フォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーション：違い、共通点、改善のヒント

従業員に何が仕事をより良くするかと尋ねると、フラットな階層、サポートのあるマネジメント、あるいはオフィス文化と答えるかもしれない。しかし、彼らが本当に言いたいのは、効率的なコミュニケーションなのだ。

友好的な交流やチームワークから、規定されたチャンネルやフォーマットまで、クリアされたコミュニケーションによって、アイデアやフィードバックが効果的に共有され、全員の仕事がより簡単で、より影響力のあるものになります。

Grammarlyの ビジネスコミュニケーションの現状 のレポート作成によると、ビジネスリーダーの93％が、私の仕事を効果的に進められるかどうかは、周囲の人々のコミュニケーションのあり方にかかっていると考えている。

組織におけるコミュニケーションには、フォーマルなものとインフォーマルなものがある。文脈の中ではどちらも重要だが、人々がこの2つを混同すると、物事は危うくなる。

この記事では、フォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーションについて説明し、どのような場合にどちらを使うべきかを説明します。

フォーマルなコミュニケーションを理解する

ほとんどのワークスペースには、会社のイメージや文化を強化する公式のコミュニケーションプロトコルがあり、従業員間のやり取りにおけるエラーや気晴らしを減らすように設計されています。

フォーマルコミュニケーション*とは、公式なチャンネルを通じて情報を交換する構造化された方法を指します。これらの会話は監視され、追跡可能であり、あらかじめ定義された階層に従います。電子メールチェーン、タスク依頼、ビデオ会議、ホワイトペーパー、プロジェクトの最新情報、会社によって規制されたチャットチャンネルなどは、その顕著な例です。

これは完全に実用的であり、企業が望むように情報を共有するためにコミュニケーションを形式化することを目的としている。

正式なコミュニケーションの種類

アイデアの共有方法によって、フォーマル・コミュニケーションには3つのタイプがある：

• 縦型：*正式なコミュニケーションが階層的な連鎖の中で組織レベルを超えて行われる場合。上司は部下と話すことができ（トップダウン）、部下は上司とアイデアを共有することができる（ボトムアップ）。
• ラテラルまたはホリゾンタル：* 同じレベルで働く異なる部門の従業員が互いにコミュニケーションをとる場合。例：製品開発チームのメンバーは、以下のことを行う。共同コミュニケーション を行う。
• 対角線上または横断的: これは、さまざまなレベルで働く異なる部署の従業員が、対角線上でコミュニケーションをとることができることを意味する。例としては、製品チームのリードが、次のスプリントで優先すべき機能要求を決定するために、営業開発担当者（SDR）と話すようなものだ。

正式なコミュニケーションの特徴

フォーマルなコミュニケーションは、いくつかの明確な特徴を特定することで識別できます：

• プロトコルの一貫性と専門的な語彙
• 非同期で承認ベースの性質であるため、しばしば時間がかかり、手間がかかる。
• 詳細で、タスク指向で、参照しやすい。
• プライバシーを重視し、プロジェクトの機密保持のために知る必要がある場合、正式なコミュニケーションは理想的な選択肢となる。

正式なコミュニケーションの例

正式なコミュニケーションを識別する良い方法は、それが正式に文書化されているかどうかを確認することである。社内コミュニケーションマトリックス内のサポート文書には、以下のようなものがある。

• 電子メールのスレッド
• 注文や在庫の更新
• タスク依頼
• 非同期ビデオ通信

フォーマルなコミュニケーションは、部門間、同僚間、階層間の内部業務を効果的に円滑にする。

このコミュニケーションのフローは、システムとガイドラインがすべてであるため、合理化されたコミュニケーション戦略は、より効率的に情報をプッシュするのに役立ちます。オールインワンの生産性管理プラットフォームとして、 ClickUp はチームのコミュニケーションとワークスペースをより良くする方法に重点を置いている。

インスタンスンス ClickUp社内コミュニケーションテンプレート は、社内に強力な企業文化を確立したい人のためのオーダーメイドのテンプレートです。

テンプレートのダウンロード

ClickUp Internal Communication Templateを使って、目標、ステークホルダー、リストビュー、カレンダーを変更し、社内コミュニケーション戦略を一から設定しましょう。

