Hogyan kell helyesen nyomon követni a túlórákat?

Az amerikai vállalkozások becslések szerint évente 2,7 milliárd dollárt veszítenek a bérszabályok megsértése miatt, amelynek nagy része a túlórák téves kiszámításának tudható be.

Ez nem csak jogi kockázat, hanem bizalmi kérdés is. Ha a csapatok nem kapnak megfelelő fizetést a ledolgozott óráikért, csökken a morál, romlik a szabályok betartása, és a költségvetés váratlan kiadásokat szenved el.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan lehet a túlórákat helyesen nyomon követni: pontosan, automatikusan és a munkafolyamatok teljes átláthatóságával, így megvédheti alkalmazottait és bérszámfejtését.

Nem működik megfelelően a túlórák nyomon követési rendszere?

Mielőtt belevetné magát a megoldásokba, őszintén értékelje a jelenlegi helyzetét:

Ha három vagy több pont ismerősnek tűnik, akkor jobb rendszerre van szüksége. Ez az útmutató megmutatja, hogyan építheti fel azt.

Mi az a túlóra-nyomon követés?

A túlórák nyomon követése az alkalmazottak által a szokásos munkahétnél többet ledolgozott óráinak rögzítése, figyelemmel kísérése és kezelése. Az Egyesült Államokban ez általában a heti 40 órát meghaladó munkaidőt jelenti, bár egyes államokban további napi túlóra-követelmények is vannak.

Ez magában foglalja mind a túlórák tényleges dokumentálását, mind pedig azokat a rendszereket, amelyeket az adatok pontos rögzítésére használ a bérszámfejtés és a jogszabályok betartása érdekében.

Miért fontos ez a jogi előírások betartása szempontjából?

A tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény (FLSA) a minimálbérre és a túlóradíjra vonatkozó szövetségi szabályzatként szolgál. Ez előírja, hogy bizonyos alkalmazottaknak – az úgynevezett nem mentesített alkalmazottaknak – magasabb bért kell fizetni a túlóráikért.

A nem mentességet élvező alkalmazottak általában órabérben kapják a fizetésüket, és túlórapénzt kell kapniuk. A mentességet élvező alkalmazottak általában havi fizetést kapnak, és nem jogosultak túlórapénzre. Amikor a túlórák nyomon követéséről beszélünk, elsősorban arra koncentrálunk, hogy az órabérben fizetett csapattagok megfelelően kapják meg a többletmunka és -erőfeszítés után járó kompenzációt.

A túlórák nyomon követésének fejlődése:

Évekkel ezelőtt mindezt manuális munkaidő-nyilvántartásokkal és lyukkártyákkal végezték, ami rengeteg hibalehetőséget rejtett magában. Valaki 8 órát írhatott be, amikor valójában 6 órát dolgozott, vagy teljesen elfelejthette beírni az órákat. Ma a modern digitális megoldások automatizálhatják az egész folyamatot – a fizetés kiszámításától kezdve a potenciális szabályszegések jelzéséig, mielőtt azok problémává válnának.

A manuálisról az automatizált nyomon követésre való áttérés nem csak a kényelemről szól. Arról szól, hogy olyan ellenőrizhető nyomon követhetőséget hozzunk létre, amely kérdések felmerülése esetén mind a munkavállalókat, mind a munkáltatókat védi.

Miért fontos a túlórák nyomon követése a csapat számára?

A pontos túlórák nyomon követése nem csak a szabályok betartásáról szól. Arról szól, hogy átlátható kapcsolatot építsen ki a csapatával, amely megmutatja, hogy értékeli az idejüket és erőfeszítéseiket.

Ha helyesen követi nyomon a túlórákat, akkor mind az alkalmazottait, mind a vállalkozását védi. Íme, miért olyan fontos ez.

1. Tartsa be a munkaügyi törvényeket

A legfontosabb ok a jogszabályok betartása. A túlórák nyomon követésében elkövetett hibák bér- és munkaidő-megsértéshez vezethetnek, ami súlyos bírságokat, perek és a Munkaügyi Minisztérium vizsgálatait vonhatja maga után.

A szabályok be nem tartásának valódi költsége:

A Munkaügyi Minisztérium legfrissebb adatai szerint a 2024-es pénzügyi évben munkavállalónként átlagosan 1333 dollárnyi elmaradt bért sikerült behajtani, ami sok iparágban a tipikus munkavállalók több heti fizetésének felel meg. Ezek a behajtások rávilágítanak arra, hogy milyen mértékű bérlopás történik, ha a túlórák nyomon követése nem működik megfelelően.

A megfelelő nyomon követés a legjobb védelem. Ezzel olyan ellenőrizhető nyilvántartást hozhat létre, amely bizonyítja, hogy jóhiszeműen törekedett a munkavállalók helyes díjazására.

2. Gondoskodjon a bérszámfejtés pontosságáról minden alkalommal

Semmi sem rontja gyorsabban a csapat morálját, mint a bérszámfejtési hibák. Ha pontosan nyomon követi a túlórákat, garantálja, hogy minden alkalmazott a megfelelő összeget kapja minden ledolgozott óráért.

Valós hatások:

Képzelje el, hogy egy héten 50 órát dolgozik, de csak 40 óráért kap fizetést. Joggal lenne dühös. Pontosan így érzi magát a csapata, ha a túlórák nyomon követése nem működik megfelelően.

Még a jó szándékú hibák is idővel alááshatják a bizalmat. Ha az alkalmazottaknak folyamatosan hiányzó fizetéseket kell követelniük vagy hibákat kell kijavítaniuk, akkor elkezdenek kételkedni abban, hogy a szervezet értékeli-e a munkájukat.

A pontos nyomon követés bizalmat épít. Megmutatja csapatának, hogy annyira tiszteli az idejüket, hogy gondosan méri és méltányosan kompenzálja azt.

3. A munkaerő-költségek és a projektköltségvetések ellenőrzése

A váratlan túlórák gyorsan tönkretehetik a munkaerő-költségvetését. A valós idejű átláthatóságnak köszönhetően láthatja, hol történnek túlórák, és proaktívan kezelheti azokat, ahelyett, hogy a hónap végén meglepődne a tervezettnél 30%-kal magasabb költségekkel.

Példa:

A projekt költségvetése 10 000 dollárt szánt a munkaerőre. Ha három csapattag egyenként 10 órányi túlórát dolgozik másfélszeres bérrel, az 900 dollár extra kiadást jelent, amit nem tervezett. Szorozza meg ezt öt projekttel, és 4500 dolláros költségvetési problémája lesz.

Nyomon követés nélkül ezt akkor fedezi fel, amikor már késő módosítani. A ClickUp Gantt Charts és hasonló projektmenedzsment eszközökkel valós időben láthatja a folyamatokat, és megalapozott döntéseket hozhat: meghosszabbíthatja a határidőt, ideiglenes segítséget vehet igénybe, vagy újraeloszthatja a munkát, hogy teljesen elkerülje a túlórát.

A túlórák nyomon követése a munkaerő-költségeket kiszámíthatatlan kiadásokból ellenőrizhető, előre jelezhető mutatókká alakítja.

4. Azonosítsa a munkaterhelés egyensúlytalanságait és a kiégés kockázatait

Ha észreveszi, hogy egy csapattag folyamatosan későig dolgozik, az azt jelezheti, hogy kiégés felé tart, vagy hogy a csapata alul van létszámmal. Idővel a ClickUp Workload View-val párosított adatok megadják Önnek a szükséges információkat a munkaterhelés kiegyensúlyozásához és a csapata jóllétének támogatásához.

A túlórák adatai által feltárt figyelmeztető jelek:

Ezek a minták adatok nélkül láthatatlanok. A nyomon követés segítségével azonban nyilvánvalóvá és megvalósíthatóvá válnak.

5. Bizonyítsa be a tisztességes és átlátható javadalmazást

A túlórák nyomon követése megmutatja csapatának, hogy elismeri és értékeli az extra munkájukat. Ez az egyszerű, méltányos gesztus javíthatja a morált és segíthet megtartani a legjobb munkatársakat.

Az emberek nem csak fizetést akarnak kapni, hanem értékelve is szeretnék érezni magukat. Ha gondosan nyomon követi a munkaóráikat és pontosan fizeti őket, egyértelmű üzenetet küld: az idejük fontos, az erőfeszítéseik fontosak, és mi odafigyelünk rájuk.

Ez különösen fontos a versenyképes munkaerőpiacon. Az alkalmazottak beszélnek. Ha a szervezetének híre van arról, hogy „elfelejti” a túlórákat, vagy hogy az embereknek harcolniuk kell a helyes fizetésért, az híre megy. Ha Önről az a hír járja, hogy szigorúan tisztességes, az előnyt jelent a toborzás során.

6. Szüntesse meg a munka elszórt voltát és az információvesztést

Amikor a csapata különböző alkalmazások és táblázatok között ugrál az órákat rögzíteni, az információk elvesznek. Az órák nem kerülnek rögzítésre. A kontextus eltűnik. Végül olyan szabályozási hiányosságok keletkeznek, amelyekről nem is tud.

A munkahelyi terjeszkedés anatómiája:

Ez a fragmentáltság azt jelenti, hogy tudja, hogy valaki 45 órát dolgozott, de nem tudja, mit végzett el. Nem tudja megmondani, hogy a túlórák produktív munkát jelentettek-e kritikus feladatok elvégzésében, vagy csak időpazarlás voltak eredménytelen megbeszéléseken.

A megoldás mindent egy egységes munkaterületbe hoz, ahol a projektek, az időkövetés és a csapatmunka együtt élnek. Amikor az időbejegyzések közvetlenül kapcsolódnak konkrét feladatokhoz, akkor mindig tudni fogja, hogy az emberek nemcsak mennyi ideig dolgoztak, hanem pontosan mit is végeztek el.

Hogyan számoljuk ki a túlóradíjat?

A túlórák fizetésének kiszámítása egyszerű, ha megértette a képletet. Az FLSA szerint a szabványos gyakorlat az, hogy egy munkahéten 40 órán felül ledolgozott órákért „másfélszeres” bért kell fizetni.

A háromlépcsős számítási folyamat

1. lépés: Határozza meg a szokásos óradíjat

Ez az az összeg, amelyet egy alkalmazott a normál munkaidőben minden óráért megkap.

2. lépés: Számítsa ki a túlórák díját

Szorozza meg a szokásos óradíjat 1,5-del. Ez az új szám az „másfélszeres” óradíj, amelyet a túlórák után fizetnek.

3. lépés: Szorozza meg a ledolgozott túlórák számával

Vegye az túlórák díját, és szorozza meg azzal az óraszámmal, amennyit a munkavállaló a szokásos 40 órás munkahét felett dolgozott.

A képlet

Túlóradíj = (rendszeres óradíj × 1,5) × ledolgozott túlórák száma

Valós példa: Sarah 45 órás munkahéte

Sarah óránként 20 dollárt keres és egy héten 45 órát dolgozik.

Bontás:

Lényegében 50% bónuszt fizet a túlórákért. Ez az, amit „másfélszeres” jelent – a normál óradíj plusz annak fele.

Figyelembe veendő állami és helyi eltérések

Míg az FLSA határozza meg a szövetségi alapvető követelményeket, egyes államok és városok további követelményeket támasztanak, amelyek nagyobb védelmet nyújtanak a munkavállalóknak. Ha a szövetségi és a helyi törvények ütköznek egymással, akkor azt kell követnie, amelyik a munkavállaló számára kedvezőbb.

Napi túlórák (Kalifornia, Alaszka, Nevada):

Egyes államokban napi túlórát kell fizetni, ami azt jelenti, hogy minden olyan óráért túlórát kell fizetni, amely egy napon nyolc órán túl teljesítve. Ha valaki hétfőn 10 órát dolgozik, de az egész héten csak 38 órát, akkor is 2 óra túlórapénzt kap az adott hétfőért.

Kétszeres idő:

Bizonyos helyzetekben előfordulhat, hogy dupla bért kell fizetnie – a szokásos óradíj kétszeresét. Ez gyakran 12 óra után vagy a hetedik egymást követő munkanapon lép életbe.

Különböző küszöbértékek:

Egyes joghatóságok eltérő heti küszöbértékeket határoznak meg. Bár szövetségi szinten a 40 óra a standard, mindig ellenőrizze az adott államban és településen érvényes követelményeket.

Hogyan állítsa be a túlórák nyomon követését: lépésről lépésre

A megbízható túlórák nyomon követési rendszer kiépítése biztosítja a zökkenőmentes működést, csökkenti a szabályoknak való megfelelés kockázatát, és teljes áttekintést nyújt a munkaerő-költségekről. Akár táblázatokat, akár integrált szoftvert használ, ezek a lépések segítenek egy hatékony rendszer létrehozásában.

1. lépés: Határozza meg, mi számít „normálisnak”

Addig nem tudja nyomon követni a túlórákat, amíg nem határozza meg, mi számít rendes munkaidőnek. Ez nyilvánvalónak tűnik, de sok csapat kihagyja ezt a lépést, és végül következetlen alapértékekkel, homályos elvárásokkal és fizetési vitákkal szembesül, amelyek elkerülhetők lettek volna.

Kezdje itt:

🎯 Tegye átláthatóvá: tárolja ezeket az információkat egy élő dokumentumban (például a ClickUp Docs-ban, amely minden szerepkörhöz vagy csapat Space-hez kapcsolódik), így senkinek nem kell találgatnia, hogy mit is jelent valójában a „teljes munkaidő”.

Miért fontos ez: Ha az alapadatok nem egyértelműek, a nyomon követés nem lesz következetes, és a jelentések nem állják ki a vizsgálatot – sem az auditorok, sem a munkavállalók részéről.

2. lépés: Válassza ki a megfelelő nyomonkövetési módszert (spoiler: a kontextus fontos)

Beszéljünk az eszközökről.

Több száz időkövető alkalmazás létezik. A legtöbbjük az órákat elszigetelt adatpontokként kezeli: az A alkalmazott 45 órát dolgozott. Ennyi. De ez a szám szinte értelmetlen, ha nem láthatja, mire fordították az órákat, vagy hogy azok egyáltalán értelmesek voltak-e.

Íme egy rövid összefoglaló:

Ha az időbejegyzések a feladatkezelő platformon belül (és nem csak mellette) találhatók, akkor teljes képet kap: mi történt, mennyi időbe telt, ki hagyta jóvá és mennyibe került.

A ClickUp segítségével közvetlenül a feladatokon követheti nyomon az időt, megtekintheti a projektek összesített adatait, és összekapcsolhatja az órákat az eredményekkel – nem csak az órákat.

A ClickUp Brain MAX megkönnyíti az időnaplózást a helyszíni csapatok, a terepen dolgozók és mindenki számára, aki több feladatot is egyszerre végez. A Talk to Text segítségével az alkalmazottak kéz nélkül rögzíthetik az órákat vagy hozzáadhatnak kontextust, így csökken a kihagyott bejegyzések száma és javul a pontosság. Mivel a bejegyzések közvetlenül a feladatokhoz kapcsolódnak, a vezetők nem csak a ledolgozott órákat látják, hanem azok hátterét is.

3. lépés: Állítsa be a szabályokat, mielőtt azokat érvényesítené

Miután meghatározta, hogy mi számít „normál” munkaidőnek, és kiválasztotta, hogyan szeretné nyomon követni azt, a következő lépés a szabályok konfigurálása.

Mi számít túlórának? Mikor lépnek életbe a szorzószámok? Ki mentesül ez alól? A rendszerének tudnia kell ezeket.

🔧 Fontos beállítások:

💡 A ClickUp alkalmazásban a Custom Fields (Egyéni mezők) funkcióval a munkavállalókat szerepkör, bér és besorolás szerint címkézheti. Így a számítások automatikusan elvégződnek aszerint, hogy ki rögzíti az órákat – nincs szükség táblázatokra.

📈 Bónusz: Akár feltételes képleteket is írhat, például IF (Hours > 40, (Hours - 40) Rate 1. 5, 0), hogy azonnal kiszámítsa a túlórák díját. Ehhez nem kell matematikai diplomára.

Ez nem mikromanagementről szól. Hanem pontosságról, méltányosságról és védelemről – mind az Ön vállalkozása, mind a csapata számára.

4. lépés: Megelőzze a túlórák kialakulását (intelligens riasztásokkal)

Mire észreveszi a túlórákat, gyakran már késő. Az órák rögzítésre kerültek, a bérszámfejtési költségek rögzítve vannak, és megkezdődnek a „hogyan történhetett ez?” megbeszélések.

De a helyzet a következő: a túlórák nem lepik meg a csapatokat – hanem fokozatosan, lassan, csendesen, és gyakran olyan figyelmeztető jelekkel, amelyeket a vezetők nem vesznek észre, mert túl sok rendszerben el vannak temetve.

Ezért építenek az intelligens csapatok riasztási rendszereket, amelyek az embereknél hamarabb észlelik a mintákat.

A ClickUp Automations segítségével olyan szabályokat állíthat be, mint például:

Ezek nem csak emlékeztetők, hanem korai beavatkozások, amelyek megvédik a költségvetést és az embereket, mielőtt a kiégés bekövetkezne vagy a szabályoknak való megfelelés kockázata fokozódna.

Ezenkívül a ClickUp Agents mindig aktív biztonsági hálóként működik. Figyelemmel kísérhetik a heti óraszámokat, korán felismerhetik a túlórák kialakulásának jeleit, automatikusan értesítik a vezetőket, és akár a munkaterhelés újraelosztását is javasolhatják. Ahelyett, hogy a bérszámfejtés után fedeznék fel a túlórákat, az Agents jelzi a problémát, mielőtt az problémává válna, segítve a vezetőket a költségvetés védelmében és a kiégés megelőzésében.

Meghatározhatja az ügynök indításához szükséges feltételeket.

Ezután a ClickUp Agent a meghatározott kiváltó esemény alapján életre kel.

🔧 És mivel a ClickUp Automations ugyanazon a helyen található, mint a feladatok és az ütemtervek, nincs eltérés a valós és a kívánt helyzet között.

5. lépés: Tegye átláthatóvá a túlórákat – ne csak nyomon követhetővé

Egy táblázatból kiderül, ki dolgozott 48 órát. De nem árulja el, miért tették, mit értek el vele, vagy egyszeri vagy rendszeres probléma-e.

Itt jönnek képbe a műszerfalak – de nem azok, amelyek csak számok sorozatát mutatják, és ennyi.

A ClickUp Dashboards segítségével valós idejű, vizuális áttekinthetőséget kap, és ami még fontosabb, megismerheti az órák mögötti okokat:

A cél nem a mikromanagement, hanem az, hogy a vezetőknek lehetőségük legyen korán cselekedni, újraelosztani a munkaterhelést és elkerülni a hónap végi meglepetéseket.

Mivel minden a tényleges feladatokhoz kapcsolódik, a munkaidő-bejegyzéseket a valódi munkához kötheti, nem csak üresen rögzítheti az órákat.

6. lépés: Kapcsolja össze az időbejegyzéseket a kontextussal (hogy a felülvizsgálatok ne találgatások legyenek)

Legyünk őszinték: a munkaidő-nyilvántartások áttekintése általában találgatás. Lát egy 10 órás bejegyzést, és azt gondolja: „Ez pontos volt, vagy csak a stopper maradt bekapcsolva?”

Ha az idő nem kapcsolódik a munkához, minden felülvizsgálat nyomozói munkává válik.

A ClickUp ezt úgy oldja meg, hogy az időbejegyzéseket kontextusba helyezi – nem csak naplózza őket, hanem feladatokhoz, projektekhez, megjegyzésekhez és a befejezés állapotához is kapcsolja.

Így változik meg a felülvizsgálati folyamat:

Bónusz: Ha valami nem stimmel – például egy egyszerű feladatnál 12 órás naplózás –, akkor azt azonnal megoldhatja, mivel az összes kontextus a rendelkezésére áll.

Így az időfelülvizsgálat a manuális munkából gyors, tájékozott ellenőrzéssé válik, amely könnyen skálázható.

7. lépés: Az első alkalommal pontosan számolja ki a béreket – nincs visszautazás, nincs találgatás

A hét végén minden, amit nyomon követett – órákat, feladatokat, jóváhagyásokat – egyetlen célnak szolgál: tisztán és pontosan bekerülni a bérszámfejtésbe.

De sok csapat számára éppen itt merülnek fel a problémák.

Adatokat exportál egy időkövető programból, javításokat keres, kézzel formázza a táblázatokat és kétszer ellenőrzi a számokat. Ez hibalehetőségekkel jár, nagy stresszel, és gyakran túl késő a folyamatban, hogy kijavítsa, ami korábban rosszul sült el.

Így kell kinéznie:

A ClickUp ezt úgy teszi lehetővé, hogy a ClickUp Time Trackinget beépíti a tényleges munkába. Nem egy külön rendszerből vonja ki az adatokat, hanem élő nyilvántartást exportál arról, hogy ki mit csinált, mennyi ideig és miért.

Mivel pedig olyan egyéni mezőket hozhat létre, mint az „Óradíj” és a „Jóváhagyási állapot”, pontosságot érhet el anélkül, hogy pivot táblákkal kellene bajlódnia.

Az eredmény? Kevesebb meglepetés a fizetésnapon, kevesebb bérszámfejtési korrekció és egy rendszer, amelyben megbízhat, ha szabályozási kérdések merülnek fel.

8. lépés: Használja az AI-t, hogy jobb kérdéseket tegyen fel – és valóban megkapja a válaszokat

Lássuk be: a legtöbb jelentés csak azt mutatja meg, ami már megtörtént. Reaktívak. Statikusak. És sokszor teljesen haszontalanok, hacsak nem tudja előre, mit kell keresnie.

Amit igazán szeretne, az egy olyan rendszer, amely segít előre látni a jövőbeni eseményeket, és értelmezni a már megtörtént eseményeket. Itt jön be a képbe a mesterséges intelligencia.

A ClickUp Brain segítségével nem kell jelentést készítenie vagy e-mailt küldenie az adatszolgáltató csapatnak, hogy megértse saját működését.

Csak kérdezzen:

Azonnali válaszok. Számokkal, trendekkel és egyértelmű következő lépésekkel.

Mivel a Brain hozzáfér mindenhez – feladatokhoz, időnaplókhoz, munkaterhelési adatokhoz, dokumentumokhoz és még megjegyzésekhez is –, olyan kontextust biztosít, amelyet az önálló AI-eszközök nem tudnak nyújtani.

Az AI nem azért van itt, hogy helyettesítse a jelentéseit. Azért van itt, hogy megszüntesse a 20 perces nyúl üregét, amikor azt keresi, amit keres.

Akár vezetői értekezletre készül, akár a kiégés korai jeleit próbálja felismerni, valós idejű operatív információk állnak rendelkezésére.

Összefoglalás: stratégiai érvek az intelligens túlórák nyomon követése mellett

A túlórák nyomon követése nem a „szabályoknak való megfelelésről” szól. Hanem az ellenőrzésről.

Ha olyan rendszert épít, amely megmutatja, hova megy az idő, ki közelít a kiégéshez, és mely projektek merítik ki csendben a költségvetését, akkor nem csak a bérszámfejtést végzi. Okosabb működést valósít meg.

A ClickUp nem csak egy újabb időkövető alkalmazás. Ez egy összekapcsolt, kontextusfüggő, konvergált AI munkaterület , ahol a munka, az órák, a kommunikáció és az információk együtt élnek.

Ez az igazi előny.

Mert amikor a túlórák már nem jelentenek meglepetést, minden más – a munkavállalók hangulata, teljesítménye, megtartása, bizalma – egy kicsit könnyebben kezelhetővé válik.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a különbség a túlórák nyomon követése és a szokásos munkaidő nyomon követése között?

A rendszeres időkövetés minden ledolgozott órát rögzít, míg a túlórák követése kifejezetten a szokásos munkahétet meghaladó órák figyelemmel kísérésére és kiszámítására összpontosít, amelyekre eltérő fizetési arányok és jogszabályi követelmények vonatkoznak. Ez olyan, mintha az összes megtett kilométert számolnánk, szemben azzal, hogy kifejezetten figyeljük, mikor lépjük túl a sebességhatárt, mert akkor más szabályok vonatkoznak ránk.

Hogyan követi nyomon a túlórákat távoli és hibrid csapatok esetében?

Használja a ClickUp mobil és asztali alkalmazásainak felhőalapú időkövető funkcióját, amely lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy bárhonnan rögzítsék az órákat. A kulcs az, hogy otthonról ugyanolyan egyszerű legyen az időkövetés, mint az irodából. Ha a rendszere az időt konkrét feladatokhoz köti, akkor teljes átláthatóságot és pontos óraszámlálást kap.

Nyomon követhetem a túlórákat egy táblázatban, vagy speciális szoftverre van szükségem?

Ha csapata nagyon kicsi (3-5 fő) és egyszerű beosztással rendelkezik, akkor kezdhet egy táblázattal, de ez kockázatos. A táblázatok hajlamosak a kézi hibákra és nem automatizáltak. A töréspont általában 10 alkalmazott körül van, vagy amikor több projekt fut egyszerre. Ekkor a pontosság és a hatékonyság érdekében elengedhetetlen lesz egy erre a célra kifejlesztett szoftver.

A túlórák nyomon követésére szolgáló szoftver alkalmazható-e fizetéssel rendelkező alkalmazottak esetében?

Bár a túlóradíjra vonatkozó törvények általában az órabérben (nem mentességi) alkalmazottakra vonatkoznak, a fizetésben (mentességi) alkalmazottak munkaidejének nyomon követése is értékes információkkal szolgál. Segít a projektköltségek becslésében, a munkaterhelés kezelésében, és lehetővé teszi a potenciális kiégés felismerését. Az, hogy a fizetésben alkalmazottak nem kapnak túlóradíjat, nem jelenti azt, hogy nem kell törődnie a munkaidejükkel. Egy fizetésben alkalmazott, aki hetente 60 órát dolgozik, előbb-utóbb problémát fog okozni.

Hogyan kezeljem azokat a munkavállalókat, akik több, különböző számlázási díjakkal rendelkező projekten dolgoznak?

Kövesse nyomon az időt feladat- vagy projekt szinten, ne csak alkalmazotti szinten. A rendszerének lehetővé kell tennie az alkalmazottak számára, hogy az órákat konkrét projektekhez rendeljék, amelyek mindegyike saját számlázási díjszabással vagy költségközponttal rendelkezik. A bérszámfejtéshez történő exportáláskor megkapja mind a teljes óraszámot, mind a projektek szerinti bontást, ami elengedhetetlen a pontos ügyfélszámlázáshoz és a részlegek közötti költségallokációhoz.