Anställda uppskattar att ha friheten att välja var och när de arbetar. En hybrid arbetsmodell möjliggör detta.
Enligt en undersökning från Gallup är 53 % av jobben i USA hybridjobb. Även om denna modell hyllas för att förbättra balansen mellan arbete och privatliv, medför den vissa unika utmaningar för teamledare.
Du kanske undrar hur du kan säkerställa perfekt samordning mellan anställda på plats och på distans, utvärdera deras prestationer eller etablera tydliga kommunikationslinjer.
I den här artikeln tar vi upp några av de största utmaningarna med att leda hybridteam och hur man hanterar dem. Vi delar också med oss av praktiska tips för att hålla dina medarbetare motiverade och nöjda i en hybridmiljö.
Den hybrida ledarskapsmodellen
Hybrid ledarskap är förmågan att effektivt leda team och avdelningar som arbetar tillsammans i olika arbetsmiljöer. Det kombinerar färdigheter för distansarbete och arbete på plats. Tvärfunktionella ledarskapsstrategier inom hybridarbetsmodeller använder en flexibel approach för att förhindra oklarheter och bristande engagemang i sådana arbetsmiljöer.
Hybridteam har funnits ganska länge, men efter pandemin har det skett en betydande boom inom detta område. Det innebär att många ledare nu leder hybrid- och distansarbetsgrupper utan tidigare erfarenhet. Naturligtvis kommer det att uppstå problem.
Enligt McKinsey möter hybridledare en atmosfär av osäkerhet, främst eftersom de har begränsad insyn i sina medarbetares arbetsbelastning och arbetsprocesser. Detta kräver att ledare går utöver det vanliga för att försäkra medarbetarna om att:
- De blir hörda
- De är en del av ett team
- Deras resultat är viktigare än de personliga processer de sätter upp för att få arbetet gjort.
Detta kräver också att ledare lägger större vikt vid:
- Kultur: Upprätthålla en tydlig och transparent kultur som är i linje med affärsmålen och främjar synlighet, stöd och empati.
- Människor: Inkludering och flexibilitet är hörnstenarna i hybridarbete. Detta kräver att du fokuserar på dina anställdas unika behov och vidtar proaktiva åtgärder för att lösa problem. Det är också viktigt att både hybrid- och kontorsanställda känner att de är jämlika i alla avseenden.
- Teknik: Rätt verktyg kan vara avgörande för framgången. Dina anställda behöver kommunicera, samarbeta, dela idéer och göra sin närvaro känd. Investera i programvara som underlättar effektivt och meningsfullt samarbete.
- Processer: Ompröva dina offlineprocesser genom att vara öppen för nya och innovativa idéer. Håll processerna flexibla samtidigt som du fokuserar på resultat. Oavsett vad som händer, bortse aldrig från transparens, ägarskap och disciplin.
- Kontinuerligt lärande: Att anamma hybridarbetsformer innebär kontinuerlig anpassning baserat på vad som fungerar och vad som inte fungerar.
Utmaningarna med hybridarbetsledning: De 5 C:na
Hybridarbete är ingen plug-and-play-lösning. De utmaningar som ett företag står inför är kanske inte desamma som dina.
Martine Haas, direktör för Lauder Institute, föreslår 5C som ett utmärkt sätt att bedöma, förstå och övervinna de flesta utmaningar som hindrar dig från att bygga en blomstrande hybridarbetsplats. Låt oss se vad dessa 5C-utmaningar är:
Kommunikation
Kommunikationsproblem kan uppstå på grund av hierarkiska strukturer, olika arbetstider, språk eller kulturella skillnader. När dessa problem överförs till en hybrid arbetsmiljö tenderar de att förvärras.
Enligt en undersökning av över 8 000 representativa anställda som genomförts av Gallup angav 23 % av de anställda att minskad tvärfunktionell kommunikation var en stor utmaning med hybridarbete. Dessutom tycker 21 % av de anställda att det är svårare att samordna arbetsscheman, uppgifter och tidsplaner.
Tekniska utmaningar i kombination med medarbetarnas bristande erfarenhet av teknik för distanskommunikation – och deras obekvämhet med att prata via en skärm jämfört med ansikte mot ansikte – kan hindra ditt arbetsflöde om de inte hanteras.
Samordning
En hybrid arbetsmiljö innebär betydligt fler utmaningar när det gäller samordning än en kontorsmiljö. Risken här kallas ”sprickor” – klyftor som snabbt kan uppstå mellan dem som arbetar på kontoret och dem som arbetar på distans.
Tänk på det så här: den ansträngning som krävs för att inkludera distansarbetande teammedlemmar innebär att de ofta missar korta, spontana samtal och mindre beslut som fattas av kontorspersonalen. Med tiden blir detta en vana, och plötsligt kan distansarbetare upptäcka att de hamnar utanför större samtal och viktigare beslut.
Det är som att missa det vanliga morgonmötet innan man delar med sig av projektuppdateringar.
Anslutning
Det kan vara svårt att hålla kontakten med kollegorna när man arbetar på distans. Vissa medarbetare säger sällan något under virtuella möten, medan nya medarbetare kan ha svårt att bryta isen.
Hybridarbetsplatser riskerar också att skapa en ”VIP-klubb” av dem som känner sig centrala och engagerade i din organisation och en ”outsidergrupp” som känner sig frånkopplad från arbetet och det sociala livet.
Bristande kontakt kan leda till lägre produktivitet och ökad personalomsättning. Detta stöds av det faktum att 24 % av de anställda identifierade försämrade arbetsrelationer med kollegor som en stor utmaning med hybridarbete.
Kreativitet
Distansarbete kan hota kreativiteten på två nivåer – kollektiv kreativitet och individuell kreativitet. Den kollektiva kreativiteten är ganska uppenbar.
Zoom-möten kan, åtminstone i början, kanske inte ersätta de flytande konversationerna, sidokommentarerna och det fria flödet av idéer som uppstår när medarbetarna träffas personligen.
Att arbeta ensam i flera veckor kan också dämpa kreativiteten hos individer på grund av bristen på spontana samtal med kollegor – om ämnen som kan vara så triviala som udda dekorationer på skrivbordet eller så allvarliga som en ny banbrytande idé. Många arbetstagare kan till och med sakna den dagliga pendlingen och den friska luften.
De flesta av oss behöver en blandning av ensamtid och socialt umgänge för att hålla kreativiteten igång. När den sociala aspekten av en fysisk arbetsplats försvinner kan det vara svårt att släppa loss sin kreativa sida.
Kultur
32 % av de anställda känner sig mindre kopplade till sin organisations kultur när de arbetar hybrid. Det beror på att hemarbete kan vara isolerande, särskilt för nya medarbetare som börjar på företaget.
- De kanske helt enkelt saknar kunskap om vad som fungerar bäst för din organisation och din övergripande företagskultur och värderingar.
- De kan känna sig vilsna och sakna riktning, särskilt jämfört med kollegor som arbetar på kontoret.
Utan att dessa kulturella normer är ordentligt inpräntade kan det vara svårt att kommunicera, och ännu svårare att skapa kontakter med kollegor i andra avdelningar, team och geografiska platser.
Utöver detta står distansarbetande team inför många andra utmaningar. Det finns mycket mindre utrymme för medarbetarna att bygga starka interpersonella relationer, och risken för missförstånd och oklarheter är stor.
Distansarbetare kan också känna sig förbisedda, hysa missnöje och känna sig mindre uppskattade eller mindre insatta än kontorsanställda.
Effektivt ledarskap för virtuella team i en hybridmodell
Med tanke på de utmaningar som är förknippade med hybridarbetsmodeller blir det viktigt att ompröva strategier för att bygga upp förtroende. Här är några ledarskapsstrategier som du kan använda som ledare för ett hybridteam.
Prioritera resultat framför arbetstid
När du leder en hybrid arbetsstyrka är det bäst att anta ett resultatorienterat tankesätt istället för att fokusera på strikta, oflexibla arbetstider.
Du behöver kanske inte ha ett stämplingssystem som mäter den tid en anställd tillbringar på kontoret. Istället bör du fokusera på resultaten, dvs. om dina team uppfyller sina mål och uppgifter inom utsatta tidsfrister.
Detta kräver att du prioriterar samordning, kommunikation och transparens istället för strikta arbetstider. Tanken är att sätta upp tydliga mål för dina hybridteam och vidta proaktiva åtgärder för att uppnå dem.
ClickUp, den populära projektledningsprogramvaran, kommer med ClickUp Goals och ClickUp Tasks som hjälper dig att sätta upp mål och följa upp dem för hybridanställda. Med dessa funktioner kan du sätta upp genomförbara mål, mäta deras framsteg och hålla ett öga på vem som gör vad och när.
