A munkavállalók szeretik, ha önállóan dönthetnek arról, hol és mikor dolgoznak. A hibrid munkamodell ezt lehetővé teszi.
A Gallup felmérése szerint az Egyesült Államokban a munkahelyek 53%-a hibrid. Bár ezt a modellt a munka és a magánélet egyensúlyának javításáért dicsérik, a csapatvezetők számára néhány egyedi kihívást is jelent.
Például felmerülhet Önben a kérdés, hogyan biztosíthatja a helyszíni és a távoli munkavállalók közötti tökéletes koordinációt, hogyan értékelheti teljesítményüket, vagy hogyan hozhat létre egyértelmű kommunikációs csatornákat.
Ebben a cikkben néhány, a hibrid csapatok vezetésével kapcsolatos főbb kihívást és azok megoldását vesszük górcső alá. Emellett hasznos tippeket is megosztunk arról, hogyan tarthatja motivált és elégedett állapotban alkalmazottait egy hibrid környezetben.
A hibrid vezetési modell
A hibrid vezetés az a tulajdonság, amelynek segítségével hatékonyan lehet irányítani a különböző munkakörnyezetekben együtt dolgozó csapatokat és osztályokat. Ötvözi a távoli és a személyes munkavégzéshez szükséges készségeket. A hibrid munkamodellek keretében alkalmazott funkciók közötti vezetési stratégiák rugalmas megközelítést alkalmaznak, hogy elkerüljék a kétértelműséget és az elkötelezettség hiányát az ilyen munkakörnyezetekben.
Bár a hibrid csapatok már régóta léteznek, a világjárvány után jelentős fellendülés tapasztalható ebben a területen. Ez azt jelenti, hogy sok vezető mostanában előzetes tapasztalat nélkül vezet hibrid és távoli csapatokat. Természetesen ez problémákhoz vezethet.
A McKinsey szerint a hibrid vezetők „bizonytalan légkörrel szembesülnek”, elsősorban azért, mert „korlátozott rálátásuk van alkalmazottaik munkaterhelésére és folyamataira”. Ez megköveteli a vezetőktől, hogy minden tőlük telhetőt megtegyenek annak érdekében, hogy alkalmazottaikat meggyőzzék arról, hogy:
- Meghallgatják őket
- Ők is a csapat tagjai
- Az eredményeik fontosabbak, mint a munkavégzéshez kialakított személyes folyamatok.
Ehhez a vezetőknek nagyobb hangsúlyt kell fektetniük a következőkre:
- Kultúra: Világos és átlátható kultúra fenntartása, amely összhangban áll az üzleti célokkal, és elősegíti a láthatóságot, a támogatást és az empátiát.
- Emberek: A befogadás és a rugalmasság a hibrid munkavégzés alapkövei. Ehhez az alkalmazottak egyedi igényeire kell összpontosítania, és proaktív intézkedéseket kell tennie a problémák megoldása érdekében. Az is elengedhetetlen, hogy mind a hibrid, mind az irodai munkavállalók úgy érezzék, hogy minden tekintetben egyenlőek.
- Technológia: A megfelelő eszközök döntő fontosságúak lehetnek. Az alkalmazottaknak kommunikálniuk, együttműködniük, ötleteket megosztaniuk és jelenlétüket éreztetniük kell. Fektessen be olyan szoftverekbe, amelyek hatékony és érdemi együttműködést tesznek lehetővé.
- Folyamatok: Gondolja át offline folyamatait, és legyen nyitott az új és innovatív ötletekre. Tartsa a folyamatokat rugalmasnak, miközben az eredményekre koncentrál; bármi történjék is, soha ne hanyagolja el a átláthatóságot, a felelősségvállalást és a fegyelmet.
- Folyamatos tanulás: A hibrid munkarend elfogadásával folyamatos alkalmazkodásra van szükség, figyelembe véve, hogy mi működik és mi nem.
A hibrid munkavégzés vezetésének kihívásai: az 5C
A hibrid munkavégzés nem egy plug-and-play megoldás. Az egyik vállalat előtt álló kihívások nem feltétlenül azonosak az Ön vállalatának kihívásaival.
A Lauder Institute igazgatója, Martine Haas a 5C-t javasolja a virágzó hibrid munkahely kialakítását gátló legtöbb kihívás értékelésének, megértésének és leküzdésének kiváló módszereként. Nézzük meg, melyek ezek a 5C kihívások:
Kommunikáció
A hierarchikus struktúrák, az eltérő munkaidő, a nyelv vagy a kulturális különbségek miatt kommunikációs problémák merülhetnek fel. Amikor ezek a problémák átkerülnek egy hibrid munkakörnyezetbe, akkor általában megsokszorozódnak.
A Gallup által több mint 8000 reprezentatív alkalmazott körében végzett felmérés szerint az alkalmazottak 23%-a a funkciók közötti kommunikáció csökkenését tartja a hibrid munkavégzés egyik legnagyobb kihívásának. Ezenkívül az alkalmazottak 21%-a nehezebbnek tartja a munkarendek, feladatok és határidők összehangolását.
A technológiai kihívások, valamint a munkavállalók távoli kommunikációs technológiákkal kapcsolatos tapasztalatainak hiánya – és az, hogy mennyire érzik magukat kényelmesen, ha képernyőn keresztül beszélnek, szemben a személyes beszélgetésekkel – akadályozhatják a munkafolyamatot, ha nem foglalkoznak velük.
Koordináció
A hibrid munkakörnyezet jelentősen több koordinációs kihívást jelent, mint az irodai környezet. A kockázatot itt „törésvonalaknak” nevezik – olyan repedéseknek, amelyek gyorsan kialakulhatnak az irodában dolgozók és a távoli munkavállalók között.
Gondoljon bele: a távoli munkatársak bevonásához szükséges erőfeszítés miatt gyakran kimaradnak a rövid, spontán beszélgetésekből és a kisebb döntésekből, amelyeket az irodai munkatársak hoznak. Idővel ez szokássá válik, és hirtelen a távoli munkavállalók rájönnek, hogy kimaradnak a nagyobb beszélgetésekből és a fontosabb döntésekből.
Olyan, mintha kihagyná a szokásos reggeli megbeszélést, mielőtt megosztaná a projekt legfrissebb híreit.
Kapcsolat
A távoli munkavégzés során nehéz lehet kapcsolatot teremteni a kollégákkal. Egyes munkavállalók ritkán szólalnak meg a virtuális értekezleteken, míg az új munkatársaknak nehézséget okozhat a jég megtörése.
A hibrid munkahelyek azzal a kockázattal is járnak, hogy „VIP klub” alakul ki azokból, akik központi szerepet töltenek be és elkötelezettek a szervezet iránt, valamint egy „kívülálló csoport” azokból, akik elszigetelve érzik magukat a munkától és a társadalmi élettől.
A kapcsolattartás hiánya alacsonyabb termelékenységhez és megnövekedett fluktuációhoz vezethet. Ezt alátámasztja az a tény, hogy a munkavállalók 24%-a a kollégákkal való romlott munkakapcsolatokat tartja a hibrid munkavégzés egyik legnagyobb kihívásának.
Kreativitás
A távmunka két szinten is veszélyeztetheti a kreativitást: a kollektív kreativitást és az egyéni kreativitást. A kollektív kreativitás része elég nyilvánvaló.
A Zoom-találkozók, legalábbis kezdetben, nem feltétlenül tudják helyettesíteni a folyékony beszélgetéseket, az oldalsó megjegyzéseket és az ötletek szabad áramlását, amelyek akkor jönnek létre, amikor a munkatársak személyesen találkoznak.
A hetekig tartó egyedül végzett munka szintén gátolhatja az egyének kreativitását, mivel nincs lehetőség spontán beszélgetésekre a kollégákkal – legyen szó olyan triviális témákról, mint a furcsa asztali dekorációk, vagy olyan komolyabb témákról, mint egy új, áttörő ötlet. Sok munkavállaló akár a napi ingázást és a friss levegőt is hiányolhatja.
Legtöbben szükségünk van egy kis magányra és társasági életre is, hogy kreativitásunk folyamatosan áramoljon. Amikor a fizikai munkahely társasági aspektusa eltűnik, nehéz lehet szabadjára engedni kreativitásunkat.
Kultúra
A munkavállalók 32%-a kevésbé érzi magát kapcsolódónak a szervezet kultúrájához, ha hibrid munkavégzésben vesz részt. Ez azért van, mert az otthoni munkavégzés elszigetelődést okozhat, különösen az új munkavállalók számára, akik nemrég csatlakoztak a vállalathoz.
- Lehet, hogy egyszerűen csak nem tudják, mi működik a legjobban a szervezetében, és mi az általános vállalati „kultúra” és értékek.
- Elveszettnek érezhetik magukat és hiányozhat belőlük az irányultság, különösen az irodában dolgozó kollégáikhoz képest.
Ezeknek a kulturális normáknak a megfelelő elsajátítása nélkül még a kommunikáció is nehézségekbe ütközhet, nem beszélve a különböző részlegek, csapatok és földrajzi helyszínek között dolgozó kollégákkal való kapcsolattartásról.
Ezeken kívül a távoli csapatok számos más kihívással is szembesülnek. Sokkal kevesebb lehetőségük van az alkalmazottaknak erős interperszonális kapcsolatok kialakítására, és nagy az esélye a félreértéseknek és a kétértelműségnek.
A távoli munkavállalók is úgy érezhetik, hogy figyelmen kívül hagyják őket, ami elégedetlenséget és azt az érzést kelti bennük, hogy nem értékelik őket annyira, mint az irodában dolgozókat, és nem annyira vannak képben a dolgokkal.
Virtuális csapatok hatékony vezetése hibrid modellben
A hibrid munkamodellekkel kapcsolatos kihívások közepette elengedhetetlenül fontosá válik a bizalomépítő vezetési stratégiák újragondolása. Íme néhány vezetési stratégia, amelyet hibrid csapatvezetőként hasznosíthat.
A munkaidő helyett az eredményeket helyezze előtérbe
Hibrid munkaerő vezetése esetén ideális az eredményorientált gondolkodásmód alkalmazása a szigorú, rugalmatlan munkaidő helyett.
Lehet, hogy nincs szüksége olyan időmérő rendszerre, amely méri, hogy az alkalmazottak mennyi időt töltenek az irodában. Ehelyett az eredményekre kell összpontosítania, azaz arra, hogy a csapatok teljesítik-e a céljaikat és feladataikat a határidőkön belül.
Ehhez a szigorú munkaidő-beosztás helyett a koordinációt, a kommunikációt és az átláthatóságot kell előtérbe helyeznie. Az ötlet az, hogy egyértelműen világos célokat tűzzön ki hibrid csapatai számára, és proaktív lépéseket tegyen azok megvalósítása érdekében.
A népszerű projektmenedzsment szoftver, a ClickUp a ClickUp Goals és a ClickUp Tasks funkciókkal segíti Önt a hibrid munkavállalók céljainak meghatározásában és nyomon követésében. Ezekkel a funkciókkal megvalósítható célokat állíthat fel, mérheti azok előrehaladását, és szorosan figyelemmel kísérheti, ki mit csinál és mikor.
A ClickUp Goals segítségével a csapatok részletes leírásokkal, határidőkkel és mérhető célokkal vázolhatják fel céljaikat, így könnyebb fenntartani a hibrid csapatok felelősségét. A nagy célokat kezelhető feladatokra is fel lehet bontani, és konkrét célokat lehet kitűzni, hogy azok könnyebben elérhetők legyenek.
Adjon hozzá több megbízottat és megfigyelőt egy feladathoz, hogy biztosítsa a teljes átláthatóságot és felelősségvállalást elősegítő, egyértelmű, lineáris munkafolyamatot.
Hozzon létre pozitív hibrid munkakultúrát
Hibrid munkahelyek vezetőiként lépéseket kell tennie egy pozitív hibrid kultúra kialakítása érdekében, amely nyitott az ötletekre, az együttműködésre, a kommunikációra és tiszteletben tartja minden egyes személy egyéniségét és gondolkodásmódját.
Használjon olyan együttműködési szoftvert, mint a ClickUp Docs, amelynek segítségével a tagok megírhatják és rögzíthetik ötleteiket, együttműködhetnek a projekt dokumentációján, és jegyzeteket készíthetnek, mindezt a ClickUp hatékony feladatkezelő platformján belül.
A ClickUp Whiteboards segítségével különböző projektvázlatokat és ötleteket is megrajzolhatnak együtt, és a brainstorming ülésekről közvetlenül elindíthatják a feladatokat. A Whiteboards bárhonnan elérhető, így a távoli és irodai csapat tagjai szükség szerint szinkronban tudnak együttműködni.
Ezenkívül a folyamat elősegítése érdekében hajtsa végre a következő stratégiákat:
- A megfelelő kommunikációs eszközök használata: Válassza ki a megfelelő kommunikációs eszközöket, hogy mindenki kapcsolatban maradjon és megszűnjenek a kommunikációs szilárdok. Vezessen be jól megtervezett esemény- és értekezlet-ütemtervet, hogy minden tag időt tudjon szakítani a részvételre és a véleményének megosztására.
- A csapatösszetartás és az együttműködés elősegítése: Ha csak a munka van és nincs szórakozás, az alkalmazottak nem akarnak maradni. Ösztönözze a csapatösszetartást olyan formákkal, mint a virtuális vízadagoló-beszélgetések, szórakoztató játékok, vagy akár a munkahelyi adatok felhasználásával készített trivia kvízek. Például: hány üzletet kötöttünk a múlt hónapban? Vagy mi volt a célunk az elmúlt negyedévben?
- Az inkluzivitás és az egyenlőség elősegítése: Gondoskodjon arról, hogy az irodában történtekről a távoli munkatársak is egyidejűleg értesüljenek. Ehhez biztosítania kell, hogy csapata világos és átfogó dokumentációt vagy felvételeket készítsen és tároljon – az értekezletekről, a projekttervekről, az éves és negyedéves célokról vagy bármely releváns információról – könnyen hozzáférhető formátumban. A ClickUp ideális eszköz ehhez.
Tartsa fenn az autonómiát és a felelősségvállalást
Segítsen csapatának jobb döntéshozókká válni. Legyen nagylelkű a felelősség és a hatáskör megosztásával a hibrid munkakörnyezetben. Ez elősegíti a felelősségérzet kialakulását, ami automatikusan javítja a termelékenységet.
Legyen nyitott az új ötletekre, és ne felejtse el elismerni és méltányolni azokat, akiknek jár. Ha a csapat tagjainak szabadságot ad a kísérletezésre és a saját döntések meghozatalára, azzal ösztönzi az együttműködést és a kreatív problémamegoldást.
A ClickUp csapatmenedzsment-terv sablonja kiváló módszer a szerepek és felelősségek egyértelmű meghatározására, valamint minden cselekvésért való elszámoltathatóság fenntartására.
A sablon Agenda View (Napirend nézet) funkciója lehetővé teszi a csapatértekezletek hatékony tervezését és strukturálását. Az egyes részlegek munkájának összpontosításához használja az Agenda by Department View (Napirend részlegek szerint nézet) funkciót, hogy mindenki idejét optimálisan kihasználhassa. Végül, az átfogó Status by Department View (Állapot részlegek szerint nézet) funkcióval nyomon követheti az egyes részlegek előrehaladását és feladatait.
Ez a sablon a következőket is lehetővé teszi:
- Tervezze és felügyelje a projekteket átláthatóan
- Világosan közölje a feladatokat és a felelősségi köröket a csapat tagjainak
- Biztosítsa a csapat összehangoltságát a közös siker legfontosabb prioritásai tekintetében.
Használjon olyan modelleket, mint a DAC
A távoli vagy hibrid csapatok vezetése kissé eltérő megközelítést igényel a hatékony döntéshozatalhoz. A DAC modell például irányítást, összehangolást és elkötelezettséget foglal magában. Nézzük meg részletesen:
- Iránymutatás: Győződjön meg arról, hogy csapattagjai egyetértenek és tisztában vannak a csapat általános céljaival és stratégiáival.
- Összehangolás: Győződjön meg arról, hogy a különböző, de egymással összekapcsolt feladatokkal és szerepekkel rendelkező osztályok, csapatok és tagok aktívan együttműködnek egymással a fontos feladatokban. Használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp Chat View, hogy közvetlenül a munkaterületéről kommunikálhasson a csapat tagjaival és az osztályokkal.
- Elkötelezettség: A csapat tagjai erősen elkötelezettek és felelősséget éreznek a vállalat sikere iránt? Vagy inkább a személyes fejlődésre koncentrálnak? Az előbbi esetben arra kell törekednie, hogy motiválja és inspirálja az embereket, bizalmat építsen, valamint felelősségérzetet és elkötelezettséget alakítson ki.
Vegyen részt a határok átlépésében
Hibrid csapatvezetőként képesnek kell lennie a határok túllépésére. Kényelmesen kell éreznie magát, amikor különböző részlegekkel és hierarchikus szintekkel, külső érdekelt felekkel és más releváns csoportokkal lép kapcsolatba, és távolságok vagy időzónák között koordinál velük a munka elvégzése érdekében.
Ez azt jelenti, hogy meg kell teremteni és biztosítani kell a helyszínen kívüli és helyszíni csapatok számára a 24 órás kapcsolódást, a zökkenőmentes kommunikációt Ön és a többi csapattag között, valamint egy hatékony rendszert, amely lebontja a szilárd határokat és mindenki számára biztosítja az azonos információkat.
Bár ez nem mindig lehetséges, valódi erőfeszítésekkel és a cikkben bemutatott számos tipp betartásával szinte tökéletes összeköttetést érhet el.
- Ismerje meg, hogyan áramlik a tudás a szervezetén belül, és azonosítsa a hiányosságokat és lehetőségeket mind a virtuális, mind a személyes környezetben.
- Ösztönözze az alkalmazottakat a határokat átívelő, együttműködő magatartásra képzések, ösztönzők és előléptetések révén, ugyanakkor ügyeljen arra, hogy ez ne jelentsen további stresszt számukra.
- Építsen funkciók közötti hálózatokat a szervezeten belül, hogy megértse a nagyobb képet és a csoportok közötti kapcsolatokat.
Kísérletezzen az „ebéd és tanulás” foglalkozásokkal
A virtuális vagy személyes „ebéd és tanulás” foglalkozások nyugodt és informális környezetet kínálnak a különböző részlegek alkalmazottainak, hogy személyesen is kapcsolatba lépjenek egymással. Informatív vagy szórakoztató beszélgetések révén a kollégák lebontják a részlegek közötti korlátokat, elősegítik a kölcsönös tiszteletet és erősebb munkakapcsolatokat építenek ki. Ezek a foglalkozások ösztönzik az ötletek kölcsönös megosztását, ami fokozottabb együttműködéshez és innovációhoz vezet a szervezet egészében.
Támogassa a folyamatos tanulás szemléletét
Végül is a hibrid vezetés a kísérletezésről és az innováció iránti nyitottságról szól. Folyamatosan tesztelnie kell, melyik megközelítés működik a legjobban a csapatában, és melyek azok, amelyek egyértelműen nem működnek. Fontos továbbá, hogy nyitott legyen a visszajelzésekre, és elfogadja, hogy hibázhat.
Kezelje minden sikertelen „kísérletet” tanulási lehetőségként. Minden negyedévben próbáljon ki új megközelítéseket a projektek irányításához vagy az együttműködéshez. Ezután gyűjtsön be visszajelzéseket a munkatársaktól arról, hogy mit gondolnak. Folytassa az eredményeket hozó modellek alkalmazását, és hagyjon fel mindennel, ami nem működik.
Teljesítményértékelés hibrid munkamodellben
A hibrid munkamodell sokkal dinamikusabb, mint a hagyományos. Például Ön, mint csapatvezető, viszonylag kevesebb betekintést nyerhet alkalmazottai napi tevékenységeibe. Előfordulhat, hogy akaratlanul is kedvezőbb bánásmódban részesíti azokat az alkalmazottakat, akik gyakrabban járnak be az irodába. Bár ez a részrehajlás nem szándékos, mégis erősen negatív hatással lehet a munkahelyi kultúrára és az alkalmazottak tapasztalataira.
A tudattalan elfogultság elkerüléséhez egy átfogó rendszerre van szükség, amely segít Önnek ébernek és figyelmesnek maradni. Ebben segít a ClickUp teljesítményértékelési sablonja. Ez rövid leírást ad arról, hogy egy alkalmazott hogyan teljesített a projekt végén, így Ön valós idejű, objektív és konstruktív visszajelzést adhat neki.
Ezenkívül figyelemmel kísérheti csapata napi teljesítményét a ClickUp Goals és a ClickUp Tasks alkalmazásokhoz tartozó vizualizált nyomonkövetési rendszer segítségével.
Összességében tisztában kell lennie a folyamatokkal, de kerülnie kell a csapat mikromanagementjét. Bízzon bennük, adjon nekik autonómiát, és figyelje nyomon teljesítményüket a projekt során. Így értékelheti a teljesítményt egy hibrid modellben.
Optimalizálja hibrid munkamodelljeit a ClickUp segítségével
Mivel a hibrid munkamodell egyre népszerűbbé válik mind a munkavállalók, mind a vállalkozások körében, fel kell készülnie rá.
A legfontosabb változás a gondolkodásmódjában történik. Váltson a munkaidő-orientált szemléletről a célorientált szemléletre. Ismerje meg, hogyan használhatja ki a rugalmas munkaterületeket és a rugalmas munkaidőt, hogy vonzza a legjobb tehetségeket, és csapata a lehető legproduktívabb legyen.
Ehhez próbálja ki a ClickUp célkitűzés-meghatározási és feladatkövetési funkcióit, kommunikációs és együttműködési eszközeit, valamint sablonjait. Ezek tökéletes ökoszisztémát hoznak létre a hibrid munkahelyeken történő céltudatos vezetéshez. Regisztráljon a ClickUp-ra, és hidalja át a hibrid csapatok közötti kommunikációs szakadékot.