Enligt en studie från Gitnux upplever 84,44 % av de anställda i USA att de ofta blir distraherade. Det är värt att notera att de främsta orsakerna till störningar i arbetsflödet inte bara är digitala ping-ljud, utan även dåligt genomförda möten.
När möten är ineffektiva slösar de inte bara tid, utan bidrar också till ett fenomen som kallas mötesåterhämtningssyndrom (MRS). Detta syndrom kan hämma innovation och kreativitet och öka utbrändhet och stress hos medarbetarna, vilket i sin tur påverkar teamets framgångar avsevärt.
I den här artikeln diskuterar vi definitionen och vetenskapen bakom MRS, presenterar de bästa strategierna och verktygen för att minimera effekterna av detta syndrom och diskuterar hur ClickUp förändrar hur ditt team hanterar möten.
Låt oss börja.
Vad är mötesåterhämtningssyndrom?
Mötesåterhämtningssyndrom (MRS) uppstår när anställda upplever trötthet och minskad produktivitet efter att ha deltagit i möten, särskilt när dessa möten är improduktiva, stressande eller alltför långa.
Nästan två av tre personer har svårt att få tid och energi att utföra sitt arbete på grund av för många möten. Sedan förändringen i arbetsplatsdynamiken i februari 2020 har den genomsnittliga anställdas deltagande i teammöten och samtal tredubblats varje vecka. Denna ökning lämnar ofta lite utrymme för innovation eller tid att brainstorma nya affärsidéer.
Oavsett om det rör sig om fysiska, virtuella eller hybridmöten kan MRS pågå under olika lång tid beroende på individen och mötenas karaktär. Det hindrar i hög grad förmågan att återfokusera på viktiga uppgifter efter mötet, vilket direkt påverkar medarbetarnas engagemang och prestationer på arbetsplatsen.
Men hur påverkar möten oss anatomiskt? Det tar vi reda på i nästa avsnitt.
Vad händer egentligen i våra hjärnor under och efter dessa utmattande möten? I nästa avsnitt undersöker vi de anatomiska och psykologiska effekterna av möten och ger en inblick i hur de leder till MRS och vad du kan göra för att mildra dessa effekter.
Vetenskapen bakom mötesåterhämtningssyndromet
Möten kräver ofta intensiv koncentration, multitasking och sociala interaktioner, vilket i hög grad engagerar hjärnans prefrontala cortex – det område som ansvarar för exekutiva funktioner som planering och beslutsfattande.
Överbelastning av denna region kan leda till kognitiv trötthet, vilket yttrar sig i minskad koncentration och försämrat kritiskt tänkande efter mötets slut.
Neurologiska studier tyder på att ihållande kognitiv aktivitet leder till en ansamling av adenosin, en neurokemikalie som främjar sömn, hämmar och bidrar till känslor av mental utmattning.
Stressiga möten aktiverar hypotalamus-hypofys-binjure-axeln (HPA) och frigör kortisol och andra stresshormoner. Detta är skadligt när det utlöses ofta av icke-livshotande händelser som möten.
När anställda tillbringar tid med att delta i möten utan tillräckliga pauser förblir stressresponsen kroniskt aktiverad och ger upphov till långsiktiga hälsoeffekter såsom ångest, depression och nedsatt immunförsvar.
Att förstå dessa fysiologiska och psykologiska reaktioner på möten ger övertygande argument för att strukturera mötesplaner på ett sätt som bevarar det mentala välbefinnandet och ökar produktiviteten. Psykologisk forskning betonar vikten av vilotid efter improduktiva möten så att hjärnan kan återhämta sig och återställa sina kognitiva resurser.
Skillnaden mellan mötesåterhämtningssyndrom och zoomtrötthet
MRS och Zoom-trötthet beskriver stress och utmattning i samband med möten, men de fokuserar på olika aspekter av mötesupplevelsen.
Mötesåterhämtningssyndrom (MRS): MRS avser den kognitiva och emotionella belastningen som möten medför, oavsett format (fysiska eller virtuella). Det uppstår på grund av faktorer som improduktivt innehåll, dåligt hanterade interaktioner och mötenas totala inverkan på en individs arbetsdag.
