Kunskapsarbetet har vuxit exponentiellt, mer än någon annan bransch, under de senaste åren. Några av världens mest värdefulla företag, som Apple, Alphabet, Amazon och Microsoft, är alla teknikföretag.
Tillväxten i antalet jobb, liksom de högsta lönerna, finns inom teknikdrivna roller. ”De snabbast växande rollerna i förhållande till sin storlek idag drivs av teknik, digitalisering och hållbarhet”, konstaterar World Economic Forum (WEF).
Enligt WEF:s studie toppar faktiskt kognitiva färdigheter som analytiskt tänkande, kreativt tänkande, resiliens, självinsikt, nyfikenhet och teknisk kompetens listan över efterfrågade färdigheter.
I grund och botten kommer det verkliga värdet i kunskapsekonomin att vara, ja, kunskap. Men anställda har ofta svårt att få tillgång till den. Gartner fann nyligen att 47 % av de anställda har svårt att hitta den information de behöver för att utföra sitt arbete. Hela 32 % har fattat felaktiga beslut på grund av detta.
Några av de vanligaste orsakerna till detta är:
Applikationsspridning: Information spridd över för många applikationer utan ett samlat sätt att komma åt den.
Oorganiserade data: Har du någonsin känt att du har för många kalkylblad för samma rapport men inte litar på något av dem? Just det!
Begränsad åtkomst: Den labyrintliknande mängden applikationer skapar problem med åtkomstkontroll, och anställda orkar ofta inte ta sig igenom byråkratin för att få åtkomst.
Brist på utbildning: Organisationer antar att deras anställda vet hur man söker efter och hittar information snabbt. Men de har fel.
Kunskapshantering: Framför allt är organisationens kunskap inte alltid dokumenterad, taggad, organiserad, lagrad och uppdaterad på ett effektivt sätt.
En ny lösning på dessa brister är AI-kunskapsbasen. I det här blogginlägget utforskar vi helheten och de mer detaljerade aspekterna av att utnyttja AI för din organisations kunskapsbas. Vi förklarar också hur man bygger en sådan och håller den optimerad.
Vad är en AI-kunskapsbas?
En AI-kunskapsbas är en centraliserad knutpunkt för organisationens information, som görs tillgänglig för användare på begäran via ett intelligent chattgränssnitt. Kort sagt är det en chattbot som kan svara på dina frågor baserat på all din data, även om den är spridd över flera källor.
Vad innebär en AI-kunskapsbas?
Några av de viktigaste komponenterna i AI-verktyg för kunskapshantering är:
- Data: Konsolidering av strukturerade och ostrukturerade data som finns tillgängliga i hela organisationen
- Maskininlärning: Verktygets förmåga att bearbeta, förstå och presentera relevant information på begäran
- Naturlig språkbehandling (NLP): Verktygets förmåga att förstå användarnas frågor/inmatningar som presenteras på mänskligt språk
- Chatbot: AI-kunskapsbasen är vanligtvis en chatbot eller ett konversationsgränssnitt som användarna interagerar med
Hur fungerar en AI-kunskapsbas?
I grunden liknar en AI-kunskapsbas en traditionell kunskapsbas. Det vill säga, båda kunskapsbaserna sammanställer/skapar, organiserar och presenterar information som medarbetarna kan använda. Men AI förbättrar dess effektivitet och användbarhet exponentiellt.
Maskininlärningsmodeller analyserar data och organiserar dem automatiskt. Baserat på nyckelord taggar modellerna information från artiklar, kalkylblad, dokument och andra format för verktyg för kundrelationshantering (CRM), projektledning, personaladministration etc.
De skapar ett nätverk av sammankopplade data för att visa svar när en fråga ställs.
Hur skiljer sig en AI-kunskapsbas från en traditionell kunskapsbas?
Den AI-drivna kunskapsbasen är en uppgradering av den traditionella. Så här gör du.
Struktur
Till att börja med innehåller traditionell programvara för kunskapshantering vanligtvis en samling sammankopplade artiklar eller dokument. Bruksanvisningen till vad du än har köpt är det perfekta exemplet på en enkel kunskapsbas.
En AI-kunskapsbas är en samling data som är organiserad och taggad på rätt sätt. Användarna behöver dock inte gå igenom all data för att få tillgång till information, vilket är nästa punkt.
Åtkomst
Traditionella kunskapsbaser nås via en portal eller en mapp. Användarna förväntas antingen ”söka” om informationen är sökbar eller bläddra igenom dokument/webbsidor för att hitta det de behöver.
I en kunskapsbas sker åtkomsten via en interaktiv chattbot som du ställer en fråga till och får ett enkelt svar från.
Bearbetning
I en traditionell kunskapsbas får du informationen och måste bearbeta den själv. Om du till exempel vill veta priset på ett verktyg för 52 användare skulle den traditionella kunskapsbasen säga: ”Priset per användare är 15 dollar upp till 50 användare och 12 dollar per användare därefter.” Du måste göra beräkningarna själv.
En AI-kunskapsbas beräknar priset och ger dig ett belopp.
Vilka typer av innehåll finns i en kunskapsbas?
Till skillnad från traditionella kunskapsbaser kan AI-drivna hantera större volymer, större variation och snabbare innehåll. Några vanliga typer av innehåll som stöder en AI-kunskapsbas är:
Strukturerat innehåll: Detta är typiskt för vad traditionella kunskapsbaser skulle ha använt. Det omfattar artiklar, vanliga frågor, bruksanvisningar osv.
Ostrukturerat innehåll: Förutom strukturerat innehåll kan AI-kunskapsbaser ta till sig information från e-post, chattar, CRM-system/projektledningsverktyg, inlägg på sociala medier osv., även om den inte är formaterad på ett enhetligt sätt. Vissa AI-verktyg kan också tolka bilder och andra multimediefiler.
Detta är den största fördelen med att använda en AI-baserad kunskapsbas. Men det är inte den enda. Låt oss titta på fler fördelar med en AI-driven kunskapsbas.
Fördelarna med en AI-driven kunskapsbas
En AI-kunskapsbas är ett nytt sätt att arbeta. Den förändrar hur medarbetarna söker information – från att bläddra igenom artiklar eller titta på videor till att ställa rätt frågor. Detta kan vara en omvälvande strategi för kunskapshantering med en brant inlärningskurva. Så varför ska man göra det?
Hastighet
En AI-kunskapsbas gör det betydligt snabbare att få tillgång till information och hitta svar. Det eliminerar behovet av att bläddra igenom dokument, prova olika söktermer, utvärdera om det är den information du behöver osv. AI tar dig direkt till svaret.
Bonus: Åtta tips för bättre tidshantering med en kunskapsbas
Enkelhet
För oss som är vana vid internetåldern är AI-kunskapsbaser otroligt enkla att använda. Precis som när du googlar något kan du ställa frågor lika naturligt som om du pratade med en annan person. Användningsområdena för detta inom områden som introduktion av nya medarbetare och utbildning på arbetsplatsen kan vara enorma.
Produktivitet
AI-kunskapsbaser sparar mycket tid. De minimerar dramatiskt den tid som kunskapsarbetare lägger på att söka efter information med 30 %, vilket förbättrar produktiviteten och effektiviteten i arbetsflödet.
Användarupplevelse
Har du någonsin försökt lösa ett problem med din telefon eller ditt e-postkonto? Minns du hur det känns att bläddra igenom sida efter sida med information för att försöka lösa ett enkelt problem?
AI-kunskapsbaser kommer att förändra detta. De ger användarna ett intelligent, användarvänligt och interaktivt gränssnitt. De håller konversationen kontextuell och bygger vidare på användarens tidigare frågor. Denna typ av personalisering kan vara särskilt omvälvande för kundtjänsten!
Om dessa fördelar har övertygat dig om att prova AI-kunskapsbaser, här är några av de bästa programvaruverktygen som kan hjälpa dig.
Bästa programvaran för AI-kunskapsbaser
Vilken programvara du väljer för att bygga din kunskapsbas gör hela skillnaden. Här är några av de bästa verktygen för kunskapsbaser som du kan kolla in.
1. ClickUp: Bästa AI-kunskapsbasen för projekt
ClickUp är en allt-i-ett-programvara för arbetsplatshantering som drivs av AI. ClickUp Brain är det första neurala nätverket som kopplar samman dina uppgifter, dokument och medarbetare på ett intelligent sätt.
ClickUp Brains största konkurrensfördel är att AI-kunskapshanteraren ger omedelbara svar från alla uppgifter som finns inom plattformen eller är integrerade i den.
I ClickUp kan den till exempel svara på frågor om vem som arbetar med vad eller hur burndown ser ut för den här sprinten. Om du däremot har integrerat din Google Kalender i ClickUp kan AI:n svara på frågor om ditt schema.
Förutom AI Knowledge Manager automatiserar ClickUp Brain även uppdateringar, standups, lägesrapporter, korrekturläsning, skapande av transkriptioner från videor osv.
Pris: Du kan lägga till ClickUp Brain till valfri betald plan för 7 $ per Workspace-medlem och månad.
2. Zendesk: Bäst för kundsupport
Zendesk är en kundtjänstplattform som integrerar kommunikation via e-post, chatt, sociala medier och självbetjäning. AI-verktyget samlar in information från alla dessa källor för att ta fram kontextuella svar.
Den kan identifiera ämnen som behöver mer information genom att granska kundfrågor, ärenden och klagomål. Dess generativa AI-funktioner stöder skapandet av innehåll och skapar första utkast som experter kan granska och redigera.
På gränssnittsnivå är Zendesks chattbot enkel att implementera och låter dig även definiera dess persona, vilket gör den till en utmärkt digital assistent för kundtjänstteam.
Pris AI-funktionerna ingår i Zendesk-abonnemanget, som kostar från 55 dollar per agent och månad.
3. Slite: Bäst för distansarbetande team
Slite är en AI-baserad kunskapsbas som är utformad för att underlätta informationsdelning mellan team som arbetar på distans. Det användarvänliga gränssnittet gör det möjligt för företag att skapa företagswikis, hantera mötesanteckningar, utforma introduktionsflöden, dokumentera processer och mycket mer.
Dess AI-funktioner förbättrar skrivandet med sammanfattningar och grammatikgranskning. Den stöder översättningar mellan olika språk. Den låter dig importera dokument från Notion, Google Docs eller andra format. Den integreras också med Slack, Trello, Figma och andra verktyg för informationsdelning.
PrisAbonnemangen börjar på 8 dollar per medlem och månad.
4. Tettra: Bäst för intern kunskapshantering
Tettra är en intern kunskapsbas som effektiviserar organisationsdata och ger bättre stöd till medarbetarna. Tack vare integrationen med Slack kan användarna hitta svar direkt i det verktyg de är mest vana vid.
Precis som med de flesta verktyg kan du importera innehåll från Google Docs, Notion, anteckningsfiler osv. Du kan markera föråldrad information, identifiera kunskapsluckor och hålla kunskapsbasen uppdaterad hela tiden.
Pris Tettra kostar från 4 dollar per användare och månad för baspaketet.
5. Notion: För kunskapsbaserat samarbete
Notion kombinerar ChatGPT:s kunskap med din organisationsinformation för att skapa ett helhetsgränssnitt för användarna. Den integrerade AI-assistenten hjälper dig att få svar, skapa innehåll, skriva bättre, sammanfatta dokument och mycket mer.
Den kan också sammanfatta lägesrapporter, skapa åtgärdspunkter och identifiera insikter för att fatta viktiga beslut.
PrisDu kan lägga till AI i ditt Notion-arbetsutrymme från 8 dollar per medlem och månad.
Varje programvara för AI-kunskapsbaser erbjuder olika funktioner och tjänar olika syften. Att välja rätt programvara och bygga vidare på den påverkar effektiviteten i ditt kunskapsarbete. Här är en heltäckande metod för att bygga din egen AI-kunskapsbas.
Hur man bygger en AI-kunskapsbas
Att bygga en AI-kunskapsbas innebär mer än att välja programvara och ladda upp filer. För att få ut det mesta av AI krävs ett strukturerat tillvägagångssätt. Ramverket nedan erbjuder en bra utgångspunkt för att sätta upp en sådan med ett kunskapshanteringsverktyg som ClickUp.
1. Definiera mål och omfattning
Du kan skapa en kunskapsbas för en rad olika syften, till exempel självbetjäning för dina kunder, support för dina team, medarbetarupplevelse för dina utvecklare, allmän kunskap för dina skribenter osv. Var och en av dessa kräver olika insatser, programvara och utbildning. Så innan du skapar din kunskapsbas bör du definiera dess syfte.
Mål
Skissa upp ett enkelt syfte för din AI-kunskapsbas. Definiera dina mål tydligt. Se till att de är rimliga och mätbara.
Omfattning
Även om AI-kunskapsbaser är kraftfulla är de inte en universallösning på alla problem. För att göra den effektiv bör du fastställa gränserna för dess tillämpning. Se till att du vet vad som ingår och vad som inte ingår i tillämpningsområdet.
Användare
Identifiera vem som kommer att använda kunskapsbasen och vilken typ av information de behöver. Använd detta för att fatta beslut under hela livscykeln.
2. Välj rätt programvara och AI-modeller
När du vet vilka mål du har, välj rätt programvara för dina behov. Här är några frågor du kan ställa till din programvaruleverantör.
- Vad innebär AI? En bra kunskapsbasprogramvara måste integrera maskininlärning och NLP för att kunna besvara användarnas frågor effektivt
- Vilka funktioner erbjuder den? Förutom att svara på frågor, kan den utföra stavningskontroller, göra grammatikkorrigeringar, sammanfatta rapporter, fylla i formulär osv.?
- Hur ser gränssnittet ut? Är chatboten användarvänlig? Kan den anpassas till din organisations ton och stil?
- Vad integreras den med? En kunskapsbas som integrerar och utnyttjar information från olika arbetsverktyg kan vara en fantastisk bonus
- Är det skalbart? När din organisation och din information växer, kan AI-verktyget skala med dig?
Till exempel, om du har definierat ditt mål som att förbättra effektiviteten i projektledningen, omfattningen som din organisations tekniska verksamhet och användarna som projektledare, utvecklare och scrum masters, är ClickUp Brain ett utmärkt verktyg för detta.
Den viktigaste frågan du måste ställa dig när det gäller AI är dock om det kommer att ge transparens och spårbarhet. De flesta AI-verktyg anger inte sina källor, till skillnad från ClickUp Brain.
Som rapporterades i Tech Crunch tidigare i år: ”Det som är smart här är dock att ClickUp har byggt systemet på ett sätt som inte bara citerar alla sina källor utan också proaktivt frågar användaren om det ska skapa relevanta dokument åt dem baserat på sökresultaten.”
3. Samla in och organisera data
God kunskapshantering beror nästan helt på de data du matar in. Så innan du implementerar en kunskapsbas bör du förbereda dina data.
Sammanställ data
Samla in dina vanliga frågor, produktdokumentation, instruktionsmejl osv. Titta på alla verktyg du använder och den data de kan innehålla.
Till exempel, om du bygger en kunskapsbas för kundsupportteam kan det vara en bra idé att använda data från dina kundinteraktioner i CRM-systemet, e-postmeddelanden, livechattar osv.
Skapa data
Viss information finns kanske bara i människors huvuden. Ofta är det erfarna medarbetare som känner till processerna och bästa praxis, vilket kanske inte finns dokumenterat. I sådana fall bör du skriva ner dem.
- Använd ett enkelt och lättillgängligt språk för målgruppen
- Förenkla facktermer som användarna kanske inte är bekanta med
- Inkludera visuella hjälpmedel som tabeller, diagram, bilder osv.
Bonus: Hur man skapar en wiki
ClickUp Docs är ett överskådligt, användarvänligt och samarbetsinriktat sätt att skapa data för kunskapsbasen. Bädda in bokmärken, tabeller, bilder och mer för att göra ditt dokument mer engagerande. Dela det med intressenter för kommentarer och uppdateringar. Konvertera objekt i dokumentet till uppgifter och håll koll på framstegen i realtid.
Organisera data
Placera informationen i rätt mappar och tagga dem på lämpligt sätt. Centralisera kunskapsresurserna i Docs Hub. Verifiera valfritt ClickUp-dokument och omvandla det till en officiell kunskapsbas för ditt företag. Om det låter som mycket arbete har ClickUp ett antal mallar för kunskapsbaser att välja mellan.
ClickUps mall för kunskapsbas kan underlätta den processen för dig. Denna helt anpassningsbara och nybörjarvänliga mall hjälper dig att skapa och organisera din kunskap efter kategori, avdelning, process och mer.
För snabbare datahantering, välj ett AI-verktyg som kan automatisera detta åt dig. ClickUp Brain optimerar din kunskapsbas utan problem genom att automatiskt kategorisera, tagga och organisera information.
4. Implementera AI:n och testa den
Ladda upp all data du har samlat in till AI-plattformen för träning. Plattformar som ClickUp Brain är förtränade och kan ta din data och generera svar direkt. Välj ett liknande verktyg för snabbare implementering.
När du väl har skapat AI-kunskapsbasen är det dags att testa den. Ställ de frågor du förväntar dig att användarna ska ställa. Skapa en liten grupp betatestare bland dina användare som får testa den. Utnyttja detta tillfälle för att identifiera eventuella buggar, informationsluckor eller felaktigheter.
Även om det finns flera fantastiska produkter för att implementera din AI-kunskapsbas, är du inte helt fri från utmaningar. Här är några hinder du kan stöta på och hur du kan övervinna dem.
Utmaningar och möjligheter vid implementering av AI-kunskapsbaser
Att implementera en AI-kunskapsbas är enklare, mer tillgängligt och mer kostnadseffektivt än någonsin tidigare. Det betyder inte att det är enkelt. Några av de vanligaste utmaningarna är följande.
Brist på data
De flesta organisationer dokumenterar inte aktivt kunskap om sina processer och projekt. Ännu färre har system som de har använt tillräckligt länge för att samla in tillräckligt med data om den dagliga verksamheten. Utan dessa data blir AI-drivna kunskapsbaser lidande.
Lägg tid på att sammanställa, skapa och organisera data för en mer effektiv implementering av AI-kunskapsbasen.
Föråldrat innehåll
Organisationens kunskap behöver regelbundna uppdateringar, utan vilka AI skulle dela föråldrad kunskap med användarna.
Ställ in regelbundna scheman för datauppdateringar. Märk varje dokument med uppdateringstidpunkten så att du kan granska det vid behov. Du kan också automatisera denna process genom att ställa in påminnelser om uppdateringar. Du kan till exempel ange att alla dokument som rör regelefterlevnad måste uppdateras varje år.
Olämpligt verktyg
Alla verktyg är inte utformade för att klara allt. En programvara som är utformad med kundernas självbetjäning i åtanke kanske inte är det bästa valet för att öka de anställdas engagemang internt.
Ta dig tid att utvärdera olika verktyg. Välj ett som passar dina behov exakt. Om det inte passar dig direkt, fråga din leverantör om de kan anpassa verktyget åt dig.
Att uppfinna hjulet på nytt
En AI-kunskapsbas fungerar utmärkt om den kompletterar dina befintliga system. Om du redan har en kunskapsbas ska du inte kasta bort den och börja om från början. Bygg vidare på den.
Använd informationshierarkin för att strukturera innehållet i din AI-kunskapsbas. Uppdatera dokument och ladda upp dem till ditt nya verktyg.
Det vi ser på marknaden idag är bara början på de möjligheter som AI-kunskapsbaser öppnar upp. Framtiden ser ljusare ut.
Framtiden för AI-kunskapsbaser
AI-kunskapsbaser blir alltmer populära och kommer att utvecklas till att få en betydande inverkan inom en snar framtid.
AI under hela resan
Oavsett om det handlar om en kund som vill köpa en produkt eller en anställd som introduceras till en ny organisation, ligger framtiden för AI-kunskapsbaser i att hantera processen från början till slut.
AI kommer att guida användaren genom hela resan och stödja dem vid varje steg på vägen, vilket ger dem förutsättningar att lyckas.
Inget mer arbete om arbete
Idag lägger företag mycket tid på ”arbete kring arbetet”. Projektledare ägnar till exempel tid åt att skriva mötesanteckningar, hålla koll på vem som gjorde vad och när, osv. Framtidens AI kommer att minimera detta.
Automatiserad kunskapsgenerering
I framtiden kommer AI-kunskapsbaser att kunna förstå processer och skapa dokumentation för dem.
Till exempel, om en agent hanterar ett specifikt kundärende på ett visst sätt, utan att det finns en kunskapsbaspost om det, kommer framtidens AI att skapa den och flagga den för godkännande.
Smidigare övergång från kunskap till handling
Nästa nivå av AI-användningsfall inom kunskapshantering skulle snabbt gå från information till handling. Om någon till exempel frågar om ett företags policy för lån till anställda skulle AI:n kunna guida dem genom ansökan, nödvändig dokumentation, tidsplaner osv.
Hittills har AI-tekniken gjort en stark start inom innehållsskapande, automatisering och informationsbearbetning. Nästa steg kan vara allt från röststyrda assistenter till verktyg för automatisk kodning. I framtiden kommer AI att bli vad vi gör det till.
Dra nytta av din kunskap med ClickUp Brain
Kunskapsarbetets inverkan på världen växer för varje dag. Automatisering och kunskap blir allt vanligare och ersätter snabbt manuellt arbete. I en sådan värld är förmågan att få tillgång till, analysera och använda information den mest värdefulla kompetensen. AI-kunskapsbaser gör det enkelt.
En bra programvara för kunskapsdelning med AI förenklar komplexiteten i organisationsdata för att koppla ihop punkterna och ge användarna en mer fullständig bild. Den automatiserar rutinuppgifter och frigör tid – och tankekraft – för kreativ problemlösning.
Ett verktyg som är tillräckligt kraftfullt för att uppnå allt detta måste vara genomtänkt. ClickUp Brain är precis det. AI:n är utformad kring projektrelaterade data inom ClickUp och alla andra verktyg du har integrerat med det, vilket ger den en kontextuell förståelse för din arbetsyta och möjliggör tydliga, exakta svar.
Från ”Vilka är mina uppgifter idag?” till ”Förklara QA-processen för mig” – ClickUp Brain kan hantera alla frågor med lätthet. Och vad mer? Den visar dig källan, vilket skapar förtroende och transparens i din relation med AI.
Testa ClickUp Brain och se hur det fungerar. Prova ClickUp gratis idag.