En erfaren projektledare, som är känd för att leverera viktiga mjukvaruprodukter med precision, vänder sig ofta till Scrum-ramverket inom Agile-metodiken.
Genom att dela upp projektet i mindre, hanterbara delar som kallas sprints kan teamet samarbeta effektivt istället för att ta itu med hela projektet på en gång. På så sätt bygger du inte bara en produkt utan förfinar den i varje steg för att möta kundens behov.
Om ditt projekt börjar kännas som en nervpåfrestande labyrint kan du dock behöva ta in flera Scrum-team för att hantera det. Det är här du tar det ett steg längre och introducerar Scrum of Scrums. Men hur genomför du regelbundna scrum-möten utan att tappa bort allt? Låt oss ta reda på det.
Förstå Scrum of Scrums
Scrum of Scrums är viktigt för effektiv projektledning. Att förstå vad det är och hur det fungerar förbättrar teamets samordning och ökar transparensen.
Vad är ett Scrum of Scrums?
Ett Scrum of Scrums (SoS) är ett möte där representanter från olika team som praktiserar Agile Scrum samlas för att synkronisera, dela framsteg och lösa problem mellan team i större projekt som använder Agile-metoder.
Det kan verka enkelt, men det kräver noggrann planering.
Innan man börjar måste organisationer balansera Scrum-teamens storlek och antal samtidigt som man säkerställer att alla team är på samma sida, litar på varandra och ser fram emot att arbeta mot ett gemensamt projektmål.
När det görs på rätt sätt främjar SoS transparens, regelbundna avstämningar och flexibilitet att anpassa sig. Att dela upp stora team i mindre team hjälper organisationen att koppla samman flera team, stärka relationerna och behålla fokus.
Vad är syftet med Scrum of Scrums?
Enligt dess skapare, Jeff Sutherland, är Scrum of Scrums:”… ansvarigt för att leverera alla teams fungerande programvara till Definition of Done i slutet av sprinten, eller för releaser under sprinten. ”
Enkelt uttryckt är Scrum of Scrums ett möte där representanter från olika team samordnar sitt arbete för att undvika hinder. Det är viktigt för att skala upp agila metoder i komplexa projekt med flera team.
Genom att minska antalet kommunikationsvägar säkerställer du ett smidigt samarbete och en synkroniserad leverans av en integrerad produkt i slutet av varje sprint.
Kort sagt hjälper Scrum of Scrums dig att:
- Håll alla informerade: Se till att det finns en tydlig kommunikation om de enskilda teamens framsteg och aktiviteter till den större gruppen så att ingen lämnas i ovisshet.
- Lös problem snabbare: Hantera brådskande frågor så att agila team kan lösa hinder och hålla projekten igång.
- Förbättra samordningen mellan agila team: Övervaka teamsamarbetet, säkerställ samordning och förhindra misstag.
- Fatta viktiga beslut: Underlättar kollektiva beslut som påverkar alla grupper, upprätthåller samordning och framsteg.
Om du ständigt jonglerar med flera Scrum-team kan ett SOS sätta allt i ordning och samtidigt hålla alla informerade. Det är en viktig del av en solid Scrum-projektledning.
Men hur ser ett SoS ut?
Viktiga komponenter i Scrum of Scrums
Vid första anblicken kan Scrum of Scrums verka som ett komplicerat flödesschema med för många rörliga delar. Men när man bryter ner det är det bara några få nyckelkomponenter som huvudsakligen styr verksamheten.
1. Deltagare
En representant, vanligtvis Scrum Master, deltar i Scrum of Scrums. Det kan också vara en teammedlem, produktägare eller teknisk ledare – vem som helst som kan diskutera teamets framsteg och utmaningar. En intressent eller chef kan ibland delta om deras input behövs.
2. Frekvens
Mötena hålls vanligtvis 2–3 gånger i veckan, men kan hållas dagligen om det finns många beroenden mellan teamen. För projekt med färre problem mellan teamen kan möten hållas en gång i veckan, och frekvensen kan justeras utifrån projektets behov.
3. Varaktighet
Scrum of Scrums-möten är tidsbegränsade till 15–30 minuter för att vara effektiva. De kan förlängas, men bör inte överstiga 45 minuter.
Fördelarna med Scrum of Scrums
Scrum of Scrums har en lång lista med fördelar som är avgörande för att skala upp agila metoder i större projekt. Detta inkluderar:
Förbättrad samordning och problemlösning
I komplexa projekt, där olika team måste arbeta tillsammans, säkerställer Scrum of Scrums samordning och hanterar beroenden snabbt, vilket leder till effektivare verksamhet och ett smidigt arbetsflöde.
