A szervezet sikere közvetlenül arányos az alkalmazottak termelékenységével és a folyamatok hatékonyságával.
Sajnos a magas munkavállalói termelékenység fenntartása a legtöbb munkahelyen folyamatos küzdelmet jelent. Ennek egyik oka, hogy nincs olyan kézikönyv, amely motiválná a munkavállalókat vagy növelné hatékonyságukat.
Minden apró részlet hatalmas szerepet játszik az alkalmazottak termelékenységében, a stratégiai kommunikációs gyakorlatoktól kezdve a megfelelő technológia kiválasztásán át egészen az egészség és a jóllét beépítéséig.
Ugyanakkor nem egy osztály – nevezetesen a humánerőforrás-osztály – feladata a munkavállalók termelékenységét vagy elkötelezettségét növelő stratégiák megvalósítása. A vezetők, a menedzserek, a csapat tagjai és a munkatársak is fontos szerepet játszanak ebben.
Vizsgáljuk meg a termelékenységet befolyásoló tényezőket, mint például a kommunikáció, a vezetés, az egészség és a jólét, valamint a képzés és a fejlesztés.
Olvassa el, hogyan hozhat létre pozitív munkakörnyezetet, amely maximalizálja alkalmazottai potenciálját és elősegíti a hosszú távú növekedést.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
A termelékenység nem véletlenül alakul ki – azt olyan kulcsfontosságú tényezők alakítják, amelyek hatással vannak az alkalmazottak munkavégzésére. Íme, mi a legfontosabb:
- Kommunikáció és vezetés – A világos elvárások és a határozott iránymutatás biztosítja a csapatok összehangolt munkáját.
- Technológia – A megfelelő eszközök racionalizálják a munkafolyamatokat és csökkentik az időpazarlást.
- Egészség és jólét – A kiegyensúlyozott munka-magánélet megközelítés megakadályozza a kiégést.
- Képzés és fejlesztés – A fejlődési lehetőségek fenntartják az alkalmazottak elkötelezettségét.
- Munkahelyi környezet – A támogató kultúra elősegíti a koncentrációt és az együttműködést.
- Motiváció és ösztönzők – Az elismerés és a jutalmazás ösztönzi a teljesítményt.
- Célkitűzés – A világos célok irányt adnak az alkalmazottaknak.
- Munkaterhelés és időgazdálkodás – A prioritások kezelése segít elkerülni a stresszt.
- Fizetési struktúra – A méltányos javadalmazás biztosítja a munkával való elégedettséget.
A ClickUp segít a csapatoknak produktívak maradni a feladatkezelés, az együttműködés és az automatizálás hatékony eszközeivel – mindezt egy helyen.
A munkavállalói elkötelezettség és a termelékenység értéke
Az alkalmazottak elkötelezettsége az alkalmazottak munkájuk iránti odaadását és lelkesedését jelenti. Az elkötelezett alkalmazottak a vállalat sikerébe fektetnek be, és nagyobb valószínűséggel teljesítenek a munkaköri leírásukon túlmutató feladatokat. Ez a munkahelyi termelékenység növekedéséhez vezet.
A motiválatlan alkalmazottak – a csendes kilépők – viszont nem kötődnek érzelmileg a munkahelyükhöz. Lehet, hogy nem vállalnak kezdeményezéseket, nem fektetnek energiát a vállalatba vagy a saját fejlődésükbe, sőt, előfordulhat, hogy visszahúzódnak a kommunikációból, vagy gyakran panaszkodnak a munkájukra.
Íme néhány érdekes adat a Gallup alkalmazotti elkötelezettségről szóló jelentéséből. Azok a vállalkozások, ahol magasabb volt az elkötelezett alkalmazottak aránya,
- 18%-kal termelékenyebb
- 10%-kal több befektetés az ügyfélkapcsolatokba
- 23%-kal jövedelmezőbb
Ez a jelentés közvetlen összefüggést mutat az alkalmazottak elkötelezettségének és a munkahelyi termelékenységnek, valamint annak, hogy ez hogyan eredményez pozitív eredményeket, például jövedelmezőséget és jobb ügyfélkapcsolatokat.
Ugyanakkor ugyanaz a jelentés azt is megállapítja, hogy 2023-ban az Egyesült Államokban szinte minden második alkalmazott aktívan elfordult a munkájától. Az alkalmazottak munkából való elfordulásának néhány oka lehet:
- Rossz vezetés: mikromanagement, egyértelmű elvárások hiánya és konstruktív visszajelzések hiánya
- Elismerés hiánya: Azok a munkavállalók, akik úgy érzik, hogy kemény munkájuk nem kerül figyelembevételre, kevésbé hajlamosak elkötelezettnek lenni.
