Har du någonsin haft svårt att förstå en komplex projektplan, bara för att sedan stöta på ett diagram eller en visualisering som plötsligt gjorde allt kristallklart?
Det är fantastiskt hur en tydlig bild bokstavligen ger en tydligare bild, eller hur?
En processkarta ger liv och tydlighet åt varje funktion och till och med en organisations vision. Gissa vad som förstärker dess effekt? Processkartans symboler.
Dessa grundläggande element tar den visuella förståelsen till en ny nivå, och den 9,84 miljarder dollar stora branschen för visualiseringsverktyg instämmer.
Denna artikel är en omfattande guide till symboler för processkartläggning. Vi förklarar vad de är, ger exempel på specifika och vanliga symboler för processkartläggning och diskuterar de viktigaste typerna.
Vi går också igenom en sexstegsguide för att skapa processkartor och hur ClickUp, en projektledningsplattform, kan hjälpa dig att skapa en.
Vad är symboler för processkartor?
Processkartningssymboler är visuella element som används för att representera olika steg, operationer och beslut inom en process. De hjälper till att illustrera hur en process flyter från början till slut.
Det primära syftet med symboler för processkartor är att göra komplexa procedurer lättare att förstå och analysera. De används i stor utsträckning inom affärsverksamhet, teknik och processhantering för att visa hur information flödar, lagras och exekveras.
Vanliga symboler som används i processkartläggning
Nu när du har en kort översikt över symboler för processkartor, här är de vanligaste symbolerna för processkartor baserat på deras användning.
Databehandling
Här är de viktigaste symbolerna som anger hur data bearbetas och organiseras:
| Form | Namn | Funktion |
|---|---|---|
| Sammanställ symbol | Representerar sammanslagningen av två eller flera datamängder | |
| Sorteringssymbol | Anger i vilken ordning data kommer att ordnas |
Lagring av filer och information
För att representera datalagring är detta de processkartningssymboler du behöver använda:
| Form | Namn | Funktion |
|---|---|---|
| Symbol för lagrad data | Indikerar att data lagras här | |
| Databassymbol | Representerar en lista med information med en standardstruktur | |
| Symbol för direktåtkomstlagring | Detta är en symbol för en hårddisk. | |
| Symbol för intern lagring | Representerar data som lagras i ett systems interna minne. |
Process och drift
Här är processkartningssymboler som visar att ett steg utför en uppgift, en operation eller en logik:
| Form | Namn | Funktion |
|---|---|---|
| Processymbol | Representerar en åtgärd, uppgift eller operation | |
| Subrutinsymbol | Denna symbol visar en serie åtgärder relaterade till en större uppgift, som också kan ha en separat processkarta. | |
| Alternativ symbol | Detta visar att det finns ett alternativt steg som kan vidtas. | |
| Symbol för fördröjning | Representerar en väntetid eller fördröjning | |
| Förberedelsessymbol | Detta steg visar förberedelserna inför nästa åtgärd. | |
| Symbol för manuell slinga | Visar en sekvens av kommandon som upprepas tills den stoppas manuellt. |
Inmatning och utmatning
Varje processkarta måste ange typen av information. Dessa symboler hjälper till att kommunicera in- och utdata:
| Form | Namn | Funktion |
|---|---|---|
| Inmatnings- eller utmatningssymbol | Representerar material eller information som kommer in i eller lämnar processen. | |
| Dokumentsymbol | Indikerar ett processteg som använder eller genererar ett dokument eller en rapport. | |
| Symbol för flera dokument | Detta är ett steg som visar att flera dokument används eller produceras. | |
| Visningssymbol | Visar att viss information visas eller presenteras | |
| Symbol för manuell inmatning | En symbol för manuell inmatning betyder att ett steg kräver mänsklig inmatning och inte är automatiserat. |
Förgrening och kontroll av flödessymboler
För att hjälpa ditt företag att visualisera informationsflödets riktning är dessa processkartningssymboler viktiga:
| Form | Namn | Funktion |
|---|---|---|
| Pilsymbol | Anger riktningen för information eller process. Används främst för läsning. | |
| Terminatorsymbol | Representerar början eller slutet på en process | |
| Beslutssymbol | Visar det steg där ett beslut måste fattas. | |
| Anslutningssymbol | Denna symbol kopplar samman två processkartor. Vanligtvis används den för att fortsätta kartläggningen på en annan sida. | |
| Symbol för off-page-anslutning | Denna symbol visar var den ansluter när en process fortsätter på en sida utanför sekvensen. | |
| Symbol för sammanslagning | Visar var flera processer sammanstrålar | |
| Extrahera symbol | Symboliserar att man tar en specifik del av data från en mer omfattande datamängd. | |
| OR-symbol | En förgreningspunkt där en av flera vägar kan väljas |
Symbolordlista
En standardiserad processkarta säkerställer att varje form representerar en liknande typ av uppgift eller operation. Här är en ordlista som hjälper dig att förstå vanliga former i en processkarta och deras viktigaste funktion:
| Form | Funktion |
|---|---|
| Cirkel | Indikerar början eller slutet på en process |
| Oval | Representerar ett steg eller en aktivitet inom en process |
| Rektangel | Indikerar en punkt där ett val görs |
| Diamant | Representerar data som kommer in i eller lämnar en process |
| Parallellogram | Indikerar en plats där data lagras |
| Cylinder | Representerar en datalagring som nås sekventiellt |
| Triangel | Visar ett manuellt steg eller en fördröjning i processen |
| Hexagon | Representerar en extern datakälla |
| Pentagon | Detta är ett återanvändbart stegblock inom en större process. |
| Trapez | Representerar ett dokument eller en rapport |
Olika typer av processkartor
Vilka symboler du ska använda beror på vilka typer av processkartor som passar dina behov. Här är sex standardtyper av processkartor baserade på specifika syften och bästa användningsfall:
Detaljerad processkarta
En detaljerad karta ger en djupgående bild av processen, inklusive varje steg och beslut. Den är idealisk för att förstå komplexa processer eller identifiera flaskhalsar.
Här är de mest använda symbolerna:
- Symboler för datalagring: Databas, dokument
- Oval: Representerar en process eller aktivitet
- Rektangel: Representerar ett beslutstillfälle
- Diamant: Representerar en inmatning eller utmatning
Här bör du använda en detaljerad processkarta:
- Genomföra grundorsaksanalys
- Förstå komplexa processer
- Identifiera flaskhalsar och ineffektiviteter
- Dokumentera detaljerade procedurer
Processkarta på hög nivå
En processkarta på hög nivå ger en bred översikt över viktiga milstolpar och beslutspunkter. Den hjälper till att förstå det övergripande flödet i en process eller att kommunicera med intressenter.
Här är några vanliga avancerade symboler för processkartor:
- Oval: Representerar en process eller aktivitet
- Rektangel: Representerar ett beslutstillfälle
- Diamant: Representerar en inmatning eller utmatning
Här är de bästa situationerna för en processkarta på hög nivå:
- Processöversikt
- Förstå det övergripande processflödet
- Kommunicera med intressenter
- Strategisk planering
Värdeflödeskarta (VSM)
En VSM hjälper till att identifiera slöseri och ineffektivitet inom en process, med fokus på värdeflödet. Denna metod används ofta i specialiserad VSM-programvara för lean-processförbättring.
Här är symbolerna som används i en VSM:
- Lagersymbol: Representerar ett lager av material.
- Pil: Representerar flödet av material eller information.
- Triangel: Representerar en fördröjning eller väntetid.
En VSM passar bäst för följande ändamål:
- Öka effektiviteten
- Kartläggning av hela avdelningar eller funktioner
- Identifiera slöseri och ineffektivitet
- Lean-processförbättring
- Minska kostnaderna
Swimlane-processkarta
En processkarta med simbanor visualiserar en process över olika avdelningar eller team med hjälp av tydliga sektioner. Dessa sektioner representerar ofta de avdelningar eller funktioner som ansvarar för uppgiften.
Processkartans symboler som är unika för simbanan är horisontella eller vertikala band. Dessa band separerar visuellt ansvaret för olika team, avdelningar eller individer som är involverade.
En simbana är perfekt för följande ändamål:
- Analysera flaskhalsar i processer
- Förstå processägande
- Identifiera överlämningar mellan avdelningar
- Förbättra tvärfunktionellt samarbete
Beslutsträd
Ett beslutsträd representerar beslutsprocesser och deras potentiella resultat. Det grenar sig som ett träd för att hjälpa läsarna att förstå vad som kan hända efter att en uppgift har utförts.
Här är symbolerna som används här:
- Rektangel: Representerar ett beslutspunk
- Diamant: Representerar en chansnod
- Cirkel: Representerar en slutpunkt
Här är de bästa situationerna där ett beslutsträd är lämpligt:
- Utvärdera alternativ och konsekvenser
- Beslutsfattande
- Riskbedömning
- Scenarioplanering
Flödesschema
Ett processflödesschema fokuserar på sekvensen av steg. Det är ett enkelt men effektivt verktyg för att visualisera processer.
Här är några av de grundläggande flödesschemasymbolerna:
- Cirkel: Representerar en start- eller slutpunkt
- Oval: Representerar en process eller aktivitet
- Rektangel: Representerar ett beslutstillfälle
- Diamant: Representerar en inmatning eller utmatning
Här är de bästa situationerna där ett flödesschema passar:
- Processanalys
- Förstå processflödet
- Dokumentera procedurer
- Utbildningsmoduler
Utöver dessa typer blir diagrambaserade procestyper, såsom dataflödesdiagram, arbetsflödesdiagram och kumulativa flödesdiagram, allt populärare inom projektledning.
Hur man skapar en processkarta med hjälp av symboler
Här är en tvådelad genomgång som täcker skapande och analys av processkartor. ClickUps verktyg för processkartläggning kan göra detta mycket enklare.
6 steg för att skapa en processkarta med symboler
Här är de sex steg du behöver följa för att skapa en effektiv processkarta:
Steg 1: Definiera omfattning och tillvägagångssätt
Det första steget är att involvera intressenterna och fastställa processkartans fokus och tillvägagångssätt.
Här är två steg för att göra det:
- Identifiera det projekt eller den funktion som behöver fokus
- Kalla till ett styrgruppsmöte med dina intressenter.
- Skriv ner förväntningar, till exempel hur det ska representeras och vilken information det ska ge.
Det låter kanske omfattande, men ClickUp erbjuder ett flertal visualiseringsverktyg som hjälper dig att fastställa omfattningen och tillvägagångssättet redan vid det första mötet.
ClickUp Whiteboards är digitala samarbetsytor som är perfekta för brainstorming och visualisering av idéer. När du definierar syftet, förväntningarna och behoven för ett projekt eller en processkarta levererar detta verktyg alltid.
Så här hjälper ClickUp Whiteboards till att definiera en processkarts omfattning och tillvägagångssätt i ett möte med intressenter:
- Brainstorma idéer i realtid och lägg till anteckningar, former och ritningar direkt på whiteboardtavlan.
- För en transparent dokumentation av resultaten och besluten från processkartläggningsmötet med versions- och bidragsdata.
- Koppla verktyget till uppgiftshantering, ClickUp och andra projektelement för att smidigt gå vidare till nästa steg.
Steg 2: Dokumentera stegen
När förväntningarna har klargjorts är nästa steg att funktionscheferna dokumenterar varje steg, hanteringsprocess och metodik som ingår.
Detta kräver omfattande brainstorming, kartläggning och delning. ClickUp underlättar detta med en dedikerad uppsättning verktyg för brainstorming och visualisering.
ClickUp Mind Maps är ett visuellt verktyg för brainstorming, organisering av idéer och skapande av kopplingar mellan begrepp. När du har fastställt omfattningen och tillvägagångssättet förändrar detta verktyg hur du dokumenterar och kopplar samman varje steg och åtgärd.
Här är några funktioner i ClickUp Mind Maps som underlättar detaljerad dokumentation av processkartor:
- Gör det möjligt för dig att anpassa utseendet och skilja mellan processteg, beslut eller andra element.
- Förenklar symbolvalet med tillgång till ett bibliotek med standardiserade flödesschemasymboler.
- Visualisera dataflödet mellan uppgifter och steg med den inbyggda funktionen för punktanslutning. Verktyget har också en omlayoutningsfunktion som automatiskt justerar objekt och tar bort förvirrande överlappningar.
Även med dessa fantastiska verktyg kan det vara tidskrävande att skapa en anpassad lösning från grunden. För att lösa detta kan du använda flera ClickUp-mallar som är färdiga att använda och lätta att anpassa.
ClickUp-mallen för processkartläggning är det perfekta verktyget för gemensam processkartläggning och dokumentation. Dess enkla men visuellt tilltalande struktur gör att alla observationer leder till en tydlig och välorganiserad visualisering.
Här är några funktioner som gör dokumentation och visualisering av steg smidig:
- Gör det möjligt att enkelt ordna steg och kopplingar. Detta gör det enkelt att välja symboler för processkartor.
- Hjälper dig att enkelt fånga detaljer och stegbeskrivningar med omfattande textformateringsfunktioner som banners, teckensnitt och markeringar.
- Ger team möjlighet att skapa och förfina processkartor tillsammans med samarbetsfunktioner som uppdateringar i realtid och omedelbara kommentarer.
Steg 3: Välj och kartlägg symboler
När stegen och processerna har definierats måste du bestämma vilka symboler som ska användas.
Här är några viktiga fakta att tänka på när du väljer symboler för processkartor:
- Processens natur och funktion
- Vilka steg följer efter det första steget?
- Viktiga fakta att tänka på när du beskriver processen
Med en uppsättning processkartläggningssymboler som är kopplade till varje steg blir det enkelt att sätta ihop dem till en processkarta.
Steg 4: Standardisera med en mall
Projekt, logiska lösningar och avdelningar tenderar att ha många liknande processer. När din processkarta är klar kan du standardisera den som en mall. Den blir din referens för att snabbt skapa nya processkartor.
ClickUp har flera ramverk för processkartläggning, till exempel ClickUp Process Flowchart Template och flera andra mallar för värdeströmskartläggning, som hjälper dig att effektivisera din skapandeprocess.
Om du letar efter ett ramverk som enkelt kan anpassas efter dina affärsbehov är ClickUp Process Mapping Template den perfekta lösningen. Från skapandet av arbetsflöden till teamsamarbete – med den här mallen kan du visualisera allt.
Här är några funktioner som visar att den kan bli din standardiserade lösning:
- Gör det möjligt för team att samarbeta i realtid, vilket underlättar processförbättringar.
- Anslut över 1000 verktyg med ClickUp Integrations. Detta säkerställer att du har de senaste uppgifterna för att backa upp de processkartningssymboler du har valt.
- Spara tid när du skapar din standardprocesskarta med det användarvänliga gränssnittet, det omfattande biblioteket med processkartssymboler och de snabba dra-och-släpp-inställningarna.
Steg 5: Optimera och automatisera
Även om du har kartlagt alla dina affärsprocesser kan de komma att ändras. Genom att optimera och automatisera dina processkartor kan du hålla dem uppdaterade vid eventuella förändringar. Detta är särskilt användbart när du granskar nya utmaningar eller implementerar förbättringar horisontellt.
Detta steg kräver vanligtvis att man inför ny teknik och avancerade verktyg. Detta leder ofta till ekonomiska och kompetensrelaterade utmaningar. ClickUp förenklar allt detta med sitt dedikerade AI-plattformsverktyg.
ClickUp Brain är ClickUps inbyggda AI-verktyg som driver automatisering och ger djupgående datainsikter. När det integreras i dina processkartor förenklar det skapandet och hjälper dig att hålla dina visualiseringar uppdaterade.
Här är några fördelar med ClickUp Brain i processkartor:
- Effektiviserar tekniker för processkartläggning genom att automatisera uppgifter och erbjuda kommandon i naturligt språk.
- Genererar en förhandsgranskning av processmodellering med sina avancerade algoritmer.
- Föreslår de bästa stegen och åtgärderna
- Möjliggör samarbete i realtid och analyserar arbetsflöden för att identifiera ineffektiviteter.
- Gör uppdateringen av kartan tydlig med omedelbara sammanfattningar och insikter om hur dina affärsprocesser har förändrats.
Analysera ett exempel på en processkarta
Nu när du vet hur man skapar en process kan vi analysera och tolka ett exempel.
Steg 1: Definiera typen av processkarta
Vi har skapat ett flödesschema med ett logiskt flöde, beslutsfattande element och omarbetningsloopar.
Att identifiera typen av processkarta hjälper dig att förstå hur du ska tolka den.
Steg 2: Identifiera dess syfte
Denna visualisering visar hur försäljnings- och logistikteam bör hantera ökade prognoser för kundernas efterfrågan. Den beskriver stegen för efterfrågeverifiering, kundkommunikation och hur man arbetar för att öka kapaciteten.
Steg 3: Skriv ner observationer och tolkningar
Efter att ha gått igenom steg för steg är det viktigt att notera vad du har förstått.
Här är en analys av flödesschemaexemplet:
- Processen börjar med att kunden kommunicerar långsiktiga prognoser som visar på ökad volym.
- Säljteamet verifierar efterfrågan och, om den bekräftas, samarbetar med kunden för att dokumentera de nya kraven och deras inverkan.
- Logistikteamet fastställer strategin och dess inverkan på verksamheten.
- Om kapaciteten är otillräcklig undersöker teamet alternativ som att utnyttja latent maskinkapacitet eller genomföra kapacitetsökningar.
- Kommunikationen med kunden upprätthålls under hela processen, vilket säkerställer samordning och hantering av förväntningar.
- Processen inkluderar en omarbetningsloop för att utveckla nya strategier för kapacitetsökning tills inga alternativ är genomförbara. Detta indikerar också att justeringar kan behövas baserat på kundfeedback eller förändrade omständigheter.
Fördelarna med att använda symboler för processkartor
Nu när du vet hur man skapar en processkarta med symboler ska vi visa dig hur det kan förändra ditt företag. Här är fem fördelar med att använda symboler i processkartor:
Ökar tydligheten och förståelsen
Processkartläggningssymboler syftar till att förenkla komplexa processer. Med en standardiserad uppsättning symboler blir informationsflödet snabbt och effektivt. Detta gör det enkelt att förstå processflödet, även för intressenter utan teknisk expertis.
Den förbättrade visualiseringen hjälper också teamen att upptäcka potentiella förbättringsområden.
Förbättrar kommunikation och samarbete
Symboler för processkartor är ett eget språk. Att visualisera dina processer med ett gemensamt språk främjar bättre kommunikation och förståelse. Rätt symboler förenklar också diskussioner och underlättar effektivt teamarbete.
Ökar processeffektiviteten
En av de främsta anledningarna till att företag använder processkartor är för att förbättra sin verksamhet.
Processkartningssymboler lyfter effektivt fram flaskhalsar, redundanser och ineffektiviteter i dina processer. Detta resulterar i strömlinjeformade arbetsflöden och ökad effektivitet.
Underlättar beslutsfattandet
En processkarta med rätt symboler gör det enklare att utvärdera olika alternativ. Denna datadrivna och logiska metod är avgörande för att förbättra beslutsnoggrannheten.
Genom att visualisera de potentiella resultaten av olika val kan du identifiera den bästa åtgärden och undvika kostsamma misstag.
Främjar ansvarstagande
Processkartningssymboler klargör vem som är ansvarig för varje åtgärd eller steg. De förenklar också delegeringsprocessen och ökar prestandan genom att informera medarbetarna om deras arbetsområde.
Optimera affärsprocesser med ClickUp
Processkartor ger mening åt ett företags komplexa verksamhet, och processkartans symboler är nyckeln till att förenkla dess komplexitet och förbättra effektiviteten. Att veta hur man använder en processkarta är avgörande för att underlätta kommunikation, samarbete och beslutsfattande.
Med den omfattande guiden och exemplen på standardprocesskartningssymboler som vi har gått igenom är du nästan redo att förändra din produktivitet.
Allt som återstår är att välja ClickUp och dess omfattande utbud av verktyg för att effektivisera din processkartläggning. Så registrera dig på ClickUp och prova!