このテンプレートを使えば、情報をどのように流通させるか、複雑なコミュニケーションに対応するためにコミュニケーションのタッチポイントを拡張するか、さまざまなデータプライバシー法に準拠するか、すべてをゼロから始めることなく実施できます。

その方法をご紹介します：

• でコミュニケーション目標、タスク、サブタスクを設定する。ClickUp 目標で、タスクを関係者にデリゲートし、タイムラインと期限を設定する。クリックアップカレンダー* 電子メール、チャット、ミーティングなどの社内チャンネルを設定し、情報のフローを管理するためのサムルールを規定する。
• カスタムステータス、カスタムフィールド、カスタムビューを変更し、更新情報を選別し、コンテンツを監視する。

このテンプレートは、ボード全体の透明性を維持し、従業員の仕事の生産性を高めるのに適しています。また、全社的な会話、アナウンスメント、コミュニケーション関連のドキュメントを一箇所にまとめるハブとしても役立ちます。

正式なコミュニケーションの利点と欠点

フォーマルなコミュニケーションには長所と短所があります。これらの長所と短所を理解することは、公式の事前定義されたチャネルをいつ使うべきかを知る上で極めて重要である。

正式なコミュニケーションの長所

フォーマルなコミュニケーションは、次のような理由から、機能性の高い企業にとって不可欠なものです。

• 労働者の間に規律とプロ意識を育む。
• 会話に透明性と効率性をもたらす。
• そのほとんどが文書化されるため、監査やデータ・コンプライアンスをサポートする。

形式的なコミュニケーションの短所

とはいえ、フォーマルなコミュニケーションが非常に効果的である要因は、同時に堅苦しさにもつながっている。

• このようなコミュニケーションは、個人的な感情や意見よりも仕事が優先されるため、個性を発揮する余地がほとんどない。
• 規則のために維持される長期にわたるスレッドは、多くの時間を費やすことになる。
• 冷淡に見え、従業員の結びつきを阻害する可能性がある。

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組織における公式コミュニケーションの役割

正式なコミュニケーションのない会社を想像するのは難しい。 コミュニケーション戦略 .これらのルールに従うことは、情報が透明性をもって、歪曲されることなく、参照するために追跡可能な方法で共有されることを意味する。

複雑な内部階層を持つ組織では、権威を確立し、従業員の規律を育てることにもなる。

インフォーマルコミュニケーションを理解する

すべての会話が正式なチャンネルを通す必要はない。個人的な会話や瞬時の会話の中には、時間を節約することで仕事を完了させるものもある。

次のような言葉を聞いたことがあるだろう。 葡萄通信 -同僚同士が情報を共有する非公式な方法。

インフォーマルなコミュニケーションとは、社員が共有する社会的関係に基づく非公式な情報のフロー。タスクに関する口頭でのコミュニケーション、仕事中の同僚のヘルプ、昼休み中のカジュアルな言葉でのストレスのないチャットなど、会社規定のコミュニケーション・チャンネルに従わないものはすべてインフォーマル・コミュニケーションの一部である。

インフォーマルコミュニケーションの種類

インフォーマルなコミュニケーションは、厳密なルールや構造には従わないため、非常に柔軟でダイナミックなものです。様々なフォームがあり、それぞれが職場の中で異なる目的や文脈に対応しています。

ここでは、4つの主なタイプを紹介します：

• 一本鎖：*ある人が他の人に何かを言い、その人が同じメッセージを他の人に伝えると、その連鎖が続く。最も自然なインフォーマル・コミュニケーションのタイプである。
• クラスター・チェーン：* 誰かが信頼できる仲間に何かを打ち明け、その仲間がその情報を他の信頼できる人と共有する。このタイプの会話は信頼に基づいているが、選択されたグループ間で回される。例としては、マネージャーがクライアントの変更について製品チームと個別に話し合い、製品チームのメンバーが同じことをデザインチームと話し合うようなものである。
• ゴシップ・チェーン：*最も一般的なタイプの非公式コミュニケーションであるゴシップ・チェーンは、人々が人々のグループと話し、そのグループが同じことを他のグループの人々と共有することを含む。これは、非公式に情報を広める最も速い方法である。
• 確率連鎖：*社員がランダムに数人の同僚を選んで情報を共有し、その同僚がランダムにコンテンツを他の人に伝えてその流れを続けることがある。例としては、誰かがランチで同じテーブルに座った同僚に新しい人事方針について言及するようなことだ。

インフォーマルなコミュニケーションの特徴

インフォーマルコミュニケーションは、電子メールやダッシュボードを超えて行われ、簡単に識別するための鍵がいくつかある：

• インスタントで、個人的で、気楽である。
• インフォーマルコミュニケーションは、同期的なコミュニケーション手段であるため、正式な手順を踏むのに必要な時間が短縮され、従業員の生産性が向上する。
• インフォーマルなコミュニケーションは従業員の士気を高める。
• インフォーマルな話し合いは快適だが、文書化、検証、追跡可能なコンテンツがないため、不正確である可能性がある。
• 不満を抱いた従業員はしばしばコミュニケーションの課題 非公式なチャネルを通じて誤った情報を広めることで

インフォーマルなコミュニケーションの例

システムに記録する必要のない非公式な会話は、非公式なコミュニケーションの一部です。これには以下が含まれます。

• タスクやプロジェクトに関する口頭での最新情報
• ウォータークーラーでの会話や廊下での挨拶
• グループランチや社員旅行

同僚が週末をどのように過ごしたか、昨夜観戦したゲームについて、あるいは人事部の新しい方針について、非公式に話しているのを見かけるかもしれない。

インフォーマルコミュニケーションの利点と欠点

インフォーマルなコミュニケーションは非常に効果的ですが、その成功は使用する文脈に大きく依存します。インフォーマルコミュニケーションの優れているところと欠けているところを理解することで、その長所を生かし、欠点を軽減することができます。

インフォーマルコミュニケーションの利点

インフォーマルなコミュニケーションは、フォーマルなコミュニケーションのリミットを補うものです。

• オフィスでの体験をより自然で会話的なものにする。
• 従業員が同僚に心を開き、チームワークに役立つ絆が生まれる
• インフォーマルなコミュニケーションは自信と帰属意識を育み、生産性の高い社員に見られる2つの鍵です。

インフォーマルコミュニケーションの短所

しかし、インフォーマルコミュニケーションに欠点がないわけではありません。

• 規制がないため、誤った情報が急速に広まる可能性がある。
• 従業員が世間話やゴシップに没頭しすぎると、チーム文化や生産性に悪影響を及ぼす可能性がある。
• リーダーシップは非公式な会話を追跡できないため、アカウントはない。

非公式なコミュニケーションの欠陥の多くは、社内コミュニケーションの構造的な欠如に起因している。それを軽減する最善の方法のひとつが プロジェクトプランのコミュニケーションテンプレート のような ClickUp社員コミュニケーションテンプレート .シンプルかつ包括的な情報発信の方法です。関係者が認証された詳細を常に最新の状態に保つことができます。

お察しの通り、人事チームは特にこの方法を重宝している。

テンプレートのダウンロード

ClickUp従業員コミュニケーションテンプレートを使って、従業員と情報を共有する標準的な方法を確立する。

このテンプレートを最大限に活用する方法をご紹介します：

• コミュニケーション・プラン戦略ビューを使って、コミュニケーション戦略をプランし、実施する
• Getting Started Guide」ビューを使用して、コミュニケーション・マトリックスと基本ルールを説明し、ミスコミュニケーションを防ぎます。
• コミュニケーション・アップデート」ビューを使用して、古いアップデートと今後のアップデートを追跡します。
• でのやり取りを監視することで、非公式なコミュニケーションの必要性を減らします。ClickUpダッシュボード* カスタムステータスを追加することで、わかりやすいビジュアルレイアウトを作成し、コミュニケーションプラン内のタスクやサブタスクの進捗状況を監視できます。

このテンプレートは、プロジェクト管理と従業員管理をマージし、シームレスなコミュニケーションを実現します。

組織におけるインフォーマルなコミュニケーションの役割

インフォーマルコミュニケーションは、他の従業員との接続を構築します。階層を取り払い、情報の無料フローを促進し、共感を育む。良い仕事をしたときに背中を優しく叩いたり、後輩が問題を解決するのを助けたり、同僚に話を聞いてもらおうと耳を貸したりすることは、フォーマルな設定ではまったく不可能なジェスチャーである。

エルトン・メイヨーによる「ホーソン研究」は、非公式なコミュニケーションが、ワークグループ内でのパフォーマンス基準やメンバーの期待の育成と強化に影響することを実証した。これは次のことを示唆している。

/参照 https://psychology.iresearchnet.com/industrial-organizational-psychology/organizational-development/organizational-communication-informal/ 非公式な相互作用が組織文化を形づくることができることを示唆している。 /%href/

規範を形成することができる。

フォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーション

どちらのコミュニケーションも文脈上重要であるため、職場はデフォルトでどちらかを選ぶことはできない。両者の違いはどこにあり、どのように切り替えればよいのかを理解しよう。

フォーマル・コミュニケーションとインフォーマル・コミュニケーションの主な違い

フォーマル・コミュニケーションとインフォーマル・コミュニケーションの主な違いの概要です：

公式コミュニケーションと非公式コミュニケーションの類似点

アプローチは著しく異なるものの、フォーマル・コミュニケーションとインフォーマル・コミュニケーションは、ポジティブな企業文化を確立するために共に仕事をする。

• 様々なチャネルやフォーマットを通じて、人々にアイデアや文脈を共有する自由を与える。
• フォーマル・コミュニケーションもインフォーマル・コミュニケーションも、意思決定や生産性に役立つ。
• 異なる情報伝達チャネルを組み合わせることで、人々はより速く情報を吸収する。

社内設定におけるフォーマル・コミュニケーションとインフォーマル・コミュニケーションのバランス

生産性の高い職場の秘訣は、フォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーションのバランスをとることです。どのフォーマットをいつ使うべきか理解に苦しむ場合は、公式のコミュニケーションに関する会社のポリシーを探してみよう。フォーマルなコミュニケーション戦略は、人事やチームリーダーによって文書化されていることが多い。そこには、承認されたチャネル、タイムライン、プロセス、ルールが記載されています。

一般的な経験則として、厳密に仕事に関連し、他の人に知られる必要があり、機密事項である場合は、正式な経路を通ります。

フォーマルなコミュニケーション・チャネルとインフォーマルなコミュニケーション・チャネルの鍵は、あなたの頭の使い方にあります。休憩しているときや同僚とすぐに連絡を取り合うときは、インフォーマルなコミュニケーションを使うべきです。しかし、インフォーマルチャンネルで共有しすぎたり、確認できない情報に基づいて行動しないことを忘れないでください。他の人がいつ、どのようにフォーマル・コミュニケーションとインフォーマル・コミュニケーションを使い分けているかを観察することで、そのバランスを学ぶことができる。

フォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーションが交錯する例

プロジェクト管理者のサラが、毎日の仕事でフォーマルなコミュニケーションとインフォーマルなコミュニケーションの両方をうまく使い分けていると想像してみよう。彼女は一日を、厳格なアジェンダに従い、アクションアイテムを文書化する、構造化されたチームミーティングから始める。その後、彼女は休憩室でマーケティングのボブを見つけ、コーヒーを飲みながら素晴らしいキャンペーンのアイデアを出し合う。このようにフォーマルな構造とカジュアルな交流がブレンドされることで、チームの足並みが揃うと同時にイノベーションが生まれるのだ。

一方、新入社員のアレックスは、さまざまなコミュニケーション・スタイルが持つ力を身をもって体験する。彼は正式な新入社員セッションに出席し、会社の方針や手順を理解する。しかし、メンターのハビエルとの非公式なランチで、彼はオフィス文化の不文律を学ぶ。アレックスは、正式なプロセスである初めての人事考課に臨みながら、ハビエルがずっと提供してくれた非公式なフィードバックに感謝し、新しい役割への準備とサポートを感じるようになる。

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効果的なコミュニケーションのためのツール

コミュニケーション・ガイドラインを確立するのは難しく、それを長期にわたって維持するのはさらに難しい。業務、従業員、パートナー、クライアントの面で会社が成長するにつれて、小さなギャップが現れ始め、ミスコミュニケーション、誤った情報、明確性の欠如につながる。

そのため 社内コミュニケーションツール ClickUpのような社内コミュニケーションツールを使えば、情報のフローが簡単になる。その方法を紹介しよう：

• 使用方法ClickUp ドキュメント を使い、コミュニケーションプランの戦略を練り、コミュニケーションwikiに協力者を募り、関連リンクやファイルをアドオンし、リッチテキストエディターを使ってナビゲーションを改善する。
• を使って、コンテンツの作成と配布を実行する。ClickUp Brain.AIツールに、正式なコミュニケーションプランを分析し、改善すべき点を強調したり、コンテンツのアウトラインを作成したり、次のステップを提案するよう依頼することもできます。ClickUpスペースに常駐するAIアシスタントが、適切なコンテンツを提供します。

ClickUp BrainのAIツールを使って、ClickUpドキュメント内のあらゆるタイプのテキストを執筆、編集、要約、校正、翻訳できます。

• 使用方法クリックアップチャット を使用すると、リアルタイムの会話を1つの場所にまとめることができます。タスクの割り当て、プロジェクト関連コンテンツの共有、個別のチャットビューの作成、アクセス権限の管理が可能です。これにより、正式なコミュニケーションのスピードが大幅に向上します。

ClickUp Chat Viewでシームレスにコラボレーション、コミュニケーション、フィードバック、目標の共有ができます。

• テキストメッセージでは完了しない会話には、以下をお試しください。ClickUpクリップ.画面を録画して、指示、トレーニングモジュール、ソフトウェア機能、マーケティングプラン、プロジェクトワークフロー、フィードバックなどをサポートナレーション付きでチームに伝えよう

タイピングの代わりにビデオアイコンをクリックし、ClickUp Clipsであなたの考えを明確に共有し、会話を前進させましょう。

• カンバンボード、リストビュー、テーブルビュー、ガントチャートビューを切り替えて、関係者が作業進捗中や他の関係者とのコミュニケーション方法を理解できるようにします。
• 戦略的イニシアチブをクリックアップホワイトボード を使えば、利害関係者が最初から正しい情報を得ることができます。アイデアを追加し、ドラッグ＆ドロップ機能でアレンジし、個々のタスクに変える。簡単にフォローでき、電子メールのチェーンに費やす無駄な時間を削減します。

ゼロから始める代わりに ClickUp コミュニケーションプラン テンプレート .この完全にカスタマイズ可能な文書は、あなたのユースケースに合わせてさらに修正し、発展させることができます。

例として、営業マネージャが新しい層向けのプログラムを実施するとする。その場合、SDRにどのようにコミュニケーションをとり、プロトコルに従い、取引ステータスを更新するかを説明することができる。こうすることで、SDRは何がフォーマルなコミュニケーションを必要とし、何がインフォーマルに議論できるかを知ることができる。

テンプレートのダウンロード

ClickUpのコミュニケーションプランテンプレートを使って、ステークホルダー、役割、チャネルを文書化し、組織全体で一貫したコミュニケーション戦略を展開する。

この行動プランを文書化することで、以下のことが可能になります。

• チームが一貫したコミュニケーション戦略に従うためのフレームワークをクリックアップドキュメントに作成します。
• ClickUpタスクで役割とステークホルダーを設定し、誰と何を話し合うべきかを明確にします。
• 正式なコミュニケーションチャネルを定義し、カスタムビューやカスタムフィールドを編集して可視性を向上させます。
• 使用方法クリックアップマイルストーン を使用してパフォーマンスを追跡・測定します。

このテンプレートの最も優れた点は、カスタムが社内のコミュニケーションを整理し、顧客やベンダーへのメッセージを修正するために使用できることだ。

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誠実で透明性のあるリアルタイムの会話は、企業文化を築き、従業員の生産性を高めます。公式・非公式両方のチャネルが、従業員の生産性を最大限に高めます。

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