Imagine o seguinte: Um funcionário compartilha uma postagem aparentemente inofensiva sobre um dia típico no local de trabalho em sua conta pessoal de mídia social, mas, inadvertidamente, viola a confidencialidade da empresa. A publicação se espalha rapidamente, tornando-se uma crise de relações públicas que poderia ter sido facilmente evitada. Esse cenário não é apenas um conto de advertência - ele pode se tornar uma realidade para você.
Para evitar esses problemas de mídia social (grandes ou pequenos), você precisa de uma boa política de mídia social. Nesta postagem do blog, explicaremos como criar uma política de mídia social, oferecendo etapas e exemplos claros para criar diretrizes que se alinhem aos valores da sua empresa e garantir que sua equipe entenda os limites do envolvimento on-line.
O que é uma política de mídia social?
Uma política de mídia social é um conjunto de diretrizes que definem as expectativas da sua empresa em relação ao comportamento dos funcionários nas plataformas de mídia social. Ela fornece uma estrutura clara de como os funcionários devem representar a sua marca on-line, garantindo a consistência e protegendo a reputação da sua empresa. Uma política de mídia social bem elaborada funciona como seu manual do funcionário mas para a mídia social.
Você pode pensar na política de mídia social como o roteiro que descreve:
- Regras para o uso das contas oficiais de mídia social da empresa
- Diretrizes para as contas pessoais de mídia social dos funcionários para postar ou comentar sobre a empresa
- O que fazer e o que não fazer para compartilhar informações ou conteúdo relacionados à empresa nas mídias sociais
- Práticas recomendadas para interagir com os clientes e o público on-line
- Medidas disciplinares a serem tomadas contra funcionários que violarem as diretrizes de mídia social da empresa
Uma política de mídia social funciona como uma rede de segurança para a reputação on-line da sua marca. Veja como:
- Ela mantém a voz de sua marca consistente em todas as plataformas
- Evita contratempos embaraçosos (e potencialmente caros) na mídia social
- Dá à sua equipe a confiança necessária para se envolver on-line sem se questionar
- Fornece um plano de ação para lidar com feedback negativo ou crises de RP
- Garante que você esteja cumprindo as regras no que diz respeito às regulamentações do setor
Seções a serem incluídas na sua política de mídia social
A política da empresa para mídias sociais contém vários elementos, inclusive padrões objetivos e éticos. Aqui estão algumas das seções importantes que devem ser adicionadas à sua política de mídia social:
Propósito e escopo
O objetivo e o escopo são o "porquê" e o "quem" por trás da política de mídia social - por que você tem essas diretrizes de mídia social e quem precisa segui-las. Quando todos estão na mesma página, é mais fácil manter e defender a reputação on-line da sua marca.
Propriedade da conta
Esta seção explica a quem pertence o quê quando se trata de contas de mídia social. Ela define funções claras para cada pessoa associada ao gerenciamento da presença da empresa nas mídias sociais. Também destaca quem não está autorizado a usar as contas de mídia social da empresa. Naturalmente, isso aumenta a responsabilidade.
Por exemplo, o gerente de mídia social pode garantir que todo o conteúdo das contas de mídia social da empresa esteja de acordo com os padrões da empresa e seja apropriado para o público-alvo. O gerente de suporte ao cliente pode ser responsável por todas as reclamações e consultas dos clientes por meio da mídia social e a equipe de TI pode monitorar as contas de mídia social em busca de qualquer atividade suspeita.
Representação da marca
A sua marca tem uma personalidade própria, que consiste em uma aparência, uma sensação e uma voz distintas, e essa parte da política ajuda você a manter isso sempre que publicar nas mídias sociais. Isso é semelhante a um guia de estilo para mídias sociais. Quer você publique nas contas oficiais da empresa ou apenas mencione a empresa em publicações pessoais, essas diretrizes garantem que tudo permaneça consistente e profissional.
