Miért a változáskezelés a döntő tényező, most több mint valaha?
Ha ma egy csapatot vagy szervezetet vezet, akkor tudja, hogy a talaj a lába alatt mozog.
A munkahelyeken a változások üteme megállíthatatlan, különösen az AI-átalakulás terén. Karrierem során szervezetek alkalmazkodását segítettem, és biztosan állíthatom: a sikeres és a stagnáló csapatok közötti valódi különbség nem az eszközökben rejlik, hanem abban, hogy mennyire hatékonyan kezelik a változásokat.
És még soha nem volt ilyen sürgető a helyes megoldás megtalálása.
A megfelelő változáskezelés nélkül az új technológiákba való befektetés nem fogja meghozni a várt eredményeket. A vezetőknek alaposan át kell gondolniuk, hogyan zajlik a munka, hogyan működnek együtt a csapatok, és hogyan teremt új értékeket az új eszközök használata.
A tét nagyobb, mint valaha, és az AI változáskezelés megfelelő megvalósításának sürgőssége soha nem volt nagyobb.
Munkahelyi terjeszkedés: a fragmentáció rejtett költségei
Mielőtt a ClickUp-hoz csatlakoztam, egy nagy egészségügyi vállalatnál üzleti rendszereket kezeltem. Minden elképzelhető SaaS eszközzel rendelkeztek, beleértve a számviteli, HR, mérnöki, marketing és befektetési platformokat.
Minden csapatnak megvolt a maga kedvence, és egyikük sem beszélt a többiekkel. Az eredmény? Tartós szűk keresztmetszetek, elvesztegetett órák és állandó IT-megszakítások csak azért, hogy állapotfrissítést kapjanak.
Ez a munka terjeszkedése: a nem összekapcsolt eszközök elterjedése, a fragmentált munkafolyamatok és az elveszett kontextus – ami akadályozza a hatékony változáskezelést. Ha ezt IT-problémának tekintjük, akkor eltévesztjük a lényeget. Ez egy üzleti probléma, ennyi.
Amikor az információk szétszórtak és a csapatok különböző rendszerek között váltanak, csökken a termelékenység, stagnál az innováció és gyengül az elkötelezettség.
Emellett súlyos pénzügyi terhet is jelent: 2,5 billió dollár veszteséget oko z a globális termelékenységben .
Még akkor is, ha a vállalatok megpróbálják kijavítani, a bevezetések gyakran nem járnak sikerrel.
Amikor a régi cégemnél megpróbáltuk bevezetni a Jira marketinges verzióját, a csapat tagjai kötelességtudatosan részt vettek a képzésen, de utána rögtön visszatértek a fehér tábláikhoz. Miért? Mert nem magyaráztuk el nekik, hogy miért fontos a változás, hogyan fog segíteni nekik, és milyen támogatást kapnak majd.
A bevezetés nem azért bukik meg, mert az eszközök nem működnek, hanem azért, mert az emberek nem látják, hogy a változás hogyan kapcsolódik a mindennapi munkájukhoz.
A konvergencia felé vezető verseny: miért a kontextus a legfontosabb?
A Harvard Business Review megállapította, hogy az alkalmazottak idejük 61%-át információk továbbításával, keresésével vagy frissítésével töltik különböző eszközökön.
Minden nap új eszközök és technológiák ígérik a munka megkönnyítését, de a legtöbb szervezet végül csak több szilárd struktúrával és nagyobb komplexitással szembesül. Az igazi áttörés akkor következik be, amikor a munkát, a tudást és a kontextust egy helyen konvergálja – ez a sikeres változáskezelés és AI-átalakulás alapelve.
Az igazság ugyanis az, hogy az AI, az automatizálás és a digitális átalakulás csak annyira hatékony, amennyire a hozzáférhető kontextus. Ha minden alkalommal manuálisan kell táplálnia az AI-eszközét, akkor még mindig dupla munkát végez. A jövő azoknak a szervezeteknek tartozik, amelyek egységesítik a kontextust – ahol a munka, a tudás és az adatok együtt élnek, és az intelligencia zökkenőmentesen működhet a tényleges munkafolyamatokon belül. És ez a jövő eljön, akár készen áll rá, akár nem.
A fragmentált munkafolyamatok valódi hatásának megértése érdekében nemrég felmérést végeztünk a tudásmunkások körében arról, hogyan alakítják át a beszélgetéseket cselekvési tételekké. Az eredmények kritikus hiányosságot tártak fel: a legtöbb csapat még mindig manuális vagy inkonzisztens módszerekre támaszkodik a következő lépések nyomon követéséhez, és nagyon kevesen használnak dedikált projektmenedzsment eszközöket. Ez a struktúra hiánya azt jelenti, hogy a fontos feladatok gyakran elsikkadnak, ami megnehezíti a csapatok összehangolt és produktív munkáját.
A ClickUpnál ez a vezércsillagunk. Cégünket azzal a céllal alapítottuk, hogy az emberek produktívabbá váljanak, és ennek érdekében nem csak funkciókat fejlesztünk, hanem olyan alapot hozunk létre, ahol a kontextus egységes, a munkafolyamatok összekapcsolódnak, és a csapatok kevesebb súrlódással, gyorsabban tudnak haladni. Azok a szervezetek, amelyek most cselekszenek – amelyek lebontják a szilárd határokat és összehangolják munkájukat – fogják meghatározni a következő évtizedet.
De először is meg kell értenie, hol tart jelenleg. Ehhez jön jól az AI átalakulási mátrix.
Az AI-átalakulás mátrixa: diagnosztizálja, hol tart jelenleg
Annak érdekében, hogy a szervezetek lássák, hol tartanak és hová kell eljutniuk, az AI átalakulási mátrixot használom – ez egy praktikus eszköz a jelenlegi állapot diagnosztizálására és a továbbhaladás útjának megtervezésére.
Íme az AI-átalakulási mátrix vizuális ábrázolása:
Az AI-átalakulási mátrix négy kvadránsa
- Alacsony kontextus, alacsony konvergencia: A legtöbb szervezet itt kezdi. Az eszközök fragmentáltak, az adatok szétszórtak, és az intelligencia izolált kísérleti projektekre korlátozódik. A manuális megoldások a normák, és minden új kezdeményezés olyan, mintha újra kellene feltalálni a kereket.
- Magas kontextus, alacsony konvergencia: Egyes csapatok gazdag adatokkal és mélyreható szakértelemmel rendelkeznek, de ezek szilókban maradnak. A projektek ígéretesnek tűnhetnek, de a kontextus nem áramlik a szervezeten belül, ezért a méretezhetőség lehetetlen.
- Alacsony kontextus, magas konvergencia: Itt egységesítette eszközeit, de az intelligenciát tápláló adatok és ismeretek még mindig szűkösek vagy elavultak. Az automatizálás lehetséges, de az eredmények általánosak és hatástalanok, mert még mindig hiányzik a kontextus.
- Magas kontextus, magas konvergencia: Ez a cél. A munka, a tudás és a kontextus egységes. Az intelligencia az élő munkafolyamatokon belül működik, és olyan testreszabott betekintést és automatizálást nyújt, amelyek valóban változást hoznak. A csapatok kevesebb időt töltenek kereséssel, és több időt fordítanak értékteremtésre.
Kezdje azzal, hogy őszintén megválaszolja a kérdést: Hol vagyok ebben a mátrixban? Tapasztalatom szerint a legtöbb vállalat azt hiszi, hogy előrébb tart, mint valójában.
A következő kérdés: Hogyan haladjak tovább? Itt jön képbe a változáskezelés.
A diagnózistól a cselekvésig: miért jelent a változáskezelés hidat?
A mátrixban elfoglalt helyének megértése csak a kezdet.
A valódi kihívás – és lehetőség – a jobb felső negyed felé való elmozdulás, amely zónát magas kontextus és magas konvergencia jellemez.
Ismét el kell mondani, hogy a technológia önmagában nem juttat el oda. De az emberek igen.
A fragmentációtól a konvergenciáig, az elszigetelt adatoktól az egységes kontextusig vezető út alapvetően az emberek útja – és minden hatékony digitális átalakulási stratégia gerince.
Ehhez szemléletváltásra, új szokások kialakítására és a fenntartható változás feltételeinek megteremtésére van szükség. A világ legfejlettebb eszközei sem hoznak eredményt, ha a csapatok nem fogadják el és nem kötelezik el magukat az ötlet mellett. Szükség van továbbá példát mutató vezetők és a folyamatos fejlesztést támogató rugalmas folyamatok is.
Ezt a változáskezelés négy pillérén keresztül fogom leírni – ezek azok a mozgatórugók, amelyek a szervezeteket a változás szükségességének felismerésétől a változás tényleges megvalósításáig vezetik.
A változáskezelés négy pillére, és hogyan alkalmazzuk őket a ClickUp-nál
Íme, hogyan jelennek meg a változáskezelés négy pillére a gyakorlatban.
1. Vezetői támogatás: az alap
A változás a csúcson kezdődik. A legjobb vezetők nem csak jóváhagyják a változást, hanem teljes mértékben elkötelezik magukat mellette. Használják a platformot, megismerik annak sajátosságait és értékeit, majd közlik a jövőképüket, és gondoskodnak arról, hogy a csapatok rendelkezzenek mindennel, amire szükségük van. A vezetői támogatás látható, hangos és folyamatos.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- Vezérigazgatónk és műveleti igazgatónk rendszeresen részt vesz mesterséges intelligencia kezdeményezésekben, megosztja saját munkafolyamatait, és ünnepli a sikereket a vállalat egészét érintő csatornákon.
- A vezetőség „példával jár elöl”, azaz saját napi munkájában is használja a ClickUp és az AI eszközöket, és megosztja az eredményeket.
- Amikor a vezetők példát mutatnak, az mindenki más számára is mércét állít.
A vezetői támogatás előmozdításának lépései:
- Biztosítson látható támogatást a felső vezetés részéről
- Készítsen egy világos üzenetküldési stratégiát a vezetők számára, hogy kommunikálhassák a változás okait és a várható előnyöket.
- A sikeres bevezetéshez szükséges időt, költségvetést és személyzetet biztosítsa.
- Lehetővé teszi a vezetők számára, hogy az új eszközöket használják és aktívan megosszák tapasztalataikat.
2. Csapat elkötelezettség: korán és gyakran vegyen részt
A felülről előírt változások ritkán maradnak meg. A legjobb eredmények akkor születnek, ha a csapatok már a kezdetektől fogva felelősséget éreznek. Vonja be a csapat tagjait már a kezdeti szakaszban, hívja meg őket, hogy teszteljék az új változást, és hozzon létre visszacsatolási ciklusokat, amikor javítási javaslatokat tesznek. Ezután kérje meg őket, hogy mutassák meg, hogyan hat a változás a munkájukra.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- Cégszintű AI-versenyeket szervezünk, ahol bárki, bármelyik részlegből, benyújthatja saját AI-alapú munkafolyamatait.
- A nyertes pályamunkákat fő csevegőcsatornáinkon mutatjuk be, hogy másokat is inspiráljunk és terjesszük az ötleteket.
- A részvétel kiterjed az értékesítésre, a pénzügyekre, a humánerőforrás-menedzsmentre és a marketingre is, nem csak a termékekre és a mérnöki munkára.
A csapat elkötelezettségének elősegítéséhez szükséges lépések:
- Vonja be a csapat tagjait a bevezetés és a döntéshozatal korai szakaszába
- Hozzon létre nyílt csatornákat a munkatársak számára, hogy megoszthassák véleményüket, aggályaikat és javaslataikat.
- Használja a visszajelzéseket a munkafolyamatok finomításához és a reagálóképesség bizonyításához.
- Világosan magyarázza el, hogy a változások hogyan befolyásolják a mindennapi munkát, és válaszoljon a „mi hasznom belőle?” kérdésre.
- Nyilvánosan ismerje el a hozzájárulásokat, még akkor is, ha nem minden javaslatot fogadnak el.
3. Azonosítsa bajnokait: hidalja át a szakadékot
A bajnokok a szervezetben a változás előmozdítói, akik összekötik a vezetést és a szervezet egészét. Széles körben tisztelik őket, innovatívak és mélyen ismerik a munka tényleges lebonyolítását. A bajnokok nem csak hirdetik az üzenetet, hanem építenek, megoldják a problémákat és bizalmat keltenek a változási folyamatban.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- A bajnokok az élen járnak, felhúzzák az ingujjukat, hogy segítsék csapattársaikat az új eszközök elsajátításában.
- Csapatommal hetente workshopokat és webináriumokat szervezünk, ahol a tapasztaltak és az újoncok egyaránt tanulhatnak, kérdéseket tehetnek fel és gyakorlati támogatást kaphatnak.
- Amikor a csapatok akadályokba ütköznek, a bajnokok és a csapatom tagjai beavatkoznak, hogy megoldják a problémákat, közösen kidolgozzák a munkafolyamatokat és megosszák a bevált gyakorlatokat.
A bajnokok felhatalmazásának lépései:
- Válasszon elismert, innovatív szakértőket, akik jól ismerik a munkafolyamatokat.
- Vonja be őket tanácsadók, építők és változás előmozdítóiként!
- Vonja be a bajnokokat a képzések korai szakaszába, és tartsa őket jelen a bevezetés során.
- Segítsen a bajnokoknak az üzenetek megerősítésében, az aggályok kezelésében és a modell bevezetésében.
- Gondoskodjon arról, hogy a bajnokok aktív változás-nagykövetként működjenek a szervezet egészében.
4. Fogadja el a fokozatos változást: építsen lendületet
Ha egyszerre mindent megpróbálunk megváltoztatni, az ellenállást vált ki. A lendület akkor növekszik, ha a csapatok biztonságosan kísérletezhetnek, személyre szabhatják tapasztalataikat, és ünnepelhetik az elért eredményeket.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- Minden AI-verseny egy munkafolyamatra vagy üzleti problémára összpontosít, és idővel iteratív fejlesztéseket hajt végre.
- A csapatokat arra ösztönzik, hogy személyre szabják tapasztalataikat, egyértelmű határokat szabva annak, hogy mit lehet és mit nem lehet megváltoztatni.
- A felhasználók saját igényeiknek megfelelő privát nézeteket hozhatnak létre, miközben továbbra is megfelelnek a szervezeti szabványoknak.
- A kis sikereket vállalati szintű csatornákon ünneplik, megerősítve a folyamatos fejlődés fontosságát.
A fokozatos változás elfogadásának lépései:
- Vezesse be a változásokat kezelhető fázisokban, hogy lendületet teremtsen.
- Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy új funkciókat teszteljenek és fejlesztéseket javasoljanak.
- Határokat állítson fel a rugalmas és a rögzített munkafolyamatok között
- Lehetővé teszi a személyre szabást privát nézetekkel és biztonságos kísérletezéssel.
- Lépjen partnerségre a bajnokokkal, hogy elterjessze az alkalmazást és normalizálja a változást, mint közös gyakorlatot.
A menedzser szerepe: a vízió megvalósítása
A nagyszerű vezetők példával járnak elöl, és a menedzserek minden átalakulás kulcsfigurái. A ClickUpnál a menedzserektől elvárják, hogy közöljék a „miért” és a „hogyan” kérdéseket, elősegítsék a visszajelzéseket, és példát mutassanak a csapattagoktól elvárt viselkedésformákra.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- A vezetők nem csak nézők. Részt vesznek a workshopokon, megosztják saját munkafolyamatuk sikereit, és ösztönzik csapataikat, hogy nevezzenek be a versenyre.
- Támogatják a bajnokokat, biztonságos teret teremtenek a kísérletezéshez, és maguk is új eszközöket használnak.
Lépések a vezetők számára:
- Világosan magyarázza el a változás célját és folyamatát
- Ösztönözze a nyílt visszajelzéseket és foglalkozzon az aggályokkal
- Használjon új eszközöket és folyamatokat csapataival együtt
- Támogassa és működjön együtt a bajnokokkal
A vevőkapcsolati menedzser szerepe
Amikor ügyfeleinknek segítünk a ClickUp bevezetésében, ugyanazt a folyamatot javasoljuk. Ebben a folyamatban ügyfélsiker-menedzsereink (CSM) kulcsfontosságú partnerek az átalakulásban.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- CSM-jeink tanácsadási szolgáltatásokat nyújtanak, segítenek a tervezésben és megosztják a bevált gyakorlatokat.
- Elősegítik az üzleti eredményeket, megkönnyítik a vezetői értékeléseket, és biztosítják, hogy a csapatok hozzáférjenek a képzésekhez és az erőforrásokhoz.
- Segítenek nyomon követni a KPI-ket, „trénerképző” programokat futtatni, és új funkciókkal és webináriumokkal ismertetnek meg minket.
A CSM kihasználásának lépései:
- Használja a tanácsadási szolgáltatásokat a irányítás és a bevált gyakorlatok terén.
- Fejlesszen egyedi sikerterveket és képezzen belső oktatókat
- Használja a KPI-elkötelezettséget és a jelentéseket a haladás nyomon követéséhez.
- Használja ki a rendelkezésre álló erőforrásokat, például a képzéseket és a webináriumokat.
A siker tervezése: mire kell támaszkodni
A sikeres bevezetések nem véletlenül vagy jó szándékok alapján történnek. Meg kell tervezni és stratégiát kell kidolgozni hozzájuk.
Hogyan néz ez ki a ClickUp esetében:
- A bevezetést fázisokban tervezzük, egyértelmű mérföldkövekkel és kommunikációval.
- Korán azonosítjuk a korlátokat – például az erőforrások korlátait, a technikai kihívásokat vagy az egymással versengő prioritásokat – és azokat közvetlenül kezeljük.
- Minden kezdeményezéshez meghatározzuk az MVP-ket, mérhető célokat tűzünk ki, és funkciók közötti projektcsapatokat hozunk létre.
A sikeres tervezés lépései:
- Döntse el, hogy egyetlen lépésben vagy fokozatosan vezeti-e be a rendszert, a szervezet felkészültségének függvényében.
- Állítson fel reális mérföldköveket, és kommunikálja azokat egyértelműen
- A potenciális akadályok korai felismerése
- Tisztázza, mit jelent az „elégséges minimális termék” az átalakulás szempontjából.
- Határozzon meg mérhető célokat az új rendszer vagy folyamat számára
- Állítson össze egy többfunkciós csapatot, amelyben szerepel egy szponzor, bajnokok, bevezetési vezetők, képzési támogatás és tesztelők.
Az intelligencia beépítése a változásba
A változás egyik legnagyobb akadálya nem a nyílt ellenállás, hanem a súrlódás. Az emberek szeretnének új munkamódszereket alkalmazni, de ha ez több lépést, több eszközt vagy több ráfordítást jelent, akkor hajlamosak visszatérni a régi, kényelmes szokásaikhoz.
Itt jönnek képbe a ClickUp Brain és a ClickUp Brain Max. Ahelyett, hogy a csapatoktól megkövetelné az új folyamatok megjegyzését, a Brain közvetlenül a napi munkafolyamatokba ágyazza az intelligenciát.
- A ClickUp Brain segítségével a tudás feladatok, dokumentumok és megjegyzések között is kereshetővé válik. Ahelyett, hogy „Hol van az a frissítés?”, a csapatok csak megkérdezik a Brain-t, és azonnal megkapják a választ.
- A ClickUp Brain MAX még tovább megy: hangbevitellel rögzíti a frissítéseket, a jegyzeteket teendőkké alakítja, és még a sürgős feladatokat is automatikusan felszínre hozza.
A kognitív terhelés csökkentésével és a helyes cselekvések megkönnyítésével az új szokások természetesen és tartósan meggyökeresednek.
Tanulságok a frontvonalról
A változáskezelés nem egy ellenőrzőlista, hanem folyamatos munka – hallgatás, iteráció és a sikerek ünneplése. A ClickUpnál mesterséges intelligencia versenyeket szerveztünk, ösztönzőket kínáltunk és a sikereket vállalati csatornákon keresztül terjesztettük. De a legnagyobb hatást a szokások kialakítása és a csapatoknak annak bemutatása jelenti, hogy az eszköz hogyan oldja meg a konkrét munkájukkal kapcsolatos problémákat. Semmi sem hat olyan erősen, mint amikor a saját szemünkkel láthatjuk, hogy a problémánk megoldódik.
Az egyik kedvenc pillanatom egy titkos vacsora eseményen volt Mexikóvárosban. Bemutattam egy automatizált munkafolyamatot az értékesítési hívások pontozásához és kampánytartalom generálásához. Az volt a fordulópont, amikor láttam, hogy az emberek rájönnek: „Ez valóban megoldja a problémámat”.
Azok az „aha” pillanatok azok, amelyek valódi elfogadáshoz vezetnek.
A jelen sürgőssége
A kontextuskonvergencia – a munkafolyamatok, a kontextus és az AI ötvözése – felé történő gyorsuló elmozdulás azt jelenti, hogy a versenyelőny megszerzésének lehetősége egyre csökken. Azok a szervezetek, amelyek a változáskezelést stratégiaként kezelik – és nem utólagos gondolatként –, megelőzik a többieket.
Ha saját átalakulását kezdi meg, ne várjon tovább. Kezdje kicsiben, ünnepelje a sikereket, támogassa a bajnokait, és soha ne veszítse szem elől azokat az embereket, akik a változás középpontjában állnak. Azok a szervezetek, amelyek most lépnek – amelyek egységesítik a munkakörnyezetet, csökkentik a munka terjeszkedését és előmozdítják az AI-átalakulást – fogják meghatározni a munka jövőjét.
Építsünk együtt valami jobbat!