Když vám transakční práce v oblasti lidských zdrojů zabírá celý den, důležité věci – jako programy pro udržení zaměstnanců, budování kultury a rozvoj talentů – se odkládají na „někdy jindy“.
Nejedná se přímo o selhání osobní produktivity, ale o selhání systému.
Většina HR týmů tráví většinu času administrativními úkoly, které by mohly být automatizovány: odpovídáním na stejné otázky týkající se politiky, sledováním schvalování nebo ruční aktualizací tabulek.
To téměř neponechává žádný prostor pro strategickou práci, která skutečně ovlivňuje retenci a kulturu.
Tento blog vám ukáže, jak získat tento čas zpět automatizací opakujících se HR pracovních postupů, budováním samoobslužných znalostních systémů a využíváním umělé inteligence k řešení transakčních úkolů, aby se váš tým mohl soustředit na to, co lidé dělají nejlépe.
Co je daň za administrativu v oblasti lidských zdrojů?
Administrativní zátěž v oblasti lidských zdrojů představuje kumulativní čas a energii, kterou váš tým věnuje opakujícím se administrativním úkolům s nízkou přidanou hodnotou.
Je to nekonečný cyklus ručního zpracování žádostí o dovolenou, honění se za schváleními a aktualizací systémů HRIS, které okamžitě zastarávají. Tato zátěž se dotýká všech, kdo pracují s lidmi, od koordinátorů topících se v záplavě e-mailů až po ředitele, kteří nemají čas na strategické plánování pracovní síly.
Zde jsou některé z nejčastějších příčin administrativních nákladů v oblasti lidských zdrojů:
- Zpracování žádostí o dovolenou: Ruční porovnávání kalendářů a kontaktování manažerů kvůli jednoduchému schválení
- Otázky týkající se registrace do benefitů: Odpovídání na otázky „kdy je otevřená registrace?“ a „kde najdu seznam poskytovatelů?“ desítkykrát každý podzim.
- Dokumentace o dodržování předpisů: Hledání podepsaných potvrzení a certifikátů o školení v různých systémech během auditu.
- Papírování při nástupu nových zaměstnanců: Sledování stavu vyplnění formulářů I-9 a formulářů pro přímé vklady pro každého nového zaměstnance a zasílání upomínek.
- Objasnění zásad: Každý týden opakujte stejná vysvětlení týkající se rodičovské dovolené, výkazů výdajů nebo zásad práce z domova.
To vede k obrovskému nárůstu pracovního zatížení. Často se stává, že týmy ztrácejí hodiny hledáním potřebných informací, přepínáním mezi aplikacemi a vyhledáváním souborů na různých platformách. Důležité informace, které potřebujete, mohou být roztroušeny v e-mailech, chatových vláknech, sdílených discích nebo doslova v osobních poznámkách někoho jiného.
Skryté náklady administrativy v oblasti lidských zdrojů
Skutečné náklady na administrativu v oblasti lidských zdrojů daleko přesahují ztracené pracovní hodiny – vedoucí pracovníci, kteří tráví více než 10 hodin týdně administrativou v oblasti lidských zdrojů , způsobují ročně ztrátu produktivity ve výši 171 997 dolarů.
Projevuje se to ve třech kritických oblastech, které organizace často nedokážou změřit, což brzdí celý podnik. Když je váš HR tým uvězněn v reaktivním režimu, důsledky se šíří dál.
Strategické příležitostné náklady
Každá hodina, kterou váš tým stráví opakujícími se administrativními úkoly, je hodina, kterou nemůže věnovat práci s velkým dopadem, jako je udržení špičkových talentů, koučování manažerů nebo zlepšování zkušeností zaměstnanců. Vaši nejcennější talenti v oblasti lidských zdrojů tráví čas úkoly, které by mohly být automatizovány, a jejich strategické dovednosti tak zůstávají nevyužity.
Zhoršená zkušenost zaměstnanců
Když zaměstnanci čelí pomalým reakcím na jednoduché žádosti o dovolenou, dotazy týkající se benefitů nebo vysvětlení politiky, vytváří to napětí a frustraci. Třídenní čekání na jednoduché schválení podkopává jejich důvěru v personální oddělení a vyvolává dojem, že společnost je neefektivní.
