„Časy se mění“ – Bob Dylan opravdu zasáhl citlivou strunu svou ikonickou písní z 60. let.
Ale věc se má tak: změna není jen nevyhnutelná, je to jediná konstanta (kromě toho, že v kanceláři dochází káva v nejhorší možný okamžik).
Podniky, které si chtějí udržet svou relevanci a konkurenceschopnost, musí držet krok s touto změnou. Otázka zní: jak tuto transformaci podnikání pozitivně implementovat ve vaší společnosti?
A právě zde vstupuje do hry šampión změn.
Kdo je šampión změn?
Změna je zákonem života.
Změna je zákonem života.
Zástupce pro změnu může na tuto citaci přísahat.
Ale co je to šampión změn a co dělá?Šampión změn je manažer, který spolupracuje s týmy pro řízení změn a projektového managementu, aby nasměroval společnost k požadovanému stavu.
Ale jak se stát šampiónem změn?
Postup je následující. Stačí, když budete spolupracovat s agentem změn.
Šampión změn vs. agent změn
Je snadné zaměnit šampiony změn s agenty změn.
Oba fungují jako mosty mezi týmem pro řízení změn a širší organizací, na kterou má proces změn dopad.
Zde je však klíčový rozdíl: šampión změn přebírá více praktickou roli. Jsou to skuteční zastánci, kteří shromažďují zdroje a podporu, aniž by nutně měli pravomoc změny prosadit.
Naopak agent změn má pravomoc zavádět změny. Jeho práce zahrnuje všechny detaily implementace změn, od strategie a návrhu až po nasazení a vyhodnocení.
Na rozdíl od šampionů změn jsou agenti změn obvykle vybíráni ze středního a vyššího vedení.
Jaké jsou klíčové odpovědnosti šampiona změn?
Potřebujeme tedy šampiony změn, pokud má veškerou moc agent změn?
Rozhodně.
Když se iniciativy změn ujmou zaměstnanci v první linii, úspěšnost transformací stoupne až na 71 %.
Šampioni řízení změn mají zásadní odpovědnosti, které mohou organizaci pozvednout nebo potopit. Patří mezi ně:
Porozumění změně
Než budete moci vést proces implementace změn, musíte těmto změnám porozumět. To dává smysl, že?
První odpovědností šampiona změn je pochopit celkový obraz – cíle projektu změn, co je třeba udělat a jak to ovlivní organizaci.
Vytváření strategií řízení změn
To je ale výzva – vytvořit solidní strategie řízení změn není snadný úkol.
Zástupce pro změnu má v tomto případě navrch, protože je součástí pracovní síly.
Naši šampioni spolupracují s týmem pro řízení změn a zajišťují, aby strategie byla v souladu s cíli organizace a potřebami zaměstnanců.
Komunikace změn
Šampioni změn hrají významnou roli při zajišťování toho, aby zaměstnanci a zainteresované strany znali a rozuměli změnám.
Ale jak toho dosáhnou?
Rozebírají výhody, vysvětlují, jak to ovlivní každodenní život všech, a odpovídají na všechny otázky „ale proč?“, které přirozeně vyvstávají.
Bez jasné komunikace narazí vaše transformace na překážku rychleji než výpadek Wi-Fi během hovoru přes Zoom.
Školení zaměstnanců
Změna s sebou přináší určitou míru učení. Změnoví šampioni jsou však od toho, aby zaměstnance provedli nezbytným školením.
A nezůstává jen u školení – průvodce změnou se vrací, nabízí podporu a řeší případné problémy, zatímco se zaměstnanci sžívají s novým způsobem práce.
Působení jako vzor
49 % zaměstnanců souhlasí s tím, že vzory je vedou k kariérní dráze, která je pro ně vhodná.
V dobách změn je obzvláště důležitý vzor – někdo, kdo ukáže, že změnu lze přijmout bez spontánního vzplanutí.
Šampioni změn jdou příkladem a ukazují, jak se přizpůsobit a dokonce prosperovat v novém prostředí.
Sledování pokroku a poskytování zpětné vazby
K čemu je změna, pokud nevíte, jak probíhá?
Šampioni změn neustále sledují pokrok, identifikují slabá místa a poskytují zpětnou vazbu, aby se věci ubíraly správným směrem.
Řešení problémů a budování pevné sítě
Buďme upřímní – žádný proces zavádění změn nebude bez problémů.
Šampioni změn jsou prvními, kdo reaguje, když se věci zvrtnou. Spolupracují s ostatními odděleními a vedoucími změnového řízení, aby problémy rychle vyřešili.
A nepodceňujte sílu silné sítě – ať už se jedná o zaměstnance, vedoucí pracovníky nebo zainteresované strany, šampioni změn využívají své kontakty k usnadnění transformace.
Význam šampionů změn v organizačních změnách
Abyste dosáhli změny, nemusíte přesvědčovat všechny najednou.
Výzkum S křivky Everetta Rogerse nám říká, že stačí, aby inovace přijalo pouze 10 % až 20 % organizace, a zbytek týmu ji rychle následuje.
Proč se tedy nezaměřit na sílu vašich šampionů změn?
Tito jednotlivci tvoří malou, ale vlivnou skupinu, která může vést vaši organizaci procesem organizačních změn.
Šampioni změn jsou hlasem týmu.
Tato teorie funguje, protože šampiony jsou vaši zaměstnanci. Jsou hlasem svých týmů a předávají obavy, nápady a zpětnou vazbu přímo vedení.
Navíc mohou šampioni změn rychle určit, co funguje a co ne, na základě zpětné vazby od svých kolegů.
Šampioni změn vynikají v oblasti školení
Věděli jste, že téměř 59 % zaměstnanců uvádí, že neabsolvovali žádné formální školení na pracovišti?
Přiznejme si to: ve většině společností existují mezery ve vzdělávání.
A právě zde vstupují do hry šampioni změn. Tito šampioni pravidelně věnují čas individuálnímu školení zaměstnanců.
S podporou šampionů se nové dovednosti osvojují mnohem hladčeji.
Šampioni změn jsou ideální pro beta testování.
Pokud potřebujete někoho, kdo otestuje nové procesy, produkty nebo služby před jejich spuštěním, jsou vaši šampioni změn ideálními kandidáty.
Díky svým zkušenostem a přehledu dokážou včas odhalit potenciální problémy.
Šampioni změn vytvářejí prostor pro pozitivní kulturu na pracovišti.
Pouze 15 % zaměstnanců se aktivně zapojuje do práce na svém pracovišti. Šampioni změn však mohou zaujmout osobnější přístup a povzbuzovat zaměstnance, aby sdíleli své myšlenky a zpětnou vazbu.
Šampioni změn pomáhají šetřit peníze
Toto je určeno všem vedoucím pracovníkům, kteří stále váhají ohledně řízení změn: šampioni změn mají talent na snižování provozních nákladů.
Velmi dobře rozumí fungování společnosti a dokáže přizpůsobit pracovní postupy tak, aby se snížily nákladné náklady na zaučení nových členů týmu.
Navíc šampioni změn vědí, jak sladit své úsilí s cíli společnosti.
Neustále pomáhají dosahovat klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a zajišťují, aby podnik splnil své rozpočtové cíle.
Charakteristiky úspěšných šampionů změn
Váš šampion změn by měl ideálně disponovat následujícími dovednostmi:
- Vedou ostatní zaměstnance po trnité cestě změnových iniciativ.
- Šampión změn dokáže efektivně komunikovat výhody změn a to, co lze očekávat.
- Navazují kontakty s lidmi, rozumějí jejich obavám a pomáhají jim smířit se s myšlenkou změny.
- Koneckonců, šampioni změn nejen mluví o změnách, ale také pomáhají je realizovat. To vyžaduje vynikající dovednosti v oblasti řízení projektů.
- Šampioni musí pravidelně komunikovat a spolupracovat se zainteresovanými stranami v celé organizaci.
Jak rozpoznat potenciální šampiony změn
Jak tedy najít svého příštího šampiona změn v praxi?
Pojďme jít příkladem (jako naši kolegové šampioni): Seznamte se s Lucy. Pracuje ve financích a i když její role možná nevypadá jako „lídr změn“, má vlastnosti, díky kterým se na tuto pozici skvěle hodí.
Otevřenost novým nápadům
Lucy má přirozenou zvědavost a vždy se ráda zabývá novými nápady.
Například si všimla neefektivnosti při sběru finančních údajů během každoročního auditu společnosti. Místo toho, aby se držela zastaralých metod, Lucy navrhla automatizaci procesu podávání zpráv.
Pomocí nástrojů pro řízení změn vedla malý tým, který nový systém otestoval a implementoval. Výsledkem bylo snížení manuální práce o 30 % pro celý tým – to je opravdová win-win situace!
Vynikající schopnosti v oblasti networkingu
Lucy vyniká v budování vztahů napříč odděleními.
Během nedávného zaškolování stážistů ve finančním oddělení Lucy úzce spolupracovala s oddělením lidských zdrojů, aby zajistila, že noví zaměstnanci porozumí finančním systémům společnosti.
Přečtěte si také: Jak sestavit mezifunkční tým
Myšlení orientované na řešení
Když se tým Lucy během čtvrtletní kontroly setkal s problémem s novým systémem sledování výdajů, nepanikařila. Místo toho, aby vinila software nebo ukazovala prstem, okamžitě se sešla s projektovým týmem, aby problém vyřešila.
Toto rychlé opatření minimalizovalo narušení a udrželo projekt na správné cestě.
Ochota podstoupit riziko
Lucy ráda vystupuje ze své komfortní zóny.
Když loni její společnost zkoumala nový finanční software, přihlásila se dobrovolně k vedení pilotního projektu. Navzdory počátečním potížím Lucy tuto příležitost přijala, otestovala různé konfigurace a před plným zavedením systém doladila.
Empatické vedení
Lucy je přítomná pro svůj tým.
Když její společnost prošla reorganizací, mnoho zaměstnanců bylo nervózních z toho, jak to ovlivní jejich role.
Lucy se sešla se svými kolegy a vysvětlila jim, jaké výhody přinesou změny jim i organizaci. Dokonce pořádala pravidelné schůzky, aby se zabývala jejich obavami.
Pokud ve vaší organizaci pracuje Lucy, možná byste s ní měli prodiskutovat pozici šampiona změn.
Jak začlenit šampiony změn do strategie změn?
👀 Věděli jste, že: 64 % zaměstnanců reaguje na strategie změn shora dolů tím, že čeká, až jim bude řečeno, co mají dělat.
Ano, není to zrovna nejúčinnější přístup, že?
Tento pasivní proces neponechává zaměstnancům žádný prostor pro sdílení jejich názorů, obav nebo cenné zpětné vazby – v podstatě všeho, co by mohlo zlepšit celkový proces změn.
Klíčovým slovem je zde spolupráce, a právě v tom spočívá role šampionů změn. Jejich začlenění do strategie řízení změn je prvním krokem k opuštění jednostranného přístupu shora dolů.
Jak tedy můžeme tyto šampiony změn více zapojit?
Zapojte je do plánování
Místo toho, abyste své šampiony změn zapojili až ve fázi realizace, zapojte je již ve fázi plánování. Vysvětlete jim cíl projektu a povzbuďte je, aby přicházeli s nápady a zpětnou vazbou.
Jakmile shromáždíte veškerou zpětnou vazbu, nápady a možná i pár stížností (to jsme všichni zažili), je čas všechny tyto informace proměnit v činy!
Pokud jde o organizační změnu, budete potřebovat dvě tajné zbraně: plán procesu řízení změn a komunikační plán.
Ale místo toho, abyste se snažili vše zvládnout ručně (nebo zběsile zapisovat poznámky na lepící papírky), představíme vám řešení, které vám pomůže dosáhnout organizačních změn: bubnování ClickUp.
Rychlý start díky šablonám
ClickUp je navržen tak, aby byl vaším osobním asistentem pro řízení změn.
Obsahuje předem připravené šablony řízení změn, které vám pomohou naplánovat celý proces – žádné dohady, žádné vynechané kroky – pouze jasný plán.
Abyste ušetřili čas (a bolesti hlavy), můžete se podívat na šablonu plánu řízení změn ClickUp, která vám pomůže efektivně plánovat, implementovat a sledovat změny.
Pomocí této šablony můžete nastínit požadované výsledky a zajistit, aby všichni byli naladěni na stejnou vlnu. Můžete také spolupracovat se svým týmem a zajistit, aby všichni měli stejnou představu o tom, kde a jak mají přispět k organizační změně.
Pro ty z nás, kteří milují dobré kontrolní seznamy (a kdo je nemiluje?), je šablona kontrolního seznamu pro řízení změn od ClickUp velmi doporučena, pokud hledáte podrobnější nástroj pro sledování každého kroku.
Základy spolupráce s ClickUp
Aby se vaše organizace posunula na další úroveň, zapojte svůj tým do podrobné diskuse a vytvořte komplexní plán realizace změn.
A tady je profesionální tip: použijte ClickUp Whiteboards k brainstormingu svých nápadů. 💡
Tato funkce, kterou G2 vybralo jako jeden z nejlepších nástrojů pro spolupráci na tabuli, vám umožňuje převést nápady na úkoly pouhými několika kliknutími.
Jakmile budete mít své nápady jasně definované, použijte ClickUp Mind Maps k vizualizaci celého procesu změn – od priorit a struktur až po chování a zdroje.
Přečtěte si také: Jak napsat chartu týmu? S příklady a šablonami
Komunikujte své změny pomocí ClickUp
Během celého procesu změn budete muset všechny informovat o aktuálním stavu.
Začněte silným úvodním oznámením a poté udržujte tempo týdenními konzultačními hodinami, během nichž budete odpovídat na dotazy (protože dotazy určitě budou).
A až budete připraveni změnu spustit, oznamte ji oficiálně velkým a vzrušujícím prohlášením.
Zde ClickUp opravdu vyniká: je nabitý funkcemi, které vám usnadní pracovní život. Funkce Úkoly ve více seznamech propojuje úkoly napříč týmy, takže nikdo nezůstane v nevědomosti.
Navíc díky opakujícím se úkolům nikdy nezmeškáte důležité aktualizace nebo schůzky – ať už se jedná o týdenní aktualizace pokroku nebo důležité kontroly řídícího výboru.
Přiřazování úkolů a sledování
Lídři změn musí vytvořit kulturu odpovědnosti, aby pomohli svým týmům přijmout odpovědnost a vlastnictví.
S ClickUp Tasks získáte kompletní sadu nástrojů pro správu úkolů, od vytváření závislostí a sledování termínů splnění až po vizualizaci harmonogramů dodávek.
Chcete získat přehled o složitosti úkolů? Nativní sledování času v ClickUp vám umožňuje sledovat čas strávený každou změnovou aktivitou.
Přečtěte si také: Jak zlepšit své dovednosti v oblasti řízení týmu
Podrobná dokumentace pro kontext
Změna může být zdrcující, zejména pokud zaměstnanci nevědí, co je čeká.
Řešení? Vytvořte podrobnou dokumentaci, která jim poslouží jako vodítko.
ClickUp Docs vám to usnadní a nabízí strukturovanou platformu pro řízení projektů, která zahrnuje vše od znalostních bází až po procesní příručky.
Tento nástroj nabízí společnou úpravu a předformátované záhlaví, které vám pomohou vytvořit bohaté zdroje, které podpoří vaši iniciativu změny od začátku do konce.
Pro ještě větší efektivitu nabízí ClickUp Brain několik rolí založených na výzvách, které vám pomohou brainstormovat, upravovat a shrnout obsah.
Ať už plánujete softwarový projekt nebo zlepšujete komunikaci v týmu, tyto pokyny vám pomohou vytvořit flexibilní časové plány.
Zlidštěte komunikaci o změnách
Nastolení otevřené komunikace je polovina vyřešené výzvy.
Místo zasílání strohých a nudných e-mailů zkuste použít ClickUp Chat pro konverzace se zaměstnanci v reálném čase. Do chatů můžete vkládat soubory, videa a tabulky, čímž dialog učiníte poutavějším.
Pravidelné kontroly
Obousměrná komunikace během celého procesu řízení změn může zvýšit úspěšnost až o 32 %.
Jakmile je vaše iniciativa změny spuštěna, je čas podporovat svůj tým důslednou podporou.
Pravidelné kontroly pomáhají účinně řešit stížnosti. Pamatujte: i sebemenší náznak nespokojenosti si zaslouží okamžitou pozornost, zejména pokud se jedná o významné změny.
Aby byla tato obousměrná komunikace otevřená 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, mohou členové vašeho týmu využívat komentáře a zmínky v ClickUp k sdílení zpětné vazby k úkolům.
Navíc mohou požádat o vysvětlení pomocí přiřazených komentářů, které zůstávají sledovatelné až do vyřešení.
Zvažte toto: 60 % až 70 % iniciativ zaměřených na změnu selže. Společnosti, které používají ClickUp, však překonávají tyto statistiky.
Vezměme si například zdravotnického giganta Mayo Clinic. Ve svém videu na YouTube s názvem „Změna je těžká: Vytvoření plánu přijetí pro dosažení úspěchu“ zdůrazňují ClickUp jako klíčový faktor pro hladký přechod. Jeden z moderátorů poznamenal:
Nejrychlejší přijetí jakéhokoli nástroje, který jsme my tři ve své kariéře uvedli na trh. Spokojenější zaměstnanci. Lepší transparentnost a spolupráce v rámci týmu. Méně komunikace ohledně projektů. Designéři mohou požádat vedení o pomoc pomocí funkcí ClickUp, jako jsou značky a komentáře.
Nejrychlejší přijetí jakéhokoli nástroje, který jsme my tři ve své kariéře uvedli na trh. Spokojenější zaměstnanci. Lepší transparentnost a spolupráce v rámci týmu. Méně komunikace ohledně projektů. Designéři mohou požádat vedení o pomoc pomocí funkcí ClickUp, jako jsou značky a komentáře.
Sítě šampionů změn
Představte si, že Rhea vede významnou organizační změnu v nadnárodní společnosti.
Zvládáte vše sám? To není ideální.
Vytvořila tedy síť šampionů změn, ve které se několik zaměstnanců, jako je ona, podělilo o odpovědnost za zavádění změn v organizaci.
Takto funguje síť Rhea:
- Šíření informací: Rhea a její tým zajišťují, aby všichni zaměstnanci napříč odděleními a zeměmi rozuměli plánu řízení změn. Namísto toho, aby veškerou náročnou práci vykonávala jedna osoba, každý člen komunikuje „proč“ a „jak“ za změnami ve svých týmech.
- Vysvětlení výhod: Rhea a její tým zdůrazňují pozitivní výsledky pro zaměstnance a pomáhají jim pochopit, jak změny zlepší pracovní postupy a přispějí k dosažení cílů společnosti.
- Usnadnění komunikace: Síť Rhea shromažďuje zpětnou vazbu od zaměstnanců, odpovídá na otázky a předává připomínky vedení. Je to tým, na který se mohou obrátit obě strany – jak zainteresované strany, tak zaměstnanci.
- Řízení složitosti: Vzhledem k tomu, že se jedná o velkou společnost, síťový přístup zajišťuje, že žádná osoba není přetížena. Rhea se soustředí na své oddělení, zatímco ostatní dělají totéž ve svých odděleních.
Rozvoj šampionů změn
Dosud jsme se soustředili na vyhledávání šampionů změn, což je pravděpodobně snazší část.
Nejtěžší je zdokonalit jejich dovednosti, aby mohli co nejlépe využít své schopnosti. K tomu budete muset provést následující kroky.
Školení a rozvoj dovedností
Školení je základem každého úspěšného procesu zavádění změn. Stejně jako Rhea zajišťuje, aby její tým byl plně vybaven, i vaši šampioni změn by měli absolvovat řádné školení o nových postupech a systémech.
Workshopy, webináře nebo dokonce mentoring jim mohou pomoci stát se sebevědomými lídry.
Můžete také nabídnout školení, které jim pomůže dále rozvíjet emoční inteligenci, odolnost a vedoucí schopnosti.
Poskytování zdrojů a podpory
Abyste ze svých šampionů změn vytěžili maximum, dejte jim autonomii a zdroje k implementaci změn a experimentování s novými nápady.
Budování podpůrné sítě
Komunita, jako je síť šampionů změn, jim vytvoří bezpečný prostor pro sdílení nápadů, postřehů a osvědčených postupů.
Monitorování a zpětná vazba
A nakonec pravidelně kontrolujte své šampiony změn.
Pomocí průzkumů, rozhovorů nebo analýz sledujte jejich pokrok a výzvy. Poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu, abyste jim pomohli růst, a oceňujte jejich úspěchy, aby si udrželi elán.
Právě v tomto ohledu mohou panely ClickUp hrát významnou roli a pomoci vašim šampionům změn dosáhnout významných výsledků.
Dashboardy ClickUp vám umožňují sledovat průběh každé iniciativy změny na první pohled a nabízejí přehled založený na datech o tom, co funguje a kde je třeba provést zlepšení.
Můžete nastavit přizpůsobitelné widgety pro sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) každého šampiona změn, monitorování metrik, jako je míra dokončení úkolů, zpětná vazba od členů týmu nebo časové osy pro konkrétní cíle.
Písmeno „C“ ve slově „Change“ (změna) znamená ClickUp.
Možná se vám tento název zdá trochu ambiciózní, ale jak jste viděli výše, zpětná vazba od uživatelů ClickUp hovoří jinak.
ClickUp je dokonalým mostem mezi managementem a týmy. Tato koordinace zajišťuje, že všichni pracují na dosažení stejných cílů společnosti – už žádné ztracené e-maily nebo zmeškané aktualizace.
S komplexním nástrojem pro řízení projektů, jako je ClickUp, můžete lépe plánovat a realizovat změny ve vaší organizaci a zároveň udržovat všechny týmy v souladu a produktivní.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a změňte svou společnost – jeden projekt po druhém.