Vytvořili jste dokumenty, odeslali aktualizace a vytvořili příručky.
Ale co se stane, když někdo ty informace potřebuje? 💭
Vyhledávací lišta je jednou z nejčastěji používaných funkcí v jakémkoli digitálním pracovním prostoru, ale když nefunguje, lidé si toho všimnou.
V tomto blogovém příspěvku rozebíráme, co je to interní vyhledávání, proč často selhává a jak ho můžete vylepšit, aby fungovalo hladce pro váš tým. Podíváme se také na to, jak toho ClickUp dosahuje. 🌐
Co je interní vyhledávání?
Interní vyhledávání je specializovaná technologie, která uživatelům umožňuje najít informace v digitálním ekosystému jejich organizace. Tato funkce propojuje zaměstnance s dokumenty, soubory a zdroji uloženými na platformách společnosti, aniž by museli přistupovat k veřejnému internetu.
Funguje výhradně na soukromých organizačních datech a vytváří bezpečný systém vyhledávání informací přizpůsobený specifickému obsahu vaší společnosti.
Moderní interní vyhledávače indexují informace z znalostních bází, intranetových vyhledávačů, sdílených disků, komunikačních kanálů a nástrojů pro řízení projektů. Funkce vyhledávání zpracovává dotazy a vyhledává relevantní obsah z těchto integrovaných úložišť.
Tímto způsobem budou mít členové týmu přístup k informacím bez ohledu na to, kde se ve vašem digitálním pracovním prostoru nacházejí.
🧠 Zajímavost: Prvním skutečným interním vyhledávačem byl kartotéční katalog. Knihovny je po staletí používaly, aby lidem pomohly najít knihy podle témat, autorů nebo dokonce i nejasných klíčových slov.
Proč je interní vyhledávání tak důležité
Více než 60 % času týmu je věnováno hledání kontextu – procházením záložek, prohledáváním nástrojů a dotazováním se na odkazy. To je obrovská ztráta produktivity, která často zůstává bez povšimnutí.
Zde je několik příkladů toho, co vám lepší interní vyhledávač umožní:
- Rychlejší přístup k informacím: Týmy ztrácejí méně času hledáním dokumentů, zpráv nebo rozhodnutí.
- Méně opakovaných otázek: Lidé si mohou sami najít odpovědi, místo aby se ptali ostatních.
- Chytřejší využití stávající práce: Minulé kampaně, specifikace a aktiva lze snadněji znovu použít.
- Hladší zapracování: Noví zaměstnanci se rychleji zapracují, když mohou sami vyhledávat a nacházet souvislosti.
- Lepší koordinace mezi týmy: Všichni pracují na základě stejných aktuálních informací.
- Lepší přehlednost pro vedoucí pracovníky: Mezery v pracovních postupech správy dokumentace nebo zdrojích se stanou snáze rozpoznatelnými.
⭐ Doporučená šablona
Usnadněte si interní vyhledávání pomocí šablony znalostní báze ClickUp. Uspořádejte informace o týmu, propojte klíčové zdroje a strukturovejte obsah do wiki, aby byly odpovědi vždy na dosah ruky.
Funkce efektivního interního vyhledávacího nástroje
Co dělá interní vyhledávač opravdu výkonným? Tyto klíčové funkce změní způsob, jakým váš tým vyhledává informace:
🔑 Vše na jednom místě
Skvělá vyhledávací funkce vytvoří jediné místo pro všechny znalosti vaší společnosti. Zadáte dotaz jednou a získáte výsledky ze všech zdrojů: dokumenty, konverzace, tikety a projekty se zobrazí společně.
📌 Příklad: Vyhledáním výrazu „refund policy“ (politika vrácení peněz) se zobrazí oficiální pokyny z vaší znalostní báze spolu s relevantními konverzacemi zákaznického servisu a aktualizacemi vedení ohledně změn politiky.
🔑 Rozumí skutečným otázkám
Inteligentní vyhledávání rozumí tomu, co máte na mysli, nejen tomu, co napíšete. Systém interpretuje otázky v přirozeném jazyce a konverzační dotazy, aniž by vyžadoval přesnou shodu klíčových slov.
📌 Příklad: Zeptejte se „Jak požádat o volno?“ a systém najde správné formuláře a zásady HR, aniž by vyžadoval přesnou shodu klíčových slov. Interní vyhledávač rozumí záměru, ať už se někdo ptá na dovolenou, PTO nebo volno.
📮 ClickUp Insight: 30 % našich respondentů se při výzkumu a shromažďování informací spoléhá na nástroje umělé inteligence. Existuje ale umělá inteligence, která vám pomůže najít ten jeden ztracený soubor v práci nebo důležitý vlákno ve Slacku, které jste zapomněli uložit?
Ano! Funkce Connected Search od ClickUp, založená na umělé inteligenci, dokáže okamžitě prohledat veškerý obsah vašeho pracovního prostoru, včetně integrovaných aplikací třetích stran, a vyhledat informace, zdroje a odpovědi. Ušetřete až 5 hodin týdně díky pokročilému vyhledávání ClickUp!
🔑 Ukazuje, co je pro vás důležité
Vaše role by měla ovlivňovat vaše výsledky.
Vyhledávání se přizpůsobuje podle vašeho oddělení, projektů a předchozích vyhledávacích vzorců, aby upřednostňovalo to, co je pro vás nejrelevantnější.
📌 Příklad: Když technici vyhledávají „ověření“, jako první se jim zobrazí technická dokumentace, zatímco obchodní oddělení vidí ve výsledcích vyhledávání jako první vysvětlení této funkce určené pro klienty.
Například Brain MAX, samostatná desktopová aplikace od ClickUp, poskytuje vysoce relevantní odpovědi přizpůsobené vaší konkrétní roli. Ať už jste projektový manažer, vývojář nebo kreativec, pomůže vám díky hluboké integraci s celým vaším pracovním prostorem. Díky funkci převodu hlasu na text můžete jednoduše vyslovit své nápady, otázky nebo úkoly a Brain MAX je okamžitě pochopí a zareaguje na ně. Už nemusíte žonglovat s více nástroji nebo hledat informace – vše, co potřebujete, je sjednoceno na jednom místě, díky čemuž je váš pracovní postup chytřejší, rychlejší a personalizovanější než kdykoli předtím.
🔑 Snadné zúžení výsledků vyhledávání
Jednoduché filtry vám pomohou zaměřit se přesně na to, co potřebujete, aniž byste se museli učit složité vyhledávací operátory nebo technický dotazovací jazyk.
📌 Příklad: Hledáte nejnovější designové podklady? Rychle filtrujte vyhledávací dotazy podle typu souboru, data vytvoření a oddělení a okamžitě najděte materiály potřebné pro vaši prezentaci.
🔑 Propojuje související nápady
Vyhledávač s umělou inteligencí rozumí vztahům mezi pojmy, rozpoznává synonyma a souvislosti mezi tématy, aniž by vyžadoval přesnou shodu termínů. To zlepšuje takzvanou optimalizaci pro vyhledávače (SEO), protože informace jsou snáze dohledatelné, i když uživatelé vyhledávají pomocí různých termínů.
📌 Příklad: Vyhledávání výrazu „onboarding“ vrátí výsledky týkající se zaškolení nových zaměstnanců, nastavení zaměstnanců a postupů pro první den, i když tyto konkrétní fráze nebyly zahrnuty do vyhledávání ve vaší znalostní bázi.
Časté problémy s interním vyhledáváním
I když interní vyhledávač existuje, často nesplňuje skutečné potřeby týmů. Než ho opravíte, musíte pochopit, co je špatně.
Zde jsou nejčastější problémy, s nimiž se týmy potýkají. ⚠️
- Relevance výsledků: Interní vyhledávání na webu zobrazuje příliš mnoho nesouvisejících položek, což nutí uživatele scrollovat nebo hádat, co by mohlo pomoci.
- Pokrytí obsahu: Klíčové oblasti, jako jsou popisy úkolů, komentáře nebo přílohy, jsou při indexování často opomíjeny.
- Filtrování: Filtry jsou nepraktické, matoucí nebo příliš omezené, aby pomohly zúžit výsledky vyhledávání.
- Aktualita obsahu: Nejprve se zobrazují zastaralé stránky nebo staré dokumenty, zatímco nejnovější relevantní aktualizace zůstávají skryté.
- Informace o vyhledávání: Týmy nevidí, co lidé hledají, ale nenacházejí, takže mezery v obsahu zůstávají skryté.
🔍 Věděli jste? Paul Otlet, belgický vizionář z počátku 20. století, se pokusil katalogizovat veškeré lidské znalosti v projektu nazvaném Mundaneum. Představoval si prohledávatelné kartotéční lístky poháněné telegrafy, něco jako papírový Google pro instituce.
Jak ClickUp řeší problémy s interním vyhledáváním
Dnešní práce nefunguje.
Naše projekty, znalosti a komunikace jsou roztříštěny mezi nesouvisícími nástroji, které nás zpomalují.
ClickUp tento problém řeší pomocí aplikace pro vše v práci, která kombinuje projekty, znalosti a chat na jednom místě – vše poháněné umělou inteligencí, která vám pomáhá pracovat rychleji a chytřeji.
Takto funguje interní vyhledávání. 👀
🕵️ Můžete prohledávat úkoly, dokumenty, komentáře a další položky.
Enterprise Search od ClickUp, založený na umělé inteligenci, jde nad rámec povrchního vyhledávání. Prohledává popisy úkolů, vlastní pole, podúkoly, dokumenty, komentáře, přílohy – všechno, včetně strukturovaných i nestrukturovaných dat.
Získáte kompletní výsledky bohaté na kontext, které odrážejí skutečnou práci ve všech prostorech a složkách.
Řekněme, že manažer pro správu výnosů se snaží najít aktualizovaná pravidla pro směrování potenciálních zákazníků z minulého čtvrtletí. Zadají do vyhledávače „aktualizace bodování potenciálních zákazníků“ a Connected Search okamžitě vyhledá dokument vytvořený ve složce RevOps, původní úkol ze seznamu OKR pro 2. čtvrtletí a vlákno, ve kterém prodejní a marketingové oddělení finalizovalo nová kritéria.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší příklady využití technologie Retrieval Augmented Generation v praxi
🧰 Výsledky můžete okamžitě zúžit.
Filtry ClickUp vám pomohou zbavit se nepořádku.
Upřesněte výsledky pomocí pokročilých filtrů v ClickUp Enterprise Search
Můžete získat relevantní výsledky vyhledávání na základě typu úkolu, umístění, přidělené osoby, termínu splnění, značky nebo dokonce konkrétních vlastních polí, jako je „Tým“ nebo „Název klienta“.
Například kreativní ředitel pracující na obnově značky klienta chce pouze otevřené úkoly týkající se designu, které jsou přiřazeny vizuálnímu týmu, označené tagem „Acme Rebrand“ a s termínem splnění v tomto měsíci.
Použijí filtry pro stav úkolu, tým a termín splnění a jedním kliknutím získají přesný seznam připravený k prohlížení.
🧠 Zajímavost: Před vznikem digitálních nebo externích vyhledávačů vytvářeli středověcí mniši florilegia, což byly ručně psané sbírky citátů. Citáty z náboženských textů seskupovali podle témat, aby je mohli snadno vyhledávat během kázání.
🪄 Získáte chytré návrhy, když je potřebujete.
ClickUp Brain, integrovaný asistent s umělou inteligencí, rozumí kontextu vaší otázky a neomezuje se pouze na vyhledávané termíny.
Můžete zadat přirozené jazykové dotazy, jako například „Kde je finální verze webových stránek?“, a získat odpověď, která čerpá z úkolů, komentářů, dokumentů a časových os.
Předpokládejme, že stratég obsahu chce zjistit, co se změnilo během posledního spuštění blogu. Zeptá se: „Co se změnilo při spuštění dubnových aktualizací?“ a propojená umělá inteligence odpoví souhrnem úkolů, relevantními úpravami dokumentů a propojenými aktualizacemi kontrolních seznamů.
🦾 S pomocí AI Autopilot Agents získáte okamžité odpovědi
Agenti AI Autopilot od ClickUp pomáhají vašemu týmu rychle najít odpovědi. Nastavte agenty v chatových kanálech nebo seznamech, aby automaticky odpovídali na otázky pomocí úkolů, dokumentů a komentářů ve vašem pracovním prostoru.
Například když se někdo zeptá „Kde je nejnovější kontrolní seznam pro zaškolení nových zaměstnanců?“, agent okamžitě odpoví správným dokumentem nebo úkolem – bez nutnosti vyhledávání. Vy určujete, jaké zdroje znalostí agent používá, takže odpovědi jsou vždy přesné a aktuální.
📚 Výsledky vyhledávání můžete rychle proměnit ve znalosti.
Organizujte opakovaně použitelné znalosti v ClickUp Docs
ClickUp Docs umožňuje vašemu týmu organizovat poznatky, SOP a procesní dokumenty na jednom místě. Dokumenty můžete propojit s příslušnými úkoly, vkládat je do wiki a vyhledávat je pomocí vyhledávání a umělé inteligence.
Je také snadné použít šablonu znalostní báze, takže můžete hned začít dokumentovat.
Řekněme, že juniorní projektový manažer najde starý kontrolní seznam z úspěšného spuštění funkce, který je stále relevantní.
Převedou jej do dokumentu ClickUp Doc, propojí jej s aktuálním úkolem plánování sprintu a přidají jej do wiki produktového týmu pod položkou „Osvědčené postupy při spuštění“. Nyní jej může kdokoli znovu použít, aniž by musel práci duplikovat nebo se ptát ostatních.
Jak uvedla Victoria Berryman, marketingová manažerka společnosti Seequent:
Díky tomu, že máme dokumentaci procesů a správu úkolů našeho týmu na jednom místě, šetříme čas při vyhledávání informací. Získáme tak také jediný spolehlivý zdroj informací.
Díky tomu, že máme dokumentaci procesů a správu úkolů našeho týmu na jednom místě, šetříme čas při vyhledávání informací. Získáme tak také jediný spolehlivý zdroj informací.
🔗 Můžete načíst výsledky ze svých oblíbených nástrojů.
Vyhledávejte napříč nástroji pomocí integrace ClickUp
Integrace ClickUp propojí váš pracovní prostor s aplikacemi jako Google Drive, Slack, GitHub, Figma a dalšími, čímž rozšíří vaše vyhledávání napříč nástroji.
Například vedoucí oddělení kontroly kvality chce zkontrolovat nejnovější hlášení o chybách zaznamenaná v GitHubu. Místo přepínání mezi platformami vyhledá v ClickUp „kritické chyby – mobilní aplikace“ a zobrazí synchronizované problémy GitHubu spolu s příslušnými interními úkoly a testovacími poznámkami.
Jedno vyhledávání, kompletní kontext.
🔍 Věděli jste? Výzkum IDC ukazuje, že ve velkých společnostech s 500 a více zaměstnanci aktivně využívá systémy pro správu znalostí pouze 45 % zaměstnanců. To znamená, že většina zaměstnanců tyto nástroje nepoužívá.
Osvědčené postupy pro vylepšení interního vyhledávání
Dobrý interní vyhledávač vyžaduje, aby všichni členové týmu dodržovali jednotné postupy, aby byly informace vyhledatelné, strukturované a aktuální.
Na co se zaměřit? 👇
📂 Uspořádejte strukturu svého obsahu
Než budete očekávat, že vyhledávání bude fungovat jako kouzlo, logicky uspořádejte informace. Odstraňte duplicitní dokumenty, standardizujte konvence pojmenování a vytvořte jasnou hierarchii složek.
📌 Příklad: Udržujte jedinou autoritativní verzi každého dokumentu s pravidly na určeném místě s jasným vlastnictvím. Tím se eliminuje zmatek, když si více oddělení vytvoří vlastní varianty.
🧠 Zajímavost: Vannevar Bush předpověděl vyhledávání pomocí hypertextových odkazů již v roce 1945. Ve své eseji As We May Think popsal Memex, stůl, který by lidem umožňoval procházet znalosti pomocí stop, což byla myšlenka, která inspirovala moderní vyhledávání v PDF a na webu.
📂 Vytvářejte smysluplná metadata
Obohaťte svůj obsah o popisné tagy, kategorie a atributy, které pomáhají vyhledávačům pochopit, co každý kus obsahuje. Tímto způsobem se organizování souborů a složek stává záměrným.
📌 Příklad: Označte dokumentaci k produktu relevantními názvy produktů, funkcemi a příklady použití, aby vyhledávání jako „jak exportovat data“ spojilo uživatele se správným návodem.
📂 Sledujte analytiku vyhledávání
Věnujte pozornost tomu, co lidé vyhledávají a které dotazy vrací špatné výsledky. Tyto vzorce odhalují mezery v informacích a nesoulad v terminologii.
📌 Příklad: Pokud vaše vyhledávací data ukazují časté vyhledávání výrazu „WFH policy“ (politika práce z domova), které nevrací žádné výsledky, protože vaše oficiální dokumenty používají výraz „remote work guidelines“ (pokyny pro práci na dálku), můžete přidat synonyma nebo aktualizovat terminologii.
📂 Shromažďujte zpětnou vazbu od uživatelů
Pravidelně se ptejte svého týmu na jejich zkušenosti s interním vyhledáváním a na to, jaké informace se jim v podnikovém vyhledávacím softwaru obtížně hledají. Na základě jejich zpětné vazby identifikujte mezery, optimalizujte vyhledávací algoritmy a zlepšete relevanci výsledků vyhledávání.
📌 Příklad: Rychlý čtvrtletní průzkum s otázkou „Co jste minulý měsíc nemohli najít?“ identifikuje vysoce hodnotný obsah, který vyžaduje lepší indexování nebo vytvoření.
🔍 Věděli jste? Deweyho desítkový systém, vytvořený v roce 1876, byl jedním z prvních standardizovaných vyhledávacích systémů. Seskupoval lidské znalosti do kategorií, aby knihovny po celém světě mohly „mluvit stejným vyhledávacím jazykem“.
Kde je Waldo? Ne v ClickUp.
Práce se nezastaví jen proto, že nemůžete najít to, co hledáte. Čím déle však ztrácíte čas prohledáváním roztroušených dokumentů, zapomenutých úkolů a nesouvislých nástrojů, tím více se zpomaluje pokrok.
Neměli byste potřebovat detektivní schopnosti, abyste mohli odpovědět na jednoduchou otázku jako „Kde je ten soubor?“ nebo „Jaký je stav?“
ClickUp shromažďuje vše na jednom místě a usnadňuje vyhledávání. Úkoly, komentáře, dokumenty, poznámky z jednání – vše je prohledávatelné, propojené a přesně tam, kde to potřebujete. Můžete použít filtry k zúžení výsledků a spolehnout se na výkonné vyhledávací funkce, které vám pomohou rychle najít konkrétní informace.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes! ✅
Často kladené otázky
1. Co je to interní vyhledávání?
Interní vyhledávání označuje vyhledávání informací v rámci konkrétního webu, organizace nebo systému. Například použití vyhledávacího pole na webu k nalezení článků nebo dokumentů uložených na tomto webu se považuje za interní vyhledávání.
2. Co je interní a externí vyhledávání?
Interní vyhledávání je proces hledání informací v rámci konkrétního systému, organizace nebo webové stránky. Externí vyhledávání naopak zahrnuje hledání informací ze zdrojů mimo organizaci nebo systém, jako jsou vyhledávače, jiné webové stránky nebo externí databáze.
3. Jaký je příklad interního vyhledávání?
Příkladem interního vyhledávání je použití vyhledávací funkce na e-commerce webu k nalezení konkrétního produktu nebo vyhledávání dokumentů s pravidly ve firemním intranetu.
4. Jaký je rozdíl mezi interními a externími informacemi?
Interní informace jsou data nebo znalosti, které jsou generovány a ukládány v rámci organizace, jako jsou interní zprávy, záznamy o zaměstnancích nebo firemní politiky. Externí informace pocházejí z vnějších zdrojů, jako jsou zprávy z průzkumu trhu, novinové články nebo informace od konkurence.