Manapság minden professzionális csapat tudja, mennyire fontosak az adatok. Legyen szó pénzügyi táblázatokról, vektorgrafikus fájlokról, közös dokumentumokról, prezentációkról vagy valami egészen másról, az adatok teszik lehetővé, hogy a csapata minden nap elvégezze a munkáját. Éppen ezért logikus, hogy az adatkezelésnek a folyamat minden lépésében a csapat figyelmének középpontjában kell állnia.
A csapat adatainak biztonságos tárolása nem feltétlenül bonyolult feladat. Összeállítottunk egy listát 5 olyan eszközről és stratégiáról, amelyeket minden professzionális csapat használhat (és használnia is kell!) az adatok biztonságának garantálása érdekében.
Íme a lista:
- Készítsen biztonsági másolatot minél hamarabb, és minél gyakrabban
- Válasszon olyan felhőalapú tárolóplatformot, amely távoli adat törlési funkcióval rendelkezik
- Tartsa kézben a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférés ellenőrzését
- A jelszavak továbbra is fontos szerepet játszanak az adatbiztonságban
- Ne hagyjon egyetlen eszközt sem felügyelet nélkül
A csapat adatait egy felhőalapú tárolószolgáltató biztonságos szervereire menteni kiváló módszer az adatvesztés elleni védelemre.
Készítsen biztonsági másolatot minél hamarabb, és minél gyakrabban
Az adatok biztonságának megőrzése terén őrült világ vár ránk. Sok minden rosszul sülhet el. Mi van, ha a készülék hardvere meghibásodik, és elveszíted a helyileg mentett fájljaidat? Mi van, ha az adatokat egy vírus megrongálja? Mi van, ha a készülékedet ellopják vagy megsemmisül? A csapatod adatainak biztonsági másolata nélkül ezek a helyzetek bármelyike azt jelentheti, hogy az adataid végleg elvesznek.
Az adatvesztés megelőzésének legegyszerűbb módja az adatok felhőbe történő mentése. Amikor az adatokat a felhőbe menti, az adatokról egy másolat készül, amelyet a felhőalapú tárolószolgáltató biztonságos szerverén tárolnak.
Nyilvánvaló, hogy minél gyakrabban készít biztonsági másolatot az adatokról, annál kevesebb információt veszít el vészhelyzet esetén. Az, hogy milyen gyakran kell a csapatának biztonsági másolatot készítenie az adatokról, számos tényezőtől függ, például a csapat munkájának jellegétől.
Válasszon olyan felhőalapú tárolóplatformot, amely távoli adat törlési funkcióval rendelkezik
Ha elveszíti vagy ellopják az eszközét, az adatokról készült naprakész biztonsági másolat segítségével a csapata zavartalanul folytathatja a munkát. De mi van akkor, ha az eszköz rossz kezekbe kerül? Bármely érzékeny adat, amellyel a csapata dolgozott – számlaszámok, ügyfélnevek, stb. – potenciálisan veszélybe kerülhet.
Szerencsére egyes felhőalapú tárolási szolgáltatók biztonsági óvintézkedésként távoli törlési funkciót is kínálnak. Ez azt jelenti, hogy ha egy eszköz elveszik vagy ellopják, akkor is törölheti a felhőalapú tárolási szolgáltató alkalmazásához tartozó fájlokat, még akkor is, ha az eszköz nincs a birtokában.
Mivel az adatairól már készült biztonsági másolat a felhőben, azokhoz más eszközökről is hozzáférhet, és nem kell aggódnia amiatt, hogy jogosulatlan személyek hozzáférhetnek az adataihoz.
Ha elveszíti a készülékét, soha nem lehet tudni, ki férhet hozzá az adataihoz. A távoli adat törlés segítségével minden körülmények között megvédheti az adatait.
