Kennen Sie die Titel SDE-1, SDE-2 in Stellenbeschreibungen? Oder Bezeichnungen wie "Manager", "Direktor" usw.? In der Geschäftswelt sind diese Titel ein Hinweis auf die Erfahrung, die Erwartungen und die Position einer bestimmten Rolle in der Organisationsstruktur.
Sie kennzeichnen eine Position in der organisatorischen Hierarchie, die in der Regel in einem Diagramm, dem Organogramm, dargestellt wird. Diese visuelle Darstellung von Organisationsstrukturen spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung von Organisation, Produktivität, Effizienz, Teamleistung und Kultur.
In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, wie Sie Organogramme erstellen und optimieren können, um im Geschäft erfolgreich zu sein.
Organogramme verstehen
Ein Organogramm ist eine visuelle Darstellung der Struktur eines Unternehmens. Es umfasst in der Regel die folgenden Elemente:
- Individuelle Rollen innerhalb der Organisation
- Aufteilung der Abteilungen/Teams
- Hierarchien innerhalb der einzelnen Abteilungen/Teams
- Beziehungen zwischen Einzelpersonen, Teams und Abteilungen
beispiel für ein einfaches Organigramm (Quelle: Wikimedia Commons )_
Das Organogramm, auch Organigramm oder Org-Diagramm genannt, kann einfach sein und Teile der Organisation, wie z. B. regionale Büros oder Abteilungen, Funktionen und ihre Verbindung zueinander zeigen. Es kann auch komplex sein, mit detaillierten Hierarchien, Abteilungen und Untereinheiten.
umfassendes Beispiel für ein Organigramm (Quelle: Wikimedia Commons )_
Verwendungen eines Organigramms
Ein Organogramm ist im Grunde eine visuelle Darstellung der verschiedenen Unternehmensbereiche. Es hilft jedem im Unternehmen, das große Ganze zu verstehen. Darüber hinaus sind Organogramme auch hilfreich bei:
Org-Design: Eine klare Darstellung der Organisation hilft den Führungskräften, sicherzustellen, dass jede Abteilung angemessen besetzt ist. Fehlt beispielsweise ein technischer Leiter, so weist ein leerer Block im Diagramm bei Meetings darauf hin. Wenn Ihr technischer Leiter zum CTO aufgestiegen ist, sehen Sie auch das deutlich!
Sie sorgen für Klarheit: Sie verdeutlichen die Berichterstellung innerhalb der Organisation und helfen den Mitarbeitern, herauszufinden, an wen sie sich bei bestimmten Problemen oder Informationen wenden müssen.
Zuständigkeitsabgrenzung: Organogramme stellen sicher, dass alle Business-Bereiche angemessen abgedeckt sind, ohne dass es zu Überschneidungen der Zuständigkeiten kommt. Sie tragen dazu bei, die Arbeitsbelastungen der Mitarbeiter, insbesondere der Führungskräfte, auszugleichen.
Onboarding: Ein Organogramm ist ein einfaches und leistungsfähiges Tool, das neuen Mitarbeitern hilft, die gesamte Organisation zu verstehen. Es hilft, schneller Vertrautheit und Zugehörigkeit zu schaffen.
Beweglichkeit: Eine visuelle Darstellung der Organisation - mit der Möglichkeit, hinein- und herauszuzoomen - ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen, die Delegation, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung.
Simulation und Planung: Wenn Sie umstrukturierung einer Organisation oder eine Fusion durchlaufen, müssen Sie möglicherweise verschiedene Versionen des neuen Organisationsdesigns visualisieren. Organigramme ermöglichen eine solche Simulation, ohne die Dynamik vor Ort zu beeinträchtigen.
Organogramme sind im Grunde genommen Kommunikationstools. Sie helfen Organisationen, aktuelle Strukturen, zukünftige Pläne, Veränderungen und vieles mehr zu kommunizieren. Natürlich gibt es mehr als einen Weg, dies zu erledigen.
Arten von Organogrammen
Im Kern ist ein Organogramm eine grafische Darstellung mit Knoten und Verbindungen. Je nach der Struktur Ihrer Organisation kann es so aussehen:
Hierarchisch
Dieses Organogramm ähnelt einer Pyramide, mit der höchsten Autorität an der Spitze, gefolgt vom mittleren Management und den Mitarbeitern.
beispiel für ein hierarchisches Organogramm (Quelle: Wikimedia Commons )_
Matrix
Dieses Diagramm veranschaulicht eine Struktur, in der Mitarbeiter an mehr als einen Vorgesetzten berichten. Es wird häufig in Organisationen verwendet, die Flexibilität und Zusammenarbeit über verschiedene Projekte hinweg erfordern.
beispiel für ein Matrixorganigramm über Allaeddine Djaidani
Flach
Diese Art von Organogramm eignet sich hervorragend für Organisationen mit einer flachen Struktur, wie sie hauptsächlich in Start-ups und kleinen Geschäften zu finden ist.
flache Organisationsstruktur (Quelle: Wikimedia Commons )_
Hier die wichtigsten Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten von Organogrammen:
| Aspekt | Hierarchisch | Matrix | Flach |
|---|---|---|---|
| Gelöschte Rollen | Klare Befehlskette, bei der jeder Mitarbeiter weiß, wem er unterstellt ist | Klare Weisungsbefugnis, auch wenn es für jeden Mitarbeiter mehrere Vorgesetzte gibt | Jeder Mitarbeiter untersteht direkt der Führungskraft, ohne mittleres Management |
| Geeignet für | Gut definierte Rollen und lineare Strukturen | Teams, die auf der Grundlage von Projekten gebildet und aufgelöst werden | Selbstverwaltete kleine Teams |
| Ziele, denen es dient | Klarheit und Stabilität | Flexibilität und Modularität | Einfachheit und Geschwindigkeit |
| Vorteile | Abteilungsbezogene Spezialisierung, klar definierter Karriereweg | Funktionsübergreifende Zusammenarbeit, Verfügbarkeit unterschiedlicher Fähigkeiten | Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit, Sichtbarkeit und Anerkennung |
| Nachteile | Bürokratie und komplexe Genehmigungssysteme; verzögerte Entscheidungsfindung | Unklarheit der Arbeitsaufgaben, unüberschaubarer Einflussbereich | Bürokratie und komplexe Genehmigungssysteme; verzögerte Entscheidungsfindung |
Unterschiede zwischen hierarchischen, Matrix- und flachen Organisationsstrukturen
Je nach Art, Größe und Kultur kann eine Organisation auch eine Kombination aus diesen Strukturen aufweisen.
So kann beispielsweise die gesamte Organisation eine hierarchische Struktur verwenden, während ein funktionsübergreifendes Team innerhalb der Organisation ein flaches Organigramm verwendet.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Organisationsstruktur auswählen und ein Organigramm dafür entwerfen.
Schritte zur Erstellung eines Organigramms
Nehmen wir an, Sie sind ein Startup mit fünf Mitarbeitern. Nehmen Sie sich einen Stift und Papier und skizzieren Sie, wie diese Mitglieder des Teams zusammenarbeiten. Legen Sie los und rahmen Sie das Papier ein. Das ist Ihr erstes Organigramm.
Ich wünschte, jede Organisation wäre so einfach. Wenn die Zahl der Mitarbeiter, Rollen, Abteilungen, Produkte/Dienstleistungen zunimmt, benötigen Sie ein komplexes Organogramm. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein solches mit einem Tool für den kollaborativen Workspace erstellen können, z. B ClickUp .
1. Verstehen Sie Ihre Organisationsstruktur
Strukturen bestimmen, wie Menschen miteinander verbunden sind und welche Rolle sie in einer Organisation spielen. Ein schlechtes Design kann zu einem Chaos mit widersprüchlichen Hierarchien, verwirrenden Rollen, mangelnder Koordination, fehlendem Freigeben von Ideen und langsamer Entscheidungsfindung führen.
Beginnen Sie also mit der Erstellung eines Organigramms, indem Sie sich darüber klar werden, wie Sie derzeit funktionieren. Ermitteln Sie die folgenden Punkte:
- Alle Mitarbeiterrollen und -ebenen (Entwickler, Designer, Tester usw.)
- Alle Führungsrollen und -ebenen (Projektleiter, Teamleiter, Abteilungsleiter usw.)
- Berichterstattungsbeziehungen für jeden Einzelnen
- Seitliche Verbindungen, falls vorhanden
Zu erledigen ist dies am besten durch Gespräche mit den verschiedenen Beteiligten, einschließlich der Personalabteilung und den Abteilungsleitern. Vielleicht finden Sie auch einige Informationen in Ihrem vorlagen für Team-Charter . Achten Sie darauf, das Wissen angemessen zu dokumentieren.
Sie können ClickUp Formulare verwenden, um Umfragen zu erstellen, oder Sie können persönliche Meetings einrichten und Notizen auf ClickUp Dokumente . Nach der Dokumentation können Sie sie auf sichere Weise für die relevanten Beteiligten freigeben, um deren Kommentare zu erhalten. Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen und wandeln Sie Notizen mühelos in Aufgaben um.
dokumentieren Sie Ihren Unterricht mit ClickUp Docs
2. Definieren Sie den Zweck und den Umfang
Für wen und warum erstellen Sie Ihr Organigramm? Ist es für interne Zwecke zur Visualisierung team-Struktur oder als Rekord für Investoren?
Für interne Zwecke können Sie spezifische Codes für Rollen (z. B. SDE-1, Manager usw.), einschließlich des Gehaltsbereichs, oder bei Bedarf sogar einzelne Namen hinzufügen.
Wenn es sich um einen Datensatz für den Investor handelt, sollten Sie sich auf die Führungsqualitäten und -fähigkeiten konzentrieren. Die Klärung des Umfangs hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Informationen in das Diagramm aufgenommen werden sollen.
3. Wählen Sie das Layout Ihres Organigramms
Wählen Sie auf der Grundlage der Struktur und des Zwecks Ihrer Organisation einen Organogrammstil, sei es ein hierarchisches, ein Matrix- oder ein flaches Layout. Wählen Sie eines, das Ihre Organisation am besten widerspiegelt. Sie können bei Bedarf mehrere Layouts innerhalb eines Diagramms verwenden.
Ziehen Sie Folgendes in Betracht beispiele für eine Matrix-Organisationsstruktur um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie Unternehmen in verschiedenen Sektoren sie verwenden.
4. Wählen Sie das richtige tool für die Erstellung eines Organigramms
Sobald Sie sich für eine Struktur entschieden haben, ist es an der Zeit, zu zeichnen. Um dies zu erledigen, können Sie ein Notizbuch, eine Glaswand oder sogar eine Tabellenkalkulation verwenden. Diese Tools bieten jedoch nicht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die Sie vielleicht brauchen.
erstellen Sie Ihr Organigramm mit ClickUp Whiteboards
Das Beste organigramm-Software besonders für hybride Teams, ist ein kollaborativer Workspace wie ClickUp Whiteboards . Mit ClickUp können Sie Ihre Diagramme zeichnen, Knoten und Verbindungen hinzufügen, Bilder und Notizen einfügen, Dokumente einbetten, Personen taggen und vieles mehr!
Boxen und Winkel funktionieren bei Ihnen nicht? Schauen Sie sich ClickUp Mindmaps für Ihre Organigramm-Software. Fügen Sie Listen, Aufgaben und Checklisten hinzu, und spielen Sie mit den Features herum, bis Sie das Diagramm erstellen können.
5. Entwerfen Sie Ihr Organigramm
Beginnen Sie mit der Arbeit von oben: Legen Sie eine klare Hierarchie fest, indem Sie mit der Führungsebene beginnen, dann mit dem oberen Management (Vizepräsidenten, Direktoren). Arbeiten Sie sich dann von Abteilung zu Abteilung, von Team zu Team und von Mitglied zu Mitglied vor.
planen und organisieren Sie Projekte, Ideen oder bestehende Aufgaben in ClickUp
Details hinzufügen: Fügen Sie den Namen des Mitarbeiters, seinen Titel, seine Aufgaben, die Handles der sozialen Medien, Websites, Fotos und andere interessante Fakten hinzu. Entscheiden Sie je nach Anwendungsfall, welche Informationen relevant sind. Sie können Mitarbeiterprofile und Daten aus Ihrem arbeitskräfteanalyse oder mitarbeiterdatenbank-Software .
Formatieren und präsentieren: Bleiben Sie bei der Gestaltung Ihres Organigramms konsequent. Beschränken Sie sich bei Form, Farbe, Formatierung, Schriftart usw. auf eine gemeinsame Designsprache; wenn Sie sie an Ihre Markensprache anpassen können, umso besser.
Organigramm Vorlage
mit ClickUp
Wenn Sie zum ersten Mal ein Organigramm erstellen, müssen Sie nicht gleich mit einer neuen Vorlage beginnen. Versuchen Sie ClickUp's Vorlage für ein Organigramm um loszulegen. Diese Vorlage auf mittlerem Niveau hilft Ihnen, Ihr Unternehmen zu visualisieren, Rollen hinzuzufügen/zu entfernen, alle auf derselben Seite zu halten und effektiv zu skalieren.
