A szervezetek körülbelül 51%-a átszervezte csapatait 2023-ban.
Nem meglepő, hogy a vezetők 2024-ben a csapatok átalakítására koncentrálnak.
A csapatépítés jó okból folyamatos feladat. A csapatok különböző tényezők hatására folyamatosan változnak, fejlődnek és növekednek. Ezért a csapatépítés több aspektusára is figyelmet kell fordítania, hogy a csapat magas teljesítményű és motivált maradjon.
A jól irányított csapat:
- Ösztönzi a kreativitást és a kommunikációt a csapat tagjai között.
- Javítja a csapat döntéshozatali képességeit
- Bontsa le a részlegek és csapatok közötti szeparációt
- Fokozott tanulási lehetőségeket kínál, ahol a fiatalabbak a tapasztaltabbaktól tanulhatnak.
- Csökkenti a fáradtságot és javítja az elkötelezettség szintjét, ami sikeres eredményekhez vezet.
- Lehetővé teszi a vezetők számára, hogy kiaknázzák a csapat teljes potenciálját.
- Növeli a munkavállalók munkahelyi jólétét és egymás közötti kapcsolataikat.
- Lehetővé teszi a szervezetek ( 50% ) számára, hogy elérjék működési céljaikat.
A Stanford Egyetem egy tanulmánya szerint az együttdolgozás motiválhatja a csapatot, és a munkát játékossá teheti. Ez az útmutató nyolc egyszerű és bevált lépésen keresztül vezeti végig Önt a magas teljesítményű csapat kialakításának folyamatán.
Hogyan építsünk fel egy csapatot nyolc könnyen követhető lépésben
Mindannyian hallottuk már azt a mondást, hogy „a csapatmunka megvalósítja az álmokat”.
De hogyan lehet ezt elérni? A csapatépítés egy folyamat, és méghozzá egy tudatos folyamat.
Vessünk egy pillantást arra, hogy mi szükséges egy stabil, magas teljesítményű, agilis csapat kialakításához.
1. lépés: Határozzon meg célokat, hogy az emberek összehangoltan dolgozzanak
A homályos célok félreértelmezésekhez vezethetnek.
Tehát mielőtt csoportokba sorolná alkalmazottait, ügyeljen a következőkre:
- Határozza meg pontosan a csapat által követendő szervezeti célokat és feladatokat.
- A feladat kezdetén közölje a feladat céljait (mit kell tenni) és a folyamat céljait (hogyan kell elvégezni a munkát).
- Hangsúlyozza az egyes szerepekhez tartozó egyéni felelősségeket, használati eseteket, valamint azt, hogy a funkciók közötti csapatok hogyan fogják együttműködni.
- Hangolja össze a csapat képességeit a szervezet általános céljaival
A jól megfogalmazott és egyértelmű célok megkönnyítik mindenki életét: a munkatársak ugyanazon az oldalon állnak, és a csapatvezető hatékonyan nyomon követheti az előrehaladást.
Ez az összehangolás biztosítja, hogy mindenki a kezdetektől a végéig ugyanazon átfogó célok elérése érdekében dolgozzon.
Ha segítségre van szüksége a hatékony csapatcélok meghatározásában, próbálja ki a ClickUp Goals alkalmazást.
Használja a ClickUp Goals szolgáltatást, hogy világos ütemtervvel, mérhető célokkal és automatikus haladáskövetéssel térképezze fel céljait:
Tekintse meg a célokat a kívánt formátumban, és rendezze őket külön mappákba a munka hatékonyságának növelése érdekében.
Céljainak megfogalmazásakor vegye figyelembe a következő szempontokat:
- Főbb tevékenységek
- Vészhelyzetek és tartalék tervek
- A munka nyomon követésének ellenőrzési pontjai
- A szabályok az érdekelt felek tájékoztatására vonatkozóan
- Ki miért felelős?
- Az egyes feladatok/intézkedések határideje
- A haladás mérésére szolgáló mutatók
2. lépés: Gondolkodjon el – Milyen a vállalati kultúrája?
