Företagspolicyer hjälper dig att bygga en effektiv organisationskultur, hantera incidenter på arbetsplatsen, säkerställa efterlevnad, möjliggöra riskhantering och främja en positiv arbetsmiljö.
Men att utarbeta företagspolicyer kan vara en utmaning – du måste kontrollera lagkrav, anpassa policyn till företagets kultur och värderingar, ta hänsyn till olika intressenters behov och mycket mer.
Om du är HR-chef eller företagare och letar efter detaljerade men enkla sätt att skapa effektiva företagspolicyer har du kommit rätt.
Vi har skapat en steg-för-steg-guide för att utarbeta policyer, tillsammans med exempel på företagspolicyer, tips och verktyg som hjälper dig att påskynda policyprocessen.
Men först ska vi diskutera vad företagspolicyer är.
Vad är företagspolicyer?
Företagspolicyer är ramverk som beskriver regler och föreskrifter på arbetsplatsen. De definierar rutiner och riktlinjer för att hantera potentiella affärsproblem. Företagspolicyer styr hur anställda, arbetsgivare och alla relevanta intressenter ska agera och utföra företagets arbete. De fastställer tydliga förväntningar på allas agerande i olika scenarier.
- Genom att fastställa etikett och professionella gränser förebygger företagspolicyn incidenter på arbetsplatsen och hjälper anställda och arbetsgivare att hantera kriser.
- Dessa policyer säkerställer också skyddet av känslig information, främjar rättvisa, underlättar smidig förändringshantering och möjliggör välgrundade beslut.
- När ett företag expanderar säkerställer företagspolicyn standardisering av processer och förbättrad effektivitet. Den klargör rutiner och gör det tydligt för anställda hur de kan leverera ett konsekvent värde till kunderna.
- Företagspolicyer förbättrar också efterlevnaden av organisationens värderingar och lagstadgade bestämmelser.
Med dessa policyer på plats kan du granska den befintliga efterlevnadsmiljön, inklusive projektens efterlevnad, och ändra policyer baserat på uppdaterade lagar och branschens bästa praxis.
Översikt över olika typer av företagspolicyer
Här är några standardpolicyer som din företagspolicy måste innehålla:
Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
Arbetsmiljö- och säkerhetsrutiner och -policyer fastställer rutiner för att förebygga arbetsplatsolyckor. Arbetsmiljömyndigheten (OSHA), en federal myndighet i USA, fastställer riktlinjer för att skydda arbetstagare och skapa en säker arbetsplats. Den anger till exempel åtgärder för hantering av farliga ämnen, anmälan av klagomål, rapportering av allvarliga skador och dödsfall med mera.
Uppförandekod för anställda
Anställdas uppförandekod anger hur anställda ska bete sig på arbetsplatsen. Den beskriver specifika regler gällande klädkod, ansvarsskyldighet, efterlevnad av lagar, datasäkerhet, sekretess, sexuella trakasserier, missbruk av droger och till och med användning av sociala medier under arbetstid.
💡Proffstips: Om du ännu inte har fastställt en gedigen uppförandekod inom din organisation kan du använda mallar för uppförandekoder för att fastställa lämpliga riktlinjer för anställdas beteende och respektfulla arbetsplatsrutiner som överensstämmer med ditt företags värderingar.
Policy för lika möjligheter
En policy för lika möjligheter gäller alla nuvarande och framtida anställda i företaget. Den understryker företagets åtagande att erbjuda lika möjligheter till anställning utan diskriminering.
Denna policy följer amerikanska lagar om lika möjligheter i arbetslivet (EEO) som förhindrar diskriminering på arbetsplatsen på grund av ras, religion, hudfärg, kön, nationalitet eller funktionsnedsättning. En policy för lika möjligheter är viktig för att säkerställa inkludering och mångfald inom företaget.
Disciplinära åtgärder mot anställda
En disciplinär policy beskriver lämpliga disciplinära åtgärder som arbetsgivare kan vidta som svar på anställdas tjänstefel, dåliga prestationer eller regelöverträdelser. Den omfattar olika reprimander – från varningar för mindre överträdelser till allvarliga åtgärder som degradering, avstängning och uppsägning för allvarliga överträdelser.
Policy för närvaro och ledighet
Närvaropolicyn och ledighetspolicyn beskriver hur mycket ledighet anställda får baserat på sin befattning, hur de ansöker om ledighet, vem de ska kontakta och godkännandeprocessen. Ledighetspolicyn innehåller också information om företagets olika typer av ledighet, intjänande, obligatorisk ledighet, flytande ledighet och mer. Närvaropolicyn och ledighetspolicyn säkerställer att anställda följer scheman.
