A csapat teljesítménye minden vállalat sikere szempontjából döntő tényező. De legyünk őszinték: a csúcsteljesítmény folyamatos fenntartása igazi kihívás lehet.
Manapság a vállalkozásoknak folyamatosan fejlődniük kell, hogy lépést tartsanak a dinamikus piaci körülményekkel, és a munkavállalóknak nyomást kell elviselniük, hogy lépést tartsanak a változásokkal.
Menedzserként Önnek kulcsfontosságú szerepe van abban, hogy csapata motivált maradjon és összhangban legyen a szervezet céljaival. Ez azt jelenti, hogy kezelnie kell a csapat elvárásait, és meg kell osztania velük azokat az eszközöket, amelyek segítenek nekik koncentráltak maradni, különösen a teljesítési szakaszban.
Ha kíváncsi arra, mi is az a teljesítményfázis, és hogyan ösztönözheti csapatát arra, hogy elérje azt, akkor ez a cikk Önnek szól. Olvassa tovább! 🧐
Mi az a teljesítményfázis?
A teljesítményfázis az egyik legfontosabb szakasz Tuckman csapatfejlesztési modelljében. A modellt Bruce Tuckman, oktatási pszichológus dolgozta ki, aki azt a csoportok fejlődésének és növekedésének elméleti folyamatának leírására használta az 1960-as évek közepén.
A teljesítményfázis a „Csapatfejlődés öt fázisa” modell negyedik fázisa, és talán a legfontosabb szakasz. Ebben a fázisban a csapat minden tagja a legmagasabb potenciálját hozza, és a csapat egy jól szervezett, összetartó egységként működik.
A modell öt szakasza a következő:
- 1. szakasz: Kialakulási szakasz
- 2. szakasz: Viharos szakasz
- 3. szakasz: Normálizálási szakasz
- 4. szakasz: Teljesítményfázis
- 5. szakasz: A feloszlás szakasza
Mielőtt elmélyülnénk a teljesítmény fázisában, röviden ismerkedjünk meg az összes csapatépítési fázissal.
1. szakasz: Alakulási szakasz
Ez a szakasz akkor következik be, amikor a csapat vagy a csoport tagjai éppen összeállnak.
Lehet, hogy a csapat tagjai még nem ismerik egymást jól. Sok a bizonytalanság, és a csapat nem feltétlenül a legtermékenyebb. A tagok még szokják egymást, és időre van szükségük, hogy megismerjék az egyéni szerepeiket.
2. szakasz: Viharos szakasz
Ebben a szakaszban a csapat tagjai megtanulnak együtt dolgozni. Ebben a szakaszban néha konfliktusok alakulhatnak ki a személyiségek vagy vélemények ütközése miatt.
A csapat tagjai még nem biztos, hogy teljesen tisztában vannak a szerepeikkel, és előfordulhat, hogy átlépik egymás határait. A csapat dinamikája kihívásokkal járhat, miközben a tagok a számukra legmegfelelőbb szerepet keresik.
További információ: Mi az a csapatmunka? 10 hatékony stratégia a csapatod számára
3. szakasz: Normálizálódási szakasz
Ebben a szakaszban végre minden a helyére kerül. A csapat tagjai beilleszkednek a saját szerepükbe.
Ahogy egyre kényelmesebbé válik számukra a csapatmunkában való együttműködés, úgy érzik magukat egyre kényelmesebbnek abban is, hogy segítséget kérjenek vagy konstruktív visszajelzéseket kérjenek egymástól.
4. szakasz: Teljesítményfázis
Csak a sikeres csapatok érhetik el ezt a nagyra becsült szakaszt, amelyben a csapat tagjai nem csak egyénileg, hanem csapatként is a legmagasabb potenciáljukat hozzák.
Ha látta olyan filmeket, mint a Ratatouille vagy a Burnt, itt van egy példa: Eleinte a szakácsok folyamatosan összetűznek egymással, és rengeteg interperszonális konfliktus van. De a végén tökéletesen összehangolódnak, mint egy összhangban lévő, harmonikus zenekar. Ez a teljesítmény fázis.
A teljesítmény fázisban
- Csapata meghatározta a szerepeket, egyértelmű határokat szabott, hogy senki ne lépjen a másik területére, és könnyedén tudnak együttműködni.
- A tagok aktívan vállalnak felelősséget és megfelelő mértékű hatalmat, hogy vezetni tudják a projekteket.
- Minden tag segít egymásnak a hibák, tévedések és egyéb hiányosságok felismerésében és leküzdésében.
- A tagok egymásnak visszajelzéseket adnak a jobb eredmények érdekében, és összehangoltan haladnak a csapat céljai felé.
- Mindenki mély elégedettséget érez a haladásával kapcsolatban.
Csapata is betartja a kialakított munkafolyamatokat a közös célok elérése érdekében, és a tagok egységesnek érzik magukat a közös cél elérése érdekében. Ez a csoportfejlődés ideális szakaszát jelenti.
Csapatvezetőként az a célja, hogy a lehető leggyorsabban eljuttassa csapatát erre a szakaszra – és mi pontosan ebben szeretnénk segíteni Önnek.
További információ: Csapatösszetartás: stratégiák a munkahelyi teljesítmény növelésére
5. szakasz: A feloszlás szakasza
Ez Tuckman ötödik és egyben utolsó szakasza, amikor a csapat feloszlásra kész. Általában akkor következik be, amikor a csapat elérte célját.
Ez az az idő, amikor Ön és csapata ünnepelheti az elért eredményeket. Gondoljon vissza az elért eredményekre, és emlékeztesse csapatát a munkájuk mögötti célra.
Mivel ez az ötödik szakasz, kiváló alkalom arra is, hogy elismerje és megünnepelje az egyes csapattagok tehetségét.
Miért érdemes a teljesítményfázist megcélozni?
A teljesítési szakasz a lehető legmagasabb pozitív eredményt hozhat Önnek és csapatának. 🎯
Ebben a szakaszban tökéletes az összhang és a kommunikáció, és a legtöbb tag hibátlanul dolgozik a célok elérése érdekében.
A cél az, hogy a csapatot a lehető leghosszabb ideig ebben a fázisban tartsuk.
Bár elméletben ez remekül hangzik, egyetlen csapat sem tud beavatkozás nélkül folyamatosan a teljesítési szakaszban maradni. Önön, a csapatvezetőn múlik, hogy csapata minél tovább ebben a szakaszban maradjon, különösen a projektek során.
Ehhez kezdhet azzal, hogy elkerüli a fázisban gyakran felmerülő kihívásokat, miközben megőrzi erős vezetői pozícióját. Tudjon meg többet!
Melyek a teljesítményfázisban gyakran előforduló kihívások? És miért jelentkeznek?
🚩Kimerültség
A kiégés a legfélelmetesebb ellenség, ha egy magas teljesítményű csapat fenntartásáról van szó. És ezt nem lehet egyszerűen wellness-tevékenységek bevezetésével megoldani. Nem számít, mennyit meditálnak vagy edzenek a csapat tagjai, ha olyan környezetben ragadnak, amely krónikus stresszt okoz, akkor meg fogják érezni a nyomást.
A kiégés rossz az üzletnek és az embereknek általában. A munkavállalók 33%-a elismeri, hogy a kiégés miatt kevésbé tudnak koncentrálni a munkára, 31% szerint ez miatt elvesztették az érdeklődésüket a munkájuk iránt, 21% pedig arról számol be, hogy ez miatt többet halogatják a feladatokat.
A kiégés három legfőbb oka a megnövekedett munkaterhelés, a munka és a magánélet közötti határok hiányából fakadó mentális egészségügyi problémák, valamint a reálisnak nem mondható határidők.
A munkahelyi kiégéshez hozzájáruló egyéb tényezők:
- Állandó sürgősség
- Hierarchikus és lassú kommunikációs hálózatok
- Mikromanagement
- Az eredmények elismerésének hiánya
- A személyes határok és a munkaidő túllépése
🚩 A lendület fenntartása
A vezetők számára egy másik jelentős kihívás az, hogy napról napra, hétről hétre biztosítsák a csapat állandó teljesítményét. Noha nem várhatja el a csapattól, hogy mindig 100%-osan teljesítsen, ez nem jelenti azt, hogy hagyhatja, hogy stagnálás alakuljon ki.
A lendület elvesztésének néhány gyakori oka:
- Kiégés (igen, ezek mind összefüggenek egymással)
- A koherens és egyértelmű célok hiánya
- Önelégültség
- A kulcsfontosságú csapat tagok távolléte
- Elismerés hiánya
- Külső tényezők, mint például a vállalati értékek változása, a felső vezetés változása stb.
🚩 Konfliktusok felmerülése
A konfliktusok elkerülhetetlenek. Érdekkülönbségek, személyiségbeli ütközések vagy más okok miatt alakulhatnak ki.
Íme néhány gyakori ok, ami konfliktusokhoz vezethet a teljesítési szakaszban, és amire érdemes odafigyelni:
- Különböző szakmai vélemények és munkastílusok
- Különböző személyes és szakmai célok elérése
- A szerepek átfedése a projekt későbbi szakaszaiban
- Személyes hiedelemrendszerek
- Korlátozott erőforrások
- Szervezeti tényezők, például a vállalati politika változásai vagy átszervezés
- Külső tényezők, például a felsővezetés/menedzsment által szabott irreális határidők okozta stressz
- Kíméletlen verseny
Bármelyik ezek közül (vagy más okok) ronthatja a csapat magas szintű működését, hatékonyságát és eredményességét.
Szóval, mire van szükséged ahhoz, hogy újra talpra álljanak?
Melyek a legjobb gyakorlatok a teljesítési szakaszban való hatékony vezetéshez?
A magas teljesítményű csapatok kezelése és irányítása során a legfontosabb továbbra is az erős vezetés.
Annak ellenére, hogy minden tőled telhetőt megteszel, hogy olyan csapatot állíts össze, amelyben az ideális keverékben vannak jelen a készségek és a hozzáállás, a csapatod számára kedvező környezet megteremtése gyakran megköveteli a csapat összetételének módosítását, ahogyan annak dinamikája fejlődik.
Íme néhány stratégia a teljesítő szakaszban lévő csapatok kezeléséhez:
✅ Végezzen csoportos tevékenységeket a végrehajtási szakaszban
- Beszéljék meg a nagy képet: Valósítsák meg azt a pozíciót, amelyben magukat és csapatukat egy bizonyos idő után látni szeretnék. Hagyják, hogy a csapat elképzelje, hol kell tartaniuk a jelenlegi projektjükkel. Ez segít nekik abban, hogy motiváltak maradjanak, mert elképzelik jövőbeli eredményeiket, és megmutatják a csapat sikereinek szintjét.
- Három fő kérdés: Tegye fel csapatának ezt a három alapvető kérdést: Mi működik jól számunkra? Mi okoz problémát számunkra? Mit tudunk javítani?
- Mi működött nálunk?
- Mi okozza a problémákat?
- Mit tudunk javítani?
- Mi működött nálunk?
- Mi okozza a problémákat?
- Mit tudunk javítani?
De ne tartogassa őket a sprint végére.
Gyűjtsd össze ezeket az értékes visszajelzéseket rendszeres időközönként a projektciklus során, hogy jó képet kapj a fenti témákról. Az időszerű visszajelzések, a problémák korai kezelése és az elért eredmények kiemelése folyamatos fejlődés és teljesítmény érzetét kelti minden csapat tagjában.
- Mindenre kiterjedő brainstorming ülés: Vizualizálja ötleteit ennek a gyors gyakorlatnak a segítségével. Összehozza a csoportot, és ösztönzi őket innovatív gondolkodásra, hogy időben befejezzék a projektet, amin dolgoznak.
Képzelje el, hogy végtelen tér áll rendelkezésére, amelyet szöveges és vizuális ötletekkel tölthet meg a projektek és tevékenységek nyomon követése érdekében. A ClickUp Whiteboards segít Önnek ebben.
A ClickUp Whiteboards segítségével:
- Egyetlen, megosztott platformon dolgozzon együtt vizuálisan, hogy az ötleteket megvalósítható ismeretekké alakítsa.
- Brainstorming, stratégia kidolgozás, gondolattérképek készítése és agilis munkafolyamatok tervezése
- Használja a ClickUp eszközöket, például a Tasks alkalmazást, hogy az ötletek zökkenőmentesen váljanak cselekvéssé.
- Kössd össze a munkafájlokat, a Dokumentumokat és a feladatokat közvetlenül a Whiteboardon
✅ Ismerje el a hozzájárulásokat
A csapat ellentétes személyiségek összeolvadása. Természetesen egyes tagok dinamikusabbak lesznek másoknál, és ennek eredményeként jobban láthatóak is lesznek. Vezetőként az Ön feladata, hogy világosan megértse, ki hogyan járul hozzá a projekthez.
Gondoskodjon arról, hogy a kevésbé látható tagok is lehetőséget kapjanak a reflektorfénybe kerülni, elismerve hozzájárulásukat. Ez egy olyan csapathoz vezet, amely tisztában van minden tagjának tehetségével, és azokat ünnepli, függetlenül attól, hogy az adott személy mennyire hangos.
Ahhoz, hogy ezt hatékonyan megtehesse, használhat egy csapatkezelő rendszert, amely segít nyomon követni az elvégzett feladatokat. Itt több ClickUp funkciót is egyszerre használhat. Az első a ClickUp Tasks.
További információ: 15 ingyenes sablon az alkalmazottak teljesítményének értékeléséhez (tippekkel együtt)
A Feladatok segítségével:
- Adjon a csapatának megvalósítható, egyértelmű és jól meghatározott feladatokat.
- Kövesse nyomon a feladatok előrehaladását, hogy megértse csapata teljesítményét.
- Tervezzen, szervezzen és működjön együtt zökkenőmentesen bármely projekten
- Osztályozza a feladatokat prioritás és kiosztás szerint
- Kapcsolja össze a kapcsolódó feladatokat, és kövesse nyomon az előrehaladást az egyéni állapotokkal.
A haladás nyomon követésének másik praktikus módja a ClickUp Project Tracker Template használata.
Ezzel a fázissal csoportosíthatja a feladatokat, nyomon követheti az előrehaladást és zökkenőmentesen együttműködhet a csapatával. Tökéletes megoldás több projekt kezeléséhez anélkül, hogy túlterheltté válna. Rendezett maradhat, valós idejű frissítéseket kaphat és mindenki hozzájárulását ismerheti.
✅ Mindig elérhető célokat tűzz ki
A csúcsteljesítményt nyújtó csapatnak koncentráltnak kell lennie, és közös célra kell törekednie. Ez azzal kezdődik, hogy minden csapattagnak jól meghatározott, megvalósítható célokat adunk, amelyek összhangban vannak a szerepükkel.
Kerülje az egymást átfedő célokat, hogy elkerülje a feladatok közötti konfliktusokat. Emelje folyamatosan a lécet, hogy csapata ne álljon meg a fejlődésben, hanem folyamatosan törekedjen a kiválóságra.
Miután meghatároztad a céljaidat, közöld azokat az alkalmazottaiddal, és figyelemmel kísérd azok teljesítését. Ha mindezt egyetlen helyen szeretnéd elvégezni, anélkül, hogy lapokat kellene váltanod, használd a ClickUp Goals alkalmazást.
A ClickUp Goals segítségével:
- A feladatok összekapcsolásával, numerikus, pénzügyi vagy igaz/hamis célok segítségével automatikusan nyomon követheti a célok elérésének előrehaladását.
- A célokat mappák segítségével egy helyen szervezze, így könnyen nyomon követheti a kapcsolódó célokat.
- Állítson be különböző típusú célokat (pl. sprint ciklusok, heti eredménykártyák) a különböző igényeknek megfelelően.
- Ossza meg a célokat, kezelje a jogosultságokat, és tartsa mindenki számára egyértelművé az ütemtervet és a határidőket.
✅ Határozza meg egyértelműen a prioritásokat
A csapata nem tud optimálisan dolgozni, ha minden feladatot sürgősnek minősít! Ha minden sürgős, akkor semmi sem igazán sürgős. Ez azt eredményezheti, hogy a csapata több egymással ütköző prioritással és irreális határidővel lesz elárasztva, ami stresszt okozhat.
Ezért kell jól meghatározott sürgősségi kritériumokat létrehoznia, és ennek megfelelően rangsorolnia az egyes feladatokat. Tervezzen jól, és hozzon létre egy rendszert, amelyben nemcsak feladatokat oszthat ki csapattársainak, hanem azok fontosságának megfelelően is címkézheti őket.
Például a legfontosabb tételeket piros színnel, a kevésbé fontosakat sárga és zöld színnel jelölheti, így egyszerű, de mindenki számára érthető rendszert hozhat létre.
Használhatja a számos prioritási rendszer egyikét is, például:
- Az Eisenhower-mátrix
- MoSCoW (Must have, Should have, Could have és Won’t have) módszer
- ABC prioritási módszer („A” magában foglalja a magas prioritású és sürgős feladatokat, „B” a közepes prioritású és közepesen sürgős feladatokat, „C” az alacsony prioritású és kevésbé sürgős feladatokat)
- RICE (elérhetőség, hatás, magabiztosság és erőfeszítés) pontszámok
✅ Biztosítsa a megfelelő munka-magánélet egyensúlyt
Értsd meg, hogy alkalmazottaidnak van életük a munkán kívül is.
Ha folyamatosan elmosod a személyes és a szakmai élet határait, alkalmazottai nem tudnak pihenni vagy jól kikapcsolódni. Nem tudnak teljesen elszakadni a munkától, ami kimerültséghez és frusztrációhoz vezet.
Ez különösen fontos, mivel a munkaerő nagy része elkezdett távoli vagy hibrid munkakörnyezetet választani.
Az Egyesült Államokban jelenleg a munkahelyek 53%-a hibrid. Ez azt jelenti, hogy fel kell készülnie arra, hogy kezelje és kezelje a rugalmas, gyakran aszinkron munkakörnyezettel járó kihívásokat.
✅ Ösztönözze a átlátható és hatékony kommunikációt
A kommunikáció kulcsfontosságú az alkalmazottak motiválásában és erőfeszítéseik elismerésében. Az Ön szerepe az, hogy elősegítse a munkafolyamatot, ne pedig akadályozza azt.
A csapattagok számára elérhetőnek kell maradnia, hogy ne kelljen több akadályt leküzdeniük ahhoz, hogy találkozhassanak Önnel.
Gondoskodjon arról, hogy minden csapattagja nyugodtan fordulhasson Önhöz. Fontolja meg egy nyitott ajtó politika bevezetését, hogy ösztönözze az embereket véleményük kifejezésére. Továbbá, szüntesse meg a hatástalan kommunikációs szigeteket az egyszerűsített kommunikációs csatornák bevezetésével.
Próbálja elkerülni a késedelmeket és a félreértéseket, amikor üzeneteket oszt meg a csapattagokkal, beleértve önmagát is.
A ClickUp ismét hatékony megoldást kínál erre a ClickUp Chat View formájában. Ez elősegíti a zökkenőmentes koordinációt a részlegek, csapatok és tagok között, összekapcsolt feladatokkal és szerepkörökkel.
Használja a ClickUp csevegőablakát, hogy közvetlenül kommunikáljon a munkatársaival és a munkatérben található részlegekkel, miközben könnyedén megoszthatja a releváns fájlokat, feladatokat és dokumentumokat.
✅ Támogassa a bizalmat és az önállóságot; figyeljen, de ne mikromanageáljon
Ha nem bízik a csapatában, akkor fel kell tennie magának néhány mélyreható kérdést. Ha olyan csapattal dolgozik, amelyre nem számíthat, az tönkreteheti az egész munkafolyamatot. Ez egyben a nem egészséges munkakörnyezet jele is lehet.
Ugyanakkor ne ess bele a mikromanagement csapdájába. Ha minden tagot a legapróbb részletekig irányítani kezdesz, az csak azt mutatja, hogy nem bízol bennük annyira, hogy rájuk bízd a munkát.
Bátorítsa csapatát, hogy vállaljanak vezető szerepet a projektek során, hogy megmutassák, készek az önállóságra. Meg kell találnia az egyensúlyt a csapattagok önálló fejlődésének lehetővé tétele és a haladásuk szoros figyelemmel kísérése között, és készen kell állnia arra, hogy beavatkozzon, amikor jelenléte vagy döntéshozatala szükséges.
ClickUp projektmenedzsment szerepek és felelősségek sablon
Ha feladatok kiosztása közben áttekintést szeretne tartani az egész helyzetről, próbálja ki a ClickUp projektmenedzsment szerepkörök és felelősségek sablonját. Ez segít meghatározni a szerepköröket, kiosztani a feladatokat, és biztosítani, hogy mindenki tudja, ki miért felelős.
Ez a sablon segítségével minden zökkenőmentesen fog működni, függetlenül a szervezet méretétől. A sablon egyértelmű tervet nyújt, biztosítja, hogy mindenki tisztában legyen a saját szerepével, javítja a csapatok közötti koordinációt, és segít a problémák korai felismerésében, mielőtt azok nagyobb gondokká válnának.
✅ Rendszeresen végezzen visszajelzési ciklusokat
A teljesítmény fázisban a csapattagok készségesen adnak egymásnak kritikus, konstruktív visszajelzéseket.
Fontos, hogy ezek a kommunikációs csatornák nyitottak és egészségesek maradjanak. Valójában, mint vezető és menedzser, azonnal kérhet konstruktív visszajelzéseket, és példát mutathat a többi csapat tagjának. Az egyik legjobb módszer erre az, ha névtelen felméréseket szervez, amelyek pontosan megmutatják, miben jó, és mely területeken van még javítanivaló.
A csapaton belüli visszacsatolási ciklus létrehozásával folyamatos tanulási és fejlesztési környezetet alakíthat ki.
A ClickUp alkalmazás Employee Feedback and Check-In Survey Template (Munkavállalói visszajelzés és bejelentkezési felmérés sablon) segítségével könnyedén gyűjthet értékes visszajelzéseket. Használja a sablont, hogy gyorsan összegyűjtse a betekintéseket, azonosítsa a fejlesztendő területeket és megoldja az esetleges problémákat, miközben egyszerűsíti a visszajelzési folyamatot.
Tartsa fenn teljesítményfázisát a ClickUp segítségével
A teljesítmény fázisban a csapatod ragyog, minimális konfliktusokkal dolgozik együtt és maximalizálja a termelékenységet.
Ahhoz, hogy ezt az optimális fázist fenntarthassa, kezelnie kell a potenciális kihívásokat. Egy átfogó projektmenedzsment eszköz segíthet Önnek Tuckman modelljének mind az öt szakaszában.
A ClickUp lehet az Ön számára megfelelő eszköz. Átfogó megoldást kínál a csapat összehangoltságának és termelékenységének fenntartásához. Segít továbbá a célok kitűzésében, a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában, a szerepek meghatározásában, a kommunikáció egyszerűsítésében, a visszajelzések gyűjtésében és a teljesítmény figyelemmel kísérésében.
A ClickUp integrálásával a munkafolyamatába megelőzheti a problémák felmerülését, és biztosíthatja csapata hosszú távú sikerét.
Ne hagyja, hogy a rendetlenség megzavarja az előrehaladását. Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra, és tartsa csapatát a legjobb teljesítményén.