- Túlterheltség vagy alulterheltség: Az állandó túlterheltség vagy a kihívásokkal teli feladatok hiánya egyaránt elidegenedéshez (és kiégéshez) vezethet.
- Növekedési lehetőségek hiánya: Azok a munkavállalók, akik úgy érzik, hogy egy kilátástalan állásban ragadtak, és nincs esélyük előrelépni, nagyobb valószínűséggel veszítenek el motivációjukat.
Ezeknek a kérdéseknek a megoldása segíthet a vállalkozásoknak abban, hogy pozitív munkakörnyezetet teremtsenek, ami elkötelezett és produktív alkalmazottakhoz vezet.
A termelékenységet befolyásoló 10 tényező
Számos tényező befolyásolja az alkalmazottak termelékenységét – mind a szervezeten belül, mind azon kívül. Íme néhány olyan kulcsfontosságú szervezeti szempont, amely befolyásolja az alkalmazottak termelékenységét.
1. Kommunikáció
A szervezet kommunikációs kultúrája jelentősen befolyásolhatja az alkalmazottak termelékenységi szintjét. Például azok a csapatok, amelyek sok megbeszélést tartanak, vagy amelyeknek azonnal kell válaszolniuk az üzenetekre, sokkal több időt töltenek különböző emberekkel való kommunikációval, mint a munkájuk elvégzésével.
Ugyanakkor a nem megfelelő kommunikáció is negatívan befolyásolhatja a csapat termelékenységét. Lehet, hogy nem rendelkeznek a munkájuk elvégzéséhez szükséges információkkal, vagy hosszú ideig kell várniuk a csapattagok válaszait.
Ezért kell egyensúlyt teremtenie a valós idejű és az aszinkron kommunikáció között, hogy csapata termelékenysége növekedjen.
Így teheti meg:
Készítsen egy „hogyan dolgozunk” dokumentumot
A vállalati kultúra könyvnek részletesen ismertetnie kell a munkahelyi kommunikációs irányelveket, és tartalmaznia kell olyan információkat, mint a projektfrissítési értekezletek gyakorisága, a megbeszélések nélküli napok, a telefonhívások időpontjának lefoglalása és az aszinkron kommunikáció időpontja.
Használhat egy olyan eszközt, mint a ClickUp Docs, hogy létrehozza és tárolja ezeket a dokumentumokat, vagy akár hozzáadhatja ezt egy szakaszként az új munkavállalók beilleszkedését segítő wikihez, hogy az új munkavállalók tudják, hogyan kell kommunikálni.
Válassza ki a megfelelő eszközöket
A csapat különböző igényeinek kielégítéséhez megfelelő eszközök kiválasztása ugyanolyan fontos, mint a kommunikációs stratégia kidolgozása.
Használjon szinkron és aszinkron eszközöket, például videokonferencia-szoftvert, belső csevegőt és videofelvételeket.
Ugyanakkor fontos, hogy ne terhelje túl alkalmazottait több eszközzel. Javasoljuk, hogy technológiai eszköztárát maximum 3–4 eszközre korlátozza, vagy még jobb, ha egy all-in-one eszközt használ.
Ennek egyik módja, ha olyan eszközt választ, amely többféle kommunikációs módot kínál.
A ClickUp segítségével például a következőket teheti:
- Használja a ClickUp Tasks címkéket és megjegyzéseket tartalmazó funkcióját, hogy nyomon kövesse a projekt előrehaladását vagy megoldja a szűk keresztmetszeteket.
- Kezdeményezzen közvetlen és csoportos csevegéseket a legfontosabb érdekelt felekkel, hogy kontextusba helyezett vagy mélyreható, de aszinkron beszélgetéseket folytathasson a ClickUp Chat nézet segítségével.
- Dolgozzon együtt dokumentumokon megjegyzések, valós idejű szerkesztés és [@]említések segítségével.
- Készítsen gyors videofelvételeket a ClickUp Clips segítségével, és ossza meg azokat csapattársaival, hogy részletesebben kifejthesse véleményét.
- Használja a ClickUp Whiteboardot a megbeszélések vizualizálásához és a virtuális megbeszélések interaktívabbá tételéhez.
2. Vezetés
Ne feledje a mondást: az alkalmazottak nem a vállalatokat, hanem a rossz vezetőket hagyják ott.