Vyhoření a fluktuace v oblasti HR
Pozice s velkým administrativním zatížením jsou rychlou cestou k demotivaci právě těch profesionálů, kteří jsou zodpovědní za zvyšování motivace v celé organizaci. To vytváří začarovaný kruh – problém s udržením zaměstnanců v týmu, který má právě tyto problémy řešit.
Nucené a neustálé přepínání mezi různými úkoly, které je v dnešní personální práci nezbytné, se rychle kumuluje, zvyšuje administrativní zátěž a urychluje vyhoření.
📮 ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků využívá pro komunikaci v týmu především e-mail a chat. Téměř 60 % jejich pracovního dne však ztrácejí přepínáním mezi těmito nástroji a hledáním informací.
Díky konvergovanému pracovnímu prostoru s umělou inteligencí, jako je ClickUp, budete mít řízení HR projektů, zasílání zpráv, e-maily a chaty na jednom místě! Zde je několik příkladů, jak může tento nástroj urychlit vaše HR pracovní postupy, počínaje zaškolováním nových zaměstnanců!
📮 ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků využívá pro komunikaci v týmu především e-mail a chat. Téměř 60 % jejich pracovního dne však ztrácejí přepínáním mezi těmito nástroji a hledáním informací.
Díky konvergovanému pracovnímu prostoru s umělou inteligencí, jako je ClickUp, budete mít řízení HR projektů, zasílání zpráv, e-maily a chaty na jednom místě! Zde je návod, jak můžete urychlit své HR pracovní postupy, počínaje zaškolováním nových zaměstnanců!
Strategie ke snížení administrativní zátěže v oblasti lidských zdrojů
Snížení administrativních nákladů vašeho týmu nevyžaduje rozsáhlou teoretickou revizi.
Začněte s praktickými, realizovatelnými přístupy, které se zaměřují na konkrétní kategorie administrativních zátěží. Klíčem je kombinace chytřejších procesů se správnými nástroji, které promění frustrující manuální práci v efektivní, automatizované pracovní postupy. ✨
Automatizujte žádosti o dovolenou a sledování dodržování předpisů
Ruční zpracování žádostí je hlavním zdrojem administrativních potíží, které způsobují úzká místa, chyby a frustraci jak u zaměstnanců, tak u manažerů. První linií obrany proti této opakující se práci je automatizace pracovních postupů v oblasti HR. Eliminuje nekonečné přetahování mezi žádostí a rozhodnutím.
Přestaňte spravovat žádosti o volno prostřednictvím chaotických e-mailových řetězců a začněte používat strukturovaný, automatizovaný proces. S ClickUpem bude celý pracovní postup plynulý:
- Zaměstnanec podá svou žádost prostřednictvím standardizovaného formuláře ClickUp, díky čemuž získáte všechny potřebné informace předem.
- Automatizace ClickUp okamžitě přesměruje žádost příslušnému manažerovi ke schválení na základě přiřazení týmu.
- Po schválení může další automatizace spustit aktualizace kalendáře a dokonce automaticky upravit zůstatky dovolené.
- Pokud je žádost zamítnuta, automatizace může vyžadovat, aby manažer uvedl důvod, čímž se zajistí jasná komunikace.
Stejný princip platí i pro sledování vašich kontrolních seznamů pro dodržování předpisů.
Místo ručního sledování certifikací, obnovení školení a potvrzení zásad můžete použít automatické připomenutí. Vytvořte spouštěče, které odesílají oznámení před termíny, přiřaďte následné úkoly pro položky po termínu a zaznamenejte data dokončení auditu , abyste vytvořili přehlednou auditní stopu pomocí šablon automatizace ClickUp.
🛠️ Sada nástrojů: K zahájení tohoto procesu použijte připravenou šablonu kalendáře dovolených ClickUp.
Vytvořte centralizovanou znalostní bázi HR
Kolik času denně trávíte opakovaným odpovídáním na stejné otázky? Většina tohoto času je věnována otázkám, na které by zaměstnanci mohli odpovědět sami, kdyby měli k dispozici vhodný systém pro správu znalostí – kdyby jen věděli, kde ho hledat.
Řešením není jen vytváření většího množství dokumentace, ale vytváření dokumentace, kterou lidé skutečně najdou a mohou použít.
Tento problém můžete vyřešit vytvořením centralizované znalostní báze HR pomocí ClickUp Docs. Získáte tak jediné místo, kde můžete uložit všechny své zásady, příručky o benefitech a standardní operační postupy. Protože jsou dokumenty integrovány do vaší práce, můžete je přímo propojit s úkoly a pracovními postupy.
Uspořádejte si své znalosti pomocí vnořených stránek pro intuitivní navigaci:
- Výhody: Zdravotní pojištění → Kroky k registraci → Adresář poskytovatelů
- Volno: Politika PTO → Plán dovolených → Proces žádosti o volno
- Zaškolení nových zaměstnanců: Kontrolní seznam pro první týden → Přístup k systémům → Představení týmu
Jelikož se jedná o živý dokument, můžete provádět aktualizace v reálném čase, čímž eliminujete riziko, že se v e-mailech budou šířit zastaralé verze PDF. Když dojde ke změně politiky, aktualizujete jeden dokument, nikoli 47 roztroušených souborů.
Ještě lepší je umožnit okamžité odpovědi na otázky zaměstnanců propojením této znalostní báze s vyhledáváním ClickUp Brain založeným na umělé inteligenci.
Díky tomu mohou zaměstnanci klást otázky v běžné angličtině a získat okamžité odpovědi přímo z vaší dokumentace. Tato jednoduchá funkce mění zkušenost zaměstnanců z „poslat e-mail na personální oddělení a čekat“ na „vyhledat a najít okamžitě“.
Využijte AI ke sledování nálady zaměstnanců
Porozumění analýze sentimentu zaměstnanců je pro proaktivní personální práci zásadní – zejména když se do práce zapojuje pouze 21 % zaměstnanců.
Často je to však jedna z prvních věcí, které jsou odsunuty stranou kvůli každodenní administrativní zátěži. V době, kdy analyzujete výsledky manuálních průzkumů nebo provádíte výstupní pohovory, už jste pozadu. Potřebujete způsob, jak odhalit trendy, než se stanou problémy.
Právě v tomto ohledu se umělá inteligence stává skutečnou výhodou. Analyzujte vzorce ve všech vašich HR pracovních postupech a proměňte každodenní data v praktické poznatky pomocí ClickUp Brain.
- Identifikujte trendy v žádostech: Náhlý nárůst žádostí o dovolenou od konkrétního týmu může být varovným signálem vyhoření, což vám umožní zasáhnout dříve, než to ovlivní retenci zaměstnanců.
- Zpětná vazba k tématům: AI dokáže analyzovat odpovědi z formulářů ClickUp Forms a identifikovat běžné problémy nebo návrhy z otázek průzkumu spokojenosti zaměstnanců.
- Včasné rozpoznání varovných signálů: Propojením různých informací vám umělá inteligence pomůže odhalit problémy dříve, než eskalují do formálních stížností nebo výpovědí.
Umělá inteligence zvládá rozsáhlé rozpoznávání vzorů, na které lidé prostě nemají čas. Tím se uvolní váš HR tým, který se může věnovat analýze dat, místo aby je jen shromažďoval. Takto vypadá personální práce, když nejste zavaleni administrativními úkoly.
🎥 Podívejte se na tento přehled nástrojů umělé inteligence, které transformují personální činnosti, a zjistěte, jak se tyto technologie uplatňují v reálných personálních kontextech:
Jak AI eliminuje opakující se úkoly v oblasti lidských zdrojů
Mezi „automatizovanými pracovními postupy “ a „inteligentními pracovními postupy“ je velký rozdíl.
Základní automatizace je skvělá pro dodržování jednoduchých, předem definovaných pravidel. Umělá inteligence však jde ještě o krok dál, protože rozumí kontextu, což jí umožňuje zpracovávat úkoly, které byly dříve příliš nuancované na to, aby je bylo možné automatizovat.
Odpovědi s ohledem na kontext z regulovaných zdrojů
Místo předávání dotazů zaměstnanců personálnímu oddělení nebo spoléhání se na statické FAQ může AI načíst odpovědi přímo ze schválených dokumentů s pravidly.
Protože odpověď vychází ze stejné kontrolované dokumentace, kterou vede personální oddělení, zkracuje se tím doba odezvy i nesrovnalosti. Systém odpoví na otázku, ale zdroj pravdivých informací zůstává nedotčen.
Strukturované vytváření návrhů s lidskou kontrolou
Umělá inteligence může generovat první návrhy popisu pracovních pozic, aktualizací politik, interních oznámení a komunikace při nástupu nových zaměstnanců syntézou existujících textů, šablon a minulých rozhodnutí.
Tím se sice nevylučuje kontrola, ale odstraňuje se opakovaná konfigurační práce, která zpomaluje týmy HR a způsobuje rozdíly v podobných dokumentech.
Operační inteligence napříč HR pracovními postupy
Když má AI přehled o stavu úkolů, závislostech a časových harmonogramech, může odhalit provozní problémy dříve, než se zhorší.
Příkladem může být identifikace kroků při zaškolování nových zaměstnanců, které se opakovaně zdržují, upozornění na úkoly související s dodržováním předpisů, jejichž termín se blíží, nebo označení předávek, které pravidelně způsobují zpoždění. Tím se personální činnosti posunou od reaktivního úklidu k proaktivnímu řízení.
V tomto bodě většina týmů narazí na strop s „AI jako asistentem“. Skutečné zvýšení efektivity nastává, když AI může podniknout kroky, nejen dávat návrhy.
Kde agenti AI mění model
Systémy založené na agentech posouvají AI z pasivní role do role aktivního účastníka pracovních postupů. Namísto reagování na jednorázové výzvy agenti pracují nepřetržitě v souladu s definovanými pravidly, oprávněními a kontextem.
Super agenti ClickUp jsou navrženi tak, aby pracovali na této úrovni.
Jedná se o konfigurovatelné agenty bez kódu, kteří pracují v pracovním prostoru a mají přístup k úkolům, dokumentům, stavům, komentářům a vlastním polím. Protože fungují ve stejném modelu oprávnění jako zbytek systému, řídí se stejnými pravidly, na která jsou HR týmy již zvyklé.
Z technického hlediska kombinují Super Agents čtyři prvky:
- Spouštěče: Události, jako je změna stavu úkolu, vytvoření nového záznamu o přijetí nového zaměstnance nebo aktualizace dokumentu.
- Pokyny: Jasná, kontrolovatelná logika definující, co má agent dělat v každém scénáři.
- Kontext pracovního prostoru: živý přístup k dokumentům, zásadám, úkolům a historickým rozhodnutím v oblasti lidských zdrojů
- Akce: Vytváření nebo aktualizace úkolů, zveřejňování komentářů, žádosti o schválení nebo shrnutí stavu k přezkoumání
V pracovních postupech v oblasti lidských zdrojů to umožňuje například následující použití:
- Koordinujte zapracování nových zaměstnanců vytvářením úkolů pro IT, správu budov a manažery, když dojde k přijetí nového zaměstnance.
- Sledování potvrzení o seznámení se s politikami a automatické sledování v případě nedodržení termínů
- Příprava schvalovacích balíčků agregací kontextu, předchozích rozhodnutí a podpůrné dokumentace před lidskou kontrolou
- Zachování kontinuity při předávání úkolů shrnutím toho, co se změnilo a co ještě vyžaduje akci.
Důležité je, že super agenti nenahrazují osoby s rozhodovací pravomocí. Pracují v rámci definovaných hranic, v případě nutnosti schvalování eskalují na lidi a zanechávají auditovatelnou stopu svých akcí. Výsledkem je kontinuální provádění opakujících se úkonů, které zpomalují týmy.
ClickUp Accelerator: Zapněte 10 HR agentů hned první den
HR týmy mohou okamžitě aktivovat předem připravené superagenty bez nutnosti programování, bez technických zásahů nebo přizpůsobených integrací. Protože jsou tito agenti propojeni s úkoly, dokumenty, formuláři, schvalováními a oprávněními, fungují od prvního dne v rámci řízených pracovních postupů.