6. Machen Sie es dynamisch
Organogramme sind lebendige Dokumente, die sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Wenn Sie ein Organogramm erstellen, sollten Sie Platz für eine regelmäßige Aktualisierung schaffen.
- Richten Sie die Leinwand ein, um später Abteilungen, Teams und Mitarbeiter hinzuzufügen
- Stellen Sie Erinnerungen im Kalender ein und überprüfen Sie Ihr Organigramm regelmäßig, um sicherzustellen, dass es die Art, die Bedürfnisse und die Veränderungen im Geschäft genau widerspiegelt
- Dokumentieren Sie Änderungen und die entsprechenden Gründe für Prüfungszwecke
- Informieren Sie die Beteiligten über die Änderungen, stellen Sie den Kontext her und aktualisieren Sie die Informationen in allen Schulungsunterlagen ClickUp-Automatisierungen können den Aktualisierungsprozess mit Auslösern und Aktionen rationalisieren, die Sie vor der Veröffentlichung bearbeiten können. Wenn Sie ClickUp Mindmaps verwenden, kann die Karte automatisch aktualisiert werden, wenn Sie die mit ihr verbundenen Ressourcen aktualisieren.
7. Überprüfen und validieren
Bevor Sie das Organigramm abschließen, sollten Sie es noch einmal mit den wichtigsten Stakeholdern überprüfen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Dies hilft, fehlende Informationen oder Ungenauigkeiten in der Struktur der Beziehungen zu erkennen.
Nun, da Sie wissen, wie man ein Organogramm erstellt, wollen wir sehen, wie man es verwendet.
Organogramme und Mitarbeiterbindung
Ein gutes Organigramm kann die Planung und das Engagement der Mitarbeiter auf verschiedene Weise unterstützen. Hier sind einige der häufigsten Anwendungen.
Einführung: Organigramme erleichtern die Einarbeitung von Mitarbeitern, da sie neuen Mitarbeitern helfen, die Rollen und Berichterstellungen schnell zu verstehen.
Support für Mitarbeiter: Anhand eines Organigramms weiß jeder Mitarbeiter, an wen er sich mit seinem Anliegen wenden kann. Wer leitet den Ausschuss zur Verhinderung sexueller Belästigung? Wer ist für die Buchung von Reisen zuständig? Wer ist der Experte für die Programmiersprache Scala? Organigramme können all diese Fragen und mehr beantworten.
Zusammenarbeit: Selbst in scheinbar verwirrenden Strukturen können Organigramme Klarheit schaffen.
In einer Matrix-Struktur zum Beispiel kann ein Organogramm Klarheit über die Überschneidungen verschiedener funktionsübergreifender Teams schaffen.
Transparenz: Ein Organogramm zeigt, wer wem gegenüber rechenschaftspflichtig ist, und dient auch als Eskalationsmatrix. Das schafft Transparenz und Offenheit.
Nachfolgeplanung: Organogramme sind von zentraler Bedeutung für die Identifizierung potenzieller Führungskräfte und kritischer Rollen innerhalb des Unternehmens. Sie helfen den Teams der Personalabteilung, sich ein Bild von der aktuellen Talentlandschaft zu machen, Qualifikationslücken zu erkennen und sich auf künftige Übergänge vorzubereiten.
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Sie haben vielleicht schon einmal gehört, dass die Mitarbeiter das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind. Das ist nur teilweise richtig. Tatsächlich ist der wahre Wert eines Unternehmens mehr als die Summe seiner Teile. Er umfasst die Verbindungen, die Zusammenarbeit und die kollektiven Stärken jedes Einzelnen.
Ein Organogramm ist wie eine Schatzkarte, die Ihnen hilft, verborgene Werte zu entdecken. Ob es nun ein traditionelles hierarchisches Modell abflacht oder den Umfang der Matrix-Struktur erweitert, Organogramme machen es den Menschen leicht, das große Ganze und die Details zu verstehen.
Mit einem Projektmanagement tool wie ClickUp können Sie all dies und noch mehr erledigen. Sie können die Daten über Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter zusammenführen, um dynamische Diagramme zu erstellen. Melden Sie sich noch heute kostenlos an und fangen Sie an!