Har ditt företag en plan för när en katastrof inträffar? Oavsett om det är en naturkatastrof eller en PR-kris, kommer en färdig handbok att hjälpa dig att komma ut starkare på andra sidan av en nödsituation. 💪
Även om få företag kan förutse en stor katastrof som pandemin, kan företag som har en återställningsprocedur på plats vara bättre rustade att agera snabbare i framtiden. När du investerar i en kontinuitetsplan (BCP) kan du skydda ditt team, undvika störningar i verksamheten och skydda ditt varumärkes image.
En kontinuitetsplan täcker alla potentiella nödsituationer som kan påverka ditt företag. Men det tar tid att skapa en gedigen kontinuitetsplan – och du måste fokusera din energi på planens innehåll, inte på formateringen.
Lyckligtvis gör BCP-mallar det enkelt att snabbt skapa beredskapsplaner som täcker alla eventualiteter. 🔍
I den här guiden förklarar vi vad en mall för kontinuitetsplan är, beskriver de viktigaste komponenterna i en BCP-mall och delar med oss av våra 10 bästa gratis mallar för kontinuitetsplaner.
Vad är en mall för kontinuitetsplan?
En mall för kontinuitetsplan är ett strukturerat dokument som hjälper ditt företag att fortsätta sin verksamhet även under en nödsituation.
I grund och botten handlar en mall för kontinuitetsplan om beredskap. Oavsett om du står inför en naturkatastrof som en tornado eller ett avbrott orsakat av en cyberattack, ger en BCP-mall dig en färdplan för att minimera störningar och driftstopp i verksamheten.
Detta gäller inte bara stora företag. Småföretag är mer utsatta för katastrofer eftersom de har färre resurser, så det är extra viktigt för småföretag att skapa en kontinuitetsplan.
Nackdelen är att det tar tid och resurser att skapa en BCP, vilket är anledningen till att så många företag inte har någon. Lyckligtvis kan du spara många timmar på att skapa en BCP genom att följa en färdig mall. Det hjälper dig också att se till flera aspekter av katastrofberedskapen, så att du inte riskerar att förbise något viktigt.
Vilka är de viktigaste komponenterna i en mall för en kontinuitetsplan?
Varje företag har sin egen definition av vad som utgör en ”nödsituation”. Den goda nyheten är att du fortfarande kan följa samma formel för hantering av nödsituationer med rätt mall. En gedigen kontinuitetsplan bör minst innehålla följande komponenter:
- Innehållsförteckning: Lista alla avsnitt i mallen – med hopplänkar – för enkel åtkomst.
- Inledning: Presentera syftet med och omfattningen av kontinuitetsplanen. Det är också viktigt att skilja på när du behöver använda planen och när det är dags att kontakta räddningstjänsten istället.
- Riskbedömning: I detta avsnitt ska du identifiera potentiella hot som kan påverka din verksamhet. Det ska innehålla en analys av konsekvenserna för verksamheten för att mäta hur skadligt det specifika risken skulle vara för ditt företag.
- Återställningsstrategier: När du har förstått de potentiella riskerna kan du skapa en strategisk plan för återställning. Kontrollera med din juridiska avdelning om det finns några lagstadgade krav för detta steg.
- Intressenternas roller och kontaktuppgifter: Lista alla teammedlemmar och deras telefonnummer för nödsituationer. Inkludera relevanta kontakter inom personalavdelningen (HR), informationsteknik (IT) och ledningsgruppen. Planen bör också ange vilka intressenter som ansvarar för varje del av planen.
- Kommunikationsplan: Ange hur du kommer att dela information med personal, ledning, affärspartners och allmänheten.
10 gratis mallar för kontinuitetsplaner
En kontinuitetsplan håller ditt företag igång även när det blir tufft. Att skapa en plan tar tid, men med rätt mall kan du effektivisera formateringen och gå direkt till det viktiga. Kolla in dessa 10 gratis mallar för kontinuitetsplaner för att påskynda processen att skapa en kontinuitetsplan. ⚡
1. ClickUp-mall för kontinuitetsplan
Utrustningsfel, pandemier och naturkatastrofer kan orsaka stor förödelse för alla företag. Du behöver en flexibel affärsplan som fungerar även när det värsta händer. Det kan innebära att du bara utför kritiska affärsfunktioner, men det är bättre än ingenting, eller hur?
Du kan inte förutsäga alla potentiella katastrofer, men ClickUps mall för kontinuitetsplan är det bästa alternativet till en magisk kristallkula. 🔮
Den innehåller flera användbara avsnitt för:
- Riskbedömning
- Återställningsstrategier
- Processprovning och granskningar
Denna mall innehåller även snygga visualiseringar och färger som drar din uppmärksamhet till rätt ställen. Skapa anpassade statusar, fält och vyer för att göra mallen till din egen.
