Az új csapattal való első találkozás egy kulcsfontosságú pillanat, amely meghatározza a csapattal való kapcsolatod hangulatát.
Ez egy lehetőség Önnek és csapattagjainak, hogy jó kapcsolatot építsenek ki és új, gyümölcsöző munkakapcsolatot kezdjenek. Ezért is olyan fontos, hogy pozitív és tartós első benyomást keltsen.
Új vezetőként a csapattal együtt fogsz dolgozni a feladatok kiosztásán, a projektek irányításán és a teljesítmény értékelésén. Az első találkozó lehetővé teszi, hogy jó alapokra helyezd a jövőbeli együttműködést.
Hogyan lehet sikeresen lebonyolítani az első találkozót az új csapattal, és milyen kihívásokkal kell szembenézni?
Olvasd el, hogy megtudd!
Az új csapattal való első találkozás kihívásai
Az új csapattal való találkozás egyszerre izgalmas és kihívásokkal teli élmény. Lehet, hogy alig várja, hogy megismerje azokat az embereket, akikkel együtt fog dolgozni, és bemutatkozzon nekik. Ugyanakkor úgy is érezheti magát, mint egy kívülálló, aki be akar illeszkedni.
Az izgalom és az idegesség mellett még néhány más kihívással is meg kell küzdenie az első találkozón. Nézzük meg röviden ezeket a kihívásokat!
A találkozó időtartama
Megfelelő időtartamot meghatározni az új csapattal való első találkozóra nem könnyű feladat. Nem szeretné, ha túl rövid lenne, és az embereknek nem lenne elég idejük beszélgetni Önnel, de azt sem szeretné, ha túl sokáig távol lennének a munkájuktól.
A legjobb módszer erre az, ha világos napirendet készítesz, és minden találkozó részének időtartamát meghatározzuk. Szánj időt kérdésekre és válaszokra, valamint kötetlen beszélgetésekre is.
Adja meg az egyes tevékenységekhez vagy napirendi pontokhoz rendelt időkereteket, és számítsa ki a találkozó időtartamát. Gondoskodjon arról, hogy legyen tartalék idő a váratlan késések esetére.
Miután befejezted a bemutatkozásokat és elkezded a rendszeres csapatmegbeszéléseket, tarts rövid állva tartott megbeszéléseket, hogy azok hatékonyak és lényegre törőek legyenek.
Nincs napirend
Tudta, hogy a találkozók akár 50%-a is eredménytelen és időpazarlás? Az eredménytelen találkozók legvalószínűbb oka az, hogy nincs napirend.
Ha nincs napirend, a találkozó iránytalan lehet, és mindenki számára időpazarlásnak bizonyulhat. Szerkezet nélkül a találkozó a vártnál hosszabb ideig tarthat, anélkül, hogy bármilyen célt elérne.
Még a csapattagok sem tudnák, mire számítsanak, és nem készülnének fel. A napirend meghatározása strukturálja a találkozót, hatékonyabbá és célorientáltabbá teszi azt.
Technikai nehézségek
Ha előkészített egy prezentációt az első találkozóra, de a találkozó helyszínén nincs megfelelő felszerelés, az nagy probléma. Még a megfelelő felszerelés esetén is előfordulhat, hogy technikai problémák miatt nem tudja bemutatni a prezentációt vagy a videót.
Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében előzetesen ellenőrizze a berendezéseket és a tárgyalótermet, és győződjön meg arról, hogy minden működik.
Ha távoli csapatot vezet, és online találkozót tervez, sok minden rosszul sülhet el. A lassú internetkapcsolat vagy a laggos videokonferencia-megoldás bosszantóvá és hatékonytalanná teheti a találkozót. Használjon jó találkozókezelő szoftvert, hogy elkerülje az ilyen problémákat, és biztosítsa a találkozó zökkenőmentes lebonyolítását.
Felkészülés hiánya
Az egyik legnagyobb kihívás, amellyel szembesülhetsz, amikor először találkozol egy új csapattal, az, hogy nincs elég téma, amit megbeszélhetnél a csapattagokkal.
Az előzetes kutatás és felkészülés segíthet ebben. Ha van egy lista a megbeszélendő témákról és tudod, ki kicsoda, akkor jobban tudsz beszélgetni a csapat tagjaival.
Ellenkező esetben előfordulhat, hogy a felkészülés hiánya miatt megfagy, vagy kínos csendek alakulnak ki. Tehát, ha kiváló első benyomást szeretne kelteni, készüljön fel alaposan a találkozóra.
