Szeretne megtanulni néhány egyszerű trükköt, amivel a Microsoft Word alapvető ütemtervét unalmasból lenyűgözővé varázsolhatja?
A jó hír az, hogy nem kell grafikai szakértőnek lennie, és nem kell plusz órákat szánnia arra, hogy professzionális ütemtervet készítsen! Ezekkel a kis változtatásokkal a semmiből hozhat létre egy szemet gyönyörködtető, egyedi ütemtervet, amelyért kollégái könyörögni fognak, hogy megossza velük az ütemterv-sablont!
Nem egy, hanem két oktatóanyagot is átnézünk: alapvető ütemterv készítése SmartArt és táblázatok segítségével. (Mert több lehetőségünk is van!)
Kezdjük hozzá!
Mi az az ütemterv?
Az egyik legismertebb projektmenedzsment eszköz az ütemterv: egy táblázat, amely segít az embereknek vizualizálni a határidőket, statisztikákat, eseményeket vagy mérföldköveket időrendi sorrendben. A projekt ütemtervek lehetnek egyszerűek vagy részletekkel teli, hogy bemutassák egy adott projekt időtartamát.
Nincs helyes válasz arra a kérdésre, hogy mi legyen és mi ne legyen az ütemtervben – minden vállalat, minden iparág más. Ezért inkább tegye fel magának a következő kérdést: Mi a legfontosabb információ, amit a közönségemnek el kell vennie ebből az ütemtervből?
👉 Olvassa el ezt az útmutatót, hogy többet tudjon meg a projekt ütemterv elemeiről.
Bár valószínűleg már karrierje elején is készített ütemtervet a Microsoft Wordben, jó eséllyel rengeteg felesleges funkcióval kellett megküzdenie. 😮💨
Jól ismerjük ezt az érzést. Szerencsére létezik egy kiváló projektmenedzsment eszköz, amely nemcsak ütemterveket készít, hanem a termelékenységet és a tervezést is jelentősen javítja. Erre később visszatérünk. 🤓
Hogyan hozhat létre ütemtervet a Wordben SmartArt grafikával?
A SmartArt grafikák a Word, Excel, PowerPoint és Outlook programokban elérhető, sokféle ütemterv-elrendezés (vagy illusztráció) halmaza, amelyek különböző módszereket kínálnak koncepciók vagy adatok megjelenítésére. Mivel a sorrendben megjelenő információk ábrázolásához SmartArt grafikára van szükségünk, a Process (Folyamat) ütemterv-elrendezést (folyamat vagy ütemterv lépései) fogjuk használni.
Néhány egyszerű módosítással az ütemterve:
Így kezdődik...
… erre 🤩
Megjegyzés: Ebben az oktatóanyagban a Microsoft Word for Mac 16. 54 verziót használjuk. A lépések és a funkciók eltérhetnek, ha más platformot vagy verziót használ.
1️⃣ Nyisson meg egy új üres dokumentumot
- Indítsa el a Microsoft Word programot
- Válassza a Üres dokumentum > Létrehozás lehetőséget.
- A Layout (Elrendezés) fülön válaszd a Orientation (Tájolás) > Landscape (Fekvő) lehetőséget.
- Írd be a dokumentum címét az oldal tetejére, igazítsd középre, változtasd meg a betűtípust (ha szükséges) és növeld a betűméretet. Ebben a példában a Franklin Gothic Book betűtípust és a 48-as betűméretet használjuk.
- Adjon hozzá minden szükséges szöveget a dokumentum címe alá.
2️⃣ Helyezze be a SmartArt ütemterv elrendezést
- Helyezze a kurzort az oldal közepének alá, hogy hozzáadja az ütemterv elrendezését.
- A Beszúrás fülön válaszd a SmartArt > Folyamat > Alapvető Chevron-folyamat lehetőséget. Ha a készítés során bármikor úgy érzed, hogy ez a SmartArt-grafika nem felel meg az elvárásaidnak, akkor a SmartArt-grafika galériából választhatsz egy másik ütemterv-grafikát.
- Ha a készítés során bármikor úgy érzed, hogy ez a SmartArt grafika nem felel meg az elvárásaidnak, akkor a SmartArt grafika galériából választhatsz egy másik ütemterv grafikát.
- Ha a készítés során bármikor úgy érzed, hogy ez a SmartArt grafika nem felel meg az elvárásaidnak, akkor a SmartArt grafika galériából választhatsz egy másik ütemterv grafikát.
3. A SmartArt Text Pane párbeszédpanelen adja meg a legfontosabb információkat. A Return billentyűvel további szövegmezőket adhat hozzá a legfontosabb információkhoz, a Shift billentyűvel pedig pontokat hozhat létre a legfontosabb információk alatti részletekhez.
Tipp: Ha nem látja a SmartArt szöveg ablakot, lépjen az eszköztárra, és a SmartArt Tervezés fül alatt válassza a Szövegablak lehetőséget.
4. Változtassa meg a betűtípust úgy, hogy kijelöli az egész táblázatot, majd a Főoldal fülre lépve módosítja a Betűtípus és a Betűméret beállításokat. Ebben a példában a Franklin Gothic Book betűtípust és a 16-os betűméretet használjuk.
Ezen a ponton már rendelkezik egy standard ütemtervvel, amelyet lehet „késznek” tekinteni, de ez még színekre vár. 🎨
3️⃣ Az ütemterv testreszabása
Itt van egy paletta, amelyet kifejezetten Önnek készítettünk, hogy egységes és professzionális vizuális táblázatokat és grafikonokat tervezhessen. Ne feledje, nem kell grafikusnak lennie ahhoz, hogy gyönyörű mintákat készítsen... csak ismernie kell valakit, aki ismer valakit. 😉
Az alábbiakban megtalálja a tervezők által jóváhagyott színpalettát, amelyet elmenthet az asztalára! ⬇️
Hogyan használjuk ezt a színpalettát?
- Nyissa meg a színpaletta képet a Word alkalmazás/böngésző mellett.
- Tartsa lenyomva a Shift billentyűt, és kattintson az első kulcseseményre és az alatta található felsorolásra. A Formátum fül > Alakzat kitöltése > További kitöltési színek > Pipetta ikon > kattintson egy színre az alkalmazásához
3. Ismételje meg ezt a lépést a többi fontos esemény és felsorolás esetében is.
Opcionális: Az egységesség érdekében változtassa meg a felsorolás betűszínének színét feketéről fehérre, hogy az illeszkedjen a legfontosabb események szövegének színéhez.
Most pedig az utolsó simítás: emojik! 🎉🎉🎉
Az emojik vidám hangulatot kölcsönöznek a nonverbális kommunikációnak. Ha nincs képe vagy ikonja, amivel extra lendületet adhatna az ütemterv dokumentumához, használjon emojikat! Így teheti meg:
- Lépjen az Beszúrás fülre > Alakzatok > Szövegdoboz
- Hozzon létre egy szövegdobozt az első kulcsfontosságú esemény felett.
- Írja be a kívánt emojit, és állítsa a Betűméretet 45-re.
- Másolja és illessze be az imént létrehozott szövegdobozt, és cserélje ki az emoji-t a következő kulcsfontosságú eseményre.
- Ismételje meg a 4. lépést a többi fontos esemény esetében is.
A dobozok nincsenek igazítva? Íme egy másik tipp: tartsa lenyomva a Shift billentyűt, és kattintson a szövegdobozokra. Ezután a Shape Format fülön > Arrange > Align > Align Middle > használja a nyílgombokat, hogy az összes újonnan igazított dobozt a kívánt helyre mozgassa.
Baráti, megcsináltad! 🎊💃
Mentsd el ezt idővonal-sablonként a jövőbeli önmagad számára:
- Lépjen a Fájl > Mentés sablonként menüpontra, és megjelenik egy párbeszédpanel.
- Írja be a naptár sablon nevét a Mentés másként mezőbe.
- Adjon hozzá releváns címkéket a Címkék alatt (Mac felhasználók számára)
- Válassza ki, hová szeretné menteni a naptár sablonját
- Változtassa meg a Fájlformátumot Microsoft Word sablonra (. dotx).
Hogyan készítsünk alapvető ütemtervet a Microsoft Word táblázataival?
A táblázatokkal bonyolult a viszony: minden rendben lehet, amíg egy apró félreértés mindent tönkre nem tesz.
A táblázatok használata egy másik lehetőség az ütemterv létrehozására a Wordben, de ez nem feltétlenül bonyolult vagy unalmas feladat! Néhány egyszerű módosítással az ütemterve:
Így kezdődik...
… ehhez 😍
Megjegyzés: Ebben az oktatóanyagban a Microsoft Word for Mac 16. 54 verziót használjuk. A lépések és a funkciók eltérhetnek, ha más platformot vagy verziót használ.
1️⃣ Nyisson meg egy új Word-dokumentumot
- Nyissa meg a Microsoft Word programot
- Válassza a Üres dokumentum > Létrehozás lehetőséget.
- A Layout (Elrendezés) fülön válaszd a Orientation (Tájolás) > Landscape (Fekvő) lehetőséget.
- Írd be a dokumentum címét az oldal tetejére, igazítsd középre, változtasd meg a betűtípust (ha szükséges) és növeld a betűméretet. Ebben a példában a Franklin Gothic Book betűtípust és a 48-as betűméretet használjuk.
- Adjon hozzá minden szükséges szöveget a dokumentum címe alá.
2️⃣ Táblázat beszúrása és formázása
Attól függően, hogy hány kulcsfontosságú eseményre és hány projektnapra van szükség, itt találsz egy matematikai útmutatót, amely segít eldönteni, hogy hány oszlop és sor szükséges az ütemtervhez:
Oszlopok: Napok száma + öt oszlop = oszlopok teljes száma
Mire jó az „öt”? Öt cellát fogunk egyesíteni, hogy helyet teremtsünk a szövegnek.
Sorok: Kulcsfontosságú események száma = a sorok teljes száma
Ettől a ponttól kezdve nincs többé szükség matematikára. 🤝
- A Beszúrás fülön válaszd a Táblázat > Táblázat beszúrása lehetőséget.
- Írja be az Oszlopok és Sorok számát
- Kattintson az alsó sorra, és húzza azt az oldal aljára.
- Jelölje ki az összes táblázatcellát (az első sor kivételével)
- A Layout (Elrendezés) fülön kattintson a Distribute Rows (Sorok elosztása) gombra.
6. Jelölje ki az első sort, és állítsa a betűméretet 9-re.
7. Jelölje ki az első oszlopot, és állítsa a betűméretet 12-re.
Bónusz: Projektütemterv-szoftver!
3️⃣ Adja hozzá a teljesítendő feladatokat/eseményeket
- Az első sorból kezdve jelölje ki az első öt oszlopot, majd a Layout fül alatt válassza a Merge Cells lehetőséget.
2. Kezdje a második sorral, és adja hozzá az összes fontos esemény szövegét az első oszlopba.
3. Adja hozzá az 1-31-es dátumokat a táblázat első sorába (ne felejtse el kihagyni az első oszlopot).
Tipp: csökkentse a betűméretet, hogy a számok elférjenek egy sorban, vagy bővítse a táblázat szélességét.
4. Igazítsa a cellákban található Key Events (Főbb események) szöveget úgy, hogy kijelöli az első oszlopot, majd a Layout (Elrendezés) fülön kattintson a Align Center (Középre igazítás) ikonra.
5. Ismételje meg a 4. lépést az első sor dátumaihoz.
4️⃣ Testreszabhatja az ütemterv táblázatát
- Kattintson és húzza az egyes kulcsfontosságú események sorában található cellákat. Ezután a Elrendezés fülön válassza a Cellák egyesítése lehetőséget.
- Helyezze a kurzort az újonnan egyesített cellákba, majd a Táblázat Tervezés fülön > Árnyékolás > válasszon ki egy színt.
Itt is abbahagyhatnád, de van egy egyszerű módosítás, amit elvégezhetünk a táblázaton, hogy a diagram kevésbé legyen szigorú: a táblázat szegélyeinek beállítása.
3. Jelölje ki az egész táblázatot, majd a Táblázat tervezése fülön válassza ki a Szegélystílus > Szegélyek > Minden szegély menüpontban a pontozott vonalat.
4. Ha vastagabb vonalat szeretne hozzáadni a külső szegélyhez, jelölje ki az összes cellát, kivéve az első sort és az első oszlopot. A Táblázat tervezése fülön válassza ki a folytonos vonalat a Szegélystílus > Szegélyek > Külső szegélyek menüpontban.
Készen is van! 🎉🕺
Mentsd el ezt idővonal-sablonként a jövőbeli önmagad számára:
- Lépjen a Fájl > Mentés sablonként menüpontra, és megjelenik egy párbeszédpanel.
- Írja be a naptár sablon nevét a Mentés másként mezőbe.
- Adjon hozzá releváns címkéket a Címkék alatt (Mac felhasználók számára)
- Válassza ki, hová szeretné menteni a naptár sablonját
- Változtassa meg a Fájlformátumot Microsoft Word sablonra (. dotx).
👉 Egyéb kapcsolódó oktatóanyagok:
Ingyenes Word ütemterv-sablonok
Tudta, hogy a Microsoftnak van egy online sablonkönyvtára? A sablonokhoz közvetlenül a Microsoft alkalmazásokból is hozzáférhet, de az online áruházban is böngészhet ingyenes és prémium sablonok között. Íme néhány ingyenes ütemterv-sablon, amelyet azonnal letölthet:
A Microsoft Word használatának 4 fő hátránya az ütemtervek készítésében
Bár élveztük a SmartArt Graphics és táblázatok segítségével történő egyedi ütemtervek készítését, nem érezte egy kicsit... hosszadalmasnak?
Még a legegyszerűbb műveletek végrehajtása is, például egy egyszerű táblázat létrehozása, sok kattintást és gondos navigációt igényelt a Microsoft Word ütemtervünk elkészítéséhez. A Microsoft Word az egyik legnépszerűbb szoftver, de korlátozott a modern munkaerő igényeinek és változásainak tekintetében.
Itt van néhány dolog, amit tudnia kell, mielőtt időt, energiát és erőforrásokat fektetne a Microsoft Wordba:
- Bár a Word egy sokoldalú platform, a kívánt eredmény eléréséhez időigényes is ⏳
- A Microsoft Word nem optimalizált a folyamatos projekttervezéshez és -kezeléshez automatizálási funkciókkal 🤖
- A Microsoft Word eszköztár/szalag funkciói verzióról verzióra eltérőek 🤯
- A Microsoft asztali alkalmazásai (Word, Powerpoint, Excel és mások) drágák. A Word alkalmazás önmagában 159,99 dollártól kezdődik 💰
Úgy tűnik, szükséged lehet egy Microsoft Word alternatívára.
A nagy kép: Ütemezés készítése a ClickUp-ban
Akár még soha nem hallottál a ClickUp-ról, akár már fontolgatod, hogy a ClickUp-ot választod projektmenedzsment eszközödnek, tekintsd ezt jelnek, hogy még ma elindulj!
A ClickUp a legkiválóbb termelékenységi platform, amely lehetővé teszi a csapatok számára a projektek kezelését, az intelligens együttműködést és az összes munka egyetlen eszközön való összefogását. Akár új felhasználója vagy a termelékenységi alkalmazásoknak, akár tapasztalt projektmenedzser, a ClickUp testreszabhatósága bármilyen méretű csapat számára biztosítja a következetes együttműködést.
Hagyja, hogy a ClickUp végezze el az ütemtervek elkészítésével kapcsolatos összes munkát, így Ön több időt fordíthat a projektekben döntő jelentőségű döntések meghozatalára.
A Timeline nézetben elvégezhető műveletek:
- Személyre szabhatja az ütemtervét szűrési, csoportosítási és rendezési opciókkal.
- Keresse meg a feladatokat a kényelmes keresősáv segítségével
- Kattintson az ütemterv bármely pontjára, és hozzon létre új feladatokat.
- Váltson napok, hetek vagy hónapok közötti nézetek között
- Könnyedén nagyíthat vagy kicsinyíthet a magas szintű áttekintéshez.
- Nyissa meg az oldalsávot a nem ütemezett és lejárt feladatok megtekintéséhez.
- Tekintse meg az emberek munkaterhelésének teljes képét, és még sok mást!
- Tartsa összehangolva csapatát, és segítsen vizuálisan tájékoztatni a nyilvánosságot a ClickUp útvonalterv-sablonjával.
Egyszerre több projekten dolgozik? A ClickUp Gantt-nézete néhány kattintással segít kezelni a projekt mérföldköveit, prioritásait és függőségeit.
A Gantt-nézetben elvégezhető műveletek:
- Hozzon létre Gantt-nézetet a Terek, Mappák és Listák szintről.
- Adjon hozzá mappákat, listákat, feladatokat és alfeladatokat közvetlenül a Gantt-nézet oldalsávjáról.
- Húzzon vonalakat a feladatok között, hogy automatikusan beállítsa és vizualizálja a függőségeket.
- Határozza meg, mennyi időre van szükség egy mappa vagy lista elkészítéséhez, az előrehaladási sávra mutatva az egérrel.
- Bármely feladatot jelölhet mérföldkőként, vagy visszaalakíthat feladatként.
- Többletfeladatokat szerkeszthet anélkül, hogy elhagyná a Gantt-nézetet, és még sok más!
Kevesebb kattintás, nagyobb hatás
A vizualizációs eszközök fontos projekteszközök, amelyek elkészítése nem vehet igénybe többet egy óránál a heti munkaidőből. Ahhoz, hogy lépést tudjanak tartani a projekttervek napi változásaival, a vezetőknek és a vállalkozásoknak a legjobb szoftverre van szükségük: a ClickUp-ra!
Hozzon létre még ma ingyenes fiókot a ClickUp-ban, és búcsút inthet a véges Word-dokumentumoknak! 👋