Co ztěžuje správu událostí? Není to proto, že musíte provést jeden velký úkol. Spíše jde o stovky malých úkolů, které neberete v úvahu.
Je třeba spravovat časové plány, dodávat obsah, koordinovat sponzory a sdílet aktualizace – často vše najednou. A pokud vedete práci, obvykle se od vás očekává, že budete udržovat celkový přehled a zasáhnete, když se něco pokazí.
Když řídíte celou akci sami, nemáte čas věnovat se ještě strategii obsahu, koordinaci projektu a provoznímu řízení.
To je problém, který jsem se rozhodl vyřešit pomocí plánování událostí založeného na umělé inteligenci pomocí super agentů ClickUp.
O mně: Ověřený konzultant ClickUp
Jmenuji se Anna Bulock, jsem ověřená konzultantka ClickUp a většinu svého času trávím tím, že pomáhám týmům navrhovat systémy, které dokážou realizovat složité iniciativy, aniž by lidi vyčerpávaly. V nedávném webináři komunity ClickUp jsem se podělila o to, jak používám superagenty ClickUp pro správu událostí.
V tomto blogovém příspěvku vás provedu praktickým příkladem plánování celé kampaně k výročním hrám pořádaným organizací – nazvěme ji Youth Center – od hierarchie po propagaci, s využitím AI Super Agents v ClickUp.
Proč plánování událostí pomocí umělé inteligence bez struktury selhává
Většina týmů se vrhá do AI stejným způsobem, jako se vrhá do nových nástrojů: nejprve ji požádá, aby udělala něco efektního.
„Napište oznámení.“ „Vytvořte časový plán.“ „Napište příspěvky na sociální sítě.“
Problémem je, že bez kontextu může AI pouze hádat.
Při plánování událostí vede odhadování k obecné plánování, opomenutí závislostí a práci, která vypadá dobře na papíře, ale při realizaci selže.
Proto vždy začínám strukturou před automatizací.
Super agenti ClickUp také fungují nejlépe v kontextu. Abyste je nastavili pro úspěch, musíte nejprve vytvořit svět, ve kterém pracují.
Super agenti ClickUp také fungují nejlépe v kontextu. Abyste je nastavili pro úspěch, musíte nejprve vytvořit svět, ve kterém pracují.
S správnou hierarchií může malý tým a několik dobře navržených super agentů řídit celou kampaň, zatímco vy se můžete soustředit na vedení.
🦄 Jste novým uživatelem ClickUp?
Pro vše v tomto příspěvku jsou nejdůležitější dva pojmy: hierarchie ClickUp a super agenti.
Hierarchie ClickUp je způsob, jakým je práce organizována uvnitř ClickUp, aby ji chápali jak lidé, tak AI:
- Prostor představuje velkou oblast práce (například událost, oddělení nebo kampaň).
- Složky seskupují související pracovní postupy v daném prostoru (plánování, obsah, provoz).
- Seznamy obsahují konkrétní úkoly se stavem, vlastníky a termíny splnění.
Když je tato struktura jasná, ClickUp se stává jediným zdrojem pravdy namísto sbírky nesouvislých nástrojů.
Super agenti ClickUp jsou AI kolegové, kteří žijí uvnitř této hierarchie. Namísto práce z prázdného okna chatu:
- Čtěte úkoly, dokumenty, časové osy a aktivity v kontextu
- Dodržujte stejná oprávnění a strukturu jako váš tým.
- Provádějte cílené úkoly, jako je plánování událostí, správa obsahu nebo stanovení priorit.
Představte si hierarchii jako mapu a superagenty jako operátory, kteří se v ní skutečně dokážou orientovat.
Čím promyšlenější je vaše struktura, tím chytřejší a spolehlivější jsou vaši agenti.
Než přidáte AI agenty pro plánování událostí, začněte s hierarchií
Než jsem požádal jediného agenta, aby plánoval akce, psal obsah nebo spravoval oslovování, navrhl jsem pro centrum mládeže přehlednou hierarchii ClickUp.
Vytvořil jsem speciální prostor pro outreach centrum. Do něj jsem přidal několik specializovaných složek a seznamů:
- Jedna složka pro každoroční herní kampaň
- Složka Community Updates pro zpravodaje a oznámení
- Seznam operací pro každodenní práci centra
To bylo důležitější než jakékoli výzvy.