Az alkalmazottak termelékenységét befolyásoló egyik kritikus tényező a csapatvezetők, a menedzserek és közvetlen beosztottaik közötti kapcsolat.
Így segíti egy erős vezető az alkalmazottakat a termelékenység növelésében:
- Világos jövőképeket vázolnak fel csapatuk számára, segítve mindenkit megérteni, mit kell tennie, és hogy munkája hogyan járul hozzá a nagyobb célok eléréséhez.
- Elismerik az eredményeket, bátorítják a munkatársakat és pozitív munkakörnyezetet teremtenek, így biztosítva a magas teljesítmény kultúráját.
- Hatékonyan kommunikálnak, tájékoztatják csapataikat, és olyan környezetet teremtenek, ahol az alkalmazottak nyugodtan tehetnek fel kérdéseket és jelezhetik aggályaikat.
Az egyik módja annak, hogy segítse vezető beosztású munkatársait abban, hogy jobb vezetőkké váljanak, az, ha befektet a vezetői képzésbe és fejlesztésbe. Emellett egyéni coaching üléseket is szervezhet számukra jó mentorokkal.
3. Technológia
Míg a technológia növeli az alkalmazottak hatékonyságát, a technológiai problémák időt vehetnek el tőlük, ami frusztrációhoz és alacsonyabb termelékenységi szinthez vezethet.
A technológia néhány gyakori módja, amellyel elrabolhatja csapata idejét
- Hosszú és bonyolult beilleszkedési folyamatok
- Nehezen használható, nehézkes felhasználói felület
- Folyamatos hibák és meghibásodások
De nem csak az Ön által használt eszközök számítanak. A technológia használatának módja is fontos, és hatással lehet a munkahelyi termelékenységre.
Az alkalmazottai naponta több tucat értesítésben fulladnak el, vagy fél tucat szoftvert kell egyszerre kezelniük?
Így csökkentheti a technológia kedvezőtlen hatásait:
- Fektessen be felhasználóbarát eszközökbe: Válasszon olyan technológiát, amely intuitív és könnyen megtanulható az alkalmazottak számára, minimalizálva ezzel a tanulási görbét és a frusztrációt.
- Képzés és támogatás biztosítása: Képezze az alkalmazottakat, hogy hatékonyan tudják kihasználni a technológia előnyeit.
- Válasszon all-in-one eszközöket: Válasszon olyan platformot, amely többféle megoldást kínál, ahelyett, hogy minden igényhez külön eszközt használna, így csökkentve a lapok közötti váltást.
4. Egészség és jóllét
Az alkalmazottak egészségének és jóllétének támogatása egyszerű, de hatékony módja a motiválásuknak. A fizikailag és mentálisan egészséges alkalmazottak jobban tudnak koncentrálni, és nagyobb az állóképességük. Ez jelentősen csökkenti a zavaró tényezőket, és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy produktívak maradjanak.
Íme néhány módszer, amellyel a vállalatok előtérbe helyezhetik az alkalmazottak egészségét és jólétét, hogy növeljék a termelékenységet és gyors tempójú, mégis virágzó munkakörnyezetet teremtsenek:
- Fektessen be átfogó egészségügyi ellátásokba: kínáljon olyan egészségbiztosítási csomagokat, amelyek széles körű fizikai és mentális egészségügyi szolgáltatásokat fedeznek.
- Támogassa a munka és a magánélet egyensúlyát: ösztönözze az alkalmazottakat, hogy tartsanak szüneteket, kapcsolódjanak le a munkáról munkaidőn kívül, és kínáljon rugalmas munkarendet, például távmunka lehetőséget vagy rövidített munkahétet.
- Hozzon létre egy egészséges életmódra ösztönző kultúrát: szervezzen workshopokat a stresszkezelésről, a tudatosság gyakorlatáról és az egészséges étkezési szokásokról. Emellett biztosíthat hozzáférést fitneszteremhez, vagy visszatérítheti az alkalmazottaknak a fitneszórák költségeit.
- Fizesse a terápiájukat: Biztosítson hozzáférést az alkalmazotti támogatási programokhoz (EAP), amelyek bizalmas tanácsadási szolgáltatásokat és mentális egészségügyi forrásokat nyújtanak.
5. Képzés és fejlesztés
Egy másik módja annak, hogy megmutassa alkalmazottainak, hogy törődik velük, és javítsa termelékenységüket, az, ha továbbképzési lehetőségeket biztosít számukra.