Zoomtrötthet: Denna term beskriver uttryckligen den trötthet som är förknippad med omfattande användning av digitala kommunikationsplattformar som Zoom, Microsoft Teams och Google Meet. Den härrör från unika utmaningar som virtuella interaktioner medför, bland annat:
- Ögonbelastning från att stirra på skärmar under långa perioder utan pauser
- Social överbelastning, från pressen att vara engagerad och synlig under videosamtal
- Fysiska besvär från att sitta i samma position eller använda en ergonomiskt olämplig arbetsplats
- Psykisk utmattning till följd av att bearbeta icke-verbala signaler och upprätthålla en virtuell närvaro vid möten på kontoret
Sambandet mellan MRS och Zoom-trötthet
Även om det är en separat sjukdom kan Zoom-trötthet förvärra MRS, eftersom den mentala och fysiska utmattningen från virtuella möten förlänger den återhämtningstid som behövs efter mötena.
I grund och botten ökar tröttheten från ständig virtuell interaktion svårighetsgraden av MRS-symtom, vilket leder till en förvärrad effekt på det allmänna välbefinnandet och produktiviteten.
Multitaskingens roll och utbrändhet i arbetet
Under lång tid ansågs förmågan att hantera många uppgifter samtidigt vara en meritvärd färdighet. På sätt och vis gällde att ju fler bollar man kunde hålla i luften samtidigt, desto mer effektiv och kompetent framstod man på jobbet.
Nyare forskning visar dock att när vi försöker multitaska ägnar vi oss åt ” uppgiftsväxling ” – en exekutiv funktion där vi omedvetet flyttar vår uppmärksamhet från en uppgift till en annan.
Detta kanske inte är så uppenbart eller påtagligt när man viker tvätt medan man tittar på TV. Men när insatserna är höga leder uppgiftsväxling till kognitiv trötthet, vilket gör att vi blir mer utbrända och mindre produktiva under dagen.
Och möten gör det svårare att byta mellan olika uppgifter. Under normala omständigheter kan det ta 15 minuter att återgå till den ursprungliga koncentrationsnivån efter att ha bytt uppgift.
Men hur är det att återgå till arbetet efter ett möte som har utmattat dig mentalt och emotionellt? Även om du kan växla om och snabbt komma igång med arbetet kan det ta mycket längre tid – 45 minuter eller mer. Alla återhämtar sig i olika takt.
Att vara "mellan team- eller kundmöten " låter flott, men det kan leda till minskad effektivitet under arbetstiden.
Visste du att 70 % av alla möten hindrar anställda från att arbeta och slutföra sina uppgifter?
Men utmattningen upphör inte ens efter att du återvänt till jobbet efter ett meningslöst möte, vilket leder oss till nästa punkt.
Effekter på produktiviteten: Hur långvarig mötesutmattning påverkar arbetet
Långvarig trötthet är mer än en tillfällig energidipp – det är ett tillstånd som på lång sikt hindrar effektiv och produktiv arbetsinsats.
Enligt Centers for Disease Control and Prevention (CDC ) påverkar trötthet kognitiva funktioner negativt, bland annat genom att minska uppmärksamhet och koncentration, fördröja reaktionstiden, begränsa korttidsminnet och försämra omdömet.
På arbetsplatsen bidrar trötthet till MRS, eftersom anställda behöver tid för att återhämta sig från de utmattande effekterna av ett improduktivt möte.
Anställda tillbringar cirka 23 timmar per vecka i möten, vilket ökar risken för att de blir sjuka och missar arbetet. Denna cykel av trötthet och återhämtning bidrar negativt till en kultur av ineffektivitet, vilket kostar företagen uppskattningsvis 37 miljarder dollar årligen på grund av improduktiva möten.
Är färre möten en lösning på detta problem? Ja. En rapport från HBR visar att produktiviteten ökar med upp till 71 % när antalet möten minskas med 40 %.
När vi fortsätter att utforska lösningar är det viktigt att känna igen tecken som tyder på att ett möte kan vara kontraproduktivt. Genom att ta itu med dessa tidigt kan man förhindra att trötthet uppstår och bevara produktiviteten på arbetsplatsen.