Med ClickUp Goals kan team skissa upp mål med detaljerade beskrivningar, deadlines och mätbara mål, vilket gör det enkelt att upprätthålla ansvarsskyldigheten för ett hybridteam. Du kan också dela upp stora mål i hanterbara uppgifter och sätta upp specifika mål för att göra dem lättare att uppnå.
Lägg till flera ansvariga och observatörer till en uppgift för att säkerställa ett tydligt, linjärt arbetsflöde som främjar fullständig transparens och ägarskap.
Skapa en positiv hybrid arbetskultur
Som ledare i en hybrid arbetsmiljö måste du vidta åtgärder för att bygga en positiv hybridkultur, som präglas av öppenhet för idéer, samarbete, kommunikation och respekt för varje persons individualitet och tankeprocess.
Använd samarbetsprogramvara som ClickUp Docs för att låta medlemmarna skriva och spara sina idéer, samarbeta kring projektdokumentation och ta anteckningar, allt inom ClickUps kraftfulla plattform för uppgiftshantering.
Du kan också använda ClickUp Whiteboards för att skissa på olika projektplaner och idéer tillsammans – och starta uppgifter direkt från dina brainstorming-sessioner. Whiteboards kan nås från var som helst, så dina teammedlemmar på distans och på kontoret kan samarbeta synkront när de behöver.
Implementera dessutom följande strategier för att underlätta processen:
- Använd rätt kommunikationsverktyg: Välj rätt kommunikationsverktyg för att hålla alla uppkopplade och bryta kommunikationssilos. Implementera välplanerade evenemangs- och mötesplaner så att alla medlemmar kan avsätta tid för att delta och komma med sina synpunkter.
- Främja teambuilding och samarbete: Om det bara är arbete och ingen lek kommer dina anställda inte att vilja stanna kvar. Uppmuntra teambuilding genom format som virtuella vattenkylarsamtal, roliga spel eller till och med frågesporter med arbetsplatsdata. Till exempel: Hur många affärer avslutade vi förra månaden? Eller vad var vårt mål förra kvartalet?
- Främja inkludering och jämlikhet: Se till att allt som händer på kontoret kommuniceras samtidigt till distansanställda. För detta måste du se till att ditt team skapar och lagrar tydlig och omfattande dokumentation eller inspelningar – av möten, projektplaner, års- och kvartalsmål eller annan relevant information – i ett lättillgängligt format. ClickUp är det perfekta verktyget för detta.
Bevara autonomi och ansvarstagande
Ge ditt team möjlighet att bli bättre beslutsfattare. Var generös med ansvar och befogenheter i den hybridarbetsmiljön. Detta bidrar till att skapa en känsla av delaktighet, vilket automatiskt förbättrar produktiviteten.
Välkomna nya idéer och kom ihåg att ge ägarskap och erkännande där det är motiverat. När du ger teammedlemmarna frihet att experimentera och fatta egna beslut stimulerar du samarbete och kreativ problemlösning.
ClickUps mall för teamhantering är ett utmärkt sätt att fastställa tydliga roller och ansvarsområden och upprätthålla ansvarsskyldigheten för varje åtgärd.
Agendavyn i mallen gör det möjligt för dig att planera och strukturera teammöten på ett effektivt sätt. För avdelningsfokus kan du använda agendavyn per avdelning för att optimera allas tid. Slutligen kan du hålla koll på framsteg och uppgifter för varje avdelning med den omfattande statusvyn per avdelning.
Med den här mallen kan du också:
- Planera och övervaka projekt med tydlighet
- Kommunicera tydligt uppgifter och ansvarsområden till teammedlemmarna
- Säkerställ att teamet är enigt om viktiga prioriteringar för gemensam framgång
Använd modeller som DAC
Att leda distans- eller hybridteam kräver en något annorlunda approach för att kunna fatta effektiva beslut. DAC-modellen innefattar till exempel riktning, samordning och engagemang. Låt oss bryta ner det:
- Riktlinje: Se till att dina teammedlemmar är överens och medvetna om teamets övergripande mål och strategier.
- Samordning: Se till att avdelningar, team och medlemmar med olika men sammankopplade uppgifter och roller aktivt samordnar viktiga uppgifter med varandra. Använd verktyg som ClickUps chattvy för att kommunicera med teammedlemmar och avdelningar direkt från din arbetsplats.
- Engagemang: Har dina teammedlemmar ett starkt engagemang för och känner ansvar för företagets framgång? Eller är de mer fokuserade på personlig utveckling? I det första fallet måste du arbeta med att engagera och inspirera människor, bygga förtroende och skapa en känsla av ägarskap och ansvar.