Tartsa kézben a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférés-vezérlést
Ha már itt tartunk, az is fontos, hogy figyelemmel kísérje, ki fér hozzá az adatokhoz, és mit csinál velük. A legtöbb felhőalapú tárolási szolgáltató megkönnyíti az együttműködést – és így a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférés megosztását is –, ami versenyelőnyt jelent Önnek. A biztonságos együttműködési eszközök emellett a csapaton belüli szerepköröknek megfelelően különböző szintű jogosultságokat biztosítanak.
Általános szabályként csak azoknak adjon hozzáférést a fájlokhoz és mappákhoz, akiknek feltétlenül szükségük van rá. Bár nem valószínű, hogy más csapatok tagjai szándékosan tennének olyat, ami veszélybe sodorhatná az adatait, a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférés korlátozásával csökkentheti a véletlen balesetek bekövetkezésének esélyét.
Természetesen fontos, hogy több ember dolgozzon egy projekten, de az is fontos, hogy nyomon kövessük, ki fér hozzá mely adatokhoz.
A jelszavak továbbra is fontos szerepet játszanak az adatbiztonságban
Ez az adatbiztonság alapja, mégis sokan még mindig nem teszik szokássá a jelszavakkal kapcsolatos bevált gyakorlatok alkalmazását. A rengeteg személyes és szakmai fiók miatt, amelyekhez naponta hozzáférünk, nehéz lehet mindegyikhez egyedi jelszót megjegyezni, és az a gondolat, hogy ezeket az egyedi jelszavakat félévente meg kell változtatni (ahogyan azt a legtöbb kiberbiztonsági szakértő javasolja), egyenesen ijesztőnek tűnik.
Bónusz: Ismerje meg, hogyan valósítson meg egy kiberbiztonsági kockázatkezelési keretrendszert
De ne aggódjon! Számos biztonságos jelszókezelő eszköz áll rendelkezésre, amelyek segítségével mindent rendben tarthat.
Ne hagyjon egyetlen eszközt sem felügyelet nélkül
Ha egy eszköz elveszik vagy ellopják, azonnal aggódni kezdünk az adataink biztonsága miatt. Végül is ki tudja, ki férhet hozzá az adatainkhoz az eszközről, amikor az nincs a szemünk előtt?
De mi van akkor, ha a munkahelyi e-mailjeihez való hozzáféréshez használt mobiltelefonját az asztalon hagyja a kávézóban, amikor felugrik, hogy hozzon még tejszínt? És mi van akkor, ha a munkahelyén elhagyja a laptopját vagy asztali számítógépét anélkül, hogy kijelentkezne a fiókjából?
Függetlenül attól, hogy hol tartózkodik, vagy mennyi idő múlva tervezi visszatérni az eszközéhez, az adatbiztonság fenntartásának legjobb módja az, ha távozás előtt kijelentkezik, vagy ha lehetséges, magával viszi az eszközt.
Emellett engedélyezze a kétfaktoros hitelesítést, hogy bárki számára nehezebb legyen hozzáférni az adataihoz.
Ezeknek az egyszerű adatbiztonsági eszközöknek és bevált gyakorlatoknak a segítségével csapata nagy lépéseket tehet az adatok biztonságának megőrzése felé.
Az adatbiztonság rendkívül fontos a mai szakmai csapatok számára, de az adatbiztonsági bevált gyakorlatok bevezetése nem feltétlenül bonyolult. Ez az 5 eszköz és stratégia a kedvenceink közé tartozik, amelyekkel bármely csapat adatait biztonságban tarthatja, és csapata zökkenőmentesen működhet. Milyen biztonsági óvintézkedéseket hoz a csapata? Szeretnénk hallani a véleményét a hozzászólásokban!
Ez egy szponzorált bejegyzés a Dropbox számára. Minden vélemény a sajátom. A Dropbox nem áll kapcsolatban a bejegyzésben említett egyéb termékekkel vagy szolgáltatásokkal, és azokat nem támogatja.
*
Melissa Pallotti hivatásos író, számítógéprajongó és jégkorongszurkoló, aki a pennsylvaniai Pittsburghben él. Kapcsolatba léphet Melissával a Twitteren vagy a LinkedInen.
