Hogyan készítsünk erőforrás-felbontási struktúrát

Anthony Bourdain, a híres séf és író, a brigádrendszer segítségével irányította konyháit. A konyhát olyan állomásokra osztotta fel, amelyek az étel egyes alkotóelemeit készítették el. Minden állomáson voltak sous-séfek, szakácsok és asszisztensek, saját alapanyagokkal, eszközökkel és munkaterülettel.

Ezzel a struktúrával, mondja, „egy nagy, forgalmas konyha számtalan feladatát még a vacsoraidő legforgalmasabb pillanataiban is egyetlen személy – a séf – képes irányítani és koordinálni.”

Az üzleti világban egy ilyen hierarchiát erőforrás-felbontási struktúrának neveznek. Mi is az, kérdezheti? Nézzük meg!

Az erőforrás-felbontási struktúra megértése

Az erőforrás-felbontási struktúra (RBS) egy hierarchikus rendben szervezett lista, amely tartalmazza a projekt megvalósításához szükséges összes erőforrást. Ezek az erőforrások lehetnek emberi, anyagi, pénzügyi, információs és akár időbeli erőforrások is.

Ez egy erőforrás-kezelő eszköz, amelyet általában több szinten szerveznek meg, a projekt célja a csúcson áll, és a különböző erőforrás-kategóriák minden szakaszban elágaznak. Minden olyan erőforrást lefed, amely pénzbe kerül, kivéve magát a pénzt.

A legfontosabb, hogy az RBS nem egy sziget. Szorosan együttműködik a különböző projekttervezési tevékenységekkel, mint például a munkamegosztási struktúra, a kockázati bontási struktúra stb. Íme, hogyan.

A munkamegosztási struktúra (WBS) az a dokumentum, amely a munkát kis, kezelhető feladatokra bontja. Egy jó RBS ehhez a dokumentumhoz igazodik, és felvázolja, hogy mely erőforrásokra lesz szükség az egyes szakaszokban.

Például, ha egy szoftverfejlesztési projektet bontunk le a minimálisan életképes termék (MVP) szakaszra, az 1., 2. fázisra és így tovább, az RBS felsorolja az egyes szakaszokban szükséges erőforrásokat. Az MVP szakaszban szükség lehet:

Miután az MVP elkészült és a termék már elérhető, szükség lehet további erőforrásokra, például:

Az RBS egy másik szempontja a kockázati bontási struktúra. A munka minden szakaszában vannak kockázatok. Számos ERP szoftvereszköz összekapcsolja az RBS-t, a WBS-t és a kockázati bontási struktúrát, hogy teljes képet nyújtson.

Például az MVP szakaszban teljesítménybeli problémák merülhetnek fel. Ha több csapattag dolgozik az MVP-n, biztonsági kockázatokkal szembesülhet. Ha felhasználói információkat gyűjt, adatvédelmi kockázatok merülhetnek fel.

Az erőforrás-felbontási struktúra tartalmazza azokat az összetevőket, amelyek szükségesek ezeknek a kockázatoknak a mérsékléséhez minden egyes szakaszban. Az MVP szakaszban az RBS valószínűleg további erőforrásokat fog tartalmazni a felhőalapú infrastruktúrához. Ha jelentős előrelépés történik, az RBS biztonsági mérnököket vagy tanácsadókat is felvehet a listára.

Miután áttekintettük az erőforrás-felbontási struktúra alapjait, nézzük meg, hogyan használják azt a projektmenedzsmentben.

Az RBS szerepe és fontossága a projektmenedzsmentben

Az erőforrás-felbontási struktúra egyike azoknak a számos keretrendszereknek, amelyeket a projektmenedzserek a tervezéshez és a végrehajtáshoz használnak. Kritikus szerepet játszik a projekt teljes életciklusa során. Íme, hogyan.

Erőforrás-elosztás

Ha tudja, milyen erőforrásokra van szüksége a projekt megvalósításához, akkor a megfelelő időben felveheti, kiképezheti és beosztja a megfelelő munkatársakat. Az RBS útitervként szolgál az erőforrások elosztásához a projekt teljes időtartama alatt.

Például, ha az RBS szerint a harmadik sprinthez további fejlesztőkre van szükség, a projektmenedzser jóval előre megtalálhatja a módját az erőforrások felvételének és beillesztésének.

Ütemezés

Bár az ütemezést inkább a munkamegosztási struktúra (WBS) befolyásolja, mint az RBS, ez utóbbi mégis kulcsfontosságú szerepet játszik. A WBS és az RBS együttes figyelembevételével a projektmenedzserek az erőforrások rendelkezésre állása alapján tudják ütemezni a munkát.