Tím, že jsem všechny související úkoly soustředil do jednoho jediného prostoru, dal jsem Super Agents jasné hranice. Mohli tak vidět, co je důležité, ignorovat to, co nebylo, a pracovat, aniž by se ztráceli v nesouvisejících úkolech.
💡 Tip pro profesionály: Pokud teprve začínáte, zastavte se zde a navrhněte si vlastní verzi prostoru Anny: jeden prostor, několik zaměřených složek a seznamy, které odrážejí způsob, jakým váš tým skutečně pracuje s úkoly ClickUp a zobrazeními ClickUp.
Proč je pro plánování událostí pomocí umělé inteligence důležitější hierarchie než humbuk
Je lákavé začít s tou nejatraktivnější částí: požádat super agenta, aby napsal e-maily, příspěvky na sociálních sítích nebo oslovil sponzory. Já jsem se záměrně zdržel.
Než jsem do procesu zapojil AI, ujistil jsem se, že každý seznam obsahuje:
- Jasné a smysluplné vlastní stavy úkolů
- Vlastní pole, která zachycují skutečné podrobnosti (například úroveň sponzora nebo typ akce)
- Zřejmé pojmenování, které dávalo smysl jak lidem, tak agentům
Jakmile byla tato struktura zavedena, pozval jsem ClickUp AI do pracovního postupu. V tu chvíli agenti přestali hádat a začali jednat.
Pokud začnete nejprve se sociálními médii, váš agent může propagovat vaše centrum obecně. Bez kontextu události však nemůže vytvořit konkrétní kampaně, které skutečně potřebujete.
Kontextová umělá inteligence, která rozumí vašim úkolům, dokumentům, chatům a časovým osám, poskytuje mnohem přesnější a relevantnější informace, protože pracuje s reálnými pracovními daty, nikoli s izolovanými podněty. Konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí ClickUp sjednocuje práci a inteligenci, takže agenti jednají na základě úplného kontextu, nikoli fragmentovaných signálů.
Pokud začnete nejprve se sociálními médii, váš agent může propagovat vaše centrum obecně. Bez kontextu události však nemůže vytvořit konkrétní kampaně, které skutečně potřebujete.
Kontextová umělá inteligence, která rozumí vašim úkolům, dokumentům, chatům a časovým osám, poskytuje mnohem přesnější a relevantnější informace, protože pracuje s reálnými pracovními daty, nikoli s izolovanými podněty. Konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí ClickUp sjednocuje práci a inteligenci, takže agenti jednají na základě úplného kontextu, nikoli fragmentovaných signálů.
👀 Věděli jste? Přibližně 62 % organizací experimentuje s AI agenty, ale mnohem méně (asi 23 %) je rozšiřuje nad rámec pilotní fáze, což naznačuje, že pro realizaci skutečné hodnoty jsou důležité vyspělost, integrace pracovních postupů a provozní modely.
Vytvořte si svého prvního AI plánovače událostí pro svou vlajkovou kampaň pomocí AI super agentů
První agent, kterého jsem vytvořil, fungoval jako AI plánovač událostí pro vlajkové hry.
Jednalo se o rozsáhlou, několikaměsíční iniciativu s mnoha aktivitami, dobrovolníky a termíny. Dal jsem agentovi přístup ke složce kampaně a jasný úkol: pomoci proměnit hrubý nápad v proveditelný plán.
Místo toho, abych začínal s prázdným seznamem, nechal jsem agenta navrhnout počáteční strukturu – úkoly, podúkoly a seskupení, které odpovídaly tomu, jak reálná práce na události probíhá.
Od té chvíle jsem vše revidoval a vylepšoval, místo abych vše vymýšlel sám.
Proměňte nejasnou představu v realistický plán události založený na umělé inteligenci.
Jedním příkazem je agent pro plánování událostí požádán, aby:
- Pochopte cíle výročních her
- Generujte úkoly pro každý typ události a aktivity
- Seskupte práci do seznamů a dílčích úkolů, které odpovídají reálným pracovním postupům.
Poté jsem mohl zobrazit celý plán v časové ose a vidět, jak vše souvisí v průběhu sezóny.
Místo toho, aby tým začínal od nuly, vychází z promyšleného prvního návrhu vytvořeného agentem.
Nechte svého agenta odladit vaše termíny a závislosti
První verze každého plánu akce skrývá problémy. Termíny se posouvají. Přípravné práce se protáhnou za termíny realizace.
Místo ručního skenování každého úkolu jsem agentovi pro plánování událostí přidělil druhou úlohu: porovnávat data s realitou.
Agent označil úkoly, které byly naplánovány po práci, kterou podporoval, upravil časové osy a včas odhalil rizika. To samo o sobě ušetřilo hodiny úklidu a zabránilo zmatkům na poslední chvíli.
Agent:
- Zjišťuje úkoly, které jsou naplánovány po události, kterou podporují.
- Přemapuje termíny, aby přípravné práce proběhly před dnem zápasu.
- Udržuje celkový časový plán realistický a dosažitelný.
Tím, že necháte agenta pro plánování událostí zkontrolovat a upravit vaše termíny, vyhnete se stresu na poslední chvíli a vaše kampaň zůstane v souladu s realitou.
💡 Tip pro profesionály: Pokud teprve začínáte – nebo chcete přeskočit vytváření všech seznamů a polí od nuly – použijte jako základ šablonu pro plánování událostí ClickUp, než přidáte agenty.
Tato šablona obsahuje předem připravené seznamy pro logistiku, časové plány, rozpočty, personální obsazení a další, takže vaši super agenti mají od prvního dne k dispozici smysluplnou strukturu a data, se kterými mohou pracovat.
Přidejte specializované agenty AI pro plánování událostí pro sponzory a obsah událostí
Jakmile byl plán akce hotový, začala ta pravá práce: sponzorství a obsah.
Místo toho, abych se potýkal s tabulkami a doručenými zprávami, jsem každý pracovní tok přiřadil vlastnímu specializovanému super agentovi.
Dejte sponzorství majitele, který nikdy nezanedbá následné kroky.
Každá akce potřebuje financování. V mládežnickém centru pomáhá místní pokladna, ale externí sponzoři jsou stále velmi důležití.
Vytvořil jsem speciální seznam sponzorů s vlastními poli pro:
- Jméno sponzora a kontaktní informace
- Úrovně sponzorství a výhody
- Stav oslovení a dohody
Poté jsem přímo k tomuto seznamu přiřadil superagenta.
🔑 Hlavní ponaučení: Protože agent fungoval přímo v ClickUp s úplným kontextem, mohl sledovat, kdo potřebuje další kroky, shrnout stav sponzorů a navrhnout další kroky – aniž by si někdo musel pamatovat, jaká je aktuální situace.
Umístěte agenta pro správu obsahu do centra vaší kampaně
S plánem akce a sponzory v pohybu stále potřebujete komunikovat a propagovat akci u svého publika. To je místo, kde přichází na řadu superagent Content Manager.
Můj tým a já jsme vytvořili:
- Seznam newsletterů s přehledem pro psaní, úpravy a obsah připravený k odeslání
- Seznam sociálních médií spojený s Frozen Games, včetně klíčových dat a aktiv
- Veřejně přístupný formulář ClickUp pro příspěvky a příběhy komunity
Agent Content Manager dostal kontext těchto seznamů a celkové kampaně. Odtud mohl:
- Navrhněte stavy a vlastní pole, pokud seznam postrádal strukturu.
- Vyplňte tato nová pole, jakmile budou přidána.
- Návrhy newsletterů a příspěvků na sociálních sítích souvisejících s konkrétními událostmi
- Vytvářejte podúkoly nebo kontrolní seznamy, abyste pokryli detaily, na které by lidé mohli zapomenout, jako je potvrzení registračního odkazu nebo zahrnutí výzvy k akci pro dobrovolníky.
Jedním z mých oblíbených postupů je požádat agenta Content Manager Agent, aby zkontroloval příspěvky komunity a označil ty, které nejlépe podporují aktuální kampaně.
Jedním z mých oblíbených postupů je požádat agenta Content Manager Agent, aby zkontroloval příspěvky komunity a označil ty, které nejlépe podporují aktuální kampaně.
🔑 Hlavní ponaučení: Pokud v ClickUp zacházíte s obsahem jako se strukturovaným pracovním postupem, agent Content Manager Agent může přesunout práci od nápadu až po zveřejnění, aniž by něco uniklo vaší pozornosti.
Podívejte se, jak tým ClickUp používá AI Super Agents k provozování svých obsahových programů:
Udržujte vysokou kvalitu pomocí stavů, formulářů a odeslaných údajů
Super agenti jsou výkonní, ale skutečně efektivní jsou pouze v kombinaci s jasnými pracovními postupy, kterým všichni rozumí.
Stavy, formuláře a zobrazení v ClickUp poskytují vašim agentům vodítka, aby mohli pracovat rychle, aniž by poškodili vaši značku.
Pomocí zobrazení a stavů úkolů v ClickUp udržujte každý příběh v pohybu.
Pro newsletter a obsah na sociálních sítích se hodně opírám o zobrazení tabulek a seznamů:
- Díky zobrazení tabule je snadné vidět, co je v psané podobě, v recenzi, schváleno a publikováno.
- Seznamy pomáhají týmu rychle zkontrolovat termíny a vlastníky.
- Barevně označené stavy úkolů zvýrazňují, co je hotové a co ještě nebylo zahájeno.
Agent Content Manager respektuje tyto stavy při navrhování dalších kroků, což zajišťuje soulad mezi lidskými spolupracovníky a umělou inteligencí.
Nechte agenta třídit příspěvky komunity podle vašich cílů.
Když je vaše komunita ochotná sdílet příběhy, fotografie a nápady, je to fantastické pro zapojení, ale ruční správa je velmi náročná.
Přesměrováním veřejných formulářů do seznamu ClickUp poskytuji agentovi Content Manager jasnou schránku, ze které může pracovat. Agent může:
- Přečtěte si každý příspěvek v kontextu
- Porovnejte to se strategickými cíli centra a aktivními kampaněmi.
- Doporučte, které příběhy nyní zdůraznit a které si nechat na později.
Místo procházení přeplněné doručené pošty dostává tým pečlivě vybraný soubor příběhů komunity, které skutečně posouvají jejich misi vpřed.
📮 ClickUp Insight: 62 % respondentů tvrdí, že agenti AI zatím nesplňují očekávání, popisují je jako začínající nebo dokonce vytvářející více práce, než kolik jí ušetří.
Tato frustrace se často projevuje při předávání úkolů. Agent shrne schůzku, navrhne další kroky nebo upozorní na problém a pak přestane. Vy stále musíte ručně vytvářet úkoly z akčních položek, přiřazovat vlastníky, aktualizovat stavy a sledovat jejich plnění.
Super agenti jsou navrženi tak, aby se postarali o všechny tyto kroky. Mohou pomocí řetězových akcí přeměnit poznámky z jednání na úkoly, aktualizovat stav projektů, směrovat práci správným vlastníkům a udržovat pracovní postupy v pohybu uvnitř stejného systému, kde dochází k jejich provádění.
Když agent AI dokáže převést práci z „toto by se mělo stát“ na „to už je v pohybu“, stává se jeho hodnota reálnou.
📚 Přečtěte si také: Jak používat ClickUp pro správu událostí: šablony a pracovní postupy
Koordinujte vše pomocí AI agenta ve stylu COO
I když máte plánovače událostí a správce obsahu, někdo musí mít stále přehled o celkové situaci. Pro nás je tím někým superagent typu COO zabudovaný přímo do ClickUp.
Tento agent má přehled o celém prostoru a jednoduchý úkol: upozornit na to, co vyžaduje pozornost vedení, a pomoci delegovat zbytek.
Od té chvíle se delegování stává jednokrokovou konverzací. Mohu říkat věci jako:
- Vše, co se týká Annual Games, by mělo být delegováno na manažera událostí.
- Vše, co se nachází v sekci Komunita, by mělo být odesláno správci obsahu.
Agent COO pak tyto úkoly odpovídajícím způsobem přiřadí, takže práce je směrována správnému vlastníkovi, aniž bych musel ručně přiřazovat každou kartu.
Zůstaňte zodpovědní, aniž byste se zabývali detaily
Kouzlo tohoto nastavení spočívá v tom, že můj tým a já jsme neustále informováni, aniž bychom museli celý den sledovat seznam úkolů.
- Agent COO odhaluje, co skutečně vyžaduje rozhodnutí vedoucího pracovníka.
- Agenti pro plánování událostí a správu obsahu postupují podle těchto pokynů.
- Oznámení informují uživatele o dokončení důležitých úkolů.
🔑 Hlavní ponaučení: Díky agentovi COO, který koordinuje práci mezi specializovanými agenty, mohou vedoucí pracovníci udržet kontrolu nad výsledky a zároveň nechat ClickUp, aby se postaral o rutinní práci.
📚 Přečtěte si také: Jak konvergence AI řeší rozptýlení práce
Jak si vytvořit vlastní systém plánování událostí pomocí umělé inteligence v ClickUp s týmem super agentů
Toto nastavení není určeno pouze pro velké akce. Funguje pro jakoukoli kampaň s vysokými sázkami.
Zde je návod, jak to přizpůsobit vašemu týmu:
- Naplánujte jeden konkrétní prostor. Začněte s jedním prostorem věnovaným jasné iniciativě, jako je uvedení produktu na trh, série událostí nebo marketingový program.
- Navrhněte si své složky a seznamy. Vytvořte složky pro plánování, provádění a komunikaci a seznamy, které odrážejí váš stávající způsob práce.
- Definujte vlastní stavy a pole. Ujistěte se, že každý seznam obsahuje smysluplné stavy a vlastní pole, na která se budou vaši agenti spoléhat.
- Spusťte svého prvního superagenta. Začněte s jedním agentem pro plánování událostí nebo projektovým manažerem a nechte ho navrhovat úkoly, časové osy a závislosti.
- Přidejte specializované agenty. Jakmile se váš pracovní postup rozroste, přidejte agenty pro sponzorství, obsah, podporu, finance nebo provoz.
- Doplňte to agentem COO. Jakmile máte v provozu více agentů, vytvořte agenta typu COO, který bude koordinovat práci a navrhovat, co byste měli dělat dál.
💡 Tip pro profesionály: K vytvoření agenta pro plánování událostí pomocí umělé inteligence v ClickUp nepotřebujete žádný kód. Pomocí nástroje pro tvorbu super agentů v přirozeném jazyce v postranním panelu umělé inteligence jsem jednoduše popsal roli agenta – plánovat události, spravovat časové osy a označovat rizika. ClickUp mě provedl výběrem správných seznamů a složek, nastavením harmonogramu a tvarováním toho, jak agent uvažuje o práci na událostech.
Jakmile byl agent spuštěn, otestoval jsem ho tím, že jsem přímo v chatu požádal o časové osy a kontrolu dat. Protože umí číst úkoly, dokumenty a plány najednou, jeho plány zůstaly založeny na skutečné události, nikoli na obecných nápadech kampaně.
🔑 Hlavní ponaučení: K zahájení nepotřebujete královský rozpočet. Potřebujete jen promyšlenou hierarchii a malý tým super agentů, kteří jsou naladěni na vaše cíle.
Od ručního plánování událostí k provádění pomocí umělé inteligence
Co se tedy změnilo pro centrum mládeže s AI superagenty ClickUp?
Místo toho, aby tým sledoval aktualizace napříč různými nástroji, pracoval v rámci jednoho konvergovaného systému. Agenti se starali o strukturu a následné kroky. Lidé se soustředili na rozhodování, kreativitu a vedení.
Takto vypadá efektivní plánování událostí pomocí umělé inteligence v praxi: méně nástrojů, méně rušivých vlivů a systémy, které se přizpůsobují vašim ambicím, místo aby pod jejich tíhou selhávaly.
Pokud nejprve vytvoříte hierarchii a přidělíte svým agentům jasné úkoly, mohou zvládnout mnohem větší část provozní zátěže, než většina týmů očekává.
Chcete začít hned? Je to jednoduché. Zaregistrujte se a získejte bezplatný účet ClickUp!
Anna Bullock je kreativní stratég, projektová manažerka a systémová myslitelka – a vaše obchodní „maminka“, když potřebujete jasnost a péči. Prostřednictvím poradenství, obsahu a vývoje online pracovního prostoru pomáhá ambiciózním lidem proměnit nápady v činy, budovat podpůrné systémy a rozvíjet podnikání, které skutečně odpovídá jejich životu.