Ez magában foglalhatja a következőket
- Éves önfejlesztési költségvetés létrehozása, hogy szakmai tanfolyamokra iratkozhassanak be
- Online platformokkal való együttműködés kedvezményes szakmai tanfolyamok biztosítása érdekében
- Rendszeres webináriumok vagy workshopok szervezése a karrierfejlesztésről
- Mentori lehetőségek biztosítása a munkavállalók pályafutásának különböző szakaszaiban, például amikor előléptetés előtt állnak.
Ha cége sokrétű képzési programmal rendelkezik, a ClickUp képzési bevezetési terv sablonja segíthet a különböző programok szervezésében és nyomon követésében.
Ez a használatra kész sablon lehetővé teszi a HR-osztályok számára, hogy
- Határozzon meg célokat minden képzési programhoz, és kövesse nyomon az azok eléréséhez vezető előrehaladást.
- Tervezze meg költségvetését, és allokálja az erőforrásokat a képzési program minden szakaszához.
- Hozzon létre egy következetes struktúrát az összes jövőbeli képzési programhoz való hozzáálláshoz.
A képzés és a fejlesztés prioritásként való kezelésével biztosíthatja, hogy alkalmazottai képesek legyenek megbirkózni a kihívásokkal, ne stagnáljanak karrierjükben, és magasabb termelékenységi szintet érjenek el.
6. Munkahelyi környezet
A tényleges irodája (vagy a távoli csapatok esetében az otthoni iroda ) nagyban befolyásolja az alkalmazottak termelékenységét. Például egy kényelmetlen, rossz megvilágítású és alacsony minőségű bútorokkal berendezett munkaterület kényelmetlenséget és koncentrációcsökkenést okozhat.
A helyszíni vállalatok befektethetnek jó berendezésbe, ergonómikus bútorokba, valamint jól karbantartott és tiszta irodákba. Gondoskodniuk kell más létesítményekről is, például a hőmérséklet-szabályozásról, megfelelő konferenciatermekről és a zajszint szabályozásáról, hogy az alkalmazottak hosszabb ideig tudjanak koncentrálni.
Másrészt a távoli munkavállalókat foglalkoztató vállalkozások rendszeres otthoni irodai költségkeretet biztosíthatnak alkalmazottaiknak a kényelmes munkakörnyezet fenntartása érdekében, coworking-támogatást, vagy akár olyan eszközöket is, mint a zajszűrős fejhallgatók.
7. Motiváció és ösztönzők
A motivált alkalmazottak nagyobb valószínűséggel állnak pozitívan a kihívásokhoz, és kreatív megoldásokat keresnek a problémákra. Emellett boldogabbak és elégedettebbek a munkájukkal.
De hogyan lehet motiválni az alkalmazottakat? Javasoljuk, hogy külső és belső motivációs taktikákat egyaránt alkalmazzon.
A külső motiváció magában foglalhatja a jutalmakat, elismeréseket vagy bónuszokat. Például magasabb jutalékot az értékesítési képviselőknek vagy éves vállalati díjátadó ünnepségeket.
A belső motiváció viszont valamivel árnyaltabb. Ez az a vágy, hogy azért dolgozzunk, mert élvezetes, kielégítő vagy teljesítő érzést ad.
Hozzon létre olyan munkakörnyezetet, amely elősegíti a céltudatosság, a fejlődés és az önállóság érzését. Az alkalmazottak mikromanagementje és minden lépésük megkérdőjelezése a leggyorsabb módja annak, hogy elvessze a termelékenységüket.
Az alkalmazottak motiválásának másik módja, ha megmutatja nekik, hogy bízik bennük és értékeli őket. Adjon nekik kihívást jelentő projekteket, és egyúttal biztosítsa számukra a projektek sikeres végrehajtásához szükséges képzést és erőforrásokat.
Ha olyan munkakörnyezet megteremtésére koncentrál, amely jutalmazza az alkalmazottakat és céltudatosságot ad nekik, akkor motivált és produktív munkaerőt hozhat létre.
8. Célkitűzés
A munkavállalók termelékenységének másik alapköve a hatékony célkitűzés. Ha a munkavállalóknak világos céljaik vannak, megértik, mit várnak tőlük a munkáltatók, és hatékonyan tudják prioritásba rendezni feladataikat. Ez jobb koncentrációhoz és kevesebb felesleges munkához vezet.
Emellett nem elég csak célokat kitűzni, hanem be kell vonni az alkalmazottakat is a célkitűzés folyamatába. Ezáltal felelősségérzetet és elkötelezettséget lehet kialakítani.
A célkitűzéshez termelékenységi trükként az OKR (Objectives and Key Results) keretrendszert ajánljuk. Az OKR egyértelmű képet ad a szervezet céljairól, valamint arról, hogy az egyéni és a csapatcélok hogyan járulnak hozzá a nagyobb képhez.
