ほぼ 60% のプロジェクト管理者は、同時に2つから5つのプロジェクトに取り組んでいる。
プロジェクト間で同じレベルの集中力、生産性、アウトプットの質を確保することは、プロジェクト管理者が持つべき超能力である。プロジェクトがうまくいかないと、膨大な投資の無駄につながる。 114% である。
ありがたいことに、プロジェクト管理者は堅牢なシステムを導入してプロジェクトをこなすことができる。
ここでは、仕事をスマートにこなし、効率を高め、複数のプロジェクトを管理するための10の戦略を紹介する。
複数のプロジェクトをサクセスマネージャーするための10の戦略。
1.プロジェクト管理ソフトは親友である。
一方 77% 成功したプロジェクト管理チームの77％が、プロジェクトとタスクの管理にソフトウェアを使用している。のみ 46% の組織が、プロジェクト管理に価値を置く文化を優先している。
しかし、すべての希望が失われたわけではない。
次のような変化をもたらすことができる。 プロジェクト管理 プロジェクトのあらゆる側面を管理できるツールであるClickUpのようなソフトウェアに投資することで、プロジェクトの考え方を変えることができる：
クリックアップ・ビューによる仕事のプラン、追跡、管理
以下の機能 ClickUp マインドマップクリックアップ時間追跡 そして ClickUpダッシュボード は次のようなことに役立ちます：
- 戦略とプラン
- ワークフローの可視化
- タスクの割り当て
- 時間の追跡とリソースの管理
- チームとのコラボレーション
- 成果の予測
ClickUpマインドマップを使って、プロジェクト、アイデア、既存のタスクをプランし、整理する。
ClickUpは一元化された プロジェクト管理ツール 複数のプロジェクトをホストし、タスク間をシームレスに移動できるプロジェクト管理ツールは、物事が手に負えなくなったとき（1日に何度もやることはよくある！）に決定的なアドバンテージとなる。
また、無料の プロジェクト管理テンプレート を活用し、すべてのプロジェクトでプロジェクトプランニングを飛躍させましょう。
2.大きな集中力には大きな生産性が伴う。
通常、プロジェクト管理者は同時に3～4つのプロジェクトを担当するが、彼らの最大の課題は何か？集中することだ。
学習 集中の仕方 は、想像以上に複雑だ。メンタルの筋肉を鍛えるには、まず自分の心がなぜ漂っているのかを分析する必要がある。
その理由がわかったら、集中力を高めるコツを試してみよう：
- 優先度の低いタスクは断る。マルチタスクをすればするほど、災難に見舞われる可能性が高くなる。
- 管理タスクや繰り返しのToDoを自動化する。ClickUp AIアシスタント アジェンダの作成、チェックリストの作成、コンテンツの編集などができる。
- タイムボクシングの完了-指定された時間内にタスクを完了するように意識的に訓練する戦略。
- マインドフルネスを実践し、集中を妨げる厄介な通知をオフにする。また集中アプリ を利用するのもいい。
- 小さなタスクまで細かくレポート作成するのではなく、同僚や直属の部下にデリゲート済みで信頼されるようにする。
**3.問う：タスクの優先順位を正しくつけているか？
夜中まで燃えているのに、大したことを成し遂げていない自分に気づく。罪は重い。
価値の低いタスクを優先して、時間、エネルギー、努力を食いつぶしているかもしれません。
やることリストを作成し、タスクに優先順位をつけるのもひとつの方法ですが、もうひとつの方法をお勧めします。
ClickUp 優先順位付けテンプレート
ClickUp優先順位付けマトリックステンプレートを使って、影響度と努力レベルに基づいてタスクを評価する。
優先度マトリクスを使用する前に、4Dモデルを使用して優先度に基づいてタスクを分類します： Do、Defer（プラン）、Delegate（デリゲート済み）、Delete（削除）。
例えば、チームにいつ何をやるべきか知っておいてほしいとします。 ClickUpタスク管理 機能は、重要なことの階層を作るのに役立ちます。
カンバンボードやガントチャートのようなデータ豊富なビジュアルを提供し、タスクのハイレベルな概要を一目で把握できます：
タスクを素早く簡単に並べ替え、ワンクリックでカスケードビューを作成。
優先順位 ClickUpタスク優先度 オプションを使うと、エラーなしでタスクに優先順位をつけることができます。その仕事は次のとおりです：