Csapatának mindig tisztában kell lennie azzal, hogy mit várnak tőlük.
Természetesen a vállalati kultúra kialakítása kiemelt fontosságú feladatnak kell lennie.
Használja ezeket a tippeket a pozitív vállalati kultúra kialakításához:
- Pozitív viselkedés: Nyíltan beszéljétek meg, mi minősül pozitív viselkedésnek, és állítsatok össze a csapat számára a legjobb gyakorlatra vonatkozó irányelveket. A ClickUp Docs segítségével azonnal megoszthatjátok ezeket a referenciaértékeket, és egyhangúlag megegyezhettek a csapatban:
- Csapatépítő gyakorlatok: Annak érdekében, hogy a csapat tagjai jobban megismerjék egymást, próbálja ki az „artefaktum gyakorlatot” – amelynek során minden alkalmazottat megkér, hogy osszon meg egy 5 perces személyes történetet egy kihívásról és eredményről, amellyel karrierje során találkozott. Meg kell kérnie az alkalmazottakat, hogy mutassák be az eredményüket szimbolizáló tárgyat (trófea, oklevél stb.). Miután mindenki befejezte a történetét, kezdjen el egy beszélgetést arról, hogy a csapat tagjai hogyan érezték magukat az anekdoták hallgatása után, és hogy melyik tag milyen különleges képességekkel járul hozzá a csapat munkájához.
- Munkastílus: Felelős vezetőként elengedhetetlen, hogy megismerje, hogyan működik a legjobban a csapata: a munkatársak szeretnek önállóan dolgozni? Szeretnének együttműködni egy hibrid modellben?
- Szeretnek a munkavállalók önállóan dolgozni?
- Szeretnének együttműködni egy hibrid modellben?
- Szeretnek az alkalmazottak önállóan dolgozni?
- Szeretnének együttműködni egy hibrid modellben?
Tegyen fel közvetlen kérdéseket, és alakítson ki olyan munkastílust, amely mindenki számára megfelelő. A ClickUp Brain segítségével feljegyezheti a megbeszélés témáit, és mindenki számára elérhetővé teheti azokat.
3. lépés: Fókuszáljon a képzésre
Rendkívül fontos, hogy felmérje csapata jelenlegi készségeit, és ezekhez igazodva alakítsa ki a munkaköröket.
Ha azonban csapatát a következő szintre szeretné emelni, akkor összpontosítson azokra a készségekre, amelyekre a jövőben szükségük lesz.
A folyamatos tanulási lehetőségek elősegítik a jobb hangulatot és teljesítményt.
Így teheti a coachingot és a tanulást szervezetének tanulási kultúrájának szerves részévé:
- Készítsen stratégiát és állítson össze új, jövőbeli kihívásokat, hogy csapata érdeklődése fennmaradjon.
- Készítsen tanulási modulokat egyedi készségekhez
- Készítsen egy keretrendszert, amely biztosítja a képzések megfelelő menetét
- Kísérletezzen új tanulási ötletekkel, hogy jobb eredményeket érjen el és segítse a csapat tagjainak fejlődését.
4. lépés: Készítsen átfogó fejlesztési tervet
Egy új csapat felépítése során több tényezőt is figyelembe kell venni.
Gondoskodnia kell arról, hogy minden csapattag tiszteletben tartva és meghallgatva érezze magát.
Ha a dolgok rosszul alakulnak, szervezettnek és nyugodtnak kell maradnia.
Rendszeresen ellenőriznie kell, hogy alkalmazottai hogyan teljesítenek.
Mindezek kezelése kivételes projektmenedzsment és időgazdálkodási készségeket igényel.
Tehát vegye figyelembe mindezeket a tényezőket, amikor egy összetartó csapatfejlesztési tervet készít.
Miután elkészült a terve, ideje megvalósítani azt, és követni a csapatépítés négy szakaszát:
- 1. szakasz: Ismerje meg a csapatot, és szervezzen jégtörő foglalkozásokat, ahol a tagok megismerhetik egymást, és megtudhatják, hogy az egyes tagok hogyan szeretnének dolgozni.
- 2. szakasz: Végezzen csapatépítő gyakorlatokat a bizalom és a problémamegoldó képességek fejlesztése érdekében a kollégák között.
- 3. szakasz: Készítse elő és tájékoztassa a csapatot az első feladatukról, amelynek kihívást jelentőnek kell lennie. Ösztönözze a csapat tagjait az együttműködésre és a kreatív gondolkodásra.
- 4. szakasz: Összegezze és elemezze az eredményeket; vizsgálja meg, mi nem sikerült a kihívás során, és ünnepelje a sikereket!
5. lépés: Ösztönözze a 24 órás kommunikációt és a könnyed együttműködést
Ha kihasználják egymás képességeit, jobb eredményeket érhetnek el, mint egyedül.
A csapat kollektív erősségeinek kihasználása egy jó projektmenedzsment eszközzel kezdődik, amely mindig kéznél van.
A ClickUp robusztus csapatmunkát és kommunikációs funkciókat kínál, amelyek segítenek a csapatoknak a feladatok, frissítések és előrehaladás nyomon követésében és egymás tájékoztatásában.
Vegyük például a ClickUp e-mail funkcióját, amely lehetővé teszi, hogy egy kattintással elküldje a fontos e-maileket:
A ClickUp Chat View funkció akkor is hasznos, ha földrajzilag szétszórt csapattal szeretne együttműködni és élőben szeretné megosztani a frissítéseket.
Egy másik hasznos funkció a ClickUp Collaboration Detection, amely lehetővé teszi a következőket:
- Dokumentumok együttes szerkesztése valós időben
- Azonnali visszajelzést kap a státuszváltozásokról, új megjegyzésekről és egyéb fontos feladatadatokról.
A fent említett funkciók mellett a következőket is segít
- Tervezze meg a csapat induló megbeszéléseit a feladat vagy projekt megkezdése előtt.
- Magyarázza el a munkaköröket és azt, hogy a többi csapattagnak mit kell tennie a siker érdekében.
- Ösztönözze a csapatot, hogy feltáró kérdéseket tegyenek fel és tisztázzák a kérdéseket.
Megfelelő kommunikáció nélkül előfordulhat, hogy csapatának újra kell végeznie a munkát, és ezáltal nem tartja be a határidőket.
6. lépés: Fektessen be egy 360 fokos projektmenedzsment szoftverbe
Csapatának támogatásra van szüksége, ha egyszerre több projektet kell kezelnie.
Itt jön be a képbe a ClickUp projektmenedzsment platform, amely forradalmasítja a munkát.
Az eszköz számos funkcióval rendelkezik, amelyek közelebb hozzák egymáshoz a csapatokat, például:
- Összekapcsolt munkafolyamatok és dokumentumok, amelyek valós időben könnyen megtekinthetők a ClickUp irányítópultokon:
- Az AI projektmenedzsernek köszönhetően automatikusan generálhat alfeladatokat a feladatleírások, összefoglalt kommentek stb. alapján.
A Gantt-diagramok segítségével azonnal áttekintheti a projekt részleteit és azoknak a vállalati célokkal való összhangját, és prioritás szerinti terveket és teendőket állíthat össze:
Térképes folyamatok és fokozott együttműködés stratégiai kezdeményezésekben a ClickUp Whiteboards segítségével, amely minden szempontból vizuális vászonként funkcionál:
7. lépés: Támogassa, ne mikromanageáljon
A munkavállalók szemszögéből a vezetők gyakran mikromanagementet alkalmaznak a projektekben, ahelyett, hogy támogatást nyújtanának.
A mikromanagement stílusú vezetés megszüntetése érdekében:
- Tanuljon meg elengedni: delegálja intelligensen a munkát, különösen az alacsony kockázatú feladatokat, és ne hagyja, hogy a csapat alulteljesítsen.
