Har du någonsin undrat hur människor navigerade innan kartor uppfanns? Med hjälp av solens och stjärnornas position.
Om du mitt i projektet känner att du ser stjärnor behöver du en karta – en processkarta. Låt oss titta på några tekniker för processkartläggning och hur du kan använda dem för att förbättra företagets effektivitet.
Vad är tekniker för processkartläggning?
Processkartläggningstekniker är systematiska metoder som används för att visuellt dokumentera, analysera och förbättra stegen i en affärsprocess. Det finns olika processkartläggningstekniker, såsom arbetsflödesdiagram, dataflödesdiagram, affärsprocessmodellering, SIPOC-diagram etc. Innan vi går in på detaljerna, låt oss förstå grunderna.
Vad är kartläggning av affärsprocesser?
Processkartläggning är en visuell representation av de steg som ingår i en affärsprocess. Den ger en samlad bild av en process från början till slut.
Den enklaste tekniken för processkartläggning är ett flödesschema som grafiskt visar en process sekvens av åtgärder eller steg. Flödesschemat för hantering av kundklagomål kan se ut så här.
Ta emot kundklagomål > utvärdera klagomålet > fastställa prioritet > tilldela kundtjänstmedarbetare > lösa klagomålet > stäng ärendet > samla in feedback.
Vad ingår i en processkarta?
Typiska processkartor inkluderar följande.
- Åtgärder som användare utför för att driva en process framåt
- Beslutspunkter där användarna bestämmer hur de ska agera
- Flödesriktning baserad på beslut
- Start- och slutpunkter som anger processens början och slut
Beroende på projektets komplexitet kan det finnas flera ytterligare komponenter, men dessa fyra utgör grunderna.
Hur skiljer sig processkartläggning från affärsprocessmodellering?
Även om de två termerna låter liknande och har vissa överlappningar, skiljer sig processkartläggning för företag från processmodellering för företag.
Affärsprocessmodellering är en kvantitativ och datadriven metod för att beskriva komplexa processer, medan processkartläggning är en kvalitativ bild av hur intressenterna uppfattar sina processer.
Modellering tenderar dessutom att vara detaljerad och omfattande, med ett perspektiv på processen från flera olika vinklar, medan kartläggning i allmänhet är mer okomplicerad och fokuserar på aktivitetssekvensen.
Kartläggning av affärsprocesser lägger grunden för att förstå nuvarande processer och hur varje intressent anser att de bör vara. Detta erbjuder flera fördelar.
Vikten och fördelarna med tekniker för kartläggning av affärsprocesser
Processkartläggning för företag kan göras med hjälp av olika tekniker, var och en lämplig för specifika ändamål. Oavsett vilken väg du väljer finns det många fördelar.
Bättre översikt: Kartläggning av affärsprocesser visualiserar tydligt hur processerna fungerar inom en organisation. På så sätt vet alla vad som förväntas hända.
Om till exempel den seniora utvecklaren förväntas utföra en kodgranskning omedelbart efter att kodningen är klar, kommer processkartan att göra detta tydligt för båda.
Identifiera ineffektiviteter: Inom affärsprocesshantering identifierar kartor ineffektiviteter, redundanser och flaskhalsar i processerna.
Om en kartläggning av inköpsprocessen visar att rutinmässiga inköp kräver flera godkännanden kan företaget till exempel effektivisera processen genom att sätta högre trösklar för ledningens granskning, vilket påskyndar inköpen.
Effektivisera kommunikationen: Bra verktyg för processkartläggning avslöjar eventuella kommunikationsbrister eller överflödig information som uppstår på grund av bristande informationsflöde. Du kan använda dessa data för att skapa bättre kommunikationsprotokoll.
Medarbetarnas tillfredsställelse: När teammedlemmarna känner till stegen före och efter sitt arbete är de sannolikt mer noggranna med sitt arbete. När affärsanalytikern till exempel vet att funktionen kommer att testas skriver de tydligare användarberättelser och acceptanskriterier.
Automatisering: Detta är den viktigaste fördelen. Processkartläggning möjliggör automatisering av affärsprocesser genom att:
- Skissa upp processflödet och stegens sekvens
- Identifiera beroenden och överlappningar
- Beräkna tid och ansträngning för varje steg
- Mäta effekten av ett steg på nästa
- Organisera steg i en repeterbar och automatiserbar sekvens
Med all denna information kan företag automatisera processer på ett intelligent sätt, vilket frigör teammedlemmarna så att de kan fokusera på mer strategiska aktiviteter.
Nu när vi har gått igenom teorin om kartläggning av affärsprocesser är det dags att gå över till praktiken. Här är de bästa teknikerna för kartläggning av affärsprocesser som du kan tillämpa på dina behov redan idag.
