A vállalati irányelvek segítenek hatékony szervezeti kultúrát építeni, kezelni a munkahelyi incidenseket, biztosítani a szabályok betartását, lehetővé tenni a kockázatkezelést és elősegíteni a pozitív munkakörnyezetet.
A vállalati irányelvek kidolgozása azonban ijesztő feladat lehet: ellenőrizni kell a jogi követelményeket, összehangolni az irányelveket a vállalati kultúrával és értékekkel, figyelembe venni a különböző érdekelt felek igényeit és még sok minden mást.
Ha Ön HR-vezető vagy vállalkozás tulajdonosa, és részletes, mégis egyszerű módszereket keres a hatékony vállalati politikák kidolgozásához, akkor jó helyen jár.
Lépésről lépésre bemutatjuk a szabályzatok kidolgozásának folyamatát, vállalati szabályzatok példáival, tippekkel és eszközökkel kiegészítve, hogy segítsünk a szabályalkotási folyamat felgyorsításában.
De először is beszéljünk arról, hogy mik is azok a vállalati irányelvek.
Mik azok a vállalati irányelvek?
A vállalati irányelvek olyan keretrendszerek, amelyek leírják a munkahelyi szabályokat és előírásokat. Meghatározzák a potenciális üzleti problémák kezelésére vonatkozó gyakorlatokat és irányelveket. A vállalati irányelvek meghatározzák, hogy a munkavállalók, a munkáltatók és az összes érintett fél hogyan kell cselekedjenek és végezzék a vállalat munkáját. Világos elvárásokat támasztanak mindenki cselekedeteivel kapcsolatban különböző helyzetekben.
- A etikett és a szakmai határok meghatározásával a vállalati irányelvek megelőzik a munkahelyi incidenseket, és segítenek a munkavállalóknak és a munkáltatóknak a válságok kezelésében.
- Ezek a politikák biztosítják az érzékeny adatok védelmét, elősegítik a méltányosságot, megkönnyítik a zökkenőmentes változáskezelést és lehetővé teszik a tájékozott döntéshozatalt.
- A vállalkozás növekedésével a vállalati irányelvek biztosítják a folyamatok szabványosítását és a hatékonyság javítását. Tisztázzák az eljárásokat, és megértetik a munkavállalókkal, hogyan tudnak állandó értéket nyújtani az ügyfeleknek.
- A vállalati irányelvek javítják a szervezeti értékek és a jogi előírások betartását is.
Ezeknek a politikáknak a bevezetésével felülvizsgálhatja a meglévő megfelelési környezetet, beleértve a projektmegfelelést és a változási politikákat, a frissített törvények és az iparági bevált gyakorlatok alapján.
A vállalati irányelvek típusainak áttekintése
Íme néhány alapvető irányelv, amelyet vállalati irányelveinek tartalmaznia kell:
Egészség és biztonság a munkahelyen
A munkahelyi egészségügyi és biztonsági eljárások és irányelvek meghatározzák a munkahelyi balesetek megelőzésére szolgáló eljárásokat. Az Egyesült Államok szövetségi ügynöksége, a Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi Hivatal (OSHA) irányelveket határoz meg a munkavállalók védelme és a biztonságos munkahely megteremtése érdekében. Például meghatározza a veszélyes anyagok kezelésének, a panaszok benyújtásának, a súlyos sérülések és halálesetek bejelentésének lépéseit, és még sok mást.
Munkavállalói magatartási kódex
A munkavállalói magatartási kódex előírja, hogyan kell a munkavállalóknak viselkedniük a munkahelyen. Meghatározza a ruházati előírásokat, a felelősségre vonhatóságot, a törvények betartását, az adatbiztonságot, a titoktartást, a szexuális zaklatást, a kábítószer-fogyasztást, sőt a munkaidő alatti közösségi média használatát is.
💡Profi tipp: Ha még nem alakított ki szilárd magatartási kódexet a szervezetén belül, használjon magatartási kódex sablonokat, hogy megfelelő irányelveket állapítson meg a munkavállalók viselkedésére és a tiszteletteljes munkahelyi gyakorlatokra vonatkozóan, amelyek összhangban állnak a vállalat értékeivel.
Esélyegyenlőségi politika
Az esélyegyenlőségi politika a vállalat minden jelenlegi és jövőbeli alkalmazottjára vonatkozik. Aláhúzza a vállalat elkötelezettségét az esélyegyenlőség biztosítása iránt diszkrimináció nélkül.
Ez a politika megfelel az Egyesült Államok esélyegyenlőségi törvé nyeinek (EEO), amelyek megakadályozzák a munkahelyi diszkriminációt faji, vallási, bőrszín, nem, nemzetiség vagy fogyatékosság alapján. Az esélyegyenlőségi politika elengedhetetlen a vállalaton belüli inkluzivitás és sokszínűség biztosításához.
Munkavállalói fegyelmi eljárás
A fegyelmi politika felvázolja azokat a megfelelő fegyelmi intézkedéseket, amelyeket a munkáltatók alkalmazhatnak a munkavállalók helytelen magatartása, gyenge teljesítménye vagy szabályszegése esetén. Különböző fegyelmi intézkedéseket tartalmaz – a kisebb szabályszegések esetén alkalmazott figyelmeztetésektől a súlyosabb szabályszegések esetén alkalmazott súlyosabb intézkedésekig, mint például a lefokozás, a felfüggesztés és a felmondás.
Jelenléti és szabadságpolitika
A jelenléti és szabadságpolitika részletezi, hogy a munkavállalók munkakörük alapján mennyi szabadságot kapnak, hogyan kell szabadságot kérni, kivel kell kapcsolatba lépni, és mi a jóváhagyási folyamat. A szabadságpolitika tartalmazza a vállalati szabadságtípusok, a felhalmozódott szabadságok, a kötelező szabadságok, a rugalmas szabadságok és egyebek részleteit is. A jelenléti és szabadságpolitika biztosítja, hogy a munkavállalók betartsák a menetrendet.
Hibrid és távmunka-politika
Ez a politika egyszerűsíti az alkalmazottak otthoni és munkahelyi munkavégzését. A Gallup 2024-es felmérési jelentése szerint az amerikai alkalmazottak 27%-a távmunkában, 53%-a pedig hibrid környezetben dolgozik. Ezért olyan távmunka- és hibrid munkavégzési politikára van szükség, amely választ ad az alábbi kérdésekre:
- Hogyan tudnak az alkalmazottak otthonról dolgozni?
- Mikor kell bejelentkezniük?
- Mindenki saját maga állapíthatja meg a munkaidejét?
- Hogyan fogják értékelni a távmunkát?
- Milyen támogatás áll rendelkezésre a távmunkához?
- Milyen jogok illetik meg a távmunkát végző alkalmazottakat?
Hogyan lehet vállalati irányelveket kidolgozni?
A politikák és eljárások kidolgozásához világos tervre van szükség, amely tartalmazza, hogy mit kell belefoglalni, hogyan kell kifejezni a résztvevőknek, kiknek kell betartaniuk a politikát, és mikor lép hatályba a politika.
Itt találja az összes irányelvvel kapcsolatos részletet, amelyek segítenek a tökéletes vállalati irányelvek kidolgozásában.
A vállalati politika kidolgozásának lépései
Íme egy lépésről lépésre bemutatott folyamat, amely segít a vállalati politika kidolgozásában.
1. Határozza meg a politika szükségességét és azonosítsa az érdekelt feleket
Kezdje azzal, hogy azonosítja a politika szükségességét – akár jogi követelményeknek való megfelelés céljából szeretne politikát bevezetni, akár a hatékonyság javítása érdekében szabványos eljárásokat szeretne meghatározni a munkahelyen. Vegye fel a kapcsolatot a különböző csapatokkal és vezetővel, hogy megértse a politika teljes követelményeit.
2. Vonjon be minden érintett felet
Az első lépés az, hogy a vezetőség és a munkavállalók egyhangúlag támogassák a javasolt irányelvet. Magyarázza el nekik, miért van szükség az irányelvre, kérdezze meg a véleményüket, és tisztázza a kétségeiket. Ha mindenki egyetért, kezdődhet a valódi tervezés.
3. Állítsa össze a szabályzat kidolgozásával foglalkozó csapatot
Akár vállalati irányelvet, akár folyamatdokumentációs sablont készít, az együttműködés elengedhetetlen. Hívja össze az egész csapatot, és használja fel mindenki ötleteit egy egységesebb irányelvi üzenet kialakításához.
Győződjön meg arról, hogy bevonja a vezetők, a vezetők és más, az adott irányelv témájában jártas munkatársakat. Például, ha IT-irányelvet hoz létre a vállalat számára, kérje ki az IT-csapat véleményét.
💡Profi tipp: A releváns érdekelt felekkel tartott brainstorming ülés segíthet abban, hogy egy helyen összegyűjtsd az összes elvárást és ideális eredményt. Dolgozz együtt a ClickUp Whiteboards-on, hogy összegyűjtsd az összes érintett csapat véleményét.
