A hibrid együttműködés – az alkalmazottak közötti személyes és távoli interakciók keveréke – a munka változó jellegét és az azt lehetővé tevő technológiai fejlődést tükrözi.
A munka jellege drámai módon megváltozott az évtized eleje óta. A szétszórt csapatok váltak a normává. A chronoworking egyre gyakoribbá válik. Az alkalmazottak rugalmasságot követelnek potenciális munkaadóiktól, nemcsak az idő, hanem a tér tekintetében is.
A projektmenedzsment szoftverek, a digitális eszközök, az adatok és az elemzések terén elért technológiai fejlődés soha nem látott mértékű együttműködést tesz lehetővé a munkahelyen.
Ennek ellenére vannak néhány alapvető aggályok. Mit jelent a rugalmasság? Hogyan tudnak a vezetők alkalmazkodni a munkavállalók eltérő igényeihez? Hogyan tudnak a csapatvezetők a hibrid munkarendeket úgy beépíteni, hogy az ne befolyásolja a szervezet növekedését?
Olvassa el, és megtudhatja, hogyan működhet a hibrid együttműködés a munkahelyen.
A hibrid együttműködés megértése
A hibrid együttműködés azokra a módszerekre utal, amelyeket a csapatok az irodában, otthonról vagy máshonnan távolról végzett munkához alkalmaznak. A munkahelyi hibrid együttműködés jellemzői:
- Modellek kombinációja: A csapatok személyesen és távolról is dolgoznak. Ez azt jelentheti, hogy hetente néhány napot az irodában dolgoznak, egyes csapattagok az irodában dolgoznak, vagy bizonyos feladatok elvégzése az irodában történik.
- Különböző helyszínek: A csapatok a világ különböző részein dolgozhatnak ugyanazon projektekben.
- Virtuális munkaterület: A csapatok virtuális munkaterületet használnak, amely magában foglalja a kommunikációt, az ötletelést, az ideák kidolgozását és a hibrid együttműködést elősegítő eszközöket a közös munkához.
- Folyamatos működés: Az irodában dolgozó csapatok digitális eszközeiknek köszönhetően online folytathatják a beszélgetést.
Miben különbözik a hibrid munka a távmunkától?
A hibrid és a távmunka között néhány alapvető különbség van. Ezek a következők.
| Funkció | Hibrid | Távoli |
|---|---|---|
| Munkaterület | Általában magában foglal egy fizikai irodát és egy távoli helyszínt, például egy otthoni irodát. | A munkavállalók általában otthonról vagy egy számukra kényelmes helyről dolgoznak. |
| Irodai munkaidő | Hetente néhány órára átfedés van az irodában és a távoli munkavállalók között. | A csapatok saját ütemtervük szerint dolgozhatnak, és csak előre megtervezett virtuális találkozókon találkoznak egymással. |
| Kommunikáció | Személyes találkozók és távoli együttműködési eszközök, például telefonhívások, csevegés, videohívások és e-mailek kombinációja. | Elsősorban e-mailek, csevegés, videohívások és projektmenedzsment eszközök |
| Rugalmas | Részben rugalmas, hetente néhány alkalommal be kell jönni az irodába. | Teljesen rugalmas, mivel az alkalmazottak nem kötődnek egy adott helyszínhez. |
Milyen típusú hibrid együttműködések léteznek?
Az emberek gyakran feltételezik, hogy a „hibrid” kifejezés csak a helyszínt jelenti. Valójában a hibrid munka magában foglalja a csapatok munkaidejét is. Ezen két paraméter alapján négyféle hibrid együttműködés létezik.
| Funkció | Szinkron | Aszinkron |
|---|---|---|
| Személyesen | Együttműködés ugyanazon a fizikai helyen és időben Legalkalmasabb komplex problémamegoldáshoz, ötleteléshez és üzletkötéshez Gyakran előfordul, a vállalati politikától függően | Ugyanazon a helyen dolgoznak, de eltolt időben (átfedés nélkül) A legjobb megoldás a csapat tagjai számára, hogy más csapatokkal is kapcsolatba kerüljenek, vagy megismerjék a vállalati kultúrát Ritkán fordul elő |
| Távoli | Különböző helyszínekről, de egyszerre dolgozzanak! Használjanak olyan eszközöket, mint a videohívás vagy a szöveges csevegés az együttműködéshez! Legalkalmasabb olyan csapatok számára, amelyek egyedi készségekkel rendelkeznek, és összetett problémákat oldanak meg! Gyakran előfordul! | Különböző helyszíneken, saját ütemezés szerint dolgoznak. Projektmenedzsment szoftverek, e-mailek és hasonló eszközök segítségével együttműködnek. Leginkább önszerveződő, jól szervezett csapatok számára ideális. Nagyon gyakran előfordul. |
A hibrid együttműködés megvalósításának kihívásai
A hibrid munkavégzés ugyanannyi zavart okoz, mint amennyi előnyt nyújt. Ezért a hibrid együttműködést elősegítő rendszer bevezetése is kihívásokkal jár, például a következőkkel.
