I kölvattnet av den så kallade ”Great Resignation”, då många medarbetare slutade eller planerade att byta till ett nytt jobb, undrar HR-chefer och företagsledare varför. Personalomsättning är kostsamt, vilket gör åtgärder för att öka personalbehållningen ännu viktigare.
Stay-intervjuer är det enklaste och snabbaste sättet att genomföra av de olika strategierna för att behålla personal, såsom medarbetarfeedback, aktiviteter för att öka engagemanget och lojalitetsprogram.
Chefer lägger allt mer tid på att förstå varför medarbetarna väljer att stanna kvar, vad som gör att de känner sig knutna till sin arbetsplats, och på att använda denna information för att införa mer proaktiva metoder.
En rapport från Non-Profit HR visar att användningen av stay-intervjuer har ökat från 33 % år 2022 till 46 % år 2023, vilket vittnar om deras effektivitet när det gäller att minska personalomsättningen.
En stay-intervju ger värdefull information om teamets engagemang, medarbetarnas tillfredsställelse och personalbehållningen, och gör det möjligt för chefer att återknyta kontakten med värdefulla medarbetare för att förhindra att talanger lämnar organisationen.
Om du vill genomföra effektiva kvarstannsintervjuer, läs vidare.
Vad är en stay-intervju?
Stay-intervjuer, även kallade stay-samtal, är möten mellan chefer och medarbetare där man diskuterar varför de trivs på företaget och vad de skulle vilja ändra när det gäller verksamheten, teamet eller sin nuvarande roll.
Dessa samtal kan användas för att bedöma risken för att en medarbetare ska lämna företaget och därmed förutse rekryteringsbehovet.
Organisationer genomför stay-intervjuer för att upptäcka och ta itu med vad som inte fungerar och vilka utmaningar som finns eller väntar. Denna information används för att åtgärda den bakomliggande orsaken till medarbetarnas missnöje innan de börjar söka efter ett nytt jobb.
Betydelsen av kvarstanningsintervjun idag
Det finns flera skäl till varför människor lämnar sina jobb; vissa har fått en ny innebörd under pandemin, medan andra beror på specifika arbetsförhållanden i nuläget. De främsta faktorerna som driver personalomsättningen idag är:
- Brist på karriärutveckling och besvikelse över sin roll
- Pandemin fick människor att reflektera och omvärdera sina mål och vad som gjorde arbetet meningsfullt för dem
- Önskan om större flexibilitet när det gäller distansarbete och hybridarbete
- Problem efter pandemin, såsom stigande kostnader för barnomsorg och minskad lojalitet gentemot arbetsplatsen till följd av omfattande uppsägningar
Här är några av de saker du får reda på från teammedlemmarna när du genomför stay-intervjuer för att förbättra medarbetarupplevelsen och arbetskulturen.
Syftet med och värdet av en kvarstanningsintervju
Syftet med stay-intervjuer är att ställa frågor som tar upp samma saker som du skulle få reda på vid avgångsintervjuer. Du kan integrera dem i dina befintliga enskilda samtal eller genomföra dem varje månad om du inte har regelbundna uppföljningsmöten (men varför inte?).
Handlar om att behålla medarbetare
Det främsta syftet med stay-intervjuer är att ta reda på vad som motiverar dina nuvarande medarbetare att stanna kvar i företaget och identifiera vad som skulle kunna få dem att lämna företaget. Möjliga svar på den senare frågan kan vara brist på erkännande, utbrändhet eller begränsade möjligheter till karriärutveckling och tillväxt.
Ta itu med dessa frågor i ett tidigt skede för att öka medarbetarnas tillfredsställelse och förhindra att de bästa medarbetarna lämnar företaget. Enligt en vetenskaplig studie bidrar en positiv arbetsmiljö till att öka medarbetarnas engagemang, prestationer och prestationsvilja.