Detta uppnås genom flera viktiga metoder:
- Synkronisering mellan team: Samordnar teamens prioriteringar och framsteg, hanterar beroenden mellan teamen och minskar flaskhalsar.
- Snabbare problemlösning: Hanterar problem som påverkar flera team och uppmuntrar till gemensamma lösningar för snabbare resultat.
- Riskminimering: Gör det möjligt för teamen att lösa problem innan de eskalerar, vilket förhindrar potentiella hinder.
- Resursoptimering: Förbättrar samordningen och identifierar potentiella resurskonflikter eller brister innan de blir kritiska.
Förbättrad kommunikation, transparens och samarbete
Scrum of Scrums hjälper team att interagera öppet med varandra samtidigt som de arbetar mot gemensamma mål. Det ökar sannolikheten för en framgångsrik projektleverans.
De viktigaste faktorerna som bidrar till detta är:
- Förbättrat informationsflöde: Bryter ner silos genom att regelbundet dela uppdateringar, vilket ger en helhetsbild av projektet.
- Ökad synlighet: Ger en tydligare bild av projektets framsteg och belyser problem eller mönster som kanske inte syns på teamnivå.
- Ökat samarbete: Främjar lagarbete och diskussion av idéer mellan olika team.
- Anpassning till organisationens mål: Anpassar teamen till huvudmålen och kommunicerar strategiska prioriteringar mellan teamen.
Att förstå fördelarna med Scrum of Scrums hjälper dig att bedöma dess relevans och inverkan på processerna. Denna kunskap gör det möjligt att fatta välgrundade beslut om huruvida det kommer att förbättra teamets arbete, samordning, problemlösning och projekteffektivitet.
Hur man genomför ett Scrum of Scrums
Du har bestämt dig: du ska genomföra ett Scrum of Scrums. Så, var börjar du?
Låt oss börja med strukturen och dela upp den i två huvuddelar: ”Vad handlar det om (agenda)?” och ”Vem ska göra vad (roller)?”
Del 1: Agenda
Varje Scrum of Scrums-möte följer en tydlig, strukturerad agenda som liknar en daglig scrum, men fokuserar på frågor som påverkar flera team.
Det handlar vanligtvis om frågor som:
- ”Vad har mitt team gjort sedan förra mötet?”Varje teamrepresentant delar med sig av viktiga prestationer, särskilt sådana som påverkar andra team eller projektet i stort.
- ”Vad kommer mitt team att göra före nästa möte?”Teamen beskriver sitt kommande arbete, lyfter fram uppgifter som kan påverka andra och markerar vilket stöd de kan behöva.
- ”Finns det några hinder eller beroenden?”Teamen diskuterar eventuella hinder som bromsar framstegen och påpekar beroenden av andra team. Risker eller potentiella problem som kan påverka flera team tas upp.
Agendan för Scrum of Scrums kan också inkludera förändringar, mätvärden och framsteg för att ge en övergripande bild av projektets aktuella status.
Del 2: Roller
Olika personer deltar i ett Scrum of Scrums, och var och en av dem har specifika scrumroller för att mötet ska bli effektivt. Dessa roller är:
- Teamrepresentanter: Varje team skickar en representant, vanligtvis kallad Scrum master, för att dela med sig av uppdateringar om framsteg och utmaningar. De lyssnar aktivt och hjälper till att lösa problem som andra team tar upp.
- Koordinator: En Scrum-master kan också fungera som koordinator och se till att mötet håller sig till agendan och avslutas i tid. De hanterar också uppföljningen av eventuella åtgärdspunkter.
- Produktägare: Denna person tillhandahåller produktvision och hjälper till att lösa konflikter mellan teamets prioriteringar. Deras roll är avgörande när det behövs samordning kring produktens inriktning.
- Teknisk ledare eller arkitekt: Ibland inkluderad för att hantera tekniska utmaningar, beroenden eller integrationsproblem. Den tekniska arkitekten säkerställer att samordnade tekniska beslut fattas mellan teamen.
- Intressenter eller ledning (valfritt): Intressenter kan delta som observatörer för att få insikter. De bör endast bidra om de uttryckligen bjuds in.