4. A politika felépítése
A vállalati irányelvek felépítése az üzleti igényeknek megfelelően változik. Mindazonáltal ügyeljen a szabványosított felépítésre. Ha például olyan alkalmazotti kézikönyvet tervez írni, amelyben részletesen bemutatja az összes irányelvet és eljárást, ügyeljen arra, hogy az irányelveket szabványos formátumban írja meg.
Íme néhány dolog, amit feltétlenül bele kell foglalnia a politikába:
- Célkitűzés: Magyarázza el, miről szól a politika.
- A politika hatálya: Adjon áttekintést arról, hogy a politika mire vonatkozik, és kiknek kell betartaniuk azt.
- Politika nyilatkozat: Melyek a politika céljai és célkitűzései? Írja le a konkrét szabályokat és utasításokat.
- Feladatok és felelősségek: Adjon meg további részleteket a politika alkalmazhatóságáról, a politika végrehajtásának és ellenőrzésének módjáról, valamint arról, hogy mely bizottságok felelősek annak felülvizsgálatáért.
- Eljárások: Készítsen SOP-sablonokat, amelyek lépésről lépésre ismertetik a rutinmunkák elvégzését.
- Hatálybalépés időpontja: Említsd meg, mikor lép hatályba a politika.
- Megengedett magatartás: Írja le a megengedett magatartásra vonatkozó konkrét irányelveket.
- Tiltott magatartás: Tartalmazza a munkavállalók magatartására vonatkozó korlátozásokat.
- Jelentési követelmények: Részletezze, mit kell tenniük az alkalmazottaknak egy incidens jelentése esetén.
- Szótár: Foglalja bele a szabályzatban használt gyakori kifejezések listáját azok meghatározásával együtt. Ez egyértelművé teszi a szabályzatot, és megkíméli Önt a jogi problémáktól.
Íme egy vállalati irányelv minta, amely referenciaként szolgálhat:
💡Profi tipp: A szabályzatok struktúrájának egységesítése nem könnyű feladat. Használja a ClickUp kész vállalati szabályzat-sablonjait, hogy időt és energiát takarítson meg.
5. Kezdje el a kutatást
Készüljön fel alaposan, mielőtt nekilátna a szabályzat megírásának. Gyűjtsön adatokat a vállalatáról és a szabályzat témájáról, hogy olyan szilárd szabályzatot hozzon létre, amelyet mindenki betart. A alapos kutatás segíthet a meglévő szabályzatok hiányosságainak pótlásában is. Íme néhány módszer az információk gyűjtésére:
- Kezdésként nézd meg a mintapolitikákat!
- Végezzen szervezet-szintű felméréseket és interjúkat a munkavállalókkal
- Tartson brainstormingot a szabályzatot kidolgozó csapattal, és vonjon be témában jártas szakértőket is!
- Szerezze be a legfrissebb információkat a politikájához kapcsolódó állami és szövetségi törvényekről, és ennek megfelelően hozza létre vagy frissítse azt.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Form View alkalmazást felmérések és űrlapok készítéséhez , hogy összegyűjtse alkalmazottai véleményét.
6. Írja meg és vizsgálja át az első vázlatot
A vállalati irányelvek elsőre nem biztos, hogy tökéletesek lesznek. Az első vázlat elkészítése után gyűjtsön össze szakértők, vezetők és alkalmazottak visszajelzéseit. Használja fel a visszajelzéseket, hogy értékes betekintést nyerjen és változtatásokat hajtson végre, amíg mindenki alá nem írja. Végül kérje meg a jogi csapat és a vezetőség jóváhagyását az irányelv bevezetéséhez.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp Docs szolgáltatást a politikák egyszerű megfogalmazásához és másokkal való együttműködéshez, hogy valós idejű visszajelzéseket kapjon.
7. Tegye közzé a végleges tervezetet
Ossza meg vállalati irányelveit egy központi, könnyen hozzáférhető rendszerben, például egy alkalmazotti kézikönyv szoftverben. Az ilyen platformok segítenek a vállalati irányelvek és eljárások létrehozásában, testreszabásában és terjesztésében. Megkönnyítik az új alkalmazottak beilleszkedését, elősegítik az együttműködést és a kommunikációt, valamint összhangba hozzák a vállalati szabályokkal és értékekkel.
Példák vállalati irányelvekre
A hatékony vállalati irányelvek megfogalmazása segít egy összetartó munkakörnyezet kialakításában. Mielőtt azonban tippeket adnánk a hatékony irányelvek kidolgozásához, íme néhány valós vállalati irányelv példa:
Munkahelyi egészségügyi és biztonsági politika
Az Unilever munkahelyi biztonsági politikája az Unilever telephelyein dolgozó alkalmazottaknak ad útmutatást a biztonságos munkavégzésről a „kötelező” és „tilos” szakaszokban. A politika azt is meghatározza, mikor és hogyan kell jelenteni egy balesetet.
Munkavállalói magatartási kódex
A Starbucks magatartási kódexe a zaklatás, megfélemlítés és diszkrimináció mentes munkahelyet támogatja. Ismerteti a diszkrimináció formáit, és példát ad arra, hogy mit kell tenni, ha valaki munkahelyi zaklatásnak van kitéve.
Munkavállalói fegyelmi eljárás
Az AWS alkalmazotti fegyelmi intézkedésekre vonatkozó irányelvei meghatározzák azokat a korrekciós intézkedéseket, amelyeket az alkalmazott vezetője vagy felettese alkalmazhat a munkahelyi fegyelem helyreállítására. Ezek magukban foglalják a tanácsadási üléseket, szóbeli figyelmeztetéseket, elbocsátásokat és írásbeli figyelmeztetéseket.
Jelenléti és szabadságpolitika
A Qutrix szabadságpolitikája tartalmazza a munkavállalóknak járó szabadságtípusokat és az egyes típusok igénybevételének feltételeit. A politika kiterjed a munkaszüneti napokra, a szabadság igénybevételének eljárására és a jóváhagyásért felelős személyekre is.
Hibrid és távmunka-politika
Ez nem egy tipikus vállalati irányelv példa. A HubSpot hibrid munkavégzési irányelve három munkavégzési lehetőséget tartalmaz a HubSpot munkatársai számára – otthoni, irodai és rugalmas – és meghatározza, hogy a munkavállalók mit kapnak az egyes munkavégzési módok esetén. Az irányelv külön füleket tartalmaz a hibrid rendszer működéséről, a vállalati kultúra kódexéről és a gyakran ismételt kérdésekről.
Tippek és bevált gyakorlatok a vállalati irányelvek kidolgozásához
Bár a vállalati irányelvek példái segítenek megérteni és jobb irányelveket írni, néhány általános bevált gyakorlat alkalmazásával tovább finomíthatja irányelveit. Nézzük meg, melyek ezek a bevált gyakorlatok.
- Használjon rugalmas és egyértelmű nyelvet: Írja úgy, hogy az minden érintett számára vonzó és könnyen érthető legyen. Így irányíthatja az alkalmazottak viselkedését anélkül, hogy helyet adna félreértéseknek vagy félreértelmezéseknek.
- A szabályzatok legyenek tömörek: Ossza fel a szabályzatokat szakaszokra, és ahol lehetséges, használjon felsorolásokat a gyors megértés érdekében.
- Adjon valós életből vett példákat: Magyarázza el, hogyan alkalmazható a politika a gyakorlatban. Valós életből vett példákkal és esetekkel illusztrálja a politikát, hogy elősegítse annak jobb megértését és alkalmazását.
- Vonjon be jogi szakértőket: Vállalati irányelvek kidolgozásakor kérje jogi szakértők véleményét. Ez biztosítja a vonatkozó törvényekkel és szabályozásokkal való összhangot.
- Használjon sablonokat: Akár irányelv-sablonokról, akár munkavállalói kézikönyv-sablonokról van szó, a sablonok megkönnyítik az életét. Egységesítik az irányelveket és csökkentik az irányelvek nulláról történő kidolgozásának munkáját.
A ClickUp használata vállalati irányelvek kidolgozásához
De vajon ezek a tippek elegendőek ahhoz, hogy segítsenek a szabályzatok kidolgozásában anélkül, hogy túlterheltek lennének? A szabályalkotási folyamatot egyszerűsítheti egy olyan együttműködési és projektmenedzsment szoftver használatával, mint a ClickUp.
Íme, hogyan segíthet a ClickUp a bevált gyakorlatokkal párosítva a leghatékonyabb irányelvek kidolgozásában.
A ClickUp HR menedzsment platformja segít létrehozni egy központi adatbázist a munkavállalói információkról és a vállalati irányelvekről. Lehetővé teszi a munkavállalói elkötelezettség és teljesítmény nyomon követését, valamint időt takarít meg az új munkavállalók beillesztésével, felvételével és az irányelvek kidolgozásával kapcsolatos sablonok segítségével.
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást a szabályzat-kidolgozó csapattal való együttműködéshez. A csapat tagjai ötleteket javasolhatnak, valós időben szerkeszthetik a szabályzatokat, megjegyzésekben megjelölhetik a többi tagot, feladatokat oszthatnak ki és frissíthetik a munkafolyamatokat a Docs szerkesztő segítségével, hogy felgyorsítsák a folyamatot.
A ClickUp Docs tökéletes helyet biztosít a vállalati irányelvek közzétételéhez. Létrehozhat központi wikiket és alkalmazotti kézikönyveket, ahol az alkalmazottak megtekinthetik a legfrissebb irányelv-frissítéseket.
A fejlett verziókezelés segítségével szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá, tekintheti meg és szerkesztheti az egyes elemeket. Ez biztosítja, hogy a bizalmas információk, beleértve a vállalat szellemi tulajdonával kapcsolatos részleteket, csak néhány kiválasztott személy számára legyenek elérhetők.
De ez még nem minden: a ClickUp alkalmazotti kézikönyvek, irányelvek és eljárások sablonja átfogó tartalmával megkönnyíti az irányelvek kidolgozását. Ez a sablon segít átfogó alkalmazotti kézikönyv készítésében.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Határozzon meg egyértelmű irányelveket
- Biztosítsa a politikák és eljárások következetességét
- Tisztázza a különböző helyzetek kezelésével kapcsolatos zavarokat
Használja ezt a sablont, hogy mindent egy helyen összegyűjtsön – a magatartási kódextől a szabadságolási és bérszámfejtési irányelvekig. A sablont gyorsan hozzáadhatja a ClickUp munkaterületéhez, és elkezdheti szerkeszteni az üzleti igényeinek megfelelően.
Egy másik sablon, amely segíthet jól meghatározott folyamatok bevezetésében a vállalatában, a ClickUp folyamat- és eljárássablonja.
Ez a sablon lehetővé teszi, hogy a Kanban táblák segítségével gyorsan hozzáférhető módon szervezze a vállalati folyamatokat és eljárásokat. Létrehozhat utasításokat az ismétlődő feladatokhoz, így más, figyelmet igénylő dolgokra koncentrálhat.
Használja ezt a sablont, hogy minden releváns feladatot következetesen kezeljen, így biztosítva a folyamatok zökkenőmentes működését, a műveletek racionalizálását és a teljesítménymérés pontosságának javítását. Több nézetet is használhat, például a táblázat nézetet a folyamatok dokumentálásának hozzárendeléséhez, és a táblázat nézetet egyedi folyamatjelentések és táblázatok létrehozásához.
A legjobb részt még nem mutattuk be: a ClickUp Brain-t. Az AI kihasználása a szabályzatok dokumentálásához azt jelenti, hogy nem kell mindent egyedül csinálnia. A ClickUp Brain segítségével több vállalati szabályzat vázlatot is létrehozhat.
Megkérheti a ClickUp Brain-t, hogy javasoljon szakaszokat a politikájához, hogy ne maradjon le semmi fontosról. Konkrét vállalati politikák esetében megadhat utasításokat a politika első vázlatának elkészítéséhez. Miután a többi csapattag áttekintette a vázlatot, használja azt referenciaként a következő politikák elkészítéséhez. Ez szilárd alapot biztosít és időt takarít meg, mivel nem kell mindent a nulláról felépíteni.
A ClickUp Brain segítségével egyszerűsítheti a szabályzat-készítési folyamatot, különösen akkor, ha több szabályzatot is tervez. A szabályzat elkészítése után azonban finomítsa a tartalmát, hogy az megfeleljen az Ön egyedi üzleti igényeinek.
Világos szervezeti útiterv kidolgozása strukturált vállalati irányelvekkel
A vállalati irányelvek megírása sok időt és erőfeszítést igényel. De nem kell feltalálnia a kereket. Javasoljuk, hogy tekintse át a fenti lépéseket és vállalati irányelveket, és találja meg a számára legmegfelelőbbet. Az olyan eszközök használata, mint a ClickUp, jelentősen csökkentheti a kézi munkát.
Miután eldöntötte, milyen irányelvet szeretne létrehozni, próbálja ki a ClickUp alkalmazást. Ez a ClickUp Docshoz hasonló központi dokumentumkezelési funkciók révén könnyű hozzáférést biztosít a munkavállalók, a vezetők és az összes többi érdekelt fél számára a vállalat irányelveihez. Ráadásul az AI segítségével néhány kattintással létrehozhatja a teljes vállalati irányelvet.
Regisztráljon most a ClickUp-ra, hogy tisztességes, egyértelmű és megvalósítható vállalati irányelveket hozzon létre, amelyek elősegítik az egészséges munkakörnyezet kialakítását.