Påverkar arbetsglädje och motivation
Stay-intervjuer handlar om mer än att bara samla in information. De visar medarbetarna att deras kritik, farhågor och synpunkter uppskattas och tas på allvar. När de känner sig hörda blir de nöjdare med sina jobb och mer motiverade att prestera.
Dessutom ger stay-intervjuer cheferna möjlighet att identifiera de bästa medarbetarna som inte utmanas tillräckligt eller inte uppskattas tillräckligt. Detta öppnar dörren för diskussioner om karriärutvecklingsmöjligheter och bidrar till att behålla de mest prestationsstarka medarbetarna.
Till exempel: även om ni har ett belöningsprogram för medarbetarna saknar HR-teamet de rätta verktygen för att mäta och uppskatta medarbetarnas prestationer, vilket leder till missnöje bland medarbetarna i teamet. Stay-intervjuer kan hjälpa er att upptäcka detta problem och de tidiga varningssignalerna.
Förhindrar personalomsättning
Tack vare sin proaktiva karaktär kan ett program med kvarstannsintervjuer bidra till att minska personalomsättningen. Det hjälper till att identifiera potentiella problem som kan hanteras innan de utvecklas till fullt utblommade problem.
Nyckeln till en effektiv stay-intervju är att ställa specifika frågor som hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av intervjun.
Viktiga frågor att ställa under en kvarstanningsintervju
Ställ helst frågor som får dina medarbetare att prata och ger dig ärlig feedback.
Frågor om karriärutveckling
- Vad lär du dig här?
- Vilka nya färdigheter vill du utveckla?
- Vad tycker du om de utbildningsprogram som företaget erbjuder?
- Vad skulle kunna förbättras när det gäller utvecklingsmöjligheterna?
- Beskriv ditt drömjobb.
- Vad tyckte du mest om i din tidigare roll som du inte längre får göra här?
- Vilka aspekter av ditt förra jobb tyckte du om som saknas nu?
- Vilka är dina karriärmål på kort och lång sikt? Hur kan vi hjälpa dig att uppnå dem?
- Finns det ytterligare ansvarsområden som du skulle vilja ta på dig inom din roll?
- Finns det några förmåner som du skulle uppskatta i din nuvarande roll men som vi inte erbjuder?
Frågor om ledarskap och ledning
- Hur kan jag göra din arbetsupplevelse trevligare?
- Vilka förändringar skulle göra ditt jobb mer tillfredsställande för dig?
- Hur kan vi bättre stödja dig i din roll?
- Vilken typ av erkännande motiverar dig mest?
Frågor om arbetsplatskulturen
- Vad är det som gör att du vill fortsätta arbeta här?
- Vad tycker du om hur vi uppmärksammar medarbetarnas prestationer?
- Tycker du att du har en bra balans mellan arbete och fritid? Om inte, hur kan vi förbättra den?
- Beskriv företagskulturen. Vad gillar och ogillar du med den?
Frågor om den övergripande tillfredsställelsen
- Vad är det som motiverar dig mest när du går till jobbet varje dag?
- Har du någonsin funderat på att lämna företaget? Om ja, varför?
- Vad ser du fram emot i ditt dagliga arbete?
- Vilka aspekter av ditt dagliga arbete upplever du som frustrerande?
- Kan du beskriva en arbetsdag nyligen som orsakade stress eller ångest hos dig?
- Berätta om en positiv arbetsupplevelse du haft nyligen.
- Vad tänker du på under resan till jobbet?
- Vad tänker du på när du är på väg hem från jobbet?
- Utnyttjas dina färdigheter och din erfarenhet fullt ut?
- Vilka specifika arbetsuppgifter tycker du om? Vad skulle du vilja göra annorlunda i din roll?
- Hur skulle du beskriva din relation till din närmaste chef?
- Tycker du att du har en sund balans mellan arbete och privatliv? Förklara ditt svar.
- Känner du dig uppskattad för dina insatser på jobbet? Varför eller varför inte?