- Változtassa meg gondolkodásmódját: váljon cselekvőből vezetővé azáltal, hogy nagyobb bizalmat tanúsít a csapat iránt.
- Folytassa a tanulást: Az alkalmazottaihoz hasonlóan Önnek is, mint vezetőnek, folyamatosan fejlesztenie kell vezetői képességeit és kíváncsiságát.
- Gondolkodjon át alaposan a felvételkor: Ahelyett, hogy meggondolatlanul töltené be a pozíciókat, vegyen fel sokszínű embereket, akik harmonikusan és bátran tudnak együtt dolgozni.
- Gondoljon a soft skill-ekre: A hard skill-ekre való összpontosítás mellett felelősséget kell vállalnia a csapat viselkedéséért, és elő kell mozdítania a soft skill-eket, mint például a jobb együttműködés, az empátia és a bizalom.
- Ösztönözze a 85%-os erőfeszítés elvét: A Harvard Business Review szerint a magas teljesítményű csapatok létrehozásához a vezetőknek ösztönözniük kell a csapat tagjait, hogy 85%-os erőfeszítést tegyenek (ahelyett, hogy mindig 100%-ot), és megelőzzék a kiégést.
8. lépés: Kérdezze meg: Vizuális alapú a visszajelzése?
Az objektív visszajelzésekkel kapcsolatos megbeszélések elősegítéséhez és a produktív konfliktusmegoldáshoz használja a következőket:
- A vizualizáció mint képzési eszköz: A vizuális visszajelzés megmutatja az embereknek, mit kell javítaniuk – hasonlóan ahhoz, ahogy egy futballcsapat nézi saját játékát. Az egyik eszköz, amely ezt a folyamatot rendkívül szórakoztatóvá és vonzóvá teheti, a ClickUp Mind Maps, amely lehetővé teszi a feladatok és ötletek közötti kapcsolatok megrajzolását:
- Kövesse nyomon az időt, hogy felmérje, mennyire jól működik együtt a csapata: A csapat időfelhasználásának nyomon követése értékes betekintést nyújt abba, hogy mi működik és mi nem. Fordítson különös figyelmet a csapata időgazdálkodási készségeire.
- Teljesítménymenedzsment eszközök: Végezzen rendszeres munkavállalói teljesítményértékeléseket teljesítménymenedzsment eszközök és ingyenes teljesítményértékelési sablonok segítségével, hogy felmérje munkavállalói teljesítményét, és ennek megfelelően kidolgozza a fejlesztési terveket. Használja a kész teljesítményfejlesztési terv sablonokat, és segítse csapatait a teljesítményük javításában.
Miközben ezt teszi, adjon leíró visszajelzést, amelynek tartalmaznia kell a következőket:
- A csapat viselkedése, nem a személyisége
- A csapatának a feladat elvégzéséhez szükséges készségei
- Függetlenül attól, hogy a csapatok rendelkeznek-e a sikerhez szükséges erőforrásokkal
- Mi motiválja az egyes csapattagokat?
- A csapat cselekedetei – amelyek tényeken alapulnak, nem pedig feltételezéseken
- Világos, konkrét példák arra, hogy mit csinál jól a csapat (és hol hibázik)
- Hová kell a csapatnak tovább haladnia?
- Kivel kell beszélni, ha akadályokba ütköznek?
- Mi az egyes egyének célja a nagyobb összefüggésekben?
Az ötlet az, hogy olyan biztonságos környezetet teremtsen, ahol a munkavállalók őszintén elmondhatják véleményüket.
A sikeres csapatépítés legfontosabb kihívásai
Ha a csapata nehézségekkel küzd, természetes, hogy be akar avatkozni.
A sikeres csapat felépítése azonban számos okból nehéz feladat:
- Lehet, hogy nem mindenki érdekelt egyformán a csapat sikerében való részvételben.