Policy för hybrid- och distansarbete
Denna policy effektiviserar hur anställda arbetar hemifrån och på arbetsplatsen. Enligt Gallup Survey Report 2024 arbetar 27 % av de anställda i USA på distans och 53 % arbetar i hybridmiljöer. Du behöver därför ha en policy för distans- och hybridarbete som besvarar frågor som:
- Hur kan anställda arbeta från sitt hemmakontor?
- När förväntas de logga in?
- Kan alla själva bestämma sina arbetstider?
- Hur kommer distansarbete att mätas?
- Vilket stöd kommer att finnas tillgängligt för distansarbete?
- Vilka juridiska rättigheter har distansanställda?
Hur skapar man en företagspolicy?
Att utarbeta policyer och rutiner kräver en tydlig plan för vad som ska ingå, hur det ska förmedlas till deltagarna, vem som ska följa policyn och när policyn träder i kraft.
Här finns all information om policyer som hjälper dig att utforma perfekta företagspolicyer.
Steg för att skapa en företagspolicy
Här är en steg-för-steg-process som hjälper dig att skapa en företagspolicy.
1. Definiera policybehovet och identifiera intressenter
Börja med att identifiera behovet av policyn – oavsett om du vill implementera en policy för att uppfylla lagkrav eller fastställa standardprocedurer på arbetsplatsen för att förbättra effektiviteten. Ta kontakt med olika team och chefer för att förstå de fullständiga kraven i policyn.
2. Involvera alla parter
Det första steget är att få enhälligt stöd för den föreslagna policyn från ledningen och de anställda. Förklara för dem varför policyn är nödvändig, be om förslag från dem och undanröj deras tvivel. När alla är överens kan du börja med den egentliga planeringen.
3. Samla ditt policyutvecklingsteam
Oavsett om du utarbetar en företagspolicy eller en mall för processdokumentation är samarbete ett måste. Samla hela teamet och använd allas idéer för att skapa ett mer enhetligt policybudskap.
Se till att du involverar chefer, ledare och annan personal som är experter på det specifika policyområdet. Om du till exempel skapar en IT-policy för företaget, be om input från IT-teamet.
💡Proffstips: En brainstorming-session med relevanta intressenter kan hjälpa dig att samla alla förväntningar och önskade resultat på ett ställe. Samarbeta på ClickUp Whiteboards för att samla in synpunkter från alla berörda team.
4. Strukturera policyn
Företagspolicyers struktur varierar beroende på verksamhetens behov. Se dock till att ha en standardiserad struktur. Om du till exempel planerar att skriva en personalhandbok som beskriver alla policyer och rutiner, se till att du skriver policyerna i ett standardformat.
Här är några saker som du måste inkludera i en policy:
- Syfte: Förklara vad policyn handlar om.
- Policyens omfattning: Ge en översikt över vad policyn omfattar och vem som måste följa den.
- Policyuttalande: Vilka är policyens mål och syften? Beskriv specifika regler och instruktioner.
- Roller och ansvar: Inkludera ytterligare detaljer om policyens tillämplighet, hur policyn kommer att tillämpas och övervakas, och vilka kommittéer som ansvarar för dess granskning.
- Procedurer: Skapa SOP-mallar för att ge steg-för-steg-instruktioner för rutinmässigt arbete.
- Ikraftträdandedatum: Ange när policyn träder i kraft.
- Tillåtet beteende: Skriv specifika riktlinjer för acceptabelt beteende.
- Förbjudet beteende: Inkludera restriktioner för anställdas beteende.
- Rapporteringskrav: Beskriv i detalj vad anställda måste göra för att rapportera en incident.
- Ordlista: Inkludera en lista över vanliga termer som används i policyn med deras definitioner. Detta förtydligar policyn och sparar dig från juridiska problem.
Här är ett exempel på en företagspolicy som du kan använda som referens:
💡Proffstips: Att standardisera policystrukturen är ingen lätt uppgift. Använd ClickUps färdiga mallar för företagspolicyer för att spara tid och arbete.
5. Börja din forskning
Gör din hemläxa innan du börjar skriva policyn. Samla in data om ditt företag och policyämnet för att skapa en solid policy som alla följer. Grundlig forskning kan också hjälpa dig att fylla luckorna i dina befintliga policyer med relevant information. Här är några sätt att samla in information:
- Kontrollera exempel på policyer som utgångspunkt.