Vanliga tecken på ett dåligt möte: Hur man förebygger mötesåterhämtningssyndrom
Möten är avsedda att vara handlingskraftiga sammankomster, men utan tydliga mål och syften kan de bli produktivitetsdödande. De kan också vara frustrerande, utmattande och slöseri med tid, vilket gör deltagarna mentalt trötta.
Att känna igen tecknen på dåliga möten kan hjälpa dig att vidta nödvändiga åtgärder för att undvika MRS.
1. Avsaknad av mötesagenda
Möten utan dagordning är en recept på katastrof.
Anta att du blir inbjuden till ett möte utan att få någon dagordning. I så fall är mötesarrangörerna troligen oförberedda, otydliga om anledningen till mötet eller oklara om de önskade resultaten.
Lösning: Om du är deltagare, be om en mötesagenda. Om du organiserar mötet, ange syftet och varför vissa deltagare är inbjudna.
Använd valfri mall för enskilda möten för att hantera förarbetet. Förbered en kort lista med åtgärdspunkter och ange vem som ska leda olika delar av mötet och vem som behöver förbereda vad.
ClickUp Agenda Template är ett anpassningsbart dokument som låter dig skapa uppgifter för varje åtgärd, definiera deltagarnas roller och ange en tidsplan.
Använd mallen för att samarbeta med intressenterna för att brainstorma och slutföra punkterna på dagordningen – allt på ett och samma ställe.
En väl definierad agenda informerar deltagarna om vilken typ av interaktion som förväntas. Detta tvingar dem att förbereda sig inför mötet, oavsett om det handlar om att göra specifika efterforskningar, ta emot uppdateringar från en leverantör eller brainstorma för ett nytt projekt, och bidra med självförtroende.
2. Möten som börjar sent
Om du leder mötet är du ansvarig för att skapa en professionell ton för sessionen, och att börja sent kan vara frustrerande för personer som kommer i tid.
Forskning visar att när en ledare kommer 5–10 minuter för sent till ett möte sjunker mötets tillfredsställelse, effektivitet och produktivitet dramatiskt.
Alla som deltar i ett möte avsätter medvetet tid i sin kalender, så du måste respektera alla andras värdefulla tid och vara punktlig.
3. Möten som drar över tiden
Även den mest engagerade deltagaren kommer att ha svårt att koncentrera sig om samtalet spårar ur utan slut. För att minska den fysiska och mentala utmattning som långa möten medför, följ agendan strikt och dröj inte kvar.
Lösning: Fastställ start- och sluttider för varje åtgärdspunkt och begränsa den tid som varje person får tala. Om du till exempel vill diskutera fyra viktiga teamutvecklingar med tre seniora chefer och avsätter fem minuter för varje utveckling, bör mötet inte pågå i mer än 60 minuter.
För att bestämma mötets längd bör du ta hänsyn till diskussionspunkternas komplexitet, antalet deltagare och mötets format.
4. Låg deltagande bland deltagarna
Ett tydligt tecken på ett oengagerande möte är när deltagarna ägnar sig åt multitasking – de arbetar med andra uppgifter, kollar sina telefoner upprepade gånger, tappar koncentrationen eller sitter tysta under mötet. Detta händer när:
- Problem A: Diskussionen domineras av ett fåtal, vanligtvis mer erfarna, medarbetare.
- Problem B: Samtalen spårar ur från huvudagendan
- Problem C: Åtgärderna är inte relevanta för alla
Medan problem B och C kan minimeras med en strukturerad agenda, kan A lösas genom att vidta specifika åtgärder.
Det är naturligt att vissa personer talar mer än andra på möten, men det betyder inte att du inte kan involvera de tystare deltagarna.
Lösning: Involvera de tystare deltagarna i dina möten. Fråga dem om de har något att tillägga till ämnet. Alla deltagare måste kunna dela med sig av sina tankar på ett tryggt och strukturerat sätt. Alternativt, om du märker att allas koncentration avtar, rita något på whiteboardprogrammet och be dem gissa vad det är. Sådana idéer för teammöten hjälper deltagarna att återfå fokus.