Hur man genomför ett Scrum of Scrums-möte med ClickUp
Det är inte överraskande att det finns mycket att göra och hantera om du vill genomföra ett framgångsrikt Scrum of Scrums-möte. Lösningen? En allt-i-ett-plattform för Scrum som ClickUp.
ClickUp är den ultimata projektledningslösningen som hjälper dig att hantera den ständiga strömmen av Agile-möten för dina största projekt.
Från Scrum-tavlor till mallar för sprintplanering – ClickUp Agile Project Management-plattformen har allt du behöver för att enkelt genomföra Scrum of Scrums. Dessutom finns det inbyggda samarbetsverktyg som kan hjälpa team att genomföra agila möten, även virtuella.
Denna plattform hjälper dig att skapa en anpassningsbar arbetsplatsstruktur som består av utrymmen, mappar, listor och uppgifter, en hierarki som kan skräddarsys för att passa agila metoder. Den har en rad agila funktioner, såsom sprinthanteringsverktyg och burnup- och burndown-diagram.
Nu ska vi se hur man genomför ett Scrum of Scrums med hjälp av denna plattform.
Steg 1. Konfigurera ClickUp för Scrum of Scrums
Använd ClickUp Sprints för att ge Scrum- och Agile-team möjlighet att samarbeta effektivt mot gemensamma mål. Så här kan du ställa in det:
- Till att börja med kan du se till att dina Scrum of Scrum-aktiviteter förblir i linje med de enskilda teamens framsteg.
- Börja med att skapa ett nytt utrymme i ClickUp för ”Scrum of Scrums” för att hålla SoS-aktiviteterna separata från enskilda Scrum-team, vilket gör dem lättare att hantera.
- Inom detta utrymme kan du skapa mappar för att organisera olika aspekter av ditt Scrum of Scrums-möte. Använd till exempel Cross-Team Issues för att spåra hinder, beroenden och utmaningar som rör enskilda team och Action Items för uppföljningar för att säkerställa att ingenting missas.
- Varje möte kan betraktas som en uppgift och kan automatiseras med hjälp av alternativet Återkommande uppgifter. För specifika punkter på dagordningen kan du lägga till deluppgifter som teamuppdateringar, hinder och integrationspunkter och tilldela dem till relevanta teamrepresentanter.
Genom ClickUp kunde vi få större kontroll över våra medlemmars produktiva kapacitet, förutom att hjälpa till med implementeringen av SCRUM-metoden i Dinâmica! Det var verkligen en stor förändring, eftersom de olika verktygen som plattformen tillhandahåller ger många insikter för ledarskapet.
Genom ClickUp kunde vi få större kontroll över våra medlemmars produktiva kapacitet, förutom att hjälpa till med implementeringen av SCRUM-metoden i Dinâmica! Det var verkligen en stor förändring, eftersom de olika verktygen som plattformen tillhandahåller ger många insikter för ledarskapet.
ClickUp Scrum-mötesmall
Använd dessutom ClickUp Scrum Meeting Template för att få en flygande start på dina individuella Scrum-möten och mötena mellan varje utvecklingsteam.
Denna mall är utformad för att hjälpa dig att organisera och anpassa dina Scrum-möten för maximal effektivitet. Så här gör du:
- Planera och visualisera sprintar: Använd den här mallen för att planera sprintar, uppgifter och mål i en enda vy för att samordna teamet.
- Övervaka framsteg och hinder: Spåra projektstatus genom att notera framsteg och hinder och följa upp därefter.
- Samla sprintens viktigaste delar: Samla material för framgångsrika sprints, som mötesanteckningar och demonstrationer, på en gemensam arbetsplats.
- Förbättra möteseffektiviteten: Strukturera möten med tydliga dagordningar och genomförbara punkter för fokuserade diskussioner.
Steg 2. Skapa en mötesmall
Ett av de bästa sätten att komma igång med Scrum of Scrums är att använda mallar. ClickUp ger dig ett helt bibliotek att välja från. Låt oss ta ClickUp SCRUM Sprint Planning-mallen som exempel.
ClickUp SCRUM Sprint Planning Template
Denna mall har ett användarvänligt gränssnitt för att sätta upp tydliga sprintmål och planera dina sprints effektivt. Använd denna mall för att:
- Definiera mål: Ange tydligt sprintmålen under Scrum of Scrums-mötena för att säkerställa att alla team har ett gemensamt fokus på att uppnå specifika resultat.
- Övervaka framstegen: Följ varje teams framsteg mot sina mål och identifiera potentiella risker för att proaktivt hantera utmaningar och hantera beroenden.
- Förbättra samarbetet: Uppmuntra öppen kommunikation mellan Agile Scrum-team för att dela insikter och lösa problem mellan teamen, vilket främjar en stödjande och samarbetsinriktad miljö.
- Dokumentera sprints: Spara anteckningar från diskussioner och beslut från Scrum of Scrums-möten för framtida referens, vilket bidrar till kontinuerlig förbättring och förfining av strategin.
Oavsett om du behöver hantera produkter, spåra uppgifter, hantera buggar eller generera rapporter kan du anpassa alla aspekter och forma dem efter dina önskemål.
Du kan också använda checklistor, deluppgifter och anpassade fält för att planera dina möten. Om mötesagendan är att diskutera teamuppdateringar för ett enskilt projekt kan du skapa en checklista med de frågor som vi diskuterade ovan.
Baserat på denna checklista kan du också skapa deluppgifter för varje Scrum-team som deltar i mötet. Och du kan spåra alla dessa med anpassade fält, till exempel:
- Blockeringens allvarlighetsgrad (hög, medel, låg)
- Beroendetyp (teknisk, resurs, information)
- Påverkade team (etiketter)
- Lösningsdatum (datum)
- Ansvarig (personer)
Denna uppställning hjälper dig att se till att varje Scrum of Scrums-möte går smidigt och att du har alla viktiga detaljer till hands.
ClickUp Agile Scrum Management Template
Om du vill ha något lite mer avancerat kan du prova ClickUps mall för agil Scrum-hantering. Den är särskilt utformad för mjukvaruutvecklingsteam, vilket gör den till en ovärderlig resurs för IT-centrerade projekt.
Denna mall innehåller verktyg för att genomföra Scrum-evenemang som backlog grooming och sprint retrospektiv. Med 30 olika statusar och 6 olika vyer är denna mall optimerad för agil projektledning. Den erbjuder:
- Flexibel uppgiftsuppföljning, hantering och rapportering
- Användbara bilder som hjälper dig att optimera sprints och roadmap-planer
- Samarbetsverktyg för att hålla arbetsflödet konsekvent
Sammantaget erbjuder denna mall en omfattande lösning för scrumhantering som är väl lämpad för att hantera komplexiteten i Scrum of Scrums.
Steg 3. Planera och genomföra möten
När du har alla dina uppgifter och mallar i ditt Scrum of Scrums-utrymme, växla till ClickUp-kalendervyn för att organisera ditt möteschema.
Klicka bara på "Vyer", välj Kalender och namnge den "SoS-mötesplan". Nu har du en tydlig översikt över alla kommande Scrum of Scrums för alla team.
För att schemalägga regelbundna möten, klicka på ett datum i kalendern, skapa en återkommande uppgift och tillämpa den på din Scrum of Scrums-mötesmall. För ökad effektivitet kan du använda tidsblockering i kalendern för att ställa in specifika mötestider. Dra bara mötesuppgiften till önskad tid och justera varaktigheten.
Om ditt team använder externa kalendrar som Google eller Outlook säkerställer ClickUps kalendersynkroniseringsfunktion också att Scrum of Scrums-möten visas i allas kalendrar.
För proaktiv kommunikation kan du använda ClickUps kommentarsektion inom varje Scrum of Scrums-uppgift för mer strukturerade diskussioner. Du kan @nämna teammedlemmar för att markera viktiga punkter eller använda trådade svar för att hålla konversationerna organiserade.
Men om du behöver snabba uppdateringar i realtid kan du prova ClickUps Chat View. Skapa en dedikerad chattkanal för Scrum of Scrums för att underlätta informella diskussioner och snabba förtydliganden under mötet.
Detta håller konversationerna igång utan onödiga formaliteter.
Steg 4. Hantera dokument och anteckningar
Lyckligtvis kan du skapa dedikerade ClickUp Docs för varje möte och samla alla dina anteckningar och information på ett ställe. Du kan organisera dessa dokument med rubriker för olika teman och använda tabeller för att sammanfatta viktiga punkter.
ClickUps formateringsalternativ säkerställer att dokumenten är lätta att läsa. När de är klara kan du dela dem med ditt team med hjälp av knappen Dela och ställa in behörigheter för visning, kommentarer eller redigering. Med ClickUps versionshistorik kan du också spåra ändringar och återställa dem vid behov.
Om du inte vill ta anteckningar manuellt kan du använda ClickUp Brain för att sammanfatta diskussioner och snabbt skapa åtgärdspunkter med hjälp av AI Assist-verktyget. Du kan också integrera AI-transkription för inspelade möten för att spara tid. Du kan även gå ett steg längre och automatiskt omvandla röst till text och använda AI för att svara på frågor från dina möten.
Bonus: Bädda in uppgifter direkt i dina mötesanteckningar genom att klicka på "+" i ditt dokument och välja widgeten Uppgiftslista för att lägga till uppgifter relaterade till Scrum of Scrums-mötet.
Steg 5: Spåra framsteg och följ upp
Med deluppgifter och anpassade fält på plats är det enkelt att spåra Scrum of Scrums-möten. Använd taggar som #ActionItem, #Decision, #Blocker och #QuickWin för att enkelt filtrera och prioritera uppgifter. För en lång lista med åtgärdspunkter kan du skapa en checklista inom uppgiften för enklare hantering.
För att visualisera och hålla koll på uppgiftsstatusar kan du skapa en tavelvy med kolumner som Att göra, Pågående, Blockerad och Klar. Du kan enkelt dra och släppa uppgifter mellan kolumnerna för att uppdatera deras framsteg.
ClickUp Dependencies är en annan praktisk funktion som låter dig länka relaterade uppgifter. Ställ in relationerna "Väntar på" och "Blockerar" för att se hur förseningar påverkar andra uppgifter. Detta hjälper dig att hantera beroenden effektivt.
I vårt företag hjälper Click Up till att organisera och prioritera projekt i alla avdelningar. Med automatiseringar och alla andra funktioner i Click Up (som inte är få) blir det mycket enkelt att skapa konsekventa processer när man genomför projekt. Det är också mycket enkelt att spåra projektens status.
I vårt företag hjälper Click Up till att organisera och prioritera projekt i alla avdelningar. Med automatiseringar och alla andra funktioner i Click Up (som inte är få) blir det mycket enkelt att skapa konsekventa processer när man genomför projekt. Det är också mycket enkelt att spåra projektens status.
Bästa praxis för Scrum of Scrums
För att säkerställa att ditt Scrum of Scrums-möte blir en framgång har vi listat några bästa praxis som kan hjälpa dig. Om du följer dessa praxis kommer du att få mer förutsägbara och tillförlitliga projektresultat.
💡Tips 1: Håll det kort och koncist
SoS-möten bör vara kortfattade och pågå i cirka 15–30 minuter. Fokusera på huvudpunkterna under detta statusmöte: teamets framsteg, hinder och beroenden mellan teamen. Håll detaljerna till ett minimum och använd en timer för att hålla tiden.
💡Tips 2: Ha en tydlig agenda
Konsekvens är nyckeln. Därför behöver du en tydlig struktur för varje möte som inkluderar ämnen som teamets framsteg, kommande arbete, hinder och eventuella beroenden mellan teamen. Försök att dela agendan i förväg så att deltagarna kan förbereda sig och hålla fokus på den.
💡Tips 3: Uppmuntra deltagande
Se till att varje teamrepresentant får en chans att yttra sig. Det är viktigt att skapa en miljö där människor känner sig bekväma med att ta upp frågor eller problem. Om någon är tyst, följ upp för att säkerställa att inget viktigt missas.
💡Tips 4: Använd inkluderande kommunikation
Alla måste förstå vad som diskuteras. Undvik förvirrande jargong eller akronymer, eller ta dig tid att förklara dem. Uppmuntra aktivt lyssnande och se till att alla deltagare på distans är fullt engagerade och kan bidra på lika villkor.
💡Tips 5: Fokusera på kontinuerlig förbättring
Be regelbundet om feedback på Scrum of Scrums-möten för att identifiera vad som fungerar och vad som kan förbättras. Var flexibel – anpassa format, frekvens eller struktur efter behov och se till att rätt deltagare deltar för att upprätthålla relevans och effektivitet.
Förbättra ditt Scrum-möte med ClickUp
Förutom dedikerade arbetsytor, färdiga mallar och uppgiftschecklistor erbjuder ClickUp ett komplett utbud av funktioner som stöder agila team och deras möten.
Med över 15 anpassningsbara vyer, flexibla instrumentpaneler, automatisering och massor av verktyg för att hantera sprintar hjälper ClickUp dig att planera och hantera även de största projekten med lätthet.
Är du redo att köra din Scrum of Scrums och dra full nytta av denna agila metod när ditt team växer?
Registrera dig på ClickUp och utforska dess funktioner för att komma igång med din SoS-resa!