Például, ha csak egy Scala-fejlesztője van, aki éppen egy másik projekten dolgozik, amikor szüksége lenne rá, az RBS segítségével átütemezheti a munkát a fejlesztő rendelkezésre állása alapján, ahelyett, hogy további embereket venné fel.

A munkaterhelés elosztása

Az erőforrás-felosztási struktúra előre meghatározza, mire van szüksége a projektnek: hány emberre, mennyi időre, melyik időszakban stb. Ha a fejlesztési fázisban a legtöbb erőforrásra van szükség, akkor további szakembereket tud felvenni/bevonni, és egyenletesen eloszthatja a munkaterhelést.

Kockázatkezelés

Lényegében az erőforrás-felbontási struktúra egy előrejelzés. A jelenlegi követelmények alapján határozza meg a jövőbeli igényeket. Ez csökkenti a projektmenedzsment számos kockázatát, például:

Egy jó RBS előre jelzi ezeket a lehetőségeket, és segít vészhelyzeti terveket készíteni arra az esetre, ha bekövetkeznének.

Kritikus út elemzése

A kritikus út módszer egy olyan projektmenedzsment-technika, amely azonosítja a függő feladatok leghosszabb sorozatát a projekt minimális időtartamának kiszámításához. Az RBS ugyanezt teszi a szükséges minimális erőforrások meghatározása érdekében.

A projektütemezés, a munkaterhelés elosztása, a kockázatkezelés és egyéb területek optimalizálásához egy robusztus erőforrás-felosztási struktúrára van szüksége. Íme a lépésről lépésre szóló útmutató annak elkészítéséhez.

Erőforrás-felbontási struktúra létrehozása

Az RBS egy lista azokról az erőforrásokról, amelyek egy projekt megvalósításához szükségesek. Egyszerűnek tűnik, nem igaz? Nos, a projekt jellegétől függően ez nagyon bonyolult is lehet. A teljesség kedvéért próbálja ki az alábbi lépéseket, amelyeket a ClickUp erőforrás-kezelő szoftvere ügyesen támogat.

1. Határozza meg a projekt eredményeit

Kezdje azzal, hogy egyértelműen meghatározza a projekt céljait és a hozzájuk tartozó eredményeket. Ha a célja egy x funkcióval rendelkező MVP elkészítése egy adott határidőre, akkor térképezze fel a teljesítendő feladatokat és alfeladatokat. Ha már létezik WBS, akkor azt használja.

Ha nem, határozza meg a projekt hatókörét. Hívja össze a projekt összes fontos érdekelt felét, hogy megvitassák az elvárásokat és a teljesítendő feladatokat.

A gyors kezdéshez próbálja ki a ClickUp projektterjedelem-táblázati sablonját. Használja azt a különböző érdekelt felektől származó tevékenységekkel, feladatokkal és határidőkkel kapcsolatos információk összegyűjtésére. Összegezze az információkat, és rendezze azokat vizuálisan a későbbi hivatkozáshoz.

Töltse le ezt a sablont

2. Határozza meg az erőforrás-kategóriákat

Kezdje azzal, hogy meghatározza az erőforrások fő kategóriáit, amelyek az RBS legfelső szintű ágait fogják alkotni. Ezek lehetnek:

Ne feledje, hogy az RBS egy hierarchia. Ezért ossza fel az erőforrásokat az egyes fő erőforráskategóriák alá tartozó konkrét összetevőkre. Például a humán erőforrásokat a következőképpen lehetne tovább bontani:

Ha a projekt elég nagy, akkor tovább is részletezheted. Például lehet egy UX-vezető, aki egy UX-csapatot irányít, amely UI-tervezőből, animációs tervezőből, márkatervezőből stb. áll.

Töltse le ezt a sablont

Ha kezdő vagy az erőforrás-tervezés terén, akkor pont neked való ez a megoldás. Próbáld ki a ClickUp erőforrás-tervezési sablont, amellyel egy helyen láthatod a feladatokat és az erőforrásokat. Ezzel a sablonnal nyomon követheted az órákat, kezelheted az alvállalkozókat és figyelemmel kísérheted a csapatod munkafolyamatait.

3. Adja meg az erőforrások részleteit

Menjen bele a részletekbe! Használja a WBS-t vagy a projekt hatókörét leíró dokumentumot, hogy megkérdezze, ki mit fog csinálni. Ügyeljen arra, hogy semmi ne maradjon ki.

