Je období daní a vaše účetní firma vypadá jako scéna z postapokalyptického dramatu. Vaše doručená pošta je semeništěm chaosu a vaše tabulky se množí jako mimozemská houba. Váš tým se proměnil v zombie poháněné kofeinem a panikou.
Právě když si myslíte, že máte vše pod kontrolou, klient vám pošle e-mail s další NALÉHAVOU žádostí.
Samozřejmě víte, že umělá inteligence vám může usnadnit život. Ale jak ji vlastně použít pro účetnictví? Můžete se spolehnout, že provede bezchybné výpočty a vypracuje zprávy splňující požadavky auditu?
Udělali jsme za vás tu nejtěžší práci. Přečtěte si tento blog a dozvíte se, jak používat AI v účetnictví k automatizaci úkolů a delegování pracovní zátěže. A možná – jen možná – se dostanete přes daňové období bez zombie módu počítání čísel!
⏰60sekundové shrnutí
Zde je stručný přehled použití ChatGPT v účetnictví:
- Automatizujte opakující se účetní úkoly, jako je zadávání dat a kategorizace transakcí, čímž uvolníte účetní pro strategičtější práci a zlepšíte finanční zdraví vaší organizace.
- Vylepšete procesy auditu a dodržování předpisů tím, že včas identifikujete rizika a budete držet krok s předpisy.
- Analyzujte finanční data a generujte zprávy rychleji, abyste získali cenné informace o výkonnosti podniku.
- Zlepšete komunikaci s klienty pomocí automatického vytváření e-mailů, shrnování zpráv a odpovídání na základní otázky.
- Zjednodušte výzkum v oblasti daní a předpisů, abyste zajistili dodržování předpisů a minimalizovali chyby.
- Získejte finanční prognózy a zjednodušte rozpočtování analýzou historických dat a generováním předpovědí.
- Generujte kód a automatizujte úkoly v účetním softwaru, abyste zvýšili efektivitu.
- Využijte nástroje ClickUp založené na umělé inteligenci k řízení účetních projektů, sledování termínů a hladké spolupráci s vaším týmem.
- Přizpůsobte si účetní pracovní postupy pomocí šablon ClickUp a zefektivněte tak finanční výkaznictví, audity a účetní úkoly.
Porozumění AI v účetnictví
Umělá inteligence automatizuje účetní pracovní postupy déle, než si možná myslíte. Ještě předtím, než ChatGPT vůbec existoval, používal účetní software umělou inteligenci k automatizaci účetních úkolů, označování nesrovnalostí a předpovídání trendů v cash flow.
Umělá inteligence zjednodušila účetní procesy, od skenování účtenek po kategorizaci výdajů, a zajistila tak, že odborníci mohou i nadále rozumět klíčovým číslům, která mají dopad na podnikání, aniž by se v nich utopili.
🧠 Zajímavost: První známá inovace v oblasti účetnictví se datuje do roku 1494, kdy italský matematik Luca Pacioli, „otec účetnictví“, zavedl podvojné účetnictví.
Proč používat ChatGPT pro účetnictví?
ChatGPT, velký jazykový model (LLM) vyvinutý společností OpenAI, usnadňuje život účetním profesionálům v mnoha ohledech. Na rozdíl od tradičních nástrojů AI v účetnictví ChatGPT rozumí a zpracovává kromě čísel také jazyk. Umí vypracovávat finanční zprávy, vysvětlovat složité finanční pojmy a dokonce komunikovat s klienty vaším jménem.
Potřebujete rychlý přehled finančních výsledků za poslední čtvrtletí? ChatGPT vám s tím pomůže. Chcete vytvořit e-mail, který vysvětluje daňové předpisy srozumitelným jazykem? To také zvládne velmi dobře.
Mějte na paměti, že jeho úkolem není vzít vám práci, ale usnadnit ji! ChatGPT v účetnictví vám ušetří čas a úsilí a zvýší vaši efektivitu při strategických obchodních rozhodnutích.
👀 Věděli jste? Průzkum z května 2023 zjistil, že 22 % z 75 finančních ředitelů velkých organizací aktivně zkoumalo možnosti využití Gen AI ve financích, zatímco dalších 4 % ji testovalo.
Jak používat ChatGPT v účetnictví pro různé případy použití
Nyní se podívejme, jak přesně můžete ChatGPT začlenit do účetnictví svého projektu.
1. Automatizace účetnictví a zadávání dat
Vzpomínáte si na dny, kdy jste ručně zadávali každou jednotlivou transakci do svého ERP softwaru, jako byste psali další velký americký román? ChatGPT ušetří vaše zápěstí před nevyhnutelným syndromem karpálního tunelu!
Automatizuje opakující se úkoly v oblasti obecného podnikového účetnictví, jako je extrahování dat z faktur, účtenek a bankovních výpisů. I když zcela nevylučuje ruční zadávání dat (bohužel, stále je nutné tyto údaje zkontrolovat), může výrazně snížit čas, který strávíte kopírováním a vkládáním dat.
Ale co citlivé informace? I na to existuje řešení!
📌 Příklad:
Snažíte se zjistit, zda se vaše marketingové výdaje vyplácejí. Takto můžete používat ChatGPT, aniž byste prozradili důvěrné údaje.
Otázka: Jaké jsou běžné způsoby kategorizace marketingových výdajů pro malé podniky?
ChatGPT vám poskytne seznam kategorií (např. reklama, marketing na sociálních médiích, tvorba obsahu), které můžete použít k organizaci svých dat.
Tímto způsobem mu neposkytujete svá data, ale přesto získáte cenné organizační rady. Tyto znalosti můžete využít k vytvoření šablon pro vedení účetnictví a ušetřit tak čas při práci od nuly.
2. Podpora auditu a dodržování předpisů
Audity mohou být děsivější než maraton hororových filmů, ale ChatGPT snižuje faktor strachu tím, že vám pomáhá připravit se jako profesionál.
Potřebujete porozumět složitým požadavkům auditu? Může generovat jasné souhrny regulačních standardů, jako jsou GAAP nebo IFRS, a provést vás dokumentací, kterou budete potřebovat pro proplacení výdajů, uznání výnosů nebo odpisové plány. Může také pomoci vytvořit auditní stopy, vysvětlit postupy dodržování předpisů a dokonce navrhnout předběžné odpovědi na audit.
Ale nic nepřekoná lidskou odbornost, že? Takže i když se možná stále držíte svých šťastných ponožek pro audit, ChatGPT vám pomůže odhalit varovné signály. Zajišťuje dodržování správných postupů. Nezapomeňte však ověřit jeho návrhy podle aktuálních účetních předpisů – nechceme žádné nehody způsobené „kreativním účetnictvím“!
3. Analýza finančních údajů a reporting
Pokročilá analýza dat není pro zkušené účetní nic složitého. Ale zabere to čas. Proč to neudělat rychleji s ChatGPT?
Zadejte mu své finanční výkazy a on vám pomůže identifikovat klíčové ukazatele, vypočítat poměry a vysvětlit, co tato čísla znamenají, a to srozumitelným jazykem. Pochopí to i vaši přátelé, kteří nejsou účetní – ale raději to nezkoušejte na večírcích.
🤝 Přátelské připomenutí: Chcete-li zabránit ChatGPT v používání vašich dat/konverzací k trénování svých modelů, přejděte do Nastavení > Ovládání dat a vypněte možnost „Vylepšit model pro všechny“.
📌 Pokyn: Vypočítejte následující finanční ukazatele pro společnost na základě
👀Věděli jste? V jedné studii byl GPT-4 požádán, aby analyzoval finanční výkazy jako lidští analytici – zjišťoval trendy, počítal poměry a předpovídal výnosy. Při testování na nových anonymizovaných finančních výkazech předpověděl směr výnosů s 60% přesností, čímž překonal profesionální analytiky, kteří dosáhli 53 %.
4. Kategorizace faktur a výdajů
Jste unaveni hrou „Kde je účtenka?“, která připomíná pokroucenou účetní verzi hry „Kde je Waldo?“ ChatGPT vám pomůže kategorizovat faktury a výdaje s přesností zkušených účetních profesionálů.
Zadejte podrobnosti o transakci a nástroj vám na základě popisu a částky navrhne vhodné kategorie. Může dokonce pomoci vytvořit pravidla pro opakující se transakce, díky čemuž bude budoucí kategorizace hračkou.
5. Čištění dat
ChatGPT vám pomůže vyčistit vaše účetní data tím, že identifikuje duplicity, standardizuje formáty, označí nesrovnalosti a dokonce navrhne opravy zjevných chyb.
Ať už se potýkáte s nesouhlasnými daty, nekonzistentními konvencemi pojmenování nebo záhadnými speciálními znaky, které se vkradly do vašich tabulek, ChatGPT vám pomůže udržet relevantní formátování dat potřebné pro váš účetní pracovní postup. A to vše bez toho, abyste při tom přišli o rozum.
6. Vzorce a automatizace v Excelu
Stále každý druhý den googlujete „jak použít VLOOKUP“? ChatGPT je váš Excel guru na rychlé volbě!
Pomůže vám vytvářet složité vzorce v Excelu, vytvářet makra a automatizovat opakující se úkoly v tabulkách.
📌 Příklad:
Vytváříte jednoduchý nástroj pro sledování rozpočtu v Excelu. ChatGPT vám poskytne vzorec s podrobným vysvětlením, který můžete zkopírovat a vložit do své tabulky. Není třeba sdílet žádné finanční údaje s ChatGPT.
Pokyn: Napište vzorec v Excelu pro výpočet celkových výdajů za daný měsíc, přičemž výdaje jsou uvedeny ve sloupcích B až F a měsíc je uveden v buňce A1.
Od základních vzorců po pokročilé kontingenční tabulky, ChatGPT vysvětluje logiku a dokonce vám pomůže s řešením problémů, když se vaše tabulka chová jako posedlá.
7. Komunikace s klienty a podpora
Není žádnou novinkou, že ChatGPT vám může pomoci zlepšit vaše komunikační dovednosti.
Ať už musíte psát e-maily, připravovat zápisy z jednání nebo vytvářet aktualizace pro klienty, ChatGPT vám pomůže najít dokonalou rovnováhu mezi profesionalitou a osobním přístupem. Vysvětluje klientům složité finanční pojmy, aniž by to znělo, jako byste četli z pokročilé učebnice účetnictví.
📌 Příklad:
Snažíte se klientovi vysvětlit pojem odpisy. Můžete jednoduše požádat ChatGPT, aby tuto práci udělal za vás. ChatGPT vám poskytne jasné vysvětlení, které pak můžete přizpůsobit a použít při komunikaci s klientem.
Podnět: Vysvětlete odpisy jednoduchými slovy, kterým porozumí majitel malé firmy.
8. Výzkum v oblasti daní a dodržování právních předpisů
Daňové předpisy se mění častěji než trendy na sociálních médiích. Místo toho, aby se účetní prohrabovali hustým právnickým žargonem, mohou pomocí ChatGPT rychle vyhledávat daňové zákony, shrnout nová pravidla a identifikovat rizika související s dodržováním předpisů.
📌 Příklad:
Nejste si jisti, zda lze některé obchodní výdaje odečíst z daní.
Otázka: Jsou obchodní obědy s klienty obecně daňově uznatelné? Jaká jsou omezení nebo pravidla?
Ale tady je pár rad! Nenechte ho nahradit svého daňového poradce. Všechny informace je stále nutné ověřit, ale díky němu bude 15. duben méně stresující.
9. Finanční prognózy
Křišťálové koule možná už nejsou v módě, ale ChatGPT vám může pomoci s druhou nejlepší věcí – předpovídáním finančních výsledků! Zadejte mu historická data a tržní trendy a on vytvoří rozumné prognózy a scénáře.
Ať už plánujete růst, předpovídáte cash flow nebo se připravujete na různé tržní podmínky, ChatGPT vám pomůže zpracovat tato čísla a vysvětlit jejich logiku.
10. Rozpočtování
Vytváření rozpočtu je zčásti věda, zčásti strategie a zčásti magie. ChatGPT dokáže vytvářet realistické rozpočty analýzou historických výdajových vzorců, návrhy rozpočtových kategorií a dokonce identifikací potenciálních oblastí pro optimalizaci nákladů.