Társadalmi kihívások
Interakciós akadályok: A szocializáció és a kapcsolatépítés lehetőségeinek hiánya oda vezethet, hogy a csapatok ugyanazon a feladaton dolgoznak, de egymástól távol.
Elvesztett kapcsolatok: A vízadagoló melletti beszélgetések és az informális összejövetelek elvesztése elszigeteltséghez és stresszhez vezethet.
Észrevétlen aggodalmak: A vezetők, sőt még a kollégák is elnézhetik valakinek az aggodalmait/betegségeit/nehézségeket, ha nem veszik észre a nonverbális kommunikációs jeleket.
Vezetési stílusok: Az üzleti vezetők hozzászoktak a nyomon követésen és ellenőrzésen alapuló vezetési stílushoz, amelynek keretében folyamatosan „szemmel tartják” csapattagjaikat. Az ilyen vezetőknek nehézséget jelent a bizalomra épülő vezetési stílus kialakítása.
Kommunikáció
Kommunikációs szakadék: A minimális személyes interakció, az alacsony elkötelezettség, a gyenge minőségű megbeszélések és a korlátozott dokumentáció mind hozzájárulhatnak a kommunikációs szakadék kialakulásához.
Rossz minőségű értekezletek: Személyes jelzések, értekezletvezetési készségek, proaktív részvétel és egyértelmű napirend nélkül az értekezletek frusztrálóak lehetnek. Ennek eredményeként a csapatok elveszíthetik mind az információkat, mind a kapcsolatokat.
Fordítási veszteség: Ha a csapatok nem fordítanak időt és energiát az információk dokumentálására, sok tudás elveszhet az egyik személyről a másikra történő átadás során.
Együttműködés
Közös alapok hiánya: Egységes virtuális munkaterület nélkül a csapatok elveszíthetik a közös munkához szükséges kontextust és közös alapokat. Ez ugyanolyan mértékben technikai, mint viselkedési kihívás.
Az izgalom elvesztése aszinkron módon: Képzelje el, hogy van egy fantasztikus ötlete, amit megoszt egy kollégájával, aki 12 órával később válaszol. Természetes, hogy addigra már elvesztette az izgalmát/érdeklődését. Valós idejű együttműködés nélkül az ötletek még mielőtt megvalósulnának, elhalhatnak.
Helyen kívüli beszélgetések: Az irodában az emberek teáznak, ebédelnek vagy sétálnak a parkolóba, és így építik a csapatszellemet, még akkor is, ha nem a munkáról beszélgetnek. A hibrid csapatok gyakran kihagyják ezt a lehetőséget, ami csökkenti a kollektív teljesítményt.
A kihívások megoldásának kulcsa a megfelelő felhőalapú együttműködési technológiákba való befektetés, a munkavállalók képzése azok használatára, valamint egy olyan kultúra megteremtése, amely értékeli a befogadást, a rugalmasságot és az együttműködést, függetlenül a helyszíntől. Nézzük meg, hogyan.
A hibrid együttműködés kihívásainak kezelése
Mielőtt hibrid munkaszoftvert vásárolna, meg kell értenie csapata teljesítményének mélyebb társadalmi, kulturális és technológiai aspektusait. Tehát kezdje az elején!
1. Ismerje meg a hibrid munkakörnyezetet
Tegye fel magának a következő kérdéseket.
- Hány csapatunk dolgozik hibrid modellben?
- Milyen munkahelyi kommunikációs eszközöket használnak jelenleg?
- Milyen kihívásokkal kell szembenézniük?
- Milyen hatékonysági hiányosságokat vagy hiányosságokat jelentenek a vezetők?
