En företagsledares liv kan sammanfattas i tre ord: beslut, beslut, beslut. Antalet högkvalitativa beslut som du förväntas fatta varje dag kan vara överväldigande. Men du kan trösta dig med att du inte behöver göra allt själv.
Att anställa rätt personer, expandera din verksamhet på en ny marknad eller lägga till en ny produktlinje – viktiga affärsbeslut är vanligtvis resultatet av ett fokuserat teamarbete och en effektiv affärsutvärdering. 💪
Ett team kan dock bara fatta bra beslut när ledningen effektivt underlättar öppna diskussioner och samarbete. Det finns processer för att sammanfatta olika perspektiv, och det finns en kultur av ansvarstagande för att genomföra beslutet.
Därför måste teamledare se till att de har rätt data, verktyg och personal som hjälper dem att fatta snabba, objektiva beslut.
I det här inlägget går vi igenom hur du kan skapa förutsättningar för optimalt beslutsfattande i teamet. Vi utforskar också processen, dess fördelar och utmaningar, de olika modeller som används och ger några proffstips.
Varför är beslutsfattande i team viktigt?
Enligt en studie från Zippia anser 90 % av de anställda att beslutsfattare inte bör fatta slutgiltiga beslut utan att rådfråga sina team, men 40 % upplever att deras ledare och beslutsfattare konsekvent underlåter att göra detta.
På många arbetsplatser antar chefer och ledare att det är snabbare och effektivare att fatta beslut ensam eller tillsammans med några utvalda medarbetare. För dem är det onödigt komplicerat att involvera för många personer, vilket slösar tid, tillför minimalt värde och fördröjer problemlösningen.
Men denna strategi kan göra mer skada än nytta för ditt företag.
Här är varför beslutsfattande i team är viktigt för din organisation:
Nya idéer
När hela ditt team – bestående av personer vars omdöme du litar på – arbetar mot ett gemensamt mål kan du se ett problem från flera olika vinklar.
Varje teammedlem har olika bakgrund, erfarenhet och kompetens. De kan bidra med unika perspektiv som du själv kanske inte har tänkt på. Flera perspektiv och synpunkter gör det möjligt att ta itu med en utmaning gemensamt och från alla håll. Och din slutliga lösning blir holistisk och inkluderande.
De idéer som uppstår genom teamsamarbete och konsensusbyggande kan vara precis vad ditt företag behöver – en kreativ, originell och mångfacetterad lösning. Studier visar att mångfald leder till bättre beslutsfattande och stimulerar organisatorisk innovation.
Medarbetarupplevelse
Nu mer än någonsin vill anställda känna att deras åsikter och roller är viktiga för organisationen som helhet.
Samma studie från Zippia visar att företag som främjar gruppsamarbete och kommunikation ser en minskning av personalomsättningen med hela 50 %.
Att involvera ditt team i beslutsfattandet ökar medarbetarnas tillfredsställelse och acceptans av beslutet. Det visar också att du värdesätter dem. Medarbetare är i genomsnitt 17 % mer nöjda med sitt jobb när de samarbetar aktivt.
När du värdesätter dina anställdas åsikter känner de en ökad lojalitet och ansvarskänsla gentemot ditt företag. Samarbetsbaserat beslutsfattande kan alltså bidra till att förbättra din effektivitet som chef och ledare.
Informationsdelning
Gruppkonversationer och diskussioner kan ge dina anställda viktig information om organisationens inriktning.
Det gör det också möjligt för ledare att identifiera områden där det finns missförstånd eller förvirring och snabbt skapa klarhet. Resultatet blir en ökad samstämmighet mellan företagets strategiska plan och medarbetarnas engagemang. Detta skapar en mer harmonisk arbetsmiljö.
Bonus: Mallar för teamstadgar!
Förstå teamets beslutsprocess
Nu när vi har fastställt vikten av att fatta beslut som ett team, hur gör vi det? För att definiera en process som är både resultatorienterad och snabb, följer du dessa steg:
1. Identifiera problemet
Först måste du erkänna och acceptera att det finns en avvikelse i verksamheten eller ett mål som du måste uppnå. Utvärdera din verksamhet för att avgöra vad som går fel eller behöver ett beslut.
Teammedlemmarna ska kunna diskutera fritt och enas om det problem de försöker lösa. Det förhindrar att alla dras åt olika håll och sparar värdefull tid.
2. Definiera problemet
Därefter måste du skapa en tydlig bild av problemet. Börja därför med att samla in all relevant information och uppmuntra ditt team att bidra.
I det här steget bör du ställa specifika frågor som: Vem i organisationen påverkas mest av utmaningen? Vem kommer att påverkas mest av en planerad förändring? Hur uppstod problemet? Hur omfattande är problemet?
Gräv så djupt du kan för att förstå situationen. Samla in data för att få klarhet och förstå problemet. Ju mer du vet, desto bättre kan du planera dina nästa steg. Detta hjälper dig också att undvika feldiagnoser.
3. Skapa lösningar
När du har en helhetsbild samlar du teamet för att brainstorma alla tänkbara lösningar. Men innan du gör det ska du fastställa tydliga parametrar för hur lösningarnas effektivitet ska mätas.
Dessa parametrar kan vara en checklista, en lista med ja/nej-frågor eller en konkret ökning/minskning av specifika affärsmätvärden. Se till att du anger de villkor som måste uppfyllas av lösningen eller beslutet.
Välkomna sedan de idéer som kommer från ditt team.
4. Utvärdera alla alternativ
Nu när du har lagt fram alla möjliga lösningar i detalj är det dags att välja den bästa.
Försök att skriva ner de verkliga resultaten av varje alternativ. Utvärdera lösningens möjliga effekt på ditt företag, dina anställda, kunder och andra intressenter, samt den externa miljön. Du kan till och med skapa en uppsättning kriterier som alla kan enas om och ett poängsystem som vägledning för din utvärdering.
Naturligtvis kommer inte alla att vara överens om allt. Vissa teammedlemmar kommer att behöva kompromissa. Därför är det viktigt att påminna alla om att ni försöker komma fram till det ”rätta” beslutet, inte det mest ”populära”.
5. Implementera lösningen och granska resultaten
När ni har nått enighet i gruppen kan ni slutföra planen. Och sedan, naturligtvis, genomföra den.
Men processen slutar inte där. När din lösning är i bruk måste du övervaka den och se om den ger önskade resultat.
Om din lösning inte var helt framgångsrik, kommunicera detta tydligt till ditt team och se om du kan göra justeringar för att förbättra den. Utvärdera också om det fanns avvikelser från din plan.
Om lösningen inte fungerar, gå tillbaka till listan med alternativ och implementera den näst bästa lösningen. Detta steg är avgörande för att förbättra framtida beslutsprocesser.
6. Ge feedback
Varje misslyckande eller seger är en möjlighet att lära sig något. Efter att ha utvärderat resultatet av din lösning, se till att dela feedback med teammedlemmarna. Inkludera detaljer om hur väl din lösning hanterade problemet, hur stor positiv inverkan den hade och hur mycket tid eller ansträngning den sparade.
Utvärdera också själva gruppens beslutsprocess. Vad fungerade bra och vad kan förbättras?
Uppmuntra ärlig feedback från teammedlemmarna så att de förblir lika engagerade i processen som du är.
Använd de insikter du får genom feedback för att förfina ditt teams beslutsprocesser för att hantera framtida utmaningar.
Fördelar och utmaningar med beslutsfattande i team
Om du fortfarande är osäker på samarbetet för problemlösning är det förståeligt. För att hjälpa dig att sammanfatta dina tankar följer här en sammanfattning av fördelar och nackdelar:
Fördelar
- Förbättrad kreativitet: Samarbetsbaserat beslutsfattande främjar innovation genom att alla teammedlemmar kan bygga vidare på varandras idéer och exponeras för tankesätt och mentala modeller som skiljer sig från deras egna. Det är därför som mycket kreativa team ofta består av en blandning av eklektiska individer.
- Förbättrad problemlösning: När team samlar sina kollektiva problemlösningsfärdigheter kan de analysera problemet på ett heltäckande sätt och har större sannolikhet att hitta effektiva lösningar. Om besluten är komplexa kan dessutom teammedlemmarnas utbyte av perspektiv och idéer öka den kritiska utvärdering som krävs för att fatta högkvalitativa beslut.
- Ökat förtroende och engagemang: Teammedlemmar som är involverade i beslutsprocessen känner en större samhörighet, tillhörighet och lojalitet gentemot organisationen. Det visar också att organisationen litar på att dess anställda har företagets bästa i åtanke. Detta resulterar i ett högre engagemang, ägarskap och ansvarstagande bland teamet.
Utmaningar
- Tidskrävande: Gruppbeslut kan vara tidskrävande. En nyligen genomförd global undersökning av McKinsey visade att endast 20 % av de tillfrågade ansåg att deras organisationer var duktiga på beslutsfattande. Majoriteten ansåg att den tid som läggs på beslutsfattande oftast är ineffektiv. Att nå konsensus och ta hänsyn till flera olika synpunkter tar tid, vilket kanske inte passar vid brådskande beslut.
- Konflikter och meningsskiljaktigheter: Olika åsikter inom ett team kan leda till konflikter, vilket bromsar processen och potentiellt skapar interpersonella spänningar mellan teammedlemmarna.
- Grupptänkande: Önskan om harmoni inom ett team kan leda till grupptänkande, där medlemmarna anpassar sig till ett enhälligt beslut utan att kritiskt utvärdera alternativ. Detta kan resultera i suboptimala val.
- Samordning och kommunikation: Effektiv kommunikation och samordning mellan teammedlemmar kan vara utmanande, särskilt i stora team eller team som är spridda över olika geografiska områden. Kulturella skillnader kan också spela in här. Alla dessa faktorer kan leda till missförstånd eller förlorade möjligheter.
Typer av modeller för beslutsfattande i team
Som teamledare kan du ha olika stilar för beslutsfattande. På samma sätt finns det olika modeller eller tillvägagångssätt för att fatta beslut som team. Här är de sex mest populära.
- Konsensusbeslut: I denna metod kan alla uttrycka sina idéer och åsikter om en fråga. Därefter arbetar teamet tillsammans för att välja den idé som de anser vara mest lämplig. Alla måste rösta på sin favoritidé och nå enighet om lösningen innan det slutgiltiga beslutet fattas.
- Delphi-teknik: I denna metod får ett team av experter en uppsättning frågor att besvara. Deras skriftliga svar delas med teamet, vilket ger dem skriftlig feedback. Baserat på feedbacken kan expertteamet ändra eller modifiera sina svar genom flera omgångar av diskussioner fram och tillbaka tills en konsensus nås.
- Autokratiskt beslutsfattande: I denna teknik är det vanligtvis gruppledaren som fattar det slutgiltiga beslutet, oavsett om gruppen stöder beslutet eller inte. Vanligtvis har ledaren befogenhet och verktyg för att fatta beslut på egen hand. Denna typ av beslutsfattande kan användas för att vidta åtgärder i brådskande men mindre viktiga frågor.
- Majoritetsbeslut: Detta är den vanligaste metoden som används vid beslutsfattande i grupp, där varje medlem i teamet röstar på sitt val. Det alternativ som får flest röster vinner. Även om denna teknik verkar rättvis kan den leda till att en minoritetsgrupp blir missnöjd.
- Nominalgruppsteknik: Detta är en strukturerad brainstormingmetod som används för att generera idéer eller lösningar från en grupp. Deltagarna genererar självständigt idéer, som sedan delas och utvärderas gemensamt. Genom att rangordna och utvärdera idéerna arbetar gruppen tillsammans för att identifiera en lista över de mest lovande lösningarna, vilket leder till välgrundade beslut.
- Multiröstning: Varje teammedlem röstar på flera alternativ från en lista med valmöjligheter. De idéer som får flest röster väljs sedan ut. Denna metod hjälper till att prioritera idéer genom att tilldela varje deltagare flera röster, vilket möjliggör en rättvis fördelning av preferenser och identifiering av de mest populära alternativen baserat på den kollektiva inputen.
6 tips för framgångsrikt beslutsfattande i teamet
Vi har fastställt processen och fördelarna och nackdelarna med beslutsfattande baserat på teamwork. Här är några tips från proffsen för att lyckas.
1. Tilldela uppgifter
Se till att du har förklarat och tilldelat uppgifter tydligt till alla som är involverade i beslutsprocessen. Uppmuntra frågor och funderingar från början, för om dina teammedlemmar inte förstår uppgiften väl kommer de inte att kunna utföra den korrekt. Ett välorganiserat team kan samarbeta bättre och göra snabbare framsteg.
Med ett projektledningsverktyg som ClickUp Tasks kan du förenkla processen för att tilldela uppgifter. Det hjälper dig att tilldela uppgifter, skapa deluppgifter och granska varje teammedlems framsteg.
Om du har svårt att hantera och prioritera dina uppgifter själv kan du använda ClickUps mall för uppgiftshantering för att visualisera alla uppgifter som ditt team arbetar med i en realtidsdashboard.
Med en färdig mall behöver du bara lägga till uppgifter och låta plattformen göra resten.
ClickUp-plattformen har inbyggda verktyg som hjälper dig att visualisera och organisera uppgifter efter status, prioritet eller avdelning, spåra och optimera arbetsflöden samt samarbeta mellan team för att slutföra uppgifter.
Du kan visa din tidslinje på det sätt som passar dig bäst – i kalender-, tavla-, lista- eller rutan-vy.
Och om du inte hittar något du vill ha i mallen kan du lägga till nya anpassade fält för detaljer som budgetar, bifogade filer, feedback etc.
2. Prioritera uppgifter
När varje teammedlem arbetar mot ett gemensamt mål kan prioriteringar bidra till att skapa ett smidigt arbetsflöde. Låt dina teammedlemmar bestämma vilka uppgifter som ska hanteras först för att uppnå maximal effekt.
ClickUp Task Priorities gör denna process till en barnlek. Använd funktionen för att tilldela varje uppgift en prioritetsnivå. Du har fyra alternativ: Brådskande, Hög, Normal eller Låg. Du kan också ställa in filter för förfallodatum för att markera uppgiftens deadlines.
För att alla ska vara på samma sida, lägg uppgifterna med hög prioritet i uppgiftsfältet så att de alltid syns. Du kan se vilka väntande uppgifter som blockerar andra uppgifter med hög prioritet och korrigera kursen efter behov.
3. Brainstorma idéer
Brainstorming-sessioner gör det möjligt för dina teammedlemmar att samla sina röriga, spridda tankar, sammanställa dem inför andra och dra nytta av varandras idéer och perspektiv. Om de görs på rätt sätt kan dessa sessioner främja kritiskt tänkande och stimulera kreativiteten.
Om du behöver en dynamisk arbetsyta för att dela, visualisera och utveckla idéer gemensamt kan du använda ClickUps whiteboardfunktion. Uppmuntra dina teammedlemmar att dela sina idéer på denna digitala duk och samarbeta visuellt med resten av teamet i realtid.
Det bästa av allt? Du kan till och med sätta igång dessa brainstorming-sessioner så snart de är avslutade. Koppla bara din ClickUp Whiteboard till dina ClickUp Tasks och ge alla fullständig information om ditt projekt med länkade filer, dokument och mycket mer.
4. Träffa ditt team regelbundet
Transparent kommunikation är avgörande för att alla gruppövningar ska lyckas. Planera regelbundna möten med ditt team, fysiskt eller virtuellt, från det första steget i beslutsprocessen till det sista. Detta hjälper dig att utforma strategier, planera bättre och hålla alla informerade om alla utvecklingar.
Det kan dock vara svårt att leda möten, särskilt med teammedlemmar som du inte har arbetat med tidigare. Som ledare är det ditt ansvar att bryta isen. När det är gjort kan du enkelt styra diskussionen på ett produktivt, respektfullt och engagerande sätt.
Kolla in dessa enkla men effektiva idéer för ditt nästa produktiva teammöte.
5. Skapa ett strukturerat arbetsflöde
Det är viktigt att tilldela alla sina uppgifter och ansvarsområden. Men sedan måste du skapa ett strukturerat arbetsflöde som beskriver dessa uppgifter, ansvarsområden och ömsesidiga beroenden.
Detta är särskilt viktigt för att visualisera framsteg, identifiera och eliminera flaskhalsar och se till att alla är på samma sida i ett stort team. Du kan också sätta upp och uppnå mål snabbare med ett systematiskt, stegvist arbetsflöde.
För att förtydliga planering och organisering av uppgifter, kolla in ClickUps Mind Maps-funktion. Du kan använda den för att skapa uppgifter, bygga kopplingar mellan dem och organisera dina projekt med dra-och-släpp-noder. ClickUp Mind Maps har två lägen:
- I uppgiftsläget kan du snabbt omorganisera din arbetsyta genom att rita och organisera grenar på ett logiskt sätt. Du kan också skapa, redigera och ta bort uppgifter direkt från din tankekarta.
- I Blank-läget kan du skapa fria tankekartor utan kopplingar till någon uppgiftsstruktur. Du kan enkelt konvertera dem till uppgifter i valfri lista i ditt arbetsområde.
ClickUp erbjuder även AI-verktyg och mallar för beslutsfattande som hjälper dig att snabba på beslutsprocessen utan att kompromissa med kvaliteten på besluten.
6. Granska framstegen
När ett beslut har genomförts är det viktigt att ta sig tid att utvärdera och sammanfatta. Granska projektets framsteg, analysera processer och diskutera nackdelar, olösta problem och beslut som har fungerat som planerat.
Men glöm inte att fira det som gått bra. Erkänn teamets insatser och framgångar och skapa en arbetsplatskultur som belönar prestationer.
Spåra viktiga beslut med teknik och smart arbete
Beslutsfattande i team är som att lägga ett pussel. Alla bidrar med sin unika pusselbit, och helheten blir så mycket större än summan av delarna. Samarbetslösningar för team kan göra underverk eftersom de frigör nya idéer, kreativ problemlösning och en stark känsla av solidaritet och laganda.
Men ibland kan olika åsikter orsaka små hinder på vägen. ClickUps allt-i-ett-lösning för projektledning hjälper dig att övervinna dessa hinder så att du och ditt team kan samarbeta och nå era mål på ett mycket effektivare sätt.
Prova ClickUp idag för att främja gemensamt beslutsfattande och förbättra gruppdynamiken i din organisation.
Vanliga frågor
1. Varför ska teamen involveras i beslutsprocessen?
Team bidrar med olika perspektiv och idéer, vilket leder till bättre beslut överlag. Teambaserat beslutsfattande visar också att du litar på dina anställda, vilket leder till ökat engagemang och lojalitet.
2. Vilka olika modeller finns det för beslutsfattande i team?
Konsensusbeslut, Delphi-tekniken och autokratiska beslut är några av de vanligaste modellerna för beslutsfattande i team.
3. Hur kan programvaruverktyg som ClickUp förbättra teamets beslutsprocess?
ClickUp hjälper dig att effektivisera kommunikationen, organisera och prioritera uppgifter samt underlätta teamsamarbetet genom funktioner som whiteboards och tankekartor. Det bidrar till att förbättra effektiviteten och samarbetet i beslutsfattandet.