Banyak dari kita yang berjuang untuk mencapai target produktivitas, dan rasanya hari sudah berakhir sebelum kita menyelesaikan semua yang ada dalam agenda kita. Namun kita bisa mengatasi hal ini dan meningkatkan produktivitas kita dengan menetapkan tujuan dan melacak kemajuan menuju penyelesaiannya. Hal ini membantu kita menghargai kemajuan yang telah kita capai, tetapi juga memberikan cara untuk menjaga kita tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai apa yang kita inginkan daripada tersesat dalam gangguan.
Pembahasan rinci mengenai proses penetapan tujuan ini didukung oleh penelitian tentang bagaimana para pemimpin tim, CEO, dan manajer proyek menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Sebagai contoh, kita akan membahas apa itu tujuan yang cerdas (dan SMART) dan bagaimana cara menggunakannya. Dengan mengikuti saran yang dipaparkan di bawah ini, Anda akan dapat membuat kemajuan yang konsisten dalam mencapai tujuan Anda.
Pentingnya Penetapan Tujuan
Menetapkan tujuan adalah salah satu cara terbaik untuk mencapai tujuan proyek . Jika ditetapkan dengan tepat, tujuan memberikan peta jalan yang realistis menuju kesuksesan, menghilangkan beberapa stres yang terkait dengan ketidakpastian dan memungkinkan Anda untuk mengelola waktu dengan lebih baik. Sasaran juga memberikan akuntabilitas yang dapat membantu menumbuhkan kebiasaan kerja dan pribadi yang lebih baik.
Mencapai setiap target dan memvisualisasikan kemajuan Anda untuk menyelesaikan target di fitur Goals ClickUp
Jenis-jenis sasaran
Setiap jenis sasaran memiliki peran dalam memastikan Anda mencapai apa yang Anda tetapkan. Gabungkan jenis-jenis tujuan umum ini ke dalam strategi Anda, dan Anda akan segera melihat bagaimana mereka saling melengkapi dan meningkatkan produktivitas Anda.
Sasaran jangka pendek versus jangka panjang
Sasaran jangka pendek perlu dilakukan segera atau dalam waktu dekat. Misalnya, menyelesaikan tugas dalam sebuah proyek bisa menjadi tujuan jangka pendek.
Tujuan jangka panjang, atau tujuan masa depan, melibatkan gambaran yang lebih besar. Misalnya, menyelesaikan proyek tertentu bisa jadi merupakan tujuan jangka pendek, dan Anda dapat menggunakan peningkatan pendapatan dari proyek yang telah selesai untuk mengembangkan perusahaan Anda sebagai tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek membantu mencapai masa depan yang ideal.
Tujuan pribadi versus tujuan profesional
Salah satu cara termudah untuk gagal dalam mencapai tujuan adalah kelelahan. Hal ini terjadi jika tidak ada keseimbangan antara kehidupan pribadi dan pekerjaan. Jika Anda terlalu fokus pada satu area kehidupan Anda, maka area lainnya akan terganggu.
Jika ini terjadi, produktivitas bisa menurun, dan kesehatan mental bisa menurun. Tujuan pribadi mungkin terlihat mengganggu kehidupan profesional Anda, namun pada kenyataannya, tujuan pribadi membantu menjaga motivasi Anda untuk mencapai tujuan karier tetap tinggi.
Seimbangkan kegiatan seperti tujuan kepemimpinan dengan tujuan yang lebih pribadi untuk melengkapi upaya Anda.
Manfaat penetapan tujuan
Tujuan bisa jadi menakutkan. Beberapa orang bertanya-tanya apakah stres yang ditimbulkan dari menetapkan tujuan itu sepadan. Setelah Anda mulai menetapkan tujuan dan melacak kemajuannya secara teratur, Anda akan menemukan bahwa tujuan tersebut memotivasi dan bukannya menurunkan motivasi Anda.
Fokus dan arah
Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk merencanakan hari Anda dan membuat diri Anda bertanggung jawab terhadap rencana tersebut. Tujuan yang terorganisir dengan baik memberi Anda garis besar tentang apa yang harus Anda lakukan.
Pendekatan ini membuat Anda lebih mudah untuk fokus pada tugas saat ini dan menghindari gangguan saat Anda berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya. Lebih baik lagi, jenis arahan ini adalah cara mudah untuk meningkatkan produktivitas.
Motivasi dan komitmen
Ketika Anda mengerjakan tujuan Anda, Anda akan merasa nyaman dengan diri Anda sendiri setiap kali Anda menyelesaikannya. Ketika satu tujuan selesai dan tujuan berikutnya dimulai, keinginan untuk memiliki perasaan itu lagi akan membantu memberikan motivasi yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Mengukur kemajuan dan kesuksesan
Tanpa menetapkan tujuan dan mengukur kemajuan, mudah sekali untuk jatuh ke dalam perangkap perasaan bahwa Anda seperti sedang memutar roda. Terkadang, kita mencapai banyak hal dan tidak memberikan penghargaan kepada diri kita sendiri untuk itu.