- A csapat tagjai nem bíznak egymásban és a csapatvezetőkben.
- A túl sok háttérbeszélgetés és mellékbeszélgetés információs hiányosságokat okozhat.
Lehetséges ezeket a kihívásokat kiküszöbölni és hat alapvető jellemzővel rendelkező, sikeres csapatot felállítani.
A magas teljesítményű csapatok 6 közös jellemzője
A magas teljesítményű csapatok dinamikájának megértése könnyebb, mint gondolná.
A következő hat jellemző megfigyelhető, mérhető és számszerűsíthető, így idővel könnyebben beépíthető.
Integrálja ezeket a tulajdonságokat csapatába, és erősítse meg a köteléket az első naptól kezdve:
1. Sokszínűség, méltányosság és befogadás (DEI)
Van-e egyértelmű kapcsolat a DEI stratégiája és az üzleti stratégia között? Ha nincs, akkor a következőket kell tennie:
- Legyen már a kezdetektől fogva szisztematikusabb, és kössön össze szervezeti céljait a DEI programtól elvárt hatással.
- Azonosítsa a DEI-céljaihoz megfelelő infrastruktúra kialakításának lehetőségeit – ez ma csak a szervezetek 47%-ának valósága.
- Vegyen fel sokszínű alkalmazottakat, akik sokféle készséggel és szemlélettel rendelkeznek.
2. Energia szint
Csapatának tagjai nagyobb energiával és felelősségtudattal rendelkeznek? Mindkét tényező közvetlenül jelzi a csapat elkötelezettségének mértékét. Minél nagyobb az energia, annál nagyobb az elkötelezettség, és fordítva.
3. Kreatív és célorientált gondolkodásmód
Minden csapattagnak a vállalat céljait kell irányadóként tekintenie, és kreativitással és támogatással kell dolgoznia.
4. Közös elkötelezettség a vállalati kultúra iránt
Munkatársainak meg kell érteniük, mi hajtja előre a szervezetet a jövőkép, a kultúra és az értékek tekintetében.
5. Tanulási szemlélet
Minden csapat tagjának tanulni vágyónak és a változó helyzetekhez alkalmazkodni tudónak kell lennie. A McKinsey szerint a legjobban teljesítő munkatársak 800%-kal termelékenyebbek, mint az átlagos teljesítményű munkatársak ugyanazon a pozíción!
6. Kommunikáció
A csapat kommunikációjának feltérképezése ugyanolyan fontos, mint annak megértése, hogy miről beszélgetnek. Ez határozza meg, hogy a csapat hogyan hozza meg a döntéseket és hogyan működik együtt, mint egy jól bejáratott gépezet. Ezért a csapat kommunikációs készségeinek értékelésekor vegye figyelembe a következőket:
- Milyen hangnemet használnak az egyes tagok?
- A csapat tagjai szemtől szemben beszélgetnek egymással, virtuálisan vagy személyesen?
- Milyen gesztusokat mutatnak a tagok?
- Milyen gyakorisággal beszélnek, hallgatnak és szakítják meg egymást a csapat tagjai?
- Hogyan mutatják ki a csapat tagjai az extroverziót és az empátiát?
Jobb csapatok kialakítása a megfelelő megoldással
Ezzel befejeztük a rugalmas és produktív csapat felépítésének bemutatását.
Használja az itt ismertetett ismereteket, hogy magas teljesítményű csapatokat hozzon létre, amelyek sokoldalú képességekkel rendelkeznek – egyéni intelligencia, kommunikáció, empátia és tehetség.
Jó gyakorlat az is, ha a csapatot ellátja azokkal a megfelelő eszközökkel, stratégiákkal és technikákkal, amelyeket az évek során elsajátított.
Fontolja meg egy olyan projektmenedzsment eszközbe való befektetést, mint a ClickUp, és segítse csapatát a legjobb teljesítmény elérésében.
