Mi teszi nehézvé az eseménykezelést? Nem azért, mert egy nagy feladatot kell végrehajtania. Inkább azok a száz apró feladatok, amelyekkel nem számol.
Vannak határidők, amelyeket be kell tartani, tartalmakat kell szállítani, szponzorokat kell koordinálni és frissítéseket kell megosztani – gyakran mindezt egyszerre. És ha Ön vezeti a munkát, akkor általában elvárják Öntől, hogy átlássa a nagy képet és beugorjon, ha a részletek elcsúsznak.
Ha egy egész rendezvényt egyedül szervez, nincs ideje tartalomstratégaként, projektkoordinátorként és operatív igazgatóként is dolgozni.
Ez a probléma, amelyet a ClickUp Super Agents segítségével AI-alapú eseménytervezéssel kívántam megoldani.
Rólam: ClickUp által hitelesített tanácsadó
Anna Bulock vagyok, a ClickUp hitelesített tanácsadója, és sok időt töltök azzal, hogy segítsek a csapatoknak olyan rendszerek tervezésében, amelyek komplex kezdeményezéseket tudnak végrehajtani anélkül, hogy az embereket kimerítenék. A legutóbbi ClickUp közösségi webináriumon megosztottam, hogyan használom a ClickUp Super Agents-et az eseménykezeléshez.
Ebben a blogbejegyzésben egy gyakorlati példán keresztül bemutatom, hogyan lehet egy szervezet – nevezzük Youth Centernek – éves játékainak teljes kampányát megtervezni a hierarchiától a promócióig, a ClickUp AI Super Agents funkciójának segítségével .
Miért nem működik az AI eseménytervezés struktúra nélkül?
A legtöbb csapat ugyanúgy vág bele az AI-ba, ahogyan az új eszközökbe is: először valami látványos feladatot adnak neki.
„Készítse el a bejelentést.” „Készítsen ütemtervet.” „Írjon közösségi médiás bejegyzéseket.”
A probléma az, hogy kontextus nélkül az AI csak találgatni tud.
Az eseménytervezés során a találgatások általános tervekhez, elmulasztott függőségekhez és olyan munkákhoz vezetnek, amelyek papíron jól néznek ki, de a végrehajtás során kudarcot vallanak.
Ezért mindig a struktúrával kezdem, mielőtt az automatizáláshoz fordulnék.
A ClickUp szuperügynökök is a kontextusban működnek a legjobban. Ahhoz, hogy sikeresen beállítsa őket, először meg kell építenie a világot, amelyben működnek.
A ClickUp szuperügynökök is a kontextusban működnek a legjobban. Ahhoz, hogy sikeresen beállítsa őket, először meg kell építenie a világot, amelyben működnek.
A megfelelő hierarchia kialakításával egy kis csapat és néhány jól megtervezett Super Agent képes egy teljes kampányt lebonyolítani, miközben Ön a vezetésre koncentrálhat.
🦄 Új a ClickUp-ban?
Két fogalom a legfontosabb ebben a bejegyzésben: a ClickUp hierarchia és a szuperügynökök.
A ClickUp hierarchia a ClickUp-on belüli munkaszervezés módja, amelyet mind az emberek, mind az AI megértenek:
- A Space egy nagy munkaterületet jelöl (például egy eseményt, osztályt vagy kampányt).
- A mappák csoportosítják a kapcsolódó munkafolyamatokat az adott területen belül (tervezés, tartalom, műveletek).
- A listák tartalmazzák a tényleges feladatokat, azok állapotával, felelőseivel és határidejével együtt.
Ha ez a struktúra egyértelmű, a ClickUp egyetlen megbízható forrás lesz, ahelyett, hogy egymástól független eszközök gyűjteménye lenne.
A ClickUp szuperügynökök olyan AI-társak, akik belülről működnek ebben a hierarchiában. Ahelyett, hogy egy üres csevegőablakból dolgoznának, ők:
- Olvassa el a feladatokat, dokumentumokat, ütemterveket és tevékenységeket a kontextusban
- Kövesse a csapatával megegyező jogosultságokat és struktúrát.