Engagera dig i gränsöverskridande arbete
Som ledare för ett hybridteam måste du kunna samarbeta över gränserna. Du bör känna dig bekväm med att kontakta olika avdelningar och hierarkiska nivåer, externa intressenter och andra relevanta grupper och samordna med dem över avstånd eller tidszoner för att få arbetet gjort.
Det innebär att etablera och säkerställa dygnet-runt-uppkoppling för team på distans och på plats, smidig kommunikation mellan dig och andra teammedlemmar samt ett effektivt system som bryter ner silos och håller alla på samma sida.
Även om detta inte alltid är möjligt kan du uppnå nästan perfekt konnektivitet med genuina ansträngningar och genom att följa de många tips som diskuteras i denna artikel.
- Förstå hur kunskap flödar inom din organisation och identifiera luckor och möjligheter i både virtuella och fysiska miljöer.
- Uppmuntra medarbetarna att engagera sig i gränsöverskridande, samarbetsinriktat beteende genom utbildning, incitament och befordringar, samtidigt som du ser till att det inte uppfattas som en extra stressfaktor.
- Bygg tvärfunktionella nätverk inom organisationen för att säkerställa att du förstår helheten och kopplingarna mellan grupperna.
Experimentera med ”lunch och lär”-sessioner
Virtuella eller fysiska ”lunch and learn”-sessioner erbjuder en avslappnad och informell miljö där medarbetare från olika avdelningar kan interagera och knyta personliga kontakter. Genom att delta i informativa eller underhållande diskussioner kan kollegor bryta ner avdelningsbarriärer, främja ömsesidig respekt och bygga starkare arbetsrelationer. Dessa sessioner uppmuntrar korsbefruktning av idéer, vilket leder till ökat samarbete och innovation i hela organisationen.
Främja en inställning till kontinuerligt lärande
I slutändan handlar hybridledarskap om att experimentera och vara öppen för innovation. Du måste ständigt testa vilka metoder som fungerar bäst för ditt team och vilka som är helt otänkbara. Det är också viktigt att vara öppen för feedback och acceptera att du kan göra misstag.
Betrakta varje misslyckat ”experiment” som en möjlighet att lära sig något. Prova varje kvartal nya metoder för att hantera projekt eller samarbeta. Samla sedan in feedback från medarbetarna om vad de tycker. Fortsätt med de modeller som ger resultat och slopa de som inte gör det.
Utvärdera prestationer i en hybrid arbetsmodell
En hybrid arbetsmodell är mycket mer dynamisk än en traditionell modell. Till exempel kommer du som teamledare att ha relativt mindre insyn i dina medarbetares dagliga aktiviteter. Du kan hamna i fällan att oavsiktligt gynna en medarbetare som kommer till kontoret oftare. Även om denna partiskhet är oavsiktlig kan den ha en stark negativ inverkan på arbetsplatskulturen och medarbetarnas upplevelse.
För att undvika omedvetna fördomar behöver du ett omfattande system som håller dig medveten och vaksam. Det är här ClickUps mall för prestationsutvärdering kommer till sin rätt. Den ger dig en kort beskrivning av hur väl en anställd presterat i slutet av ett projekt så att du kan ge dem objektiv och konstruktiv feedback i realtid.
Dessutom kan du övervaka ditt teams dagliga prestationer genom att granska det visualiserade spårningssystemet som ingår i ClickUp Goals och ClickUp Tasks.
Sammantaget måste du vara medveten om vad som händer, men också undvika att detaljstyra ditt team. Lita på dem, ge dem självständighet och följ upp deras prestationer under hela projektet. Så utvärderar du prestationer i en hybridmodell.
Optimera dina hybridarbetsmodeller med ClickUp
När den hybridarbetsmodellen blir allt populärare bland både anställda och företag måste du vara redo för den.
Den viktigaste förändringen sker i ditt tankesätt. Skift ditt perspektiv från ett arbetstidsorienterat ramverk till ett målorienterat. Förstå hur du kan utnyttja flexibla arbetsplatser och flexibla arbetstider för att attrahera de bästa talangerna och hålla ditt team på topp när det gäller produktivitet.
För att göra detta kan du prova ClickUps funktioner för målsättning och uppgiftsuppföljning, kommunikations- och samarbetsverktyg samt mallar. Dessa skapar det perfekta ekosystemet för att leda med avsikt i en hybrid arbetsplats. Registrera dig på ClickUp och överbrygga kommunikationsklyftan inom hybridteam.