Valahányszor úgy gondolja, hogy minden kézben tart, új követelmény merül fel.
Mi lenne, ha mindezeket az adatokat egy helyen gyűjtené össze, és azok automatikusan rendszerezve lennének?
Ismerje meg a ClickUp Forms alkalmazást, amelynek célja az adatgyűjtés (adatbevitel) következetlenségeinek kiküszöbölése.
Az AI-alapú egyéni mezők, az automatizált munkafolyamatok és a valós idejű frissítések segítségével a formanyomtatványok gyűjtésétől és az adatok szervezésétől az optimalizálásig juthat el.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk, hogyan használja a ClickUp a Forms alkalmazást a belső beérkező kérések egységesítésére.
A probléma: a strukturálatlan belső kérelmek okozta káosz
Ha feltérképezi, hogyan haladnak a kérések a szervezetén belül, általában ugyanazok a problémás pontok jelennek meg újra és újra. Íme néhány gyakori probléma, amelyről hallottunk: 👇
- Láthatatlan tulajdonjog: Amikor egy kérelem csevegésben vagy e-mailben kerül elküldésre, ritkán világos, hogy ki a tulajdonosa, így a feladatok „szellemként” lebegnek, vagy addig pattognak, amíg valaki vonakodva át nem veszi őket.
- Nincsenek egységes SLA-k: A sürgősség, a hatások és a határidők egységes mezői nélkül szinte lehetetlen meghatározni vagy teljesíteni a belső SLA-kat, ezért az érintettek gyakran úgy érzik, hogy a munka „lassú”, még akkor is, ha a csapat már maximálisan kihasználja kapacitását.
- Döntési és ellenőrzési vakfoltok: A jóváhagyások, a kontextus és a korábbi döntések különböző szálakban találhatók, ami megnehezíti az olyan alapvető kérdések megválaszolását, mint „Miért változtattuk meg ezt a folyamatot?” vagy „Ki hagyta jóvá ezt a hozzáférést legutóbb?”.
- Inkonzisztens alkalmazotti élmény: A „rendszert ismerő” vezető gyors, egyértelmű támogatást kap, míg az új vagy távoli munkatársnak fogalma sincs, hova forduljon, ami csendesen belső egyenlőtlenségeket és frusztrációt okoz.
- Nincs megbízható jelentés: Mivel a kérelmek strukturálatlan formátumban érkeznek, nem lehet könnyen számokat előállítani a mennyiségről, a csapatok igényéről vagy a kapacitásról, ezért nehéz igazolni a létszámot, újratárgyalni a hatókört vagy adatokkal visszaverni.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp Request Form Template (ClickUp kérelem űrlap sablon) egyszerűsített befogadási rendszert biztosít, így minden kérelem a megfelelő részletekkel, a megfelelő időben és a megfelelő helyen érkezik.
Ez a sablon a következőket tartalmazza:
- Elengedhetetlen mezők, mint például a kérelmező adatai, a kérelem típusa, a sürgősség, a kiegészítő részletek és a mellékletek.
- Szabványosítsa az összes kérelemben szereplő fontos információkat (például prioritás, osztály, kategória, kérelmező szerepe és érintett rendszer), hogy a jelentések rendezettek legyenek.
- Automatikusan rendeljen tulajdonosokat, állítson be prioritásokat, adjon hozzá alfeladatokat, vagy irányítsa át a kéréseket típus vagy osztály alapján az automatizálás segítségével.
Mi az a ClickUp Forms?
A ClickUp Forms a ClickUp beépített űrlapkészítője, amely lehetővé teszi információk gyűjtését (csapattagoktól vagy külső személyektől), és automatikusan minden benyújtott űrlapot ClickUp feladattá alakít.
Röviden: valaki kitölti az űrlapot ➜ a ClickUp létrehoz egy feladatot az összes válasszal.
Tehát amikor űrlapokat készít a ClickUp segítségével, alapvetően azt tervezi meg, hogy egy új feladat hogyan nézzen ki:
- Egy kérdés lesz a feladat neve
- A hosszabb kérdéseket a feladat leírása mezőbe lehet beírni.
- A legördülő menük, számok, dátumok stb. egyedi mezők lesznek a feladaton.
- Ön dönti el az alapértelmezett felelőst, státuszt, prioritást, listát, címkéket stb.
Ha szeretne egy gyors áttekintést arról, hogyan hozhat létre saját felvételi folyamatot a ClickUp Forms segítségével, akkor van egy videónk az Ön számára:
Hogyan használja a ClickUp a űrlapokat belsőleg (+ példák)
A ClickUpnál, a világ első konvergált AI munkaterületén, minden nap használjuk a Forms alkalmazást.
Az, hogy saját csapataink mennyire támaszkodnak rájuk, jól mutatja, milyen hatékony lehet egy strukturált kérelemkezelő rendszer. Itt részletesebben bemutatjuk, hogyan használják a ClickUp különböző részlegei a Forms alkalmazást:
1. Marketing kérések
A marketing egész nap ötletekkel, határidőkkel és véleményekkel foglalkozik (beszéljünk a projektmenedzsmentről nagy léptékben). Ezért hoznak létre testreszabható űrlapokat azokra a munkatípusokra, amelyekkel hetente találkoznak, például termékbevezetések, kampányok, tartalom és tervezési támogatás.
A csapat tagjai ezután részletes, átfogó űrlapmezőket hozhatnak létre. Más szavakkal, a marketingesek olyan kérdéseket választanak ki, amelyek elegendő űrlapadatot nyújtanak ahhoz, hogy megértsék a kérést, becsüljék a feladathoz szükséges erőfeszítést, és beilleszthessék azt a többi feladatuk közé.
Például egy tipikus marketing kérelem űrlap a feladatokat egy „Marketing Intake” listába küldi, és a következőket kéri:
- Szükséges elemek: kampány, egyetlen eszköz, tartalom vagy eseménytámogatás
- Kiknek szól: szegmens, ügyfélcsoport vagy egy adott fiók
- A siker jellemzői: regisztrációk, megbeszélések, forgalom vagy bevételi célok
- Amikor szüksége van rá: Fontos dátumok, bevezetési időpontok és szigorú korlátozások
- Linkek és fájlok: összefoglalók, szövegtervezetek, prezentációk vagy korábbi példák
Amikor az űrlapok kitöltése beérkezik:
- Minden benyújtott kérelem a beérkező listára kerül, és segít a csapatnak nyomon követni az ötlettől a kész munkáig tartó folyamatot.
- A leképezett mezők kitöltik a feladat részleteit, mint például a feladat neve, csatorna, prioritás és célidőpont.
- A kérelemtípusok szerint csoportosított ClickUp Views és a ClickUp Custom Statuses valós idejű képet ad a marketingnek arról, hogy mennyi munka van folyamatban.
📮 ClickUp Insight: Mi az ideális megoldás a túl sok lap kezelésére? A felmérésünkben résztvevők 33%-a olyan mesterséges intelligenciát szeretne, amely mindent megjegyz és igény szerint előhív.
A munkahelyi kognitív tehermentesítés iránti vágyunk itt nyilvánvaló: képzelje el, hogy bízhat egy rendszerben, amely tárolja a tudást, így agyunknak nem kell ezt tennie. ✨
A ClickUp Brain pontosan ezt teszi lehetővé, lehetővé téve az ötletek rögzítését, tárolását és visszahívását a munkaterület bármely pontjáról vagy a csatlakoztatott alkalmazásokból, amikor csak szüksége van rájuk. Ez a második agya és visszhangja!
2. IT-támogatás és hozzáférési kérések
Az IT-csapatok mindig el vannak havazva olyan homályos jegyekkel, mint „a laptop meghibásodott” vagy „a műszerfal nem működik”.
A ClickUp Forms segít nekik előre összegyűjteni a megfelelő diagnosztikai adatokat, hogy gyorsan tudjanak dönteni (a végtelen oda-vissza levelezés nélkül). Minden incidens, hozzáférési kérelem vagy hardverigény strukturált felvétellel kezdődik, amelyet szűrni és jelenteni lehet.
Például egy „IT-támogatási vagy hozzáférési kérelem űrlap” a következőket tartalmazhatja:
- Ki kérdezi: Név, csapat, elérhetőségek és sürgősség
- Milyen típusú kérelemről van szó: Incidens, hozzáférés, új hardver, szoftver telepítése, hálózati probléma
- Melyik rendszer érintett: ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO vagy egyéb eszközök
- Mi történik: Világos leírás, a munkára gyakorolt hatás, hibaüzenetek és reprodukálható lépések
- Hasznos mellékletek: képernyőképek, naplófájlok vagy rövid videók
Amikor az űrlap feladattá válik:
- Az új jegyek az IT-kérelmek vagy a szervizasztal listájába kerülnek, ahol a típus, a rendszer és a hatások már kitöltve vannak.
- A ClickUp Automations a jegyeket az eszköz vagy a kérelem típusa alapján a megfelelő tulajdonoshoz irányítja, és prioritásokat vagy SLA határidőket állít be.
- Az alfeladatok automatikusan elindulnak a több lépésből álló feladatoknál, például több eszköz biztosításánál egy új alkalmazott számára.
- A ClickUp Dashboards megmutatja a jegyek számát, a válaszadási időket és az elavult problémákat, így az IT-részleg korán felismerheti a szűk keresztmetszeteket.
⚡ Sablonarchívum: A belső vagy ügyfélkapcsolati szolgáltatási kérelmek feldolgozása a vártnál hosszabb ideig tart, mert az elvárások nem egyértelműek? A jól felépített sablonok segítenek a kezdetektől fogva megfelelő elvárásokat meghatározni. Tekintse meg ezeket a gondosan összeállított szolgáltatási kérelem sablonokat, hogy javítsa az egyértelműséget és felgyorsítsa a megoldási időt!
3. HR-kérelmek
Az emberi erőforrások csapata mindenféle érzékeny, több részlegre kiterjedő feladatot ellát, amelyek elveszhetnek, ha e-mailben maradnak.
A Forms segítségével azonban mindent felvehet, az új munkavállalók beillesztésétől a belső áthelyezéseken át a szabadságokkal kapcsolatos kérdésekig, miközben a háttérben feladatok indíthatók el az IT, a pénzügy és a vezetők számára.
Például egy „People Ops Request Form” (Személyzeti kérelem űrlap) tartalmazhat a következő szakaszokat:
- Új alkalmazottak: beosztás, vezető, kezdési dátum, helyszín, osztály, szükséges felszerelés vagy hozzáférés
- Foglalkoztatási változások: Előléptetések, csapatváltozások, beosztásfrissítések, hatálybalépés dátumai és jóváhagyók
- Szabadság vagy távollét: Szabadság típusa, dátumok, részleges napok, tartalék kapcsolattartó és esetleges megjegyzések
- Általános HR-segítség: Szabályzati kérdések, juttatásokkal kapcsolatos kérdések, bérszámfejtési kérdések vagy munkavállalói kapcsolatok támogatása
Amikor egy kérelem benyújtásra kerül:
- A People Ops Requests List (Személyzeti kérések listája) kategória mezőjébe kerül, ahol egyszerűen szűrhet új alkalmazottak, változások vagy szabadságok szerint.
- Az űrlap feltételes logikája biztosítja, hogy az emberek csak a saját helyzetüknek megfelelő mezőket lássák.
- A ClickUp Automations a feladatokat a megfelelő HRBP-nek vagy szakembernek rendeli hozzá, valamint alfeladatokat hoz létre partnercsapatok számára, például az IT, a bérszámfejtés vagy az operációs részleg számára.
🧠 Érdekesség: A Netflix egyszer készített egy 127 oldalas kultúra-prezentációt, amely annyira legendás volt, hogy a Facebook ügyvezető igazgatója „a Szilícium-völgy legfontosabb dokumentumának” nevezte. Ez a dokumentum az egész technológiai iparág HR-politikáját befolyásolta.
4. Műveletek és csapatok közötti kérések
Az operációs csapatok mindenki mást támogatnak, ami azt jelenti, hogy a beérkező kérések idővel könnyen strukturálatlanná válhatnak.
Az űrlapok segítségével a sokféle ad hoc kérés jól meghatározott kérelemré alakítható, amelynek prioritása és hatóköre meghatározható, és amely a megfelelő tulajdonoshoz továbbítható.
Az operatív vagy csapatok közötti kérelem űrlap általában a következőket tartalmazza:
- Létesítmények és irodai igények: íróasztalok áthelyezése, javítások, épületbe való belépés, helyiségekkel vagy berendezésekkel kapcsolatos problémák, valamint takarítás vagy biztonsági kérdések
- Berendezések és kellékek: hardver, perifériák, irodai kellékek vagy vállalati ajándéktárgyak, beleértve a mennyiségeket és a szükséges dátumokat
- Események és logisztika: Belső események, külső rendezvények, konferencia-támogatás, beszállítói koordináció vagy utazási logisztika
- Általános operatív támogatás: segítségnyújtás a folyamatokban, belső rendszerekben vagy adminisztratív feladatokban, amelyek több csapatot is érintenek.
Amikor ezek a kérések űrlapon keresztül érkeznek:
- Ezeket az Ops Requests (Műveleti kérések) vagy Team Requests List (Csapat kérések listája) gyűjteményben gyűjtik össze, kategória, helyszín, becsült költségvetés és határidő mezőkkel.
- A Forms feltételes kérdései kategóriánként rögzítik a megfelelő részletességű információkat, például az irodák és emeletek esetében a létesítményeket, vagy a modellek és mennyiségek esetében a berendezéseket.
- Az operatív részleg kategória és állapot szerint csoportosított nézeteket használhat a munkaterhelés kezelésére, a kapacitás védelmére és az érdekelt felek tájékoztatására.
💡 Profi tipp: A ClickUp Forms támogatja a feltételes logikát, ami azt jelenti, hogy a kérdések a korábbi válaszok alapján jelennek meg vagy tűnnek el. Ez megakadályozza, hogy az emberek irreleváns mezőket lássanak, és csökkenti a hiányos vagy alacsony minőségű beküldéseket.
Például:
- Ha a kérelmező a Prioritás → Határidő mező megjelenítése alatt a „Sürgős” opciót választja
- Ha a „Hozzáférési kérelem” lehetőséget választják → Jelenjen meg egy mező, amelyben meg kell adni, hogy „Melyik rendszer?”
Beállítás:
- Adjon hozzá egy támogatott típusú kérdést (legördülő menü, jelölőnégyzet, állapot stb.).
- Kapcsolja be a Logic funkciót a kérdés jobb alsó sarkában.
- Bontsa ki a Szabályok menüpontot, és határozza meg: HA [feltétel] → AKKOR [művelet = mező(k) megjelenítése]
👉 A feltételes logika különösen hatékony a megosztott felvételi űrlapok esetében, amelyek többféle kérelemtípust szolgálnak ki a csapatok között.
Hogyan lehet belső kérelem űrlapot létrehozni a ClickUp-ban?
Így állíthat be belső kérelem űrlapot a ClickUp-ban 👇
1. Készítse elő a kérelem folyamatát
Még mielőtt megnyitná a ClickUp alkalmazást, tisztázza magában, hogy mit kell elérnie a belső kérelem űrlapjának.
Határozza meg az űrlap célját. Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Milyen típusú kérelmeket fogadjon el ez az űrlap, és melyeket kell máshová továbbítani? (Elkerüli a rendetlenséget)
- Milyen információkra van szükségünk ahhoz, hogy azonnal megkezdhessük a munkát? (Nevek, osztályok, eszközazonosítók, eszközök, projektlinkek és egyebek)
- Különböző kérelemtípusok különböző követő kérdéseket vagy továbbítási útvonalakat indítanak el? (Ez azt jelzi, hogy feltételes logikára vagy több listára lesz szükség)
- Vannak-e olyan mezők, amelyekben gyakran előfordulnak inkonzisztens adatok, és amelyeket legördülő menükkel vagy kötelező mezőkkel kellene egységesíteni? (Gondoljon például a prioritásra, az osztálynevekre, a kérelemkategóriákra)
- Ki fogja kitölteni ezt, és milyen terminológiára vagy utasításokra van szükségük ahhoz, hogy az űrlapot könnyen és helyesen tudják kitölteni? (Különösen fontos, ha több csapat is ugyanazt az űrlapot használja)
A ClickUp Whiteboards és a ClickUp Mind Maps hasznos lehet ezeknek a folyamatoknak és lépéseknek minden aspektusának feltérképezéséhez.
Ezután, pontosan milyen információkat kell minden kérelmezőnek megadnia?
Ha ezt a lépést kihagyja, később többször is szerkesztenie kell az űrlapot.
2. Űrlapnézet hozzáadása a ClickUp-ban
Ideje elkezdeni az űrlap elkészítését!
Lépjen a Space, Folder vagy List oldalra, ahol a beérkező kérelmek megjelenjenek. Ez azért fontos, mert minden űrlap egy adott helyhez van kötve. Minden benyújtott kérelem egy feladatot jelent azon a helyen.
Miután belépett az adott helyre, hozzáadhatja az űrlapot:
- Kattintson a + Megtekintés gombra.
- A rendelkezésre álló nézetek galériájából válassza ki a Form (Űrlap) lehetőséget.
- Adjon nevet az új űrlapnézetnek, ha könnyen azonosíthatóvá szeretné tenni.
- A rendszer kéri, hogy válasszon egy sablont, vagy kezdje el a semmiből.
⚡ Sablonarchívum: Órákat szeretne megtakarítani a felvételi beállításoknál? Vessen egy pillantást ezekre a kifejezetten Önnek összeállított felvételi űrlap sablonokra, amelyek mindegyike az IT-incidensektől a marketing-összefoglalókig és az operatív kérésekig mindenre kiterjed.
3. Az űrlap mezőinek létrehozása
Az űrlapon döntse el, hogy milyen információkat kell kitölteni, és hogyan fog az űrlap működni.
Kezdje azzal, hogy megad egy címet és egy rövid leírást. Ezután csak be kell húznia a szükséges mezőket. A ClickUp számos lehetőséget kínál (szövegbeviteli mezők, legördülő listák, dátumok, mellékletek, jelölőnégyzetek és még sok más), így pontosan tükrözheti a munkafolyamat igényeit.
Íme néhány terület, amelyre érdemes összpontosítania 👇
- Alapvető mezők: Adja meg a kérelmező nevét, osztályát és a probléma vagy kérelem rövid leírását.
- Legördülő menük az egységesség érdekében: Az olyan kategóriák esetében, mint a „Kérelem típusa” vagy a „Prioritás”, a legördülő menük biztosítják a legátláthatóbb, leginkább egységesített adatmezőket.
- Mellékletek: Ha a folyamatához képernyőképek, kreatív briefek vagy dokumentumok szükségesek, egyszerűen adjon hozzá egy melléklet mezőt a folyamat elején.
- Kötelező mezők: Jelölje meg a kötelező mezőket, hogy az emberek véletlenül ne hagyjanak ki valamit, ami a csapatának a hatékony munkavégzéshez szükséges.
Ezen túlmenően további kérdéseket is hozzáadhat, hogy az űrlapot saját igényei szerint testreszabhassa.
🧠 Érdekesség: Az 1800-as években az emberek olyan bonyolult módon hajtogatták össze a leveleket, hogy azok ne legyenek meghamisíthatók, hogy a mai történészek ezt „levélzárásnak” nevezik. Egyes módszerek annyira bonyolultak, hogy a múzeumok papírpuzzle-ként kezelik őket.
4. Konfigurálja a beküldési beállításokat és a munkafolyamat-automatizálást
A következő lépés annak biztosítása, hogy minden benyújtott kérelem pontosan oda kerüljön, ahová kell (és természetesen úgy működjön, ahogyan a csapatnak szüksége van rá).
Először nyissa meg a Beállítások panelt az űrlap nézet jobb oldalán, majd: ⬇️
- Válassza ki a cél listát: Minden űrlap beküldése feladattá válik, ezért válassza ki azt a listát, ahol ezeket a kéréseket tárolni szeretné. (pl. IT-támogatás, tervezési kérések, létesítmények beérkező levelei)
- Alapértelmezett felelős kijelölése: Ha az összes kérelem egy személyhez vagy csapathoz kell kerüljön, akkor azokat automatikusan hozzárendelheti (ezzel rengeteg manuális továbbítást takaríthat meg).
- Feladat sablon alkalmazása (opcionális, de hatékony): Ha csapatának van sablonja IT-problémákhoz, kreatív briefekhez, hibajelentésekhez stb., akkor azt automatikusan alkalmazhatja, így minden új feladat tartalmazza: Alfeladatokat Ellenőrzőlistákat Egyéni mezőket
- Alfeladatok
- Ellenőrzőlisták
- Egyéni mezők
- Alfeladatok
- Ellenőrzőlisták
- Egyéni mezők
Inspirációra van szüksége az automatizált folyamatok kialakításához? Nézze meg ezeket az AI munkafolyamat-automatizálási felhasználási példákat.
5. Az űrlap stílusának és márkájának kialakítása
Az űrlapot érdemes egy kicsit feljavítani, mielőtt elküldi a csapat vagy az osztály tagjainak. A Design (Tervezés) fülön módosíthatja az űrlap megjelenését és hangulatát, hogy az a csapat saját terének tűnjön.
Lehetőségek:
- Váltson egy- és kétoszlopos elrendezés között attól függően, hogy mennyi információt gyűjt.
- A színek, háttér és gombstílusok a vállalat arculatához igazíthatók.
- Töltsön fel egy egyedi háttérképet, ha különösen igényes megjelenést szeretne elérni.
- Válasszon világos vagy sötét témákat, és játsszon a márka színeivel, hogy az űrlap valóban úgy nézzen ki, mintha a belső munkaterületéhez tartozna.
…és még sok más.
🤯 Tudta? A ClickUp jelenleg több mint 4 millió csapatot támogat, és miközben az új munkaterületek száma folyamatosan növekszik, az AI használata is ugrásszerűen növekszik. Jelenleg több mint 2 millió munkaterület használ AI-t, szemben a tavalyi 665 000-rel!
6. Ossza meg az űrlapot belsőleg
És ez a legjobb (és legegyszerűbb) része! Csak ossza meg ClickUp űrlapját a csapatával:
- Közvetlen link: Másolja az űrlap megosztható URL-jét, és illessze be a ClickUp Chatbe, e-mailbe vagy a Teamsbe. Egy kattintással csapattársai azonnal eljutnak oda, ahová kell, hogy benyújtsák a kérést.
- Beágyazás belső eszközökbe: Másolja be a beágyazási kódot, és helyezze el az űrlapot a Confluence-ban, a SharePoint-ban vagy az intraneten. Így az emberek természetesen találkoznak vele, miközben a szokásos munkájukat végzik.
- Hozzáférés korlátozása: Tartsa az űrlapot egy privát listában, hogy az csak bizonyos belső csapatok számára legyen elérhető, és használja a munkaterületi jogosultságokat, hogy megakadályozza a véletlenszerű külső vállalati beküldéseket.
- Könnyítse meg a keresést: Adja hozzá a linket az onboarding dokumentumokhoz, a belső wikijéhez vagy a ClickUp Docs-hoz. Adjon a csapatának egy központi helyet, így senkinek nem kell „Hol van Waldo?” játékot játszania a kérelem űrlapjával.
Ennyi! Most standardizálta az összes belső kérést.
⭐ Bónusz lépés: Használja a ClickUp AI-t az elemzéshez
De a kérelmek rögzítése csak a történet fele. A következő lépésnél általában összeomlik az egész. Amint a feladatok beérkeznek, a legtöbb csapat visszacsúszik a káoszba, ami mindenkit lelassít. Tudja, hogy megy ez:
- A hiányzó kontextus felkutatása
- Ugyanazok az adatok kétszeri lekérdezése
- Ugyanazok a válaszok újraírása
- Minden kézzel történő rendezése és prioritásba sorolása
- Eszközök közötti ugrálás csak azért, hogy megértsük, mi történik
Ez egy klasszikus példa a munka és a kontextus szétszóródására. De üdvözöljék a ClickUp Brain-t, a munkahelyi mesterséges intelligenciát, amelynek célja, hogy megszüntesse a mindennapi káoszt.
Így varázsolja el a kérelemkezelő rendszerét:
- Megérti a kontextust: Minden kérelemhez részletek, előzmények és minták tartoznak. A ClickUp AI Fields az AI összefoglalók segítségével mindezt azonnal összeállítja, így nem kell a csevegési naplókat böngésznie.
- Segít az automatikus osztályozásban: A Brain segít a kérelmek kategorizálásában, a sürgős ügyek felismerésében és a kapcsolódó ügyek feltárásában.
- Válaszokat ad: Kérjen összefoglalót, következő lépést, magyarázatot vagy frissítés tervezetét a ClickUp Brain-től, és a tényleges feladataid, dokumentumaid és munkafolyamataid (a valódi munkádból származó valós kontextus) alapján kapsz választ.
📚 További információ: A legjobb AI űrlapkészítők
⭐ Bónusz lépés: Elemezze az űrlapok benyújtásait a műszerfalak segítségével
A műszerfalak segítségével vizualizálhatja a beérkező adatokat, így gyorsabban hozhat döntéseket és felismerheti a mintákat manuális jelentések nélkül.
Ezzel a kiegészítő funkcióval a ClickUp Dashboards valós időben jeleníti meg a legfontosabb mutatókat és trendeket.
Így segít ez a belső kérelmek szintjének emelésében:
- Hozzon létre kártyákat, amelyek kapcsolódnak a beérkező listákhoz: Adjon hozzá Feladatlista kártyákat, amelyek az űrlapfeladatok listájára mutatnak. Használjon csoportosítást és szűrőket (pl. kérelem típusa, prioritás, megbízott személy szerint), hogy a legfontosabb dolgokra koncentrálhasson.
- Kövesse nyomon a benyújtások mennyiségét és tendenciáit: Használja a számítási kártyákat (pl. feladat számok) vagy a oszlop-/vonaldiagram kártyákat, hogy lássa, hogyan alakulnak a kérelemtípusok az idő múlásával.
- A folyamatban lévő munkák figyelemmel kísérése: Adjon hozzá Workload by Status (Munkaterhelés állapot szerint) vagy Total Time in Status (Összes idő állapot szerint) kártyákat, hogy lássa, hol akadtak el a kérések, és hol haladnak a terv szerint – ideális SLA-k vagy SLA-kockázati jelzések esetén.
- Szükség esetén mélyebbre áshat: A legtöbb irányítópult-kártyán rákattinthat az alapul szolgáló feladatokra, így az irányítópultot elhagyása nélkül megvizsgálhatja az egyes űrlapok válaszait.
A kérések szabványosításának előnyei a ClickUp Forms segítségével
Íme, miért van olyan jelentős hatása a ClickUp Forms segítségével történő kérések egységesítésének:
- Könnyebb kérések prioritizálása: Mivel a Forms legördülő menüket vagy előre beállított prioritásokat tartalmazhat, csapatának nem kell manuálisan értelmeznie az ütemterveket. Ez az egységes prioritizálás azt jelenti, hogy megbízhatóbban építhet fel irányítópultokat vagy szűrőket, és akár szabványosíthatja a folyamatokat aszerint, hogy mi minősül magas, közepes vagy alacsony prioritásúnak.
- Jobb átláthatóság a csapatok/szerepkörök között: A szabványosított adatfelvételnek köszönhetően a vezetés és az érdekelt felek egységes adatokat láthatnak (pl. „osztályonkénti kérések száma”, „átlagos feldolgozási idő kérelemtípusonként”). Ez segít a folyamatok egyértelműbb dokumentálásában, mivel minden kérelem ugyanúgy kerül be a rendszerbe.
- Jobb márka- vagy folyamat-összhang: A ClickUp Forms segítségével testreszabhatja az elrendezést és a márkázást („Melyik termékcsalád?”, „Melyik régió?” stb.), így a felvételi űrlap maga is erősíti a folyamatot és az elvárásokat, nem csak a tartalmat.
- Gyorsabb beilleszkedés az új kérelmezők számára: Ha az űrlap mezői előre láthatóak és szabványosítottak, az új csapattagok vagy külső kérelmezők (beszállítók, alvállalkozók) gyorsabban beilleszkednek (kevesebb magyarázat szükséges, kevesebb hiba történik).
- A változási kérelmek egyszerűbb ellenőrzése/nyomon követése: Ha egységesíti a kérelmek fogadását, nyomon követheti az idő során beérkezett kérelmek típusát (pl. költségvetés-növelés, hatókör-változás), mivel mindenki ugyanazt a taxonómiát használja.
- Jobb integráció a feladatokkal és a munkafolyamatokkal: Mivel minden űrlap-beküldés feladattá válik a ClickUp-ban (előre megadott mezőkkel), a kérelem → feladat → befejezés láncolat simábbá válik, és kevésbé valószínű, hogy egyszeri kérelmeket manuálisan kell feltérképeznie a feladatkezelő rendszerében.
Standardizáljon minden belső kérést a ClickUp segítségével
Ha az emberek továbbra is véletlenszerű csevegésekben, részleges e-mailekben és folyosói beszélgetésekben teszik meg kéréseiket, akkor a probléma nem a csapatodban van. A probléma az, hogy nincs egyetlen, megbízható módszer a segítségkérésre.
A ClickUp Forms ezt úgy oldja meg, hogy mindenki számára ugyanazt az egyszerű felületet biztosítja a kérelmek benyújtásához.
Minden kérelem ugyanazt a struktúrát követi, a megfelelő kérdéseket teszi fel, és a megfelelő listában landol, mint olyan feladat, amelyet a csapata ténylegesen végrehajthat. Az egyéni mezők, a feltételes kérdések és az automatizálások biztosítják, hogy az IT, a HR, a tervezés és az üzemeltetés megkapja a szükséges részleteket.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és alakítsa belső kéréseit egy olyan rendszerré, amelyben az egész csapata megbízhat. ✅
GYIK
Igen. Könnyedén küldhet automatikus értesítéseket a Slackre vagy e-mailben, amikor új űrlap érkezik. Ez különösen hasznos azoknak a csapat tagoknak, akiknek gyorsan kell reagálniuk a belső kérésekre. Sok csapat megosztja a ClickUp Forms-ot a Slackben, majd a ClickUp Automations segítségével közvetlenül a megfelelő csatornákba továbbítja az új beérkező űrlapokat.
A ClickUp minden űrlap-beküldést vállalati szintű biztonsági, titkosítási és jogosultsági ellenőrzésekkel véd. Ön dönti el, hogy ki gyűjtheti az adatokat, ki tekintheti meg a beküldéseket, és hol hozhatók létre a feladatok. A hozzáférés szerepkörökön alapul, és az érzékeny információk szükség szerint funkciók közötti csapatok vagy egyének számára is lezárhatók. Még jobb, hogy az űrlapadatokat tároló munkaterületek, listák és nézetek ugyanazokat a biztonsági szabványokat öröklik, amelyeket az egész platformon alkalmaznak. Ezenkívül, ha aktiválja a Fiók hitelesített űrlapok beállításokat, csak azok a személyek tekinthetik meg és küldhetik be az űrlapokat, akik csatlakoztak a munkaterületéhez.
Természetesen. Sok vállalat hoz létre testreszabható űrlapokat, amelyek több csapatot is kiszolgálnak a ClickUp Custom Fields és a feltételes logika segítségével. Például a marketing, az IT és a HR részlegek egy egységes űrlapon keresztül fogadhatják a kérelmeket, és a ClickUp szabályok minden benyújtást a megfelelő listához vagy a csapat számára végrehajtható feladatokhoz irányítanak. Ez ideális megoldás a megosztott szolgáltatói pultok vagy az új alkalmazottak beillesztése esetén.
A ClickUp drag-and-drop felülete megkönnyíti az egyéni mezők, például a prioritás, a kérelem típusa vagy az osztály hozzáadását. Miután ezek a mezők megvannak, az automatizálások segítségével azonnal kategorizálhatja vagy prioritásba sorolhatja az új feladatokat, amint azok beérkeznek. Például a „sürgős” kérelmek automatikusan hozzárendelhetők egy vezetőhöz, míg az IT-problémák egy külön sorba kerülhetnek.
Igen. A ClickUp Brain, más néven ClickUp AI, összefoglalja a hosszú vagy nem egyértelmű űrlapokat, kiemeli a hiányzó részleteket, és segít a munkát a megfelelő tulajdonoshoz irányítani. Mivel megérti a kontextust, a nyers beadványokat azonnal végrehajtható feladatokká alakíthatja.