skapa väl genomtänkta och övertygande ansökningar.
2. ClickUp-mall för spårning av bidragstillgångar
Att spåra tillgångar är viktigt men ofta tidskrävande. ClickUps mall för spårning av bidragstillgångar förenklar denna process och gör det möjligt för dig att effektivt hantera och övervaka tillgångar relaterade till bidragsfinansierade projekt.
Med den här mallen kan du säkert lagra detaljerad information om varje tillgång, spåra dess värde i amerikanska dollar och effektivisera rapportering och revisioner för ökad effektivitet.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Få insikt i hur tillgångarna används i hela organisationen.
- Säkerställ korrekt underhåll av tillgångar
- Minska den tid du skulle ha spenderat på att söka efter tillgångar.
- Få insyn i tillgångarnas livscykel och tillhörande kostnader
Perfekt för: Bidragsansvariga, företag och ideella organisationer som vill hantera och spåra sina olika bidrag och tillgångar på ett smidigt sätt.
3. ClickUp-mall för spårning av bidragsprojekt
Att hantera bidragsfinansierade projekt kan vara komplicerat och innefatta allt från uppgifter och teamkoordinering till tidsplaner och budgetar. ClickUps mall för spårning av bidragsprojekt kan förenkla denna process och göra projektuppföljning och -hantering smidig.
Med den här mallen för spårning av bidrag kan du distribuera nödvändig information om uppgifter till berörda teammedlemmar. Du kan också använda mallen för att ge intressenter regelbundna uppdateringar om statusen för dina projekt.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Organisera uppgifter efter angivna steg och spåra framsteg med hjälp av RAG (rött för kritiskt, gult för försenat, grönt för på rätt spår).
- Låt teammedlemmarna se och hantera sina uppgifter sida vid sida för bättre samordning.
- Övervaka framstegen med anpassningsbara fält som slutdatum och uppgiftslängd.
- Optimera resursfördelningen och prioritera budgetar mer effektivt.
Perfekt för: Teamkoordinatorer, bidragsansvariga och ideella organisationer som vill spåra bidrag och effektivt hantera uppgifter, tidsplaner och teammedlemmar i bidragsfinansierade projekt.
💡 Bonustips: Automatisera spårningen och ändringen av uppgiftsstatus med ClickUp Automations. Du behöver bara ställa in vissa regler och villkor, så gör verktyget det nödvändiga – ändrar status när kriterierna är uppfyllda – vilket sparar värdefull tid som du kan använda för att fokusera på annat viktigt arbete.
4. ClickUp-mall för arbetsfördelningsstruktur för bidrag
ClickUps mall för arbetsfördelningsstruktur för bidrag hjälper dig att hantera hela bidragets livscykel genom att dela upp stora projekt i hanterbara uppgifter. Denna mångsidiga och funktionsrika mall är perfekt för projektledare och innehåller fält som uppgiftsnamn, WBS-nummer, ansvarig, uppgiftsdatum, förfallodatum, status, projektfas, framsteg och mer. Du kan enkelt anpassa eller lägga till fält efter dina behov.
Använd den här mallen för att gruppera uppgifter efter projektfaser, till exempel initiering, planering, genomförande och avslutning. Den ger en tydlig visuell representation av uppgiftsförloppet, vilket hjälper dig att säkerställa att varje projektfas slutförs enligt tidsplanen och att hela projektet håller sig på rätt spår.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Tilldela rätt uppgifter till rätt teammedlemmar
- Ge teammedlemmarna tydlighet om sina roller och ansvarsområden.
- Spåra statusen för uppgifter med kategorier som inte påbörjad, pågående, under granskning, uppdatering krävs och klar.
- Förbättra kommunikationen mellan ditt team och intressenterna.
Perfekt för: Projektledare och ideella organisationer som vill övervaka arbetsfördelningen för projekt och se till att projekten slutförs i tid.
5. ClickUp-mall för projektplanering av bidrag
Att skapa en gedigen plan är avgörande för att ett projektförslag ska lyckas, eftersom det skapar en stark grund och minskar risken för potentiella hinder. Projektplanering kan dock vara utmanande, och det är där ClickUps mall för projektplanering av bidrag kommer in.
Använd den här mallen för att fånga upp alla detaljer, från viktiga mål och syften till åtgärdspunkter och tidsplaner, och samordna teamen kring gemensamma mål som är viktiga för kollektiv framgång. Du kan också använda den för att planera och hantera projektbudgetar och andra resurser samt sätta upp ett övervakningssystem för att säkerställa att projektet slutförs i tid.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Dela upp komplexa projekt i hanterbara uppgifter
- Identifiera viktiga milstolpar och spåra och dokumentera projektets framsteg.
- Upptäck potentiella risker som kan hindra projektens framsteg.
- Utveckla strategier för att minska riskerna
Perfekt för: Projektledare och ideella organisationer som söker ett organiserat tillvägagångssätt för att planera och genomföra projekt.
6. ClickUp-mall för statusrapport för bidragsprojekt
Undrar du hur du kan hålla ordning på projektets framsteg och kommunicera effektivt med intressenterna? ClickUps mall för statusrapport för bidragsprojekt hjälper dig. Denna lättanvända whiteboardmall har sex avsnitt som gör att du kan sammanfatta viktiga projektdetaljer på ett tydligt sätt.
Med den här mallen kan du lägga till etiketter, klisterlappar och färgglada statusindikatorer, vilket hjälper dig att spåra framsteg och markera viktiga uppdateringar. Det säkerställer att intressenterna alltid är informerade och att dina projekt håller tidsplanen för att slutföras i tid.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Förse teamen med de senaste uppdateringarna om uppgifter, deadlines och budget.
- Spåra framsteg med automatiserade grafer och diagram.
- Förbättra ansvarsskyldigheten och öka teamets produktivitet.
- Lägg till avsnitt och attribut i rapportmallen efter din organisations behov.
Perfekt för: Ideella organisationer som vill spåra och generera projektstatusrapporter och enkelt hålla intressenterna informerade.
7. ClickUp-mall för tidsplan för bidragsprojekt
Att skapa och hantera projektets tidsplaner kan vara tidskrävande och tråkigt. Men med ClickUps mall för tidsplanering av bidragsprojekt kan du optimera denna uppgift, vilket gör det enkelt att visualisera hela tidsplanen och säkerställa att teamen håller sig på rätt spår och klarar sina deadlines.
Denna nybörjarvänliga och anpassningsbara mall gör det möjligt för dig att dokumentera stegen eller faserna i ditt projekt tillsammans med deras varaktighet. Under varje steg kan du ange de aktiviteter som behöver göras i olika block och färglägga de block vars planerade aktiviteter har genomförts.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Anpassa detaljer, såsom uppgifter, beroenden, varaktighet etc.
- Identifiera potentiella flaskhalsar eller problemområden
- Gör justeringar efter behov för att hålla projekten igång.
- Spåra framsteg för att säkerställa att projekt slutförs inom angivna tidsramar.
Perfekt för: Projektledare och organisationer som söker ett förenklat sätt att planera, skapa och hantera tidsplaner för olika projekt.
8. ClickUp-mall för anslagsdeadlines
ClickUps mall för bidragsdeadlines är perfekt för organisationer som hanterar flera bidrag. Den hjälper dig att visualisera, organisera och prioritera deadlines, så att flera projekt håller sig på rätt spår.
Använd den här mallen för att tilldela uppgifter, ange viktiga datum och skapa milstolpar för varje bidrag. Spåra uppgifternas framsteg för att säkerställa att ditt team håller alla deadlines för flera bidrag samtidigt, så att dina projekt förblir organiserade och enligt schemat.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Planera och strukturera projekt med lätthet
- Få en översikt över kommande och försenade deadlines.
- Ange prioritetsnivåer för uppgifter med olika färger.
- Säkerställ att slutförda uppgifter uppfyller de fastställda kvalitetsstandarderna.
Perfekt för: Yrkesverksamma, projektledare och ideella organisationer som vill visualisera, fastställa, hantera, spåra och uppfylla deadlines för projekt.
9. ClickUp-mall för ifyllbar tidsplan för bidrag
ClickUps mall för ifyllbar tidsplan för bidrag hjälper dig att planera och visualisera dina projekt, evenemang och mycket mer på ett enkelt sätt. Med detta mångsidiga verktyg kan du skapa tidsplaner som har ett enhetligt utseende och känsla för olika typer av projekt.
Använd den för att hantera och spåra projektfaser, uppgifter, tilldelade dagar, föreslagna dagar, status, budget, faktiska kostnader och mycket mer. Denna mall förenklar skapandet av tidslinjer, vilket ger dig mer tid att fokusera på andra viktiga uppgifter.
Här är varför du kommer att gilla det:
- Dela tidsplaner med intressenter för granskning.
- Lägg till, ändra eller ta bort uppgifter i tidslinjen efter behov.
- Ställ in och spåra milstolpar enkelt
- Dela godkända tidsplaner med teammedlemmarna.
Perfekt för: Projektplanerare, chefer och ideella organisationer som vill kartlägga, organisera och spåra uppgifter, tid och kostnadsberäkningar för projekt och evenemang.
10. Mall för kalkylblad för bidragsbevakning från Qgiv
Det kan vara svårt att hålla reda på alla dina bidragsansökningar, men med Qgivs mall för spårning av bidrag blir det enklare att hantera dem. Detta användarvänliga verktyg hjälper dig att hålla koll på dina bidragsansökningar och vara organiserad under hela processen.
Mallen innehåller fyra särskilda kalkylblad för att registrera och lagra viktig information: Data om potentiella bidragsgivare, inlämnade ansökningar, svar från bidragsgivare och ansökningar som inte kan lämnas in. Med dessa resurser kan du effektivt hantera dina ansökningar och se till att inga viktiga detaljer faller mellan stolarna.
Här är varför du kommer att gilla det:
- För noggranna register över data om finansieringsorganen.
- Planera datum för uppföljning med finansieringsorganen.
- Ange prioriteringsnivåer för ansökningarna
- Lägg till ytterligare information i det separata anteckningsfältet.
Perfekt för: Bidragskoordinatorer och ideella organisationer som vill ha en heltäckande lösning för att hantera och spåra sina bidragsansökningar.
➡️Läs mer: Mission Possible: De 10 bästa projektledningsprogrammen för framgångsrika ideella organisationer
Förenkla spårningen av bidrag och maximera din påverkan med ClickUp
Bidrag är en viktig livlina för ideella organisationer, men att hantera dem effektivt kan vara en komplex utmaning. Det är där ClickUp kommer in. Genom att utnyttja dess kraftfulla verktyg – såsom mallar för bidragshantering, mallar för projektförfrågningsformulär, ClickUp Docs och ClickUp Brain – kan du effektivisera dina processer för bidragshantering och fokusera mer på att driva din mission framåt.
Med ClickUp kan du hålla ordning, förbättra efterlevnaden och optimera resursfördelningen, så att varje bidrag bidrar till din ideella organisations framgång.
✔️Låt inte administrativa hinder hindra dig – registrera dig hos ClickUp idag för att optimera din bidragsadministration, öka din påverkan och uppnå dina mål med lätthet. 🚀