- 優先度を4つのレベル（フラグ）から選択します： 緊急、高、普通、低の4段階から選択できます。
- ワークフロー内で最も重要なタスクを確認するために、タスクを時間で並べ替えます。
- 優先度の高いアイテムをタスクトレイにドロップ。
- 優先順位をつけたタスクを依存関係と組み合わせます。(「待ち」や「ブロック」など)
- 期日フィルタを設定し、保存したりチームで共有したりできます。
**4.明確に伝える
コミュニケーションを常に維持することは、多くの理由からプロジェクトの成功の中心です：
- 利害関係者はチームメンバーと期待を共有することで、仕事の整合性を高めることができる。クライアントは、物事がうまくいかない場合、即座にフィードバックを共有することができます。
- チームにフィードバックのループを作り、品質を落とすことなく目標をより早く達成できるよう支援する。
- チームミーティングを実施し、戦略を練り直し、プロジェクトのステータスを見直す。先を見越したアプローチ
- クライアントの期待とタイムラインを管理し、スコープクリープを防ぐ。
しかし、どのようにすれば明確なコミュニケーションができるのだろうか？それは、仕事がどこで行われているかを伝えることだ。
手始めに、以下のようなコミュニケーションに優先順位をつけるツールに投資するのがいいだろう。 ClickUp チャット :
クリックアップチャットでコミュニケーションをひとつ屋根の下に
複数のツールで分散して行われる会話は、混乱やエラーにつながります。私たちが私生活でどれだけメッセージアプリを使っているかを考えると、同様に職場でのチャットが最も便利ではないでしょうか？
最新情報をリアルタイムで共有し、誰が何の仕事をしているのかをチーム全体で可視化できます。
また、やり取りを視覚的なコンテキストでレイヤー化し、理解度を向上させることもできます。リンク、添付ファイル、ファイル、GIF、画像、ビデオ、その他メッセージを伝えるものは何でも追加できます。
埋め込み、リンク、添付ファイルなどの共有
InstagramやFacebookのように、誰でも@メンションで仕事会話に追加できます。チームメンバーに注意を促すために電子メールを送ったり、電話をかけたりする無駄な時間がなくなります。
さらに、メンバー一人ひとりにコメントを割り当てることもできます。 アクションアイテム を動かす。チームメンバーは即座に通知され、時間を無駄にすることなくタスクに取り掛かることができます。
そう、コミュニケーションはプロジェクト管理者に必須のソフトスキルである。しかし、そろそろ私たちは、上手にコミュニケーションをとる「方法」に目を向けるべき時なのだ。
5.コンテキストの切り替えをリミットにする。
アプリやプラットフォームを転々とするのは時間の無駄だ。
複数のプロジェクトを管理し、生産性を高めるためには、「コンテキストの切り替え」が邪魔になる。
マルチタスクと混同されがちです、 コンテキスト切り替え は、2つの悪のうちで少ない方だ。アプリ間をジャンプして新しいタスクを開始し、古いタスクは途中で放置する。
悲しいことに、その悪影響は生産性だけにとどまらない。研究機関の調査によると カリフォルニア大学アーバイン校 のレポート作成によると、たった20分中断が繰り返されるだけで、仕事上のストレス、プレッシャー、フラストレーションが高くなるという。
では、コンテキスト・スイッチにどう対処すればいいのだろうか？
それには2つの方法がある：
1.すべてのアプリとツールを1つのプラットフォームに搭載し、チームが指先ですべてにアクセスできるようにする。
例えば、ClickUpは以下をサポートする。 1000以上のサードパーティアプリの統合 これにより、お気に入りのツールをホームとする、組織全体のソリューションを導入することができる。さらに、無意識にコンテキストを切り替えるチームから解放されます。
2.使用 ClickUpビュー 私の仕事をすべて一箇所に集め、個人の生産性を高める神聖なホームに。
また、ワークフローの可視化、プロジェクトの追跡、タスク管理を3つのビューでパーソナライズできます： リスト、カレンダー、ボード：
ClickUpの15以上のビューをご覧いただき、ワークフローをお客様のニーズに合わせてカスタマイズしてください。
すべてのプロジェクトを俯瞰できるビューは、複数のファイルを管理したりブラウザのタブを閉じたりする時間と努力を節約します。
6.優先度が変わっても、柔軟に対応する。
あなたのチームは、変化する優先度を追跡できないでいませんか？状況に応じてピボットできないのは、プロジェクト管理者にとって重大な欠点だ。
そしてこれは、複数のやることリストやスプレッドシートを使って、プロジェクト全体の状況を追跡しているときに起こることがほとんどだ。
時間内にリソースのスケジュールを変更できない。これは、進行中のプロジェクトを脱線させ、遅れを生じさせる可能性があります。
2つの大きな解決策は？
1.変更管理プロセスを導入する： これにより、プロジェクトの変更要求を管理できるようになる。ステークホルダーがプロジェクトの変更を要求したら、即座にプロジェクトスケジュールでビューできる。また、このプロセスを活用することで、ステークホルダーが適切と判断した変更要求を承認/拒否できるようになる。
2.真実の情報源を共有する：変更されたプロジェクト要求を追跡するツールを使用し、このツールをチームメンバーがオフラインでもオンラインでも使用できるようにする。
チームメンバーがチームの帯域幅やタスクのステータスをリアルタイムで可視化できれば、ギアチェンジして効率的に仕事を進めることができる。さらに、状況が厳しくなったときにチームをチェックすることもできます。
**7.バランスの取れた作業負荷は、より幸せな（生産性の高い）チームにつながります。
チームの作業負荷を均等に配布することは、ビジネスの成長と従業員の幸福を促進します。
従業員にタスクを詰め込みすぎると、よくても不完全な仕事、悪くても質の低い仕事になる。
従業員を十分に活用できていない場合も、やる気をなくし、ストレスを抱えることになる。驚くなかれ、米国は次のような経費を費やしている。
/を費やしている。 https://www.stress.org/workplace-stress 3000億ドル /%href/
毎年、仕事に関連したストレスから生じる欠勤や健康問題で3,000億ドル /%ref/。
どちらのシナリオでも、組織は損をする。
スイートスポットを見つけることで
/を高めることができる。 https://clickup.com/ja/blog/142946/undefined/ チームの士気を高める /を高めることができる。
を高め、プロジェクトを円滑に進める。
しかし、どうやって？の影響を理解する 作業負荷管理 データ管理について。
複数のプロジェクトやチームを管理する場合、データは交差するチャネルを経由してフローすることになる。データの追跡を維持するためには、作業負荷を適切に管理しなければならない。
典型的な作業負荷管理プロセスを紹介しよう：
- まず、タスクを適切な担当者に割り振り、全員の作業負荷が均等になるようにします。人、プロジェクト、タスクを完全に可視化する必要があります。
- チームの能力、スキル、専門知識を分析し、期限内、予算内、期待される品質で納品できるようにする。
- 次に、「インテリジェントな」作業量配布プロセスをデジタル化する。インスタンスClickUp 作業負荷ビュー を使うと、各メンバーのタスクシートとカレンダーを見ることができ、誰が何の仕事をしているかを確認することができます：
ステータスと担当者別にタスクを並べ替え、週ごとの作業負荷を把握できるビュー。
プロジェクトの進捗に応じてビューをカスタム化し、タスクの努力レベルを追跡し、チームのキャパシティを再調整して、中断や遅延なく仕事を進めることができます。
8.プロジェクトをスケジューリングするときは、ポートフォリオ全体をイメージする。
プロジェクトのスケジューリングが調整されていないと、従業員はしばしばオーバーブッキングを起こしたり、間違った日程でブロックされたりします。
プロジェクトスケジュールを間違いのないものにするには、（プロジェクトの締め切りまでの数週間だけでなく）年間を通してチームの作業負荷を可視性で把握する必要があります。
例えば、2つのマイクロサイトを立ち上げるとしましょう。不運なことに、1つ目のローンチが生産性の問題で遅れ、2つ目のマイクロサイトのローンチと重なってしまいました。
プロジェクトのスケジュールにこの遅れを反映させなければ、リソースをオーバーブッキングしてしまい、プロジェクトが遅れてしまいます。
ここでは、プロジェクトの全容を把握しながらスケジュールを立てるためのヒントを紹介します：
- 複数のプロジェクトを同時に進める人のために、プロジェクトの開始日と終了日を配布する。
- プロジェクトの依存関係をスケジュール化する。例：コンテンツの執筆前にウェブサイトのデザインを終わらせる必要があるか？
- より早く仕事を完了させるために、プロジェクト間で重複するタスクをまとめる。例えば、マーケティング資料と営業資料のためにストック画像を購入する必要があるとします。
- 期日を設定するときは、各タスクの完了までにかかる時間を逆算する。
**9.プロジェクトごとに、明確で、測定可能で、達成可能な目標を設定する。
目標とKPIを設定することは、従業員の進捗を測る上で中心的な役割を果たす。しかし、目標設定には、より深く、より心理的な後遺症がある。
フォーブスは、目標を鮮明に思い描く人は、次のような効果があると主張している。 1.2倍から1.4倍 の確率で達成できる。
つまり、目標をより構造化されたものとしてビューするようになれば プロジェクトプランのようなものだ を達成するために、より良いポジションに立つことができる。
ビジネスの文脈では、目標はマイルストーンというフォームをとる。熟練したプロジェクト管理者は、次のような目標設定プロセスを採用している：
- まず、次のような仕事を設定する。プロジェクトのオブジェクト* 次に、プロジェクトをより小さく、管理しやすいタスクに分解する。
- 次に、適切なチームメンバーにタスクを割り当てる。
- 最後に、測定可能で現実的かつ明確な目標を設定する。
しかし、そこで立ち止まってはいけない。以下のような自動化をうまく活用しよう。
ClickUp 目標
ClickUpタスクを使って、数値、金額、真偽、タスクターゲットで進捗を追跡する。
ClickUp Goalsは、すべての目標（スプリントサイクル、週次従業員スコアカード、OKRなど）を使いやすいフォルダに整理するのに最適です。
番号、真偽、タスク、金額、説明など、さまざまなフォーマットでターゲットを作成できます。
さらに、プロジェクトの進捗をタブで管理する心配もありません。ツールがあなたの代わりに管理してくれます。
10.繰り返しのワークフローを保存し、貴重な時間を節約。
新しいプロジェクトが始まるたびに、いつも同じワークフローを作り直していませんか？
例えば、新製品の発売に関する四半期ごとの電子メールの仕事をしました。数週間後、次のプロジェクトに取りかかります。 成果物 新しい四半期の
でも、ちょっと待って。
あなたが使っていたデザインツールは廃止されました。新しいバージョンを使って一から作り直す必要があります。しかし、あなたは以前の電子メールの構成要素を覚えていない。
これは生産性を考えると、あまり賢いやり方とは言えません。重要な構成要素を見逃し、購読者に質の悪い電子メールを送ってしまうかもしれません。
来期、これを防ぐためにやることは何でしょうか？ワークフローをテンプレート化し、来期はそのまま使ってみてはいかがでしょうか？
新しい四半期が始まったら、作成したテンプレートを使って始めることができます。
そうすることで、仕事プロセスを加速させ、ワークフローのギャップを防ぐことができる。
プロからのアドバイス：質の高いデリバリーを保証するために、洞察とベストプラクティスでテンプレートを定期的に更新しましょう。
クリックアップで複数のプロジェクトを簡単に管理。
プロジェクト管理者が直面する最も一般的なジレンマは何でしょうか？正気を失うことなく複数のプロジェクトを管理する方法です。
無理もない。プロジェクト管理者は仕事に追われている。
プロジェクト管理者として、昨日締め切りの納品物に膝を抱えることも多いだろう。また、プレッシャーの高いクライアントや酷使されるチームに取り組むこともあるでしょう。そして、ステークホルダーの期待やプロジェクト予算の上昇を維持することも忘れてはならない。
1つのプロジェクトでこれをやることだけでも十分難しい。
複数のプロジェクトが混ざったときにどうなるかを想像してみてください。
強固な プロジェクト管理ソフトウェア ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトは、まさにこの仕事に最適なツールです。プロジェクト管理ソフトの詳細はこちら この洞察に満ちたビデオ .