Ha Ön alapító vagy vezető, akkor a legtöbb nap úgy tűnik, mintha ezer apró döntés ütközne egymással. Reggel egy tervvel kel fel, de egy óra múlva már kommentekbe merül, jóváhagyási kérelmek halmozódnak fel, és ami reggel 8-kor még sürgősnek tűnt, 11-re már elsikkadt. Ebédidőre már nehéz megmondani, hogy valójában mivel kellene először foglalkoznia.
Ez a hiányosság pontosan tükrözi azt, amit a saját munkameneteimben tapasztaltam. Rájöttem, hogy az általam használt eszközök – feladatlisták, táblák, irányítópultok – megmutatták, mi létezik, de nem azt, mi fontos ma. Ekkor fordultam egy újfajta csapattárshoz, hogy segítsen nekem ebben.
Egy AI-társ a ClickUp-on belül: egy Daily Focus Super Agent, amelyet AI segítségével a feladatok prioritásainak meghatározására fejlesztettek ki.
Az elszigetelt AI-asszisztensekkel ellentétben a Super Agents a ClickUp munkaterületén belül működik, ahol valós kontextust kap a munkájáról – feladatok, dokumentumok, csevegések, határidők és tevékenységek egyaránt –, és emberi számára érthető módon segíthet a prioritások felismerésében.
Rólam: ClickUp által hitelesített tanácsadó és hatékonysági szakértő
Yvonne „Yvi” Heimann vagyok, ClickUp hitelesített tanácsadó és üzleti hatékonysági coach, és nagyon jól ismerem ezt a problémát. A legutóbbi ClickUp közösségi webináriumon megosztottam, hogyan használom a ClickUp Super Agenteket az üzleti tevékenységemben.
Ebben a bejegyzésben bemutatom, hogyan használom a Daily Focus Super Agent funkciót a következőkre:
- Hagyja ki azokat a megbeszéléseket, amelyek „üzenetben is elintézhetők”
- Hozza felszínre, ami igazán fontos, amikor fontos
- A szétszórt tevékenységeket egyszerű, megvalósítható fókuszlistává alakítja
Ez nem azt jelenti, hogy a menedzsereket felváltják, vagy az üzleti tevékenységet átadják az AI-nak. A Super Agents arra szolgál, hogy gyorsabban hozhasson döntéseket és tudja, mire kell összpontosítania – nem pedig arra, hogy helyette vezesse a vállalatát.
📚 Olvassa el még: Hogyan rangsorolja munkáját?
Miért fontos a mesterséges intelligenciával történő feladatprioritizálás a modern csapatok számára?
Az elmúlt néhány évben a csapatok által kezelendő munkamennyiség robbanásszerűen megnőtt. A tudásmunkások 40%-a naponta több mint 26 eszköz között vált, és egy átlagos munkahét közel 60%-át „munkával kapcsolatos munkák” teszik ki. Gondoljon csak a koordinációra, a kontextusváltásra és a státuszfrissítésekre, ahelyett, hogy a tényleges végrehajtásra koncentrálna.
A termelékenység nem mindig csak arról szól, hogy több feladatot végezzünk el. Arról szól, hogy megbízhatóan megválaszoljunk egy napi kérdést: „Mivel kell először foglalkoznom?” A hagyományos teendőlisták és irányítópultok megmutatják az összes hamarosan esedékes feladatot, de nem értik a kontextust.
Még jól felépített terek, listák és munkafolyamatok esetén is továbbra is szakadék van a ClickUpban lévő és a ténylegesen elvégzett feladatok között. A munka nem azért áll le, mert a rendszer meghibásodott, hanem azért, mert:
- Senki sem hozza folyamatosan felszínre a legfontosabb következő lépéseket.
- A döntések és jóváhagyások a kommentek között maradnak
- A tulajdonosok nem mindig veszik észre, hogy valami elakadt vagy ma esedékes.
Pontosan ezért nyer egyre nagyobb teret az AI-alapú feladatprioritizálás.
Ez csökkenti a fontos dolgok kiválasztásának kognitív terhelését. Több forrásból szintetizálja a kontextust, és következetes döntési szabályokat alkalmaz.
És ez az, amit a Daily Focus Super Agent lehetővé tesz. Tehát az volt a célom, hogy létrehozzak egy olyan Super Agentet, amely professzionális operációs asszisztensként működik, és gondoskodik arról, hogy semmi fontos ne vesszen el a zajban.
📚 Olvassa el még: Hogyan lehet AI segítségével feladatprioritási címkéket generálni?
Hogyan segítik a ClickUp Super Agents az AI-val történő feladatprioritizálást?
Amikor először hallottam a ClickUp Super Agents-ről, kíváncsi voltam, de óvatos is. Az AI-eszközök többsége csak egy divatos szlogennek tűnik, amíg meg nem látod, hogy képes-e kontextusban maradni a valódi munkáddal.
A ClickUp Super Agents különleges, mert nem csak szöveget generál, hanem megérti a kontextust is. A munkaterületén belül működik, megérti a jogosultságait, és a feladatokat, csevegéseket, dokumentumokat, ütemterveket és tevékenységeket a valódi munka összekapcsolt elemeiként kezeli.
Ez a videó elmagyarázza, hogyan működnek:
A feladatprioritizáláshoz ez azt jelenti, hogy a Super Agent megvizsgálja a tényleges tevékenységét, a határidőket és a felelősségi köröket, és mindezt felhasználva segít Önnek a zavaró tényezők kiszűrésében.
Az általam létrehozott Super Agent egy egyszerű feladatra összpontosít: átvizsgálja a munkaterületemet, és egy világos, prioritások szerint rendezett listát ad arról, hogy mi a fontos ma.
Ismerje meg a szuper ügynököt, aki (a legjobb értelemben) parancsolgat nekem
A Super Agent közvetlenül a ClickUp-ban található, a bal oldalon található AI fül alatt. Ott létrehoztam azt, amit Daily Focus and Delegation Assistant-nek nevezek.
Úgy gondolok rá, mint egy soha nem alvó műveleti vezérkari főnökre. Feladata egyszerű, de hatékony:
- Nézze meg a munkaterületem tevékenységét
- Döntse el, mi az, ami ma valóban fontos!
- Készítsen nekem egy rövid, világos fókuszlistát, és küldje el közvetlenül nekem!
Hogyan aktiválódik az ügynök?
Minden hétköznap reggel, pontosan 8:00-kor az ügynök automatikusan elindul. Nem várja meg, hogy eszembe jusson egy gombra kattintani vagy egy jelentést ellenőrizni – felébred, áttekinti a történéseket, és elkészít egy új fókuszüzenetet. A feladatlistám és a személyes prioritásaim mellett figyelembe veszi a határidőket, az állapotváltozásokat, az említéseket és a tulajdonjogot is, így a prioritási lista nagyon kontextusfüggő.
Hogyan állítja össze az ügynök a legfontosabb prioritásaimat?
Minden reggel megnyitom a ClickUp alkalmazást, és megnézem a Super Agent közvetlen üzenetét, amelyben három dolog szerepel, amire ma koncentrálnom kell.
Minden prioritás a következőket tartalmazza:
- Mi ez: A feladat neve, közvetlenül a ClickUp-ban linkelve
- Miért ma: Egy mondatban elmagyarázza, miért fontos ez most.
- Hogyan kezeljük: Egyértelmű címke – Csináld, Döntsd el vagy Delegaáld
Az üzenet tetején az ügynök hozzáadja ezt a három fókusz feladatot a Feladatprioritásaimhoz , így azok egész nap láthatóak maradnak – még akkor is, ha nem tudok azonnal foglalkozni velük. Ez teszi ezt a funkciót hasznossá: nem csak felveszi a feladatokat, hanem megmagyarázza a logikát is, ami a sürgősségük mögött áll.
Emellett kiemeli néhány figyelemre méltó elemet, anélkül, hogy elnyomná a fő listát.
Ahelyett, hogy újabb irányítópultot vagy végtelen listát adna vissza, a Super Agent ezt a tevékenységet világos útmutatássá alakítja. Így tudom, hogy ha csak ezt a három dolgot elvégzem, akkor „tovább jutok”, anélkül, hogy át kellene küzdenem magam a beérkező levelek, nézetek és táblák között.
Mivel az agent a fókuszlistát összekapcsolja a ClickUp tényleges feladataival, azonnal intézkedhetek. Nem kell eszközök között váltogatnom, vagy megpróbálnom összerakni a kontextus töredékeit.
📚 Olvassa el még: Hogyan válasszuk ki a Super Agentet?
Prioritizálás túlterhelés nélkül: miért teszi ez az ügynök a kimenetet korlátozva valóban használhatóvá?
Csábító lehet, hogy az AI-ügynöknek mindent megmutassunk, és megkérjük, hogy mindent összefoglaljon. De ez a leggyorsabb módja annak, hogy az ügynök – és Ön – kevésbé legyen hatékony.
Ezért van a Daily Focys Super Agent szándékosan korlátozva:
- Csak három legfontosabb prioritás
- Néhány „figyelembe veendő dolog”
- Egy kis készlet egyértelmű cselekvési címkék
Kezdje egyszerűen! Kezdje a három fókuszponttal, és azzal, hogy mire kell még figyelnie. Ezután építkezzen tovább erre.
Ennek a kialakításnak két fő oka van:
- A túl sok kimenet túlterhelő. Ha az ügynök egy falnyi feladatot ad át Önnek, akkor azt ugyanúgy figyelmen kívül hagyja, mint minden más zavaró értesítést.
- A prompt minősége minden. Az, ahogyan a Super Agentnek megmondja, hogy hozza meg a döntéseket – mit tart fontosnak, hogyan szeretne információkat kapni – az a döntő tényező, hogy valóban hasznos-e.
A hatókör korlátozásával és a döntési szabályok tisztázásával az ügynök nem csupán egy újabb figyelmeztetés, hanem megbízható tanácsadóvá válik.
📚 Olvassa el még: Ismerje meg következő csapattársát: AI Super Agents és az Agentic AI felemelkedése
Hogyan változtatja meg a ClickUp Super Agent mesterséges intelligenciával történő feladatprioritizálása a nap kezdetét?
Ennek a beállításnak az előtt a csapatom egy hagyományosabb napi működési módszert követett: ellenőrizte a beérkező leveleket, átnézte a táblákat, váltogatott a nézetek között, és megpróbálta összerakni a legfontosabbakat.
Mostantól a nap másképp kezdődik:
- A Super Agent már beolvasta a munkaterületet.
- A három legfontosabb prioritás kontextussal és cselekvési címkékkel együtt megjelenik a DM-emben.
- A magas prioritású feladatok megjelennek és megjelölésre kerülnek, így nem tűnnek el.
A Super Agent bevezetése óta rég nem voltam ilyen produktív.
A Super Agent bevezetése óta rég nem voltam ilyen produktív.
Ahelyett, hogy őrült módon kezdeném a napot, és megpróbálnám kitalálni a dolgokat, tudom:
- Milyen döntéseket kell meghoznom?
- Mely feladatokat kell személyesen elvégeznem?
- Mely feladatokat kell tovább delegálni?
Ez az ígéret a feladatprioritizálásnak az AI segítségével egy olyan konvergált munkaterületen belül , mint a ClickUp, amely összehozza a feladatait, dokumentumait, projektjeit és az AI-t. Kevesebb zavaró tényezővel kell szembenéznie, jobban tud koncentrálni, és minden reggel egy döntésre kész lista várja Önt.
📚 Olvassa el még: Hogyan építsünk mesterséges intelligenciával rendelkező ügynököt a jobb automatizálás érdekében
Hogyan hozhatja létre saját Daily Focus Super Agent alkalmazását (1. verzió)
A Super Agent konfigurációm alapelvei elég egyszerűek ahhoz, hogy bármely csapat alkalmazni tudja őket.
Így gondolkodjon el a saját első verziójáról:
1. Adjon az ügynöknek egyetlen, egyértelmű feladatot
Kezdjen egy Super Agenttel, amelynek egyetlen feladata a napi fókusz, ne egyszerre mindent.
📌 Példák egyértelmű feladatokra:
- „Minden hétköznap reggel mondd meg nekem a munkaterületem három legfontosabb prioritását!”
- „Felfedje a megakadt és a döntésemre váró munkákat”
- „Kiemelje azokat a jóváhagyásokat és kommenteket, ahol én vagyok a blokkoló.”
Ha az ügynök munkaköri leírása homályos, akkor az eredménye is homályos lesz.
2. Korlátozza a kimenetet arra, amit ténylegesen meg fog valósítani
Korlátozza az ügynök által visszaküldött eredményeket:
- A mai nap három legfontosabb feladata
- Egy rövid lista a figyelembe veendő további tételekről
- Egy mondatos magyarázat arra, hogy miért fontos ma az egyes legfontosabb tételek
Így a fókusz lista elég rövid marad ahhoz, hogy valóban elolvassa és használja.
3. Tanítsa meg az ügynöknek, hogyan hoz döntéseket
A varázslat nem csak abban rejlik, hogy a Super Agent mit vizsgál, hanem abban is, hogy hogyan dönt.
A parancsban és a konfigurációban ügyeljen arra, hogy:
- Magyarázza el, mely jelzések a legfontosabbak (például határidők, említések, állapotváltozások).
- Tisztázza, mit jelent valójában a „sürgős” kifejezés a csapat számára.
- Adja meg, milyen hangnemet és formátumot szeretne látni a napi DM-ben.
Minél jobban tükrözi az ügynök a valódi döntéshozatalt, annál inkább olyan érzés, mintha egy emberi asszisztens lenne, aki „megérti” Önt.
4. Kezdjen egy ügynökkel, majd ismételje meg a folyamatot
És végül a legfontosabb ajánlásom: ne próbáljon egyszerre öt Super Agentet létrehozni.
- Kezdje egyetlen napi fókusz ügynökkel!
- Hagyja egy ideig futni
- Finomítsa a promptot és a szűrőket, miközben megtanulja, mi működik (és mi nem).
Miután az első verzió megbízhatóan segít, további Super Agenteket vehet igénybe a delegálási munkafolyamatokhoz, a csapat szintű fókuszáláshoz vagy a jelentésekhez.
💡 Profi tipp: Egyetlen sor kódot sem kell írnia a Daily Focus Super Agent létrehozásához. A ClickUp természetes nyelvű Super Agent építője lépésről lépésre végigvezeti Önt, miközben leírja, mit szeretne, hogy az ügynök végrehajtson. Emellett kiegészítő kérdéseket is fel tesz, és közvetlenül az AI Hubban finomítja a viselkedését.
Amikor új ügynököt hoz létre az AI oldalsávról, a fejlesztő végigvezeti Önt az ügynök tudásforrásainak kiválasztásán, a kiváltó események (például a napi ütemterv) beállításán és a munkájával kapcsolatos gondolkodásmódjának kialakításán.
A Super Agent létrehozása után közvetlenül a profiljából tesztelheti és finomíthatja azt, DM-et küldve vagy ütemezetten futtatva, hogy lássa, hogyan alakul a kimenete. Mivel a Super Agent teljes kontextussal rendelkezik a munkaterületén – feladatok, dokumentumok, csevegések és ütemtervek –, így történő konfigurálása valódi, releváns prioritási betekintést eredményez.
📚 Olvassa el még: Ha további inspirációra van szüksége a ClickUp-ban történő AI-vezérelt munkafolyamatok kialakításához, nézze meg:
Készítse el saját szuper ügynökét, amely a nap első „találkozója” lesz
A lényeg? A Super Agents segít a munka előrehaladásában anélkül, hogy minden egyes lépést Önnek kellene irányítania.
A lényeg? A Super Agents segít a munka előrehaladásában anélkül, hogy minden egyes lépést Önnek kellene irányítania.
Azáltal, hogy a ClickUp-ban már meglévő összes elemet – feladatokat, megjegyzéseket, folyamatokat és prioritásokat – egyszerű, napi fókuszüzenetté alakítja, a Super Agent:
- Megakadályozza a kritikus munkák leállását
- Csökkenti a státuszmegbeszélések szükségességét
- Ez minden reggel nyugodt, magabiztos kiindulási pontot biztosít számomra.
Ha készen áll arra, hogy ezt kipróbálja a saját munkaterületén:
- Határozzon meg egy egyértelmű feladatot az első Super Agent számára (a napi fókusz kiváló kiindulási pont).
- Korlátozza a kimenetet egy rövid, használható listára (három prioritás, néhány FYI).
- Tanítsa meg neki, hogyan dönt, majd ismételje meg azt, ami a leghasznosabbnak tűnik.
Kezdje kicsiben, maradjon céltudatos, és hagyja, hogy a ClickUp Super Agents legyen az a következetes operátor, amely előreviszi a projektjeit – anélkül, hogy további eszközöket vagy irányítópultokat kellene hozzáadnia a már amúgy is elfoglalt napjához.
Próbálja ki ingyen a ClickUp Super Agents szolgáltatást itt!
Yvonne Heimann a FemAuthority LLC alapítója, az Ask Yvi vezérigazgatója és a Boss Your Business Academy létrehozója, ahol egyszerű rendszerek és AI-alapú munkafolyamatok segítségével segíti a vállalkozóknak a fenntartható üzleti tevékenységek kiépítését. ClickUp szakértőként és automatizálási stratégaként a manuális munka csökkentésére, a végrehajtás javítására és a növekedés elősegítésére specializálódott, emberközpontú tervezéssel.