現代ではさまざまなタイプの仕事のセットアップが進化し続けており、職場の多様性はかつてないほど高まっている。企業は現在、物理的なオフィス、完全なリモート環境、そして ハイブリッドモデル .しかし、その解決策は、単にコミュニケーションを深めることに同意するほど単純なものではない。むしろ、物理的な隔たりを埋めるために、意図的な実践と特定のツールの使用が必要なのだ。
このブログでは、チームがオフィス内にいるか、世界中に配布されているか、あるいはその両方を利用しているかに関わらず、様々な仕事環境においてなぜチームコミュニケーションが不可欠なのかを検証し、それを最適化するための10の戦略を探っていく。さっそく始めよう！
職場におけるチームコミュニケーションとは？
チームコミュニケーションとは、共通の目標に向かって仕事をする2人以上の人々の間で行われる情報交換のことです。 チームコラボレーション とコミュニケーションは、チャットアプリや電子メールなど、さまざまなフォームで行われる、 プロジェクト管理ソフトウェア ビデオ通話、直接ミーティング、ニュースレター、または単純な対面会話。
チームのコミュニケーションスタイルはさまざまだろう。しかし、最終的には洞察力を共有することになる、 フィードバックループの改善 そして プロジェクト更新 コラボレーションを促進し、透明性をプロモーションしながら。効果的なチームコミュニケーションは、生産性を高めるために非常に重要です、 チームの士気の向上 を向上させ、プロジェクト完了を成功に導く。
なぜチームコミュニケーションが重要なのか？
チームコミュニケーションは、完全なリモートワークであれ、オンサイトの施設であれ、あるいはハイブリッドな職場であれ、あらゆるプロフェッショナル設定において生命線です。それは、個々の貢献者を結束力のあるユニットへと変化させ、コラボレーションと対話を価値とする健全な仕事文化をプロモーションする鍵なのです。
リモートワークへのシフトが進む以前から、従業員は共同作業に多くの時間を費やしているという調査結果もあり、どのような仕事環境においてもコミュニケーションは重要な役割を担っています。異なる場所やタイムゾーンにまたがる多様なチーム、あるいは1つのオフィス環境においても、コミュニケーションは常に基本的なニーズであり続けています。
従業員が明確な指示やフィードバックなしに自分の役割や目標、任務を把握するのに苦労するため、コミュニケーションが不十分であったり、効果がなかったりすると、生産性の低下につながることがよくあります。調査によると、多くの労働者が、コミュニケーション不足によってパフォーマンスが低下していると感じている。 コミュニケーション戦略 職場における コミュニケーション・ギャップ は、企業のリーダーシップに対する認識にも影響を与える可能性がある。透明性とオープンなコミュニケーション・チャンネルがなければ、従業員はリーダーに対する信頼と信用を失い、士気とモチベーションの低下につながるかもしれない。
要するに、チームのコミュニケーションを改善することで、誰もがケーキを食べながらケーキを食べられるようになるのだ。🎂
チームコミュニケーションの種類
チームがどのようにコミュニケーションをとるかによって、チームの共同作業の効果に大きな影響を与えます。さまざまなフォームのコミュニケーションをグループ分けするには、情報をどのように提示するかという方法が有効です。
以下は、4種類のコミュニケーションと、チームがそれらをどのように使用しているかのリストです：
- 口頭でのコミュニケーション：* チームメンバーが互いに話し、言葉を使ってアイデアを伝えている場合、口頭でのコミュニケーショ ンとなります。全員が遠隔地にいるため、これは電話やビデオ通話になります📣。
- 非言語コミュニケーション: 人間のコミュニケーションの最も強力なフォームである非言語は、デジタ ルファーストの職場では見逃されがちです。ボディランゲージ、声の調子、ジェスチャー、アイコンタクト、そして特に顔の表情といった行動は、相手が何を言いたいのかを知る強力な手がかりになります。ある研究によるとコミュニケーションの93％は非言語的である38%は声の調子で、55%は表情とボディランゲージの組み合わせで伝えられる。職場のコミュニケーションにおいて、お互いの顔を見ることが重要なのはこのためです👍。
- 文字によるコミュニケーション： 文字にすることで、文字によるコミュニケーションとなります。リモートワークでは、オンラインのコミュニケーションツール 電子メール、ドキュメント、メモ、チャットアプリなどのオンライン・コミュニケーション・ツールを使って、文書によるグループ・コミュニケーションを行う。文書によるコミュニケーションの利点は、いつでも参照でき、記憶に頼る必要がないことだ。✒️
- ビジュアル・コミュニケーション: 言葉は素晴らしいが、ことわざにもあるように、百聞は一見にしかず。ビジネスでは、複雑な情報を視覚的に伝える方がはるかに効率的です。チャート、ビデオ、インフォグラフィックス、ダイアグラム、写真、あるいはそれらを組み合わせて、事実だけでなく、それらの事実が互いにどのように関連しているかを伝えるのです 🖼️
クリックアップ・ホワイトボードで、ブレインストーミング、プランニング、戦略立案、コミュニケーションの合理化をリアルタイムで行い、プロジェクトの迅速な出荷を実現しましょう。
10の戦略でチームのコミュニケーションを改善する方法
何を、なぜ、どのようにするのかがわかったところで、サイロを取り払い、チームの生産性を高めるための実証済みの方法をいくつか紹介しよう。
このリストを読むときは、チームが苦労しているところとうまくいっているところという観点で見てください。コミュニケーションのスピードや正確さを改善する必要があるでしょうか？それとも、創造的な閃きを取り戻す必要があるのでしょうか？
これら10の効果的なコミュニケーション戦略は、ほとんどすべての場面で役立つはずだ。
1.どのタイプのコミュニケーションを使うか、ガイドラインを設定する
コミュニケーションのスタイルは人それぞれ。ある人は常にインスタントメッセージを使うかもしれませんし、別の人は他の人に電話して話すことでしかコミュニケーションをとらないかもしれません。ある程度の柔軟性は重要ですが、チーム全体に一貫性を持たせることで、より効率的な仕事環境を作ることができます。
ClickUpの社内コミュニケーション戦略とアクションプランは、物事を文書化し、行動に移すための完璧なビジュアル設定です。
まず ClickUp 社内コミュニケーション戦略とアクションプランのテンプレート .このテンプレートは、組織の地図を作成し、既存のコミュニケーション・モードを把握し、ステークホルダーのニーズを収集し、課題を文書化し、新しいロードマップを定義するためのフレームワークを提供します。
ロードマップができたら、クリアされたガイドラインを確立し、文書化しましょう。どのような種類の情報がどのようなコミュニケーション・モードを使用するかを標準化する。 ClickUpホワイトボード ブレーンストーミングに、緊急の問題にはチャットに、緊急でないメッセージにはタスクへのコメントに。
また、電子メールが優先的なコミュニケーション手段である場合もあります。 ClickUpのどこでも電子メールを送受信できます。 .
2.スタンドアップミーティングを頻繁に行う
がある。 チームミーティングにはさまざまな種類がある。 には、リモートチームを接続するさまざまなタイプのミーティングがあり、それぞれに適した場所がある。多くのプロジェクト主導型グループでよく使われるのがスタンドアップミーティングだ。一般的に1日1回開催され、その名称は、集まりを短くするために立つ習慣に由来する。
スタンドアップ・ミーティングでは、チームを1人ずつ回り、各人が前回のミーティング以降に取り組んだ仕事、その日の予定、直面している課題について話す。これは アジャイルソフトウェア開発手法 .
デイリースタンドアップミーティングのポイントは、チームの連携を助けることです。この迅速なフィードバックのループは、サッカーにおけるハドルに似ており、チームの足並みを揃え、軌道を維持するのに役立ちます。問題が発生した場合、迅速に対処し、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
スタンドアップミーティングは、次のような場合に重要です。 クロスファンクショナル・チームにとって重要である。 共通のボキャブラリーを持っていない他の役割の仲間がやっていることを、全員が理解できるようになる。StandUpは、チーム間の接続、組織化、チーム間の連携を促進し、効果的なコミュニケーションを支援する。 コミュニケーション目標 .
しかし、時代遅れのツールではプランニングが面倒なこともある。 ClickUpのデイリースタンドアップミーティングテンプレート は、プランニング、メモ取り、進捗追跡のための中心的なプロバイダー、徹底を図るための個別のチェックリスト、そして全員に情報を提供するためのリアルタイム更新のための単一の場所を提供することで、このプロセスを簡素化します。
3.異なるコミュニケーションニーズを尊重する
Zoom通話でもSlackスレッドでも、一部のチームメンバーが会話を独占し、他のメンバーの声が聞こえなくなることはよくある。また、一部の参加者が会話に集中できなかったり、会話に現れなかったりすることもよくあることだ。
しかし、それは彼らが気にしていないからではないだろう！
従業員のエンゲージメントとチームコラボレーションを促進するのはリーダー次第ですが、単に内向的であったり、グループ内で圧倒されてしまう従業員もいます。ミーティング後に書面で、共同文書で、コメントやチャットで、または直接あなたになど、どのようなフォーマットでもアイデアを共有できることを伝えましょう。
クリックアップチャットビューでチーム内のコミュニケーションとコラボレーションを強化する
新入社員や急に元気がなくなった社員には、何か足かせになっていることがないか、チェックインの予定を立てるとよいでしょう。優秀なマネージャーは、ブレーンストーミングで他のチームメンバーが自分のアイデアを否定したり、自分の声が聞かれないと感じたりするなど、もっと大きな問題がある場合があることを知っている。
ある研究では 労働者の50 の労働者が、仕事中に気になることがあっても黙っているとレポート作成している。実際のところ、従業員が発言しても安全だと認識できるような、より包括的な環境を作るために、あなたが変化を起こしたり、他の従業員と話し合ったりする必要があるのかもしれない。
クリックUpドキュメントでは、リッチフォーマットと スラッシュコマンド を使うと、より効率的に仕事ができる。
また、自分のコミュニケーション・スタイルに期待値を設定し、それを文書化することも役に立つ。 チームの生産性を高める .バーチャルミーティングでは常にカメラをオンにする、電子メールやチームチャットには一定時間内に返信するなどです。
チームメンバーに話を聞いてもらっていると感じさせると同時に、ルールや指示が好きなメンバーの不安を軽減することができる。どのようにグループミーティングに取り組むにしても、結局のところ、全員が自分の意見が重要だと感じ、オープンなコミュニケーションの障害となるものを取り除くことが重要なのだ。
ボーナス：以下の方法で従業員とコミュニケーションをとる。 *スキップレベルミーティングの活用* !
4.傾聴という重要なコミュニケーション・スキルを身につける
チームコミュニケーションとは、電子メールを送るだけではなく、メンバー間で情報を交換することである。そのため、チームメンバーは話すだけでなく、聞く姿勢を持つ必要がある。これには、非言語的な手がかりに注意を払ったり、書かれたコンテンツを注意深く読んだりすることも含まれる。
相手が話している間、次に何を話そうかと考えるのではなく、心をクリアにして相手の話を聞くのです。自分のアイデアにスポットライトを当てるのではなく、相手が話し続けるようにフォローアップの質問をする。
チームがアクティブリスニングに苦労している場合は、より構造化されたミーティングを開き、1人の社員がアイデアを共有し、次のアイデアに移る前に3つのフォローアップ質問をしなければならないようにする。たとえそのアイデアが本当にひどいものであったとしても、そのチームメンバーは自分の声を聞いてもらえることを知ることができます。📣
傾聴はC-suiteにとっても難しいスキルであるため、以下のことを検討するとよいでしょう。
/参照 https://www.psychologytoday.com/us/blog/intentional-insights/202303/the-surprising-truth-about-remote-work-productivity トレーニングのプラン /%href/
を計画している。
割り当てられたコメントにより アクションアイテム は、どこで作成されても失われません。
バーチャルミーティングやブレーンストーミングの場合 リアルタイムで ClickUpのコメントをプロジェクトで使うことで、お互いの意見に耳を傾けることができる。スレッドを割り当てたり、コメントでメンションに言及したりすることで、チームを引き込んで、コメントで他の人が言っていることを読んだり考えたりすることができます。
これは、タイムゾーンをまたいで散らばっているチームには特に便利です。
5.明確な成果物を伴う可視性のあるスケジュールを持つ。
チームの全員が、次のことを知る必要がある。
/を知る必要がある。 https://clickup.com/ja/blog/46421/undefined/ プロジェクトの成果物 /%href/
とその期限。何をいつまでにやる必要があるのかについて、誤ったコミュニケーションがあれば、期限を守るのは難しい。
この情報をチーム全体に伝えるには、ClickUpのオールインワン・プロジェクト管理プラットフォームのように、プロジェクトのスケジュール管理を簡単に行えるコラボレーションツールで仕事をするのが効果的です。ClickUpのビューは公開・プライベートに設定でき、透明性を高めることができます。
また、ClickUpには大量のプロジェクト成果物テンプレートがあり、カスタムフィールドもあらかじめ用意されているため、迅速な立ち上げと運用が可能です。
6.タスクの割り当てと進捗管理
成果物を期限内に完了させるには、やること、誰がやるか、進捗状況を共有する必要があります。リモートチームでは、タスク割り当てをサポートし、各タスクのステータスをチームで確認し、共同作業できるデジタルツールが必要です。
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif クリックアップの作業量ビュー /クリックアップ
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
ClickUpでプロジェクトをタスクとサブタスクに分割することから始めましょう。 ClickUpタスク .
ClickUp Clipで迅速なコミュニケーションを実現し、不要なミーティングにさよならを。
ClickUpにはメモ帳ツールもあり、仕事をしながら私のやり方でメモを取ることができます。人、タスク、ドキュメントにリンクできるので、すべてがリンクされています。準備ができたら、タスクやドキュメントに変換してチームで共有しましょう。
どのツールを使うにしても、最も合理的なコミュニケーションのために、コラボレーションが可能で、どこでも利用できるものを探しましょう。
8.直接ミーティングをするための予算
最近では、チームが新しいメンバーを面接し、採用し、一緒に仕事をするのに、一度も直接会わないことがよくある。しかし、直接顔を合わせてミーティングをすることで、より緊密な絆が生まれ チームのパフォーマンスを35％向上させることができる。 .
年に1、2回、全員が同じ場所に集まるための予算を設定しましょう。
同じ場所で一緒に仕事をする機会というだけでなく、直接顔を合わせる集会では、他の方法での交流や絆を深めることに重点を置くべきである。交流を促進する人を任命し、スケジュールを立てる。 チームビルディング そして、常にダウンタイムを設け、そこで人々が個人的なレベルでつながることができるようにする。
たとえ年に1回であっても、全員が集まることで、お互いを信頼し合い、より効果的なコミュニケーションが取れる、より強いチームを作ることができる。
以下を試してみてください。 *チームビルディングアプリ* !
9.通知設定が可能なシステムを使用する
誰かが重要なドキュメントを作成し、それを誰にも言わずにディレクトリに置くと、コミュニケーションが途切れる可能性がある。チームメンバーが毎日毎日タスクをチェックし、微細な（しかし重要な）変更に気づくとは限らない。
ClickUpでタスクのステータスが変更された時に自動的に通知が発行されるようにカスタマイズする。
通知設定が可能なコラボレーションプラットフォームは、この問題を解決します。通知をコントロールすることがいかに重要であるかを理解しているため、ClickUpは以下の機能を備えています。 通知を完全にカスタムすることができます。 .
メッセージを生成するアクションを選択することから始め、モバイル、電子メール、デスクトップ、ブラウザなど、通知を受け取る場所を決めることができます。メッセージを受け取るタイミングをコントロールしたい場合は、毎日の要約をオンにしたり、ウェブアプリでアクティブな間は通知をオフにすることができます。
10.一つの共同プラットフォームで仕事をする
個人で仕事をする場合、以下の方法が最適です。 良いコラボレーションを実現するには は全員が同じ部屋にいることです。チーム全員が同じツールセットを使うことで、リモートチームでも同じことをやることができる。あるグループのワーカーが別のプラットフォームで作業している場合、それは別の部屋にいるようなもので、他のチームメンバーは彼らがやっていることを見ることができない。
できることなら、必要な機能を1か所でサポートするコラボレーション・ソリューションがおすすめです。ClickUpはそのような別々のソリューションに代わるオールインワンツールです。 すべての機能 は、効率的なコミュニケーションのために完全に連携している。
ロードマップ、ナレッジベースなど、ネストされたページやカスタムフォーマットオプションを使用して、アイデアをコラボレーションし、魅力的なドキュメントやwikiを作成できます。
全員に電子メールを送ってフィードバックを集め、一人の担当者がそれをドキュメントにまとめる代わりに、全員が一つのClickUp Docにメモを取り、お互いのアイデアにコメントを加えることで、最も重要なToDoをClickUpタスクに変えることができます。
もちろん、他のツールとの仕事が必要な場合もあります。ClickUpは1,000以上のツールと統合し、あなたの毎日をより快適にします。クリックアップを使えば、全員が同じバーチャルルームに集まり、同じ情報と目標を持ったチームとして仕事をすることができます。
チームコミュニケーションスキル
チームコミュニケーションをマスターすることは、単に文章をまとめたり、毎週グループ電子メールを送ったりするだけではありません。チーム全体の生産性を高め、士気を高め、円滑なチーム運営を可能にするスキルが必要なのです。 プロジェクト実行 .
ここでは、チームワークを高める基本的なチームコミュニケーションスキルを紹介します：
積極的傾聴：チームメイトの考えを理解し、吸収することで、創造的な協力や衝突の解決につなげる。
クリアされた簡潔さ： 明確で簡潔であることは、あなたのメッセージを理解しやすくし、ミスコミュニケーションを防ぎます。
非言語コミュニケーション：トーンやボディランゲージの変化を認識することで、感情や態度を理解し、より共感的な相互作用に役立ちます。
感情的知性：チームメイトの感情を読み解き、それに対応することで、より健全で繊細な会話を育みます。
問題解決: 対話を通じて問題解決を促進することは、チームの円滑なパフォーマンスと調和のとれたダイナミクスに直接貢献します。
建設的なフィードバックは、チームメンバーのモチベーションを高め、全体的なパフォーマンスを向上させます。
敬意と開放性の促進：すべての声を聞くことを奨励することは、信頼を促進し、チーム関係を強化する。
クリアされた、正確でエラーのない文書によるコミュニケーションは、誤解を最小限に抑えます。
柔軟性と適応性：多様なコミュニケーションスタイルへの適応は、より強い接続と相互理解の開発を支援します。
コミュニケーションツールの熟練した使用：クリックアップのようなコミュニケーションツールの熟練は、プロセスを合理化し、コラボレーションを強化し、誤解を減らす。
忍耐力：コミュニケーションにおいて忍耐力を発揮することで、緊張した状況下でも丁寧な対話、理解、平穏を育む。
タイムマネジメント：異なるタイムゾーンにまたがるチームでは、全員の仕事時間を尊重してコミュニケーションを管理することで、タイムリーで尊重されたやり取りが可能になります。
このようなチームコミュニケーションスキルを習得することで、より調和のとれた、効率的で生産性の高い仕事環境を実現することができます。このような能力をチーム内で育むことで、より強い接続、相互理解、信頼が生まれ、チームワークの成功に不可欠な要素となります。効果的なチーム・コミュニケーションは一朝一夕にできるものではなく、時間をかけ、継続的に努力し、練習を重ねることで進化・向上していくものであることを忘れてはならない。しかし、これらのツールを自由に使えば、あなたはすでに正しい道を歩んでいるのです。
チームコミュニケーションでチームをひとつにしよう
次のプロジェクトで効果的なチームコミュニケーションを実現するために、これらの戦略が役立つことを願っています。コミュニケーションツール、コラボレーションプラットフォーム、そしてチームコラボレーションを重視する企業文化によって、あなたは素晴らしいスタートを切ることができます。
チームがリモートワークであろうとオフィス内であろうと、ClickUpはチームが同じページで同じ目標に向かって仕事ができるようにゼロから設計されています。ClickUpは、チーム内の情報共有を可能にします。 チームワークを促進します。 ビデオ会議、チャット、ドキュメント作成など、最も一般的なコミュニケーションチャネルと統合された単一のプラットフォームで、チームワークを促進します。
ClickUpがどのようにチームからコミュニケーション不足をなくすことができるかを知る最良の方法は、次のとおりです。 今すぐ無料でお試しください。 .