- Genomför organisationsomfattande undersökningar och intervjua anställda
- Brainstorma med ditt policyteam och involvera ämnesexperter.
- Få den senaste informationen om statliga och federala lagar som är relevanta för din policy och skapa eller uppdatera den därefter.
💡Proffstips: Använd ClickUp Form View för att skapa enkäter och formulär för att samla in synpunkter från dina anställda.
6. Skriv och granska det första utkastet
Din företagspolicy kanske inte blir perfekt vid första försöket. Efter att du har skapat det första utkastet, samla in feedback från experter, ledare och anställda. Använd feedbacken för att få värdefulla insikter och göra ändringar tills alla har godkänt den. Slutligen, begär godkännande från juridikavdelningen och ledningen för att implementera policyn.
💡Proffstips: Använd ClickUp Docs för att enkelt utforma dina policyer och samarbeta med andra för att få feedback i realtid.
7. Publicera det slutgiltiga utkastet
Dela din företagspolicy i ett centraliserat system som är lättillgängligt, till exempel en programvara för personalhandböcker. Sådana plattformar hjälper dig att skapa, anpassa och distribuera företagspolicyer och rutiner. De gör det enkelt att introducera nya medarbetare, underlättar samarbete och kommunikation och säkerställer att företagets regler och värderingar följs.
Exempel på företagspolicyer
Att skriva effektiva företagspolicyer bidrar till att skapa en sammanhållen arbetsmiljö. Men innan vi ger dig tips på hur du utformar effektiva policyer, här är några exempel på verkliga företagspolicyer:
Policy för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
Unilevers policy för säkerhet på arbetsplatsen instruerar anställda på Unilevers anläggningar om hur man arbetar säkert med avsnitt om vad man måste göra och vad man inte får göra. Policyn anger också när och hur man ska rapportera en incident.
Uppförandekod för anställda
Starbucks uppförandekod främjar en arbetsplats fri från trakasserier, mobbning och diskriminering. Den förklarar olika former av diskriminering och ger exempel på vad man bör göra om man utsätts för trakasserier på arbetsplatsen.
Disciplinära åtgärder mot anställda
AWS:s policy för disciplinära åtgärder mot anställda anger de korrigerande åtgärder som en anställds chef eller arbetsledare kan vidta för att återställa disciplinen på arbetsplatsen. Den omfattar olika former av reprimander, såsom rådgivningssamtal, muntliga varningar, avskedanden och skriftliga reprimander.
Policy för närvaro och ledighet
Qutrix ledighetspolicy omfattar de typer av ledighet som anställda har rätt till och villkoren för varje typ. Policyn omfattar även allmänna helgdagar, förfarandet för att begära ledighet och de personer som ansvarar för godkännandet.
Policy för hybrid- och distansarbete
Detta är inte ett typiskt exempel på en företagspolicy. HubSpots hybridpolicy omfattar tre arbetsalternativ för HubSpotters – hem, kontor och flex – och anger vad anställda får i varje arbetsläge. Policyn har också separata flikar för hur hybridsystemet fungerar, företagskulturkoden och vanliga frågor.
Tips och bästa praxis för att utforma företagspolicyer
Även om exemplen på företagspolicyer hjälper dig att förstå och skriva bättre policyer, kan du förbättra dina policyer ytterligare genom att tillämpa några universella bästa praxis. Låt oss se vad dessa bästa praxis är.
- Använd ett flexibelt och enkelt språk: Skriv på ett sätt som är engagerande och lätt att förstå för alla intressenter. På så sätt kan du styra medarbetarnas beteende utan att det uppstår förvirring eller missförstånd.
- Håll policyn kortfattad: Dela upp din policy i avsnitt och använd punktlistor där det är möjligt för att underlätta förståelsen.
- Ge exempel från verkliga livet: Förklara hur policyn kan tillämpas i praktiska situationer. Illustrera med exempel från verkliga livet för att främja bättre förståelse och tillämpning.
- Involvera juridiska experter: Ta hjälp av juridiska experter när du skapar företagspolicyer. Detta säkerställer att de är i linje med relevanta lagar och förordningar.
- Använd mallar: Oavsett om det är mallar för policyer eller mallar för personalhandböcker, underlättar mallar ditt arbete. De standardiserar dina policyer och minskar arbetet med att skapa policyer från grunden.