Az olyan all-in-one eszközök, mint a ClickUp, egyszerűsítik a munkafolyamatokat, nyomon követik az előrehaladást, elősegítik az együttműködést és a csapatot egy közös cél felé irányítják.
Gyakori kérdések
1. Mi a legjobb módszer egy csapat felépítésére?
A csapatépítés egy nyolc lépésből álló folyamat, amely türelmet és időt igényel:
- 1. lépés: Dolgozzon a feladatain és a folyamatcéljain, hogy az emberek összehangoltan dolgozzanak
- 2. lépés: Összpontosítson a vállalati kultúra kialakítására, amely magában foglalja a csapat értékeit, meggyőződéseit stb.
- 3. lépés: Biztosítson lehetőségeket a munkavállalók és a csapatok tanulására a folyamat minden szakaszában
- 4. lépés: Készítsen holisztikus csapatfejlesztési tervet, amelyben kiemelten foglalkozik a csapat tagjainak kemény és puha készségeivel.
- 5. lépés: A megfelelő eszközökkel ösztönözze az azonnali kommunikációt és együttműködést
- 6. lépés: Fektessen be projektmenedzsment szoftverbe, hogy felgyorsítsa csapata termelékenységét
- 7. lépés: Változtassa meg vezetési stílusát a mikromanagementről a támogató stílusra
- 8. lépés: Adjon vizuális visszajelzést a jobb megértés érdekében
2. Melyek a csapatépítés öt szakasza?
Tuckman modellje szerint a csapatépítés öt szakaszból áll:
- Alakuló szakasz: A csoport tagjai udvariasak és megpróbálják megismerni egymást; ebben a szakaszban gyakran bizonytalanok a szerepeik és céljaik tekintetében.
- Vihar: Konfliktusok és versengés alakul ki, amikor a csoport tagjai elkezdik kifejezni véleményüket, és megkísérlik átlépni a kialakulási szakaszban kialakított határokat.
- Normák kialakítása: A csoport normái és értékei kialakulnak, ami egységérzetet és együttműködést teremt. Ezenkívül a szerepek és a felelősségek egyértelműbbé válnak, és a csoport tagjai között bizalom alakul ki.
- Teljesítmény: A csoport rendkívül hatékony, világos célokkal és közös célkitűzéssel rendelkezik. A tagok hatékonyan együttműködnek a céljaik elérésében.
- Feloszlás: Ez a szakasz, más néven „deformálódás”, a csoport feloszlását jelenti a célok elérésével. Ennek következtében a tagok veszteségérzetet vagy szomorúságot érezhetnek a csoport feloszlásakor.
3. Hogyan fejlesszük a csapatmunkát?
A csapatmunka kialakítása időbe telhet. Szisztematikus megközelítést és folyamatos erőfeszítéseket igényel a következőkre:
- Határozzon meg egyértelmű célokat: a csapat minden tagjának tisztában kell lennie azzal, hogy milyen szerepet játszik a szervezet céljainak elérésében, ezáltal célirányosságot és irányultságot teremtve.
- Ösztönözze a nyílt kommunikációt: a csapat tagjainak aktívan figyelniük kell egymásra, és valós időben meg kell osztaniuk az információkat.
- Bizalomépítés: A bizalomépítő tevékenységek és a példamutatás hatékony módszerek a bizalomteljes környezet megteremtéséhez.
- Ösztönözze az együttműködést: Az együttműködésen alapuló környezet motiválja a csapat tagjait, hogy együtt dolgozzanak és közös célokat érjenek el.
- Támogatás nyújtása: A vezetői csapat őszinte bátorítása növeli a munkavállalók morálját és motivációját.
- Ünnepelje a sikereket: a csapat eredményeinek elismerése és ünneplése segít a csapatszellem kialakításában.
- Ösztönözze a folyamatos fejlődést: A folyamatos fejlődés kultúrája elengedhetetlen ahhoz, hogy a csapat tagjai nyitottak legyenek a visszajelzésekre és hajlandók legyenek tanulni tapasztalataikból.