Nem megfelelő helyiségméret
Egy másik kihívás, amellyel szembesülhet az első találkozó lebonyolításakor, az, hogy rossz méretű termet foglal. Ez akkor fordul elő, ha online foglalási rendszert használ a tárgyalóterem lefoglalásához, anélkül, hogy azt fizikailag megnézné.
A technikai felszereléshez hasonlóan az értekezlet helyszínét is előzetesen ellenőrizni kell. Győződjön meg arról, hogy a helyiség mérete elegendő az értekezlet megtartásához.
Ha csapatépítő tevékenységeket tervez, gondoskodjon arról, hogy elegendő fizikai hely álljon rendelkezésre, és hogy a találkozó helyszíne megfelelően legyen berendezve.
Túl sok beszélgetési téma
Egy másik kihívás, amellyel szembesülhet, hogy túl sok mondanivalója és tennivalója van az első találkozón az alkalmazottakkal, és több időre van szüksége.
Új vezetőként lehet, hogy túl sok dologról kell beszélnie, de meg kell tanulnia a prioritásokat felállítani. Ne feledje, hogy az első találkozó bemutatkozó jellegű; a munkával kapcsolatos megbeszéléseket később is beütemezheti.
Legyen rövid és interaktív, ne próbáljon túl sokat elérni egy találkozón.
Témától eltérő beszélgetések
A legtöbb új vezető számára elkerülhetetlen kihívás, hogy az emberek elragadtatják magukat, és a témától eltérő beszélgetésekbe kezdenek. A beszélgetések bármilyen irányba elkalandozhatnak, ha több emberrel találkozol informális vagy kötetlen környezetben.
Új vezetőként egyensúlyt kell teremtenie az informális interakciók és a napirend alapján strukturált találkozó között. Az egyes napirendi pontok és az időkeret közlése révén a találkozót a megfelelő irányba terelheti.
Hogyan lehet sikeres az első találkozás az új csapattal?
A sikeres bemutatkozó találkozó segít kiváló első benyomást kelteni a csapatodban, és jó alapokra helyezni a közös munkát.
De ahhoz, hogy az első találkozó jól sikerüljön, szükséged van a megfelelő eszközökre és stratégiákra.
Kövesse az alábbi tippeket, hogy tovább növelje a siker esélyét.
Állítson fel megfelelő célokat, és ossza meg azokat előre a csapatával
Minden találkozóhoz szükséges napirendet készíteni; az új csapattal való első találkozó sem kivétel ez alól. Határozza meg a találkozó céljait, és tájékoztassa a csapatot a találkozó céljáról.
Az első találkozó célja az legyen, hogy bemutatkozzon és megismerje az egész csapatot. Azonban ezt konkrét feladatokra és célokra kell lebontania, hogy a résztvevőknek egyértelműbb legyen a helyzet.
Szüksége lesz például a következőkre:
- Jégtörő tevékenység
- Bemutatkozó beszéd
- Csapatbemutató kör
- Kérdések és válaszok
Az első találkozó tervezésekor sorolja fel az összes ilyen tevékenységet és teendőt, és mindegyiknek szánjon időt.
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást, hogy részletes napirendet készítsen, világos célokkal és teendőkkel. Lehetővé teszi, hogy felsorolásokat készítsen a célok meghatározásához, és gazdag formázási lehetőségeket használjon a találkozó napirendjének testreszabásához.
Ha a következő találkozót a csapat céljainak meghatározására szeretné felhasználni, használja a ClickUp célkitűzés-meghatározási találkozó napirend sablonját. Ez egy teljesen testreszabható dokumentum, előre megtervezett mezőkkel, amelyek segítenek az új csapat céljainak meghatározásában.
Tedd interaktívvá az élményt
Ne hagyd, hogy az első találkozó a csapattal csak rólad szóljon. Teremts interaktív légkört, ahol a csapattagok beszélgethetnek veled és jobban megismerhetnek.
Figyeljen aktívan, hogy többet tudjon meg a csapat dinamikájáról és az egyes csapattagokról. Fordítson nagy figyelmet minden új csapattagra, és vegyen részt a beszélgetésben.
Profi tipp: Az első találkozás előtt tájékozódj a csapat tagjainak szerepéről, eredményeiről és egyéb részletekről a vállalatod alkalmazotti profiljaiból.
Ez segít személyre szabni a beszélgetéseket és bevonni az egyes csapattagokat, miközben értékesnek érezhetik magukat.