Aqui estão alguns pontos que podem ser incluídos nessa seção:
- Certifique-se de que todo o conteúdo reflita o compromisso da empresa com a diversidade, a equidade e a inclusão
- Use somente logotipos, esquemas de cores, fontes e outros recursos visuais aprovados ao criar conteúdo de mídia social
- Concentre-se em tópicos relevantes para o setor, os produtos e os serviços da empresa. Evite participar de discussões ou publicar conteúdo não relacionado à missão da empresa
Confidencialidade e privacidade
Sua política de mídia social deve destacar os aspectos que os funcionários devem manter em sigilo. Isso ajuda a proteger informações confidenciais de serem compartilhadas on-line inadvertidamente. Essa seção é fundamental para proteger os dados de propriedade da organização, bem como a privacidade de clientes e funcionários, o que, por sua vez, gera confiança entre as partes interessadas.
Você pode adicionar as seguintes diretrizes para que os funcionários garantam a confidencialidade e a privacidade nas mídias sociais:
- Não compartilhe informações confidenciais ou proprietárias nas mídias sociais relacionadas a segredos comerciais, dados financeiros, detalhes de clientes, estratégias internas e planos de desenvolvimento de produtos da empresa
- Evite discutir ou compartilhar informações relacionadas a negociações em andamento, questões legais, desafios regulatórios ou quaisquer outros tópicos sensíveis que possam afetar a segurança da empresa
- Não divulgue nenhuma informação relacionada a clientes, inclusive nomes ou feedbacks de clientes, sem autorização prévia do cliente e da empresa
Conformidade com leis e regulamentos
Navegar nas mídias sociais pode ser complicado quando se trata das várias leis de direitos autorais, mas esta seção está aqui para ajudar. Você precisa ter certeza de que todos estão seguindo as regras, seja em relação ao uso legal de imagens ou ao cumprimento das normas específicas do setor. Ao destacar o que fazer e o que não fazer, você pode manter as coisas em ordem e evitar qualquer dor de cabeça jurídica no futuro.
Leia mais:_ Modelos gratuitos de SOP e como criar o seu próprio , uma plataforma multifuncional de gerenciamento de documentos e projetos, simplifica o processo de criação e gerenciamento de políticas de mídia social, permitindo a colaboração contínua e o uso de IA.
Aqui está um guia passo a passo para criar uma política de mídia social eficaz, complementada pelo ClickUp:
1. Identifique o objetivo de sua política
Sem um objetivo claro, sua política de mídia social pode não ter direção, o que a torna menos eficaz. Comece reunindo as principais partes interessadas - RH, jurídico, marketing e TI - para discutir por que a política de mídia social é necessária e o que ela deve alcançar.
Como é feito:
Durante essa reunião, incentive uma discussão aberta sobre o que a política deve alcançar. Aqui estão alguns pontos que você pode considerar:
- Você está procurando proteger informações sensíveis e confidenciais?dados da empresa e evitar riscos de segurança?
- A consistência da marca nas plataformas de mídia social é uma prioridade?
- Deseja garantir que os funcionários entendam como se comportar on-line de uma forma que reflita os valores da sua empresa?
Ao responder a essas perguntas, você identificará os objetivos específicos que a sua política precisa atingir.
2. Definir o uso aceitável
Essa etapa envolve a criação de regras claras sobre como os funcionários devem usar as contas pessoais de mídia social durante o horário de trabalho e ao representar a empresa on-line. Ela abrange quais plataformas estão incluídas e qual conteúdo é apropriado.
Como é feito:
- Plataformas: Identifique as plataformas de mídia social relevantes, como LinkedIn, Instagram, etc.
- Conteúdo: Especifique quais tipos de publicações e interações de mídia social são aceitáveis
- Pessoal vs. profissional: Ofereça orientação sobre o gerenciamento de contas pessoais, especialmente se elas fizerem referência à empresa
- Horário de trabalho: Defina o uso aceitável da mídia social durante o horário de trabalho
Use a Modelo de manuais, políticas e procedimentos para funcionários do ClickUp para definir diretrizes para o uso da mídia social pelos funcionários.
Modelo de manuais, políticas e procedimentos para funcionários do ClickUp
Ele oferece uma estrutura organizada para colocar os vários elementos da sua política de mídia social, página por página. Por exemplo, você poderia criar páginas separadas da seguinte forma:
- Introdução: Defina a finalidade e o escopo da política. Explique a importância do uso responsável da mídia social
Diretrizes gerais: Proibir o uso indevido dos recursos da empresa para atividades pessoais de mídia social. Defina expectativas para a conduta adequada dos funcionários nas mídias sociais (por exemplo, linguagem respeitosa, evitar assédio ou discriminação). Abordar o uso de logotipos, marcas registradas e propriedade intelectual da empresa
Representação de funcionários: Esclareça se os funcionários podem representar a empresa nas mídias sociais. Forneça diretrizes para o uso da marca ou dos logotipos da empresa em perfis pessoais. Estabeleça procedimentos para obter aprovação para contas de mídia social patrocinadas pela empresa
Informações confidenciais: Proibir o compartilhamento de informações confidenciais ou proprietárias nas mídias sociais. Descreva as consequências da violação dessa política
Assédio e discriminação: Reforce o compromisso da empresa com um local de trabalho livre de assédio. Proibir conteúdo discriminatório ou ofensivo nas mídias sociais. Descreva as consequências da violação desta política
Monitoramento e aplicação: Explique as práticas de monitoramento da empresa (por exemplo, monitoramento de dispositivos de propriedade da empresa). Descreva as consequências da violação da política de mídia social. Descreva o processo de apelação
Para cada página do modelo, você pode atribuir diferentes proprietários e colaboradores.
3. Incorporar considerações legais e éticas
Você não quer que os funcionários violem nenhum padrão legal ou ético ao se envolverem com as contas oficiais de mídia social da empresa, pois isso pode colocar a empresa em apuros. É por isso que é importante integrar padrões legais e éticos à política de mídia social da empresa.
Consulte um especialista jurídico para garantir que suas diretrizes estejam alinhadas com as leis relacionadas à liberdade de expressão, privacidade e propriedade intelectual. Inclua diretrizes claras sobre como lidar com informações confidenciais e descreva as consequências de difamação, assédio ou discriminação on-line.
4. Estabeleça diretrizes de conteúdo
A próxima etapa é definir padrões claros para o conteúdo compartilhado no cenário de mídia social pela sua empresa. Trata-se de definir quais tipos de postagens são apropriadas e garantir que elas estejam alinhadas com a identidade da marca em termos de tom, voz e estilo.
Como isso é feito:
- Exemplos de conteúdo: Forneça exemplos específicos de conteúdo aceitável, como atualizações de produtos ou histórias de sucesso de clientes, e esclareça o que deve ser evitado, como tópicos polêmicos ou fora da marca
- Processo de aprovação: Implemente um processo de aprovação de conteúdo para contas oficiais da empresa para garantir consistência e qualidade
- Consistência da marca: Defina o tom, a voz e o estilo que correspondem à sua marca, seja profissional, amigável ou autoritário
Com Documentos do ClickUp você pode criar, editar e compartilhar documentos de forma colaborativa. Quando se trata de estabelecer diretrizes de conteúdo para a elaboração de uma política de mídia social, esses recursos o tornam uma opção particularmente eficaz:
- Colaboração em tempo real: Vários membros da equipe podem trabalhar no documento simultaneamente, facilitando a coleta de informações e garantindo que todos estejam na mesma página
- Histórico de versões: Rastreie as alterações feitas no documento e reverta para versões anteriores, se necessário
- **Integração de tarefas: conecte as tarefas relacionadas à política (por exemplo, /href/),manual do funcionáriomonitoramento) diretamente ao documento para melhor organização
- Comentários e discussões: Adicione comentários e discussões a seções específicas do documento, facilitando a comunicação aberta e o feedback
- Compartilhamento do documento: Compartilhe a política com as partes interessadas relevantes, dentro e fora da organização
Use o ClickUp Docs para criar um documento especial para colaborar na criação de sua política de mídia social
Você também pode usar o AI para documentação, a fim de acelerar o processo. ClickUp Brain, o assistente de IA do ClickUp, oferece um espaço de trabalho flexível e colaborativo para equipes como a sua para gerar, organizar e desenvolver ideias.
Use o Cérebro ClickUp para fazer um brainstorming de ideias para sua política de mídia social e colaborar para escrevê-la do zero
Você pode inserir prompts no assistente de IA e obter respostas para tudo o que precisar de ajuda. No entanto, certifique-se de ajustar os resultados antes de incluí-los em sua política. Você pode até usar o ClickUp Brain para redigir uma política de mídia social do zero.
5. Defina funções e responsabilidades
Você precisa determinar quem está encarregado de nossas políticas corporativas de mídia social. Atribua funções claras aos membros da sua equipe - saiba quem está postando, quem está respondendo a perguntas e quem está de olho em tudo. Isso evitará confusões e preservará sua reputação on-line.
Comece designando indivíduos ou equipes específicas responsáveis pelo gerenciamento das contas de mídia social da empresa e pela criação de conteúdo. Identifique quem tem autoridade para publicar nos canais oficiais para manter a consistência e o controle sobre a mensagem da marca.
Você também pode atribuir funções para lidar com as consultas dos clientes e garantir respostas rápidas e precisas. Por fim, defina como os funcionários devem denunciar problemas ou conteúdo inadequado que encontrarem on-line, incluindo o processo e quem deve ser notificado.
6. Descreva o processo de monitoramento e conformidade
Esta etapa trata da configuração de um sistema para ficar de olho nas atividades de mídia social relacionadas à sua empresa. É fundamental monitorar como sua marca é representada e garantir que todos sigam as diretrizes estabelecidas.
Desenvolva um processo para verificar consistentemente os canais de mídia social em busca de publicações, menções e interações que envolvam sua empresa. Isso pode envolver membros designados da equipe ou ferramentas que monitorem a atividade da marca. Com um processo claro para resolver problemas você pode corrigir rapidamente qualquer problema, mantendo a integridade de sua presença on-line e minimizando os possíveis riscos. Modelo de processos e procedimentos do ClickUp pode ajudá-lo a detalhar a empresa processos e procedimentos, incluindo padronização de processos para os membros da organização ao usar a mídia social. Você pode definir responsáveis, departamentos, e estágios de documentação para cada elemento.
Modelo de processos e procedimentos do ClickUp
Este modelo permite que você:
- Centralizar todos os processos para diferentes tarefas
- Estabelecer expectativas e responsabilidades claras para cada tarefa
- Organizar os procedimentos visualmente com cartões Kanban
Dica profissional: Use Software de gerenciamento de marketing do ClickUp para monitorar todas as campanhas de marketing de mídia social e garantir que os funcionários sigam as diretrizes.
7. Comunicar a política de forma eficaz
Não é suficiente ter uma política - ela precisa ser comunicada de forma clara e regular para garantir que todos estejam na mesma página. Torne a política de mídia social facilmente acessível, seja por meio da intranet da empresa, manuais do funcionário ou uma plataforma on-line compartilhada.
Use canais de comunicação interna, como boletins informativos, reuniões de equipe ou atualizações por e-mail para informar os funcionários sobre a política, especialmente após atualizações ou eventos significativos. Considere a possibilidade de realizar sessões de treinamento para revisar a política e responder a todas as perguntas, garantindo a compreensão total e a conformidade com os padrões legais e éticos .
Dica profissional: Use Plataforma de gerenciamento de RH do ClickUp para criar um manual do funcionário e definir processos eficazes de comunicação com os funcionários para compartilhar as políticas e os procedimentos da empresa.
Exemplos de políticas de mídia social com as quais aprender
Aqui estão alguns exemplos de políticas de mídia social de empresas populares com as quais você pode aprender e usar como inspiração para as suas próprias políticas:
Coca-Cola
via Coca Cola A política da Coca-Cola enfatiza a transparência, a precisão e o respeito. Os funcionários são incentivados a revelar seu relacionamento com a empresa ao se envolverem em conversas on-line relacionadas à marca.
Elementos-chave:
- Seja transparente sobre sua conexão com a Coca-Cola
- Seguir a diretriz da empresacódigo de conduta empresarial* Certifique-se de que suas postagens sejam precisas e verdadeiras
- Respeite a confidencialidade e as informações proprietárias
- Use o bom senso e seja respeitoso em todas as comunicações
Intel
via Informações As diretrizes da Intel foram criadas para capacitar os funcionários a se envolverem nas mídias sociais e, ao mesmo tempo, proteger os interesses da empresa e incentivar o uso dessas plataformas como uma força para o bem e a positividade.
Elementos-chave:
- Divulgar sua afiliação com a Intel
- Garantir que suas postagens sejam respeitosas e honestas
- Manter a confidencialidade das informações proprietárias da Intel
- Evitar conflitos de interesse
- Esteja ciente de que suas postagens podem ter um impacto de longo prazo na reputação da empresa
Best Buy
via Melhor compra A política da Best Buy é direta e define expectativas claras para os funcionários que se envolvem em plataformas sociais.
Principais diretrizes:
- Proteja a marca: Não compartilhe informações confidenciais, como números financeiros, comunicações internas sobre promoções, dados de clientes ou qualquer coisa que possa prejudicar a imagem da empresa
- Respeite os direitos autorais e as marcas registradas: Não publique nada que pertença a outra pessoa, inclusive músicas, publicações, logotipos e marcas registradas, etc.
- Respeite o público-alvo: Não use linguagem ofensiva nem compartilhe conteúdo inadequado
- **Seja transparente: revele sua função na Best Buy ao falar sobre a empresa
- Seja responsável: Lembre-se de que suas postagens refletem na Best Buy e podem afetar a marca dela
Dell
via Dell A política da Dell foi criada para garantir que a atividade de mídia social dos funcionários esteja alinhada com os valores e as metas da empresa.
Princípios-chave:
- Seja agradável, divirta-se e conecte-se: Respeite a diversidade e não apoie nem se entregue a discursos de ódio. Não se envolva em bullying, assédio ou ameaça de violência nas mídias sociais
- Proteja as informações: Proteja as informações confidenciais e proprietárias da Dell
- Seja transparente e divulgue: Divulgue seu relacionamento com a Dell ao discutir tópicos relacionados à empresa
- Siga a lei, siga o código de conduta: Não viole marcas registradas, direitos autorais ou direitos de publicidade. Certifique-se de atribuir suas citações e obter o consentimento das pessoas que aparecem na mídia que você compartilha
- Seja responsável: Use o bom senso e evite conteúdo inadequado
Adobe
via Adobe A política da Adobe incentiva os funcionários a compartilharem seu entusiasmo com a empresa e, ao mesmo tempo, estarem atentos aos riscos potenciais.
Elementos-chave:
- Divulgar sua afiliação com a Adobe
- Use o bom senso e seja respeitoso
- Proteger informações confidenciais e proprietárias
- Deixar claro que suas opiniões são suas
- Envolva-se em conversas que agreguem valor à comunidade da Adobe
L'Oréal
via L'Oréal A política de comunicações de marketing e publicidade da L'Oréal se concentra na comunicação responsável para evitar enganar os consumidores e publicar conteúdo prejudicial ou discriminatório.
Elementos-chave:
- Todas as afirmações e declarações devem ser respaldadas por dados
- O conteúdo não deve criticar um concorrente ou uma categoria de produtos
- Evite usar material protegido por direitos autorais nas mídias sociais
- A mídia compartilhada deve ser sincera, verdadeira, não enganosa, e decente
Nestlé
via Nestlé A política de mídia social da Nestlé se concentra na promoção de conteúdo limpo e original sobre a marca nas mídias sociais.
Principais diretrizes:
- Divulgar a afiliação com a Nestlé ao postar conteúdo ou comentar em postagens
- Não faça postagens caluniosas, difamatórias, de bullying, assédio, ameaça ou abuso
- Não publicar postagens enganosas ou fraudulentas
- Não fazer postagens indecentes ou de outra forma negativas ou depreciativas
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A criação de uma política sólida de mídia social da empresa é fundamental para manter sua marca segura na comunidade on-line e sua equipe capacitada, ao mesmo tempo em que mantém uma presença on-line consistente e profissional. Com o ClickUp, você pode tornar esse processo muito mais fácil.
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Quer você esteja começando do zero ou apenas ajustando o que já tem, o ClickUp o ajuda a manter o controle e a participação de todos. Então, por que esperar? Comece a criar sua política de mídia social inscrevendo-se no ClickUp hoje!