📌 Příklad: Zakládáte novou firmu a potřebujete základní rozpočet. ChatGPT vám poskytne seznam běžných kategorií (jako nájemné, služby, marketing a mzdy), které pak můžete přizpůsobit podle svých konkrétních čísel.
Otázka: Jaké jsou základní kategorie, které by měly být zahrnuty do rozpočtu startupu?
Může vám pomoci formátovat rozpočtové zprávy, vytvářet analýzy odchylek a jasně vysvětlovat dopady na rozpočet. I když vám to magicky nepřinese více peněz na vaše účty, může vám to pomoci co nejlépe využít to, co máte.
11. Generujte počítačový kód
ChatGPT vám pomůže psát skripty pro Excel, Python nebo jiné programovací jazyky, pokud někdy budete potřebovat automatizovat účetní úkoly pomocí kódování.
Ať už automatizujete zadávání dat, získáváte informace z bankovních transakcí nebo integrujete různé účetní softwarové programy, ChatGPT může účetním pomoci zefektivnit jejich pracovní postupy. Pomáhá jim také při psaní a ladění kódu, i když nejsou profesionální programátoři.
Celkově vzato, ChatGPT vám nedává řešení na stříbrném podnose, ale pomáhá vám automatizovat nudné úkoly a ušetřit vám nekonečné přepracování (a návštěvy terapeuta).
💡Tip pro profesionály: Při používání ChatGPT pro finanční analýzu vždy provádějte křížovou validaci odpovědí generovaných umělou inteligencí pomocí tradičních metod, abyste zajistili soulad s předpisy a přesnost.
Omezení používání ChatGPT pro účetnictví a finanční řízení
Účetnictví s ChatGPT se může jevit jako splněný sen – dokud si neuvědomíte, že i ta nejlepší technologie má své limity. Než necháte AI převzít vaše účetní oddělení, mějte na paměti některé klíčové nedostatky.
Zabezpečení dat
ChatGPT nemá interní filtr, který by při zadávání citlivých údajů vykřikoval: „Hej! Tohle je důvěrné!“ Ke všem zadávaným údajům přistupuje stejně, takže je na vás, abyste se ujistili, že nesdílíte důvěrné finanční údaje.
⚠️ Pokud pracujete s citlivými údaji o klientech nebo společnosti, dobře si rozmyslete, než je vložíte do nástroje AI – protože jakmile se tam jednou dostanou, už je nelze vzít zpět.
Přesnost a spolehlivost
Umělá inteligence je inteligentní, ale není dokonalá. ChatGPT nemá přístup k aktualizovaným informacím v reálném čase. Předpovídá odpovědi na základě vzorců v datech, na kterých byl trénován. To znamená, že lze očekávat chyby, zejména pokud jde o složité finanční výpočty nebo daňové předpisy.
⚠️ Chybějící desetinná čárka nebo nesprávně interpretované daňové pravidlo mohou znamenat rozdíl mezi malou chybou a závažným problémem s dodržováním předpisů. Před přijetím opatření vždy pečlivě zkontrolujte výstup.
Přílišná závislost na AI
ChatGPT může být výkonným pomocníkem, ale neměl by (nebo spíše nemůže) řídit celý proces.
⚠️ Přílišné spoléhání se na AI při finančním rozhodování může vést k přehlédnutí některých aspektů. Chybí jí profesionální úsudek, zkušenosti z oboru nebo schopnost porozumět jedinečným obchodním souvislostem, jaké má lidský účetní. Zatím tedy není připravena nahradit pracovní místa!
Omezené porozumění kontextu
Umělá inteligence „nemyslí“ jako lidé. Umí analyzovat data a generovat zprávy, ale nechápe emocionální, etické nebo kontextové faktory, které často ovlivňují finanční rozhodnutí.
👉🏼 Například ChatGPT může navrhnout propouštění jako opatření ke snížení nákladů, pokud se podnik potýká s finančním poklesem. Nemusí však zohlednit dlouhodobý dopad na morálku a firemní kulturu.
⚠️ ChatGPT je tedy fantastickým pomocníkem pro účetní, ale nenahrazuje lidskou odbornost. Klíčem je používat jej s plným vědomím, dvakrát kontrolovat jeho výstupy a vždy dbát na bezpečnost!
