Microsoft Access vs. Excel: melyiket érdemes használni?

Az adatok olyanok, mint a víz. Elengedhetetlenek, bőségesen állnak rendelkezésre, és néha nehezen kezelhetők.

És az egyetlen módja annak, hogy talpon maradjon ebben az információtengerben? Egy megbízható adatkezelő rendszer.

Az adatkezelő rendszerek célja a nagy mennyiségű adat hatékony szervezése, tárolása, visszakeresése és kezelése. Akár kutatási projekten dolgozó hallgató, akár az univerzum rejtélyeit kutató NASA-tudós, szüksége van egy jó adatkezelő rendszerre.

Ezért olyan népszerűek a Microsoft Access és az Excel programok: tökéletesen alkalmasak adatbázisok kezelésére. Felhasználóbarát felülettel és praktikus gyorsbillentyűkkel rendelkeznek, amelyek megkönnyítik és gyorsabbá teszik a munkát. Már régóta léteznek, és több millió felhasználó bizalmát elnyerték.

De melyik a jobb? Elemzéseket végezni az Accessben vagy Excel-trükköket használni?

Erről szól ez a blogbejegyzés. Összehasonlítjuk és szembeállítjuk e két Microsoft-eszköz funkcióit, előnyeit és hátrányait, hogy segítsünk Önnek megalapozott döntést hozni. Akár a táblázatok, akár az adatbázisok felé hajlik, mi segítünk Önnek.

Mi az a Microsoft Access?

A Microsoft Access egy jól ismert relációs adatbázis-kezelő rendszer, amely 1992 novemberében jelent meg először.

Ez az egyik legrégebbi és legnépszerűbb adatbázis-program Windows rendszerhez, mivel fejlett fejlesztőeszközöket kombinál felhasználóbarát felülettel, így kiváló választás adatkezeléshez és -megjelenítéshez.

Gondoljon rá úgy, mint a Microsoft Excelre – az Access segítségével adatokat tárolhat, szerkeszthet és megtekinthet. Az Access azonban még egy lépéssel tovább megy, és egy eszközkészletet is biztosít az adatbázisok létrehozásához és kezeléséhez. Így könnyedén tárolhat, rendezhet és elemezhet nagy mennyiségű adatot.

Különösen alkalmas azoknak az egyéneknek vagy kisvállalkozásoknak, akik technikai szakértelem nélkül kezdenek el adatbázisokkal dolgozni.

A Microsoft Access funkciói

Most nézzük meg a Microsoft Access néhány legegyedibb funkcióját:

1. Testreszabható űrlapok

A Microsoft Access segítségével testreszabható űrlapokat hozhat létre, amelyek megkönnyítik az adatokkal való vizuális interakciót.

Ezek az űrlapok nem csak az adatok bevitelére szolgálnak – lehetővé teszik a rekordok megtekintését és szerkesztését, számítások elvégzését és az adatok ellenőrzését a pontos bevitel érdekében.

Az Access különböző eszközöket kínál űrlapok tervezéséhez, amelyekkel testreszabhatja az elrendezéseket, témákat és vezérlőket. Szövegdobozokkal, legördülő listákkal és gombokkal személyre szabhatja az űrlapokat, így felhasználóbarát felületet hozhat létre tábláinak kezeléséhez.

2. Kapcsolatok

A táblázatok minden adatkezelő rendszer alapkövei, és a Microsoft Access programban viszonylag könnyű elkészíteni őket.

Beállíthat szabályokat a mezők számára, például hogy milyen típusú adatokat tárolhatnak, és formázással szebbé teheti az adatbevitelt. De az igazi varázslat akkor történik, amikor ezeket a táblázatokat elsődleges és külső kulcsokkal összekapcsolja.

A táblák közötti kapcsolat, más néven reláció, biztosítja az adatok konzisztenciáját, így könnyen megkaphatja a választ, amikor kérdést tesz fel az adatbázisnak.

A táblákat háromféle módon kapcsolhatja össze: egy-egy, egy-több és több-több.

3. Lekérdezés-tervező

A Microsoft Access segítségével lekérdezésekkel rendezheti és elemezheti adatait. Akár megtekinteni, másolni, nyomtatni vagy feladatokat végrehajtani szeretne az adataival, a lekérdezésekkel mindez megvalósítható.

Az Access tartalmaz egy lekérdezéstervezőt, egy praktikus eszközt, amellyel a kritériumai alapján konkrét adatokat szerezhet be az adatbázisból. Használhatja lekérdezések létrehozására, adatok elérésére, vagy közvetlenül SQL utasítások írására az adatbázissal való kommunikációhoz.

Az MS Accessben különböző típusú lekérdezések léteznek, például kiválasztási lekérdezések, paraméterlekérdezések és műveleti lekérdezések. Ezek a lekérdezések szűrőként működnek, lehetővé téve az adatok lekérését és az egy vagy több táblázatból származó információk elemzését. Szűrhet és manipulálhat adatokat, számításokat végezhet, sőt új mezőket is létrehozhat.

4. Makrók és modulok

A Microsoft Access nem csak egy vizuális adatbázis-platform, hanem szoftverfejlesztési és programozási eszközöket is kínál.

Az egyik ilyen eszköz a makrók. Ezek automatizálhatják az ismétlődő feladatokat, például űrlapok megnyitását, lekérdezések futtatását vagy jelentések generálását egy sor műveletben.

A legjobb rész? Nem kell technikai szakértőnek lennie ahhoz, hogy ezeket a makrókat létrehozza. Az Access rendelkezik egy Makrótervezővel, amely lehetővé teszi azok létrehozását vizuális felületen – kódolás nélkül.

Ha Ön fejlesztő és szereti a programozást, akkor modulok segítségével teheti meg ezt.

A modul olyan, mint egy parancsok gyűjteménye, amelyek további funkciókkal bővítik az adatbázisát. A modulokat a Visual Basic for Applications (VBA) programozási nyelv segítségével írhatja meg.

Használja adatbázisaihoz testreszabott megoldások létrehozására, hogy a program futása során minden egyszerűbb legyen.

Microsoft Access árak

Bár az eszköz számos hasznos funkcióval rendelkezik, megértjük, miért kereshet alternatívákat a Microsoft Accesshez. A következő részben áttekintjük a Microsoft Excel programot és legfontosabb funkcióit.

Mi az a Microsoft Excel?

A Microsoft Excel az egyik legszélesebb körben használt és leghatékonyabb táblázatkezelő alkalmazás a világon.

Először 1985-ben mutatták be Windows rendszerhez. Széles körben használják egyszerű adatbevitel és alapvető számításoktól kezdve komplex pénzügyi modellezésig, adatelemzésig és jelentéskészítésig terjedő feladatokhoz.

Sokoldalúsága és felhasználóbarát felülete értékes eszközzé teszi az adatok kezeléséhez – magánszemélyek, vállalkozások és különböző iparágakban működő szervezetek számára egyaránt.

A Microsoft Excel funkciói

Vessünk egy pillantást az Excel néhány legfontosabb funkciójára, amelyek megkönnyítik az adatok kezelését és feldolgozását:

1. Képletek és függvények

Képleteinek és funkcióinak köszönhetően a Microsoft Excel kiválóan alkalmas matematikai feladatokra és komplex adatok kezelésére.

A képletek segítségével számok, műveleti jelek (például + vagy -) és cellahivatkozások kombinálásával mindenféle számítás elvégezhető. Mindig egyenlőségjel (=) jelzi a kezdetüket, és az Excel számára utasításként szolgálnak.

A függvények olyanok, mint az Excel által már ismert, előre elkészített utasítások. Megkönnyítik a bonyolult számításokat. Használhatja őket a képleteiben bizonyos feladatok elvégzéséhez.

