Har du någonsin startat ett projekt som sedan spårat ur helt? Det kan bero på att projektets omfattning har glidit iväg, vilket är en vanlig fallgrop i de flesta projekt – från mjukvaruutveckling och marknadsföring till byggnation, tung maskinindustri och till och med initiativ inom den offentliga sektorn.
Men det finns en lösning. En väl utformad plan för projektomfångshantering kan hålla projektet på rätt spår och spara pengar.
Denna praktiska checklista beskriver stegen för att skapa den perfekta projektbeskrivningen för alla branscher.
Förstå projektbeskrivningen
En projektbeskrivning är ett formellt dokument som anger projektets gränser och definierar vad som ingår och inte ingår. Den säkerställer att projektteamet förstår målen, leveranserna och begränsningarna.
En projektbeskrivning innehåller vanligtvis fyra viktiga delar:
- Projektmål: Specifika mål och resultat som projektet syftar till att uppnå
- Leverabler: ”Konkreta” resultat som kommer att produceras
- Vad som ingår (och inte ingår) i projektets omfattning: Specifika projektuppgifter, aktiviteter eller komponenter som ingår (och inte ingår) i projektet
- Begränsningar: Begränsningar eller restriktioner som kan påverka projektet
Att skapa en väl definierad projektbeskrivning kan hjälpa till att förhindra att projektets omfattning glider iväg och hålla projektet på rätt spår. En projektbeskrivning tjänar följande syften:
- Minskar riskerna: Genom att tydligt definiera projektets gränser bidrar det till att minska riskerna förändringar i projektets omfattning, kostnadsöverskridanden och förseningar i tidsplanen
- Ökar effektiviteten: Eftersom du redan från början vet vad som är viktigt kan du fördela resurser och hantera din budget bättre
- Håller intressenterna nöjda: Eftersom alla i förväg är överens om projektets leverabler kan du minimera konflikter och omfattningsglidning längre fram i projektet
- Fungerar som referenspunkt: När osäkerheter uppstår eller teammedlemmar byts ut kan projektbeskrivningen fungera som en pålitlig källa till sanning.
Kort sagt ger en projektbeskrivning tydlighet, riktning och kontroll, vilket leder till att projektet slutförs i tid och inom budget.
Hur man skriver en projektbeskrivning (med exempel)
Nu när vi har sett vad en projektbeskrivning är och varför du behöver en, ska vi titta på hur du kan skapa en för en mer precis projektinriktning och bättre samordning inom teamet. Vi ska också undersöka hur projektledningsverktyg som ClickUp kan stödja processen och hjälpa teamen att organisera uppgifter, följa upp framsteg och samarbeta effektivt.
Här är en kort sammanfattning av de viktigaste stegen:
Kortfattad checklista för att skapa en projektbeskrivning
- Fastställ projektets syfte
- Gör en resursplan
- Lista upp leveranserna
- Identifiera projektets begränsningar
- Utarbeta din projektbeskrivning
- Implementera en process för ändringshantering
Låt oss nu titta närmare på detta.
1. Ta reda på dina ”vad” och ”varför”
Att förstå projektets syfte är grundläggande för att skapa en tydlig och övertygande projektbeskrivning (och för projektets framgång). Detta innebär att identifiera projektets mål, affärsbehov och önskade resultat.
Här är några frågor som du kan ställa dig själv under detta skede:
- Vilket problem löser projektet?
- Vilka är de önskade resultaten eller fördelarna?
- Hur stämmer detta projekt överens med organisationens övergripande mål?
Detta steg är din ledstjärna som styr dina val och beslut när du utformar din projektplan. Involvera hela projektteamet (eller åtminstone de viktigaste projektintressenterna) under detta skede. Olika teammedlemmar bidrar inte bara med olika perspektiv till diskussionen, utan när du involverar någon tidigt i processen kommer de också att känna sig mer engagerade i projektets resultat.
Använd ett verktyg för virtuella whiteboardtavlor för att göra diskussionen mer interaktiv (särskilt om ni är ett distans- eller hybridteam). Till exempel kan ClickUp-mallen för projektomfång på whiteboard hjälpa er att brainstorma tillsammans som team och skapa ett grovt utkast till ert projektomfång.
Mallen är ett visuellt och samarbetsinriktat verktyg som är utformat för att organisera och hantera alla aspekter av ditt projektomfång. Den erbjuder en central plats för att följa projektaktiviteter, resurser, leverabler och tidsplaner, vilket säkerställer att ingenting förbises. Den innehåller separata rutor för vart och ett av stegen i din projektomfångsplan:
- Information: Samla in alla relevanta data och fakta som kommer att forma projektet. Detta säkerställer att alla, inklusive projektledaren, har tillgång till samma grundläggande information
- Motivering: Förklara bakgrunden till varje beslut som fattas under projektets gång. Detta hjälper teammedlemmarna att anpassa sig till projektets syfte och inriktning
- Omfattning: Definiera projektets omfattning – vad som ingår och vad som inte ingår i projektet. Detta säkerställer tydliga gränser och förhindrar missförstånd
- Mål: Ange projektets önskade resultat och mål. Detta hjälper till att styra projektets framsteg och mäta dess framgång
- Leverabler: Ange de konkreta resultat som projektet ska ge. Dessa fungerar som riktmärken för att följa upp framsteg och slutförande
- Undantag: Ange vad som inte ingår i projektet för att undvika att projektets omfattning glider. I detta avsnitt fastställs förväntningarna på vad som inte kommer att behandlas eller levereras
- Antaganden: Identifiera underliggande antaganden och potentiella fördomar som påverkar projektet. Att vara medveten om dessa hjälper till att förutse risker och planera för oförutsedda händelser
Detta lägger en solid grund för resten av projektplaneringsprocessen och ger dig större tydlighet när du fördelar resurser eller utformar din projektplan.
📌Exempel:
Låt oss säga att du är ett byggföretag som behöver renovera en kontorsbyggnad. Här är vad dina ”varför” (mål) skulle vara:
Förbättra byggnadens energieffektivitet, funktionalitet och estetik för att möta hyresgästernas förändrade behov och minska driftskostnaderna.
2. Skapa en resursplan
När du har definierat projektets mål är det dags att bedöma vilka resurser som behövs för att uppnå dem. Projektkraven kan omfatta att identifiera vilka personer, vilken utrustning, vilka material och vilken budget som krävs.
Involvera viktiga intressenter när du upprättar denna plan för att säkerställa att alla blir hörda, särskilt om du arbetar med tvärfunktionella team. En annan bästa praxis är att planera för oförutsedda händelser. Detta kan vara så enkelt som att ta hänsyn till en anställd som är på semester under projektperioden eller något mer allvarligt som förseningar i myndighetsgodkännanden eller materiallogistik.
Genom att planera projektets kostnader och resurser i förväg får du dessutom en tydligare bild av kraven, vilket hjälper dig att hålla dig inom budgeten.
📌Exempel:
I exemplet med renovering av en kontorsbyggnad för att göra den energieffektiv skulle din resursfördelningsplan innehålla följande:
- Personal: Arkitekter, rörmokare, elektriker, byggarbetare, platschefer och så vidare
- Utrustning och material: Byggutrustning, byggmaterial, elmaterial och så vidare
- Budget: Byggkostnad, arkitekt- och ingenjörsarvoden, materialkostnad, arbetskostnad och reservfond
- Tidsplaner: Viktiga milstolpar, skiftplaner och mer
3. Lista leveranserna
Detta är de konkreta resultat som kommer att levereras till projektets sponsorer och kunder vid projektets slut. De är också ditt riktmärke för att mäta projektets framgång och om det ligger i fas. Två viktiga saker att tänka på när du fastställer projektets leverabler är:
- Se till att leveranserna är realistiska och uppnåeliga inom projektets ramar
- Koppla varje leverans till en specifik deadline eller tidsram – projektmilstolpar som du kan använda för att följa upp om ett projekt kommer att levereras i tid
Definiera de specifika uppgifter som ingår (inom projektets omfattning) och som inte ingår (utanför projektets omfattning) i detta skede.
📌Exempel:
Här är några leverabler som din energieffektiva, renoverade kontorsbyggnad skulle behöva:
- Tillståndsgivning: Inhämta nödvändiga tillstånd och godkännanden från lokala myndigheter (en månad)
- Förbättrad energieffektivitet: Belysning, hållbart byggande, solpaneler etc. (tre månader)
- Uppdaterade interiörer: Modern inredning, uppgraderade rum och ändringar i planlösningen (två månader)
- Färdigställandebevis: Att få ett färdigställandebevis från byggnadsinspektören (en vecka)
Arbete som ligger utanför projektets omfattning kan till exempel vara inredning av kontorslokaler, trädgårdsanläggning och liknande – även om det har koppling till kontorsrenoveringen ingår det inte i ditt projekt.
Även om detta är en grundläggande lista rekommenderar vi att du går mer i detalj i din checklista för projektledning. Du kan använda ett verktyg som ClickUp Checklists för att skapa hierarkiska listor – så att du ser till att inget lämnas åt slumpen och att inga uppgifter faller mellan stolarna.
Det bästa med uppgiftschecklistor är att de är mer än bara en enkel lista. Du kan:
- Tilldela en viss punkt på listan till någon
- Använd kommentarer för att lägga till mer information om punkten
- Nästla listobjekt för bättre kategorisering
Det bästa av allt är att du kan spara checklistorna som mallar för att återanvända dem i framtida projekt.
💡 Proffstips: Varför nöja sig med bara checklistor för dina leverabler? Du kan också skapa en checklista som ditt team kan kopiera och använda för varje projektbeskrivning – vilket effektiviserar och standardiserar processen och strukturen för projektbeskrivningen.
4. Identifiera projektets begränsningar
Du vet vilka leverabler du har. Nu är det dags att ta reda på vad som hindrar dig från att uppnå dem. Det kan handla om tidsbegränsningar (pressen att slutföra ett projekt inom en begränsad tidsram utan att det påverkar kvaliteten på arbetet), budgetbegränsningar (att ge kunden vad de behöver men inom den tilldelade budgeten) eller till och med resursbegränsningar (att hitta rätt team för uppgiften).
Genom att identifiera dessa problem tidigt i projektfasen kan du utveckla strategier för att mildra deras inverkan under projektets livscykel och säkerställa att det slutförs framgångsrikt.
📌Exempel:
Du kan stöta på vissa begränsningar när du påbörjar ditt kontorsrenoveringsprojekt.
- Behovet av att genomföra renoveringen utanför kontorstid för att minimera störningar för hyresgästerna
- Begränsad tillgång på kvalificerade byggarbetare i området
- Motstånd från hyresgäster mot tillfällig omlokalisering under renoveringar
- Efterlevnad av standarder och föreskrifter för hållbart byggande
5. Utarbeta ditt projektbeskrivningsdokument
Nu när du har fastställt projektets mål, resurser och potentiella utmaningar är det dags att sammanfatta dina slutsatser i en formell projektbeskrivning. Detta dokument kommer att fungera som en vägkarta för ditt projekt och beskriva projektets parametrar – leveranser, tidsplaner och mer.
Ditt projektbeskrivningsdokument ska innehålla separata avsnitt för mål, leverabler (med tidsplaner), undantag, antaganden och begränsningar. Här är några tips för att utforma din projektbeskrivning:
- Använd ett tydligt och koncist språk för att undvika tvetydigheter
- Definiera tydligt alla tekniska termer eller förkortningar som kan vara okända för intressenterna
- Dela upp projektomfattningen i mindre, mer hanterbara delar
Dela slutligen utkastet till projektbeskrivningen med berörda intressenter och be om deras synpunkter.
Här är vad en kund hade att säga om hur ClickUp förbättrar projektplaneringen:
ClickUp kan anpassas till nästan alla projektledningsbehov . Det är tillräckligt tekniskt avancerat för att hantera stora, fleråriga projekt som spänner över flera avdelningar, men kan samtidigt anpassas för att fungera som en enkel daglig checklista.
ClickUp kan anpassas till nästan alla projektledningsbehov . Det är tillräckligt tekniskt avancerat för att hantera stora, fleråriga projekt som spänner över flera avdelningar, men kan samtidigt anpassas för att fungera som en enkel daglig checklista.
Om det är första gången du skapar en projektbeskrivning eller om du vill förbättra den kan ClickUps mall för projektomfångshantering vara till hjälp.
Denna mall för projektbeskrivning erbjuder en strukturerad metod för att skapa och hantera din projektbeskrivning och innehåller avsnitt för:
- Projektmål: Definiera projektets mål så att alla kan fokusera på de önskade resultaten
- Problemformulering: Identifiera det centrala problemet som projektet ska ta itu med för att motivera dess nödvändighet
- Uppgifter inom/utanför projektets omfattning: Klargör vilka uppgifter som ingår eller utesluts för att förhindra att projektets omfattning glider
- Leverabler: Ange de konkreta resultat som förväntas i varje fas av projektet
- Godkännande: Fastställ kriterierna för att erhålla godkännande från intressenterna för att säkerställa formell validering
Denna mall för projektomfattning samlar all information om projektets omfattning på ett ställe, vilket hjälper chefer att hantera förändringar effektivt och säkerställer att projekten håller tidsplanen och budgeten.
Dessutom gör ClickUps samarbetsfunktioner – kommentarer, taggar och redigering i realtid – det enkelt för ditt team att arbeta tillsammans med dokumentet.
