Hybridsamarbete – en blandning av personlig och fjärrinteraktion mellan medarbetare – är en återspegling av arbetets föränderliga natur och de tekniska framsteg som möjliggör det.
Arbetslivet har förändrats dramatiskt sedan början av detta decennium. Distribuerade team har blivit normen. Kroniskt arbete blir allt vanligare. Anställda kräver flexibilitet, inte bara när det gäller tid utan också plats, från sina potentiella arbetsgivare.
Tekniska framsteg inom projektledningsprogramvara, digitala verktyg, data och analys möjliggör ett samarbete på arbetsplatsen som aldrig tidigare skådats.
Det finns dock några grundläggande frågor. Vad innebär flexibilitet? Hur kan chefer anpassa sig till variationer i medarbetarnas behov? Hur kan teamledare hantera hybridscheman utan att det påverkar organisationens tillväxt?
Läs vidare för att ta reda på några sätt som hybridsamarbete på arbetsplatsen kan fungera.
Förstå hybridsamarbete
Hybridsamarbete avser de metoder som team använder för att arbeta på kontoret eller på distans från hemmet eller någon annanstans. Hybridsamarbete på arbetsplatsen kännetecknas av:
- Kombination av modeller: Teamet arbetar både på plats och på distans. Det kan innebära att de arbetar några dagar i veckan på kontoret, att vissa teammedlemmar arbetar på kontoret eller att specifika uppgifter utförs på kontoret.
- Olika platser: Team kan befinna sig i olika delar av världen och arbeta tillsammans med samma projekt.
- Virtuell arbetsplats: Team använder en virtuell arbetsplats, inklusive verktyg för kommunikation, brainstorming, idéskapande och hybridsamarbete för att arbeta tillsammans.
- Kontinuitet: Team som arbetar på kontoret kan fortsätta konversationen online tack vare sina digitala verktyg.
Hur skiljer sig hybridarbete från distansarbete?
Det finns några grundläggande skillnader mellan hybridarbete och distansarbete. De är följande.
| Funktion | Hybrid | Fjärrstyrd |
|---|---|---|
| Arbetsplats | Inkluderar vanligtvis ett fysiskt kontor och en fjärrinstallation, till exempel ett hemmakontor. | Vanligtvis arbetar anställda hemifrån eller från en plats som passar dem. |
| Kontorstid | Det finns några timmar varje vecka som överlappar mellan kontorsanställda och distansarbetare. | Teamen kan arbeta enligt sina egna scheman och endast samlas vid förutbestämda virtuella möten. |
| Kommunikation | Kombination av personliga möten och verktyg för samarbete på distans, såsom telefonsamtal, chatt, videosamtal och e-post. | Främst e-post, chatt, videosamtal och projektledningsverktyg. |
| Flexibilitet | Delvis flexibel med krav på att komma till kontoret några gånger i veckan. | Helt flexibelt eftersom medarbetarna inte är bundna till en specifik plats. |
Vilka typer av hybridsamarbete finns det?
Många antar ofta att ”hybrid” endast avser platsen. I själva verket omfattar hybridarbete även den tid som teamen arbetar. Utifrån dessa två parametrar finns det fyra typer av hybridsamarbete.
| Funktion | Synkron | Asynkron |
|---|---|---|
| Personligt | Arbeta tillsammans på samma fysiska plats och vid samma tidpunkt. Bäst för komplex problemlösning, brainstorming och affärsuppgörelser. Inträffar ofta beroende på företagets policy. | Arbeta i samma utrymme men vid olika tidpunkter (utan överlappning) Bäst för teammedlemmar att interagera med andra team eller få en känsla för företagskulturen Inträffar sällan |
| Fjärrstyrning | Arbeta från olika platser men samtidigt använda verktyg som videosamtal eller textbaserad chatt för att samarbeta. Bäst för team med unika färdigheter som löser komplexa problem. Inträffar ofta. | Arbeta självständigt från olika platser enligt egna scheman Använd verktyg som projektledningsprogram, e-post etc. för att samarbeta Bäst för självstyrande, välorganiserade team Inträffar mycket ofta |
Utmaningarna med att implementera hybridsamarbete
Hybridarbete medför lika många störningar som fördelar. Att implementera ett system som underlättar hybridsamarbete innebär därför också utmaningar, till exempel följande.
Sociala utmaningar
Interaktionsbarriärer: Brist på möjligheter till socialisering och relationsbyggande kan leda till att team arbetar med samma saker, men på distans.
Förlorade kontakter: Förlusten av samtal vid vattenkylaren och informella träffar kan leda till isolering och stress.
Oupptäckta problem: Chefer eller till och med kollegor kan missa tecken på att någon har problem/är sjuk/kämpar när de inte ser de icke-verbala kommunikationssignalerna.