Tekniker för kartläggning av affärsprocesser
Beroende på processens karaktär, komplexitet, berörda intressenter, inverkan på verksamheten etc. kan du välja mellan flera avancerade tekniker för processkartläggning. Här diskuterar vi de viktigaste.
1. Arbetsflödestekniker
Ett arbetsflöde är en sekvens av steg som människor eller maskiner följer för att slutföra en uppgift eller uppnå ett mål. Detta kan vara enkelt, som att ta ut pengar från en bankomat, eller komplext, som att montera en smartphone.
Arbetsflödesbaserade tekniker för kartläggning av affärsprocesser kan användas för hela processen, oavsett hur komplex den är. Organisationer använder också denna teknik för att kartlägga arbetsflöden.
Till exempel kan utvecklingsgruppen ha ett programmeringsarbetsflöde. Teknikgruppen kan ha ett distributionsarbetsflöde som är kopplat till programmeringsarbetsflödet. DevOps-gruppen kan ha ett arbetsflöde för applikationsunderhåll som omfattar båda dessa.
Så här kan du använda arbetsflödestekniker för att kartlägga din affärsprocess.
Identifiera typ av arbetsflöde
Det finns fyra typer av arbetsflöden. Börja din affärsprocesskartläggning med att identifiera vilken typ av process du har.
Sekventiell: I sekventiella arbetsflöden utförs uppgifterna i en viss ordning, en efter en. Ta exemplet med att ta ut pengar från en bankomat: du utför stegen i en sekvens från att du sätter in ditt kort till att du tar tillbaka det.
Statmaskin: Statmaskin-arbetsflöden är när processen går fram och tillbaka. När du till exempel utvecklar UX för en mobilapp kan du genomföra flera användartester och undersökningar som går fram och tillbaka innan du fastställer den slutgiltiga designen.
Regelbaserade: Dessa är if-this-then-that-arbetsflöden, men inte lika enkla. Vissa beslut kan ha flera alternativ, som var och en förgrenar sig till flera processflöden.
Parallell: När ett arbetsflöde är parallellt sker processerna/uppgifterna samtidigt. Lean manufacturing har flera parallella arbetsflöden.
Känn igen olika komponenter
Varje arbetsflöde innehåller olika komponenter, såsom:
- Uppgifter: Varje steg/aktivitet som utförs i arbetsflödet
- Relationer: Beroenden och kopplingar mellan uppgifterna i arbetsflödet
- Roller: Vem ansvarar för varje uppgift (det behöver inte vara enskilda personer, det kan också vara roller som projektledare, utvecklare etc.)
- Riktning: Informationsflöde (detta är särskilt viktigt i arbetsflöden med tillståndsmaskiner)
- SOP:er: Standardiserade arbetsrutiner för uppgifter inom arbetsflödet
Inkludera alla dessa detaljer i dokumentationen av arbetsflödet.
Skapa ett arbetsflödesdiagram
Skapa ett arbetsflödesdiagram med de olika komponenterna i din process, där du beskriver uppgifterna, vem som ska utföra dem, i vilken ordning och enligt vilka standarder. Här är några exempel på arbetsflödesdiagram som inspiration.
2. Dataflödesdiagram
Om arbetsflöden handlar om åtgärder/aktiviteter, handlar dataflöden om information. Dataflödesdiagram illustrerar hur data flyttas från inmatning till utmatning genom en process och belyser källor, destinationer, lagringsplatser och vägar.
De hjälper till att kartlägga informationssystem, vilket gör dem särskilt användbara i programvaru- och dataintensiva processer.
Använd följande komponenter för att rita ett dataflödesdiagram.
- Cirklar eller rundade rektanglar för processer som visar hur data omvandlas inom systemet.
- Öppna rektanglar eller linjer för datalager, såsom filer, databaser eller lager
- Kvadrater eller rektanglar för externa enheter som datakällor eller destinationer utanför systemgränsen
- Pilar för dataflödet, som kopplar samman processer, datalager och externa enheter
När du använder dataflödesdiagram är det viktigt att notera att det inte finns något kontrollflöde. Det innebär att diagrammet inte har några villkorade flöden, beslutsregler eller slingor. Dessa kan representeras som flödesscheman som är kopplade till dataflödesdiagrammet.
3. Affärsprocessmodell och notation (BPMN)
En affärsprocessmodell och notation är en uppsättning riktlinjer för att skapa en grafisk representation av processer i en organisation. Den tillhandahåller en omfattande uppsättning symboler och notationer som är lätta att förstå för alla intressenter i företaget.
BPNM passar bäst för processer som behöver förstås av tekniska team, affärsanalytiker, ledare och kunder. Här är de rekommenderade notationerna och hur du kan använda dem.
Identifiera dina flödesobjekt: Dessa representerar uppgifter, händelser eller arbete som utförs i processen. En uppgiftsnod kan till exempel representera kontroll av en kunds kreditvärdighet i en order-till-kontant-process.