- Vad får dig att känna dig som mest produktiv och framgångsrik på jobbet?
- Har det hänt något nyligen som fått dig att fundera på att lämna företaget?
Dessa svar kan hjälpa dig att göra enskilda medarbetare nöjda, till exempel genom att tilldela dem projekt inom områden som intresserar dem. Vissa svar kan också göra det möjligt för dig att förbättra de nuvarande medarbetarnas upplevelse, till exempel genom att säkra ytterligare personalresurser för en bättre balans mellan arbete och fritid för alla.
Regelbundna uppföljningsfrågor kan hjälpa dig att mäta arbetsmoralen, bygga upp förtroende och identifiera områden där det finns utrymme för förbättringar, ökat engagemang och bättre personalbehållning.
💡Proffstips: Använd ClickUp Brain, en inbyggd AI-assistent, som din brainstormingpartner för att ta fram dessa frågor. Efter mötet sammanfattar ClickUp Brain dessutom de viktigaste punkterna, vilket sparar dig besväret med att skriva långa mötesanteckningar. Om du vill kan du också omvandla dessa till uppgifter i ClickUp som du kan tilldela relevanta intressenter.
Använd ClickUps kostnadsfria HR-mallar för att skapa en uppsättning instruktioner på mellan- och hög nivå som dokumenterar specifika uppgifter, frågor och processer som ska följas under och efter kvarstannsintervjun.
Hur man förbereder och genomför kvarstannsintervjuer
Visst kan personalavdelningen genomföra dessa samtal. Men de blir mer effektiva om de leds av medarbetarens chef eller en chef på en högre nivå som medarbetaren litar på, eftersom medarbetaren då kan vara mer öppen med sin feedback.
Planera in den i god tid
- Välj rätt tidpunkt: Planera inte in stay-intervjuer direkt efter att en person har tillträtt en ny tjänst eller under en prestationsutvärdering. Välj en tidpunkt när medarbetaren har kommit in i sin roll och kan ge genomtänkta synpunkter.
- Ge dem tid att förbereda sig: Informera medarbetarna om kvarstannsintervjun minst en vecka i förväg. Då hinner de samla sina tankar och formulera eventuella frågor de kan tänkas ha.
- Erbjud flexibilitet: Var flexibel när det gäller schemaläggning. Överväg att erbjuda alternativ för möten tidigt på morgonen, sent på eftermiddagen eller till och med virtuella möten för att anpassa dig efter medarbetarnas scheman.
Informera om syftet med mötet och vad som förväntas
- Ställ tydliga förväntningar: Förklara syftet med medarbetarsamtalet. Låt medarbetarna inse att det är ett tillfälle att prata om sitt arbete, vad som motiverar dem och eventuella utvecklingsområden.
- Fokusera på ett öppet samtal: Betona att samtalet är konfidentiellt och att deras uppriktiga synpunkter uppskattas
- Gör en översikt: Skapa en enkel översikt över de ämnen du måste ta upp. Det kan handla om deras erfarenheter av sin roll, deras åsikter om flexibiliteten på arbetsplatsen, möjligheter till professionell utveckling och balansen mellan arbete och privatliv.
- Uppmuntra frågor: Förklara att detta är ett ömsesidigt samtal och uppmuntra dem att ställa frågor om sin karriärutveckling eller om saker som oroar dem
Att förstå vikten av äkta feedback från medarbetarna
- Aktivt lyssnande är grundläggande: Se till att du inte styr samtalet. För att förstå ”varför” bakom deras svar ska du vara tyst och lyssna när du har ställt frågan. Det är dina medarbetare som ska stå för den största delen av samtalet
- Visa uppskattning: Tacka dem för deras tid och ärliga synpunkter. Låt dem förstå att deras åsikter är viktiga och att deras synpunkter kommer att användas i beslutsfattandet och för att förbättra arbetsmiljön.
- Gör anteckningar: Notera de viktigaste punkterna under samtalet, bland annat vad som motiverar medarbetaren, eventuella invändningar och farhågor. Om du har medarbetarens samtycke kan du spela in samtalet för att vid behov kunna gå tillbaka och lyssna på svaren igen.
- Uppföljningsfrågor: Efter intervjun bör du följa upp med dem. Sammanfatta kort de viktigaste punkterna som diskuterats och vilka åtgärder du planerar att vidta utifrån deras synpunkter.
💡Proffstips: Istället för att använda flera olika verktyg för att hantera stay-intervjuer kan du använda ClickUps HR-plattform som en central knutpunkt för medarbetarinformation mellan chefer och underordnade.
Med hjälp av personalhanteringsprogramvaran kan du följa upp svaren på intervjufrågorna för att få värdefulla insikter och fatta smartare beslut.
Läs mer: AI-verktyg för beslutsfattande
Bästa praxis och tips för effektiva kvarstannsintervjuer
Kom ihåg att en bra stay-intervju är ett samtal, inte ett förhör. Här är några tips på hur du genomför en lyckad stay-intervju som får dina medarbetare att känna sig hörda och uppskattade.
Vikten av ömsesidig kommunikation
Stay-intervjuer är inte prestationsutvärderingar. Målet är att föra ett samtal där den anställde känner sig trygg med att ta upp sina funderingar.
HR-personal och chefer måste lyssna på medarbetarna, ge dem sin fulla uppmärksamhet och undvika avbrott. De bör också uppmuntra öppna och ärliga kommentarer genom att betona att det inte finns några felaktiga svar.
Här är några sätt att uppmuntra till ömsesidig kommunikation:
- Börja med att bekräfta: Uppmärksamma medarbetarens insatser och tacka dem för deras hårda arbete
- Ställ öppna frågor: Frågor som inte kan besvaras med bara ”ja” eller ”nej” uppmuntrar till utförliga svar
- Använd reflekterande lyssnande: Var uppmärksam på verbala och icke-verbala signaler samt talarens kroppsspråk för att uppfatta outtalade känslor.
- Var närvarande: Lägg undan distraktioner som mobiltelefoner och fokusera på samtalet.
Detta säkerställer ett strukturerat samtal samtidigt som det ger utrymme för individuella svar.
Överväg också att använda intervjumallar för att strukturera dina intervjuer och skapa ett enhetligt ramverk för att ställa frågor och dokumentera svaren.
Välj en bekväm plats
Platsen där medarbetarsamtalet hålls kan ha stor inverkan på hur framgångsrikt det blir. Välj en lugn och avskild plats där ni inte blir störda. Det kan vara ett tomt konferensrum, ett särskilt utrymme för samtal eller till och med en lugn hörna på ett kafé (med medarbetarens tillstånd).
Den viktigaste faktorn är medarbetarnas engagemang – att de känner sig bekväma och avslappnade. Undvik att genomföra stay-intervjuer på arbetsplatsen, eftersom det kan få dem att hamna i ”arbetsläge” och hindra ett öppet samtal.
Avsätt gott om tid och ta så lång tid som du behöver
Stay-intervjuer får inte stressas igenom. Avsätt tillräckligt med tid i din kalender för samtalet utan att känna dig tvingad att avsluta i förtid. Sträva helst efter 45 minuter till en timme. Det ger medarbetarna tillräckligt med tid att fritt dela med sig av sina tankar och funderingar.
Var flexibel med den avsatta tiden. Om samtalet flyter naturligt och medarbetaren har mer att tillägga, avbryt inte för tidigt. Målet är att samla in värdefull feedback, vilket ibland kan ta längre tid än väntat.
Att prioritera medarbetarnas återkoppling och uppriktighet i processen
Grunden för framgångsrika stay-intervjuer är att prioritera medarbetarnas synpunkter och visa ett genuint intresse för deras välbefinnande. Medarbetarna märker snabbt om stay-intervjun bara var en formalitet.
Här är några sätt att visa din uppriktighet:
- Tacka dem för deras tid och synpunkter
- Var uppmärksam på vad de säger och öva dig på aktivt lyssnande
- Gör noggranna anteckningar under intervjun
- Följ upp efter intervjun med en sammanfattning av de viktigaste punkterna som togs upp och eventuella planerade åtgärder.
💡Proffstips: Använd ClickUps mall för intervjuprocesser för att utforma, testa och optimera din stay-intervjuprocess. Den ger struktur och konsekvens för att standardisera processen, gör det möjligt att jämföra feedback och samlar in data i ett organiserat format för vidare analys.
Sammanfattning: Så här genomför du en effektiv kvarstanningsintervju:
- Boka in den i förväg så att de hinner förbereda sig
- Fastställ förväntningarna kring syftet
- Välj en bekväm och lugn plats
- Ha ett öppet samtal och uppmuntra frågor
- Satsa på ömsesidig kommunikation
- Var uppmärksam på icke-verbala signaler
- Gör anteckningar och ställ uppföljningsfrågor
- Visa uppskattning för deras synpunkter
Använd kvarstannsintervjuer för att behålla dina bästa medarbetare
Istället för att fokusera på vad dina medarbetare kan göra för din organisation, ta reda på vad de förväntar sig av dig. Genomför stay-intervjuer för att främja dina medarbetares utveckling, hjälpa dem att uppnå sina drömmar och stärka lojaliteten och kvarhållningen bland medarbetarna.
Vänta inte tills de funderar på att sluta innan du vidtar åtgärder.
Är du redo att effektivisera dina HR-uppgifter och frigöra tid för stay-intervjuer? Registrera dig gratis på ClickUp.
Vanliga frågor (FAQ)
Vad kallas stay-intervjuer för något annat?
Stay-intervjuer kallas även stay-samtal. Vissa organisationer kallar dem kanske intervjuer om medarbetarretention eller samtal med intressenter. Alla dessa termer beskriver dock samma grundläggande koncept: aktiva samtal för att förstå varför medarbetarna trivs och vad som kan få dem att överväga att sluta.
Hur lyckas man med en stay-intervju?
När du som HR-ansvarig genomför en stay-intervju ska du ställa tydliga frågor, lyssna aktivt utan att döma, anteckna viktig information och styra samtalet i den riktning som medarbetaren önskar utifrån svaren på dina frågor.
Så här lyckas du med medarbetarsamtalet:
- Förberedelser: Gå igenom medarbetarens personalakt och projekt utifrån frågorna.
- Miljö: Välj en avskild och bekväm plats där det är osannolikt att ni blir störda.
- Frågor: Fokusera på problemområden, arbetstillfredsställelse, utvecklingsmöjligheter och områden som kan förbättras.
- Lyssna: Lyssna noga efter verbala och icke-verbala signaler.
- Åtgärd: Tacka medarbetarna för deras synpunkter och följ upp eventuella specifika problem.
Är en stay-intervju samma sak som en prestationsutvärdering?
Nej, kvarstannandeintervjuer och prestationsutvärderingar har olika syften. Kvarstannandeintervjuer fokuserar på medarbetarnas upplevelser och vad företaget kan göra för att förbättra deras upplevelse. Prestationsutvärderingar granskar en medarbetares tidigare prestationer och fastställer framtida mål.
Är kvarstannandeintervjuer samma sak som avgångsintervjuer?
Nej, kvarstannandeintervjuer är proaktiva och syftar till att förebygga avgångar, medan avgångsintervjuer är reaktiva och genomförs när medarbetarna slutar, i syfte att dra lärdom av dem för att förbättra verksamheten i framtiden. Idealt sett bör ett företag använda både kvarstannandeintervjuer och avgångsintervjuer för att få en heltäckande bild av medarbetarnas inställning.