Körülbelül 400 funkció áll rendelkezésre különböző célokra, például matematikai műveletek végrehajtására, szöveg és dátumok beszúrására, pénzzel kapcsolatos műveletek elvégzésére és keresés futtatására az Excelben.

2. Feltételes formázás

A Microsoft Excel feltételes formázása automatikusan megváltoztatja a cellák megjelenését az Ön által beállított szabályok alapján. Ez a funkció segít kiemelni a fontos adatokat, kiemelve a trendeket vagy a kiugró értékeket az adatelemzéshez.

A feltételes formázással megváltoztathatja a cellák háttérszínét, szövegszínét vagy stílusát az értékek vagy a képlet eredményei alapján.

Ez a funkció különösen hasznos az adatelemzők számára, mivel lehetővé teszi számukra, hogy a kiválasztott kritériumok alapján színkóddal jelöljék a cellákat. Például használhatja arra, hogy színekkel emelje ki a 70 feletti alkalmazotti teljesítménypontszámokat, így gyorsan meg lehet állapítani, kik a legjobban teljesítő alkalmazottak.

3. PivotTables és PivotCharts

A Microsoft Excelben a PivotTables a hagyományos táblázatokat intelligens összefoglalásokká alakítja, segítve Önt olyan számítások elvégzésében, mint a számlálás, az átlagolás és az összegzés a kiválasztott funkciók alapján.

Ez megkönnyíti a következtetések levonását az adatokból, különösen nagy adathalmazok esetén, ahol a minták felismerése kihívást jelenthet. Néhány kattintással a PivotTables segítségével csoportosíthatja az adatokat, hogy könnyebben megtalálja a szükséges információkat. Miután a táblázat készen áll, létrehozhat egy PivotChartot az adatok vizualizálásához.

A PivotTables és a PivotCharts együttesen működnek, így az adatok átformázása és elemzése nem igényel minden alkalommal bonyolult képletek használatát.

4. Keresés és hivatkozások

A Lookup és Reference funkciók segítségével megtalálhatja az adatkészletben szereplő konkrét értékeket, vagy hivatkozhat a munkalap bizonyos részeire. Ezek a funkciók elengedhetetlenek az adatelemzéshez, különösen nagy mennyiségű adat kezelése esetén.

Ebben a kategóriában néhány gyakori funkció a VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP és XLOOKUP az értékek kereséséhez, valamint az INDEX, MATCH, OFFSET és INDIRECT a hivatkozási feladatokhoz.

Az elemzők számára ezek a funkciók értékesek a táblázat adatainak egy adott bemeneti értékkel való összevetéséhez.

Microsoft Excel árak

Microsoft Access vs. Excel: Funkciók összehasonlítása

Most hasonlítsuk össze a két eszköz funkcióit, hogy kiderüljön, melyik felel meg leginkább az Ön igényeinek.

Íme egy részletes összehasonlítás az MS Access és az MS Excel között:

1. Adattárolás

Az MS Access és az MS Excel nagy mennyiségű adatot képes kezelni és megőrizni az adatok integritását, de eltérnek egymástól a tárolható információk mennyiségét illetően.

A Microsoft Access adatbázis-programot összetettebb adattárolási igényekhez tervezték. Kiváló tárolási kapacitással és rendezési képességekkel rendelkezik, így ideális olyan esetekben, ahol strukturált és relációs adatkezelés elengedhetetlen.

A Microsoft Excel alapvető adat tárolására alkalmas, mivel lapos adatmodellel működik. Ez azt jelenti, hogy az adatok nem kapcsolódnak egymáshoz, így egyszerű listákhoz alkalmas.

Az Excel kisebb adathalmazokhoz alkalmasabb, az adatokat sorokban és oszlopokban rendezi el egy rácsos felületen. Bár külső adatforrásokhoz is csatlakoztatható, az adatok közvetlen szerkesztése nem az erőssége.

Ez az a terület, ahol az Excel elmarad. Az Access könnyedén kezeli a kiterjedtebb és összekapcsolt adatkészleteket.

2. Adatelemzés

Az Access és az Excel egyaránt hatékony eszközök az adatelemzéshez. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ez a két platform azonos elemzési képességekkel rendelkezik.

A Microsoft Access kiválóan alkalmas fejlett adatelemzésre. SQL-t használ, hogy gyorsan lekérdezzen konkrét adatokat egy vagy több táblázatból.

Az Access lehetővé teszi kifejezések használatát a lekérdezésekben az értékek kiszámításához, javítva ezzel az analitikai képességeit. Lehetővé teszi az adatok különböző módon történő megtekintését és komplex lekérdezések végrehajtását, megkönnyítve ezzel az adatok meghatározott részhalmazainak kivonását.

A Microsoft Excel számos eszközzel rendelkezik az adatok elemzéséhez. Beépített funkciókat és képleteket kínál, amelyek segítenek a felhasználóknak a számítások elvégzésében és a trendek elemzésében.

Az Excel kiválóan alkalmas egyedi képletek létrehozására és funkciók használatára az adatminták megértése érdekében. Az adatok vizuálisan ábrázolhatók, és a jobb elemzés érdekében PivotTable-jelentések vagy diagramok hozhatók létre, de kevésbé fejlett, mint az Access, amely körkörös hivatkozásokkal és volatilis funkciókkal büszkélkedhet.

3. Együttműködés

Az együttműködés kulcsfontosságú funkció az Access és az Excel programokat egyaránt használó csapatok számára.

A Microsoft Access jól működik az együttműködéshez, különösen több felhasználó esetén. A Windows SharePoint Services vagy a hálózati fájlmegosztás segítségével együttműködhet. Az Access alkalmas egyidejű szerkesztésre, ha az adatbázis egy megosztott hálózati mappában található.

Azonban gyakran helyi vagy hálózati meghajtókon tárolják, ami megnehezíti az együttműködést. Az Access adatbázisokban több felhasználó hozzáféréséhez megfelelő beállításokra van szükség.

A Microsoft Excel kiváló eszköz az együttműködéshez és az adatok megosztásához. Az Excel-fájlokat felhőszolgáltatások vagy együttműködési platformok segítségével oszthatja meg. Ez lehetővé teszi, hogy több ember egyszerre szerkessze a fájlt, megkönnyítve az együttműködést és az adatok elemzését.

4. Adatbiztonság

Az érzékeny adatok gyakran célpontjai a rosszindulatú személyeknek. Akár az Accesset, akár az Excelt használja, ezeknek az eszközöknek meg kell védeniük adatait a biztonsági résekkel és a jogosulatlan használattal szemben.

A Microsoft Access felhasználóbarát biztonsági modellel rendelkezik. A felhasználók szabályozhatják, hogy ki tekintheti meg vagy szerkesztheti adataikat, és korlátozásokat állíthatnak be bizonyos mezők számára, megakadályozva ezzel az érvénytelen adatok bevitelét. Ez hasznos az Access kezdő felhasználói számára, mivel lehetővé teszi a felhasználói jogosultságok ellenőrzését anélkül, hogy folyamatos szakértői segítségre lenne szükség.

Az Excel hatékonysága ellenére biztonsági korlátai vannak. A gyenge titkosítás és a szigorú ellenőrzés hiánya miatt a zárolt fájlokhoz viszonylag könnyű jogosulatlanul hozzáférni.

Az Excel és az Access egyaránt olyan funkciókat kínál, mint a jelszavak és a titkosítás, hogy adatai biztonságban legyenek. Az Excel azonban az AutoRecover funkcióval időközönként menti a munkáját, míg az Access folyamatosan menti.

Microsoft Access kontra Microsoft Excel: ki a győztes?