Namun, ketika Anda menetapkan tujuan dan mencoba untuk mempertahankannya, hal ini memberikan cara untuk melihat kembali apa yang telah Anda lakukan. Anda akan sering mendapati bahwa hal itu lebih dari yang Anda kira. Hal ini dapat membantu mencegah sikap negatif yang dapat membunuh motivasi.
Mengukur kemajuan dan kesuksesan di folder Sasaran ClickUp
Tantangan Penetapan Sasaran Umum
Proses perencanaan yang buruk saat menetapkan tujuan dapat merusak motivasi Anda, bukannya meningkatkannya. Di bawah ini adalah beberapa hal yang bisa salah ketika menetapkan tujuan dan cara menangkalnya untuk mendapatkan perasaan positif yang diberikan oleh tujuan yang efektif.
Kurangnya kejelasan
Jika Anda tidak mempertimbangkan dengan cermat dalam merencanakan tujuan Anda, Anda dapat membuat tujuan yang terlalu luas. Ketika tiba waktunya untuk duduk dan mencapai tujuan tersebut, Anda tidak memiliki arahan yang diberikan oleh tujuan yang terencana dengan baik.
Ketika menetapkan tujuan Anda, selalu tulis tujuan yang jelas dan mudah dimengerti. Anda ingin mengetahui dengan pasti titik awal dan akhir tujuan sehingga Anda dapat mencapainya secara efisien.
Harapan yang tidak realistis
Ketika Anda mulai menetapkan tujuan, Anda mungkin menemukan bahwa Anda tidak mengetahui kapasitas Anda dengan baik. Hal ini dapat mengakibatkan Anda menetapkan tujuan yang jauh melampaui kemampuan Anda untuk mencapainya pada hari itu. Tanpa tujuan yang realistis, Anda akan menemukan diri Anda tertinggal dari jadwal Anda atau berisiko mengalami demotivasi atau kelelahan.
Selalu tetapkan tujuan yang dapat Anda capai dalam waktu yang telah Anda tentukan sendiri. Anda mungkin tidak langsung mengetahui kapasitas Anda. Dalam hal ini, berhati-hatilah dan tetapkan tujuan yang lebih kecil untuk diri Anda sendiri.
Manajemen waktu yang buruk
Bahkan jika Anda berhasil tetap fokus pada tugas dan mengerjakan tujuan Anda, Anda tidak dapat menyelesaikan hal-hal yang penting. Kemungkinannya adalah, Anda memiliki banyak tujuan dengan tingkat kepentingan yang berbeda-beda. Waktu Anda sebaiknya dihabiskan untuk hal-hal yang penting terlebih dahulu.
Dengan memprioritaskan tujuan Anda, Anda dapat memastikan tugas-tugas penting selalu selesai, dan Anda memanfaatkan waktu Anda sebaik mungkin. Banyak teknik yang akan kita bahas nanti untuk membantu Anda memprioritaskan tujuan Anda berdasarkan tingkat kepentingannya.
Strategi dan Teknik Penetapan Tujuan
Masalah-masalah yang telah kita bahas sebelumnya bukanlah hal yang baru. Masalah-masalah tersebut merupakan tantangan yang telah dihadapi oleh para penentu tujuan sejak tujuan ditetapkan. Hal yang baik tentang hal itu adalah bahwa ada banyak metode yang dapat Anda gunakan untuk menangkalnya. Di sini, kami akan memperkenalkan beberapa teknik penetapan tujuan yang dapat Anda gunakan untuk membuat tujuan yang lebih efektif.
Memanfaatkan Templat Sasaran Cerdas ClickUp untuk menyusun dan merampingkan strategi penetapan tujuan Anda ke dalam sistem yang mudah dikelola
1. Tetapkan tujuan yang SMART
Tujuan Sasaran yang cerdas adalah teknik penetapan tujuan yang dirancang untuk memastikan Anda membuat tujuan yang dapat Anda capai. Tujuan yang akan membantu Anda tetap termotivasi dan bukannya menghilangkan motivasi Anda. Nama SMART adalah akronim yang mudah diingat:
SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat Waktu
Kelima faktor ini membentuk tujuan yang memaksimalkan peluang keberhasilan. Mari kita bahas satu per satu:
- Spesifik: Sasaran yang spesifik tidak memiliki ambiguitas. Ketika Anda memulai tujuan, Anda harus tahu persis apa yang harus dicapai
- Terukur: Anda harus dapat melacak kemajuan tujuan Anda. Sasaran yang terukur menjawab pertanyaan seperti: Berapa banyak? Berapa banyak? Untuk berapa lama?
- Dapat dicapai: Kita telah membahas pentingnya tujuan yang dapat dicapai. Tujuan tersebut mencegah Anda menetapkan target yang terlalu tinggi dan gagal
- Relevan: Tujuan yang Anda tetapkan harus relevan dengan Anda, dan tema-tema menyeluruh dalam tujuan Anda
- Terikat waktu: Dengan memberi Anda kerangka waktu untuk menyelesaikannya, tujuan yang terikat waktu membantu Anda mempertahankan rasa urgensi sambil tetap memprioritaskan kemajuan Anda
2. Tentukan prioritas Anda
Sebelumnya, kita telah membahas bagaimana sebuah tujuan dapat bersifat mendesak, penting, atau keduanya. Tujuan yang mendesak harus selalu diselesaikan tepat waktu, jadi penting untuk memiliki kerangka kerja untuk memprioritaskan tujuan Anda. Metode yang umum digunakan adalah Matriks Eisenhower (atau Matriks Mendesak-Penting).
Ini adalah teknik penetapan tujuan yang mendefinisikan empat kuadran tergantung pada urgensi atau pentingnya tujuan tersebut. Kuadran tujuan yang masuk ke dalam tujuan tersebut menunjukkan bagaimana Anda harus menanganinya.
Matriks Eisenhower
- Mendesak dan penting: Jika sebuah tujuan bersifat mendesak dan penting, maka tujuan tersebut harus ada dalam daftar hal-hal yang harus segera Anda lakukan
- Tidak mendesak tapi penting: Tujuan penting yang tidak perlu diselesaikan segera harus dijadwalkan berdasarkan tingkat kepentingannya
- Mendesak tapi tidak penting: Tujuan yang dianggap mendesak tapi tidak penting mungkin harus segera diselesaikan, tapi bukan oleh Anda. Mendelegasikan tanggung jawab untuk ini
- Tidak mendesak dan tidak penting: Tujuan yang tidak mendesak dan tidak penting harus dihilangkan sama sekali dari daftar tugas Anda
3. Gunakan sistem pemantauan yang berkelanjutan
Tujuan bekerja dengan membantu Anda melacak waktu dan memotivasi Anda untuk menyelesaikannya. Namun tanpa pemantauan terus-menerus, motivasi itu mungkin tidak akan terjadi. Ada beberapa cara templat penetapan tujuan yang dapat membantu Anda menetapkan dan memantau sasaran.
Menjadi digital dengan penetapan dan pemantauan sasaran
Cara terbaik untuk memantau tujuan Anda adalah melalui aplikasi pelacakan tujuan . Dengan ClickUp, Anda mendapatkan aplikasi pelacakan tujuan dengan fitur lengkap di samping platform produktivitas yang lengkap. Sasaran ClickUp memungkinkan Anda untuk menetapkan dan melacak Sasaran tertentu untuk solusi pemantauan sasaran yang komprehensif, lengkap dengan kartu skor mingguan. Memecah Sasaran besar menjadi Sasaran yang lebih kecil memberikan fleksibilitas yang membantu Anda tetap berada di jalur yang benar. Misalnya, Anda dapat merayakan kemenangan, mengembangkan rencana pertumbuhan ketika Anda menginginkan struktur yang lebih baik, atau tetap mengetahui seberapa besar kemajuan yang telah Anda capai.
4. Menerapkan metode Menyelesaikan Pekerjaan
Terkadang, Anda memiliki begitu banyak ide yang melayang-layang di kepala Anda sehingga sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. David Allen mengembangkan kerangka kerja Getting Things Done (GTD) untuk membantu mengeluarkan ide-ide tersebut dari kepala Anda dan mengorganisirnya. Filosofi intinya adalah untuk menangkap semua tugas dan ide yang datang kepada Anda dan kemudian mengaturnya sedemikian rupa sehingga mudah dikelola. A Templat GTD dapat membantu Anda memilah-milah metode ini.
Templat Getting Things Done (GTD) membantu Anda mengatur semua ide di satu lokasi pusat
Lima langkah GTD
Kerangka kerja GTD terdiri dari lima langkah. Ketika Anda mengerjakan prosesnya, Anda akan mendapatkan daftar proyek yang harus dikerjakan dan proyek yang dapat dikesampingkan.