Zde je 10 agentů specifických pro HR, které lze spustit okamžitě:
🤖 Agent pro odpovědi na otázky týkající se personální politiky: Odpovídá na dotazy zaměstnanců pomocí schválených odpovědí z příruček, dokumentů o politice a interních znalostních bází.
🤖 Onboarding Orchestrator Agent: Sleduje pokrok nových zaměstnanců, přiděluje úkoly, vyžaduje chybějící dokumenty a automaticky eskaluje zpoždění.
🤖 Agent pro dodržování předpisů při odchodu zaměstnanců: Zajišťuje, že před ukončením pracovního poměru jsou dokončeny a zaznamenány kroky týkající se odebrání přístupu, navrácení majetku a dokumentace.
🤖 Agent pro zpracování žádostí o dovolenou a volno: Interpretuje žádosti o dovolenou, předává je ke schválení, aktualizuje záznamy a informuje zúčastněné strany.
🤖 Agent pro koordinaci náboru: Spravuje plánování pohovorů, následné kroky, sběr zpětné vazby a aktualizace stavu uchazečů.
🤖 Agent pro přípravu nabídek a smluv: Ověřuje schválení, potvrzení odměn a dokumentaci před vydáním nabídek.
🤖 Agent pro sledování školení a certifikací: Sleduje absolvování povinných školení a včas upozorňuje zaměstnance nebo manažery před uplynutím termínů.
🤖 Agent cyklu hodnocení výkonu: Sleduje fáze hodnocení, připomíná manažerům a sestavuje vstupy do strukturovaných souhrnů.
🤖 Agent pro odklonění HR schránky: Detekuje opakující se dotazy a automaticky je řeší, čímž snižuje počet příchozích HR ticketů.
🤖 Agent pro reporting HR operací: Generuje pravidelné souhrny o stavu onboardingu, otevřených problémech a rizicích souvisejících s dodržováním předpisů pro vedení společnosti.
Pamatujte, že tito agenti nejsou zde proto, aby nahradili úsudek HR; jednoduše absorbují transakční plochu, která brání HR týmům v jeho uplatňování.
Metriky, které dokazují, že snížení administrativní zátěže v oblasti lidských zdrojů funguje
Jak zjistíte, zda vaše snahy o snížení administrativních nákladů skutečně fungují?
Bez měření mohou i ty nejlepší iniciativy zaniknout, protože jejich dopad není jasný. Abyste dokázali, že se vaše investice do lepších pracovních postupů v oblasti řízení pracovní síly vyplatí, musíte sledovat správné metriky.
Zde je několik klíčových metrik, které je třeba sledovat:
Časové metriky
- Průměrná doba vyřízení žádosti: Jak dlouho trvá schválení žádosti o dovolenou?
- Doba odezvy HR: Jak rychle jsou zodpovídány dotazy zaměstnanců?
- Doba potřebná k zapracování: Kolik dní trvá, než se nový zaměstnanec stane plně produktivním?
Metriky objemu
- Zavedení samoobslužného systému: Jaké procento dotazů týkajících se zásad je zodpovězeno prostřednictvím vaší znalostní báze a jaké procento prostřednictvím přímého kontaktu s personálním oddělením?
- Využití automatizace: Kolik požadavků prochází automatizovanými pracovními postupy ve srovnání s manuálním zpracováním?
Metriky výsledků
- Kapacita personálního týmu: Kolik hodin týdně má váš tým k dispozici na strategické projekty?
- Spokojenost zaměstnanců s personálním oddělením: Jaké jsou výsledky vašich průzkumů ohledně vstřícnosti a užitečnosti personálního oddělení?
💡Tip pro profesionály: Měřte výkonnost týmu a pokrok projektu na první pohled pomocí dashboardů ClickUp, které vytvářejí přehledné vizuální znázornění vaší práce. Váš dashboard se stane nezpochybnitelným důkazem toho, že snížení administrativních nákladů se přímo promítá do měřitelného zvýšení efektivity a kapacity.
Jak začít snižovat administrativní zátěž v oblasti lidských zdrojů ještě dnes
K zahájení nemusíte mít rozsáhlý transformační plán na několik měsíců. Klíčem je vytvořit dynamiku pomocí okamžitých úspěchů, které přinesou hmatatelnou hodnotu hned od začátku. Iterativní přístup usnadňuje zvládnutí procesu a rychle ukazuje pokrok.
Zde je návod, jak toho dosáhnout s malou pomocí od ClickUp. 🛠️
Úkoly pro první týden
- Kontrolujte svůj čas: Nechte členy svého personálního týmu sledovat, kam skutečně směřují jejich hodiny práce během jednoho týdne, abyste získali jasnou základnu pro srovnání.
- Identifikujte tři největší problémy: Určete nejvíce opakující se a časově náročné úkoly, které způsobují největší frustraci.
- Nastavte jeden automatizovaný pracovní postup: Začněte s nejčastějším typem žádosti – obvykle se jedná o dovolenou – a vytvořte pro něj jednoduchou automatizaci.
Priority pro první měsíc
- Vytvořte základní znalostní bázi: Zaznamenejte odpovědi na 10 nejčastěji kladených otázek týkajících se zásad v ClickUp Docs.
- Nakonfigurujte vyhledávání pomocí umělé inteligence: Nasměrujte ClickUp Brain na vaši novou HR dokumentaci, aby mohl začít odpovídat na dotazy zaměstnanců.
- Aktivujte jednoho AI agenta: Nastavte jednoduchého AI agenta, který bude vyřizovat běžné dotazy zaměstnanců v konkrétním chatovém kanálu.
Průběžná optimalizace
- Každý měsíc kontrolujte své přehledy: Hledejte nové příležitosti pro automatizaci na základě svých metrik.
- Rozšiřte svou znalostní základnu: Přidejte novou dokumentaci na základě otázek, které stále přicházejí do schránky vašeho týmu.
- Zdokonalte své pracovní postupy: Neustále hledejte manuální kroky ve svých stávajících procesech, které lze automatizovat.
📖 Další informace: Odvolatelné vs. neodvolatelné ukončení pracovního poměru: rozdíly a osvědčené postupy
Eliminujte administrativní zátěž v oblasti lidských zdrojů pomocí ClickUp
Administrativní zátěž v oblasti HR málokdy pochází z jednoho nefunkčního procesu. Vzniká, když jsou práce, kontext a rozhodnutí rozloženy do příliš mnoha systémů, což nutí týmy pokaždé, když dojde ke změně, znovu si osvojovat souvislosti.
Snížení těchto třenic začíná konsolidací. Když jsou projekty, dokumentace, komunikace a reporting soustředěny v jediném řízeném pracovním prostoru, je rutinní personální práce snazší spravovat a zlepšovat. Automatizace může posunout úkoly vpřed, umělá inteligence může najít odpovědi ze schválených zdrojů a týmy mohou vidět, co se děje, aniž by musely ručně spojovat aktualizace.
Platformy jako ClickUp podporují tuto změnu tím, že spojují provádění a inteligenci do jednoho prostředí. Výsledkem je více času pro HR týmy, které se mohou soustředit na lidi, plánování a práci, která skutečně těží ze zkušeností a úsudku.
Začněte zdarma s ClickUp a vraťte svému HR týmu jeho čas. ✅
Často kladené otázky
Ačkoli se to liší, výzkumy ukazují, že administrativní práce často zabírá většinu času HR profesionálů, takže jim zbývá jen málo prostoru pro strategické iniciativy, jako je rozvoj talentů nebo plánování udržení zaměstnanců.
Tradiční automatizace se řídí předem nastavenými pravidly, zatímco pracovní postupy založené na umělé inteligenci chápou kontext a dokážou zpracovat úkoly, které dříve vyžadovaly lidskou interpretaci, jako je odpovídání na otázky týkající se politiky nebo identifikace trendů v názorech.
Spravujte HR pracovní postupy, jako je správa požadavků na služby, dokumentace politik a zapracování nových zaměstnanců, bez nutnosti používat samostatné specializované nástroje, a to pomocí konvergovaného pracovního prostoru, jako je ClickUp, který kombinuje správu projektů, dokumentaci a komunikaci.
Návratnost investice zahrnuje získání kapacit personálního oddělení pro strategickou práci, rychlejší řešení požadavků zaměstnanců, snížení vyhoření zaměstnanců personálního oddělení a zvýšení spokojenosti zaměstnanců s reakční schopností personálního oddělení.