Ledningsstilar: Företagsledare är vana vid en ledningsstil som bygger på uppföljning och övervakning, där de ständigt ”håller ett öga” på sina teammedlemmar. Sådana chefer har svårt att utveckla en ledningsstil som bygger på förtroende.
Kommunikation
Kommunikationsklyfta: Minimal personlig interaktion, lågt engagemang, dåliga möten och begränsad dokumentation kan alla bidra till kommunikationsklyftor.
Möten av dålig kvalitet: Utan personliga signaler, färdigheter i att leda ett möte, proaktivt engagemang och en tydlig agenda kan möten bli frustrerande. Som ett resultat kan teamen förlora både information och kontakt.
Förlust i översättningen: När team inte investerar tid och energi i att dokumentera information kan mycket kunskap gå förlorad när den överförs från en person till en annan.
Samarbete
Brist på gemensam grund: Utan en enhetlig virtuell arbetsplats kan teamen förlora den kontext och gemensamma grund som krävs för att arbeta tillsammans. Detta är både en teknisk och en beteendemässig utmaning.
Förlust av entusiasm vid asynkron kommunikation: Tänk dig att du har en fantastisk idé och skickar den till en kollega som svarar 12 timmar senare. Det är naturligt att du har tappat entusiasmen/intresset vid det laget. Utan samarbete i realtid kan idéer dö innan de ens har hunnit ta fart.
Diskussioner utanför arbetsplatsen: På kontoret dricker människor te, äter lunch eller går till parkeringen och bygger kamratskap, även om de inte pratar om arbetet. Hybridteam missar ofta denna möjlighet, vilket minskar den kollektiva produktiviteten.
Nyckeln till att lösa dessa utmaningar är att investera i rätt molnbaserade samarbetstekniker, utbilda medarbetarna i hur de används och skapa en kultur som värdesätter inkludering, flexibilitet och samarbete oavsett plats. Låt oss se hur.
Hantera utmaningarna med hybridsamarbete
Innan du köper en hybridarbetsprogramvara måste du förstå de djupare sociala, kulturella och tekniska aspekterna av ditt teams prestanda. Börja alltså från början.
1. Förstå den hybridarbetsmiljön
Ställ dig själv följande frågor.
- Hur många av våra team arbetar enligt hybridmodellen?
- Vilka kommunikationsverktyg använder de för närvarande på arbetsplatsen?
- Vilka utmaningar står de inför?
- Vilka ineffektiviteter eller brister rapporterar cheferna om?
- Varför uppstår dessa utmaningar/ineffektiviteter?
- Vilka lösningar har teamen tagit fram för att övervinna eller tolerera dessa utmaningar/ineffektiviteter?
När du har förstått detta kan du sammanställa en uppsättning onlineverktyg för samarbete, till exempel ClickUp, för att möjliggöra hybridkommunikation.
2. Förhindra kommunikationsimplosion
Har du någonsin varit i en situation där du skickar ett dokument till någon via e-post, följer upp på Slack, redigerar filen på Google Docs (och lägger till kommentarer) – och därmed sprider din kommunikation från en plats till en annan?
Detta är normalt på moderna arbetsplatser. Det är också det som tar mest energi!
När du arbetar asynkront kan du samla all kommunikation på en enda plattform, till exempel ClickUp, så att inga meddelanden går förlorade. Med ClickUps chattvy kan du se alla meddelanden på ett och samma ställe, så att du kan svara i rätt ordning.
Om du är nybörjare när det gäller att upprätta kommunikationspolicyer kan du prova ClickUps mall för kommunikationsplanering. Den hjälper dig att brainstorma de processer du behöver och dokumentera dem på ett effektivt sätt.
3. Upprätta tydliga kommunikationsprotokoll
Verktyg är ett hjälpmedel, inte själva lösningen. När du implementerar dina verktyg bör du därför sätta upp riktlinjer och bästa praxis för hur de ska användas.
Gör det tydligt vad ”hybrid” betyder för dig. Definiera dina förväntningar på svarstid, arbetsform, kommunikationskanal, uppföljning, dokumentation och gemensam innehållsutveckling.
Du kan till exempel säga att när det finns en ändring i dokumentet som ni redigerar gemensamt, förväntas ett svar inom fyra timmar.
Å andra sidan kan det hända att du behöver utföra vissa uppgifter synkront. Med ett verktyg som ClickUp kan dina team antingen planera i förväg och arbeta tillsammans. Eller använda ClickUp Collaboration Detection för att se vem som är online och kontakta dem i realtid.
4. Balansera synkron och asynkron kommunikation
Allt arbete kan inte utföras asynkront. Ibland måste två personer sitta tillsammans för att lösa ett problem, även om de befinner sig på två olika platser. Balansera därför synkron och asynkron samverkan när du utformar hybridarbetslösningar.