Mallen för affärskontinuitetsplan från ClickUp integreras också med dina projektledningsverktyg från ClickUp, så att du kan skapa uppgifter, spåra tid, skapa beroenden och mycket mer utan att lämna din BCP-mall. 🤩
2. ClickUp-mall för beredskapsplan
En beredskapsplan skiljer sig från en kontinuitetsplan. Denna typ av BCP-mall identifierar potentiella risker, listar möjliga lösningar och ger ditt team en strategisk plan för att hantera de mest troliga störningarna.
ClickUps mall för beredskapsplan ger ditt team ett professionellt ramverk för:
- Analysera risker
- Sätta upp mål och önskade resultat
- Hitta resurser och personal för att genomföra en beredskapsplan
- Testa alla alternativa scenarier
Det som är så bra med den här mallen är att den innehåller en process för att skapa en unik beredskapsplan som är anpassad efter de risker som är viktigast för dig. Den identifierar också teammedlemmarnas ansvar och uppgifter för varje scenario, vilket gör dina nästa steg kristallklara.
3. ClickUp-mall för sannolikhets- och konsekvensmatris
Vi har sett med egna ögon hur lätt en pandemi kan orsaka omfattande störningar i verksamheten. Men vissa katastrofer har större (eller mindre) sannolikhet att påverka ditt företag.
Om du till exempel befinner dig i Mellanvästern är orkaner förmodligen inget du behöver oroa dig för. Men om din leveranskedja är beroende av material som transporteras från kusten kommer du förmodligen att bry dig mycket om orkaner. 🌀
ClickUps mall för sannolikhets- och konsekvensmatris hjälper dig att sortera vilka risker som är mest sannolika att störa din verksamhet. Den rangordnar även dessa risker utifrån potentiell skada för att hjälpa dig att prioritera din tid och dina resurser. På så sätt kan du förbereda dig för de mest skadliga (och sannolika) nödsituationerna först.
Denna mall är ett måste om ditt team har svårt att fatta välgrundade beslut eller prioritera uppgifter. Mallen för kontinuitetsplan innehåller även en enkel visualisering som du kan dela med andra teammedlemmar för att fatta välgrundade gruppbeslut på kortare tid. 🙌
4. ClickUp-mall för analys av affärspåverkan
En affärspåverkansanalys (BIA) identifierar potentiella risker för ditt företag. När du har identifierat riskerna loggar BIA alla åtgärdsplaner som du kan aktivera i en nödsituation.
Börja med att logga alla potentiella nödsituationer i en mall för problemspårning. Använd sedan ClickUps mall för affärspåverkansanalys för att snabbt fylla i kriterier som ekonomisk påverkan, varumärkets rykte, kundupplevelse och mer. ✨
Denna mall för kontinuitetsplan hjälper team att bryta sig ur improduktiva ångestcykler genom att fokusera på planaktivering. Istället för att följa magkänslan i en kris, stödjer denna mall i rubrikformat lugna, objektiva beslut med hjälp av kvantifierade data.
5. ClickUp-mall för prioriteringsmatris på whiteboard
När du väl vet vilka nödsituationer med hög prioritet som kan påverka ditt företag kan du fortfarande behöva hjälp med att prioritera vilka som ska hanteras först. Använd ClickUps mall för prioriteringsmatris för att få klarhet i vilka katastrofplaner och uppgifter du bör utföra först.
Du kan använda den här mallen under planeringsfasen när du skapar en kontinuitetsplan eller till och med när en katastrof inträffar. Prioritetsmatrisen samordnar ditt team, rangordnar olika uppgifts brådskande grad och visualiserar allt för din grupp i en överskådlig graf. 📊
6. ClickUp-mall för beredskapsplan
Varje mall för kontinuitetsplan bör innehålla någon form av beredskapsplan. ClickUps mall för beredskapsplan är inte bara användbar för din kontinuitetsplan, utan också för nödskyltning i hela din byggnad.
Du kan anpassa planen efter dina önskemål, men mallen innehåller följande som standard:
- Evakueringsplaner
- Flyktvägar
- Samlingsplatser
- Nyckelpersoners roller
- Steg-för-steg-procedurer för olika nödsituationer
Vissa företag upprättar en enda beredskapsplan, medan andra behöver skapa flera. Du kan till exempel skapa en beredskapsplan för bränder och en separat plan för tornados. 🌪️
Tänk på att lokala, statliga eller federala lagar gäller för nödskyltar. Kontrollera med din juridiska avdelning för att säkerställa att du visar dessa skyltar enligt dessa krav.
7. Mall för ClickUp Workplace Emergency Action Plan
Vissa mallar för kontinuitetsplaner är utformade för att skydda verksamheten eller allmänheten, men det är viktigt att ha en plan för att skydda dina anställda också. ClickUps mall för nödåtgärdsplan på arbetsplatsen hjälper dig att göra just det.
Detta är en mer detaljerad beredskapsplan som hjälper dig att:
- Kommunicera snabbt och tydligt med anställda under alla typer av nödsituationer.
- Bestäm vem som ansvarar för vad i en nödsituation – innan nödsituationen inträffar.
- Förvara alla beredskapsplaner på en säker plats.
En beredskapsplan är utmärkt eftersom den ger dina anställda de färdigheter och kunskaper som krävs för att hantera en nödsituation. Vissa försäkringsbolag kräver att företag har en dokumenterad beredskapsplan, så detta kan också hjälpa dig att säkra försäkringsskyddet. 🌻
ClickUp är en allt-i-ett-lösning för arbetsplatsen, så genom att lagra din beredskapsplan på samma plattform som dina uppgifter och chattar blir den mer tillgänglig för hela teamet.
8. Mall för affärskontinuitetsplan i Word av Disaster Recovery Plan Template
Är du ett Microsoft-företag? Då kommer du att älska Word-mallen för kontinuitetsplan från Disaster Recovery Plan Template. Det är en allmänt tillgänglig version av MIT:s kontinuitetsplan, så du kan lita på att den täcker alla dina behov.
Denna kostnadsfria mall för kontinuitetsplan innehåller avsnitt för:
- Inledning
- Utformning av planen
- Organisation av katastrofhantering och återställning
- Kontinuitetsplan
- Procedurer för teamledning
- Återställningsprocedurer, inklusive en meddelandelista
Mallarna kan laddas ner i Word- och Adobe PDF-format, men texten finns även tillgänglig på webbplatsen om du inte vill ladda ner den.
9. Mall för kontinuitetsplan för små företag i Word från FINRA.org
Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) reglerar investeringsbranschen. Investeringar handlar om riskhantering, så det är inte konstigt att FINRA har släppt en gratis mall för kontinuitetsplanering för små företag.
En kontinuitetsplan krävs om du är ett litet mäklarföretag eller om du på annat sätt är skyldig att följa FINRA:s riktlinjer. Istället för att undra om du uppfyller kraven kan du följa FINRA:s mall för kontinuitetsplan för att få större sinnesro. 🧘
Den innehåller avsnitt för:
- Kontaktpersoner i nödsituationer
- Kontorsplatser och alternativa platser
- Företagets policyer
- Finansiella och operativa bedömningar
- Affärskritiska system
- Regulatorisk rapportering
- Uppdateringar och årliga översyner
Du bör fortfarande anpassa mallen efter dina unika behov, men mallen hjälper dig att spara mycket tid.
10. Mall för kontinuitetsplan för företag i Word från LegalTemplates
LegalTemplates mall för kontinuitetsplan i Word är enkel, men innehåller all information du behöver för att skapa din egen kontinuitetsplan.
Vi gillar att webbplatsen faktiskt guidar dig genom en strukturerad process för att skapa en incidenthanteringsplan (IRP), en beredskapsplan (ERP), en plan för kontinuiteten i leveranskedjan och andra typer av kontinuitetsplaner som du kan behöva.
LegalTemplates ger också några användbara tips för att följa upp målen i din kontinuitetsplan över tid. De rekommenderar att du går igenom checklistan två gånger om året, övar på att genomföra allt en gång om året och gör en formell översyn av din kontinuitetsplan vartannat år.
Förbättra affärsprocesserna med ClickUp
Kontinuitetshantering är ett måste för företag av alla storlekar. Oavsett om det handlar om en naturkatastrof eller annan nödsituation behöver du ha en plan långt innan det värsta inträffar.
Använd denna lista med kostnadsfria mallar för kontinuitetsplaner för att skapa en katastrofåterställningsplan som hjälper dig att återgå till normal verksamhet snabbare. 👔
Mallar är användbara, men vore det inte bättre om du kunde lagra dina mallar tillsammans med dina uppgifter, projekt, dokument, whiteboards och mer?
ClickUp samlar allt ditt arbete på en enda plattform så att du sparar tid och slipper besväret med att byta mellan olika plattformar. Se själv skillnaden med ClickUp: Skapa din kostnadsfria ClickUp-arbetsyta nu.