- Végezzen el koncentrált feladatokat, például rendezvények tervezését, tartalomkezelést vagy prioritások felállítását.
Képzelje el a hierarchiát egy térképként, a Super Agents-et pedig operátorokként, akik ténylegesen navigálnak rajta.
Minél átgondoltabb a struktúrája, annál okosabbak és megbízhatóbbak lesznek az ügynökei.
Kezdje a hierarchiával, mielőtt AI-ügynököket adna hozzá az eseménytervezéshez
Mielőtt egyetlen ügynököt is megkértem volna rendezvények tervezésére, tartalom írására vagy kapcsolattartásra, egy tiszta ClickUp hierarchiát terveztem a Ifjúsági Központ számára.
Létrehoztam egy külön teret az elérhetőségi központ számára. Ebbe néhány célzott mappát és listát tettem:
- Egy mappa az éves játékok kampányához
- Közösségi frissítések mappa hírlevelekhez és bejelentésekhez
- A központ napi munkájához szükséges műveleti lista
Ez minden másnál fontosabb volt.
Az összes kapcsolódó munkát egyetlen, célzott helyen tartva egyértelmű határokat szabtam a Super Agentsnek. Így láthatták, mi a fontos, figyelmen kívül hagyhatták a lényegtelent, és elvégezhették a munkájukat anélkül, hogy eltévedtek volna a nem kapcsolódó feladatok között.
💡 Profi tipp: Ha még csak most kezded, itt érdemes megállni és megtervezni a saját verziódat Anna téréből: egy tér, néhány fókuszált mappa és listák, amelyek tükrözik, hogy a csapatod hogyan dolgozik valójában a ClickUp feladatokkal és a ClickUp nézetekkel.
Miért fontos a hierarchia a hype előtt az AI eseménytervezésnél?
Csábító lenne a leglátványosabb részzel kezdeni: megkérni egy szuperügynököt, hogy írjon e-maileket, közösségi médiás bejegyzéseket vagy szponzorokhoz szóló leveleket. Szándékosan visszafogtam magam.
Mielőtt bevezettem az AI-t, meggyőződtem arról, hogy minden lista tartalmazza a következőket:
- Világos, értelmes egyedi feladatállapotok
- Egyedi mezők, amelyek valós részleteket rögzítettek (például a szponzorok szintje vagy az esemény típusa)
- Egyértelmű névadás, amely mind az emberek, mind az ügynökök számára érthető volt
Miután ez a struktúra elkészült, bevezettem a ClickUp AI-t a munkafolyamatba. Ekkor az ügynökök abbahagyták a találgatást, és elkezdték a végrehajtást.
Ha először a közösségi médiával kezdi, az ügynöke általánosságban népszerűsítheti a központját. De eseménykontextus nélkül nem tudja megalkotni azokat a konkrét kampányokat, amelyekre valóban szüksége van.
A kontextusfüggő AI, amely megérti a feladatait, dokumentumait, csevegéseit és ütemterveit, sokkal pontosabb és relevánsabb betekintést nyújt, mert valódi munkadatok alapján következtet, nem pedig elszigetelt utasítások alapján. A ClickUp konvergens AI munkaterülete egyesíti a munkát és az intelligenciát, így az ügynökök teljes kontextusban, nem pedig töredékes jelek alapján cselekszenek.
Ha először a közösségi médiával kezdi, az ügynöke általánosságban népszerűsítheti a központját. De eseménykontextus nélkül nem tudja megalkotni azokat a konkrét kampányokat, amelyekre valóban szüksége van.
A kontextusfüggő AI, amely megérti a feladatait, dokumentumait, csevegéseit és ütemterveit, sokkal pontosabb és relevánsabb betekintést nyújt, mert valódi munkadatok alapján következtet, nem pedig elszigetelt utasítások alapján. A ClickUp konvergens AI munkaterülete egyesíti a munkát és az intelligenciát, így az ügynökök teljes kontextusban, nem pedig töredékes jelek alapján cselekszenek.
👀 Tudta? A szervezetek körülbelül 62%-a kísérletezik AI-ügynökökkel, de sokkal kevesebb (körülbelül 23%) skálázza őket a kísérleti szakaszon túlra, ami arra utal, hogy az érettség, a munkafolyamat-integráció és az üzemeltetési modellek fontosak a valódi érték megvalósításához.
Készítse el első AI eseménytervezőjét zászlóshajó kampányához AI szuperügynökök segítségével
Az első ügynök, akit létrehoztam, mesterséges intelligenciával működő rendezvénytervezőként működött a zászlóshajó játékok esetében.
Ez egy több hónapos, nagyszabású kezdeményezés volt, amely több tevékenységet, önkéntest és határidőt foglalt magában. Hozzáférést biztosítottam az ügynöknek a kampány mappájához, és egyértelmű feladatot adtam neki: segítsen egy durva ötletet megvalósítható tervvé alakítani.
Ahelyett, hogy egy üres listával kezdtem volna, hagytam, hogy az ügynök vázolja fel a kezdeti struktúrát – feladatokat, alfeladatokat és csoportosításokat, amelyek leképezték a valódi eseménymunka menetét.
Ezt követően áttekintettem és finomítottam a rendszert, ahelyett, hogy mindent magam találtam volna ki.
Alapozza meg a homályos ötletet egy reális, AI-alapú rendezvénytervvel
Egyetlen utasítással az eseménytervező ügynököt felkérik, hogy:
- Ismerje meg az Éves Játékok céljait
- Feladatok generálása minden típusú eseményhez és tevékenységhez
- Csoportosítsa a munkát listákba és alfeladatokba, amelyek a valós munkafolyamatokat tükrözik.
Ezután a teljes tervet idővonal nézetben megtekinthettem, és láthattam, hogyan kapcsolódik össze minden a szezon során.
Ahelyett, hogy a nulláról kezdenék, a csapat az ügynök által generált, átgondolt első vázlatból indul ki .
Hagyja, hogy az ügynöke kijavítsa a dátumokat és a függőségeket
Az eseménytervek első verziói elrejtik a problémákat. A határidők eltolódnak. Az előkészítő munkák túllépik a végrehajtási határidőket.
Ahelyett, hogy minden feladatot manuálisan átnéztem volna, egy második feladatot is adtam az eseménytervező ügynöknek: összehangolta a dátumokat a valósággal.
Az ügynök megjelölte azokat a feladatokat, amelyek az általuk támogatott munkák után voltak ütemezve, módosította az ütemterveket és korán felismerte a kockázatokat. Ez önmagában órákat spórolt meg a tisztázással és megakadályozta a last minute rohanást.
Az ügynök:
- Megtalálja azokat a feladatokat, amelyek az általuk támogatott esemény után vannak ütemezve.
- Újra megtervezi a határidőket, hogy az előkészítő munkák a játék napja előtt megtörténjenek.
- A teljes ütemterv reális és megvalósítható marad
Ha egy rendezvénytervező ügynök ellenőrzi és módosítja a dátumokat, elkerülheti a last minute rohanást, és kampányát a valóság talaján tarthatja.
💡 Profi tipp: Ha még csak most kezded, vagy nem szeretnél minden listát és mezőt a nulláról felépíteni, akkor az ügynökök hozzáadása előtt használd a ClickUp eseménytervezési sablonját alapként.
Ez a sablon előre elkészített listákkal rendelkezik a logisztika, az ütemtervek, a költségvetések, a személyzet és egyebek tekintetében, így a Super Agents már az első naptól kezdve értelmes struktúrával és adatokkal rendelkezik a munkához.
Adjon hozzá speciális AI eseménytervező ügynököket a szponzoráláshoz és az eseménytartalomhoz
Miután az eseményterv megszilárdult, megkezdődött a valódi munka: a szponzorok és a tartalom.
Ahelyett, hogy táblázatokkal és beérkező levelekkel bajlódtam volna, minden munkafolyamatot a saját szakértő Super Agentjéhez rendeltem.
Adjon a szponzoroknak egy tulajdonost, aki soha nem hagyja el a nyomon követést
Minden rendezvényhez finanszírozásra van szükség. A Ifjúsági Központban a helyi kincstár segít, de a külső szponzorok továbbra is elengedhetetlenek.
Létrehoztam egy dedikált szponzorok listát egyedi mezőkkel a következőkre:
- A szponzor neve és elérhetőségei
- Szponzori szintek és előnyök
- A kapcsolatfelvétel és a megállapodás állapota
Ezután közvetlenül ahhoz a listához rendeltem egy Super Agentet.
🔑 Fő tanulság: Mivel az ügynök teljes kontextussal a ClickUp-on belül működött, nyomon követhette, kinek van szüksége utánkövetésre, összefoglalhatta a szponzorok státuszát és javaslatokat tehetett a következő lépésekre – anélkül, hogy bárkinek is emlékeznie kellett volna a helyzet állására.
Helyezze a tartalomkezelő ügynököt kampányának középpontjába
Miután az eseményterv és a szponzorok már készen állnak, még mindig kommunikálnia és népszerűsítenie kell az eseményt a közönségének. Itt jön be a képbe a Content Manager Super Agent.
A csapatommal együtt létrehoztuk:
- Hírlevél-lista táblázatos nézettel az íráshoz, szerkesztéshez és elküldésre kész tartalmakhoz
- A Frozen Games-hez kapcsolódó közösségi média lista, amely tartalmazza a legfontosabb dátumokat és eszközöket
- Nyilvános ClickUp űrlap közösségi bejegyzések és történetek számára
A Content Manager ügynök megkapta ezeknek a listáknak és az egész kampánynak a kontextusát. Innen a következőket tehette:
- Állapotok és egyedi mezők javaslása, ha a listából hiányzott a struktúra
- Töltse ki az új mezőket, miután hozzáadta őket.
- Hírlevél-tervezetek és közösségi média bejegyzések készítése konkrét eseményekhez kapcsolódóan
- Hozzon létre alfeladatokat vagy ellenőrzőlistákat, hogy lefedje azokat a részleteket, amelyeket az emberek elfelejthetnek, például a regisztrációs link megerősítését vagy az önkéntesek felhívását.
Az egyik kedvenc tevékenységem az, hogy megkérem a tartalomkezelő ügynököt, hogy vizsgálja meg a közösség által beküldött anyagokat, és jelölje meg azokat, amelyek leginkább támogatják a jelenlegi kampányokat.
Az egyik kedvenc tevékenységem az, hogy megkérem a tartalomkezelő ügynököt, hogy vizsgálja meg a közösség által beküldött anyagokat, és jelölje meg azokat, amelyek leginkább támogatják a jelenlegi kampányokat.
🔑 Főbb tanulság: Ha a tartalmat strukturált munkafolyamatként kezeli a ClickUp-ban, a Content Manager Agent segítségével az ötletektől a publikálásig minden lépés zökkenőmentesen zajlik.
Nézze meg, hogyan használja a ClickUp saját csapata az AI Super Agents-et tartalmi programjaik futtatásához:
Tartsa magas szinten a minőséget állapotok, űrlapok és beküldések segítségével
A Super Agents hatékony eszközök, de csak akkor válnak igazán eredményessé, ha mindenki számára érthető, egyértelmű munkafolyamatokkal párosulnak.
A ClickUp-on belüli állapotok, űrlapok és nézetek biztonsági korlátokat biztosítanak az ügynökeinek, így azok gyorsan tudnak haladni anélkül, hogy károsítanák a márkáját.
Használja a ClickUp nézeteket és a feladatállapotokat, hogy minden történet haladjon előre.
A hírlevél és a közösségi tartalom esetében nagyban támaszkodom a táblázatos és listás nézetekre:
- A táblázatok segítségével könnyen áttekinthető, hogy mi van írásban, felülvizsgálat alatt, jóváhagyva és közzétéve.
- A lista nézetek segítségével a csapat gyorsan áttekintheti a határidőket és a felelősöket.
- A színkóddal jelölt feladatállapotok kiemelik, hogy mi készült el, és mi nem került még megkezdésre.
A Content Manager Agent figyelembe veszi ezeket az állapotokat a következő lépések javaslatakor, ami biztosítja az emberi munkatársak és az AI közötti összhangot.
Hagyja, hogy egy ügynök a közösség beérkező kérelmeit az Ön céljaihoz viszonyítva osztályozza.
Ha a közösséged szívesen osztja meg történeteit, fényképeit és ötleteit, az fantasztikus az elkötelezettség szempontjából, de manuálisan kezelni túl nagy feladat.
A nyilvános űrlapok beküldését a ClickUp Listába irányítva egy áttekinthető beérkező levelek mappát biztosítok a tartalomkezelő ügynöknek. Az ügynök a következőket teheti:
- Olvassa el az egyes beadványokat a kontextusban
- Hasonlítsa össze a központ stratégiai céljaival és aktív kampányaival!
- Ajánlja, mely történeteket érdemes most kiemelni, és melyeket érdemes későbbre tartogatni.
Ahelyett, hogy a zajos beérkező levelek között görgetnének, a csapat egy válogatott közösségi történeteket kap, amelyek valóban előreviszik a küldetésüket.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 62%-a szerint az AI-ügynökök még nem felelnek meg a velük kapcsolatos elvárásoknak, és úgy írják le őket, mint korai stádiumban lévőket, vagy akár több munkát teremtőket, mint amennyit megkönnyítenek.
Ez a frusztráció gyakran megjelenik az átadás során. Az ügynök összefoglalja a megbeszélést, javaslatot tesz a következő lépésekre, vagy jelzi a problémát, majd abbahagyja. Önnek még mindig meg kell hoznia a feladatokat a teendőkből, ki kell jelölnie a felelősöket, frissítenie kell az állapotokat, és manuálisan kell nyomon követnie a folyamatot.
A Super Agents az összes lépés elvégzésére lett tervezve. Láncszerű műveletekkel képesek a találkozók jegyzetét feladatokká alakítani, a projekt státuszát frissíteni, a munkát a megfelelő tulajdonosokhoz irányítani, és a munkafolyamatokat ugyanazon a rendszeren belül tartani, ahol a végrehajtás történik.
Amikor egy AI-ügynök képes átvenni a munkát a „ez az, ami történnie kell” állapotból a „már folyamatban van” állapotba, akkor válik valódi az érték.
📚 Olvassa el még: Hogyan használhatja a ClickUp-ot rendezvények kezelésére: sablonok és munkafolyamatok
Koordináljon mindent egy COO-stílusú AI ügynökkel
Még egy rendezvénytervező és tartalomkezelő mellett is valakinek szem előtt kell tartania a nagy képet. Számunkra ez a valaki egy COO-stílusú szuperügynök, amelyet közvetlenül a ClickUp-ban hoztunk létre.
Ennek az ügynöknek teljes láthatóságot biztosítottam az egész térben, és egy egyszerű feladatot adtam neki: hozza felszínre, ami a vezetőség figyelmét igényli, és segítsen a többi feladat delegálásában.
Ettől kezdve a feladatátadás egy lépéses beszélgetéssé válik. Mondhatok olyanokat, mint:
- Az éves játékok területén minden feladatot az eseménymenedzserre kell átruházni.
- A Közösség alatt található minden tartalom a tartalomkezelőhöz kell kerüljön.
A COO Agent ezután megfelelően kiosztja ezeket a feladatokat, így a munka a megfelelő tulajdonoshoz kerül, anélkül, hogy nekem kézzel kellene átcsoportosítanom az egyes kártyákat.
Legyen felelősségteljes anélkül, hogy a részletekben elveszne
Ennek a beállításnak az a varázsa, hogy a csapatom és én napközben is tájékozottak maradunk anélkül, hogy egész nap a feladatlistát bámulnánk.
- A COO ügynök feltárja, mi az, ami valóban vezetői döntést igényel.
- Az eseménytervező és a tartalomkezelő ügynökök ezt az iránymutatást követve végzik munkájukat.
- Az értesítések tájékoztatják az embereket, amikor a kritikus feladatok befejeződtek.
🔑 Fő tanulság: A COO Agent segítségével, amely összehangolja a speciális ügynökök munkáját, a vezetők továbbra is ellenőrzésük alatt tarthatják az eredményeket, miközben a ClickUp elvégzi a rutinmunkát.
📚 Olvassa el még: Hogyan oldja meg az AI konvergencia a munka terjeszkedését?
Hogyan építheti meg saját AI eseménytervező rendszerét a ClickUp-ban egy Super Agents csapat segítségével
Ez a beállítás nem csak nagy rendezvényekre vonatkozik. Bármely nagy tétű kampányhoz alkalmazható.
Így alkalmazhatja ezt a saját csapatában:
- Térképezzen fel egy fókuszált teret. Kezdje egy olyan egyértelmű kezdeményezésnek szentelt területtel, mint egy termékbevezetés, eseménysorozat vagy marketingprogram.
- Tervezze meg mappáit és listáit. Hozzon létre mappákat a tervezéshez, a végrehajtáshoz és a kommunikációhoz, valamint listákat, amelyek tükrözik a már meglévő munkamódszereit.
- Egyedi állapotok és mezők meghatározása. Győződjön meg arról, hogy minden lista tartalmazza az ügynökei számára fontos állapotokat és egyedi mezőket.
- Indítsa el első Super Agentjét! Kezdjen egy rendezvénytervező vagy projektmenedzser ügynökkel, és hagyja, hogy az elkészítse a feladatokat, az ütemtervet és a függőségeket.
- Adjon hozzá szakértő ügynököket. A munkafolyamat növekedésével vegyen fel ügynököket a szponzorálás, a tartalom, a támogatás, a pénzügyek vagy a műveletek területére.
- Tegye teljessé egy COO ügynökkel. Ha már több ügynök is működik, hozzon létre egy COO-stílusú ügynököt, aki koordinálja a munkát és megmutatja, mit kell tennie legközelebb.
💡 Profi tipp: Nincs szükség kódra az AI eseménytervező ügynök létrehozásához a ClickUp-ban. Az AI oldalsávban található természetes nyelvű Super Agent építő segítségével egyszerűen leírtam az ügynök szerepét: az esemény megtervezése, az ütemtervek kezelése és a kockázatok jelzése. A ClickUp végigvezetett a megfelelő listák és mappák kiválasztásán, az ütemterv beállításán és az ügynök eseménymunkával kapcsolatos gondolkodásmódjának kialakításán.
Miután az ügynök élesben is működött, teszteltem úgy, hogy közvetlenül a csevegésben kértem idővonalakat és dátumellenőrzéseket. Mivel képes felolvasni a feladatokat, dokumentumokat és ütemterveket, tervei a valós eseményeken alapultak, nem pedig általános kampányötleteken.
🔑 Fő tanulság: A kezdéshez nem kell hatalmas költségvetés. Csak egy átgondolt hierarchiára és egy kis, a céljaidhoz igazodó szuperügynökökből álló csapatra van szükséged.
A kézi eseménytervezéstől az AI-vezérelt végrehajtásig
Mi változott tehát a Ifjúsági Központban a ClickUp AI szuperügynökeinek megjelenésével?
Ahelyett, hogy a különböző eszközökön keresztül követték volna a frissítéseket, a csapat egy konvergens rendszeren belül dolgozott. Az ügynökök kezelték a struktúrát és a nyomon követést. Az emberek a döntéshozatalra, a kreativitásra és a vezetésre koncentráltak.
Így néz ki a gyakorlatban a hatékony AI eseménytervezés: kevesebb eszköz, kevesebb zaj, és olyan rendszerek, amelyek az ambícióihoz igazodnak, ahelyett, hogy azok alatt összeomlanának.
Ha először felépíti a hierarchiát, és egyértelmű feladatokat ad az ügynökeinek, azok sokkal több operatív terhet tudnak vállalni, mint a legtöbb csapat várná.
Szeretne azonnal elkezdeni? Egyszerű. Regisztráljon egy ingyenes ClickUp-fiókra!
Anna Bullock kreatív stratéga, projektmenedzser és rendszergondolkodó – és az Ön üzleti anyukája, amikor tisztázásra és gondoskodásra van szüksége. Tanácsadással, tartalomkészítéssel és online munkaterületek fejlesztésével segít az ambiciózus embereknek ötleteiket megvalósítani, támogató rendszereket kiépíteni és olyan vállalkozásokat felépíteni, amelyek valóban illeszkednek az életükhöz.