A két Microsoft eszköz közül választani nem könnyű feladat, mivel mindkettőnek megvannak a maga előnyei és korlátai.

A Microsoft Access komplex adatelemzéseket végezhet és fejlett adatkészleteket tárolhat, így kiváló választás üzleti tulajdonosok számára, akik operatív adatkészleteket kezelnek. Ugyanakkor nem a leginkább testreszabható eszköz, ezért sokan alternatívákat keresnek.

Másrészt a Microsoft Excel lapos adatmodellel rendelkezik, amely egyszerűbb adatkészletek kezelésére alkalmas. Az Excel számos képlete és funkciója miatt a pénzügyi és statisztikai elemzők kedvence.

Míg az Access különböző adattípusokat, például szöveget, számokat, képeket stb. tud tárolni, az Excel főként számokat és szöveget tárol. Az Excel lapos fájlmodellje rugalmasságot és testreszabhatóságot biztosít, de növeli az adatok duplikálódásának és a hibák kockázatát is.

A két eszköz közül melyiket választja, az az Ön adatigényeitől, preferenciáitól és készségeitől függ.

Microsoft Access vs. Excel a Redditen

Úgy döntöttünk, hogy átnézzük a Reddit oldalt, hogy jobban megértsük, melyik eszközt preferálják leginkább a felhasználók.

A Reddit felhasználói nagyrészt megértették az eszközök sajátosságait, és feladataik alapján választottak egyet. Egy felhasználó még az egyes eszközök erősségeit is elmagyarázta, és javasolta, hogy ha lehetséges, mindkettőt használják.

„Érdemes megismerkedni az Access programmal. Két különböző eszközről van szó. Az Access egy adatbázis, amelyet adatok kezelésére használnak. Az Excel egy táblázatkezelő program, amelyet numerikus elemzésekhez használnak. Mindkettő sok mindenre képes, de mindkettőnek megvan a maga szakterülete. Tehát attól függ, hogy milyen feladatot kell elvégezni [sic]……A két alkalmazás együtt is működhet, és megoszthatja az adatokat. Tehát néha akár mindkettő elemeit is használhatja. Tehát a döntő tényező az, hogy mit szeretne csinálni. Ha mindkettőt tudja használni, akkor jobb helyzetben van, hogy eldöntse, mi felel meg leginkább az Ön igényeinek. ”

Egy másik felhasználó viszont a legjobb eredmények elérése érdekében mind az Access, mind az Excel használatát részesítette előnyben.

„[Az Access] feltétlenül érdemes az Excel-lel együtt használni.

Gyakran használom nagy adatmennyiségek lekérdezéssel történő rendezésére, majd az Excel táblázatadatok másolása és beillesztése egyszerűen csodálatos. ”

Ismerje meg a ClickUp-ot – a megoldást az Access és az Excel közötti vitára

Akár a Microsoft Access-t, akár a Microsoft Excel-t választja, valószínűleg valamilyen kompromisszumot kell kötnie.

De mi lenne, ha létezne egy olyan megoldás, amely mindkét platform legjobb funkcióit egyetlen átfogó szoftverben egyesíti?

Ismerje meg a ClickUp-ot – egy magasra értékelt termelékenységi és projektkezelési platformot –, amely a legjobb alternatíva az Excel és az Access programokhoz.

A ClickUp kis- és nagyvállalatok számára egyaránt alkalmas, adatbázis-kezelő rendszerként és táblázatkezelő programként is működik.

Ezeket a megoldásokat hatékony feladatkezelési funkciókkal kombinálja, mint például a ClickUp egyedi mezői a komplex számítások kezeléséhez, testreszabható sablonok és mesterséges intelligencia, amely elvégzi a fárasztó munkát.

A ClickUp egyszerűsíti a munkafolyamatokat, megkönnyíti a projektdokumentációt, segít a határidők betartásában, és több mint 1000 alkalmazással integrálható, így sokoldalú választás egyének és különböző méretű vállalatok számára egyaránt. Akár a mérföldkövek elérésének nyomon követéséről, akár funkciók közötti projektekben való együttműködésről, akár az adatok vizualizálásáról van szó, a ClickUp mindenben segítséget nyújt.

1. Szervezze meg összes feladatát a Táblázat nézet segítségével

Próbálja ki a ClickUp táblázatos nézetet

A ClickUp táblázatos nézetének köszönhetően a feladatok kezelése most már olyan egyszerű, mint az Excel táblázatkezelő program használata. Ezzel a funkcióval rendezett rácsba szervezheti feladatait, beleértve az olyan részleteket is, mint a megbízottak, az állapot és a határidők.

A Táblázat nézet segítségével gyorsan áttekintheti az egyes projektek előrehaladását. De ez még nem minden – íme néhány további lehetőség, amit ezzel a nézettel kihasználhat:

2. Készítsen irányítópultot munkájának vizualizálásához

Nem lenne egyszerűbb, ha az összes adatot, amellyel dolgozik, egyetlen képernyőn láthatná?

Nos, a ClickUp Dashboards segítségével ez lehetséges. A Dashboards minden releváns adatot egy helyen tárol, elkerülve a különálló táblázatokban vagy adatbázisokban tárolt információk szilárd korlátait. Az automatikus frissítéseknek köszönhetően mindenki szinkronban marad, míg a megosztott hozzáférés kiküszöböli a verziók közötti zűrzavart.

Könnyedén hozhat létre világos és vizuálisan vonzó operatív irányítópultokat. Több mint 50 widget közül választhat, hogy testreszabhassa a diagramokat, nyomon követhesse a projekt előrehaladását, kezelhesse a munkaterhelést és még sok mást. Ráadásul külső alkalmazásokat is csatlakoztathat, hogy azok még hatékonyabbak legyenek.

A ClickUp-ban a műszerfal létrehozása egyszerű, köszönhetően a műszerfal kártyáknak. Ezek a kártyák építőelemekként működnek. Egyenként adja hozzá őket, hogy egyedi képet hozzon létre és vizualizálja a szükséges információkat.

3. Gyűjtse össze az összes adatát egy helyen

A ClickUp integrációs funkciója több mint 1000 alkalmazást támogat, így minden fontos platformhoz csatlakozhat, amelyre szüksége van a vállalkozása zökkenőmentes működtetéséhez.

Most már könnyedén csatlakozhat a Microsoft 365-hez, és átviheti adatait a ClickUp-ba. De mi van, ha a ClickUp adatait szeretné felhasználni és olyan szoftverekkel elemezni, mint a Tableau?

Nos, ne aggódjon! A ClickUp a Tableau-val is integrálható!

Csak használja a Tableau Web Connector alkalmazást, és integrálja ClickUp-fiókját a Tableau-val. Miután ez megvan, használja a ClickUp munkaterületén található adatokat, hogy pillanatképet készítsen adatairól.

ClickUp árak

Kezelje adatait profi módon a ClickUp segítségével

Több táblázat és adatbázis kezelése rémálom lehet a megfelelő adatbázis-kezelő rendszer nélkül. Ha van olyan platform, amely mindent kezelni tud, amit rá bízol, az a ClickUp.

A projektekektől a feladatokon át az adatbázisokig, a ClickUp nyomon követi, rendszerezi és kézben tartja minden üzleti lépését.

Táblázatos nézetet kínál az adatkezeléshez, egyéni mezőket a számításokhoz, irányítópultokat a részletes jelentésekhez, és még automatizálást is a egyszerűsített, ismétlődő feladatokhoz! Ha nem szeretné a nulláról kezdeni az adatbázis felépítését, akkor a számos táblázatsablon közül is választhat.

A ClickUp az ideális projektmenedzsment-adatbázis lehet, amely simábbá és egyszerűbbé teszi az adatelemzést.

Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra!