A HR-nek még soha nem volt ennyi dolga – és ennyi ideje rá. A felvételi stop, a munkaerő-megtartási nyomás és a növekvő átláthatósági követelmények között a HR-csapatoknak kevesebből többet kell kihozniuk.
Ezért fordultak sokan az AI-hez – nem azért, hogy helyettesítsék az ítélőképességüket, hanem hogy visszanyerjék az idejüket. A Gartner jelentése szerint az HR-csapatok ma elsősorban az adminisztratív feladatok automatizálására használják az AI-t – azaz azokra a monoton munkákra, amelyek csendben elszívják az egész napot.
A ChatGPT például perceken belül képes munkaköri leírásokat készíteni, felmérési adatokat összefoglalni vagy tanulási üléseket megtervezni. Hatékony használatával segít a HR-nek az adminisztrációtól a stratégiára, a papírmunkától a kultúra alakítására helyezni a hangsúlyt.
A kérdés tehát nem az, hogy szükség van-e az AI-ra a HR területén. A kérdés az, hogy hogyan használja azt felelősségteljesen az eredmények elérése érdekében.
Ebben az útmutatóban a következőket fogja megtudni:
- Miért alkalmazzák a HR-csapatok a ChatGPT-t?
- Valós felhasználási példák (másolható utasításokkal)
- Mire kell figyelni?
- És hogyan lehet még tovább fejleszteni a ClickUp Brain segítségével, az egész HR-munkafolyamatra kifejlesztett mesterséges intelligenciával.
Vessünk egy pillantást rá!
Miért érdemes az HR-nek használnia a ChatGPT-t?
A ChatGPT az HR számára fontos területeken nyújt előnyt: ciklusidő, következetesség és egyértelműség. A lassú, manuális munkafolyamatokat első vázlatokká és strukturált összefoglalásokká alakítja, a feldolgozási időt napokról percekre csökkenti, és egységesíti a nyelvhasználatot, miközben az embereket is bevonja a folyamatba.
A hatása a mindennapi munkafolyamatokban is megmutatkozik – a toborzás, az új munkatársak beillesztése, a visszajelzések és még sok más területen 👇
1. RendezettségA HR-csapatok órákat töltenek azzal, hogy a semmiből írják meg a munkaköri leírásokat, irányelveket és elkötelezettségi e-maileket. A ChatGPT automatizálja ezeket az ismétlődő vázlatokat, így a szakemberek az emberekre koncentrálhatnak, nem pedig a megfogalmazásra.
2. Biztosítja a kommunikáció következetességétAz ajánlatlevelektől a belső frissítésekig az AI gondoskodik arról, hogy minden üzenet úgy hangozzon, mintha ugyanattól a vállalattól származna, és ne tíz különböző hangtól. A sok érdekelt felet magában foglaló, növekvő csapatok esetében ez a következetesség bizalmat és professzionalizmust teremt.
3. Az inkluzivitás természetessé válikA ChatGPT segít a munkaköri leírások és irányelvek nemek közötti egyenlőséget biztosító, hozzáférhető nyelven történő átdolgozásában, eltávolítva a finom előítéleteket, mielőtt azok eljutnának a jelöltekhez. Azonban az emberi felülvizsgálat továbbra is elengedhetetlen a finom árnyalatok és a szabályoknak való megfelelés fenntartása érdekében.
4. Ötleteket ad, nem csak eredményeketAmikor a HR-nek új tanulási programra, teljesítményértékelési formátumra vagy átdolgozott juttatási politikára van szüksége, a ChatGPT segít megtörni a fehér lap okozta blokkot. Strukturált kiindulási pontokat kínál, lehetővé téve a csapatok számára, hogy a vázlatok helyett a döntéshozatalra koncentráljanak.
5. Gyorsan összefoglalja a döntéseketSzüksége van egy gyors összefoglalóra a kilépési interjúkból vagy egy kiegyensúlyozott előny-hátrány listára egy szabályzatváltozás előtt? A ChatGPT feldolgozza az információkat és feltárja a mintákat, így az HR gyorsabb és egyértelműbb információkat kap a jobb döntések meghozatalához.
Ezek nem szélsőséges felhasználási esetek – csupán apró változások, amelyek révén a HR több időt fordíthat a stratégia, a kultúra és a növekedés alakítására, ahelyett, hogy papírmunkával foglalkozna.
Ez csak a kezdet. A következő részben mélyebbre merülünk a valós HR-es használati esetekbe, köztük néhány olyanba is, amelyeket valószínűleg még nem vett figyelembe.
👀 Tudta? Míg a McKinsey által megkérdezett vállalatok közel 92%-a jelezte, hogy növelni kívánja AI-befektetéseit, a vezetők csupán 1%-a tartja vállalatát érettnek a bevezetés terén. Ebben az összefüggésben az „érett” azt jelenti, hogy az AI teljes mértékben integrálódott a munkafolyamatokba, és elősegíti az üzleti eredményeket.
10 hatékony ChatGPT-alkalmazási példa HR-csapatok számára
Nézzük meg azokat a valóban hasznos ChatGPT HR-es alkalmazási példákat, amelyek átalakíthatják és optimalizálhatják a mindennapi munkáját és HR-folyamatait.
És igen, mellékeltünk olyan utasításokat is, amelyeket közvetlenül beilleszthet, valamint javasolt képernyőképeket is mindegyikhez.
1. Szerepkörön alapuló teljesítményértékelési megjegyzések azonnali megfogalmazása
Tudja, hogyan zajlik az értékelési időszak: több mint 10 alkalmazottnak kell visszajelzést írnia, és Ön egy üres képernyőt bámul, miközben egy perc szabad ideje sincs. Az általános megjegyzések nem elegendőek, de az egyéni megjegyzések elkészítése órákba telik.
Itt láthatja, hogyan könnyítheti meg a munkáját a ChatGPT írási asszisztensként. Csak ossza meg a szerepet, a célokat és néhány kulcsfontosságú feladatot, és a program konkrét, személyre szabott, kiegyensúlyozott és hangvételében testreszabott munkavállalói visszajelzéseket generál.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy egy értékesítési vezető teljesítményét értékeli. Elismerni szeretné az elért bevételi célokat, a csapatvezetést és a kommunikációt.
Ahelyett, hogy mindent elölről kezdene, adja meg ezt a parancsot a ChatGPT-nek: „Írjon teljesítményértékelő megjegyzést egy értékesítési vezetőnek, aki túlteljesítette a második negyedévi bevételi célokat, két új csapattagot mentorált és javította az ügyfelek válaszidejét. Legyen professzionális, elismerő és szerepkörspecifikus. ”
Voilà, a ChatGPT valóban személyre szabottnak tűnő visszajelző szöveget nyújt.
Még az alkalmazottak adatait, például a célok összefoglalását vagy az önértékeléseket is beillesztheti a ChatGPT-be, és megkérheti, hogy emelje ki az erősségeket, majd ezek alapján generáljon megjegyzéseket.
2. Személyre szabott 30-60-90 napos beilleszkedési tervek készítése
Az új alkalmazottak beillesztése gyakran egy alapvető ellenőrzőlistává válik, amely magában foglalja az eszközök beállítását, a HR-papírmunkát, a Slack-hozzáférést, és ennyiben marad. Gyakran előfordul, hogy az új alkalmazottnak magának kell kitalálnia a dolgokat.
A kiváló beilleszkedéshez azonban struktúra, mérföldkövek és egyértelműség szükséges a kezdetektől fogva.
A ChatGPT itt segít. Csak meg kell adnia a pozíció nevét, néhány fontos feladatot és a vezető elvárásait. A program egy átfogó 30-60-90 napos beilleszkedési tervet készít az új munkatárs számára, hogy sikeresen beilleszkedjen.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy éppen felvett egy tartalommarketing-szakértőt. Azt szeretné, hogy az első hónapban megfigyelje a munkát, a másodikban már hozzájáruljon, a harmadikban pedig már felelősséget vállaljon.
Mondja a ChatGPT-nek: „Készítsen egy 30-60-90 napos beilleszkedési tervet egy új tartalommarketing-szakértő számára. Az első 30 napban meg kell tanulniuk a eszközöket és a folyamatokat. 60 nap múlva már részt kell venniük a kampányokban. 90 nap múlva már önállóan kell kezelniük a tartalmi projekteket. Legyen strukturált és emberbarát. ”
Ez egy szakaszos beilleszkedési tervet generál, amely tartalmazza:
- Heti fókuszterületek
- Feladatok vagy ellenőrzési pontok
- Menedzser + munkatárs bevonása
- Felfedezésre váró eszközök
Készíthet sablonokat különböző szerepkörökhöz, például értékesítés, HRBP, fejlesztő, és kis módosításokkal újra felhasználhatja őket.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes HR-sablonok és űrlapok az HR-folyamatok javításához
👀 Tudta? A Bloomberg elemzése szerint az olyan AI-alapú toborzási eszközök, mint a ChatGPT, néha elfogultságot tükrözhetnek az önéletrajzok rangsorolásakor. Ezért a vezető HR-csapatok az AI sebességét emberi felügyelettel párosítják – olyan eszközöket használnak, mint a ChatGPT, amelyek a döntéshozatal helyett a tervezetek elkészítését és a szűrést segítik.
3. A kilépési interjúkból megvalósítható témák kialakítása
A kilépési interjúk őszinte visszajelzések aranybányái. Pontosan azokat az információkat tartalmazzák, amelyekre szükséged van a munkaerő-megtartás javításához, a vezetői képességek fejlesztéséhez vagy a mérgező csapatdinamika kezeléséhez. De csak akkor hasznosak, ha tényleg van időd leülni, elolvasni őket és kiemelni a mélyebb összefüggéseket.
A ChatGPT segítségével a kilépési interjúk kérdéseiből származó szétszórt visszajelzéseket egyértelmű témákká alakíthatja. Több kilépési választ is bevihet, például űrlapok szövegét, egyéni összefoglalókat vagy akár Slack üzeneteket, és megkérheti, hogy:
- Találjon közös témákat
- A távozás legfőbb okainak azonosítása
- Hangsúlyozza a vezetőkkel kapcsolatos problémákat a szerepkörökből adódó feszültségekkel szemben
- Javasoljon mintákat különböző HR-osztályok vagy munkaviszonyok számára.
Még azt is javasolhatja, hogyan kell cselekedni az egyes kérdésekben, például: „Fontolja meg a szintet átugró ellenőrzéseket” vagy „Tekintse át az X pozíció fizetési sávját”.
Ez akkor hasznos, ha jelentéseket készít a vezetőség számára, vagy megtartási kezdeményezéseket tervez.
📌 Példa: Öt kilépési jegyzeted van az elmúlt negyedévben távozott alkalmazottaktól. Néhányan „növekedés hiányát” említenek, mások „mikromanagementet”, egy pedig „nulla visszacsatolási hurkot” jelöl meg.
Beilleszti őket a ChatGPT-be, és megkéri, hogy foglalja össze a kiváltó okokat. „Foglalja össze az alábbi 5 kilépési interjú jegyzetét. Azonosítsa az ismétlődő témákat, a kilépés okait, és javasoljon intézkedéseket, amelyeket a HR vezetők tehetnek ezeknek a problémáknak a megoldása érdekében. ” (Ezután illessze be az anonimizált visszajelzéseket a prompt alá. )
Megkérheti a ChatGPT-t, hogy különböztesse meg a személyes és a rendszerbeli problémákat. Például:
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes kilépési interjú sablonok és kérdések HR-csapatok számára
4. Inklúzív irányelvtervezetek írása nemek semleges és hozzáférhető nyelvezettel
A HR-politikák gyakran elavultnak, bonyolultnak vagy akaratlanul elfogultnak tűnnek, olyan kifejezéseket használva, mint:
- „Elnök” a „elnökasszony” helyett
- „Ő” a „ők” helyett
- Vagy hosszú, bonyolult bekezdéseket, amelyek inkább jogi nyilatkozatoknak tűnnek, mint útmutatásoknak.
A ChatGPT segít a vállalati irányelvek átírásában világos, inkluzív és nemek szempontjából semleges nyelven. Beviheti a meglévő irányelveket (pl. a szülői szabadságra vonatkozó irányelveket vagy a POSH irányelveket), és megkérheti a ChatGPT-t, hogy:
- Írja át inkluzív, nemek szempontjából semleges nyelven!
- Egyszerűsítse a hangnemet a jobb olvashatóság érdekében
- Bontsa le a hosszú mondatokat alkalmazottbarát összefoglalókra
- Akár egy adott olvasási szintre (például 8. osztály) is lefordíthatja az akadálymentesség érdekében.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy frissíti az apasági szabadságra vonatkozó szabályzatot, és az még mindig olyanokat tartalmaz, mint „az apák jogosultak…”.
Írja be ezt a parancsot a ChatGPT-be: „Írja át ezt a szülői szabadságra vonatkozó szabályzatot nemek szempontjából semleges és inkluzív nyelvezettel. A hangvétel legyen egyértelmű, barátságos és minden alkalmazott számára könnyen érthető. ”(Illessze be a meglévő szabályzat tartalmát a parancs alá. )
5. A hosszú munkavállalói felmérés eredményeinek összefoglalása az 5 legfontosabb megállapításban
A HR-vezetők hetekig dolgoznak az alkalmazotti felmérések elkészítésén és a visszajelzések gyűjtésén az elkötelezettség, a DEI, a vezetői hatékonyság és egyéb témákban. A válaszok gyorsan halmozódnak. Hirtelen több száz strukturálatlan megjegyzéssel találja magát szemben, és nincs ideje mindet feldolgozni.
A ChatGPT a káoszt egyértelműséggé alakítja. Illessze be a nyitott kérdésekre adott válaszokat, akár témák szerint (például „vezetői visszajelzések”), akár összesítve, és kérje meg a ChatGPT-t, hogy:
- A leggyakrabban visszatérő témák azonosítása
- Érzelmek kiemelése (pozitív/semleges/negatív)
- Összegezze a problémás pontokat világos pontokba szedve.
- Javasoljon következő lépéseket vagy cselekvési területeket
- Ha címkéket is használ, akkor akár osztályonkénti mintákat is elkülöníthet.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy épp most futtatta le az éves elkötelezettségi felmérést, és a nyitott kérdés a következő volt: „Mit tehetnénk, hogy javítsuk a munkakörülményeket?” 145 válasz érkezett.
Ahelyett, hogy manuálisan csoportosítaná és összefoglalná őket, adja meg őket a ChatGPT-nek: „Foglalja össze a következő 145 felmérési választ az 5 legfontosabb témakörbe. Osztályozza őket hangnem szerint (pozitív, negatív, semleges), és javasoljon 2 következő lépést, amelyet a HR tehet a főbb problémák megoldása érdekében. ” (Illessze be a nyers válaszokat a prompt alá. )
Ha kéri, ezeket akár diákba is összefoglalhatja.
📉 A ChatGPT felváltja az HR-es munkaköröket? A Fortune 500-as listán szereplő vállalatok CHRO-inak 72%-a arra számít, hogy az AI 3 éven belül felváltja a munkaköröket, bár nem feltétlenül gondolják, hogy ez teljes mértékben felváltja az összes HR-szakembert.
Ez a változás nem az empátia automatizálással való felváltásáról szól, hanem arról, hogy újra kell definiálni, hol tudnak az emberek a legtöbb értéket hozzáadni. A ChatGPT és hasonló eszközök automatizálják az ismétlődő feladatokat, mint például a dokumentumok megfogalmazása, az adatok rendezése és a válaszok kezelése. Ami megmarad és a legfontosabb, azok a beszélgetések, amelyek bizalmat, ítélőképességet és gondosságot igényelnek.
Az AI átveheti bizonyos HR-funkciókat, de az emberi szerep nem szűnik meg, hanem tovább fejlődik.
6. Brainstorming az L&D ülés témáiról a vállalat OKR-jei alapján
Valószínűleg már hallotta ezt a vezetőségtől: „Ebben a negyedévben több továbbképzésre van szükségünk. ” Vagy még rosszabb: „Összehangolhatnánk néhány tanulási foglalkozást a vállalatunk OKR-jeivel?”
De amikor leülsz megtervezni az L&D naptárat, az ötletek nem mindig jönnek könnyen. A ChatGPT segít abban, hogy az OKR-eket tanulási lehetőségekké alakítsd. Csak annyit kell tenned, hogy megadod a vállalat negyedéves OKR-jeit, vagy akár egyszerűsített üzleti céljait. A ChatGPT ezután:
- Javasoljon releváns L&D témákat, amelyek összhangban vannak az Ön konkrét OKR példájával.
- Személyre szabott tanulási foglalkozások csapatonként vagy funkciónként
- Javasoljon formátumokat (pl. workshopok, mikro-tanulás, társaktól való tanulás)
- Adjon hozzá potenciális üléscímeket, eredményeket és akár jégtörő ötleteket is!
📌 Példa: Tegyük fel, hogy az egyik OKR-je a következő: „A funkciók közötti együttműködés javítása a szállítási határidők felgyorsítása érdekében”.
Nyissa meg a ChatGPT-t, és írja be a következő parancsot: „Cégünk OKR-jei ebben a negyedévben a funkciók közötti együttműködés és a csapatok felelősségvállalásának javítására összpontosítanak. Javasoljon 5, ezekkel a célokkal összhangban álló L&D-ülési ötletet, beleértve az ülések címét, formátumát és eredményeit. ”
Miután kiválasztott egy ülés ötletet, a ChatGPT segítségével mélyebbre áshat:
👀 Tudta? A szervezetek több mint 88%-a aggódik a munkavállalók megtartása miatt. A felmérésben résztvevők szerint a tanulási lehetőségek biztosítása a legfontosabb megtartási stratégia. Az olyan AI-eszközök, mint a ChatGPT, személyre szabott tanulási útvonalakat javasolva és reális képzési szimulációkat készítve erősíthetik a HR képzési és fejlesztési kezdeményezéseit.
7. A vállalati értékeken alapuló peer-to-peer elismerési sablonok létrehozása
Az elismerés növeli a morált, építi a csapatkultúrát és javítja a munkaerő-megtartást. De a legtöbb elismerés vagy túl általános („Szép munka!”), vagy csak a közvetlen vezetőtől érkezik.
Ami valóban szükséges, azok a peer-to-peer dicséretek, amelyek tükrözik, hogy az emberek hogyan jelennek meg a munkahelyen, és nem csak azt, hogy mit csinálnak. Ha ezek a dicséretek kapcsolódnak a vállalat értékeihez, az még jobb, mert közvetlenül hozzájárulnak a csapatok közötti alkalmazotti elégedettség növeléséhez.
A ChatGPT segít csapatának abban, hogy tagjai egymást jelentősebb módon ismerjék el. Használhatja arra, hogy a következőkre alapuló üzenetsablonokat hozzon létre az alkalmazottak elismerésére:
- Konkrét vállalati értékek (pl. „Ügyfélközpontúság”, „Cselekvésorientáltság”, „Inkluzivitás”)
- Egy személy cselekedete vagy hozzájárulása
- Hangnem (könnyed, szívélyes vagy formális)
- Formátum (Slack-bejegyzés, e-mail, HR-eszköz megjegyzés)
Ez megkönnyíti a munkavállalók számára az üzenetek megírását, anélkül, hogy túl sokat gondolkodnának vagy elakadnának.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy az egyik értéke a „teljes felelősségvállalás”. Egy csapattag a termékbemutató előtt bent maradt, hogy kijavítson egy hibát. Szeretné, ha a kollégák ezt elismernék, de nem tudják, hogyan fogalmazzák meg.
Adja meg a ChatGPT-nek az értéket és a helyzetet. „Készítsen egy Slack-stílusú elismerő üzenetet egy csapattársának, aki „extrém felelősségvállalást” tanúsított azzal, hogy késő estig maradt, hogy kijavítson egy kritikus hibát egy ügyfél bemutatója előtt. Legyen barátságos, hiteles, és egyértelműen kapcsolódjon az értékhez. ”
💡 Profi tipp: Míg egy önálló AI-eszköznél manuálisan kell megadnia a kontextust és váltania az alkalmazások között, a ClickUp Brain közvetlenül a munkaterületén belül működik, így nincs szükség manuális váltásra. Automatikusan behívja a feladatokból, célokból és vállalati dokumentumokból a releváns részleteket, így az elismerő üzenetek a HR-kontextusnak megfelelően a tényleges munkához és értékekhez kapcsolódnak.
📮 ClickUp Insight: A szakemberek mindössze 7%-a támaszkodik elsősorban mesterséges intelligenciára a feladatok kezelése és szervezése során. Ez annak is köszönhető lehet, hogy az eszközök használata bizonyos alkalmazásokra, például naptárakra, teendőlistákra vagy e-mail alkalmazásokra korlátozódik.
A ClickUp segítségével ugyanaz az AI támogatja az e-maileket és egyéb kommunikációs munkafolyamatokat, a naptárat, a feladatokat és a dokumentációt. Egyszerűen csak kérdezze meg: „Melyek a mai prioritásaim?”.
A ClickUp Brain átkutatja a munkaterületét, és a sürgősség és fontosság alapján pontosan megmondja, mi a teendője. A ClickUp így több mint 5 alkalmazást egyesít egyetlen szuperalkalmazásban!
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes személyzeti terv sablonok toborzók számára
8. A szerephez és a kultúrához igazított viselkedésalapú interjúkérdések kidolgozása
A toborzás nem csak a készségekről szól, hanem a munkahelyi kultúrához való illeszkedésről is. A legtöbb vezetőnek azonban nehézséget okoz a megfelelő viselkedési kérdések megfogalmazása, és ritkán van idejük minden pozícióhoz külön kérdéseket kidolgozni.
A ChatGPT olyan stratégiai interjúkérdéseket generálhat, amelyek mind a pozícióhoz, mind a vállalati kultúrához illeszkednek, segítve Önt olyan tulajdonságok értékelésében, mint a felelősségvállalás, az alkalmazkodóképesség és a kommunikáció. Csak adja meg a pozíciót, a címet, néhány feladatot, valamint a vállalati értékeket vagy a csapatkultúra jellemzőit, és a rendszer olyan viselkedésalapú interjúkérdéseket generál, amelyek a következőket vizsgálják:
- Tulajdonjog
- Kommunikációs stílus
- Alkalmazkodóképesség
- Konfliktuskezelés
- Értékek összehangolása
Még azt is megkérheti, hogy minden kérdést jelölje meg azzal a tulajdonsággal, amelyet feltár, ami kiválóan alkalmas új interjúztatók képzésére.
📌 Példa: Ügyfélszolgálati vezetőt keres. Olyan személyt szeretne, aki empatikus, világosan kommunikál és képes a nehéz helyzeteket enyhíteni.
A következő utasítást adja a ChatGPT-nek: „Generáljon 5 viselkedésalapú interjúkérdést egy ügyfélszolgálati vezető számára. Fókuszáljon a kommunikációra, az empátiára, a konfliktuskezelésre és az ügyfélközpontú kultúrával való értékek összehangolására.”
Megkérheti a ChatGPT-t, hogy formázza az eredményt interjú-értékelőlap formátumba, például így:
Vagy generáljon minden válasz alapján további kérdéseket. Ezzel minimális előkészítéssel világszínvonalúvá teheti interjúit.
🏁 Viselkedésalapú interjúkérdések ellenőrzőlista HR-szakemberek számára
1. Felkészülés az interjú előtt
- Rendelje hozzá az egyes kompetenciákat azokhoz a valós viselkedésformákhoz, amelyeket feltárni szeretne.
- Tekintse át vállalata értékeit és kultúráját, hogy megtalálja az átfedő jellemzőket.
- Válasszon ki 1–2 kritikus eseményt vagy kihívást, amelyek gyakran előfordulnak a munkakörben.
- Készítsen elő szerepkör- és kultúraspecifikus viselkedési kérdéseket.
2. Alapvető viselkedési kérdéskörök
Problémamegoldás és döntéshozatal
- „Meséljen egy olyan helyzetről, amikor egyértelmű megoldás nélküli problémával szembesült. Hogyan közelítette meg a helyzetet?”
Együttműködés és kommunikáció
- „Írja le egy olyan esetet, amikor olyan személlyel kellett együtt dolgoznia, akinek a stílusa nagyon eltért a sajátjától!
9. Valós idejű menedzser coaching és helyzethez igazodó útmutatás
Az új vezetők gyakran kapnak felelősséget, mielőtt útmutatást kapnának. Nehéz pillanatokban sokan az interneten keresik a megfelelő szavakat. A ChatGPT valós idejű coachként működhet, segítve őket a nehéz beszélgetésekre való felkészülésben, a hangnem finomításában és átgondolt visszajelzések megfogalmazásában, hogy világosan és magabiztosan tudjanak vezetni.
A következőkre használhatja:
- Szimuláljon 1:1 beszélgetési helyzeteket (pl. „hogyan beszéljünk egy védekező csapattaggal”).
- Játssza el a nehéz beszélgetéseket, mint például a teljesítményre vonatkozó figyelmeztetések, a fizetéskésedelemről szóló beszélgetések vagy az elbocsátások.
- Írja át a vázlatos jegyzeteket coaching nyelvre
- Javasoljon beszélgetési témákat és hangnem-módosításokat
- Biztosítson olyan keretrendszereket, mint az SBI (helyzet–viselkedés–hatás) vagy a radikális őszinteség.
📌 Példa: Egy új vezetőnek kezelnie kell egy kiemelkedően teljesítő csapattag következetlen jelenlétét. Határozottnak, de támogatóan szeretne hangzani.
Ahelyett, hogy pánikba esnének vagy hideg Slack üzenetet küldenének, ezt írják be a ChatGPT-be: „Hogyan mondjam el egy jól teljesítő alkalmazottnak, hogy késői bejelentkezései befolyásolják a csapat ritmusát anélkül, hogy demotiválnám?”
10. Karrierfejlesztési útvonalak kidolgozása a meglévő munkaköri leírások alapján
Az alkalmazottak gyakran érzik úgy, hogy elakadtak, amikor nem tudják, hogyan néz ki a fejlődés, és a legtöbb szervezet nem rendelkezik egyértelműen kijelölt pályával. A ChatGPT segítségével perceken belül felépítheti a szerepkörökön alapuló karrierlétrát, amely egyértelmű, ambiciózus és összhangban áll a készségfejlesztéssel, így hasznos kiegészítője lehet az emberi erőforrás-tervezési erőfeszítéseinek.
A következőket kell biztosítani:
- A jelenlegi beosztás megnevezése + munkaköri feladatok
- Bármely ismert következő szintű pozíció (vagy akár „következő szintű pozíciók javaslása”)
- Opcionális: A szervezet által értékelt készségek (pl. kommunikáció, felelősségvállalás, kritikus gondolkodás, adatelemzés)
A ChatGPT ezután generálhat:
- Logikus karrierút (pl. junior projektmenedzser → projektmenedzser → senior projektmenedzser → termékvezető)
- Az egyes szinteken szükséges készségek
- Tanúsítványok vagy belső lehetőségek azok megszerzésére
- Javaslatok a növekedési szakaszoknak megfelelő projekttípusokra
Ez segít abban is, hogy az út minden lépését összekapcsolja egy értékes készséggel, amelyet az alkalmazottai elsajátíthatnak, és így hosszú távú megtartást biztosít. Ezzel párhuzamosan igazítsa az egyes szakaszokat a versenyképes fizetési referenciaértékekhez, hogy megtartsa a legjobb tehetségeket és átláthatóvá tegye a javadalmazást.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy van egy ügyfélszolgálati munkatársa, aki fejlődni szeretne, de nem biztos benne, hogy az értékesítés, az ügyfélkapcsolat-kezelés vagy az operatív tevékenységek felé kellene-e elmozdulnia.
Adja meg a ChatGPT-nek ezt a parancsot: „A ügyfélsiker-társ munkakör alapján javasoljon 2–3 lehetséges karrierutat. Minden karrierút esetében sorolja fel a következő szintű beosztást, a fejlesztendő kulcskompetenciákat és az ajánlott projekteket vagy tapasztalatokat.
Ezt felhasználhatja az alkalmazottak coachingjához, a vezetők egyéni támogatásához, vagy akár az első belső karrierkeretrendszer felépítéséhez is.
👀 Tudta? Az SHRM felmérése szerint a munkavállalók karrierjük előrehaladásával kapcsolatos döntéseik legfontosabb prioritásai a következők:
- Pénzügyi jutalmak és kompenzáció
- Munka és magánélet egyensúlya, családi idő
- Szakmai növekedés és fejlődés lehetőségei
A ChatGPT HR-ben való használatának korlátai
A ChatGPT sok mindent képes elérni, de nem helyettesíti a HR-esek ítélőképességét, érzelmi intelligenciáját vagy a szabályozási szakértelmét. Íme néhány dolog, amire érdemes figyelni:
- Nincs kontextusa, ha nincs egyértelmű bemenet: Ha nem ad meg szerepkörrel kapcsolatos részleteket, a csapat dinamikáját vagy releváns HR-adatokat, a ChatGPT alapértelmezés szerint általános javaslatokat fog adni.
- Jogi szempontból nem megbízható: Ne használja a ChatGPT vázlatait szerződések, irányelvek vagy szabályozási szempontból fontos dokumentumokhoz felülvizsgálat nélkül. Mindig kérje meg jogi csapatát, hogy ellenőrizze a tartalmat, mielőtt azt külső felek számára megosztaná.
- Rejtett elfogultságot tükrözhet: Mivel a ChatGPT a korábbi adatokból tanul, előfordulhat, hogy a felvételi vagy teljesítményhez kapcsolódó feladatok során elfogultságot reprodukál. Használja döntéseinek alátámasztására, ne pedig azok meghozatalára.
- Adatbiztonsági aggályokat vet fel: Mivel a ChatGPT külső szervereken fut, az érzékeny információk – például panaszok, orvosi adatok vagy javadalmazási részletek – megadása adatvédelmi kockázatot jelenthet, ha nem kezelik azokat körültekintően.
- Nem helyettesítheti az érzelmi intelligenciát: A ChatGPT segíthet az empátiával való írásban, de nem érti az érzelmi árnyalatokat. Érzékeny esetekben, például elbocsátások vagy teljesítményjavítási tervek esetén, először az emberi ítélőképességre támaszkodjon.
Tekintse a ChatGPT-t inkább tervezőpartnerének, ne döntéshozójának. Felgyorsíthatja a munkát, de a végső döntést mindig a HR-nek kell meghoznia.
⚡ Bónusz: Ha HR-es vagy, és szeretnéd megtudni, hogyan integrálhatod az AI-t a munkafolyamatokba a megfelelő módon, a toborzástól a teljesítménymenedzsmentig, ezek a legjobban értékelt AI-tanfolyamok HR-szakembereknek segíthetnek a továbbképzésben.
ChatGPT alternatívák a HR területén
A ChatGPT kiválóan alkalmas gyors ötletek generálására, de a HR-nek több kell, mint egy chatbot. A ClickUp megvalósítja azt a keretrendszert, amelyben valódi HR-folyamatok javítása lehetséges, ahol feladatok rendelhetők, munkafolyamatok követhetők és csapatok között lehet együttműködni.
Ez egy mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, amely egy HR-munkafolyamat-szoftvert tartalmaz, amely egy helyen támogatja a legfontosabb HR-funkciókat, mint például a toborzás, az új munkavállalók beillesztése, a teljesítményértékelés és a szabályzatok frissítése. A ClickUp átfogó képet ad munkája teljes életciklusáról:
- Ismeri az Ön által meghirdetett pozíciókat
- A mentett beilleszkedési sablonok
- A közelgő teljesítményciklusok
- A dokumentumokban szereplő irányelvek és eljárások
- A csapatodban érvényes határidők, felelősök és munkafolyamatok
Most képzelje el, hogy ezt a munkakörnyezetet egy hatékony, beágyazott mesterséges intelligenciával párosítja. A ClickUp Brain segítségével a HR-csapatok egy mesterséges intelligenciával működő segédet kapnak, amely egyszerűsíti a toborzást, az új munkavállalók beillesztését, a szabályzatok frissítését és még sok mást.
A ClickUp Brain védi az érzékeny alkalmazotti adatokat is. Tiszteletben tartja a munkaterületi jogosultságokat, támogatja az SSO-t és részletes ellenőrzési nyomvonalakat kínál – az adatok soha nem kerülnek felhasználásra AI-modellek képzésére.
🧩 Íme, mit írt egy ClickUp-felhasználó a G2-n:
Imádom a ClickUp használatát! A jegyek, dokumentumok és az összes kapcsolódó információ kezelése még soha nem volt ilyen egyszerű és zökkenőmentes. Minden, amire szükségem van, egy helyen található, logikusan strukturálva. Az egyik legnagyobb előny számunkra: minden új alkalmazott, aki más platformokról – különösen a Jira-ról – csatlakozik hozzánk, azonnal észreveszi, milyen intuitív a ClickUp. A tanulási görbe szinte nem is létezik. Gyorsan rájönnek, hogy mennyivel könnyebb, gyorsabb és egyszerűen jobb a ClickUp használata a régi eszközökhöz képest. A ClickUp valóban megváltoztatta a munkánk szervezésének és kezelésének módját. Könnyebbnek, okosabbnak és felhasználóbarátabbnak tűnik, mégis elég hatékony ahhoz, hogy komplex munkafolyamatokat kezeljen. Számunkra ez nem csak egy eszköz, hanem egy termelékenységnövelő eszköz, amelyet mindenki szívesen használ.
Imádom a ClickUp használatát! A jegyek, dokumentumok és az összes kapcsolódó információ kezelése még soha nem volt ilyen egyszerű és zökkenőmentes. Minden, amire szükségem van, egy helyen található, logikusan strukturálva. Az egyik legnagyobb előny számunkra: minden új alkalmazott, aki más platformokról – különösen a Jira-ról – csatlakozik hozzánk, azonnal észreveszi, milyen intuitív a ClickUp. A tanulási görbe szinte nem is létezik. Gyorsan rájönnek, hogy mennyivel könnyebb, gyorsabb és egyszerűen jobb a ClickUp használata a régi eszközökhöz képest. A ClickUp valóban megváltoztatta a munkánk szervezésének és kezelésének módját. Könnyebbnek, okosabbnak és felhasználóbarátabbnak tűnik, mégis elég hatékony ahhoz, hogy komplex munkafolyamatokat kezeljen. Számunkra ez nem csak egy eszköz, hanem egy termelékenységnövelő eszköz, amelyet mindenki szívesen használ.
Most nézzük meg, hogyan támogatja a ClickUp Brain a valós HR-szcenáriókat.
Találjon jobb jelölteket a kontextusalapú szűréssel
Már tudja, milyen kimerítő és következetlen lehet a jelöltek szűrése, különösen akkor, ha a különböző toborzási vezetők különböző dolgokat keresnek. A tágabb értelemben vett tehetségszerzési folyamatban ez a következetlenség lassítja a munkát, és azzal a kockázattal jár, hogy elmulasztja a megfelelő jelöltet. A ClickUp Brain, mint toborzási értékelő szoftver, segít felgyorsítani a jelöltek szűrését azáltal, hogy az AI-t ugyanarra a helyre hozza, ahol már megtalálhatók a munkakövetelmények, az interjújegyzetek és a csapat észrevételei.
Lehetőségek:
- Illessze be vagy csatolja a munkára jelentkezők önéletrajzát egy feladatba.
- Használja az AI-t, hogy összefoglalja mindegyiket a legfontosabb erősségekkel, figyelmeztető jelekkel és a kulturális illeszkedés jeleivel.
- Még azt is megkérheti, hogy hasonlítsa össze két potenciális jelöltet a munkakör prioritási kritériumai alapján.
Mivel a ClickUp munkaterületén belül működik, megérti a toborzási folyamatot, a csapat visszajelzéseit, sőt, a vállalat értékeit is (ha azokat a ClickUp Docs vagy a ClickUp Tasks alkalmazásban dokumentálta).
Például: Megkérdezheti a Brain-t: „Összegezze, hogy ez a jelölt mennyire alkalmas a növekedési marketing menedzser pozícióra. Fókuszáljon a vezetői tapasztalatra és a SaaS háttérre.”
📮 ClickUp Insight: Az alkalmazottak ötöde szerint ha tudnák, mikor születnek a döntések, gyorsabban tudnának dolgozni. A mozgalmas napok rohanásában azonban a határidők kommunikálása gyakran elmarad.
A ClickUp Brain megoldja ezt azáltal, hogy AI-alapú munkatársként működik. Automatikusan összegyűjti a feladatok, szálak és dokumentumok frissítéseit, és napi összefoglalókat, döntési összefoglalókat és összefoglaló megjegyzéseket szállít.
Így soha többé nem kell embereket (vagy információkat) hajkurászni.
💡 Profi tipp: Ha egymást követő interjúk között van, vagy egyszerűen csak jobban szereti a beszédet a gépelésnél, a Brain Max beszéd-beszéd funkciója még könnyebbé teszi ezt. Egyszerűen mondja el gondolatait, például: „Összegezze ennek a jelöltnek az önéletrajzát, és emelje ki a csapatvezetési tapasztalatát”, és a Brain Max leírja és rendszerezi az Ön számára.
Készüljön fel az interjúkra okosabb, szerepkörspecifikus kérdésekkel
Az AI megváltoztatja a vállalatok toborzási módszereit – az intelligens állásleírásoktól az automatizált szűrésig és a toborzásig.
🎥 Ebben a videóban megtudhatja, hogyan használják a toborzók az AI-t az időmegtakarítás, az elfogultság csökkentése és a megfelelő tehetségek gyorsabb felvétele érdekében.
A ClickUp Brain segít Önnek viselkedés- és szerepkörspecifikus interjúkérdéseket generálni a munkaköri leírás, a vállalati értékek és a felvételi kritériumok alapján, anélkül, hogy el kellene hagynia a munkaterületét.
Példa: „Készítsen 5 viselkedéssel kapcsolatos kérdést egy marketing menedzser számára, amelyekkel felmérhető a vezetői képesség, a funkciók közötti együttműködés és a kezdeményezőkészség.”
Mivel mindez a ClickUp-on belül történik, a kérdéseket interjúfeladatokhoz csatolhatja, kioszthatja a panel tagjainak, és nyomon követheti a visszajelzéseket.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp AI Notetaker alkalmazást, amely automatikusan csatlakozik a hívásaihoz, rögzíti az audió- vagy videofájlokat, és mindent tárol a privát ClickUp Docs alkalmazásban.
A hívás után a következőket generálja:
- Kereshető átírás
- Okos értekezlet-összefoglaló
- Kategorizált teendők
- Előadók listája, legfontosabb döntések és következő lépések
Automatizálja az új munkatársak beilleszkedését minden pozícióra szabott tervekkel
Míg a ChatGPT segít az onboarding tervek kidolgozásában, a ClickUp Brain még tovább megy, személyre szabott 30-60-90 napos terveket készít, és azokat közvetlenül beépíti a megvalósítható munkafolyamatokba.
Lehetőségek:
- Használja az AI-t, hogy a szerepkör, a csapat céljai és a kultúra alapján fázisok szerint generáljon bevezető tartalmakat.
- A tervet azonnal bontsa fel feladatokra, rendeljen hozzá felelősöket, állítson be határidőket és adjon hozzá függőségeket.
- Tárolja újrafelhasználható sablonként a jövőbeli alkalmazottak számára.
Példa: „Készítsen 30-60-90 napos beilleszkedési tervet egy új ügyfélkapcsolati menedzser számára, amelynek középpontjában az ügyfélkapcsolatok, a támogató rendszerek és a csapatok közötti kommunikáció áll.”
Miután az AI elvégezte a nehéz munkát, a ClickUp Automations segít Önnek a cselekvésben. Például:
- Üdvözlő feladatok automatikus hozzárendelése a HR, az IT és a toborzási vezetők számára
- Találkozók ütemezése és munkatársakkal való egyeztetés
- Értesítse az érintetteket, amikor az egyes beilleszkedési fázisok befejeződnek.
- Kövesse nyomon a teljesítést a beépített irányítópultokkal
Használja a ClickUp Docs és Wikis alkalmazásokat egyetlen megbízható forrásként a HR területén. A ChatGPT elkészítheti a tervezeteket, de a ClickUp biztosítja, hogy minden irányelv, folyamat és útmutató naprakész maradjon, hivatkozható legyen, és a csapat minden tagja számára kereshető legyen.
AI-alapú HR önkiszolgálás
Az ismétlődő alkalmazotti kérdések, mint például „Hány nap szabadságom van még?” vagy „Hol találom a legújabb verziójú távmunka-irányelvet?”, rengeteg időt vehetnek el a csapatától. A ClickUp Brain + AI Agents intelligens, alkalmazotti önkiszolgáló HR-központtá alakítja a munkaterületét.
A munkavállalók:
- Kérdéseket természetes nyelven tehet fel
- Kapjon azonnali, személyre szabott válaszokat a pozíció vagy az osztály alapján.
- Tegye közzé a legújabb irányelveket és munkavállalói juttatásokat a munkaterületén belül.
- Kapjon további javaslatokat vagy linkeket kapcsolódó feladatokhoz vagy dokumentumokhoz.
Az egyszerű csevegőrobotokkal ellentétben a ClickUp AI Agents nem csak kérdésekre válaszol, hanem feladatok elvégzésére is képes.
Tegyük fel, hogy egy alkalmazott azt kérdezi: „Áthozhatom a fel nem használt szabadságomat a következő évre?” Az AI-ügynök a következőket teheti:
- Töltse le a legújabb irányelveket tartalmazó dokumentumot
- Hozzon létre egy feladatot a szabadságigénylésük rögzítésére.
- Értesítse a HR-t, ha a kérdés esetfelülvizsgálatot igényel.
- Hozzászólás hozzáadása a HR-csapat kontextusra vonatkozó útmutatásával
Az AI Cards összefoglalók, jelentések és betekintések formájában jeleníti meg HR-adatait – a létszámfrissítésektől a heti standupokig –, így kevesebb időt kell fordítania az információk gyűjtésére, és több időt tud fordítani azok felhasználására.
Az AI Cards összefoglalók, jelentések és betekintések formájában jeleníti meg HR-adatait – a létszámfrissítésektől a heti standupokig –, így kevesebb időt kell fordítania az információk gyűjtésére, és több időt tud fordítani azok felhasználására.
A teljesítményértékelés visszajelzéseinek egyszerűsítése
Mivel minden munka, a célkitűzésektől és az egyéni jegyzetektől a projektfrissítésekig, a ClickUp-ban történik, a ClickUp Brain valós cselekvésekre alapuló teljesítmény-visszajelzéseket tud generálni.
Példa: „Adj visszajelzést Rhian második negyedévi teljesítményéről a rutin feladatait és céljait figyelembe véve.”
Rhian második negyedévi feladatai és céljai:
- Vezette a nyári e-mail kampány elindítását, amely 12%-kal több potenciális ügyfelet hozott, mint az első negyedév
- Együttműködés a tervezőcsapattal a céloldalak fejlesztése érdekében – ez 9%-os konverziónövekedést eredményezett
- Kéthetente teljesítményjelentéseket készített és betekintést nyújtott a vezetőségnek
- Várható volt, hogy 1 junior csapattagot mentorál és javítja a feladatmegosztást
- Cél: Az időgazdálkodás javítása és a last minute tartalomszerkesztések 30%-kal történő csökkentése
Ezek a példák bemutatják, hogy az AI-alapú HR-eszközök hogyan tehetik munkáját gyorsabbá, okosabbá és stratégiaibbá.
Képzelje el újra a HR hatékonyságát a ClickUp segítségével
A HR-munka nehéz feladat. Egyszerre kell foglalkoznia a toborzással, az új munkatársak beillesztésével, a visszajelzésekkel és a vállalati kultúrával. A ChatGPT segít gyorsabban haladni, de még mindig sok kontextusra és másolásra-beillesztésre van szükség. Ez az a pont, ahol a ClickUp megváltoztatja a játékszabályokat.
Ez egy értékes eszköz, amely megérti, hogyan dolgozik. Az AI-alapú visszajelzésektől az automatizált beilleszkedésig és a beszéd-szöveggé alakításig, a ClickUp AI zökkenőmentesen integrálódik a napi HR-munkafolyamatába. Ha tehát készen áll az okosabb, zökkenőmentesebb HR-lépésekre, itt az ideje, hogy bevezesse a ClickUp-ot.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!