📌Exempel:
Så här skulle din slutgiltiga projektbeskrivning se ut:Projektets titel: Projekt för modernisering av kontorsbyggnad
Projektmål:
- Förbättra byggnadens energieffektivitet
- Förbättra byggnadens funktionalitet för att möta moderna hyresgästers behov
Leverabler:
- Renoverade kontorslokaler med uppdaterade ytbehandlingar och planlösningar
- Förbättrad energieffektiv belysning
- Förbättrat säkerhetssystem
- Uppdaterade gemensamma utrymmen (t.ex. lobby, toaletter)
Omfattning:
- Strukturella reparationer
- Uppgraderingar för hållbarhet
- Inredningsdesign och ytbehandlingar
Undantag från projektomfattningen:
- Upphandling av möbler och utrustning
- Marknadsförings- och uthyrningsaktiviteter
Antaganden:
- Nödvändiga tillstånd och godkännanden kommer att inhämtas omgående
- Byggnadens strukturella integritet är god
- Tillräcklig finansiering finns tillgänglig för att slutföra projektet
Begränsningar:
- Snäv tidsfrist på sex månader
- Brist på kvalificerad arbetskraft
Godkännandekriterier:
- Byggnaden klarar besiktningen och uppfyller energieffektivitetsstandarderna
- Projektet slutförs inom den angivna budgeten och tidsramen
📌Här är ett annat exempel på att organisera ett evenemang: en årlig konferens.
Projektets titel: Årlig branschkonferens
Projektmål:
- Anordna ett evenemang som marknadsför varumärket och din verksamhetsbeskrivning
- Skapa möjligheter för deltagarna att knyta kontakter och nätverka med varandra
Leverabler:
- Konferenslokal
- Konferensprogram
- Talarlista
- Registrerings- och biljettsystem
- Evenemangshantering på plats
- Utvärderingsrapport efter konferensen
Omfattning:
- Val och bokning av lokal
- Rekrytering och hantering av talare
- Ansökan om och hantering av sponsring
- Evenemangsplanering och samordning
- Logistik på plats (t.ex. registrering, mat och dryck, AV-utrustning)
Undantag från projektomfattningen:
- Löpande marknadsförings- och PR-aktiviteter efter konferensen
- Nätverksaktiviteter efter konferensen
- Publicering av konferenshandlingar
Antaganden:
- Tillräcklig finansiering finns tillgänglig för att täcka alla kostnader
- Nödvändiga tillstånd och godkännanden kommer att inhämtas
- Tillräcklig personal kommer att finnas tillgänglig för att hantera konferensen
Begränsningar:
- Begränsad budget
- Kort tidsfrist
- Tillgänglighet av lokal
Godkännandekriterier:
- Positiv feedback från deltagarna om konferensupplevelsen
- Evenemanget genomförs inom den angivna budgeten och tidsramen
6. Implementera en process för ändringshantering
Slutligen måste du skapa ett ramverk för att granska, godkänna eller avvisa föreslagna ändringar – så att de stämmer överens med projektets mål och inte äventyrar dess omfattning, tidsplan eller budget.
Du kan göra detta genom att skapa ett system för ändringshantering. Så här fungerar det:
- Börja med att bilda en kommitté (tre personer är ett bra antal) som ska granska alla ändringsförslag
- Fastställ sedan en process genom vilken andra teammedlemmar kan begära en ändring av projektets omfattning
- Analysera slutligen om den föreslagna ändringen passar in i projektets befintliga omfattning
Använd ett formulär – till exempel ClickUp Forms – för att automatisera denna process. Teammedlemmarna kan föreslå ändringen och motivera den. Kommittén kan sedan granska den och dela sitt beslut och sin motivering, vilket effektiviserar hela processen.
Genom att införa en process för ändringshantering kan du effektivt hantera ändringar i ditt projekt, minimera risker och undvika onödiga kostnader.
Håll projektet på rätt spår med en projektbeskrivning (och ClickUp)
Att definiera projektets omfattning är det första steget för att förbereda projektet för en framgångsrik och punktlig leverans. Detta gör en projektbeskrivning till projektledarens bästa vän – den ger dem en tydlig färdplan som anger vad som behöver göras, vilka risker som bör undvikas och hur.
Samtidigt finns projektets omfattning i ett dokument, medan det faktiska projektet spåras i ditt verktyg för uppgiftshantering. För ett mer smidigt (och helhetsinriktat) arbetsflöde kan du överväga att använda en allt-i-ett-lösning som ClickUp.
Med ClickUp kan du utarbeta din projektbeskrivning, omvandla leverabler till genomförbara uppgifter och till och med spåra tid. Det är en heltäckande lösning för att hantera allt från projektbeskrivningar till uppgifter och riskhantering.
Registrera dig gratis på ClickUp och se hur det förenklar hanteringen och genomförandet av projektets omfattning.