Dessutom kan visuella hjälpmedel som ClickUp Whiteboards, bilder eller videor vara till stor hjälp för att förtydliga komplexa punkter. Du kan skissa diagram, skriva ner viktiga punkter eller kartlägga strategier, vilket underlättar visuellt lärande.
5. Oklara nästa steg
Om du deltar i ett möte och går därifrån med en osäkerhet om nästa steg och vad andra förväntar sig av dig, kan du betrakta mötet som misslyckat. Om inte mötet var rent informativt bör det avslutas med någon form av sammanfattning.
Innan mötet avslutas, gå igenom de viktigaste punkterna som diskuterats och de beslut som fattats. Ett mötesprotokoll ger en tydlig redogörelse för vad som hänt under mötet, hjälper till att hålla deltagarna ansvariga och underlättar ett smidigt genomförande av besluten.
Lösning: Du kan använda programvara för mötesprotokoll för att ta anteckningar på språng och bädda in webbsidor, kalkylblad, videor och andra medier på en enda plattform som referens efter mötet.
Om du vill automatisera sammanfattningen av viktiga punkter och vägen framåt kan ClickUp Brain göra det åt dig. Extrahera viktig information och presentera den på ett koncist sätt, till exempel i form av en checklista där du kan markera punkterna individuellt efter att ha diskuterat dem med deltagarna.
Använd ClickUp Meetings för att markera viktiga punkter och omvandla dem till spårbara uppgifter. Tilldela ansvar till intressenter och deadlines, så att alla detaljer fångas upp och alla kan börja arbeta utan förvirring.
6. Repetitiv timing och plats
Det ligger i människans natur att hålla sig till samma rum, samma tid och samma allmänna upplägg för möten. Men dessa rutiner kan börja tråka ut människor, vilket i sin tur påverkar produktiviteten. För att bevara medarbetarnas energi och entusiasm bör du införa variation i mötena. Till exempel:
- Håll möten på morgonen istället för på eftermiddagen
- Flytta till en annan lokal (eller ett konferensrum)
- Experimentera med icke-traditionella tidsblock (till exempel 50 minuter istället för en timme)
- Ändra sittplatserna så att alla sitter bredvid och mittemot olika kollegor.
Om det dessutom är ett av de regelbundna personliga mötena mellan 2–3 personer i ditt team, föreslå ett promenadmöte. För större grupper kan du prova att stå upp, förutsatt att mötena inte varar längre än 20 minuter, eftersom det har visat sig öka möteseffektiviteten och deltagarnas tillfredsställelse.
ClickUp Calendar View hjälper till att visualisera medarbetarnas scheman och snabbt identifiera de minst upptagna datum och tider som passar alla.
Dessutom innebär ClickUps integrationsmöjligheter att det kan synkroniseras med andra kalendertjänster, vilket säkerställer att alla deltagare är medvetna om mötet och kan skapa mentalt utrymme för att delta i det.
Detta minskar också den tid och energi som läggs på kommunikation fram och tillbaka i samband med schemaläggning av många möten.
Nödvändigheten av normer i ett möte: viktiga punkter att komma ihåg
Fastställ vissa grundregler som på ett positivt sätt styr medarbetarnas beteende och ytterligare minskar risken för MRS:
- Minimera distraktioner: Be alla att lägga undan sina telefoner och bärbara datorer tills mötet är över. Detta minskar deltagarnas frestelse att surfa på internet eller svara på textmeddelanden eller arbetsmejl.
- Hantera buller i virtuella möten: Om det är ett virtuellt möte, gör det obligatoriskt för deltagarna att stänga av sina mikrofoner när de inte talar för att minimera bakgrundsljud och förhindra störningar.
- Planera in pauser: Om mötet kommer att pågå i mer än två timmar, ge deltagarna en tydlig paus med fastställd start- och sluttid så att de kan hålla sig pigga under lång tid och undvika kognitiv trötthet.
- Främja respektfull kommunikation: Håll en respektfull ton, lyssna aktivt och avbryt inte andra när de talar. Om det är för många deltagare, räck upp handen för att få möjlighet att tala.
- Beslutsfattande: Oavsett om beslut fattas genom konsensus, majoritetsbeslut eller av en utsedd person, sträva efter att använda GETGO-metoden (Good Enough To Go), som fokuserar på att fatta beslut som kanske inte är perfekta men som är tillräckligt bra för att kunna genomföras.
- Empati: Var beredd att stödja beslutet även om du initialt inte håller med om det; förklara din oenighet med hjälp av ett exempel eller fakta för att ge en bättre förståelse för din ståndpunkt och inte lämna utrymme för konflikter.
Feedback och utvärdering för ständig förbättring
Genom att be om feedback får du insikt i vilka aspekter av ett möte som var engagerande eller utmattande. Denna information gör det möjligt för dig att effektivisera dagordningar och fokus, ta bort onödiga möten från schemat och endast avsätta tid för att diskutera viktiga frågor.
I slutet av varje möte, ägna några minuter åt att fråga deltagarna vad de tycker om hur effektiv diskussionen var och vad som kunde förbättras.
Om de är osäkra på att tala inför en grupp kan du använda anonyma digitala enkäter via ClickUp Forms för att uppmuntra ärlig feedback.
För virtuella möten kan du använda ClickUp Clip för att spela in din skärm och dela videon (även kallad Clip) med alla deltagare. Du kan lämna kommentarer var som helst på en Clip för att diskutera det som delas.
Alla kan granska och samarbeta kring mötets innehåll, och videon kan också belysa förbättringsområden.
Du kanske till exempel upptäcker att en person talade ovanligt länge eller att vissa deltagare pratade i munnen på varandra, vilket ledde till att diskussionen blev osammanhängande. Du kan vidta åtgärder för att åtgärda sådana problem i framtida möten.
Dessutom kan AI-verktyg för möten som ClickUp Brain transkribera varje klipp, inklusive tidsstämplar och utdrag för referens.
Slutligen, agera på den feedback som erhållits genom att diskutera den i uppföljningsmöten och göra nödvändiga förändringar – visa deltagarna att deras synpunkter värdesätts och att de tas tillvara.
Från stress till flow: bättre möten
Möten behöver inte ingjuta en känsla av rädsla hos dina anställda.
När möten genomförs på ett effektivt sätt kan deltagarna känna sig målinriktade och engagerade, vilket minimerar behovet av lång återhämtningstid.
Bestäm specifika tider eller dagar som mötesfria för att ge dem oavbruten tid för koncentrerat arbete, maximera deras kognitiva förmågor, producera bättre kvalitet på kortare tid och uppnå en större känsla av tillfredsställelse.
Det finns många sätt att undvika onödiga möten, och ClickUp är ett praktiskt val. Det erbjuder flera användbara funktioner, såsom kalendervy, whiteboards, ClickUp Brain och ClickUp Meetings, så att team kan samarbeta kring projektidéer, definiera uppgifter och deadlines samt skapa, importera och anpassa rapporter som hjälper till i projektanalysen.
Oavsett om du arbetar på distans, på plats eller i en hybridmiljö, kopplar ClickUp samman team, avdelningar och människor över geografiska gränser så att de kan uppnå önskade affärsmål.
Om du vill dra nytta av fördelarna kan du registrera dig gratis på ClickUp.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Hur återhämtar man sig efter ett dåligt möte?
Ge dig själv tid att varva ner och återhämta dig efter ett dåligt eller frustrerande möte. Det kan handla om några minuters meditation, en kort promenad utomhus eller att helt enkelt lämna arbetsplatsen för att ladda om batterierna.
Reflektera över vad som gjorde mötet dåligt. Var det oorganiserat? Fanns det konflikter som inte löstes? Är resultaten otydliga?
Att förstå dessa faktorer kan hjälpa dig att omsätta dina tankar i handling på ett tydligt sätt och åtgärda problemet, vilket leder till ett framgångsrikt möte.
2. Hur kan du göra möten mer produktiva?
Innan mötet, dela ut en dagordning som beskriver de ämnen som ska diskuteras och de mål som ska uppnås. Detta hjälper deltagarna att förbereda sig och håller mötet fokuserat. Börja i tid, håll diskussionerna på ämnet och avsluta enligt schemat. Se till att alla röster blir hörda. Avsluta varje möte med konkreta resultat och ansvarsområden.