Använda ClickUp för att skapa företagspolicyer
Men räcker dessa tips för att hjälpa dig att utforma policyer utan att bli överväldigad? Du kan förenkla policyprocessen genom att använda ett samarbets- och projektledningsprogram som ClickUp.
Så här kan ClickUp, i kombination med bästa praxis, hjälpa dig att skapa de mest effektiva policyerna.
ClickUps HR-hanteringsplattform hjälper dig att skapa en central hubb för medarbetarinformation och företagspolicyer. Den låter dig spåra medarbetarnas engagemang och prestationer och sparar tid med mallar för introduktion, rekrytering och policyutformning.
Använd ClickUp Docs för att samarbeta med ditt policyutvecklingsteam. Teammedlemmarna kan föreslå idéer, redigera policyer i realtid, tagga andra medlemmar i kommentarer, tilldela uppgifter och uppdatera arbetsflöden i Docs-redigeraren för att påskynda processen.
ClickUp Docs ger dig det perfekta utrymmet för att publicera dina företagspolicyer. Du kan skapa centraliserade wikis och medarbetarhandböcker där medarbetarna kan se de senaste policyuppdateringarna.
Med avancerad versionskontroll kan du styra vem som har åtkomst till, kan visa och redigera vad. Detta säkerställer att konfidentiell information, inklusive detaljer om företagets immateriella rättigheter, endast är tillgänglig för ett fåtal utvalda personer.
Det är inte allt; ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner underlättar policyarbetet med sitt omfattande innehåll. Denna mall hjälper dig att skapa en omfattande personalhandbok.
Med den här mallen kan du:
- Fastställ tydliga riktlinjer
- Säkerställ konsekvens i policyer och rutiner
- Klargör oklarheter om hantering av olika situationer
Använd den här mallen för att samla allt under ett tak – från uppförandekod till semester- och lönepolicyer. Du kan snabbt lägga till mallen i ditt ClickUp-arbetsutrymme och börja redigera den utifrån dina affärsbehov.
En annan mall som kan hjälpa dig att implementera väldefinierade processer i ditt företag är ClickUps mall för processer och procedurer.
Med den här mallen kan du organisera företagets processer och rutiner med hjälp av Kanban-tavlor för snabb åtkomst. Du kan skapa instruktioner för repetitiva uppgifter så att du kan fokusera på andra saker som kräver din uppmärksamhet.
Använd den här mallen för att få en enhetlig approach för alla relevanta uppgifter så att du kan hålla dig på rätt spår, effektivisera verksamheten och förbättra noggrannheten i prestationsmätningen. Du kan också använda flera vyer, till exempel tavla, för att tilldela processdokumentation, och tabell, för att skapa anpassade processrapporter och kalkylblad.
Vi har inte avslöjat det bästa ännu – ClickUp Brain. Genom att utnyttja AI för policydokumentation behöver du inte göra allt själv. ClickUp Brain kan hjälpa dig att skapa flera utkast till företagspolicyer.
Du kan be ClickUp Brain att föreslå avsnitt för din policy så att du inte missar något viktigt. För specifika företagspolicyer kan du ange uppmaningar för att generera ett första utkast till policyn. När dina andra teammedlemmar har granskat utkastet kan du använda det som referens för att förbereda dina efterföljande policyer. Detta ger dig en solid bas och sparar tid jämfört med att bygga upp allt från grunden.
Med ClickUp Brain kan du effektivisera processen för att skapa policyer, särskilt om du har flera policyer i åtanke. När du har skapat policyen bör du dock finjustera innehållet så att det uppfyller just dina affärsbehov.
Skapa en tydlig organisationsplan med strukturerade företagspolicyer
Att skriva företagspolicyer tar mycket tid och ansträngning. Men du behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Vi rekommenderar att du går igenom stegen och exemplen på företagspolicyer ovan och hittar det som fungerar bäst för dig. Genom att använda verktyg som ClickUp kan du minska ditt manuella arbete avsevärt.
När du har bestämt dig för vilken policy du vill skapa kan du prova ClickUp. Det ger anställda, chefer och alla andra intressenter enkel tillgång till företagets policyer med centraliserade dokumenthanteringsfunktioner som ClickUp Docs. Dessutom kan du skapa hela företagets policy med bara några klick med hjälp av AI.
Registrera dig för ClickUp nu för att skapa rättvisa, tydliga och genomförbara företagspolicyer som främjar en hälsosam arbetsmiljö.