👀 Věděli jste, že... Poté, co došlo k úniku citlivých informací o společnosti, zakázala společnost Samsung Electronics svým zaměstnancům používání ChatGPT a dalších chatbotů s umělou inteligencí.
Používání ClickUp pro účetnictví
Nejsou omezení ChatGPT omezeními všech účetních nástrojů AI?
No, ano. A ne. Žádná umělá inteligence není dokonalá, ale některé interní nástroje umělé inteligence mohou být bezpečnější, soukromější a citlivější na kontext než externí nástroje, jako je ChatGPT.
Mluvíme o ClickUp Brain, nativním AI asistentovi zabudovaném do ClickUp – aplikace pro vše, co souvisí s prací.
ClickUp kombinuje řízení projektů, správu znalostí a chat – vše poháněné umělou inteligencí, která vám pomáhá pracovat rychleji a chytřeji.
ClickUp for Accounting je cloudový software pro správu účetních projektů, který byl navržen tak, aby zjednodušil finanční procesy.
Pro účetní projekty používáme Clickup a naše zkušenosti jsou prostě úžasné. Jsme velmi rádi, že jsme přešli na Clickup.
Pro účetní projekty používáme Clickup a naše zkušenosti jsou prostě úžasné. Jsme velmi rádi, že jsme přešli na Clickup.
V rámci této sady může ClickUp Brain výrazně zefektivnit úkoly související s účetnictvím automatizací načítání dat, zlepšením finanční organizace a posílením spolupráce.
Zde je návod:
Místo prohledávání tabulek nebo finančních zpráv ClickUp Brain dokáže okamžitě zobrazit klíčové finanční údaje, jako jsou souhrny výdajů nebo nezaplacené faktury. Také načítá čísla z reportů, rozvah a transakčních protokolů, aby urychlil finanční kontroly.
Použijte jej k vytváření souhrnů finančních zpráv a rychlému vyhodnocení cash flow, příjmů a výdajů. Dále usnadňuje sledování splatných termínů a stavu plateb, čímž zajišťuje, že světla zůstanou rozsvícená a nebudou účtovány poplatky za opožděné platby.
Pokud jde o spolupráci účetního týmu, Brain může týmy provést procesy uzávěrky na konci měsíce, přípravou daní a kontrolami dodržování předpisů. Pokud se někdo zeptá na aktualizaci rozpočtu v úkolu ClickUp, ClickUp Brain může zobrazit nejnovější čísla, aniž by bylo nutné prohledávat více souborů.
Již obsahuje kontext z úkolů, konverzací a dokumentů ve vašem pracovním prostoru ClickUp – a dalších propojených tabulek, dokumentů a dalších. Stačí jen požádat o to, co hledáte, a během několika sekund je hotovo!
Je to jako mít ChatGPT, ale integrovaný přímo do vašeho pracovního postupu, což z něj dělá váš dokonalý nástroj AI. Ale ClickUp umí víc než jen AI. Snadno se integruje do celého vašeho účetního pracovního postupu!
Chcete vytvářet tabulky pro vedení účetnictví? Použijte vlastní pole v ClickUp k zaznamenávání transakčních údajů podle svých potřeb – od názvů dodavatelů a čísel faktur až po stav plateb, daňové kódy a kategorie účtů. Na rozdíl od běžných tabulek se databáze vytvořené v tabulkovém zobrazení ClickUp záhadně nerozbijí, když někdo změní vzorec.
S ClickUp Docs můžete vytvořit centralizované úložiště pro všechny účetní postupy a konvence používané ve vaší organizaci a průběžně je aktualizovat, aniž byste se museli obávat ztráty historie verzí. To vše ve spolupráci s vaším týmem v reálném čase!
Vytváření SOP pro váš účetní tým také není žádný problém, pokud máte šablonu SOP pro účetnictví ClickUp. Pomůže vám vytvořit, uložit a propojit SOP s vaším pracovním postupem!
Takto vám to pomůže:
- Vytvářejte, aktualizujte a sledujte SOP snadno na jednom místě pomocí ClickUp Docs.
- Přizpůsobte šablonu tak, aby odrážela jedinečné procesy a pracovní postupy vaší společnosti.
- Vytvořte úkoly pro každý krok účetních postupů a přiřaďte je příslušným členům týmu.
- Po dokončení automaticky odesílejte finální SOP pomocí automatizace ClickUp.
📮ClickUp Insight: Přepínání mezi různými úkoly tiše snižuje produktivitu tvého týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce je způsobeno přepínáním mezi platformami, správou e-mailů a přeskakováním mezi schůzkami. Co kdybys mohl tyto nákladné přerušení eliminovat?
ClickUp sjednocuje vaše pracovní postupy (a chat) pod jednou efektivní platformou. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších zdrojů, zatímco funkce založené na umělé inteligenci udržují kontext propojený, prohledávatelný a spravovatelný!
A pokud jste jako tisíce profesionálů, kteří se snaží udržet efektivní komunikaci a poznámky, měli byste se podívat na šablonu účetního deníku ClickUp.
Tato šablona vám pomůže zaznamenat každou obchodní transakci, včetně podrobností týkajících se více ovlivněných účtů, a pomůže vám tak přesněji zaznamenávat transakce v digitální podobě. Může také sloužit jako základ pro vaše šablony hlavní knihy.
Pomůže vám to:
- Kategorizujte své účetní knihy pomocí zobrazení tabulek.
- Vytvářejte rozvahy pomocí tabulkového zobrazení
- Použijte ClickUp Docs k vytvoření finančních výkazů
- Sledujte transakce pomocí funkcí pro sledování času, značek, varování o závislostech, e-mailů a dalších nástrojů.
Poskytujeme outsourcované účetní služby pro více klientů a naši zaměstnanci pracují na dálku. ClickUp nám pomáhá spravovat pracovní postupy, sledovat termíny a zajistit, aby požadavky klientů a každodenní úkoly, které je třeba splnit, nezůstaly opomenuty.
Poskytujeme outsourcované účetní služby pro více klientů a naši zaměstnanci pracují na dálku. ClickUp nám pomáhá spravovat pracovní postupy, sledovat termíny a zajistit, aby požadavky klientů a každodenní úkoly, které je třeba splnit, nezůstaly opomenuty.
Pokud potřebujete komplexní řešení pro efektivní správu pohledávek, závazků a fakturace vašich klientů a zároveň chcete sledovat zdroje za účelem zvýšení finanční výkonnosti, je šablona ClickUp Accounting tou nejlepší volbou!
Navíc jsou užitečné panely ClickUp, které zobrazují klíčové metriky přizpůsobené vašemu účetnictví v jediném velínu. Vytvářejte předem připravené zprávy nebo je přizpůsobujte, abyste mohli sledovat finanční zdraví svého podnikání v reálném čase. Panel můžete také použít ke sledování pokroku a pracovní zátěže svého týmu. Může být něco lepšího?
Ale vše se točí kolem bezpečnosti, že? Účetní data jsou citlivá a ClickUp to bere vážně.
Upřednostňuje zabezpečení dat pomocí cloudového úložiště AWS, šifrování a špičkových certifikací v oboru. Funkce jako dvoufaktorová autentizace a soulad s normou HIPAA zajišťují, že vaše finanční informace zůstanou v těch správných rukou – ve vašich.
Ať už chcete integrovat AI pro chytřejší účetnictví nebo zjednodušit pracovní postupy celého týmu, ClickUp je projektový účetní software, který potřebujete pro snadnou správu svých financí!
Nejlepší nástroj pro účetnictví s umělou inteligencí? ClickUp, na všech účtech!
Umělá inteligence je možná tím nejlepším, co se v účetnictví stalo od vynálezu kalkulačky. Ale buďme upřímní, umělá inteligence sama o sobě nestačí. Potřebujete systém, který vše snadno spojí dohromady.
ClickUp je místo, kde se setkávají účetní nástroje AI s genialitou pracovních postupů. Díky schopnostem AI a funkcím pro správu projektů ClickUp Brain bude váš pracovní postup plynulejší než dokonale sladěná účetní kniha: už žádné roztříštěné soubory, nekonečné e-mailové konverzace nebo noční počítání čísel.
Proč se spokojit s průměrností, když můžete mít to nejlepší? Udělejte chytrý krok a zaregistrujte se ještě dnes pro bezplatný účet ClickUp!