- Ställ tydliga förväntningar på när hybridteam måste vara online.
- Beskriv problem som kan lösas asynkront och andra som kräver att två personer är tillsammans.
- Uppmuntra teammedlemmarna att ange sin tillgänglighet i projektledningsverktyget eller kalendern, så att andra kan bjudas in att samarbeta vid behov.
5. Var transparent och inkluderande
Traditionellt sett tenderade teammedlemmar att hålla informationen för sig själva. När det behövdes kunde andra teammedlemmar be om den och få den. Moderna arbetsplatser har inte råd med detta beteende.
Dagens hybridarbetsmiljö värdesätter transparens. Var beredd att dokumentera och publicera inte bara viktig information utan också dina processer, tillvägagångssätt och all tyst kunskap.
Med ClickUp Docs kan du dokumentera och publicera information till teamet och dela den med relevanta personer utanför organisationen. Å andra sidan är ClickUp Whiteboards ett utmärkt ställe att kartlägga dina processer eller arbetsflöden för att säkerställa att alla känner till hela sammanhanget.
En sådan transparens kommer att förbättra det hybridbaserade teamsamarbetet avsevärt, eftersom medarbetarna kan söka information och själva hämta den när och var de väljer att arbeta. Bristande tillgång till information kommer inte längre att vara ett hinder för att få arbetet gjort.
Implementera hybridsamarbete med samarbetsverktyg som ClickUp
Om allt du har är en hammare kommer allt att se ut som en spik. Om allt du har är ett kalkylblad kommer du bara att tänka i rader och kolumner. Att implementera rätt verktyg för företagssamarbete är därför avgörande för organisationens framgång.
Tänk på följande när du implementerar hybridarbetsverktyg.
Rättvisa
Välj ett verktyg som ger alla medarbetare möjlighet att inkluderas, synas och lyssnas på i en diskussion. Håll alla kommunikationsformer – text, ljud, video, kommentarer, skärminspelningar osv. – öppna, så att alla kan bidra på det sätt som passar dem bäst.
ClickUp möjliggör allt detta och mycket mer. ClickUp-uppgifter erbjuder inbäddade kommentarer så att team kan kommunicera i sitt sammanhang. ClickUp Clips kombinerar röst- och skärminspelning för tydlig kommunikation.
Användarvänlighet
Om du inte väljer rätt verktyg kan det bli en enorm uppgift att uppdatera och hantera det.
Välj ett verktyg med enkel användarupplevelse och som är lätt att använda. Skapa strömlinjeformade arbetsflöden för att säkerställa att projektledningsverktyget minskar arbetsbelastningen, inte ökar den. Automatisera processer som kan automatiseras.
ClickUp Brain genererar till exempel automatiskt standup-anteckningar baserat på alla uppdateringar som användarna gör på plattformen. Tänk hur mycket tid det kan spara!
En annan viktig aspekt av ditt verktyg för samarbete på arbetsplatsen är möjligheten att stödja balansen mellan arbete och privatliv. Det kan vara så enkelt som att stänga av aviseringar utanför arbetstid eller ställa in tydlig tillgänglighetsstatus för bättre fördelning av arbetsbelastningen.
Anpassningsförmåga
Hybridteam har ofta situationer där vissa personer är på kontoret och andra arbetar på distans. Det innebär att de behöver genomföra hybridmöten där alla kan delta på lika villkor.
ClickUps funktioner är utformade för att möjliggöra detta. I ett konferensrum kan till exempel en person projicera ClickUp Docs och skriva, medan teammedlemmar på distans kan se uppdateringar i realtid på sina datorer.
Omfattande
Verktygsspridning är ett faktum. Organisationer använder ofta ett verktyg för realtidskonversationer, ett annat för projektledning, ett tredje för brainstorming, ett fjärde för dokumentation osv. Detta skapar utmaningar, såsom följande.
- Informationen är spridd över olika verktyg
- Att integrera dessa verktyg är komplicerat och ineffektivt.
- Teknikanvändningen är lägre eftersom för många verktyg känns som för mycket arbete.
- Data och insikter från dessa verktyg är minimala.
För att undvika allt detta, välj ett verktyg som är heltäckande. Ett verktyg som ClickUp är mer än bara projektledning. Det ger teamen alla verktyg de behöver för att få jobbet gjort.
Oavsett om det gäller en whiteboard, en kommunikationsplattform, ett system för arbetsbelastningshantering eller en omfattande instrumentpanel, så har ClickUp allt. Det är en samarbetsyta som är utformad för att uppmuntra interaktioner samtidigt som olika arbetsmönster och individuella preferenser respekteras.
Se själv. Prova ClickUp idag!