- Miért jelentkeznek ezek a kihívások/hatékonysági problémák?
- Milyen megoldásokat dolgoztak ki a csapatok ezeknek a kihívásoknak/hatékonysági problémáknak a leküzdésére vagy tolerálására?
Miután megértette ezt, válasszon ki egy sor online együttműködési eszközt, például a ClickUp-ot, hogy lehetővé tegye a hibrid kommunikációt.
2. A kommunikáció összeomlásának megelőzése
Volt már olyan helyzetben, hogy e-mailben elküldött valakinek egy dokumentumot, majd a Slacken követte nyomon, végül a Google Docsban szerkesztette a fájlt (és megjegyzéseket fűzött hozzá) – így a kommunikációja több helyre szétszóródott?
Ez a modern munkahelyeken teljesen természetes. Ez egyben a legnagyobb energiafogyasztó is!
Aszinkron munkavégzés közben összesítse az összes kommunikációt egy olyan platformon, mint a ClickUp, így nem marad le egyetlen üzenetről sem. A ClickUp csevegőablakának segítségével valamennyi üzenetet egy helyen láthat, így sorrendben válaszolhat rájuk.
Ha még nem jártas a kommunikációs irányelvek kidolgozásában, próbálja ki a ClickUp kommunikációs terv táblájának sablonját. Ez segít Önnek a szükséges folyamatok átgondolásában és azok hatékony dokumentálásában.
3. Világos kommunikációs protokollok létrehozása
Az eszközök csak segédeszközök, nem pedig maguk a megoldás. Ezért az eszközök bevezetésekor állítson fel korlátokat és legjobb gyakorlatokat azok használatára vonatkozóan.
Tisztázza, mit jelent Önnek a „hibrid” kifejezés. Határozza meg elvárásait a válaszidő, a munkamódszer, a kommunikációs csatorna, a nyomon követés, a dokumentáció és a közös tartalomfejlesztés tekintetében.
Például megmondhatja, hogy ha a közösen szerkesztett dokumentumon módosítás történik, akkor 4 órán belül várható a válasz.
Másrészt előfordulhat, hogy bizonyos munkákat szinkronban kell elvégezni. A ClickUphoz hasonló eszközzel a csapatok előre megtervezhetik a munkát, és együtt dolgozhatnak. Vagy használhatják a ClickUp Collaboration Detection funkciót, hogy megnézzék, ki van online, és valós időben üzenetet küldjenek nekik.
4. A szinkron és aszinkron kommunikáció egyensúlya
Nem minden munkát lehet aszinkron módon elvégezni. Néha egy probléma megoldásához két embernek együtt kell ülnie, még akkor is, ha két különböző helyen vannak. Ezért a hibrid munkarend kialakításakor egyensúlyozzon a szinkron és az aszinkron együttműködés között.
- Határozzon meg egyértelmű elvárásokat arra vonatkozóan, hogy a hibrid csapatoknak mikor kell online lenniük.
- Vázolja fel azokat a kérdéseket, amelyek aszinkron módon megoldhatók, és azokat, amelyekhez két ember együttes munkája szükséges.
- Ösztönözze a csapat tagjait, hogy állítsák be elérhetőségi állapotukat a projektmenedzsment eszközön vagy naptáron, hogy szükség esetén másokat is meghívhassanak az együttműködésre.
5. Legyen átlátható és befogadó
Hagyományosan a csapat tagjai hajlamosak voltak az információkat maguknak tartani. Szükség esetén a többi csapat tag megkérdezte őket, és megkapta a választ. A modern munkahelyek nem engedhetik meg maguknak ezt a táncot.
A mai hibrid munkakörnyezet tiszteletben tartja az átláthatóságot. Legyen hajlandó dokumentálni és közzétenni nemcsak a fontos információkat, hanem a folyamatokat, megközelítéseket és az összes hallgatólagos tudást is.
A ClickUp Docs segítségével dokumentálhatja és közzéteheti az információkat a csapat számára, valamint megoszthatja azokat a szervezeten kívüli érintett személyekkel. Másrészt a ClickUp Whiteboards kiváló hely a folyamatok vagy munkafolyamatok feltérképezésére, hogy mindenki tisztában legyen a teljes kontextussal.
Az ilyen átláthatóság jelentősen javítja a hibrid csapatok együttműködését, mivel az emberek maguk kereshetik és szerezhetik be az információkat a munkavégzéshez választott időben és helyen. Az információkhoz való hozzáférés hiánya többé nem jelent akadályt a munka elvégzésében.
Hibrid együttműködés megvalósítása olyan együttműködési eszközökkel, mint a ClickUp
Ha csak kalapácsod van, akkor minden szögnek fog tűnni. Ha csak táblázatod van, akkor csak sorokban és oszlopokban fogsz gondolkodni. Ezért a megfelelő vállalati együttműködési eszközök bevezetése alapvető fontosságú a szervezet sikeréhez.
A hibrid munkavégzési eszközök bevezetésekor vegye figyelembe a következőket.
Méltányosság
Válasszon olyan eszközt, amely minden alkalmazottnak lehetőséget biztosít arra, hogy részt vegyen a beszélgetésben, lássák és meghallgassák. Tartsa nyitva az összes kommunikációs módot – szöveg, hang, videó, megjegyzések, képernyőfelvételek stb. –, hogy az emberek a számukra legmegfelelőbb módon tudjanak hozzájárulni.
A ClickUp mindezt és még többet is lehetővé tesz. A ClickUp feladatok beágyazott megjegyzéseket kínálnak a csapatok számára, hogy kontextusban tudjanak beszélgetni. A ClickUp Clips hang- és képernyőfelvételt egyesít, hogy a kommunikáció egyértelmű legyen.
Könnyű használat
Ha nem a megfelelő eszközt választja, akkor annak egyszerű frissítése és kezelése önmagában is hatalmas feladat lehet.
Válasszon egy egyszerű felhasználói felülettel és könnyen kezelhető eszközt. Hozzon létre egyszerűsített munkafolyamatokat, hogy a projektmenedzsment eszköz csökkentse a munkaterhelést, ne pedig növelje azt. Automatizálja az automatizálható folyamatokat.
Például a ClickUp Brain automatikusan generál standup jegyzeteket a felhasználók által a platformon végzett összes frissítés alapján. Képzelje el, mennyi időt takaríthat meg ezzel!
A munkahelyi együttműködési eszköz másik fontos szempontja, hogy támogassa a munka és a magánélet egyensúlyát. Ez lehet olyan egyszerű, mint a értesítések némítása munkaidőn kívül, vagy a rendelkezésre állás állapotának egyértelmű beállítása a munkaterhelés jobb elosztása érdekében.
Alkalmazkodóképesség
A hibrid csapatokban gyakran előfordul, hogy egyesek az irodában vannak, míg mások távolról dolgoznak. Ez azt jelenti, hogy olyan hibrid értekezleteket kell tartaniuk, amelyeken mindenki egyenlő mértékben részt vehet.
A ClickUp funkciói ezt lehetővé teszik. Például egy konferenciateremben egy személy kivetítheti a ClickUp Docs dokumentumokat és írhat, míg a távoli csapat tagjai a számítógépeiken valós időben követhetik a frissítéseket.
Átfogó jelleg
A szerszámok elszaporodása valós probléma. A szervezetek rendszeresen használnak egy eszközt a valós idejű beszélgetésekhez, egy másikat a projektmenedzsmenthez, egy harmadikat a brainstorminghoz, egy negyediket a dokumentáláshoz stb. Ez olyan kihívásokat teremt, mint például a következők.
- Az információk különböző eszközökön vannak szétszórva
- Ezeknek az eszközöknek az integrálása bonyolult és nem hatékony.
- A technológia alkalmazása alacsonyabb, mert túl sok eszköz túl sok munkát jelent.
- Ezek az eszközök minimális adatokat és betekintést nyújtanak.
Hogy mindezt elkerülje, válasszon egy átfogó eszközt. A ClickUp-hoz hasonló eszközök többet nyújtanak, mint egyszerű projektmenedzsment. Minden olyan eszközt biztosítanak a csapatok számára, amelyre szükségük van a munkájuk elvégzéséhez.
Legyen szó fehér tábláról, kommunikációs platformról, munkaterhelés-kezelő rendszerről vagy átfogó irányítópultról, a ClickUp mindennel rendelkezik. Ez egy együttműködési munkaterület, amelyet úgy terveztek, hogy ösztönözze az interakciókat, miközben tiszteletben tartja a különböző munkamódszereket és egyéni preferenciákat.
Győződjön meg róla saját maga. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma!