ClickUp har sedan 2017 samlat arbetsverktyg på en enda plattform. Men i takt med att AI blir allt populärare – och nödvändigare – måste man ompröva hur team spårar, delar och återkallar sitt affärsinnehåll för att optimera arbetsplatsen.
ClickUp Brain är en samling konversationsbaserade, kontextuella och rollbaserade AI-funktioner som är tillgängliga överallt i ClickUp. Alla medarbetare i alla team kan dra nytta av dess tre huvudsakliga pelare: AI Knowledge Manager, AI Project Manager och AI Writer for Work.
Frågan som alla ställer sig är: Hur kan AI hjälpa mig att bli mer effektiv och produktiv i mitt arbete?
Med ClickUp Brain behöver ditt team inte lära sig prompt engineering för att ställa rätt frågor för bättre AI-resultat – det sköts åt dig. Och du kan använda ClickUp AI-verktyg stegvis, börja med områden som har stor inverkan på dig personligen och på teamet, och sedan utvidga omfattningen!
SÄKERHET MED AIDu har full kontroll över användningen av våra AI-funktioner och kan använda dem på ett sätt som överensstämmer med dina policyer och gynnar dina medarbetare. Här är vad du behöver veta:
1. Datakryptering: ClickUp använder kryptering för att skydda data under överföring och lagring, vilket säkerställer att känslig information inte är tillgänglig för obehöriga. 2. Åtkomstkontroll för Ask AI: ClickUp implementerar strikta åtkomstkontroller som säkerställer att endast behöriga användare kan komma åt svaren i ClickUp Brain. Användare måste ha åtkomst till underliggande data. 3. Avtal med AGI-partners: ClickUp har ingått avtal med LLM-leverantörer om att inte använda data för att träna modeller. 4. Modellträning: ClickUp tränar inga AI-modeller på användardata.
Läs vår fullständiga säkerhetspolicy för mer information.
Låt oss ta en närmare titt på de viktigaste funktionerna i ClickUp Brain! 🤓
1. Starta AI var som helst i ClickUp
Den nya AI Chat-upplevelsen finns precis där du behöver den: ett klick bort från verktygsfältet var som helst i ditt arbetsområde. Det är en självbetjäningsportal där du kan söka efter svar och hålla ditt team i ett oavbrutet flöde.
Med tillgång till ständig informationsdelning kan du fokusera individuellt och samarbeta i teamet utan avbrott.
När teamen uppdaterar sina uppgifter eller samarbetar kring leveranser kan AI aktiveras med ett enkelt tryck, så att alla kan referera till befintliga dokumenterade beslut och data.
Varje dag dyker det upp nya frågor, men ClickUp AI finns där dygnet runt, året om. Här är några exempel på hur man kan använda ClickUp AI för att få snabb hjälp med organisationen:
Intern policyfråga
- Person: Kan du berätta vad vår semesterpolicy är? Jag vill ta ledigt nästa fredag, men är osäker på om jag behöver förhandsgodkännande och hur långt i förväg jag måste begära det.
- AI: Ger en kort översikt över företagets policy för betald ledighet, inklusive eventuella godkännanden som krävs, hur långt i förväg ansökningar ska lämnas in, tillgänglighet av sjukdagar jämfört med personliga lediga dagar och källor för mer information.
Allmänna bästa praxis för arbetsytan
- Person: Hur gör jag en uppgift privat?
- ClickUp AI: Svarar med steg-för-steg-instruktioner och länkar till ClickUp-hjälpartiklar för ytterligare information.
IT-support
- Person: Min dator fungerar inte! Hur kontaktar jag IT-avdelningen?
- ClickUp AI: Refererar till din kunskapsdatabas för att hitta dokumenterade procedurer och delar källänkarna.
2. Ställ frågor om uppgifter och dokument
Även anställda som är duktiga på att organisera har svårt att hålla jämna steg med sin lista över uppgifter som kräver hög koncentration.
Allt måste göras nu om du har fem projektledare som arbetar med fem olika uppgifter.
Nu får du klarhet i vilka arbetsuppgifter som kräver omedelbar åtgärd och vilka som har lägre prioritet baserat på uppgiftsdata. Ställ en anpassad fråga eller välj bland de fördefinierade frågorna, till exempel:
- Vilka är mina brådskande uppgifter?
- Vad ska jag arbeta med härnäst?
- Vilka är mina försenade uppgifter?
- Vilka uppgifter är öppna och tilldelade mig?
Detta gör det möjligt för team att göra stadiga framsteg med brådskande arbete och viktiga långsiktiga mål utan att tappa fokus på viktiga milstolpar. 🔑
3. Sammanfatta uppgifter, kommentartrådar och dokument
Att använda AI-verktyg för att sammanfatta information och hjälpa till med skrivandet avlastar alla från den enorma mängden läsning och skrivande av arbetsrelaterat innehåll. Detta ökar effektiviteten i hela företaget och sparar tid.
Berätta för alla: Inga fler kilometerlånga uppgiftstrådar att läsa!
Genom att automatiskt skapa sammanfattningar av viktiga detaljer ökar teamen sin kapacitet att få mer arbete gjort och delat. Nedanstående situationer är utmärkta tillfällen att använda AI-sammanfattningar:
- Produktutveckling: Sammanfatta långa kravdokument för att extrahera viktiga beslut och avvägningar för nya ingenjörer.
- Marknadsföringskampanjer: Ta fram viktiga teman och insikter från långa e-posttrådar när du planerar en kommande kampanjlansering för att hjälpa samarbetspartners att komma igång.
- Forskningsprojekt: Sammanfatta viktiga slutsatser och rekommendationer från långa resultat och analyser för att skapa koncisa sammanfattningar.
- Kundsupport: Sammanfatta konversationer mellan kollegor och kunder för att identifiera olösta problem, önskemål om funktioner eller buggar för produktteam.
- Konsultprojekt: Skapa en översikt över leveranser, statusrapporter och mötesprotokoll för att hålla kunderna uppdaterade om framstegen på hög nivå.
4. Skapa personliga standups och teamuppdateringar
AI StandUp producerar kortfattade statusrapporter på begäran för upp till 10 personer. Dessa regelbundna kontaktpunkter för att utvärdera framsteg håller oss ansvariga så att vi inte förbiser individuella och kollektiva insatser som driver organisationens prestationer. 🏆
Dina enskilda möten, teammöten och retrospektiva möten sker parallellt. Dagliga standup-möten via ClickUp AI ger ögonblicklig insyn så att du kan vara flexibel samtidigt som du tillgodoser bredare behov som målsättning och talangutveckling.
Och när en enkel kontrollpunkt för framsteg är tillräcklig för att hålla din dag på rätt spår, lägg till StandUp-kortet till din startsida! I kortinställningarna kan du växla mellan olika tidsperioder och format för att visa vad som är relevant för dig under veckan.
5. Använd naturligt språk för att skapa anpassade automatiseringar
Våra användare älskar automatiseringsfunktionen i ClickUp, som eliminerar många av de manuella processerna kring uppgifterna. Vi har förbättrat verktyget så att vem som helst kan skapa anpassade regler med hjälp av enkel text!
Beskriv kortfattat vad du vill ska skötas automatiskt: uppdatera status, tillämpa mallar eller skicka kommentarer till specifika personer.
En rekryterare automatiserar till exempel ett anställningsflöde med hjälp av naturligt språk: När uppgiftsstatusen ändras till accepterad, tillämpa mallen för nyanställdas introduktion och ändra prioriteten till hög.
6. Få automatiska uppdateringar av uppgifter i list-, tavla-, kalender- eller tabellvyer
Om du redan använder anpassade fält för att snabbt växla mellan uppgifter kommer du att älska de senaste tilläggen till gruppen: AI-sammanfattning och AI-uppdateringar!
Minns du funktionen för uppgiftsöversikter från tidigare? Nu kan du få omedelbara sammanfattningar av framsteg och uppdateringar från vyer – utan att öppna en uppgift.
För produktplaner eller marknadsföringskampanjer kan du skapa en ny översikt över de senaste uppgifternas framsteg. För försäljningspipelines eller sprintlistor kan du ta fram sammanfattningar av brådskande uppgifter för potentiella kunder eller utvecklingsgraden för utvecklare allteftersom uppgifterna utvecklas dag för dag. 🌱
7. Skriv med vår rollspecifika assistent
AI-skrivassistenten skapar värde genom att ge teamen möjlighet att maximera ögonblicket. Medan idéerna fortfarande är färska i våra sinnen är det perfekt läge att sätta igång arbetet. Vi kommer att behålla fokus på de viktigaste uppgifterna och undvika eftersläpningar i pappersarbetet.
Så här fungerar det: Rekommenderade startpunkter inom ClickUp AI ändras beroende på vilken roll du väljer i modalen.
Till exempel kan ingenjörer generera ett modellschema eller skriva ett dokument med tekniska specifikationer. På samma sätt kan projektledare skapa ett omfattningsdokument eller en begäran om projektändring. HR kan skapa jobbannonser eller utkast till interna meddelanden.
8. Lätta på arbetsbördan i förväg med en AI-driven mall
Med ökande projektfart i alla företag ger jämn kvalitet trygghet. AI-genererade mallar standardiserar strukturen och formateringen, så att alla som använder dina varumärkesgodkända resurser – oavsett om de är riktade mot kunder eller ledningen – får polerade material. 🎨
Utnyttja funktionen Skriv med AI för att skapa ett första utkast till dokument. Mer specifikt:
- Öppna ett nytt dokument
- Tryck på snedstreckstangenten för att öppna verktyget Write With AI.
- Berätta för AI vad du vill skapa och redigera efter behov.
- Infoga texten i dokumentet och lägg till dina sista finjusteringar.
- Spara dokumentet som en mall så att andra teammedlemmar kan komma åt det.
Programansvariga som lanserar nya tvärfunktionella initiativ kan till exempel omedelbart generera fullständigt strukturerade charterdokument för modifiering i enlighet med bästa praxis för projektledning, såsom framgångsmätningar, risklistor och RACI-matriser anpassade efter teamets storlek.
Så här skapar andra team mallar för olika tillfällen:
Sociala medier
- Innehållsramverk med förkonfigurerade bildstorlekar och idealisk bildtextlängd
- Mallar för sociala kampanjer med återanvändbara hashtaglistor och meddelanden
- Analysrapporter som visar viktiga mätvärdestrender
Innehåll
- Blogginlägg med SEO-undersökningar förifyllda för att slutföra
- Videokonceptmanus med scendetaljer och produktionschecklistor färdiga
- E-postnyhetsbrevmallar med segmenterade innehållsblock för prenumeranter
Marknadsföring
- Lead nurturing-mejl med analys av leadsegment
- Mallar för kampanjlanseringsplaner med budgetspårare, mål och målgruppsinformation
- Mallar för pressmeddelanden om produktlanseringar med positioneringsspråk
Teknik
- Mallar för kodarkitektur och komponentdokumentation
- Produktkravsdokumentramverk förinställda med stilvägledning
- Mallar för problemlogg för felkorrigeringsplaner med logiska flöden i beslutsträd
IT
- Dokumentationsformulär för incidenthantering med kategorisering efter allvarlighetsgrad
- Mallar för cybersäkerhetsrevisionsrapporter uppdaterade till de senaste kraven
- Testrutnät för katastrofåterställning och selektiva arkiveringsstrukturer för återställning av poster
HR
- Personliga mallar för anställningserbjudanden med anställningsvillkor
- Anpassningsbara 90-dagars checklistor för introduktion per avdelning eller team
- Flexibla ramverk för prestationsutvärdering anpassade efter företagets värderingar
Ekonomi
- Mallar för riskanalys inför finansiell revision
- Mallar för rapportering av budget kontra faktiska utgifter
- Pitchbook-mallar för finansieringsmaterial uppdaterade efter rundans storlek
9. Visa transkriptioner av röstklipp från en skickad kommentar
Sömlöst samarbete innebär att möta medarbetarna där de känner sig mest bekväma med att uttrycka sina idéer. För vissa känns det mer intuitivt att uttrycka sina tankar muntligt, eftersom det gör det möjligt att förmedla tonfall och entusiasm.
Med Voice Clips i ClickUp kan team dela muntliga kommentarer och låta AI omedelbart transkribera konversationer till text.
Transkriptet gör det möjligt för vem som helst att snabbt skanna igenom innehållet för att hitta viktiga detaljer. (Och det är praktiskt om du befinner dig i en offentlig miljö eller ett öppet kontor!) Du kan även kopiera hela transkript eller utdrag för att få en bredare överblick.
10. Skapa deluppgifter dubbelt så snabbt med AI
Istället för att anstränga hjärnan för att bestämma alla deluppgifter som behövs för att slutföra ett projekt framgångsrikt, låt ClickUp AI hjälpa dig att skapa en handlingsplan. Definiera bara det övergripande målet, t.ex. Skapa ett nytt IT-inlämningsflöde, så kommer AI att ta fram en uppsättning sekventiella deluppgifter!
Och kraften i AI-genererade deluppgifter slutar inte där. 🤖
Så här fungerar det: Om en uppgift startade som Planera företagsomfattande repetitionsutbildningar när den först skapades, kan den sakna de detaljer som behövs för att fastställa logiska deluppgifter. Men efter några dagar, när samtalen klargör leveransformat, målgrupper och prioriterade ämnen, kan AI ta in alla nyinlagda kommentarer.
Baserat på det föränderliga omfånget kan det sedan rekommendera skräddarsydda deluppgifter som återspeglar uppdaterad kontext och detaljer: Beskriva nödvändiga roller, lokaler att organisera, sessionsteman att täcka och inbjudningar att skapa!
11. Byt LLM för att skräddarsy din AI-upplevelse
Önskar du att du kunde komma åt ChatGPT i din arbetsmiljö? Eller skriva ett detaljerat blogginlägg med Claude utan att byta flik och logga in i verktyget? Nu kan du det!
ClickUp Brain ger dig möjlighet att växla mellan olika stora språkmodeller (LLM) för att tillgodose olika användningsfall och personliga preferenser. Detta säkerställer att du får bättre resultat för olika uppgifter som kodning, skrivande eller sammanfattning.
I takt med att AI-tekniken utvecklas kommer möjligheten att byta LLM att göra det möjligt för Brain att integrera nyare, mer avancerade modeller när de blir tillgängliga och se till att din praktiska assistent kan anpassas efter dina arbetsbehov.
Öka produktiviteten i hela företaget med ClickUp Brain
Vi skulle gärna prata med dig för att förstå ditt teams behov av automatisering och var dina friktionspunkter finns. I den personliga sessionen diskuterar vi var dina arbetsflöden fastnar och visar sedan hur ClickUp Brain, i kombination med din kunskapsbas, kan multiplicera produktionen. ⚙️
Och för att göra omvandlingen av arbetsplatsen mer tillgänglig är ClickUp Brain tillgängligt för 5 dollar per arbetsplatsmedlem och månad. Från och med idag kan ditt team slutföra uppgifter för idag, imorgon och dagen efter!