Rita sammankopplande objekt: Dessa representerar flödet av information eller åtgärder – en heldragen linje med heldragna pilspetsar pekar från en aktivitet till nästa. Prickade linjer representerar meddelandeflöde eller associationer.
Organisera i simbanor: Dessa avser kategorier eller intressenter som utför de olika uppgifterna i processen. I ett fakturahanteringssystem kan uppgifterna till exempel delas in i banor för leverantörer, kunder, ekonomiavdelningar, säljteam etc.
Använd artefakter: Visa hur data krävs eller produceras av aktiviteter. Ett dataobjekt kan till exempel vara en order som skapas och sedan uppdateras genom olika processteg.
Bonus: Lär dig mer om AI-processkartläggning!
4. Diagram med enhetligt modellspråk (UML)
Unified Modeling Language (UML) är ett modelleringsspråk som används för att visualisera utformningen av ett system. UML används i stor utsträckning inom mjukvaruutveckling för att beskriva strukturer och beteenden hos olika komponenter.
Trots namnet är det inte ett programmeringsspråk utan en uppsättning riktlinjer och vokabulär för att visualisera system. Varje UML-diagram fokuserar på en annan aspekt av systemet, vilket gör det lättare för intressenter att förstå komplexa programvarudesigner.
Använd den typ av UML som passar dig när du kartlägger affärsprocesser. Det finns två kategorier inom UML.
Strukturdiagram
Strukturdiagram är bäst för de statiska aspekterna av ett system, såsom källkodsstrukturen, inklusive komponenter, klasser, objekt och deras arrangemang.
Ett klassdiagram för en social medieplattform kan till exempel visa hur användarprofiler, inlägg, kommentarer och meddelanden är strukturerade och sammanlänkade.
Beteendediagram
Beteendediagram är bäst för de dynamiska aspekterna av ett system, eftersom de illustrerar hur elementen inom systemet interagerar och förändras över tid. Dessa diagram beskriver kontrollflödet från en aktivitet till en annan, interaktionerna mellan objekt och systemets reaktioner på händelser.
Ett sekvensdiagram för ett felspårningssystem kan till exempel illustrera processen för att rapportera ett fel, inklusive interaktioner mellan användaren, systemgränssnittet och databasen, och belysa hur systemet reagerar på användaråtgärder och systemhändelser.
5. SIPOC-diagram
SIPOC står för leverantörer, insatser, processer, resultat och kunder. Det är ett verktyg som används inom tillverkning, detaljhandel, leveranskedjor och relaterade branscher för att kartlägga en övergripande processöversikt.
SIPOC-diagram är bäst för att skapa en översikt över affärslandskapet. De täcker hela processen, inklusive:
- Leverantörer som tillhandahåller de insatsvaror som behövs för processen, som kan vara interna inom din organisation eller externa leverantörer.
- Input, inklusive material, information eller resurser som behövs för att genomföra processen.
- Process och de övergripande aktiviteter som omvandlar input till output. SIPOC-diagram består vanligtvis av 5–7 steg för att upprätthålla enkelhet och tydlighet.
- Resultat, såsom de produkter, tjänster eller den information som processen genererar.
- Kunder, både interna och externa
Med någon av dessa tekniker kan du dra nytta av fördelarna med strömlinjeformade affärsprocesser, optimering och automatisering. Oavsett vilken du använder, så här skapar du en effektiv affärsprocesskarta.
Hur man skapar en effektiv affärsprocesskarta
Du behöver forskning, tydlighet och ett specialdesignat verktyg som ClickUp för att skapa en processkarta. Här är en steg-för-steg-guide om hur du använder dem för att kartlägga dina processer.
Definiera omfattning och mål
Varje process innefattar flera steg. För att kartlägga processen effektivt måste du definiera dess omfattning, den detaljnivå som krävs och vad du hoppas uppnå med den. Om du till exempel kartlägger inköpsprocessen kan omfattningen vara hela processen eller bara en del av den, till exempel val av leverantör.
En bra programvara för värdeflödeskartläggning kan hjälpa dig att identifiera den detaljnivå du behöver. Innan du börjar arbeta kan du använda ClickUp Docs för processdokumentation, inklusive omfattningen och riktlinjerna för ditt arbete.
Samla in data
Samla all nödvändig information om processen, inklusive steg, uppgifter, indata, utdata, beslutspunkter och involverade roller.
Att intervjua teammedlemmar och intressenter är ett utmärkt sätt att samla in denna information. Du kan också använda ClickUp Forms för att göra enkäter bland intressenterna och samla in specifika data.
Identifiera start- och slutpunkter
Definiera tydligt var processen börjar och slutar. Detta sätter gränserna för din detaljerade processkarta och säkerställer att vi inkluderar alla relevanta aktiviteter.
I exemplet med upphandling kan processen börja med att identifiera ett behov och sluta med att ta emot varor och betala leverantören.
Fyll i luckorna
Placera start- och slutpunkterna på något av processkartläggningsverktygen. Lägg sedan till varje steg och beslutspunkt som du har dokumenterat i tur och ordning. Se till att använda standardiserade processkartläggningssymboler för att uppnå konsekvens och tydlighet.
ClickUp Whiteboard ger dig en ren duk där du kan kartlägga dina processer som du vill. Om du ser ineffektiviteter och vill brainstorma idéer kan du använda ClickUp Mind Maps för att skapa scenarier.
Om du är ny inom processkartläggning kan du prova några av ClickUps mallar:
- ClickUps mall för processkartläggning är idealisk för nybörjare. Med anpassade statusar och listor kan du spåra uppgifter och aktiviteter på ett effektivt sätt.
- För en mer avancerad version, prova ClickUps mall för processkartläggning på whiteboard.
- ClickUp erbjuder också många mallar för värdeströmskartläggning för effektiv kartläggning, vilket sparar tid.
Tilldela ansvar
Inför swimlanes i din processkartläggning för att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan olika roller eller avdelningar. Till exempel kan separata swimlanes för inköpsteamet, ekonomiavdelningen och leverantörerna visa vilken enhet som ansvarar för godkännande, betalning och leverans med ett ögonkast.
Validera processen
När det första utkastet till processkartan är klart, granska och validera det med de intressenter som är involverade i processen. Detta steg säkerställer att kartan korrekt återspeglar den verkliga processen och innehåller alla nödvändiga detaljer.
Det är också ett tillfälle att identifiera avvikelser eller ineffektiviteter som vi har förbises.
Analysera och optimera
Analysera processen för ineffektivitet, flaskhalsar eller redundanser med en validerad processkarta. Sök feedback och välj ut idéer för förbättringar, såsom omorganisation av steg, eliminering av flaskhalsar, omfördelning av ansvar eller införande av nya verktyg.
Implementera dessa processförbättringar och övervaka kontinuerligt framstegen.
Styr ditt företag i rätt riktning med processkartläggning på ClickUp
En bra processkartläggning gör precis vad den lovar – ger vägledning till alla som använder den. Det är därför den är en av de mest populära teknikerna som företag använder över hela världen.
Processkartläggning är mycket effektivt, men kan vara svårt utan rätt verktyg. ClickUps projektledningsprogramvara är utformad med just sådana behov i åtanke.
Med whiteboards, tankekartor, uppgiftslistor, checklistor och mallar ger ClickUp dig allt du behöver för att skapa omfattande processkartor med vilken teknik du än föredrar.
Börja med att kartlägga små delar av dina affärsprocesser. Prova ClickUp gratis idag.
Vanliga frågor om affärsprocesskartor
1. Vilka är de fyra stegen till effektiv processkartläggning?
De fyra stegen till effektiv kartläggning är:
- Definiera omfattning
- Insamling av data
- Kartläggning av processen
- Analysera och förbättra
2. Vilka är de fem nivåerna av processkartläggning?
De fem nivåerna av processkartläggning, baserade på granularitet, organiserade från den bredaste översikten till den mest detaljerade dokumentationen, är:
- Värdeflödeskarta: Översikt över kärnverksamhetens funktioner eller processer
- Hög nivå: Översikt över de viktigaste processerna inom varje kärnfunktion
- Aktivitetsnivå: Förstorad vy av varje aktivitet inom processen, inklusive sekvensen av uppgifter och beslutspunkter.
- Användarnivå: Organiserad efter uppgifter/aktiviteter som varje användare ansvarar för.
- Uppgiftsnivå: Den mest detaljerade nivån, med steg-för-steg-instruktioner för att utföra varje uppgift i processen.
3. Vad är ett exempel på processkartläggning?
Tänk på ett enkelt exempel på processkartläggning för en kundtjänstförfrågan.
Start: Kunden skickar in en förfrågan. Detta kan ske via valfri kanal, till exempel e-post, telefon eller ett webbformulär.
Registrering av förfrågningar: Förfrågan registreras som ett ärende i ett spårningssystem med ett unikt identifieringsnummer och prioritet. Detta sker ofta automatiskt.
Ansvarstilldelning: En representant tilldelas förfrågan baserat på tillgänglighet, ärendets allvarlighetsgrad/prioritet etc.
Lösning: Den utsedda representanten granskar förfrågan, vidtar nödvändiga åtgärder och svarar sedan kunden. Detta steg kan innefatta flera delsteg beroende på förfrågans komplexitet.
Avslutning: Representanten markerar ärendet som avslutat efter kundens bekräftelse. Feedback: En enkät skickas automatiskt till kunden för att samla in feedback.