Ha a csapatok egy korlátozott számú célra koncentrálnak, az segíthet nekik jobban rangsorolni a feladataikat és elkerülni a figyelemelterelő tényezőket.
9. Munkahelyi terhelés és időgazdálkodás
Egy másik kritikus tényező, amely közvetlenül kapcsolódik az alkalmazottak termelékenységéhez, az a munkaterhelésük mértéke és az, hogy mennyire jól tervezik meg a munkanapjukat.
A hatékony munkaterhelés-kezelési rendszer biztosítja, hogy az alkalmazottaknak kezelhető mennyiségű munkát osszanak ki, és ne legyenek túlterheltek.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp Employee Workload sablon, átfogó képet adnak az egyes csapattagok aktuális munkaterheléséről, így könnyebb a projektek elosztása a rendelkezésre álló kapacitásuk alapján.
Emellett képet kaphat arról, hogy ki milyen feladaton dolgozik, így reális határidőket állíthat fel, és megnézheti, hogy vannak-e olyanok, akik a kiégés szélén állnak.
Így működik a sablon:
- Amikor feladatot ad hozzá a ClickUp-hoz, adja meg, hogy mennyi időbe telik annak elvégzése.
- A szükséges időtől függően határidőt is hozzáadhat.
- A „csapat munkaterhelése” nézetben képet kaphat csapata munkaterheléséről.
- A rendelkezésre álló alkalmazottaknak rendeljen feladatokat
A csapatának lehetővé tétele, hogy hatékonyan kezelje az idejét, ugyanolyan fontos, mint a munkaterhelésük kezelése. Ösztönözze csapattagjait, hogy kövessék nyomon termelékenységüket, így reális becslést kaphat arról, hogy mennyi időbe telik egy feladat elvégzése.
A vezetők hetente vagy kéthavonta találkozhatnak közvetlen beosztottaikkal, hogy felmérjék, hogyan kezelik az idejüket, és eldöntsék, szükségük van-e bármilyen támogatásra.
10. Fizetési struktúra
Végül is a munka egy tranzakció. Az alkalmazottak időt szánnak Önre és befektetik képességeiket pénzért cserébe. Ha úgy érzik, hogy méltányos fizetést kapnak, az növelheti az alkalmazottak elégedettségét, ami potenciálisan motivációjuk és elkötelezettségük növekedéséhez vezethet.
Ráadásul a pénzügyileg biztonságban lévő alkalmazottak kevésbé hajlamosak mellékállást vállalni vagy állást váltani. Ugyanakkor a magasabb jövedelem lehetősége ösztönözheti az alkalmazottakat arra, hogy jobb eredményeket érjenek el és jelentősebb hozzájárulást nyújtsanak.
A versenyképes javadalmazás mellett a pontos fizetés és a hatékony, pontos bérszámfejtés is rendkívül fontos. Semmi sem demotiválja jobban az alkalmazottakat, mint a késedelmes fizetés.
Javasoljuk, hogy használjon egy online nyomkövetőt, például a ClickUp Payroll Report sablont.
Ez a sablon lehetővé teszi a HR-csapatok számára, hogy
- Készítsen összevont jelentést az alkalmazottak béreiről, fizetési ütemezéséről és egyebekről.
- Hozzon létre egy központi adatbázist, amely tartalmazza az összes alkalmazott adatait és fizetési információit.
- Állítsa be az automatikus közvetlen átutalást
Hozzon létre produktív munkakörnyezetet alkalmazottai számára a ClickUp segítségével
A vállalatok holisztikus megközelítéssel olyan munkakörnyezetet hozhatnak létre, amely elősegíti a boldog, egészséges és rendkívül produktív munkaerőt. Ez magában foglalja a fizikai környezetet, a technológiát, a képzést, a jólétet, a motivációt, a munkaterhelés kezelését és a kompenzációs stratégiákat.
Ha olyan all-in-one termelékenységi csomagot keres, amely segít az egyes alkalmazottaknak és a csapat különböző részlegeinek a jobb együttműködésben, javasoljuk, hogy próbálja ki a ClickUp-ot.
A ClickUp egy egyedülálló platform, amely projektkövetést, kommunikációt, adatbázis-kezelést és dokumentumkezelést ötvöz egy holisztikus eszközben.
Miért ne próbálná ki a ClickUp-ot, és nézze meg, hogyan segíthet Önnek egy produktív munkahely létrehozásában?