Kunskapsarbetet har vuxit exponentiellt, mer än någon annan bransch, under de senaste åren. Några av världens mest värdefulla företag, som Apple, Alphabet, Amazon och Microsoft, är alla teknikföretag.
Tillväxten i antal jobb, liksom de högsta lönerna, finns inom teknikrelaterade roller. ”De roller som växer snabbast i förhållande till sin storlek idag drivs av teknik, digitalisering och hållbarhet”, konstaterar World Economic Forum (WEF).
Enligt WEF:s studie toppar faktiskt kognitiva färdigheter som analytiskt tänkande, kreativt tänkande, resiliens, självmedvetenhet, nyfikenhet och teknisk kompetens listan över efterfrågade färdigheter.
I grund och botten kommer det verkliga värdet i kunskapsekonomin att vara, ja, kunskap. Problemet är att anställda ofta har svårt att få tillgång till den. Gartner fann nyligen att 47 % av anställda har svårt att hitta den information de behöver för att utföra sitt arbete. Hela 32 % har fattat felaktiga beslut på grund av detta.
Några av de vanligaste orsakerna till detta är:
Applikationsspridning: Information spridd över för många applikationer utan ett samlat sätt att komma åt den.
Oorganiserade data: Har du någonsin känt att du har för många kalkylblad för samma rapport men inte är säker på något av dem? Just det!
Begränsad åtkomst: Mängden applikationer skapar problem med åtkomstkontroll, och anställda orkar ofta inte gå igenom den byråkratiska processen för att få åtkomst.
Brist på utbildning: Organisationer antar att deras anställda vet hur man snabbt söker efter och hittar information. Men det stämmer inte.
Kunskapshantering: Framför allt är organisatorisk kunskap inte alltid dokumenterad, taggad, organiserad, lagrad och uppdaterad på ett effektivt sätt.
En ny lösning för dessa brister är AI-kunskapsbasen. I det här blogginlägget utforskar vi helheten och de mer detaljerade aspekterna av att utnyttja AI för din organisations kunskapsbas. Vi förklarar också hur man bygger en sådan och håller den optimerad.
Vad är en AI-kunskapsbas?
En AI-kunskapsbas är en centraliserad samlingspunkt för organisationens information, som görs tillgänglig för användarna på begäran via ett intelligent chattgränssnitt. Kort sagt är det en chattbot som kan svara på dina frågor baserat på all din data, även om den är spridd över flera källor.
Vad innebär en AI-kunskapsbas?
Några av de viktigaste komponenterna i AI-verktyg för kunskapshantering är:
- Data: Konsolidering av strukturerad och ostrukturerad data som finns tillgänglig i hela organisationen.
- Maskininlärning: Verktygets förmåga att bearbeta, förstå och presentera relevant information på begäran.
- Naturlig språkbehandling (NLP): Verktygets förmåga att förstå användarnas frågor/uppmaningar som presenteras på mänskligt språk.
- Chatbot: AI-kunskapsbasen är vanligtvis en chatbot eller ett konversationsgränssnitt som användarna interagerar med.
Hur fungerar en AI-kunskapsbas?
I grunden liknar en AI-kunskapsbas en traditionell kunskapsbas. Det vill säga att båda kunskapsbaserna samlar in/skapar, organiserar och presenterar information som anställda kan använda. AI förbättrar dock dess effektivitet och användbarhet exponentiellt.
Maskininlärningsmodeller analyserar data och organiserar dem automatiskt. Baserat på nyckelord märker modellerna information från artiklar, kalkylblad, dokument och andra format för verktyg för kundrelationshantering (CRM), projektledning, personaladministration etc.
De skapar ett nätverk av sammankopplade data för att visa svar när en fråga ställs.
Hur skiljer sig en AI-kunskapsbas från en traditionell kunskapsbas?
Den AI-drivna kunskapsbasen är en uppgradering av den traditionella. Så här fungerar det.
Struktur
Till att börja med innehåller traditionell programvara för kunskapshantering vanligtvis en samling sammankopplade artiklar eller dokument. Bruksanvisningen till något du någonsin köpt är ett perfekt exempel på en enkel kunskapsbas.
En AI-kunskapsbas är en bakgrund av data som är organiserad och taggad på lämpligt sätt. Användarna behöver dock inte gå igenom all information för att få tillgång till den, vilket är nästa punkt.
Åtkomst
Traditionella kunskapsbaser nås via en portal eller en mapp. Användarna förväntas antingen "söka" om data är sökbara eller bläddra igenom dokument/webbsidor för att hitta det de behöver.
I en kunskapsbas sker åtkomsten via en interaktiv chatbot som du ställer frågor till och får enkla svar från.
Bearbetning
I en traditionell kunskapsbas får du informationen och måste bearbeta den själv. Om du till exempel vill veta priset för ett verktyg för 52 användare skulle den traditionella kunskapsbasen säga: ”Priset per användare är 15 dollar upp till 50 användare och 12 dollar per användare därefter.” Du måste göra beräkningarna själv.
En AI-kunskapsbas beräknar priset och ger dig ett belopp.
Vilka typer av innehåll finns i en kunskapsbas?
Till skillnad från traditionella kunskapsbaser kan AI-drivna kunskapsbaser hantera större volymer, större variation och högre hastighet på innehållet. Några vanliga typer av innehåll som stöder en AI-kunskapsbas är:
Strukturerat innehåll: Detta är vanligtvis vad traditionella kunskapsbaser skulle ha använt. Det inkluderar artiklar, vanliga frågor, bruksanvisningar etc.
Ostrukturerat innehåll: Förutom strukturerat innehåll kan AI-kunskapsbaser använda information från e-post, chattar, CRM/projektledningsverktyg, inlägg på sociala medier etc., även om det inte är formaterat på ett enhetligt sätt. Vissa AI-verktyg kan också förstå bilder och andra multimediefiler.
Detta är den största fördelen med att använda en AI-kunskapsbas. Men det är inte den enda. Låt oss titta på fler fördelar med en AI-driven kunskapsbas.
Fördelarna med en AI-driven kunskapsbas
En AI-kunskapsbas är ett nytt sätt att göra saker på. Den förändrar medarbetarnas sätt att söka information, från att söka igenom artiklar eller titta på videor till att ställa rätt frågor. Detta kan vara en omvälvande strategi för kunskapshantering med en brant inlärningskurva. Så varför göra det?
Hastighet
En AI-kunskapsbas gör det betydligt snabbare att få tillgång till information och hitta svar. Det eliminerar behovet av att söka igenom dokument, prova olika söktermer, utvärdera om det är den information du behöver osv. AI tar dig direkt till svaret.
Bonus: Åtta tips för bättre tidsplanering med en kunskapsbas
Enkelhet
För oss som är vana vid internetåldern är AI-kunskapsbaser extremt enkla att använda. Precis som när du googlar något kan du ställa frågor på samma naturliga sätt som när du pratar med en annan person. Tillämpningarna av detta inom områden som introduktion av nya medarbetare och utbildning på arbetsplatsen kan vara enorma.
Produktivitet
AI-kunskapsbaser sparar mycket tid. De minimerar dramatiskt den tid som kunskapsarbetare lägger på att söka efter information, vilket förbättrar produktiviteten och effektiviteten i arbetsflödet.
Användarupplevelse
Har du någonsin försökt lösa ett problem med din telefon eller e-postkonto? Minns du hur det känns att bläddra igenom sidor och sidor med information för att försöka lösa ett enkelt problem?
AI-kunskapsbaser kommer att förändra det. De ger användarna ett intelligent, lättanvänt och interaktivt gränssnitt. De håller konversationen kontextuell och bygger vidare på användarens tidigare frågor. Denna typ av personalisering kan vara särskilt transformativ för kundservice!
Om dessa fördelar har övertygat dig om att prova AI-kunskapsbaser, här är några av de bästa programvaruverktygen som kan hjälpa dig.
Bästa programvaran för AI-kunskapsbaser
Den programvara du väljer för att bygga din kunskapsbas gör hela skillnaden. Här är några av de bästa programvaruverktygen för kunskapsbaser som du kan kolla in.
1. ClickUp: Bästa AI-kunskapsbasen för projekt
ClickUp är en allt-i-ett-programvara för arbetsplatshantering som drivs av AI. ClickUp Brain är det första neurala nätverket som kopplar samman dina uppgifter, dokument och människor på ett intelligent sätt.
ClickUp Brains största konkurrensfördel är att AI-kunskapshanteraren ger omedelbara svar från alla uppgifter som finns inom plattformen eller är integrerade i den.
I ClickUp kan den till exempel svara på frågor om vem som arbetar med vad eller hur burndown för denna sprint ser ut. Om du däremot har integrerat din Google Kalender i ClickUp kan AI:n svara på frågor om ditt schema.
Förutom AI Knowledge Manager automatiserar ClickUp Brain även uppdateringar, standups, framstegsrapporter, korrekturläsning, skapande av transkriptioner från videor etc.
Pris: Du kan lägga till ClickUp Brain till valfri betald plan för 7 dollar per arbetsplatsmedlem och månad.
2. Zendesk: Bäst för kundsupport
Zendesk är en kundtjänstplattform som integrerar kommunikation via e-post, chatt, sociala medier och självbetjäning. AI-verktyget samlar in information från alla dessa källor för att ta fram kontextuella svar.
Den kan identifiera ämnen som behöver mer information genom att granska kundfrågor, ärenden och klagomål. Dess generativa AI-funktioner stöder skapandet av innehåll och bygger första utkast som experter kan granska och redigera.
På gränssnittsnivå är Zendesks chatbot enkel att implementera och låter dig även definiera dess persona, vilket gör den till en utmärkt digital kompanjon för kundtjänstteam.
Pris AI-funktionerna är integrerade i Zendesk-abonnemanget, som kostar från 55 dollar per agent och månad.
3. Slite: Bäst för distansarbetande team
Slite är en AI-kunskapsbas som är utformad för att underlätta informationsdelning mellan team på distans. Det användarvänliga gränssnittet gör det möjligt för företag att skapa företagswikis, spara mötesanteckningar, utforma onboarding-arbetsflöden, dokumentera processer osv.
Dess AI-funktioner förbättrar skrivandet med sammanfattningar och grammatikontroller. Den stöder översättningar mellan olika språk. Den låter dig importera dokument från Notion, Google Docs eller andra format. Den integreras också med Slack, Trello, Figma och andra verktyg för informationsdelning.
PrisPlanerna börjar på 8 dollar per medlem och månad.
4. Tettra: Bäst för intern kunskapshantering
Tettra är en intern kunskapsbas som effektiviserar organisationsdata och ger bättre support till anställda. Integrationen med Slack gör det möjligt för användare att hitta svar direkt i det verktyg de är mest bekväma med.
Som med de flesta verktyg kan du importera innehåll från Google Docs, Notion, anteckningsfiler etc. Du kan markera föråldrad information, identifiera kunskapsluckor och hålla kunskapsbasen uppdaterad hela tiden.
PrisTettra kostar från 4 dollar per användare och månad för baspaketet.
5. Notion: För kunskapsbaserat samarbete
Notion kombinerar kunskapen från ChatGPT med din organisationsinformation för att skapa ett holistiskt gränssnitt för användarna. Den integrerade AI-assistenten hjälper dig att få svar, skapa innehåll, skriva bättre, sammanfatta dokument och mycket mer.
Den kan också sammanfatta lägesrapporter, skapa åtgärdspunkter och identifiera insikter för att fatta viktiga beslut.
PrisDu kan lägga till AI till din Notion-arbetsyta från 8 dollar per medlem och månad.
Varje AI-kunskapsbasprogramvara erbjuder olika funktioner och tjänar olika syften. Att välja rätt och bygga vidare på den påverkar effektiviteten i ditt kunskapsarbete. Här är en omfattande metod för att bygga din egen AI-kunskapsbas.
Hur man bygger en AI-kunskapsbas
Att bygga en AI-kunskapsbas innebär mer än att välja programvara och ladda upp filer. För att få ut det mesta av AI krävs ett strukturerat tillvägagångssätt. Ramverket nedan är en bra utgångspunkt för att skapa en kunskapsbas med ett kunskapsverktyg som ClickUp.
1. Definiera mål och omfattning
Du kan skapa en kunskapsbas för en rad olika ändamål, till exempel självbetjäning för dina kunder, agentstöd för dina team, medarbetarupplevelse för dina utvecklare, allmän kunskap för dina skribenter osv. Varje ändamål kräver olika input, programvara och utbildning. Innan du skapar din kunskapsbas bör du därför definiera dess syfte.
Mål
Skissa upp ett enkelt mål för din AI-kunskapsbas. Definiera dina mål tydligt. Se till att de är rimliga och mätbara.
Omfattning
AI-kunskapsbaser är kraftfulla, men de är inte en universallösning för alla problem. För att göra dem effektiva måste du sätta gränser för deras tillämpning. Ta reda på vad som ingår och vad som inte ingår i deras tillämpningsområde.
Användare
Identifiera vem som kommer att använda kunskapsbasen och vilken typ av information de behöver. Använd detta för att fatta beslut under hela livscykeln.
2. Välj rätt programvara och AI-modeller
När du vet vilka mål du har kan du välja rätt programvara för dina behov. Här är några frågor du kan ställa till din programvaruleverantör.
- Vad innebär AI? En bra kunskapsbasprogramvara måste integrera maskininlärning och NLP för att kunna svara på användarnas frågor på ett effektivt sätt.
- Vilka funktioner erbjuder den? Förutom att svara på frågor, kan den också göra stavningskontroller, korrigera grammatik, sammanfatta rapporter, fylla i formulär osv. ?
- Hur ser gränssnittet ut? Är chatboten användarvänlig? Kan den anpassas till din organisations ton och stil?
- Vad integreras det med? En kunskapsbas som integrerar och utnyttjar information från olika arbetsverktyg kan vara en extraordinär bonus.
- Är den skalbar? Kan AI-verktyget skalas upp i takt med att din organisation och information växer?
Om du till exempel har definierat ditt mål som att förbättra effektiviteten i projektledningen, omfattningen som din organisations tekniska praxis och användarna som projektledare, utvecklare och scrum masters, är ClickUp Brain ett utmärkt verktyg för detta.
Den viktigaste frågan du behöver ställa dig om AI är dock om den kommer att ge transparens och granskningsbarhet. De flesta AI-verktyg anger inte sina källor, till skillnad från ClickUp Brain.
Som Tech Crunch rapporterade tidigare i år: ”Det som är så smart här är att ClickUp har byggt systemet på ett sätt som inte bara citerar alla källor, utan också proaktivt frågar användaren om det ska skapa relevanta dokument baserat på sökresultaten.”
3. Samla in och organisera data
God kunskapshantering beror nästan helt på de data du matar in. Innan du implementerar en kunskapsbas bör du därför förbereda dina data.
Sammanställ data
Samla dina vanliga frågor, produktdokumentation, instruktionsmejl osv. Titta på alla verktyg du använder och den data de kan innehålla.
Om du till exempel bygger en kunskapsbas för kundsupportteam kan du använda data från dina kundinteraktioner i CRM-systemet, e-post, livechattar etc.
Skapa data
Viss information finns kanske bara i människors huvuden. Vanligtvis är det de äldre medarbetarna som känner till processerna och bästa praxis, som kanske inte finns dokumenterade. I sådana fall bör du skriva ner dem.
- Håll språket enkelt och tillgängligt för målgruppen.
- Förenkla jargong som användarna kanske inte är bekanta med.
- Inkludera visuella hjälpmedel som tabeller, diagram, bilder etc.
Bonus: Hur man skapar en wiki
ClickUp Docs är ett överskådligt, användarvänligt och kollaborativt sätt att skapa data för kunskapsbasen. Bädda in bokmärken, tabeller, bilder och mer för att göra ditt dokument mer engagerande. Dela det med intressenter för kommentarer och uppdateringar. Konvertera objekt i dokumentet till uppgifter och håll koll på framstegen i realtid.
Organisera data
Placera informationen i rätt mappar och tagga dem på lämpligt sätt. Centralisera kunskapsresurserna i Docs Hub. Verifiera alla ClickUp-dokument och konvertera dem till en officiell kunskapsbas för ditt företag. Om det låter som mycket arbete har ClickUp ett antal mallar för kunskapsbaser att välja mellan.
ClickUps mall för kunskapsbas kan underlätta den processen för dig. Denna helt anpassningsbara, nybörjarvänliga mall hjälper dig att skapa och organisera din kunskap efter kategori, avdelning, process och mer.
För snabbare datahantering, välj ett AI-verktyg som kan automatisera detta åt dig. ClickUp Brain optimerar enkelt din kunskapsbas genom att automatiskt kategorisera, tagga och organisera information.
4. Implementera AI och testa den
Ladda upp all data du har samlat in till AI-plattformen för träning. Plattformar som ClickUp Brain är förtränade med förmågan att ta din data och generera svar direkt. För snabbare implementering, välj ett verktyg som detta.
När du har skapat AI-kunskapsbasen är det dags att testa den. Ställ de frågor som du förväntar dig att användarna kommer att ställa. Skapa en liten grupp betatestare från din användarbas som kan testa den. Utnyttja detta tillfälle för att identifiera eventuella buggar, informationsluckor eller felaktigheter.
Även om det finns flera fantastiska produkter för att implementera din AI-kunskapsbas, är du inte helt fri från utmaningar. Här är några hinder du kan stöta på och hur du kan övervinna dem.
Utmaningar och möjligheter vid implementering av AI-kunskapsbaser
Att implementera en AI-kunskapsbas är enklare, mer tillgängligt och mer kostnadseffektivt än någonsin tidigare. Det betyder inte att det är enkelt. Några av de vanligaste utmaningarna är följande.
Brist på data
De flesta organisationer dokumenterar inte aktivt kunskap om sina processer och projekt. Ännu färre har system som de har använt tillräckligt länge för att samla in tillräckligt med data om den dagliga verksamheten. Utan data blir AI-drivna kunskapsbaser lidande.
Investera tid i att samla in, skapa och organisera data för en mer effektiv implementering av AI-kunskapsbasen.
Föråldrat innehåll
Organisationens kunskap behöver uppdateras regelbundet, annars skulle AI dela föråldrad kunskap med användarna.
Ställ in regelbundna scheman för datauppdateringar. Märk varje dokument med uppdateringstidpunkten så att du kan granska det vid behov. Du kan också automatisera denna process genom att ställa in påminnelser om uppdateringar. Du kan till exempel ange att alla dokument som rör efterlevnad måste uppdateras varje år.
Olämpligt verktyg
Alla verktyg är inte utformade för att göra allt. En programvara som är utformad med kundens självbetjäning i åtanke kanske inte är så bra för intern medarbetarengagemang.
Ta dig tid att utvärdera olika verktyg. Välj ett som passar dina behov exakt. Om det inte passar dig direkt, fråga din leverantör om de kan anpassa verktyget åt dig.
Att uppfinna hjulet på nytt
En AI-kunskapsbas fungerar utmärkt om den kompletterar dina befintliga system. Om du redan har en kunskapsbas, släng den inte och börja om från början. Bygg vidare på den.
Använd informationshierarkin för att strukturera innehållet i din AI-kunskapsbas. Uppdatera dokument och ladda upp dem till ditt nya verktyg.
Det vi ser på marknaden idag är bara början på de möjligheter som AI-kunskapsbaser öppnar upp. Framtiden ser ljusare ut.
Framtiden för AI-kunskapsbaser
AI-kunskapsbaser blir alltmer populära och kommer att utvecklas till att få en ännu större inverkan i en nära framtid.
AI under hela resan
Oavsett om det är en kund som vill köpa en produkt eller en anställd som börjar på ett nytt företag, ligger framtiden för AI-kunskapsbaser i att ta hand om processen från början till slut.
AI kommer att guida användaren genom hela resan och stödja dem i varje steg på vägen, så att de kan nå framgång.
Inget mer arbete om arbete
Idag lägger företag mycket tid på ”arbete om arbete”. Projektledare ägnar till exempel tid åt att skriva standup-anteckningar, övervaka vem som gjorde vad och när, etc. Framtiden för AI kommer att minimera detta.
Automatiserad kunskapsgenerering
I framtiden kommer AI-kunskapsbaser att kunna förstå processer och skapa dokumentation för dem.
Till exempel, om en agent löser ett specifikt kundklagomål på ett visst sätt, utan att det finns någon kunskapsbaspost om det, kommer framtidens AI att skapa den och markera den för godkännande.
Smidigare övergång från kunskap till handling
Nästa nivå av AI-användningsfall inom kunskapshantering skulle gå från information till handling snabbt. Om någon till exempel frågar om ett företags policy för personalån, skulle AI kunna guida dem genom ansökan, nödvändig dokumentation, tidsplaner etc.
Hittills har AI-tekniken gjort stora framsteg inom innehållsskapande, automatisering och informationsbearbetning. Nästa steg kan vara allt från röstaktiverade assistenter till verktyg för automatisk kodning. I framtiden kommer AI att bli det vi gör det till.
Utnyttja din kunskap med ClickUp Brain
Kunskapsarbetets inverkan på världen växer för varje dag. Automatisering och kunskap blir allt vanligare och ersätter snabbt manuellt arbete. I en sådan värld är tillgång till, analys och användning av information den mest värdefulla kompetensen. AI-kunskapsbaser gör det enkelt.
En bra programvara för kunskapsdelning med AI förenklar komplexiteten i organisatoriska data för att koppla ihop punkterna och ge användarna en mer fullständig bild. Den automatiserar rutinarbetet och frigör tid – och sinne – för kreativ problemlösning.
Ett verktyg som är tillräckligt kraftfullt för att uppnå allt detta måste vara genomtänkt. ClickUp Brain är precis det. AI:n är utformad kring projektrelaterade data inom ClickUp och alla andra verktyg som du har integrerat med det, och får en kontextuell förståelse för din arbetsyta och ger tydliga, korrekta svar.
Från "Vilka är mina uppgifter idag?" till "Förklara QA-processen för mig" – ClickUp Brain kan enkelt hantera alla frågor. Och vad mer? Det visar dig källan, vilket skapar förtroende och transparens i din relation med AI.
Testa ClickUp Brain och se hur det fungerar. Prova ClickUp gratis idag.