- **Kumpulkan setiap tugas, ide, proyek, atau komitmen lainnya dan catatlah dengan menggunakan metode yang Anda pilih
- Klarifikasi: Proses apa arti dari setiap item. Putuskan apakah hal tersebut layak dikejar atau tidak. Jika ya, tentukan langkah selanjutnya dan hasilnya
- Atur: Tempatkan semua item yang dapat ditindaklanjuti ke dalam kategori. Bagaimana Anda mengkategorikannya terserah Anda
- Refleksikan: Tinjau daftar Anda secara teratur untuk menyegarkan ingatan Anda dan menjaga fokus Anda pada tugas-tugas yang tepat untuk saat ini
- Libatkan: Setelah tugas dan daftar Anda jelas, mulailah mengerjakannya dengan menggunakanmanajemen tugas perangkat lunak pilihan
5. Mencoba Tujuan dan Hasil Utama (OKR)
Memecah tugas menjadi serangkaian tujuan dan hasil utama adalah salah satu teknik penetapan tujuan terbaik untuk seluruh organisasi. Hal ini membantu menyederhanakan tujuan yang menantang dan menyediakan cara untuk melacak tujuan strategis perusahaan dengan menggunakan hasil yang terukur. Ada beberapa Perangkat lunak OKR yang dapat membantu perusahaan memanfaatkan kerangka kerja ini secara maksimal.
Gunakan templat OKR ClickUp untuk melacak dan menetapkan tujuan untuk Anda dan tim Anda
Prinsip-prinsip OKR
OKR melibatkan tujuan, yang merupakan tujuan kualitatif dan berorientasi pada tindakan. Tujuan tersebut harus jelas dan mudah diingat. Setiap tujuan harus selaras dengan visi dan strategi perusahaan Anda.
Karena tujuan harus selalu dapat diukur, paruh kedua OKR adalah hasil utama. Metrik ini akan digunakan untuk mengukur kemajuan menuju tujuan.
OKR dimaksudkan untuk mendorong batas-batas dan dirancang untuk menjadi sangat ambisius namun tetap dapat dicapai. Karena tingkat kesulitan yang tinggi ini, tingkat keberhasilan 60-70% biasanya dianggap baik. Jika Anda gagal mencapai tujuan Anda, gunakan OKR Anda untuk mengeksplorasi metodologi peningkatan proses sehingga Anda dapat terus berjuang untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
Ini juga alasan mengapa ini adalah tujuan tingkat organisasi. OKR paling baik digunakan untuk membuat sasaran tim dan mengukur kemajuan. Jika digunakan sebagai metrik kinerja individu, godaan untuk menyederhanakannya agar terlihat lebih adil akan terlalu kuat.
6. Mengatasi ruang lingkup yang merayap melalui prakiraan proyek
Beberapa proyek, terutama dalam perangkat lunak, memiliki kebiasaan untuk berkembang menjadi ukuran yang tidak dapat dikelola. Tim datang dengan lebih banyak ide hebat daripada yang dapat diimplementasikan dalam waktu yang dibutuhkan, dan mencoba melakukannya mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat dan peluncuran yang tertunda. Perkiraan proyek dapat membantu merencanakan durasi proyek, tetapi masalah ini lebih baik ditangani pada tahap penetapan tujuan.
Metode MoSCoW
Metode ini menangani proyek yang ukurannya membengkak dengan memberi peringkat pada tingkat kepentingan tugas. Tugas-tugas diurutkan ke dalam empat kategori: harus ada, harus ada, bisa ada, atau tidak akan ada. Namanya diambil dari huruf pertama setiap kategori. Inilah artinya masing-masing:
- Harus memiliki: Tugas-tugas ini merupakan persyaratan proyek yang tidak dapat dinegosiasikan. Ini termasuk kepatuhan terhadap persyaratan hukum, fungsi kritis, atau hasil utama
- Harus memiliki: Tugas-tugas ini penting tetapi tidak kritis. Tugas-tugas ini memiliki prioritas tinggi dan harus disertakan jika memungkinkan karena akan berkontribusi besar pada hasil akhir
- Bisa saja: Ini adalah item yang kurang penting tetapi masih diinginkan yang dapat meningkatkan proyek tetapi dapat dengan mudah dipotong jika ada kendala waktu
- Tidak akan ada: Tugas-tugas ini telah dipertimbangkan tetapi tidak akan masuk ke dalam produk akhir. Ini bisa berarti bahwa itu adalah ide yang bagus, tetapi harus ditunda untuk rilis di masa depan
Capai Tujuan Anda Dengan ClickUp ClickUp menyediakan semua alat yang dibutuhkan organisasi Anda untuk menetapkan dan memenuhi tujuan. Fitur ClickUp Goals memiliki daftar panjang kasus penggunaan, tetapi perangkat lunak ini lebih dari sekadar pelacakan tujuan. ClickUp menawarkan banyak produktivitas dan
alat manajemen proyek yang akan membantu Anda meningkatkan kinerja kerja di setiap aspek bisnis Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini untuk melihat bagaimana ia bisa meningkatkan efisiensi Anda dan membantu Anda memenuhi tujuan proyek secara tepat waktu!