A leggyakrabban szükséges információk közé tartoznak a készségek, a tapasztalat, a javadalmazás, a rendelkezésre állás stb. Például:

Ezenkívül gondoskodjon arról, hogy rendelkezzen a szükséges számadatokkal. Tudja meg, hány üzleti elemzőre, fejlesztőre vagy tesztelőre van szüksége, és dokumentálja ezt.

4. Keresse meg a szerepre legalkalmasabb személyeket

Ezen a ponton készen áll arra, hogy az elméleti tervezésről áttérjen a gyakorlati forgatókönyvek kidolgozására. Minden szerepkörhöz válassza ki a megfelelő munkatársat a rendelkezésre állásuk alapján.

A ClickUp Workload View funkciója kiválóan alkalmas arra, hogy egy helyen áttekintse az összes csapattag rendelkezésre állását. Ebben a nézetben azt is láthatja, hogy ki éppen min dolgozik. Így ha szüksége van egy már más feladatra kijelölt erőforrásra, beszélhet a projektmenedzserrel, hogy azt átcsoportosítsák vagy megosszák.

Ha inkább egy kicsit strukturáltabb megoldást preferál, próbálja ki a ClickUp munkaterhelési sablont. Ez a haladó szintű sablon segít a kapacitástervezésben, a munka vizualizálásában, az időbecslések és a tényleges adatok összehasonlításában, és még sok másban.

A ClickUp munkaterhelés-sablonjával a munkaterhelés kezelése gyerekjáték lesz.

5. Kösse össze a pontokat

Egy jó erőforrás-felbontási struktúra több, mint egy egyszerű lista. Áttekintést nyújt arról, hogy az összes erőforrás hogyan hat egymásra a projekt megvalósítása során. Mint korábban láttuk, ez hierarchikus módon történik, és segít az erőforrások kiegyenlítésében.

Tehát rendezze az erőforrásokat hierarchikusan, a legáltalánosabb kategóriákat a tetejére, a konkrét alkategóriákat pedig a struktúra aljára. Az erőforrás-lebontási struktúra példája lehet:

6. A projekt felállítása

Állítsa be a projektet egy erőforrás-kezelő eszközön, például a ClickUp -on, hogy minden apró hibát kijavíthasson. Használja a ClickUp Tasks funkciót, hogy a munkamegosztási struktúrát áttekinthető módon tegye közzé. Ezután adjon hozzá erőforrásokat az egyes feladatokhoz, állítsa be a határidőket, és írjon leírásokat. Szükség esetén mellékleteket vagy külső fájlokra mutató linkeket is csatolhat.

Ne találja fel újra a kereket! Használja a ClickUp erőforrás-elosztási sablonját, hogy nyomon követhesse a projektjéhez szükséges összes anyagot és munkaerőt. Írjon le részletes jegyzeteket az egyes erőforrásokról, kezelje azok rendelkezésre állását, vizualizálja a csapat felépítését és még sok mást ezzel a középhaladó szintű sablonnal.

Töltse le ezt a sablont

Most ossza meg az RBS-t és a projekt felépítését az érdekelt felekkel, beleértve az ügyfelet, a szponzorokat, a csapatvezetőket és a csapat tagjait. Kérje meg őket, hogy jelezzék az előrejelzésekben található esetleges eltéréseket.

Használja a ClickUp Lista nézetet az összes feladat és erőforrás megtekintéséhez. A ClickUp Tábla nézet kiválóan alkalmas a munka különböző szakaszok szerinti szervezésére. A ClickUp Gantt-diagram nézet pedig segít a függőségek és az ütemtervek vizualizálásában.

Ha ez egyszerűnek tűnik, az azért van, mert az is. Ne feledje azonban, hogy az egyszerű nem mindig jelenti azt, hogy könnyű. Az erőforrás-felbontási struktúra létrehozása során kihívásokkal szembesülhet.

Íme néhány olyan kihívás, amellyel a projektmenedzserek rendszeresen szembesülnek, valamint a leküzdésükhöz szükséges lépések.

Az RBS megvalósításának kihívásai és megoldásai

A projektek bonyolulttá válhatnak, a hatókör kiterjedése megváltozhat, és a projekt alapjául szolgáló célok is eltolódhatnak. Nézzük meg, mit kell tenni ilyen esetekben.

1. Nem megfelelő erőforrás-azonosítás

A projektmenedzserek egyik legnagyobb kihívása, hogy nem tudják pontosan azonosítani a szükséges erőforrásokat. Ennek oka lehet a projekt átláthatóságának hiánya, a munkaterület téves meghatározása vagy a feladatok alábecsülése.

Akár így, akár úgy, ha az RBS nem tartalmazza az összes szükséges erőforrást, akkor fennáll a költségtúllépés és a késedelem kockázata. Ennek elkerülése érdekében:

2. A projekt követelményeinek alakulása

Az agilis projektek természetüknél fogva alkalmazkodnak a változásokhoz. A projekt elején létrehozott RBS néhány sprint után már nem feltétlenül megfelelő. Ez ugyan kényelmetlen az erőforrás-menedzsment szempontjából, de elkerülhetetlen.

Ehhez az alábbiakhoz kell alkalmazkodnia:

Ha ehhez olyan eszközt használ, mint a ClickUp Docs, kiemelheti a változásokat, és megoszthatja azokat az érdekelt felekkel, így azok közösen szerkeszthetik a dokumentumot, vagy megjegyzések formájában visszajelzést adhatnak. Például megmutathatja a projektköltségek változásait, hogy a projekt szponzora vagy a pénzügyi vezető jóváhagyhassa azokat.

3. Az érdekelt felek támogatásának hiánya

A pályakezdő projektmenedzserek elkövethetik azt a hibát, hogy másokkal való konzultáció nélkül készítik el az erőforrás-felosztási struktúrát. A legjobb szándék ellenére a szigetként való munkavégzés később erőforrás-korlátokhoz vezethet.

Például egy projektmenedzser feltételezheti, hogy egy UI-tervező elegendő. Azonban az UX-vezetőnek lehet, hogy nincs olyan UI-tervezője, aki a mikroanimációkban is jártas, ami azt jelenti, hogy most már két emberre van szükségük.

Ennek elkerülése érdekében minden szinten szerezze meg az érdekelt felek támogatását. Ösztönözze az összes érdekelt felet, hogy vizsgálja át az RBS-t, és adja hozzájárulását az erőforrások optimális kihasználásának biztosítása érdekében.

4. Zavarodott csapattagok

Az erőforrás-felbontási struktúra a projekt irányítási struktúrájának meghatározásában is szerepet játszik. Ez magában foglalja, hogy ki kinek tartozik beszámolási kötelezettséggel, ki ellenőrzi kinek a munkáját stb.

Világos hierarchia és aktív visszajelzés nélkül a csapatmenedzsment kaotikusvá válhat. Például előfordulhat, hogy Ön a front-end fejlesztőt az UX hierarchiába sorolta, míg az érintett szakember azt gondolja, hogy a fejlesztési vezetőnek tartozik beszámolási kötelezettséggel.

A transzparencia segítségével megelőzheti ezeket a helyzeteket. Tegye közzé az erőforrás-felosztási struktúrákat, és kérje meg minden csapattagot, hogy vessen rájuk egy pillantást. Gondoskodjon arról, hogy azok áttekinthetők és vizuálisak legyenek, így mindenki könnyen megértheti őket. Nyissa meg a kommunikációs csatornákat, arra az esetre, ha valakinek aggályai vagy visszajelzései lennének.

Szervezze meg projektjeit és lépjen magasabb szintre a ClickUp segítségével

A mai agilis szoftverprojektek az autonómiát és az önmenedzsmentet helyezik előtérbe, ami azt jelenti, hogy Bourdain munkaszervezési rendszere, a brigádrendszer, kontraproduktívvá válhat. Van azonban egy mélyebb, alapvetőbb tanulság, amit meg kell tanulnunk.

A Bourdain’s Kitchen című műsor megmutatja, hogy egy projekt hatékony, következetes és nagy nyomás alatt történő megvalósításához szükség van egy világos felosztásra, amely meghatározza, ki miért felelős, és hogyan halad a munka egyik lépésről a másikra – más néven az erőforrás-felosztási struktúrára.

Egy olyan robusztus projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, integrálhatja az erőforrás-felosztási struktúrát a tervezési folyamatába. Anélkül, hogy újabb Google Doc-ot vagy táblázatot kellene létrehoznia, a ClickUp segítségével minden projekthez kapcsolódó dokumentumot egy helyen tárolhat.

Mi több, a platformon belül megoszthatja, szerkesztheti és együttműködhet a különböző érdekelt felekkel. Saját, testreszabott erőforrás-felosztási struktúra sablont is létrehozhat későbbi felhasználásra.

Konszolidálja projektmunkaterületét. Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot.