Az életben vannak olyan pillanatok, amikor hasznos tudni, hogy ki volt ott. Akár szemináriumot, órát, műhelymunkát vagy üzleti tevékenységet szervez, a jelenléti ív a legjobb barátja, ha bizonyítékokról, elszámoltathatóságról és adatokról van szó.
Az egyetlen jobb dolog egy olyan sablon, amely időt takarít meg és egyszerűsíti az egész folyamatot.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk, mi is az a jelenléti ív sablon, mi jellemzi a jó sablonokat, és hol találhatja meg a legjobb jelenléti ív sablonokat Excelhez és ClickUp-hoz.
Mi az a jelenléti ív sablon?
A jelenléti sablonok segítségével rögzítheti, hogy valaki jelen volt-e vagy sem. Ez egy egyszerűbb módja a hivatalos jelenléti ív elkészítésének, anélkül, hogy minden alkalommal újra kellene kezdeni a folyamatot, vagy kézzel írt jegyzetekre kellene támaszkodni.
A legegyszerűbb jelenléti íveken helyet kap az egyén neve és az, hogy jelen volt-e vagy sem aznap. A sablonok lehetnek egyszerűek vagy bonyolultak, attól függően, hogy mire van szüksége, és a legjobbak olyan funkciókkal rendelkeznek, amelyek megkönnyítik a különböző időszakok jelenléti adatainak összehasonlítását.
Az emberek különböző típusú jelenléti íveket használnak különböző célokra. A vállalatok jelenléti íveket használnak a munkavállalók munkaidőben való jelenlétének nyomon követésére. Az egyetemek hallgatói jelenléti listákat használnak a szemináriumokon és workshopokon való részvétel nyomon követésére.
Hasonló módon használhatja a házi oktatás jelenléti listáját is, vagy beállíthat egy napköziben egy ütemtervet, hogy nyomon követhesse, melyik gyerekek vannak jelen aznap. ?
Mi jellemzi a jó munkavállalói jelenléti ív sablont?
A jelenléti ívben valójában csak a személy neve és annak igazolása szükséges, hogy részt vett-e vagy sem. Egy egyszerű Excel-jelenléti ív személyes vagy kisebb rendezvények esetén megfelelő lehet.
A munkahelyen vagy az oktatásban azonban egy hasznosabb eszközre van szükség, amely további adatokat és betekintést nyújt, vagy amely integrálható a munkavállalói elkötelezettséget növelő szoftverekkel, hogy ösztönözze a részvételt. ✔️
Egy kiváló osztály- vagy alkalmazotti jelenléti ív sablon segítségével könnyedén elvégezhető a következő feladatok:
- Naponta rögzítse és tekintse meg a jelenléti adatokat
- Ellenőrizze a korábbi jelenléti nyilvántartásokat
- Kövesse nyomon a hiányzást, a betegszabadságot, a szabadságot és a késéseket.
- Kövesse nyomon a jelenléti adatokat különböző napokon, hónapokban vagy az egész évben.
- Hasonlítsa össze az egyének és csoportok jelenléti adatait
- Kombinálja egy célkövető alkalmazással, hogy nyomon követhesse az előrehaladást és ünnepelhesse az eredményeket.
- Elemezze a jelenléti nyilvántartásokat, hogy megértse a trendeket és a lehetséges kihívásokat.
A jelenléti ív sokkal többet adhat, mint csak egy egyszerű nyilvántartást arról, hogy ki volt jelen egy találkozón, órán vagy a munkahelyen. Inspirálódjon a fenti listából, és változtassa meg a jelenléti nyilvántartás módját, majd használja az alábbi sablonok egyikét, hogy megvalósítsa elképzeléseit.
6 használható jelenléti ív sablon
Ha készen áll a jelenléti ellenőrzés és nyomon követés egyszerűsítésére, akkor szüksége van egy jelenléti sablonra. Fedezze fel az Excel és a ClickUp legjobb jelenléti űrlap sablonjait, és találjon egy jobb módszert a jelenléti nyilvántartások szervezésére a jövőben.
1. ClickUp jelenléti ív sablon
A jó jelenléti ívek segítségével könnyedén nyomon követheti a jelenléti adatokat, a munkavállalók műszakjait, valamint azt, hogy van-e olyan változás a szokásos mintában, amelyet ellenőriznie kell. A ClickUp jelenléti ív sablonja a hagyományos jelenléti ív legjobb alternatívája, amely az alapvető funkciókon túl számos további funkcióval rendelkezik.
Figyelemmel kísérheti alkalmazottai jelenléti szintjét és távolléteit, valamint a tervezett és nem tervezett szabadságokat. Nyomon követheti az alkalmazottak munkaidejét, hogy pontosan elvégezze a bérszámfejtést. Azonosíthatja a trendeket, az eltéréseket és a potenciális folyamatok hatékonyságát, és módosíthatja az ütemterveket, hogy a legoptimálisabb módon dolgozhasson.
Ez a munkavállalói jelenléti ív sablon kiválóan alkalmas napi jelenléti ívként, és olyan formátumú, amelyből egy pillantásra látható, ki van jelen, ki késik vagy ki nem jön be. Áttekintheti a listát, hogy valós időben lássa a munkavállalók nevét, státuszát és elérhetőségi adatait.
A minta sablonban van egy mező az órák számára is, de ezt könnyedén testreszabhatja, hogy jobban megfeleljen a munkahelyi vagy oktatási igényeinek.
Kezdje ezzel az üres jelenléti ív sablonnal, és használja úgy, ahogy van, vagy teljesen testreszabhatja, hogy saját, személyre szabott jelenléti nyilvántartási rendszert hozzon létre. ?
2. ClickUp jelenléti SOP sablon
A jelenléti ív használata nagyszerű, de meg kell adnia útmutatást is a használatához. Ha nincs stratégia vagy terv a használatára vonatkozóan, a különböző csapatok vagy vezetők nagyon eltérő módon használhatják a sablont. Ezért van szüksége a ClickUp jelenléti SOP sablonjára.
A jelenléti ívek rögzítésére szolgáló szabványos működési eljárás (SOP) sablonunk úgy lett kialakítva, hogy személyre szabható és kiosztható legyen a csapat tagjainak, így mindenki tudja, hogyan kell pontosan rögzíteni a jelenlétet.
Ez a ClickUp Docs sablon végigvezeti a vezetőket a munkavállalók jelenléti adatainak nyomon követésének és kezelésének folyamatán, beleértve a jelenléti űrlap vagy lap használatát, a szabadságkérelmek kezelését és a jelenléti adatok elemzéséhez szükséges jelentések létrehozását.
Használja ezt a sablont, hogy elkészítse saját SOP-ját a munkavállalók jelenlétének rögzítésére. Határozza meg irányelveit, magyarázza el a jelenléti ív használatát, és javítsa a szervezet átláthatóságát. ?
3. ClickUp biometrikus jelenléti rendszer SOP sablon
A standard jelenléti SOP sablonunk a legtöbb vállalkozás és szervezet számára megfelelő, de vannak olyan helyek, ahol biometrikus biztonsági intézkedések elengedhetetlenek. Az ilyen munkahelyek számára létrehoztuk a ClickUp biometrikus jelenléti rendszer SOP sablonját.
Ez a sablon hasonlóan működik, mint a többi SOP-sablonunk. A ClickUp Docs-ban van beállítva, így könnyen testreszabható, de a meglévő sablonokat is felhasználhatja saját szabályzatának és eljárásainak kialakításához.
Ezzel az SOP-sablonnal magyarázza el biometrikus jelenléti rendszerét, beleértve annak működését, használatát és célját. A sablonban helyet kapott a személyes adatok kezelésének bevált gyakorlata is.
Ez a sablon ideális, ha biometrikus jelenléti rendszert használ, és szeretné, hogy mindenki helyesen használja azt. Adjon gyakorlati útmutatást a rendszer használatához, és tájékoztassa a felhasználókat arról, hogy az adatok hogyan kerülnek felhasználásra, tárolásra és megosztásra a legmagasabb szintű adatvédelem fenntartása érdekében. ?
4. ClickUp értekezlet-névsor sablon
A munkahelyek és az oktatási intézmények nem az egyetlen helyek, ahol érdemes nyomon követni a jelenlétet. Egy másik terület, ahol elengedhetetlen a jelenléti jelentés, az a megbeszélések – különösen, ha fontos döntéseket kell hozni, a megbeszélés jelentősen befolyásolja a projekt ütemtervét, vagy a projekt kommunikációs tervének elengedhetetlen része.
A ClickUp találkozó-névsor sablonja egyszerű módszert kínál a találkozókon való részvétel és egyéb adatok rögzítésére.
Készítsen pontos jelentést az ülésekről ezzel a hasznos névjegyzék-sablonnal. Jegyezze fel az ülés moderátorát, jegyzetelőjét, időmérőjét és az ülés egyéb résztvevőit. Ha ügyfelekkel vagy külső partnerekkel találkozik, írja le a nevüket. Ha belső ülésről van szó, egyszerűen jelölje meg a felhasználót a ClickUp-ban, hogy szerepet rendeljen hozzá.
Ezzel a találkozó-nyilvántartási sablonnal nemcsak a résztvevőket és szerepüket, hanem a találkozó egyéb aspektusait is rögzítheti. Helyet biztosít a találkozó címének, a projektnek, a dátumnak, a helyszínnek és a teendőlistának is.
Ezzel a sablon hasznos részévé válik az értekezletek tervezésének és értékelésének folyamatának, emellett elősegítheti a csapat jobb kommunikációját és kiegészítheti a projekt állapotszövegeket. ?
5. Résztvevők jelenléti ív sablonja a WPS Template-től
A ClickUp nem csak a találkozók vagy a munkahelyi jelenlétek rögzítésére szolgál, hanem az egész üzleti tevékenység irányítására is. Ha azonban más platformot kell használnia, ez az Excel-jelenléti űrlap sablon kiváló választás.
A WPS Template által készített résztvevői jelenléti ív sablon alkalmazható alkalmazotti vagy osztály jelenléti táblázatként. Egyszerű kialakítású, de tartalmazza az összes mezőt, amely a jelenléti ív vezetéséhez szükséges.
Feljegyezheti a munkavállalók vagy diákok nevét, érkezésük időpontját, osztályukat, beosztásukat és elérhetőségüket. Hely van megjegyzések hozzáadására is, például ha késve érkeztek vagy korábban el kellett menniük.
Az Excelben testreszabhatja a sablon megjelenését a színek, betűtípusok vagy szegélystílusok megváltoztatásával. Ezt ingyenes, nyomtatható jelenléti ívvé is alakíthatja, ha ezt az Excel-táblázatot PDF-formátumba exportálja, és kinyomtatja a munkahelyén, oktatási intézményben vagy otthon.
Használja ezt a jelenléti ív sablont, ha Microsoft Excel-t használ, vagy kompatibilis alternatívával, például Google Sheets-szel szeretné használni. Ez egy hasznos eszköz a jelenlétek rögzítésére, de hiányzik belőle a ClickUp által biztosított rugalmasság, funkcionalitás és testreszabási lehetőségek. ⚒️
6. Excel alkalmazottak jelenléti űrlap sablon a Spreadsheet Page-től
Előfordulhat, hogy nem csak egy nap vagy egy hét, hanem az egész év során szeretné nyomon követni az alkalmazottak jelenlétét. Ha ez az Ön esete, és Microsoft Excel fájlt szeretne (vagy kell) használnia, akkor a Spreadsheet Page Excel alkalmazott jelenléti űrlap sablonja kiváló választás lehet.
Ez a jelenléti táblázat sablon olyan funkciókkal rendelkezik, amelyekkel többet tud, mint egy egyszerű táblázatkezelő program. Lényegében egy jelenléti táblázat sablonokból álló csomag, amely tartalmaz egy jelenléti munkalapot, egy munkarend sablont és számos jelentés sablont.
A jelenléti nyilvántartási rendszer lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott jelenlétét és távollétét naponta rögzítse, majd nyomon kövesse a haladást és a változásokat hetek, hónapok és évek alatt. Ez egy bonyolult rendszer, de azoknak vonzó lehet, akik szeretnek táblázatokkal és adatokkal dolgozni.
Használja ezt a sablont, ha tapasztalt Excel-felhasználó, aki nem riad vissza több munkalap, képlet és lépés kezelésétől. Ha valami könnyebben kezelhetőbbet vagy felhasználóbarátabbat szeretne, akkor a jelenléti táblázatokhoz a ClickUp használatát javasoljuk. ?
Nézze meg ezeket a munkarend-alkalmazásokat!
Egyszerűsítse az egész folyamatot egy jelenléti ív sablon segítségével
A jelenléti nyilvántartások elengedhetetlenek az oktatási és vállalati környezetben. Lehetővé teszik a jelenlévők és a hiányzók rögzítését, és megkönnyítik a jelenléti szokások nyomon követését, a biztonság ellenőrzését, a hiányzások figyelemmel kísérését és a felelősségvállalás előmozdítását.
Használja a fenti jelenléti ív sablonok egyikét a folyamat egyszerűsítéséhez és a munkavállalók vagy diákok jelenléti tendenciáinak mélyebb megértéséhez.
Ha nem csak a munkavállalók vagy a diákok jelenlétét szeretné rögzíteni, próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp szolgáltatást. Nemcsak hasznos jelenléti ívek gyűjteményét tartalmazza, hanem az all-in-one platform megkönnyíti az emberek, az erőforrások és a feladatok kezelését is.
Az időkövetéstől a testreszabható irányítópultokig és a belső kommunikációig, a ClickUp a termelékenység és a siker kulcsfontosságú eszközévé válhat. ✨