Notion eller Trello – vilket projektledningsverktyg passar bäst för ditt företag?

Som projektledare måste du effektivisera processer, följa upp uppgifter och deadlines samt samarbeta mellan olika team. Projektledning är utmanande och kräver mental smidighet och smart tänkande. Vi förstår det.

Och det är därför du alltid letar efter verktyg som ger dig superkrafter. I den här artikeln dyker vi ner i Notion vs Trello – två populära projektledningsverktyg.

Det är inte allt! Vi har lagt till en överraskande utmanare i slutet.

Vad är Notion?

Notion är en fullskalig projektledningsprogramvara som erbjuder robusta funktioner för att hantera komplexa projekt.

De mallar som Notion erbjuder gör det till ett bra val för projektledning. Dessa inkluderar omfattande projektledningsmallar som snabbar upp projektplaneringen, produktplaner för A-Ö-projektkartläggning och mycket mer.

Projektledningsverktyget har också AI-funktioner som genererar första utkast till projektplaner på några sekunder.

Notion-funktioner

Notion släppte sin version 2.32 år 2023 med mer omfattande projektledning, uppgiftshantering och automatisering.

Här är några av Notions mest framstående funktioner:

1. Mallar för projektledning

Notion erbjuder ett stort antal färdiga mallar för olika ändamål. Några populära kategorier av projektledningsmallar i Notion är byråkit, budgetmallar, planering av innehåll och sociala medier, varumärkesdokumentation och mycket mer.

2. Databasautomatisering

Förutom mallarna gillar vi också Notions möjlighet att skapa anpassade projektledningsflöden för repetitiva och manuella administrativa uppgifter. Du kan till exempel automatisera ändringar av uppgiftsstatus, skicka ut enkäter, uppdatera slutdatum och skicka påminnelser till ditt team.

3. Produktplan

Inga fler spridda data över olika verktyg. Du kan skapa och genomföra en produktplan helt och hållet inom en enda instrumentpanel.

Med Notions produktplaner kan du koppla samman dina affärsmål, produktdokumentation, ansvarsområden och annan information i ett enda dokument. Du kan se projektets framsteg och viktiga intressenter i olika stadier, vilket förenklar samarbetet.

4. Integrationer

Du kan också integrera Notion med andra vanliga verktyg för teamsamarbete och projektledning, såsom Slack, GitHub etc. Med över 70 integrationer kan Notion hjälpa dig att förenkla arbetsflöden och låta dig ställa in en anpassad synkronisering med hjälp av Notion API.

Notion Prissättning

Notion har fyra prisplaner för årliga betalningar:

Vad är Trello?

Trello är ett Kanban-projektledningsprogram som är känt för sin enkelhet och användarvänlighet.

Med en nollinlärningskurva passar det team av alla storlekar. Du kan effektivisera ditt projekt i varje steg, från idé och onboarding av teammedlemmar till att lansera projektet i faser.

Det positiva är att du kan skapa en "Trello-tavla" från grunden eller använda en färdig mall för att hantera projekt, spåra uppgifter och skapa projektarbetsflöden.

Trello är dock inte lämpligt för komplexa eller storskaliga projekt.

Trello-funktioner

Låt oss titta på några av de funktioner som Trello erbjuder:

1. Anpassningsbara mallar

Trello erbjuder över 100 helt anpassningsbara projektledningsmallar för flera användningsområden, såsom projektbudgetering, kartläggning av användarberättelser, hantering av kundarbetsflöden och veckoplanering, bland annat.

2. Inbyggd automatisering

Trello har ett inbyggt automatiseringsverktyg utan kod – Butler. Det hanterar monotona projektrelaterade uppgifter, såsom att spåra förfallodatum, skicka påminnelser, hantera teammedlemmar, skapa mötesdagordningar etc.

Du kan ställa in anpassade regler och utlösare för att hantera specifika åtgärder i ditt projektflöde. Till exempel kan du automatiskt uppdatera en uppgifts status till "Slutförd" så snart din att göra-lista är avbockad.

3. Projektplan

Visualisera projektets utvecklingstid på dina Trello-tavlor med hjälp av Trellos Gantt-diagram och dela upp uppgifterna i Kanban-inspirerade arbetsflöden.

Definiera milstolpar och deadlines för att säkerställa att ditt projekt håller sig på rätt spår. Ställ in projektets schema med hjälp av ett Gantt-diagram och märk upp uppgifter med hög prioritet i Trello-kort i Kanban-stil för att snabbt identifiera hinder.

4. Trello Power-Up

Trello erbjuder över 200 integrationer i sin Power-Up-galleri. Du kan ansluta dina Trello-kort och -tavlor till flera inbyggda och externa integrationer.

Trello Power-Up—Time Tracking & Reporting är till exempel ett verktyg för tidrapportering som automatiskt loggar ditt arbete i en Trello-tavla och skapar detaljerade rapporter om arbetade timmar, vem som har arbetat med vad etc. under projektets tidslinje.

Trellos prissättning

Trello har fyra prisplaner för årliga betalningar:

Notion vs. Trello: Jämförelse av funktioner

En viktig skillnad mellan Notion och Trello är att Notion är omfattande och kan göra många saker samtidigt. Trello är däremot ett mer optimerat och förenklat verktyg som är perfekt för mindre projekt.

Men det kan ta mycket längre tid att vänja sig vid hur Notion fungerar än Trello.

Notion är något dyrare och har en brant inlärningskurva jämfört med Trello, men det är utan tvekan värt att investera i för dess bredare funktionalitet.

Så, Notion eller Trello – har vi en vinnare?

1. Mallar för projektledning

Vi fann att båda verktygen har lättanvända, anpassningsbara mallar.

Notion erbjuder många projektmallar – 1006 för att vara exakt. Trello har cirka 110 mallar för projektledningsändamål.

Notion är alltså det bästa valet om du går efter siffror och letar efter extremt specifika mallar för användningsfall inom ärendehantering, projekt- och målplanering, produktplaner och mer.

2. Kraftfull automatisering

Notion har inbyggda automatiseringsfunktioner jämfört med Trello. Med Notion kan du schemalägga uppgifter och effektivisera projektflöden för att eliminera manuella aktiviteter med hjälp av den inbyggda, robusta databasautomatisering.

Projektledning på Trello kan automatiseras med hjälp av dess kraftfulla automatiseringsverktyg Butler eller ett tredjepartsverktyg som Zapier.

Vi fann alltså att Notion är en mer robust helhetslösning för automatisering, till skillnad från Trello som kräver externa anslutningar.

3. Planering av projektets färdplan

Notion och Trello har lika effektiva funktioner för att skapa och genomföra produkt- eller projektplaner. De låter dig samla människor, uppgifter och arbetsflöden för en snabb överblick över projektets tidsplan och vem som gör vad.

Visuellt sett tycker vi att Trellos tavlor och diagram för projektplaner har ett rikare utseende och känsla än Notion. Kom också ihåg att Notion saknar grundläggande visualiseringsverktyg för projektledning, såsom Gantt-diagram och Kanban-tavlor.

4. Utbyggbarhet

Projektledning innebär samarbete – teamkommunikation, anteckningar, uppgiftshantering etc.

Ett projektledningsverktyg bör alltså vara utbyggbart och väl integrerat med dina interna verktyg, som Slack, Google Kalender, Outlook och Jira.

Notion integreras med över 70 appar, inklusive Slack och Google Drive. Trello har ett exklusivt Power-Up-galleri med betalda interna integrationer och över 200 externa.

Trello erbjuder fler integrationer. Notion låter dig dock bygga en anpassad integration med hjälp av deras offentliga API – lämpligt för utvecklare.

Notion vs. Trello på Reddit

Vi ville kolla om Notion vs. Trello skapar någon buzz på Reddit. Och ja, det gör det!

Här är vad de flesta användare har att säga:

”Jag använder Notion dagligen för allt som har med mina projekt att göra och för att samla allt på ett ställe. Trello kan vara enklare att använda, och jag tycker att dess Kanban-tavlor är bättre än Notions.”

En annan grupp användare bytte från Trello till Notion och tyckte att deras mallar var ett bra ställe att börja på.

Några användare som älskar Trello säger: ”Jag tycker att Trello är perfekt för mina att göra-listor och projekt. Butler och Power-Ups gör det enkelt att automatisera repetitiva uppgifter.”

Men vad händer om varken Notion eller Trello fungerar för dig? Det finns ett annat, bättre projektledningsverktyg som vi vill rekommendera.

Möt ClickUp – det bästa alternativet till Notion och Trello

Notion och Trello är inte dedikerade projektledningsverktyg och har vissa brister.

Notion saknar till exempel visualiseringselement, och dess krusiduller gör det inte lätt att komma igång. Trello fungerar bara för små projekt på grund av sin simpla funktionalitet.

Vi presenterar ClickUp.

Som en av de högst rankade projektledningsprogramvarorna låter ClickUp dig hantera projekt av alla storlekar, samarbeta kring uppgifter och effektivisera arbetsflöden med flera steg.

Här är tre utmärkta funktioner som gör ClickUp till det bästa alternativet till Notion och Trello:

1. ClickUp AI

Tänk dig att ha en virtuell assistent som sköter de vardagliga projektledningsuppgifterna. Det är ClickUp AI för dig.

ClickUp AI är en AI-assistent som hjälper dig att arbeta snabbare. Oavsett om det gäller att sammanfatta uppdateringar av uppgifter, skapa åtgärdspunkter, skriva texter eller formatera innehåll – ClickUp AI gör det åt dig. ClickUp rapporterar att aktiva användare minskar sin dagliga arbetsbelastning med 30 % genom att använda ClickUp AI.

2. ClickUp Docs

Projektledning och dokumentation går hand i hand. Men Notion och Trello saknar avancerade dokumentationsfunktioner för att hålla ordning på ditt arbete.

Med ClickUp Docs kan du skapa omfattande dokument eller wikis och dela dem med ditt team. Du kan också spåra dokumentändringar i realtid, tagga dina teammedlemmar och tilldela åtgärdspunkter direkt.

Med ClickUp kan du kategorisera dokument inom din arbetsyta så att du inte behöver lägga timmar på att hantera stora mängder dokument som är inbäddade under varandra.

3. Kanban-tavlor

Trello saknar avancerade anpassningsmöjligheter, även om det är känt för sitt Kanban-liknande system.

ClickUps Kanban-tavlor är å andra sidan mycket mångsidiga och anpassningsbara, så att du kan dra och släppa uppgifter, flytta uppgifter genom arbetsflöden och göra massändringar på en gång.

ClickUps enda multifunktionella instrumentpanel låter dig se alla dina Kanban-tavlor i en vy, vilket gör det mycket enklare att följa projektets framsteg.

Vilket projektledningsverktyg ska du använda?

Om man tittar på jämförelsen mellan projektledningsprogrammen har både Notion och Trello tusentals anhängare online.

Ditt val av projektledningsverktyg bör baseras på dina behov av planering och samarbete samt dess förmåga att göra ditt team mer flexibelt. Vi anser att ClickUp är ett utmärkt val på alla dessa punkter.

Oavsett om du är en enskild person eller ett team kan ClickUp snabbt skalas upp utifrån dina projektkrav.

Registrera dig för ClickUps gratisplan och se själv!