Íme néhány további tipp, hogy interaktívvá tegye a bemutatkozó találkozót:
- Végezz jégtörő tevékenységeket, hogy beinduljon a beszélgetés és javuljon a csapat dinamikája.
- Ha online találkozót szervezel, akkor interaktív elemeket, például kvízeket, szavazásokat stb. is beépíthetsz, hogy aktívan bevonhasd a távoli csapat tagjait.
- Használj csapatépítő gyakorlatokat, hogy ösztönözd az együttműködést és a problémamegoldást csapatként.
- Rendezzen nyílt kérdések és válaszok szekciót, ahol a csapat tagjai kérdéseket tehetnek fel Önnek.
- Gyakorold az aktív hallgatást a találkozó során azáltal, hogy kiegészítő kérdéseket teszel fel és őszintén részt veszel a beszélgetésekben.
Hagyjon időt a munkavállalók kérdéseire
Amikor megtervezi a találkozó napirendjét és a teendőket, hagyjon időt a munkavállalók kérdéseire és válaszaira is.
Ez lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy tisztázzák kétségeiket azzal kapcsolatban, hogyan fog működni a jövőben a munka, és mit várnak el tőlük. Emellett segít nekik jobban megismerni Önt és vezetési stílusát.
Jó gyakorlat, ha időt hagyunk kérdésekre és válaszokra, még a projektmegbeszéléseken is. Ez interaktívabbá teszi a találkozókat, és mindenki bevonja a beszélgetésbe.
Készülj fel a váratlan helyzetek kezelésére
Menedzserként fel kell készülnie az első találkozón felmerülő konfliktusokra vagy nézeteltérésekre. Jelezze előre az esetleges kihívásokat, és készüljön fel rájuk.
Ha például változásokat tervez, és arra ösztönzi a csapat tagjait, hogy új feladatokat vállaljanak, készüljön fel arra, hogy némi ellenállásba ütközik.
A legfontosabb, hogy nyugodtan és udvariasan kezelje a helyzetet. Ez az Ön esélye, hogy megmutassa a csapatának, milyen vezető lesz. Ezért előre lássa a lehetséges problémákat, és készüljön fel azok megoldására.
Gondolj arra, hogyan zárhatod le erőteljesen az első csapatértekezletet
Készítsd elő a beszélgetés témáit, hogy a találkozót megfelelően zárhasd le – ügyelve arra, hogy ne érjen véget hirtelen, és ne fulladjon ki kínos csendbe.
Készítsen elő egy rövid beszédet, amellyel inspirálhatja csapatát, és pozitív hangulatban zárhatja az értekezletet.
Gondoskodj róla, hogy a találkozó vége előtt világos következő lépéseket és teendőket határozz meg a csapatod számára. Szükség esetén egyeztess egyéni találkozókat a csapat tagjaival.
Használj AI eszközöket a találkozó jegyzetek és összefoglalók készítéséhez, és oszd meg azokat a csapat tagjaival.
A folytatás: következő lépések az első csapatértekezlet után
Az első találkozó csak a kezdet. Kommunikálnia kell a következő lépéseket is, és meg kell terveznie a jövőbeli találkozókat. Ez segít megérteni a csapat értékeit és megismerni az új csapattagokat.
Bár az első találkozó döntő fontosságú, lehetetlen mindent egy alkalommal elérni. Cselekvési tervre és ütemtervre van szükséged a rendszeres csapatmegbeszélésekhez.
Vessünk egy pillantást néhány fontos szempontra, amelyre figyelnie kell.
Készíts jegyzeteket és dokumentáld a találkozó jegyzőkönyvét
Az értekezlet dokumentálása és jegyzőkönyv készítése elengedhetetlen, mert így nyomon követhetőek a megbeszélt pontok. Ha nem így tesznek, az emberek elfelejthetik a fontos teendőket és a következő lépéseket.
Ha távoli csapatot vezet, az találkozó rögzítése még fontosabbá válik. Az emberek a felvételt felhasználhatják az találkozó során megbeszélt pontok visszaolvasására.
Használja a ClickUp Clip alkalmazást az első találkozó rögzítéséhez. Ezzel rögzítheti a képernyőjét, és videofelvételt készíthet az online találkozóról. Így a csapat tagjai hallhatják, miről volt szó, és láthatják a prezentációját.
Ha meg akarja könnyíteni a dolgát, rögzítse a találkozó jegyzőkönyvét könnyen áttekinthető jegyzetek és összefoglalók formájában. A feladatra rendelkezésre álló fejlett technológia segítségével ez manuális erőfeszítés nélkül is elvégezhető.
Használja a ClickUp Brain szolgáltatást, hogy másodpercek alatt, nagy pontossággal és kézi munkavégzés nélkül automatikusan létrehozza a találkozó jegyzeteket és összefoglalókat.
Jegyzetelje le a teendőket és a következő lépéseket a csapattagok számára, és ossza meg azokat a csapattal. Használja a ClickUp találkozó jegyzet sablonjait, amelyek tartalmaznak egy részt a teendőknek és a következő lépéseknek.
Ütemezze meg és tervezze meg a következő találkozókat
A következő találkozó megtervezése egy másik fontos feladat, amelyet az első találkozó során el kell végeznie.
Ne zárja le a találkozót anélkül, hogy megbeszélné a következő időpontot, hogy ellenőrizhesse a teendők előrehaladását. Készítsen csapatértekezlet-ütemtervet, és ossza meg azt a csapattal, hogy mindenki tudjon arról, milyen gyakorisággal tervezi a találkozókat.
Új vezetőként egyéni megbeszéléseket kell szerveznie minden egyes csapattaggal. Emellett projektindító megbeszéléseket is tartania kell, hogy megvitassák a különböző projekteket és azok ütemtervét.
Nem kell mindent az első találkozón közölnie. Inkább küldjön el egy sor e-mailt, amelyben közli a különböző típusú találkozók ütemezését, amelyeket tartani tervez.
Használja a ClickUp következő találkozó napirend sablonját, hogy meghatározza a következő találkozó céljait és megbeszélendő témáit.
A megfelelő eszközzel hatékonyabbá teheti találkozóit
Minden menedzser vagy csapatvezető első találkozása az új csapattal döntő fontosságú, mivel ez határozza meg a csapattal való munkakapcsolatuk hangnemét.
Ez az alkalom, hogy jó első benyomást keltsen, bemutatkozzon a csapatnak és bizalmat építsen. Ha jól csinálja, pozitív első benyomást kelt, és az új csapattal való együttműködés a jövőben sokkal könnyebb lesz az Ön számára.
Ha távoli csapatot vezet, és az első találkozót online tervezi, gondoskodjon arról, hogy rendelkezésére álljanak a folyamat zökkenőmentes lebonyolításához szükséges eszközök.
Használja a ClickUp Meetings alkalmazást a találkozó minden aspektusának kezeléséhez, a napirend összeállításától a jegyzetek készítésén át a következő lépések közléséig.
Regisztrálj a ClickUp-ra, és használd a sikeres találkozó megszervezéséhez.
GYIK
1. Mit mondjon az új csapattal való első találkozón?
Íme néhány beszélgetési téma, amelyet érdemes figyelembe venni az új csapattal való első találkozás során:
- Kezdje azzal, hogy bemutatkozik, és elmondja a csapatnak munkatapasztalatát, szakterületeit és hátterét.
- Köszönje meg csapatának a meleg fogadtatást, és mondja el nekik, mennyire izgatott, hogy velük dolgozhat.
- Határozza meg a találkozó menetrendjét, valamint az összes tevékenységet és teendőt, amelyet a találkozó hátralévő részére terveztek, és állapítsa meg az alapszabályokat.
- Tartson jégtörő foglalkozást, hogy a résztvevők kényelmesen érezzék magukat, elinduljon a beszélgetés, és megismerhesse őket személyes szinten.
- Végezze el a tervezett teendőket, és zárja le a találkozót egy kérdések-válaszok szekcióval és egy záró megjegyzéssel.
2. Mi az első dolog, amit egy csapatvezetőnek tennie kell az első találkozón?
Az első találkozón az első dolgod az, hogy bemutatkozz az új csapattagoknak. Mesélj nekik a személyes és szakmai hátteredről, munkatapasztalatodról és jelenlegi pozíciódról.
Ez egyben kiváló alkalom arra is, hogy elvárásokat fogalmazzon meg, és bemutassa vezetési stílusát, valamint azt, hogyan fogja irányítani a csapatot a jövőben.
Köszönje meg a csapatnak, hogy üdvözölték, és mondja el nekik, mennyire várja az együttműködést velük.
3. Hogyan kezdjük el az első csapatértekezletet?
Kezdje az első csapatértekezletet azzal, hogy üdvözli a résztvevőket és bemutatkozik. Használjon jégtörő tevékenységet, hogy tovább lendítse a dolgokat. Említsen meg a találkozóra tervezett kritikus teendőket, és vegye át őket egyenként.