Hur du anordnar en effektiv Lunch and Learn för ditt team

Vad är ett bra sätt att främja lärande inom ditt team som är engagerande och stimulerar medarbetarnas utveckling?

En Lunch and Learn-session!

Lunch- och lär-sessioner uppmuntrar människor att prata om nya ämnen, finslipa sina färdigheter och öppna dörren för naturliga interaktioner och social samvaro i teamet. Det är ett avslappnat sätt att kombinera lärande med lunch, vilket gör det roligt och lärorikt för dina anställda.

Även om dessa program erbjuder en avslappnad och bekväm inlärningsmiljö kan det vara svårt att hålla medarbetarna engagerade under lunchtiden. För att hålla det intressant bör du se till att innehållet är relevant, att sessionerna är interaktiva och att du tar hänsyn till olika inlärningsstilar.

I den här artikeln dyker vi ner i Lunch and Learn-strategin – vi går igenom fördelarna, tar itu med utmaningarna och ger dig tips på hur du organiserar ett framgångsrikt program.

Vad är Lunch and Learn?

En Lunch and Learn (även känd som Brown Bag-evenemang) är en informell och informativ sammankomst på arbetsplatsen där medarbetarna frivilligt samlas under lunchrasten för att lära sig mer om ett specifikt ämne. Det är ett smart sätt att utveckla professionella färdigheter, överföra kunskap, dela information och stärka teamkänslan – allt på en gång!

I Lunch and Learn-strategin kombinerar du det roliga med en gratis lunch med kollegor och en livlig inlärningsupplevelse. Du kan göra det till en engångsföreteelse, en månatlig eller kvartalsvis händelse beroende på ditt teams behov.

Kom ihåg att ett Lunch and Learn-program inte är begränsat till företagsfrågor. Det är en chans att fördjupa sig i ämnen som självutveckling och välbefinnande, såsom mental och fysisk hälsa, livskunskap och hantering av arbetsrelaterad stress och ångest.

Även om Lunch and Learn-evenemang vanligtvis äger rum fysiskt har många företag under de senaste åren provat på distanssessioner.

Oavsett om det är personligen eller på distans är nyckeln att skapa en plats där medarbetarna fritt kan prata om det som är viktigt för dem. Friheten att välja och uttrycka sig (tillsammans med god mat) främjar obehindrad medarbetartillväxt och stärker företagskulturen. I slutändan innebär detta en betydande tillväxt för ditt företag.

Fördelarna med Lunch and Learn-evenemang

Lunch- och lär-evenemang hjälper dig och ditt team att växa tillsammans. Låt oss ta en titt på fördelarna med en bra Lunch and Learn-session:

Skapa en positiv inlärningsmiljö

Lunch- och lär-program öppnar upp för mångsidiga diskussioner som kanske inte normalt skulle förekomma i samtal på arbetsplatsen. Se det som ett teamforum där alla kan dela med sig av idéer, ta upp frågor och utbyta kunskap i en avslappnad miljö.

Detta gemensamma utrymme gör det möjligt för teammedlemmarna att diskutera saker som de kanske inte brukar diskutera, till exempel mental hälsa eller ekonomi.

Medarbetarnas utveckling

Enligt McKinsey uppgav 41 % av de anställda mellan april 2021 och april 2022 att de lämnade sina jobb eftersom de inte såg några möjligheter till karriärutveckling. Att ersätta en utbildad anställd kan öka kostnaderna med upp till 200 % av deras årslön.

Även om längre utbildningsprogram ger värdefulla insikter för medarbetarnas utveckling, kan de också orsaka trötthet och ointresse. Å andra sidan erbjuder en Lunch and Learn-session perfekta förutsättningar för att introducera nya färdigheter, verktyg eller programvara samtidigt som teamet hålls engagerat.

Dessa korta och avslappnade utbildningssessioner hjälper ditt team att utvecklas genom att använda olika programvaror, utveckla kreativa idéer och använda strategiska tillvägagångssätt. Dessutom bidrar de till övergripande professionella utvecklingsmål, såsom att öka den personliga produktiviteten, förbättra teamhanteringen och finslipa ledarskapsförmågan.

Dessa sessioner ger också deltagarna en praktisk möjlighet att utveckla viktiga ledaregenskaper när det gäller att presentera idéer, hålla föredrag och leda diskussioner.

Under Lunch and Learn-sessionerna skapar kollegorna dessutom en vänlig atmosfär där de pratar avslappnat, diskuterar viktiga punkter och ger hjälpsamma förslag fritt.

Uppmuntra intern kommunikation

Enligt en undersökning från Gartner beror 70 % av ett företags misstag på bristfällig kommunikation.

Lunch- och lär-program gör det möjligt för ditt team att lära känna varandra utanför sina professionella roller, vilket uppmuntrar personliga relationer.

Teambuildingövningar kan kännas obekväma och ibland verka som att ledningen anstränger sig för mycket. Lunch- och lär-evenemang integrerar teambuilding på ett naturligt sätt i medarbetarnas lärande.

Hur man organiserar en Lunch and Learn-session

Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att planera ett Lunch and Learn-evenemang:

1. Sätt upp ett mål

Sätt upp ett tydligt mål för din Lunch and Learn-session så att du inte kommer av dig när du organiserar eller genomför den. Det är viktigt att hålla fokus.

Vad är det primära syftet med din Lunch and Learn-initiativ?

Vill du till exempel göra dina medarbetare bekanta med en ny affärsmodell eller programvara? Diskutera praktiska tillämpningar med konkreta exempel så att de kan tillämpa dem.

2. Hitta rätt ämne

Lunch- och lär-sessioner bygger på frivilligt deltagande. Därför måste ditt ämne vara tillräckligt intressant för att locka deltagare.

Istället för att välja ett allmänt ämne som ”Ny programuppdatering” kan du försöka lyfta fram vad deltagarna har att vinna på det. Prova detta ämne: ”Hur den nya programuppdateringen sparar X timmar per vecka”. Dina medarbetare kommer att bli intresserade av det!

Du kan använda ett delat dokumentprogram som ClickUp Docs för att låta dina teammedlemmar bidra med idéer om de ämnen du har i åtanke.

Och om du fortfarande är osäker på ämnet kan du alltid be deltagarna om synpunkter. Värdefull feedback om deras preferenser kan vara en solid grund för att planera framtida sessioner utan problem.

3. Gör ditt evenemang fjärrvänligt

År 2023 arbetar cirka 12,7 % av heltidsanställda på distans, och 28,2 % har en hybrid arbetsmodell. Inkludera därför dina distansanställda i dina Lunch and Learn-evenemang.

Använd virtuella evenemangsplattformar och videokonferensverktyg för dina Lunch and Learn-sessioner. På så sätt kan medarbetarna enkelt delta i livestreamen var de än befinner sig.

Kom ihåg att dela kalendern och andra mötesdetaljer online med alla potentiella deltagare. Det enklaste sättet att göra det är att använda ett projektledningssystem med alternativ för kunskapsdelning, som ClickUp.

Använd ClickUp Whiteboards för diskussioner före evenemanget och för att dela idéer i realtid under evenemanget. ClickUps kalendervy hjälper dig att dela och kommunicera ditt schema, vilket eliminerar risken för missförstånd.

4. Välj en inspirerande plats

Vanligtvis anordnar man Lunch and Learn-sessioner på kontoret för att det är bekvämt för alla. Utmaningen är att det inte alltid finns lediga rum, och även när det finns det kanske de inte erbjuder den idealiska inlärningsmiljön.

Välj ett lugnt konferensrum utan telefoner, trafik eller yttre störningar. På så sätt störs inte deltagarna och du stör inte andra medarbetare eller avdelningar. Överväg att boka en plats på ett närliggande café eller restaurang som inspirerar till brainstorming, diskussion och lärande.

5. Bjud på en god lunch

Se till att maten är god och tilltalande. Anlita en bra cateringfirma, eller om din interna cateringpersonal är bra, be dem att laga något speciellt för att krydda tillvaron.

Ta hänsyn till det maximala antalet deltagare du har och beställ därefter. Du kan skapa lunchkuponger för deltagare på distans och dela dem via ett samarbetsverktyg som ClickUp Chat.

Se till att dina gäster går därifrån nöjda och ser fram emot att komma tillbaka, så att energinivån och deltagandet förblir högt.

6. Använd en facilitator

För en lyckad Lunch and Learn behöver du en kompetent ledare. Belasta inte deltagarna med ansvaret för att driva evenemanget.

Överväg istället att ta in en expert som kan ta ansvar för och leda diskussionerna.

En erfaren ledare säkerställer ett smidigt diskussionsflöde och bidrar med värdefulla insikter, expertis och nya perspektiv. Deras expertis kan fånga publikens uppmärksamhet och göra inlärningsupplevelsen engagerande och informativ.

Dessutom gör en extern expert att deltagarna kan fokusera på att lära sig istället för att behöva organisera och leda sessionen. Denna förändring gör det möjligt för deltagarna att delta, ställa frågor och gå därifrån med värdefulla insikter, vilket i slutändan gör Lunch and Learn-evenemanget framgångsrikt.

7. Respektera människors tid

Prioritera effektiv tidshantering och se till att dina Lunch and Learn-sessioner högst varar i en timme. Var uppmärksam på dina kollegors arbetstid och gör en gemensam insats för att avsluta sessionen inom den tilldelade lunchrasten.

Om du överskrider den tiden, kommunicera tydligt att det inte finns någon brådska för deltagarna att skynda sig tillbaka till arbetet. Målet är att deltagarna ska gå därifrån med inspiration, inte med en känsla av att behöva kompensera för överskridet tid.

8. Lämna utrymme för diskussion

Även om lunchrasten har en begränsad längd, ge ditt team tillräckligt med tid och en gynnsam miljö för öppna diskussioner efteråt.

Försök att avsluta ditt segment inom 40 minuter så att du kan lämna minst 20 minuter åt dina anställda att diskutera sessionen och umgås.

Om diskussionerna tar längre tid än planerat behöver du inte stressa. Behåll konferensrummet i ytterligare en timme eller fortsätt videosamtalet tills alla är klara.

Ge deltagarna tid att ta till sig och bearbeta informationen. Detta ökar chansen att de kommer ihåg och tillämpar kunskapen, vilket gör det mer troligt att de deltar i framtida sessioner för att få verkliga fördelar.

Uppmuntra teamwork genom att ge ditt team tillgång till ClickUps plattform för samarbetsdetektering. Det är en plats där de fritt kan dela idéer, uttrycka sina farhågor och lära av varandra.

9. Välkomna feedback

Be om feedback i slutet av varje session – det är viktigt för att förbättra och visa dina medarbetare att deras åsikter är viktiga, vilket är ett viktigt mål för Lunch and Learn-initiativet.

Kommunicera din öppenhet för ärlig feedback och ge dina medarbetare ett enkelt sätt att dela med sig av sina tankar.

Skapa ett användarvänligt onlineformulär där teammedlemmarna kan uttrycka sina åsikter om ditt program. Använd ClickUp Form-vyn för att låta kollegor föreslå idéer och initiativ för framtida evenemang eller uttrycka intresse för att bli mer involverade.

Lunch- och lär-sessionernas roll i att behålla medarbetare

Varje månad säger 3 till 4,5 miljoner anställda upp sig bara i USA.

Inom sex månader säger en tredjedel av de nya medarbetarna upp sig. Talangflykt är ett stort problem för många företag, för ärligt talat, alla vill ha mer. Det är naturligt att medarbetare söker högre lön för sitt hårda arbete.

Enligt en rapport från PwC från 2021 uttrycker 77 % av arbetstagarna en vilja att lära sig nya färdigheter eller genomgå omskolning. Men bara en av tre anser att deras nuvarande arbetsgivare erbjuder möjligheter till kompetensutveckling.

Laura Baldwin, vd för O’Reilly Media, påpekar något viktigt: 70 % av medarbetarna skulle överväga att byta företag om de visste att det nya företaget investerade mer i att utveckla sina medarbetare.

94 % av medarbetarna stannar kvar på företaget om deras nuvarande arbetsgivare investerar i deras långsiktiga lärande.

Så, om du driver ett litet till medelstort företag, hur säkerställer du att dina bästa talanger inte lockas bort av större företag?

Svaret blir då ganska enkelt.

Ge dina medarbetare öppna och engagerande möjligheter till lärande som stimulerar deras personliga utveckling och får dem att stanna längre i företaget. Lunch and Learn är ett av de bästa sätten att uppnå detta.

Lunch- och lär-sessioner som ett verktyg för utbildning och utveckling

Även om det är viktigt att formellt undervisa i viktiga ämnen, är Lunch and Learn-programmet ett praktiskt verktyg för utbildning och utveckling. Lunch and Learn-programmet är kanske inte avgörande, men det bidrar till medarbetarnas professionella utveckling och företagets övergripande tillväxt.

En formell och rigid utbildningskurs passar inte alla perspektiv.

Här är några informella ämnen som passar perfekt för dina Lunch and Learn-sessioner:

Att vara informell i dessa situationer ger dig en fördel jämfört med den vanliga formella kommunikationen. De ämnen vi föreslår har några saker gemensamt: de väcker diskussion, uppmuntrar engagemang och är personliga, eftersom de är unika för varje individ.

Även vid informella sessioner är det viktigt att skapa en väl genomtänkt plan och dela den med dina teammedlemmar. Använd mallar för utbildningsplaner för att skapa tidsbaserade planer som styr evenemanget. De sparar otaliga timmar tack vare att de är färdigbyggda.

Ladda ner mall

Utmaningar vid organisering av Lunch and Learn och hur man övervinner dem

Lunch- och lär-evenemang gör medarbetarna glada. Men om du organiserar ett sådant är det viktigt att vara medveten om de utmaningar som följer med det. Låt oss ta upp några av dem:

1. Schemaläggning och tidsbegränsningar

Lunchtiden är när dina anställda tar en paus. Sessionen måste erbjuda något värdefullt för att de ska vilja spendera den tiden med dig. Men det är lättare sagt än gjort.

Du vill inte ta upp hela lunchrasten; målet är att låta dina anställda återgå till arbetet utan att känna sig stressade.

Om du organiserar en session som involverar olika avdelningar måste du kommunicera med och få bekräftelse från flera team. Det är besvärligt, oavsett hur stor din organisation är.

Öka deltagandet genom att proaktivt schemalägga dessa sessioner via ClickUps kalendervy. Påminnelsefunktionen ser till att dina teammedlemmar vet när evenemanget äger rum och aldrig missar en session.

2. Fjärr- och hybridteam

Lunchdelen av Lunch and Learn-programmet passar inte riktigt för distansanställda. Det finns alltså inte så många skäl att samla en stor publik. Men kom ihåg att målet inte bara handlar om siffror, utan om att främja personlig och professionell utveckling.

För att detta ska fungera måste du se till att alla sessioner är öppna för alla teammedlemmar, även om de inte kan närvara personligen. Vissa kan vara intresserade men kanske inte kan delta på grund av tidsbrist.

Det räcker inte att bara lägga upp diskussionerna online. Spela in sessionerna med ett verktyg som ClickUp Clip och dela dem med alla medarbetare så att de kan gå tillbaka och titta på dem senare. På så sätt håller alla sig uppdaterade.

Håll diskussionerna på en hög nivå så att de vill delta i nästa session. Bjud på några lockande bitar av läckra, hälsosamma snacks för god ordnings skull!

3. Begränsade eller ointressanta ämnen

Det är svårt att skapa ett lockande ämne från grunden, särskilt ett som får deltagarna att delta och engagera sig aktivt.

Om du inte kan komma på något riktigt inspirerande kan du vända dig till framtidens hjärna – generativ artificiell intelligens.

ClickUps Brain hjälper dig att komma på idéer till Lunch and Learn-sessioner och skapa en komplett tidsplan för hela sessionen.

Kombinera dessa ämnesförslag med en snabb medarbetarundersökning med hjälp av ClickUps formulärvy för att ge en mer personlig touch. Få en uppfattning om vilka ämnen dina medarbetare verkligen vill fördjupa sig i.

Lunch och lär med ClickUp

Lunch- och lär-sessioner handlar inte bara om mat – de är ett smart sätt att utveckla ditt team, förbättra kommunikationen och behålla dina bästa talanger. Vinsten? Din verksamhet växer stadigt, vilket gör det lättare att skala upp.

Använd ClickUps kalendervy och påminnelser för att proaktivt schemalägga sessioner och säkerställa optimal närvaro utan att inkräkta på lunchrasterna. För distans- eller hybridteam kan du göra sessionerna tillgängliga via onlineplattformar och spela in diskussionerna med ClickUp Clip för framtida referens.

Registrera dig gratis på ClickUp och njut av din Lunch and Learn-session!

Vanliga frågor

1. Hur gör man en lunchpresentation och lär sig?

För att anordna en framgångsrik Lunch and Learn-presentation bör du sätta upp tydliga mål, välja intressanta ämnen som tilltalar medarbetarna, säkerställa tillgänglighet på distans och skapa en inspirerande miljö.

Använd ClickUp för effektiv schemaläggning, insamling av feedback och generering av ämnen. Gör dina diskussioner engagerande och servera en utsökt lunch till!

2. Hur arrangerar jag en virtuell Lunch and Learn?

Välj en användarvänlig onlineplattform som Zoom eller Microsoft Teams för att anordna en virtuell Lunch and Learn-session där deltagarna kan ta med sig sin egen lunch. Planera sessionen så att den sammanfaller med lunchrasten och håll den kortfattad för att respektera deltagarnas tid.

Välj ett relevant och engagerande ämne som tillgodoser ditt teams intressen och behov. För att upprätthålla en interaktiv miljö, uppmuntra aktivt deltagande genom omröstningar, frågestunder eller diskussionsgrupper.

Dela information via projektledningssystem som ClickUp, så att även team som arbetar på distans har tillgång till den. Spela in sessionerna för framtida referens, så att den inkluderande och samarbetsinriktade andan i typiska Lunch and Learn-evenemang bevaras även i en virtuell miljö.

3. Vad är ett annat sätt att säga Lunch and Learn?

Ett annat sätt att säga "Lunch and Learn" kan vara "Brown Bag Session" eller "Lunchtime Workshop". Dessa termer används ofta omväxlande för att beskriva sessioner där medarbetarna samlas under lunchen för att lära sig och diskutera olika ämnen.